FAMILJERÅDGIVNING
Anbudsbegäran
FAMILJERÅDGIVNING
15.5.2024
Innehåll
1.1 Beskrivning av uppdraget 4
2.1 Yrkesmässiga kvalifikationer 5
4.6 Verksamhetssystem och statistik 10
6 Regler för upphandling och anbud 11
6.1 Anbudets form och innehåll 11
6.4 Frågor och svar under anbudstiden 12
6.5 Reservationer och alternativa anbud (sidoanbud) 12
6.8 Tilldelningsbesked (delgivning av beslut) 12
6.9 Avslutad upphandling och tecknande av avtal 13
6.10 Allmänna handlingars offentlighet och sekretess 13
6.11 Avbrytande av upphandling 13
6.12 Anbudsgivaren och eventuella underleverantörer 13
Diarienummer 14607/2023.
Kommunernas socialtjänst x.x. xxxxx in anbud på Familjerådgivning.
I enlighet med 26 § 1 mom. landskapslag (2020:12) om socialvård, ska rådgivning i uppfost- rings- och familjefrågor ges för att främja barnets välfärd, individuella uppväxt och positiva ut- veckling, stöda föräldraskapet samt för att stärka barnfamiljernas förmåga att klara sig själv- ständigt och stärka deras egna resurser.
Kommunernas socialtjänst k.f. (nedan upphandlande enhet) har i egenskap av ansvarig organi- sation för den kommunala socialvården på Åland skyldighet att tillhandahålla den rådgivning som beskrivs ovan.
Upphandlingen gäller tjänster så att den upphandlande enheten ska kunna erbjuda rådgivning i uppfostrings- och familjefrågor till barn och unga i åldern 0–17 år och deras familjer med hem- kommun på Åland.
Kommunernas socialtjänst k.f. Xxxxxxxxxxxxx 00
22100 Mariehamn
FO-nummer: 0954883–0
Den totala omsättningen under avtalsperioden inklusive optionsår beräknas vara 1 824 000 euro exklusive moms. De senaste tre åren har antalet besök i medeltal varit 1982 styck per år.
Det beräknade värdet för upphandlingen överstiger det av Europeiska kommissionen fastställda tröskelvärdet om 750 000 € för social- och hälsovård samt andra särskilda tjänster. På upphand- lingen tillämpas kap. 12 lag om offentlig upphandling och koncession (1397/2016).
Upphandlingen genomförs i form av ett öppet förfarande. Upphandlingsformen medger inte för- handling. Anbud kommer således att antas utan föregående förhandling, varför det är av stor vikt att alla krav och villkor enligt denna anbudsförfrågan följs och att bästa pris lämnas i anbu- det.
Anbudsbegäran består förutom detta dokument även av följande bilagor: Bilaga 1 Avtalsförslag Familjerådgivning
Bilaga 2 JYSE tjänster 2022
Anbudsgivaren ansvarar för att denne erhåller en fullständig anbudsbegäran.
Avtalsperioden inleds 1.1.2025. Avtalets planerade löptid är 24 månader (2 år) med option på 24 + 24 månader maximalt till och med 31.12.2030. Avtalets totala löptid inklusive optioner är maximalt 6 år.
Upphandlingen har annonserats på webbplatsen HILMA xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xx/ Från HILMA skickas annonserna vidare för publicering på EU:s officiella tidning, samt databasen TED.
Upphandlingsdokumenten finns tillgängligt elektroniskt på e-Avrop xxxxx://xxx.x-xxxxx.xxx/xxxxxxxx/Xxxxxxxxxxxxxx/Xxxxxxx.xxxx
2.1 Yrkesmässiga kvalifikationer
Anbudsgivaren ska till anbudet bifoga CV för minst tre personer som innehar specialiseringsut- bildning inom familjeterapi och som kommer att utföra uppdraget. Sammanlagt ska dessa tre personer inneha minst 5 års erfarenhet av familjeterapi.
Anbudsgivaren ansvarar för att personalen enligt gällande lagstiftning är behöriga att ge familje- rådgivning. Minst en av dem som fungerar som familjerådgivare ska ha genomgått specialise- ringsutbildning till psykoterapeut, och inneha ett av Tillstånds- och tillsynsverket för social- och hälsovården (Valvira), utfärdat intyg över rätt att använda yrkesbeteckningen psykoterapeut.
CV ska innehålla beskrivning av familjeterapeutens erfarenhet av familjeterapi (vad uppdragen omfattat och tidsperiod) samt utbildning.
Anbudsgivaren ska ha ett aktivt miljöarbete, som innehåller miljöpolicy och miljömål. En redo- görelse som styrker detta ska bifogas på begäran.
Anbudsgivaren ska ha ett aktivt arbete för kvalitetsäkringsåtgärder. Beskrivning av kvalitetssäkringsåtgärderna ska bifogas på begäran
Anbudsgivaren ska under avtalsperioden inneha en ansvarsförsäkring för sin verksamhet där försäkringsbeloppet ska uppgå till minst 500 000 euro. Xxxxxx ansvarsförsäkring ska på begäran uppvisas.
Anbudsgivaren ska intyga att den inte är föremål för någon av uteslutningsgrunderna i 80–81 § i lagen om offentlig upphandling och koncession (FFS 1397/2016) och varken anbudsgivaren el- ler dess ägare omfattas av sanktioner från Europeiska unionen, FN eller finländska myndigheter.
Enligt EU:s beslut om sanktioner mot Ryssland (genom EU-förordning 2022/576) är det fr.o.m. den 9 april 2022 förbjudet att tilldela offentliga kontrakt till:
1. ryska medborgare eller fysiska eller juridiska personer, enheter eller organ som är etablerade i Ryssland
2. juridiska personer, enheter eller organ som till mer än 50 procent direkt eller indirekt ägs av en enhet som avses i punkt 1
3. fysiska eller juridiska personer, enheter eller organ som agerar för, eller på uppdrag av, en en- het som avses i punkt 1–2
Förbudet inbegriper, om de står för mer än 10 procent av kontraktets värde, underleverantörer, leverantörer eller enheter vars kapacitet utnyttjas i upphandlingen.
Anbudsgivaren bekräftar att denne, dennes underleverantörer eller enheter vars kapacitet ut- nyttjas inte omfattas av den förbjudna kretsen enligt EU:s beslut ovan.
Den vinnande anbudsgivaren kan innan upphandlingsavtalet undertecknas komma att uppma- nas lämna in till den upphandlande enheten nedan nämnda utredningar, som förutsätts enligt lagen om beställarens utredningsskyldighet och ansvar vid anlitande av utomstående arbets- kraft (1233/2006, ”Beställaransvarslagen”).
Vad gäller en utländsk anbudsgivare, ska denne lämna uppgifter som motsvarar de uppgifter som avses nedan i form av registerutdrag eller motsvarande intyg eller på något annat allmänt
vedertaget sätt i enlighet med lagstiftningen i anbudsgivarens etableringsland. Anbudsgivaren ska på begäran lämna in följande utredningar:
1. en utredning om huruvida företaget är infört i förskottsuppbördsregistret och arbetsgivarre- gistret enligt lagen om förskottsuppbörd (1118/1996) samt i registret över mervärdesskattskyl- diga enligt mervärdesskattelagen (1501/1993);
2. ett utdrag ur handelsregistret eller motsvarande uppgifter som erhållits från handelsregistret på något annat sätt;
3. ett intyg över betalda skatter eller ett intyg över skatteskuld eller en utredning om att en be- talningsplan angående skatteskulden har gjorts upp;
4. intyg över tecknande av pensionsförsäkringar samt över betalning av pensionsförsäkringsav- gifter eller en utredning om att en betalningsöverenskommelse har ingåtts angående pensions- försäkringsavgifter som förfallit till betalning;
5. en redogörelse för vilket kollektivavtal som ska tillämpas på arbetet eller för de centrala an- ställningsvillkoren;
6. en redogörelse för hur företagshälsovården är ordnad.
Utredningarna får inte vara äldre än tre månader.
Den upphandlande enheten granskar utredningen för finländska anbudsgivare enligt punkt 1 och 3 (anteckningar i förskottsuppbördsregistret, arbetsgivarregistret och registret över moms- skyldiga samt skatteskulder) i företags och organisationssystemet.
Den upphandlande enheten får fastställa en tidsfrist inom vilken de vinnande anbudsgivarna ska lämna in de begärda utredningarna. Om anbudsgivaren trots begäran inte lämnar in utredning- arna i enlighet med anbudsförfrågan inom den utsatta tiden, kan den upphandlande enheten utesluta anbudsgivaren från upphandlingsförfarandet.
För säkerställande av att verksamheten är tillbörlig ska anbudsgivaren, i enlighet med 6 § 1 mom. lagen om privat socialservice (FFS 922/2011), utarbeta en plan för egenkontroll som om- fattar familjerådgivningen som ska tillhandahållas och den samlade service som avses i 5 § 2 mom. lagen om privat socialservice (FFS 922/2011). Anbudsgivaren ska sedan hålla planen för egenkontroll offentligt framlagd och följa hur den förverkligas.
Senast då upphandlingsavtalet ingås ska planen för egenkontroll inlämnas till den upphandlande enheten.
I enlighet med 5 § 3 mom. lagen om privat socialservice (FFS 922/2011) ska anbudsgivaren utse en ansvarig person som svarar för att de tjänster som genomförs uppfyller de krav som ställs på verksamheten.
Senast då upphandlingsavtalet ingås ska anbudsgivaren skriftligen meddela den upphandlande enheten vem som är utsedd ansvarig person för verksamheten samt den ansvariga personens personbeteckning, kontaktuppgifter, utbildning, arbetserfarenhet och uppgift vid verksamhets- enheten.
I enlighet med 8 § 2 mom. 9 punkten lagen om privat socialservice (FFS 922/2011) ska anbuds- givaren uppge platsen för förvaring av klienthandlingar, de centrala principerna för förandet av klientregister och den som ansvarar för förandet av register samt den dataskyddsansvariga som avses i 20 § 4 mom. i lagen om elektronisk behandling av klientuppgifter inom social- och hälso- vården (FFS 159/2007).
Senast då upphandlingsavtalet ingås ska anbudsgivaren skriftligen meddela den upphandlande enheten de uppgifter som anges ovan.
I och med att landskapet Åland är enspråkigt svenskt ska leverantören och leverantörens perso- nal utföra de tjänster som omfattas av denna anbudsbegäran på svenska. Personalen som utför tjänsten ska ge service på svenska både i tal och skrift minst nivå C1 enligt den europeiska refe- rensramen CEFR. Intyg över kunskaper i svenska kan komma att krävas.
Anbudsgivaren ska tillhandahålla rådgivning i uppfostrings- och familjefrågor som omfattar be- dömning, handledning, sakkunnigrådgivning och annat stöd i anslutning till barns uppväxt och utveckling, familjeliv, människorelationer och sociala färdigheter.
Rådgivning ges:
• för att stöda föräldraskapet, parrelationen eller relationen mellan barn och vuxna;
• vid bekymmer över barnets beteende, utveckling eller välmående;
• som stöd till nyblivna föräldrar;
• vid svårigheter i kommunikationen familjemedlemmar emellan;
• vid konflikter i familjen;
• då man överväger separation eller har separerat för att minska de negativa följderna;
• för barnen samt stöda det gemensamma föräldraskapet;
• för att stöda relationerna i nyfamiljen (mina barn, dina barn och våra barn);
• vid kriser i familjen;
• i barnskyddsärenden då socialarbetare bedömer att familjerådgivning behövs.
Verksamheten ska utföras av kompetent personal med adekvat utbildning enligt punkt 2.1 yr- kesmässiga kvalifikationer, och dokumenterad klinisk erfarenhet inom verksamhetsområdet.
Anbudsgivaren ska ha möjlighet till att vara två personal i sådana ärenden där det krävs två per- sonal.
Anbudsgivaren ska ha rutiner för att uppmärksamma våld i nära relationer samt missbruk, och dessa ska vara kända hos personalen. Anbudsgivarens personal ska vara förtrogen med arbete och ha arbetserfarenhet av arbete med våld i nära relationer, detta genom att ha dokumenterad erfarenhet över fortbildning eller praktisk erfarenhet inom området senast vid avtalstecknande. Anbudsgivarens personal ska i första hand kunna känna igen tecken på att klienter varit utsatta för våld i nära relationer och kunna hänvisa klient vidare till annan vård (exempelvis samtals- stöd för våldsutsatta).
Anbudsgivaren ska vara förtrogen om hur socialvården och det åländska samhället fungerar, ex- empelvis vilka instanser som finns och vart man kan vända sig.
Vid behov av terapi eller annan vård eller service ska anbudsgivaren hänvisa klient till Ålands hälso- och sjukvård samt Folkpensionsanstalten.
Anbudsgivaren ska anlita tolktjänster då en klient önskar/behöver det. Kostnaden för tolk ska uppbäras av den upphandlande enheten.
Anbudsgivaren ska medverka till att informera medborgarna om familjerådgivningsverksam- heten via exempelvis information på den egna hemsidan.
Anbudsgivaren ska ha nödvändiga tillstånd för sin verksamhet.
Detta inbegriper åtminstone en anmälan om privat socialservice till den upphandlande enheten enligt 11 § lagen om privat socialservice (FFS 922/2011).
Anbudsgivaren ska under uppdragstiden inneha ett tillstånd att utöva näring på Åland, se 4 § i landskapslag (ÅFS 1996:47) om rätt att utöva näring. Senast då upphandlingsavtalet ingås ska ett näringstillstånd inlämnas till den upphandlande enheten.
Anbudsgivaren ska senast vid avtalsteckning ha tillstånd att bedriva privat socialvård, enligt LL (1053/2011).
Anbudsgivaren ska ha tillräckligt med personal för att möta behovet för hela Ålands befolkning (i medeltal 1982 besök per år).
Anbudsgivaren är arbetsgivare och ansvarig för att gällande lagar, författningar och kollektivav- tal iakttas, att anställa, avlöna och säga upp personal, att skatter och sociala avgifter inlevereras.
Anbudsgivaren ska tillse att alla personal som är verksam inom verksamheten undertecknar en förbindelse om den tystnadsplikt för uppgift om enskild, personligt tillstånd eller personliga för- hållanden och att den tystnadsplikten efterlevs. Anbudsgivaren ska även dokumentera att perso- nal har uppvisat straffregisterutdrag.
Anbudsgivaren ska ha regelbunden handledning och kompetensutveckling för personalen och som sker på anbudsgivarens bekostnad.
4.6 Verksamhetssystem och statistik
Anbudsgivaren ska föra journal i ett elektroniskt verksamhetssystem. Anbudsgivaren ansvarar för att de uppgifter som samlas in hanteras korrekt och att IT säkerheten är tillräcklig för att ga- rantera att olovliga intrång inte sker. Anbudsgivaren ska i anbudet uppge vilket system som an- vänds.
Det ska framgå ur registerbeskrivning hur arkivering av handlingar sker.
Om det sker lagstiftningsändringar är det på anbudsgivarens ansvar att följa med och vid behov ändra/anpassa sitt system.
Anbudsgivaren ska hålla sig uppdaterad med insamlande av statistik för verksamheten samt till- handahålla densamma till den upphandlande enheten. Lagstadgad statistik ska levereras till den upphandlande enheten, exempelvis antal besök, ålderskategorier.
Anbudsgivaren ska senast vid avtalsstart erbjuda mottagning på plats åtminstone i Mariehamn och/eller Jomala.
Anbudsgivaren ska ha lokaler anpassade för verksamheten samt tillgängliga lokaler. Verksam- hetsstället ska gå att nå med allmän kollektivtrafik eller på promenadavstånd inom 1 kilometers radie från busshållplats, samt vara anpassade för funktionshindrade såsom exempelvis rullstols- burna. Det ska framgå i anbudet hur anbudsgivaren säkerställer att servicen som erbjuds är i lo- kaler som är tillgängliga för funktionshindrade.
Anbudsgivaren ska ha mottagning alla helgfria vardagar minst mellan kl. 08.00-16.00. Anbudsgivaren ska vid behov anordna samtal på distans via säker videolänk.
Barnfamiljerna kan självständigt, på eget initiativ boka tid för rådgivning. Den upphandlande en- heten kan även remittera barnfamiljer till rådgivning.
Mödrarådgivningen, barnrådgivningen, skolvårdspersonal, barn- och ungdomspsykiatriska kli- niken och vuxenpsykiatriska kliniken eller andra inrättningar som verkar inom hälso-, sjuk- och socialvård kan rekommendera barnfamiljerna att vända sig till anbudsgivaren.
Ett behandlingssamtal med par och familjer skall omfatta 60–90 minuter.
Anbudsutvärderingen sker i tre steg:
1 Kvalificering av anbudsgivaren, kontroll att kraven på anbudsgivaren uppfylls
2 Prövning av anbudet, där kontroll av att alla ska-krav uppfyllts
3 Utvärdering anbudet som uppfyller samtliga ska-krav till lägst pris antas
En anbudsgivare som inte klarar ett steg i processen går inte vidare till nästa steg.
Det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet som har lägst pris kommer att antas.
Motivering till val av anbudsgivare enligt lägsta pris är att kvaliteten på tjänsten beaktas i kvali- fikationskraven samt i kraven på tjänsten.
Pris ska anges som ett timpris för familjerådgivning. Pris ska anges i euro exklusive moms. I pri- set ska alla kostnader ingå (personal, lokal, administration).
6 Regler för upphandling och anbud
6.1 Anbudets form och innehåll
Anbudet ska vara skrivet på svenska och utformat i enlighet med upphandlingsdokumenten.
Anbudsgivaren ska i anbudet visa att de i upphandlingsdokumenten uppställda förutsättning- arna och kraven är uppfyllda. Anbudsgivaren förklarar sig beredd att teckna avtal i enlighet med bifogat avtal.
Den upphandlande enheten har endast möjlighet att anta anbud som innehåller efterfrågad och fullständig information. Ett anbud som är ofullständigt eller som inte accepterar uppställda för- utsättningar och krav kommer inte att beaktas. Anbudsgivaren ska ställa upp anbudet enligt an- visningarna för att säkerställa att anbudet blir komplett. Anbudsgivaren ska begränsa anbudet till att endast omfatta efterfrågad information. Information som lämnas utöver efterfrågad in- formation kommer inte att beaktas.
Anbud ska lämnas in elektroniskt via e-Avrop. Anbud inlämnade på andra sätt exempelvis via e- post kommer att förkastas. Anbud som lämnas för sent beaktas inte, oavsett orsak.
Anbudet ska vara bindande i tre (3) månader efter anbudstidens utgång. Om en besvärsprocess inleds förlängs anbudets giltighetstid automatiskt i enlighet med resultatet av domstolens be- slut.
6.4 Frågor och svar under anbudstiden
Alla förfrågningar som rör anbudshandlingarna ska skickas via det elektroniska upphandlings- verktyget e-Avrop, där även svaren publiceras.
Om anbudsgivaren upplever krav i upphandlingsdokumenten som otydligt, orimligt, onormalt kostnadsdrivande eller konkurrensbegränsande i något avseende är det viktigt att kontakta den upphandlande enheten på ovan nämnda sätt på ett så tidigt stadium som möjligt, så att missför- stånd kan undvikas.
Endast skriftlig kompletterande uppgift lämnad av den upphandlande enheten under anbudsti- den är bindande för både den upphandlande enheten och anbudsgivare.
6.5 Reservationer och alternativa anbud (sidoanbud)
Anbudsgivare ska basera sitt anbud på de förutsättningar som anges i denna anbudsbegäran. Inga reservationer eller alternativa anbud (så kallade sidoanbud) accepteras.
Delanbud accepteras inte i denna upphandling. Den upphandlande enheten anser att uppdraget är en sammanhängande helhet och avser att välja en leverantör för hela uppdraget.
Ersättning för att upprätta anbud och delta i anbudsprocessen utgår inte.
6.8 Tilldelningsbesked (delgivning av beslut)
Samtliga anbudsgivare som lämnat anbud i upphandlingen kommer att erhålla meddelande om tilldelningsbeslut. Meddelandet skickas via e-Avrop i enlighet med den anbudsgivaren uppgif- ter. Besvärs- och rättelseanvisning bifogas delgivningen.
6.9 Avslutad upphandling och tecknande av avtal
Den upphandlande enheten får som huvudregel inte ingå avtal förrän 14 dagar har gått från det att tilldelningsbeslutet skickats till anbudsgivarna (s.k. väntetid).
Ett bindande avtal förutsätter att ett skriftligt avtal har upprättats vilket är undertecknat av be- höriga företrädare för såväl leverantören som den upphandlande enheten.
6.10 Allmänna handlingars offentlighet och sekretess
Alla inlämnade anbud behandlas i enlighet med bestämmelserna i landskapslag (2021:79) om allmänna handlingars offentlighet. Inkomna anbud är inte offentliga förrän upphandlingsavtalet ingåtts eller om upphandlingen avbryts utan att ny upphandling genomförs. Under upphandling- ens genomförande råder absolut sekretess. Uppgifter om och i anbud får under den tiden inte lämnas till utomstående.
Om anbudsgivare anser att uppgift(er) i anbud bör beläggas med sekretess ska utförlig moti- vering ges i anbudet. Anbudsgivaren ska även lämna in en censurerad version av anbudet. I an- nat fall förutsätts att anledning till sekretess saknas. Sekretessprövning kan inte göras i förväg och garantier kan därför inte lämnas. Generellt sett är möjligheterna att sekretessbelägga anbud starkt begränsade sedan upphandlingen avslutats. Detta gäller särskilt uppgifter i anbud som rör utvärderingskriterierna, vilket också omfattar priserna.
6.11 Avbrytande av upphandling
Den upphandlande enheten förbehåller sig rätten att avbryta upphandlingen och förkasta samt- liga anbud om inget anbud motsvarar ställda krav eller om offererade priser inte ryms inom budgetramarna (se 1.3 Upphandlingens värde).
Upphandlingen kan komma att avbrytas om inte tillräcklig konkurrens uppstår, dvs. om det in- kommer för få anbud eller av andra sakliga skäl. Om upphandlingen avbryts kommer samtliga anbudsgivare att underrättas. I underrättelsen anges grunden för beslutet att avbryta.
6.12 Anbudsgivaren och eventuella underleverantörer
En leverantör har rätt att anlita underleverantörer för att fullgöra sina åtaganden. Användandet av underleverantör begränsar inte anbudsgivarens ansvar som huvudman för fullgörande av kontraktet.
Om leverantören anlitar underleverantör, ska anbudet innehålla uppgifter om respektive under- leverantörs firma, FO-/organisationsnummer samt vilken del av åtagandet som ska fullgöras av respektive underleverantör.