Liite 2b Valtiokonttorin ohjeeseen VK/99773/00.00.00.01/2022 Liite 2b Bokföringsenhetens/ämbetsverkets namn Datum Bästa leverantör

Liite 2b Valtiokonttorin ohjeeseen VK/99773/00.00.00.00/0000 Liite 2b

Bokföringsenhetens/ämbetsverkets namn Datum

Bästa leverantör

”Bokföringsenhetens/ämbetsverkets namn” tar emot fakturor enbart som nätfakturor samt förutsätter att fakturan har beställningsnummer/avtalsnummer/konteringskod (Bokföringsenheten väljer beroende på situationen rätt alternativ och stryker onödiga delar från rubriken)

Vår nätfakturaadress är:

E-fakturaadress/EDI-kod: 0037XX

Förmedlare OpusCapita Solutions Oy
Förmedlarkod E204503

FO-nummer: XX

Momsnummer FIXX

”Bokföringsenhetens/ämbetsverkets namn” tar emot, behandlar och arkiverar sina inköpsfakturor enbart i elektronisk form. Vi ber er skicka era fakturor som nätfakturor enligt Europanormen via statsförvaltningens nätfakturaoperatör.

(Bokföringsenheten väljer beroende på brevets mottagare ett av de tre textalternativen nedan. Om det är fråga om en leverantör som inte förutsätter referensuppgifter, behövs inte beställningsnummer/avtalsnummer/konteringskod. Ämbetsverket stryker de onödiga alternativen i brevet. Det lönar sig för ämbetsverket att också ändra uppgifterna i blankettmallens sidhuvud, där bl.a. diarienumret för Statskontoret anges).

Förmedling av beställningsnummer på nätfaktura

Vi förutsätter att fakturan innehåller ett beställningsnummer, så att vårt system för hantering av fakturor kan automatiskt rikta fakturan till rätt beställning. De första tecknen i beställningsnumret är alltid V1. Beställningsnumret ska i första hand förmedlas i fakturans fält "beställningsnummer" (i Finvoice XML OrderIdentifier). Undantagsvis kan informationen förmedlas i fältet "köparens referens/er referens" (i Finvoice XML BuyerReferenceIdentifier). Utöver beställningsnummer ska fakturan innehålla namnet på beställarens kontaktperson. Fakturan får innehålla uppgifterna för endast en beställning.

Inga andra uppgifter ska anges tillsammans med beställningsnumret. Beställningsnumret ska framgå av både fakturans visuella format och XML-filen som genereras av fakturan. Nätfakturans XML-format är ett s.k. elektroniskt format av fakturans innehåll som normalt inte visas för den som fakturerar. Ni kan kontrollera att beställningsnumret förmedlas i fakturans XML-format hos tillhandahållaren av ert faktureringssystem. Om ni använder leverantörsportalen Handi eller Baswares nätfaktureringstjänst för att göra nätfakturor förmedlas beställningsnumret i fakturans XML-format.

Förmedling av avtalsnummer på nätfaktura

Vi förutsätter att fakturan innehåller ett avtalsnummer, så att vårt system för hantering av fakturor kan automatiskt rikta fakturan till rätt avtal. De första tecknen i avtalsnumret är alltid VSK1. Avtalsnumret ska i första hand förmedlas i fältet "avtalsnummer" (i Finvoice XML AgreementIdentifier). Om fältet i fråga inte är tillgängligt i faktureringssystemet kan avtalsnumret undantagsvis förmedlas i fältet ”köparens referens/er referens” (i Finvoice XML BuyerReferenceIdentifier). Utöver avtalsnummer ska fakturan innehålla namnet på kundens kontaktperson i avtalsfrågor. Fakturan får innehålla uppgifter för endast ett avtal.

Inga andra uppgifter får anges tillsammans med avtalsnumret. Avtalsnumret ska framgå av både fakturans visuella format och XML-filen som genereras av fakturan. Nätfakturans XML-format är ett s.k. elektroniskt format av fakturans innehåll som normalt inte visas för den som fakturerar. Ni kan kontrollera att avtalsnumret förmedlas i fakturans XML-format hos tillhandahållaren av ert faktureringssystem. Om ni använder leverantörsportalen Handi eller Baswares nätfaktureringstjänst för att göra nätfakturor förmedlas avtalsnumret i fakturans XML-format.

Konteringsreferens

Vi förutsätter att fakturan innehåller en konteringsreferens, så att vårt system för hantering av fakturor kan automatiskt rikta fakturans kontering i systemet för hantering leverantörsfakturor. De första tecknen i konteringsreferensen är alltid TK1. Konteringsreferensen ska i första hand förmedlas i fältet "konteringsreferens" (i Finvoice XML AccountDimensionText). Om fältet i fråga saknas i faktureringssystemet kan konteringsreferensen undantagsvis förmedlas i fältet ”köparens referens/er referens” (i Finvoice XML BuyerReferenceIdentifier). Utöver konteringsreferensen ska kundens kontaktperson anges på fakturan. Fakturan får innehålla endast en konteringsreferens.

Inga andra uppgifter ska anges tillsammans med konteringsreferensen. Konteringsreferensen ska framgå av både fakturans visuella format och XML-filen som genereras av fakturan. Nätfakturans XML-format är ett s.k. elektroniskt format av fakturans innehåll som normalt inte visas för den som fakturerar. Ni kan kontrollera att konteringsreferensen förmedlas i fakturans XML-format hos tillhandahållaren av ert faktureringssystem. Om ni använder leverantörsportalen Handi eller Baswares nätfaktureringstjänst för att göra nätfakturor förmedlas beställningsnumret i fakturans XML-format.

Leverantörsportalen Handi

Om ni inte använder ett system som genererar nätfakturor kan ni använda leverantörsportalen Handi som staten tillhandahåller för att sammanställa och sända fakturor. För att börja använda portalen ska ni kontakta ämbetsverkets kontaktperson eller köparen och meddela ämbetsverkets kontaktperson eller köpare den e-postadress dit portalinbjudan skickas. I fortsättningen fungerar denna e-postadress som ert eget huvudanvändarnamn och med den kan ni skapa nya användarnamn för portalen. Det ämbetsverk till vilket ni vill skicka fakturan skapar en leverantörsinbjudan i Handi, Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning (nedan Palkeet) utför en teknisk granskning i den innan den skickas till er. Ni får ett e-postmeddelande med en inloggningslänk och mer information om leverantörsportalen. Om ni är en helt ny leverantör till staten frågar vi er i samband med registreringen i leverantörsportalen om uppgifter om företaget som ni ska komplettera och returnera till Palkeet. Den slutliga inloggningslänken till leverantörsportalen får ni när Xxxxxxx har sparat era leverantörsuppgifter i ekonomistyrningssystemet.

Inloggningslänken till portalinbjudan gäller i 96 timmar. Om länken är föråldrad skickar Palkeet en ny länk på er begäran. Palkeet följer också upp leverantörsinbjudningar som man inte har reagerat på och skickar en ny länk. Ni får stöd i frågor som gäller ibruktagandet av leverantörsportalen Handi på adressen handitoimittajapalvelu(at)xxxxxxx.xx eller från Palkeets kundsupport tfn 02955 64 060 under betjäningstiden (mån-fre kl. 8.00 – 16.15).

Basware Supplier Portal

Om ni inte har ett system som genererar e-fakturor, kan ni använda Basewares tillsvidare avgiftsfria e-faktureringstjänst (Supplier Portal) som staten tillhandahåller för att sammanställa och sända en e-faktura. Ni får anvisningar om hur ni loggar in i Baseware Portal och hur ni använder den på adressen xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx/xx/xxxxxxxx/xxxxxxxx-xxx-xxx-xxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxxx-0/xxxxxxxx-xxx-xxxxxxxxxxxxxxxxxx/xxxxxx-xx-xxxxxxx-xxxx-xxxxxx/#xxx-xx-xxxxxxxxxx-xxxxxx. Vid frågor gällande användning får ni hjälp av Basewares telefonsupport.

Fakturabilagor

Vi tar också emot elektroniska bilagor till nätfakturorna. Bilagorna ska helst sändas i pdf-format.

Vi returnerar obetalda pappers- och e-postfakturor

Vi tar inte emot fakturor som har sänts per e-post eller pappersfakturor, eftersom dessa inte är nätfakturor (Lag 241/2019).

Felaktiga och bristfälliga fakturor samt pappersfakturor returneras. Bokföringsenheten ansvarar inte för kostnader som orsakats av att betalningen av fakturan fördröjs i fall där fakturan varit bristfällig eller leverantören på annat sätt har handlat i strid med avtalen.

Samlingsfaktura

Traditionellt är en samlingsfaktura en faktura med vilken flera avtal eller beställningar debiteras på fakturaraderna. En sådan faktura lämpar sig inte för fakturering enligt Europanormen, eftersom det på en faktura enligt Europanormen inte är möjligt att per fakturarad ange numret på varje order eller avtal (uppgift på radnivå).

Med en faktura enligt Europanormen kan flera leveranser faktureras, om leveranserna i fråga har beställts med samma inköpsordernummer eller avtalsnummer per faktura (uppgift på rubriknivå). Om fakturan inte har ett avtals- eller ordernummer på rubriknivå ska alla olika beställningar faktureras med en egen separat faktura.

Mer information om frågor angående fakturornas innehåll ges på ämbetsverket

”Namn”

”telefon”

”e-postadress”

Med vänlig hälsning

”Namn”

”Position”