Kommunstyrelsen
Kommunstyrelsen
Styrdokument
Inköps- och Upphandlingspolicy för Älmhults kommunkoncern
Ärendenummer KS 2020/126
Dokumentinformation
Fastställt av Kommunfullmäktige 2021-12-13 § 206
Gäller från och med 2022-01-01
Implementeras av Kommunledningsförvaltningen
Ersätter Inköp- och upphandlingspolicy för Älmhults kommunkoncern, fastställd av kommunfullmäktige 2014-05-26 § 70
Framtaget av Kommunledningsförvaltningen, Ekonomi och upphandlingsenheten
Innehåll
4. Etiska och socialt hänsynstagande 3
7. Rättssäker kommunal upphandling 4
1. Inledning
Denna policy anger kommunfullmäktiges övergripande mål, inriktning och förhållningssätt för Älmhults kommuns inköp och upphandlingar. Policyns innehåll ska vara välkänd hos medarbetarna och genomsyra organisationens arbetssätt.
Policyn gäller som styrinstrument vid genomförande av upphandling och inköp. Dessutom ligger policyn som grund för agerandet i övrig upphandlings- verksamhet så som samarbeten kring upphandling mellan kommuner, kommunala bolag eller andra organ. Policyn gäller även vid ackrediterade1 förfaranden enligt lagen om valfrihetssystem.
Policyn omfattar hela kommunkoncernen i Älmhults kommun, dvs nämnder och helägda bolag.
2. Organisation och ansvar
Kommunfullmäktige fastställer policy för inköp och upphandling.
Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för upphandlingsfrågorna och samordnar styrningen för all upphandling.
Nämnder och bolag förverkligar policyn i det dagliga arbetet.
3. Miljöhänsyn
Miljöanpassad upphandling tillämpas där upphandlingens art motiverar detta.
Miljökraven baseras på lagstiftning, miljömål, hållbarhetskriterier samt tillgänglig vetenskaplig forskning och information.
Kommunens antagna policys, riktlinjer och handlingsplaner för miljö ska tillämpas vid upphandling.
4. Etiska och socialt hänsynstagande
Kommunen ska verka för att de varor och tjänster som köps är producerade under hållbara och ansvarsfulla förhållanden. Vid upphandling har kommunen ”Uppförandekod”, innehållandes bl.a. ILO2:s åtta kärnkonventioner som bland annat innebär att leverantören garanterar att de följer internationella mänskliga rättigheter i arbetslivet. Vidare ska FN3:s barnkonvention gälla för kommunens upphandlade leverantörer.
Kontraktsvillkor avseende etiskt och socialt hänsynstagande tillämpas i upphandlingar där så detta bedöms lämpligt.
1 Ackrediterade innebär att företagen är lagstadgat kontrollerade för att säkerställa kvalitet och kompetens.
2 International Labour Organization (Internationella arbetsorganisationen)
3 Förenta Nationerna
När det är tillämpligt ska kommunen i sina upphandlingar ställa krav om att leverantören är skyldig att vidta åtgärder så att inte lag eller motsvarande gällande svenska kollektivavtalsvillkor åsidosätts. Om leverantören inte tecknat svenskt kollektivavtal ska krav ändå ställas motsvarande nivån av dessa villkor. Kraven ska också gälla för eventuella underleverantörer som leverantören anlitar för att fullgöra avtalet.
5. Konkurrens
Upphandling ska genomföras i konkurrens när det är möjligt. De konkurrensmöjligheter som finns ska utnyttjas och stimuleras långsiktigt. Upphandlingar ska utformas så att såväl mindre som större företag har möjlighet att konkurrera om kommunens uppdrag. Som ett led i att öka konkurrensen ska information om kommande upphandlingar publiceras på kommunens hemsida.
6. Mål
Älmhults kommuns upphandlingar ska präglas av affärsmässighet och professionalitet. Alla varor, tjänster och entreprenader ska upphandlas med rätt kvalitet till lägsta möjliga kostnad utifrån gällande lagstiftning. Rätt kvalitet innebär rätt volym, rätt information, rätt tid, på rätt sätt, rätt service och inbegriper miljö, hållbarhet och tillgänglighet. Den goda affären är en sammanvägning av kvalitet och totalkostnad.
Älmhults kommun ska verka för upphandlingar som bidrar till strategiska mål i kommunens verksamheter och som framgår av kommunens övriga styrande dokument. Kommunen ska medverka till en fungerande marknad genom att utifrån dialog och kunskap, konkurrensutsätta och utforma upphandlingar på ett sätt som möjliggör ett ökat leverantörsdeltagande.
Kommunens upphandlingar ska, i den mån det går, möjliggöra för små och medelstora företag att lämna anbud. Genom en ökad användning av funktionskrav gynnas leverantörernas kreativitet och innovationsförmåga, vilket bidrar till att fler små, medelstora och mikroföretag kan lämna anbud.
Inom ramen för gällande lagar och andra styrdokument ska upphandling användas för att främja ett hållbart samhälle genom miljöhänsyn, livscykelanalysperspektiv, sociala och arbetsrättsliga hänsyn samt andra mål av social och etisk karaktär. Informationssäkerhet, säkerhetsskydd och dataskydd ska beaktas och säkerställas i samtliga upphandlingar.
Upphandling ska ske med andra kommuner, bolag och myndigheter när det är fördelaktigt.
7. Rättssäker kommunal upphandling
Medborgarnas och marknadens tilltro till kommunens inköp och upphandlingar är av största vikt. Att förebygga förekomsten av korruption, jäv, oegentligheter och oseriösa leverantörer är ett långsiktigt och pågående arbete. Uppföljning av krav och avtal ska genomföras för att säkerställa att leverans sker enligt avtal, vilket stärker tilltron och ökar viljan för leverantörer att delta i konkurrensen med andra. Likabehandling och objektivitet är självklara nyckelord i arbetet.
Öppenhet och dialog undviker missförstånd och onödiga rättsprocesser.