Upphandling av bemanning inom skolverksamhet
KOMMUNLEDNINGSKONTORET |
Xxxxxxx Xxxxxxx |
Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden 2018-03-21 |
Upphandling av bemanning inom skolverksamhet
Sammanfattning
Kommunens nuvarande avtal avseende bemanning inom skolverksamhet löper ut 2018-09-22, varpå en ny upphandling behöver genomföras.
Upphandlingen avser bemanning inom skolverksamhet för successiva avrop under avtalsperioden.
Syftet med upphandlingen och därpå följande ramavtal är att täcka kommunens behov av bemanning inom huvudkategorierna:
• Grundskola inkl. förskola, förskoleklass samt fritidshem
• Gymnasium
Tjänsten avser uthyrning av personal inom ovan specificerade huvudkategorier i syfte att täcka tillfälliga personalbehov som kan uppstå till följd av arbetstoppar, att anställd personal slutar, blir sjuk, är tjänst- eller föräldraledig eller annan frånvaro. Uthyrning av personal avser tidsperioder från enstaka arbetsdag upp till några månader eller längre och omfattar såväl planerad som oplanerad frånvaro.
Kommunen avser att teckna ramavtal med två leverantörer för samtliga huvudkategorier under förutsättning att erforderligt antal anbud inkommer.
Utvärderingsmodellen har arbetats om sedan föregående upphandling efter dialog med arbetsgruppen, branschorganisation och leverantörer och kvalitetskriterierna avses utgöra ca 30 %. Utvärdering kommer att ske utifrån kriterierna kompetensförsörjning, auktoriserat bemanningsföretag samt pris. Utvärderingen av kvalitetskriterierna kommer att genomföras av en utvärderingsgrupp bestående av representanter för grundskola och gymnasium.
Samtliga kvalitetskrav har också gåtts igenom och nivåerna på kraven har anpassats efter nuvarande förutsättningar och rekommendationer.
Avtalstiden är tänkt att löpa två år, med möjlighet till upp till två års förlängning, total avtalstid ca fyra år.
Total kostnad för bemanning inom skolverksamhet uppskattas för förskola och grundskola till ca 1,8 Mkr per år samt ca 230 000 kr per år för gymnasiet. Total kostnad under avtalsperioden, är således ca 8 Mkr.
Förslag till beslut
1. Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden beslutar att godkänna upphandlingsdokumenten avseende bemanning inom skolverksamhet
2. Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden beslutar att utbildningschef får i uppdrag att anta leverantörer, teckna avtal samt om nödvändigt, fatta beslut om att avbryta upphandlingen
3. Paragrafen förklaras omedelbart justerad.
Ärendet
Kommunens nuvarande avtal avseende bemanning inom skolverksamhet löper ut 2018-09-22, varpå en ny upphandling behöver genomföras.
Upphandlingen avser bemanning inom skolverksamhet för successiva avrop under avtalsperioden.
Syftet med upphandlingen och därpå följande ramavtal är att täcka kommunens behov av bemanning inom huvudkategorierna:
• Grundskola inkl. förskola, förskoleklass samt fritidshem
• Gymnasium
Tjänsten avser uthyrning av personal inom ovan specificerade huvudkategorier i syfte att täcka tillfälliga personalbehov som kan uppstå till följd av arbetstoppar, att anställd personal slutar, blir sjuk, är tjänst- eller föräldraledig eller annan frånvaro. Uthyrning av personal avser tidsperioder från enstaka arbetsdag upp till några månader eller längre och omfattar såväl planerad som oplanerad frånvaro.
Kommunen avser att teckna ramavtal med två leverantörer för samtliga huvudkategorier under förutsättning att erforderligt antal anbud inkommer.
Utvärderingsmodellen har arbetats om sedan föregående upphandling efter dialog med arbetsgruppen, branschorganisation och leverantörer och kvalitetskriterierna avses utgöra ca 30 %. Utvärdering kommer att ske utifrån kriterierna kompetensförsörjning, auktoriserat bemanningsföretag samt pris. Utvärderingen av kvalitetskriterierna kommer att genomföras av en utvärderingsgrupp bestående av representanter för grundskola och gymnasium.
Samtliga kvalitetskrav har också gåtts igenom och nivåerna på kraven har anpassats efter nuvarande förutsättningar och rekommendationer.
Avtalstiden är tänkt att löpa två år, med möjlighet till upp till två års förlängning, total avtalstid ca fyra år.
Framtagande av upphandlingsdokumenten
Upphandlingsdokumenten har tagits fram av en arbetsgrupp bestående av representanter från grundskolan och gymnasiet.
Den 23 januari 2018 genomförde arbetsgruppen en leverantörsträff för att informera om kommunens kommande upphandling samt möjliggöra för potentiella leverantörer att lämna synpunkter till upphandlingen. Totalt deltog 14 representanter från åtta olika leverantörer, stora som små.
Dialog har också förts med branschorganisationen Almega.
Arbetet med förfrågningsunderlaget har i första hand genomförts under vintern 2018.
Upphandlingsdokumenten finns tillgängliga hos ansvarig upphandlare Xxxxxxx Xxxxxxx, 08- 55 55 91 54.
Ekonomiska aspekter
Total kostnad för bemanning inom skolverksamhet uppskattas för förskola och grundskola till ca 1,8 Mkr per år samt ca 230 000 kr per år för gymnasiet. Total kostnad under avtalsperioden, är således ca 8 Mkr.
Utvärdering kommer att ske utifrån kvalitetskriterierna kompetensförsörjning och auktoriserat bemanningsföretag samt pris.
Kompetensförsörjning Syfte med kvalitetskriteriet
För kommunen är det viktigt att teckna avtal med en seriös leverantör med hög leveranskapacitet som arbetar för att kommunen ska få efterfrågad tjänst levererad på ett så kvalitativt sätt som möjligt. Hur anbudsgivaren arbetar med kompetensförsörjning är en viktig del i detta.
Anbudsgivaren ska i anbudet redogöra för arbetssätt och rutiner avseende kompetensförsörjning.
Skriftlig redogörelse
Anbudsgivarens redogörelse över rutiner och arbetssätt avseende kompetensförsörjning bör innehåller svar på följande:
• Hur anbudsgivaren arbetar med att attrahera och rekrytera personal (både behörig och obehörig) för att säkerställa kompetens inom avtalade yrkeskategorier?
• Hur anbudsgivaren arbetar med att bibehålla och utveckla personal (både behörig och obehörig) för att säkerställa kompetens inom avtalade yrkeskategorier?
Auktoriserat bemanningsföretag Syfte med kvalitetskriteriet
För kommunen är det viktigt att teckna avtal med en seriös leverantör som arbetar för att kommunen ska få efterfrågad tjänst levererad på ett så kvalitativt sätt som möjligt. Att anbudsgivaren är auktoriserad av en branschorganisation, exempelvis Bemanningsföretagen i Almega eller likvärdigt, bidrar till ett mervärde då sådan auktorisation innebär kontinuerlig kontroll av anbudsgivaren.
Skriftlig redogörelse
Anbudsgivaren ska därför ange om anbudsgivaren är auktoriserad av en branschorganisation – exempelvis bemanningsföretagen i Almega eller likvärdigt. Om ja, ska anbudsgivaren till anbudet bifoga giltigt certifikat
Pris
Pris kommer att utvärderas utifrån av anbudsgivarna lämnade priser per timme för följande yrkeskategorier:
Huvudkategori – Grundskola inkl. förskola, förskoleklass och fritidshem
Yrkeskategorier inom huvudkategorin:
• Lärare årskurs F-9/fritidspedagog (lärarlegitimation krävs)
• Barnskötare (examen krävs)
• Obehörig personal
Huvudkategori – Gymnasium
Yrkeskategorier inom huvudkategorin:
• Gymnasielärare (lärarlegitimation krävs)
• Obehörig personal
Priserna ska vara fast de först två åren. Därefter har leverantören rätt att justera sina priser med 1 %.
Xxxxxx Xxxxxxxx Utbildningschef