Arbetsordning för NMC:s styrelse

Arbetsordning för NMC:s styrelse

Antagen av styrelsen den 14 mars 2018

Styrelsen ingår årligen ett fastprisavtal med extern part som får i uppgift att driva föreningens kansli och sekretariat samt att genomföra det arbetsprogram som styrelsen årligen beslutar om. Då omfattningen av programmet är avhängigt antalet medlemmar kan såväl program som avtal revideras under året efter beslut av styrelsen. Föreningens omkostnader omfattas inte av fastprisavtalet.

I samband med att avtal skrivs eller vakans uppstår, föreslår den externa leverantören styrelsen en eller flera kandidater till posten som generalsekreterare. Styrelsen godkänner eller avslår förslaget.

Styrelsen ska årligen utvärdera leverantören samt minst vart tredje år tillsätta en arbetsgrupp som får i uppgift att undersöka alternativa leverantörer.

Avstämning mellan styrelsen och kansliet

Arbetsprogram och aktiviteter: (Se styrelsens strategidagar nedan)

Ekonomi: Kansliet fattar beslut i ekonomiska frågor upp till 50 000 kronor per aktivitet samt i större frågor där kostnaden följer av styrelsen beslutat program och budget för en viss aktivitet. Kansliet kan fatta beslut om kostnader som överstiger av styrelsen beslutade budgetposter med max 10% eller med 5000 kr. I övriga större ekonomiska frågor fattar styrelsen beslut.

Ärenden av stor vikt eller principiell betydelse: Ärenden av stor vikt eller principiell betydelse diskuteras och avgörs av styrelsen på styrelsemöte. I brådskande fall kontaktas ordförande eller vice ordförande för ett avgörande. Denne avgör i dessa fall om frågan ändå skall hänskjutas till styrelsen eller om beslut kan fattas av ordföranden/vice ordföranden.

Information från kansliet till styrelsen: Förutom den information som kansliet delger styrelsen inför och vid varje styrelsemöte, skickar kansliet ut styrelsemeddelanden via e-post.

Firmateckning och attesträtt

Firman tecknas av styrelsen som helhet samt av sekreteraren och ordföranden var för sig. Ordförande attesterar fakturor för upparbetade omkostnader från extern part. Ordförande och sekreterare attesterar dock gemensamt fakturor för omkostnader över 50 000 kr.

Förvaltning av föreningens medel

Förvaltning av föreningens medel regleras i stadgarna. Styrelsen beslutar om placering av föreningens kapital.

Kansliets organisation

Den externa parten föreslår hur kansliets skall organiseras i samband med att avtal skrivs.

Styrelsemöten

Datum för styrelsens möten sätts vid styrelsens strategidagar (se nedan). Kansliet skickar ut kallelse, tar fram dagordning och planerar genomförande av styrelsemöten i dialog med ordföranden. Kallelse, dagordning och övriga dokument skickas ut senast en vecka innan mötet.

Stående punkter på dagordningen:

• Val av justerare

• Föregående protokoll

• NMC budget och utfall (kanslitid redovisas per månad)

• In- och utträden sedan årsskiftet

• Genomförda NMC-aktiviteter

• Kommande NMC-aktiviteter

• Styrelsespaning (aktuella ämnen som inte finns med i årsprogrammet)

• Kommande styrelsemöten

• Övriga frågor

• Egen tid för styrelsen

Ordföranden (eller vice ordförande) leder mötena. Protokoll godkänns/justeras vid nästkommande styrelsemöte. Styrelsemötesprotokoll är ej tillgängliga för medlemmarna utan medlemmarna informeras om styrelsens arbete vid föreningens stämmor samt i samband med styrelsens strategidagar (se nedan).

Styrelsens strategidagar

Styrelsen har infört särskilda så kallade strategidagar för att utvärdera och diskutera föreningens verksamhet med lite vidare ramar samt fatta beslut om inriktning, ett arbetsprogram samt ett underlag för en budget för nästkommande år. Arbetsprogrammet anger hur många samt vilken typ av aktiviteter som ska genomföras under det kommande året, vilka ämnen som ska behandlas samt föreslår lämpliga samarbetspartners1. Visst utrymme för aktuella ämnen som dyker upp under året ska dock lämnas.

Inför dessa dagar ber styrelsen föreningens medlemmar att inkomma med synpunkter och idéer gällande föreningens verksamhet och aktiviteter.

Det föreslagna arbetsprogrammet samt budget stäms av med generalsekreterare/leverantör.

Styrelsen informerar medlemmarna om sitt beslut gällande kommande års inriktning och arbetsprogram på föreningens hemsida samt i ett brev som skickas ut till medlemmarna inför det nya verksamhetsåret.

Vid sina ordinarie möten fastställer styrelsen mer detaljerade ramar för främst de större aktiviteterna i arbetsprogrammet. Styrelsens ledamöter bjuds även in till en ”styrelsespaning” där ytterligare mötesämnen föreslås.

Förväntningar på styrelsens ledamöter

Utöver att medverka vid styrelsens möten, inklusive strategidagar, förväntas styrelsens ledamöter att:

• Aktivt informera sig om, samt delta i, föreningens verksamhet.

• Deltaga vid minst 2 medlemsaktiviteter under året.

• Deltaga vid urval samt intervju av slutkandidater till Hållbart ledarskap (se Bilaga 1).

Styrelsen kan besluta om särskilda arbetsgrupper som förbereder förslag till kommande styrelsemöten. Ledamöter deltar i dylika arbetsgrupper på frivillig basis.

1 NMC:s aktiviteter kan arrangeras tillsammans med andra organisationer. NMC ska dock inte samarrangera event med konsultföretag inom hållbarhet. Dylika företag kan däremot bjudas in som talare, moderatorer och workshopsledare.

Styrelseledamöters och generalsekreterarens uttalanden i offentligheten

Styrelseledamöter och generalsekreterare (GS) får i sakfrågor ej uttala sig i föreningens namn. Om en styrelseledamot/GS gör ett offentligt uttalande i samband med vilket dennes styrelseposition i NMC omnämns, skall ledamoten/GS understryka att uttalandet ej sker i föreningens namn. Undertecknande av exempelvis debattartiklar kan göras med namn, företagstillhörighet samt styrelseledamot/GS i NMC. Medverkan i debattartikeln ska på förhand godkännas av minst två av de tre personer som innehar ordförandeskap eller vice ordförandeskap i styrelsen.

Rekommenderad årsplan för styrelsens arbete2

När	Vem	Vad
Januari (senast)	Ordförande och GS	Aktivera valnämnd • Valnämndens uppgift är att till föreningsstämma framlägga förslag till val av styrelseledamöter samt val av verksamhetsrevisor och revisor att väljas för en tid av ett år. Verksamhetsrevisor får väljas fyra på varandra följande mandatperioder. Revisorn ska vara auktoriserad revisor.
Jan	Styrelsen	Styrelsemöte
Mars	Verksamhetsrevisor	Avge verksamhetsrapport
Mars	Styrelsen	Styrelsemöte: Skriva på ÅR
Mars	GS/kansli	Förbereda föreningsstämma: • Skicka ut kallelse till medlemmar via nyhetsbrevet senast fyra veckor före föreningsstämma. I kallelsen skall anges de ärenden som skall behandlas på stämman. Inga ärenden utöver dessa behandlas vid föreningsstämman. • Tillfråga lämplig mötesordförande
April	Styrelsen (ej ordf.)	Xxxxxxxx styrelsemöte för att utse slutkandidater till priset Hållbart Ledarskap
April (maj)	Styrelsen	Årsmöte + konstituerande styrelsemöte
Maj/juni	Styrelsen (ej ordf.)	Intervjua slutkandidater till Hållbart Ledarskap:
Oktober	Styrelsen	Strategimöte
?	Styrelsen	Extra styrelsemöte vid behov

2 Kansliet har en mer detaljerad plan för sitt arbete kopplat till årsredovisning samt planering av ordinarie föreningsstämma.

Bilaga 1: Priset Hållbart ledarskap

Nedan beskrivs kriterier och process för utdelning av priset Hållbart Ledarskap.

Kriterier

Vinnaren ska genom ett kompetent ledarskap ha bidragit till ett framgångsrikt hållbarhetsarbete i sin organisation och/eller samhället i stort. Insatsen ska präglas av framåtanda, nytänkande och affärsmässighet. Personen i fråga ska vara verksam i Sverige samt inte ha hållbarhet som sin huvudsakliga arbetsuppgift.

Förtydligande av kriterier

• Priset kan delas ut till personer som är verksamma i företag/organisationer som verkar inom branscher med betydande hållbarhetsutmaningar eller som har hållbarhet som affärsidé.

• Priset kan delas ut till tidigare slutkandidater, dock ej året efter personerna var slutkandidater.

• Ett kompetent ledarskap: Personen ska ha en tydlig vision och/eller mål för vad verksamheten/samhället ska uppnå samt vara en stark ledande, drivande, engagerande och möjliggörande kraft i arbetet att nå dessa mål. Ledarskapet kan röra den egna verksamheten såväl som ett ideellt engagemang.

• Ett framgångsrikt hållbarhetsarbete: Ett arbete som har lett till, eller kan förväntas leda till, betydande framsteg inom områden som omfattas av de globala hållbarhetsmålen, UN Global Compact, FN:s konventioner om mänskliga rättigheter, ILOs kärnkonventioner, globala miljö- och arbetsmiljöstandarder, etc. Priset kan tilldelas personer vars insats fokuserar på ett visst område. Betydande brister i adresseringen av väsentliga utmaningar inom andra områden bör dock ingå i bedömningen.

• Präglas av affärsmässighet: Personens insats ska bidra till att hållbarhetsarbetet utgör en integrerad del av verksamhetens affärsutveckling, affärsmodell och operativa arbete utefter dess värdekedja. Priset kan tilldelas en person vars insats rör någon av dessa delar. Betydande brister i övriga delar bör dock ingå i bedömningen. Detta gäller särskilt om det kan anses föreligga betydande konflikter mellan verksamhetens affärsmodell och hållbarhet.

Jury

NMC:s styrelse utser årligen juryn som består av:

• NMC:s ordförande

• Representant för näringsliv (i regel, förra årets pristagare, se nedan)

• Representant för NGO (GS för WWF, fast ledamot)

• Representant för akademi

• Representant för media

• Känd person med ett uttalat engagemang för hållbarhet

En person kan sitta med i juryn i flera år. Förnyelse bör dock ske i den grad som styrelsen anser det lämpligt. Förra årets vinnare bjuds in att vara jurymedlem och intar då platsen som representant för den sektor som personen verkar inom (vilket kan innebära en utökning av juryn det året).

Process och tidplan

Mitten av februari till sista mars	Utlysning och nominering: Utlysning sker i mitten av februari via NMC:s hemsida, nyhetsbrev, LinkedIn, Twitter och pressmeddelande, samt med hjälp av riktade utskick till relevanta nätverk och organisationer. Vem som helst, dock ej personer som ingår i juryn, kan nominera kandidater. Nominering görs via nätet med hjälp av en digital blankett.
1:a veckan i april	Utgallring: Kansliet går igenom de nominerade kandidaterna och föreslår styrelsen en bortgallring av personer som inte uppfyller de övergripande kriterierna, det vill säga personer som inte är verksamma i Sverige, har hållbarhet som sina huvudsakliga arbetsuppgift eller har varit slutkandidat föregående år.
2:a veckan i xxxxx	Xxxxx av ca 5 toppkandidater: Med utgångspunkt från den information som inkommit i samband med nomineringen, väljer styrelsens ledamöter (förutom ordförande som ingår i juryn) individuellt ut de 6 kandidater som de bäst anser uppfylla prisets kriterier. De 5 kandidater som får flest röster går vidare till nästa steg.
3:e veckan i april	Insamling av kompletterande information om toppkandidater: Kansliet samlar in kompletterande information om respektive slutkandidats verksamhet; vision, mål och nådda resultat – samt eventuella betydande luckor i hållbarhetsarbetet. Insamlingen begränsas till information som finns tillgänglig på företagens/organisationernas hemsida och senaste hållbarhetsredovisning. Kansliet lägger max 3 h per kandidat.
4:e veckan i xxxxx	Xxxxx av 3 slutkandidater: Vid ett särskilt möte går styrelsen (förutom ordförande) tillsammans igenom all inkommen och insamlad information om de 5 toppkandidaterna. Därefter får varje ledamot rösta på de tre kandidater som hen vill se som slutkandidater. De tre kandidater som får flest röster blir prisets slutkandidater. De tre kandidaterna ska dock utgöras av män och kvinnor vilket kan innebära att en kandidat lyfts upp bland topp 3. Slutkandidaterna måste vara tillgängliga för en intervju. Om en kandidat tackar nej till en intervju kontaktas den toppkandidat som efter de tre toppkandidaterna fick flest röster. Även i detta steg beaktas att de tre slutkandidaterna ska utgöras av män och kvinnor.
Maj/juni	Intervjuer med ovan slutkandidater: Två styrelseledamöter (helst samma personer vid samtliga intervjuer) samt GS medverkar vid intervjuerna. Syftet med intervjuerna är att kunna göra en bedömning av i vilken mån kandidaten är en drivkraft i ovan identifierade framgångar, samt att få svar på varför eventuella betydande luckor finns i hållbarhetsarbetet liksom vilka utmaningar och nästa steg som väntar. GS sammanställer en slutrapport till juryn bestående av den information som inkom vid nomineringen, information från hemsidor och hållbarhetsredovisning samt noteringar från intervjuerna.
Juni/juli	Offentliggörande av slutkandidater sker vid lämpligt tillfälle innan sommaruppehållet. Detta görs via NMC:s hemsida, nyhetsbrev, LinkedIn, Twitter och pressmeddelande.
Augusti/ september	Juryn utser vinnaren: Juryn bjuds in till ett jurymöte med avslutande lunch/middag där ovan slutrapport presenteras och diskuteras innan juryn enas om en vinnare av priset. Generalsekreteraren agerar sekreterare under juryarbetet.
September/ oktober	Prisutdelning och offentliggörande av prisets vinnare sker vid NMCs prisgala till vilken i första hand NMC:s medlemmar bjuds in. Förra årets pristagare, eller en representant för personen, bjuds in att dela ut priset. Alternativt, delar NMC:s ordförande ut priset tillsammans med närvarande jurymedlemmar.