Avtal avseende ekonomisk administrativ fastighetsförvaltning

Avtal avseende ekonomisk administrativ fastighetsförvaltning

1. Parter

Beställare: Xxxxx Xxxxxx, xxx.xx: 716422-2148 ("Föreningen")

Entreprenör: SBC Sveriges BostadsrättsCentrum AB (publ), xxx.xx: 556576-7299 ("SBC")

Mellan Föreningen och SBC har följande kontrakt upprättats:

2. Uppdrag

SBC åtar sig ekonomisk administrativ förvaltning av Föreningen i överensstämmelse med:

1. Detta Kontrakt

2. SBCs Allmänna villkor, bilaga 1

3. Beskrivning av administrativa arbetsuppgifter, bilaga 2

4. Kravhantering obetalda avgifter och hyror, bilaga 3

5. Hanteringen av mätdata från individuell mätning, (om det ingår i avtalet) bilaga 4

6. ABFF 04 - Allmänna bestämmelser för entreprenader inom fastighetsförvaltning och AFF definitioner 04 (bifogas ej)

Detta Kontrakt tillsammans med handlingarna under punkterna 2-4 ovan benämns i det följande "Förvaltningsavtalet". Förekommer eventuella motstridigheter mellan de handlingar som utgör Förvaltningsavtalet, skall handlingarna ha tolkningsföreträde enligt ovanstående nummerordning.

3. Organisation

Föreningens ombud är: Xxxxx Xxxxxxxxxxx SBCs ombud är: Xxxxx Xxxxxx

4. Tid

Kontraktstid: 2017-01-01 - 2019-12-31

Uppsägningstid och förlängning: Skriftlig uppsägning sex månader före kontraktstidens utgång. Skriftlighetskravet är uppfyllt med brev, fax eller e-post. Sägs inte Förvaltningsavtalet upp förlängs det med ett år i taget med uppsägningstid enligt ovan.

5. Uppdragets omfattning

Uppdraget omfattar enligt uppgift från Föreningen följande antal objekt:

Bostadslägenheter:	19
Lokaler:	1
Förråd:	12
Telemast:	0
Reklamplats:	0
Garage:	0
P-platser:	0

För det fall förutsättningarna för förvaltningsuppdraget ändras förbehåller sig SBC rätten att ändra överenskommen kontraktssumma efter att Föreningen skriftligen har informerats om detta.

6. Arvode

Kontraktssumman är 28 600 kr/år exklusive moms.

Kontraktssumman inklusive moms betalas kvartalsvis i förskott utan attest mot faktura genom belastning av Föreningens klientmedelskonto hos SBC.

Vid nyuppläggning av lägenhetsförteckning betalar Föreningen en avgift om 100 kronor per objekt. Ersättning för beställt tilläggsarbete betalas efter SBCs fakturering eller enligt av kunden attesterad beställningssedel.

På samtliga angivna priser tillkommer moms.

7. Index

Kontraktssumman indexuppräknas enligt bilaga 1, Allmänna villkor. Parterna har kommit överens om följande bastal (basindex) och basmånad för indexuppräkning:

Basår: 2017

Basmånad: 01

8. Övrigt

Detta Förvaltningsavtal har upprättats i två likalydande exemplar varav parterna tagit var sitt.

Uppsala den den 15 december 2016

SBC Sveriges BostadsrättsCentrum AB (publ)

Xxxxx Xxxxxx

Ort, datum:                      

Nedre Hörnet

Namnförtydligande: Namnförtydligande:

Bilaga 1 - Allmänna villkor - till Kontrakt ekonomisk administrativ fastighetsförvaltning ("Förvaltningsavtalet"). Gäller from 2016-07-15.

1. Indexering

Årsarvode ska uppräknas med hänsyn till förändringarna i Statistiska Centralbyråns entreprenadindex E84, tjänstemannalöner litt 4011.

Basår och basmånad är angivet i Kontraktet.

Ändras index, i förhållande till bastalet, för första månaden i något av påföljande kalenderkvartal, ska arvodet höjas i motsvarande mån. Arvodesuppräkning sker alltid från det kalenderkvartal som följer efter det kalenderkvartal som föranlett uppräkning. Det vid varje tillfälle uppräknade arvodet utgör alltid minimiarvode intill tidpunkten för nästa indexuppräkning.

För det fall SBC finner att tillämpat index inte längre reflekterar en rimlig och korrekt prisutveckling för tjänsterna under detta Förvaltningsavtal, har SBC rätt att byta index. Sådan ändring ska ha effekt från den dag och utgå från den basmånad som beslutas av SBC; sådan tid och sådan basmånad får dock inte infalla innan kunden skriftligen informerats om ändringen.

2. Klientmedelshantering

SBC innehar ett centralkonto i bank. Centralkontot består av ett huvudkonto samt därutöver underkonton. Kund med ekonomisk förvaltning hos SBC har ett eget underkonto i SBCs centralkontosystem i bank för hantering av in- och utbetalningar. Underkontot benämns av SBC "transaktionskonto" (nedan kallat "Transaktionskontot"). Till kontot finns ett bankgirokonto som är registrerat på kunden. Medel som överförs från bankgirokontot till Transaktionsskontot kan endast disponeras av SBC för betalningar åt kunden.

Kund som har ett överskott av likvida medel har möjlighet att placera överskottet på ett underkonto i SBCs centralkontosystem under en bestämd tid, till en i förväg överenskommen räntesats. Detta underkonto benämns av SBC "placeringskonto" (nedan kallat "Placeringskontot").

Klientmedelsförvaltningen är skild från SBCs övriga redovisning i enlighet med lagen (1944:181) om redovisningsmedel, vilket innebär att medlen på Transaktions och Placeringskonton är skilda från SBCs tillgångar och utgör alltid kunds egendom. Saldon på Transaktions- och Placeringskontot utgör en fordran mot SBC och benämns SBC klientmedel i kunds årsredovisning.

Villkoren för Transaktionskontot (inkluderande vid var tid gällande räntenivå) beslutas och utformas från tid till annan ensidigt av SBC i egenskap av huvudkontoinnehavare. Villkoren tillhandahålls på kundportalen "Vår Brf". Alla transaktioner som SBC äger utföra för kunds räkning bokförs på kunds transaktionskonto.

Kund ska tillse att det på transaktionskontot alltid finns tillräckligt med medel för att betala kunds fakturor. Kredit på Transaktionskontot medges ej. För det fall underskott uppstår har SBC rätt att ta ut en administrativ avgift enligt vid var tid gällande prislista. SBC belastar kund för löpande bankavgifter

som uttas vid de tidpunkter de förfaller till betalning enligt faktura från bank. Information om Transaktionskontot (saldo och transaktioner) tillhandahålls på kundportalen "Vår Brf".

Efter särskild överenskommelse mellan SBC och kund kan SBC erbjuda kund att placera medel på Placeringskontot eller annat vid var tid gällande placeringsalternativ. Villkoren för placeringsalternativen (inkluderande vid var tid gällande räntenivå) beslutas och utformas från tid till annan ensidigt av SBC i egenskap av huvudkontoinnehavare. Villkoren tillhandahålls på kundportalen "Vår Brf". Ändrade villkor för vid var tid gällande placeringsalternativ får ej tillämpas förrän de publicerats på kundportalen eller på annat sätt förmedlats till kund.

Transaktions- och Placeringskontot med tillhörande bankgiro är bundet till Förvaltningsavtalets giltighetstid och kan inte övertas av kunden efter förvaltningens upphörande.

I SBCs uppdrag ingår endast hantering av in- och utbetalningar till och från Transaktionskontot och i förekommande fall Placeringskontot. Bokföring av kunds transaktioner på konton vid sidan av Transaktions- och Placeringskontot sker endast efter att kund har försett SBC med nödvändigt och korrekt underlag.

SBC har rätt att företräda kunden i förhållande till banken vid utbetalningar via bankgiroavi, enligt skattefullmakt och vid adressändring.

Den samlade volymen av samtliga kunders underkonton ger SBC möjlighet att erhålla en högre avkastning än vad som är möjligt vid lägre volymer. Det ger SBC möjlighet att ge kund en ränta enligt avtalade villkor. All avkastning hänförlig till eller till följd av SBCs klientmedelshantering (inkluderande men inte begränsat till eventuell avkastning från Transaktions- och Placeringskontot) som kan uppstå utöver den som ovan är beskriven tillkommer SBC.

3. Pålagor på grund av myndighetsbeslut

Kunden förbinder sig att betala de kostnader som SBC kan komma att åsamkas i anledning av förvaltningen genom lag eller myndighetsbeslut såsom tillkommande skatter och/eller andra pålagor.

4. Förutsättningar för uppdragets genomförande

Genom att ingå Förvaltningsavtalet med SBC lämnar kund fullmakt till SBCs ombud i vilken denne äger rätt att utse annan fullmaktstagare i sitt ställe avseende förvaltningen enligt detta Förvaltningsavtal.

Vid förvaltningsstart ansvarar kunden för att samtliga handlingar avseende lägenhetsförteckning tillställs SBC i gott och avstämt skick. Xxxxxx ansvarar också för att alla handlingar före detta Förvaltningsavtals ikraftträdande är korrekt noterade och bekräftade till panthavaren. Vid förvaltningsstart ska även bokföringen lämnas till SBC i gott och avstämt skick.

Kunden ska till SBC fortlöpande i god tid lämna alla uppgifter och handlingar, som erfordras för att SBC ska kunna fullgöra uppdraget. Om så inte sker har SBC rätt att ta ut en administrativ avgift enligt vid var tid gällande prislista. För det fall banken begär det har SBC rätt att lämna kopior på uppgifter och handlingar samt undertecknade villkor för att banken ska kunna kontrollera giltigheten av Förvaltningsavtalet och behörigheten i förhållande till kund.

Kunden ansvarar ensam för att till SBC ingivna fakturor för betalning är korrekt adresserade och attesterade och att attestberättigade styrelseledamöter fortlöpande har behörighet att företräda kunden. Kunden ska utse ombud som med bindande verkan lämnar SBC besked och direktiv avseende förvaltningen. Medlemmar och hyresgäster ska informeras om de kontaktvägar som gäller.

Kunden förbinder sig att inte vidta åtgärd, som enligt detta Förvaltningsavtal ankommer på SBC utan att samråda med SBC och omedelbart meddela SBC om beslut eller åtgärd vidtas som kan påverka förvaltningsuppdraget.

SBC ska teckna och upprätthålla försäkring mot förmögenhetsbrott avseende kundens medel på konto.

5. Force Majeure

SBC friskrivs från ansvar om hinder uppkommer att fullgöra sina åtaganden enligt detta Förvaltningsavtal på grund av krigshändelse, terrorism, lagbud, myndighets beslut eller åtgärd, allmän brist på varor, strejk, blockad, bojkott eller annan liknande händelse eller om fel eller skada uppkommer vid förvaltningen på grund av att kunden lämnat oriktiga eller ofullständiga uppgifter eller handlingar till SBC.

6. Personuppgiftslagen (PUL)

Behandling av personuppgifter

Genom att kunden lämnar medlemmars personuppgifter till SBC har samtliga bolag och föreningar inom SBC-koncernen rätt att behandla dessa personuppgifter för att kunna ge kunden bästa möjliga service. SBC ansvarar då för att personuppgifterna behandlas på ett korrekt och relevant sätt. Personuppgifterna registreras endast för internt bruk och kommer ej att delges tredje part.

Uppgifter som behandlas

Uppgifterna som behandlas hos SBC är uppgifter om namn, personnummer, folkbokförings- och fakturaadress, telefonnummer, e-postadress, befattning i kundens styrelse, inloggningsuppgift för kundportalen "Vår Brf" samt uppgift om behörigheter i kundportalen "Vår Brf". Personuppgifterna som kunden lämnar kan komma att kompletteras med inhämtande av offentliga uppgifter ur offentligt tillgängliga register.

Ändamål

SBC behandlar personuppgifter endast för särskilda och uttryckligt angivna ändamål. Uppgifterna behandlas för att SBC ska kunna fullfölja ingångna avtal, för administration och fakturering, för analyser i verksamheten samt i marknadsföringssyfte. Den vars personuppgifter behandlas hos SBC har alltid rätt att begära att personuppgifterna inte behandlas för direkt marknadsföring. En sådan begäran ska vara skriftlig och skickas till "Personuppgiftsansvarig" hos SBC.

7. Uppsägning och andra meddelanden

Uppsägning eller andra meddelanden ska ske genom bud, rekommenderat brev eller e-post till parternas i Kontraktet angivna eller senare genom skriftligt meddelande till motparten ändrade adresser. Uppsägning ska undertecknas av två firmatecknare i förening.

Meddelandet ska anses ha kommit den mottagande parten tillhanda:

a) Om avlämnat med xxx, vid överlämnandet;

b) Om avsänt med rekommenderat brev, två (2) dagar efter avlämnande för postbefordran;

c) Om avsänt med ej rekommenderat brev, vid avsändandet om mottagande behörigen bekräftats; eller

d) Om avsänt med e-post, vid avsändandet om mottagande behörigen bekräftats.

Adressändring ska meddelas part på sätt som föreskrivs enligt ovan.

8. Överlåtelse och pantsättning av Förvaltning

Kunds rättigheter och skyldigheter enligt Förvaltningsavtalet får ej, helt eller delvis, överlåtas eller pantsättas utan SBCs skriftliga godkännande.

SBCs rättigheter och skyldigheter enligt Förvaltningsavtalet får ej, helt eller delvis, överlåtas eller pantsättas utan att kunden skriftligen informeras. Det krävs dock inte att kunden samtycker till överlåtelsen eller pantsättningen

9. Ändring i Förvaltningsavtalet

SBC äger rätt att, utan föregående godkännande av kunden, ändra innehållet i dessa Allmänna villkor. De ändrade villkoren får dock inte träda i kraft förrän kunden skriftligen informerats om innehållet i de ändrade villkoren. Ändringar som innebär en väsentlig försämring av kundens rättigheter enligt Förvaltningsavtalet ska godkännas av kunden.

Övriga ändringar av och tillägg till Förvaltningsavtalet ska för att vara bindande vara skriftligen avfattade och undertecknade av parterna.

10. Fullständig reglering m.m.

Förvaltningsavtalet med dess bilagor utgör parternas fullständiga reglering av alla frågor som Förvaltningsavtalet berör. Alla skriftliga eller muntliga åtaganden och utfästelser som föregått Förvaltningsavtalet ersätts av innehållet i detta Förvaltningsavtal med tillhörande bilagor.

Skulle någon bestämmelse i Förvaltningsavtalet eller del därav befinnas ogiltig, ska detta inte innebära att Förvaltningsavtalet i dess helhet är ogiltigt utan ska, i den mån ogiltigheten väsentligen påverkar parts utbyte av eller prestation enligt Förvaltningsavtalet, skälig jämkning i Förvaltningsavtalet ske.

11. Avtalets upphörande

Vid en uppsägning av Förvaltningsavtalet upphör detta, om inte annat överenskommes, vid ett årsskifte. Vid Förvaltningsavtalets upphörande ska SBC slutföra arbetet med det sista räkenskapsåret inom sex månader efter det Förvaltningsavtalet upphört. Något arbete med det efterföljande räkenskapsåret görs ej. I samband med förvaltningsuppdragets upphörande utgår särskild ersättning motsvarande ett kvartalsarvode.

Oavsett vad som sägs i föregående stycke får SBC säga upp Förvaltningsavtalet med omedelbar verkan om kunden väsentligen brutit mot Förvaltningsavtalet. Härvid ska varje avtalsbrott, där rättelse trots anmaning härom inte snarast möjligt vidtagits, anses utgöra ett väsentligt avtalsbrott. SBC får även säga upp Förvaltningsavtalet med omedelbar verkan om kunden ställer in betalningar, ansöker om eller försätts i konkurs, ansöker om rekonstruktion, blir föremål för utmätning eller annars rimligen kan antas ha kommit på obestånd.

12. Anmärkning och krav mot SBC

Finns anmärkning mot SBCs redovisning eller övriga handläggning ska sådan skriftligen framställas inom två månader från avlämnad redovisning. Om så inte har skett är SBCs redovisning och övriga handläggning slutligt godkänd av kund.

Finns anmärkning mot SBCs kontohantering ska sådan skriftligen framställas inom två månader från kontohändelse för relevant transaktion. Om så inte har skett är SBCs kontohantering slutligt godkänd av kund.

Övriga krav i anledning av Förvaltningsavtalet ska framställas skriftligen till SBC snarast möjligen, dock senast ett år efter att den skada som kunden har lidit har upptäckts. SBCs skadeståndsskyldighet är begränsad till 20 % av årsarvodet.

13. Tillämplig lag

På detta Förvaltningsavtal ska svensk lag tillämpas.

14. Tvist

Tvist med anledning av detta Förvaltningsavtal eller därur uppkomna rättsförhållanden ska avgöras inför svensk allmän domstol.

Bilaga 2 | Beskrivning av administrativa arbetsuppgifter

- till Kontrakt avseende ekonomisk administrativ fastighetsförvaltning. Kontraktet anger vilka av följande avsnitt som ingår.

B = Beställare (Föreningen) L = Leverantör (SBC) Version 2016-01-01

Avsnitt A - Baspaket ekonomisk förvaltning

A ADMINISTRATIVA ARBETSUPPGIFTER

A0 | ALLMÄNT

A0.1 | Hjälpmedel mm

A0.1 Hjälpmedel

Leverantören skall på egen bekostnad tillhandahålla erforderliga hjälpmedel och förbrukningsmaterial för den egna entreprenaden där inte annat anges i denna handling.

A0.2 | Tillhandahållanden och andra övergripande frågor

A0.22 Rutiner, instruktioner

L tillhandahåller följande rutiner för de administrativa arbetsuppgifterna:

• Rutin för attestering och utanordning

• Rutin för kontering

• Rutin för hantering av likvida medel

• Rutin för avstämning

• Rutin för hantering av moms

• Rutin för sekretess

• Rutin för datasäkerhet

• Rutin för arkivhantering

• Rutin för utebliven eller försenad avgifts- och hyresbetalning

• Rutin för krav på säkerhet för medlemmars och hyresgästers avgifts och hyresinbetalning

• Rutin för andrahandsuthyrning

• Xxxxx för godkännande av ny medlem i bostadsrättsförening

• Rutin för utbetalning från inre reparationsfond

• Rutin för tilläggsdebitering

• Rutin för löne- och arvodeshantering

• Rutin för posthantering

• Rutin för bokslut och upprättande av årsredovisning

• Rutin för budgetarbete och upprättande av årsbudget

• Rutin för revisorer

• Rutin för pantbevakning

• Rutin för underrättelse av borgenär

• Rutin för hantering av kölista

• Rutin för upprättande av nya p-platsavtal

• Rutin för tillhandahållande av kreditupplysning

• Rutin för förande av lägenhetsförteckning

A1 | LÖPANDE EKONOMISK ADMINISTRATION

A1.1 | Kassa

A1.11 In- och utbetalningar

In- och utbetalningar skall göras efter attestrutin och sker via L:s klientmedelskonto. L hanterar ej kontanta medel.

A1.2 | Hyror, avgifter och kundfakturor

A1.21 Hyres- och avgiftsavier

L distribuerar avgifts- och hyresavier till B:s medlemmar och hyresgäster kvartalsvis. Detta sker antingen via post eller via E-avi. Information om senaste datum för inlämning av ändring av avgifts- och/eller hyresnivå framgår av kundportalen "Vår Brf". Vid betalning via autogiro sker avisering endast då förändringar av beloppet skett.

A1.211 Manuella tilläggsdebiteringar

L skall enligt rutin utföra manuella tilläggsdebiteringar och korrigeringar efter skriftligt uppdrag och nödvändigt underlag från B. Debiteringslista finns tillgänglig på kundportalen "Vår Brf".

A1.23 Saldo- och restlistor

L redovisar via kundportalen "Vår Brf" aktuella tillgodo- och restlistor gällande hyror och avgifter

A1.24 Påminnelseavier

L distribuerar påminnelseavier till hyresgäster och bostadsrättshavare vid förfallen betalning enligt rutin.

A1.251 Dröjsmålskostnader

L skall beräkna dröjsmålsränta och debitera dröjsmålskostnaden på nästa ordinarie avgifts- eller hyresavi. Dröjsmålsräntan tillfaller B.

A1.253 Underrättelse till borgensmän

L skall underrätta borgensmän, som gått i borgen för hyror och avgifter, då bostadsrättshavare/hyresgäst resterar med mer än en hyres-/månadsavgift.

A1.26 Tillägg

L skall debitera samtliga i hyresavtalen angivna tillägg under förutsättning att de är tillåtna för B.

A1.261 Indextillägg

L skall räkna om hyror i enlighet med indexklausuler i hyresavtal under förutsättning att de är tillåtna för B.

A1.263 Tillägg för fastighetsskatt

L skall göra erforderliga beräkningar av tillägg för fastighetsskatt i enlighet med fastighetsskatteklausul i hyresavtal under förutsättning att de är tillåtna för B.

A1.3 | Leverantörsfakturor

A1.331 Fakturaadministration

Efter föreningens attest av leverantörsfakturor via kundportalen "Vår Brf" betalas föreningens fakturor med inflytande medel.

A1.34 Kontering av leverantörsfakturor

L förkonterar och bokför leverantörsfakturor.

A1.4 | Löner och arvoden

A1.42 Arvoden till styrelsemedlemmar och funktionärer

L skall beräkna och ombesörja utbetalning av arvoden till styrelseledamöter och funktionärer efter underlag från B och enligt rutin.

A1.5 | Bokföring

A1.51 Bokföring

L skall sköta och förvara förvaltningsobjektets aktuella och löpande bokföring på sätt som gällande lag och god redovisningssed föreskriver.

A1.52 Reskontra

L skall föra reskontra avseende leverantörs-, kund- och hyresbetalningar för förvaltningsobjektet.

A1.6 | Bokföringsrapporter

A1.611 Redovisning via kundportalen "Vår Brf"

B ges möjlighet att via kundportalen "Vår Brf" löpande följa resultat- och balansräkningar samt övriga bokföringsrapporter.

A1.7 | Kontorsservice

A1.72 Utskrifter och distribution av årsredovisningar

L skall utföra utskrifter och kopiering av årsredovisningar med SBCs omslag upprättade av L för förvaltningsobjektet. Upplaga 19 stycken.

A1.73 Posthantering

L skall hantera B:s inkommande post hos L enligt fastställd rutin.

A2 | BUDGETERING, UPPFÖLJNING OCH RAPPORTERING

A2.1 | Kostnads- och intäktsbudget

A2.111 Upprättande av årsbudget

L skall upprätta förslag till årsbudget avseende intäkter och kostnader. För det första året svarar B för underlaget. L beslutar vilket datum budget senast måste vara fastställd. B kan komplettera eller ändra budgetförslag fram till det datum som är beslutat av L. Önskar B öppna fastställd budget för redigering tar L ut en administrativ avgift.

A2.3 | Bokslut och årsredovisning

A2.31 Årsredovisning

L skall upprätta årsredovisning omfattande bokslut och förvaltningsberättelse enligt fastställd rutin. L tillhandahåller mall för förvaltningsberättelse till B för ifyllande. L skall färdigställa dokumenten sedan B granskat dem och meddelat önskade ändringar.

A2.4 | Likviditet

A2.411 Likviditetsförändring

L visar likviditetsförändring för kommande års planerade verksamhet i samband med upprättande av budgetförslag.

A2.42 Likviditetsbevakning

B ansvarar för att tillräcklig likviditet finns tillgänglig på föreningens klientmedelskonto hos L. Vid underskott på kontot stoppas betalning och L tar ut en administrativ avgift.

A2.43 Placering av likvida medel

L skall placera likvida medel i enlighet med instruktion från B.

A2.6 | Revision

A2.61 Uppgifter till revisor

L skall tillhandahålla material till revisor i enlighet med L:s rutin och besvara revisorns frågor gällande redovisningen. L ger revisorn egna inloggningsuppgifter till kundportalen "Vår Brf".

A2.9 | Övriga rapporter och statistik

A2.91 Redovisning via kundportalen "Vår Brf"

B ges möjlighet att via kundportalen "Vår Brf" löpande följa rapport över avgifts- och hyresfordringar samt lägenhetsregister.

A3 | SKATTER, AVGIFTER OCH UPPGIFTER TILL MYNDIGHET

A3.1 | Skatter och arbetsgivaruppgifter

A3.12 Skatter m m för styrelsemedlemmar och funktionärer

L skall beräkna och ombesörja inbetalning av skatter och arbetsgivaravgifter för styrelsemedlemmar och andra funktionärer verksamma på förvaltningsobjektet. L skall upprätta B:s skattedeklaration och översända till B för firmateckning. Undertecknad deklaration insändes till Skatteverket av B. Kontrolluppgifter till Skatteverket skall sammanställas och distribueras årligen av L.

A3.13 Fastighetsskatt

L skall ombesörja beräkning av fastighetsskatt och inbetalning av preliminär fastighetsskatt. L skall beräkna och fyllnadsinbetala kvarskatt i enlighet med Skatteverkets fastställda tidpunkter.

A3.131 Kommunal fastighetsavgift

L skall ombesörja beräkning av kommunal fastighetsavgift och inbetalning av preliminär kommunal fastighetsavgift.

A3.14 Preliminär inkomstskatt

L skall ombesörja beräkning av inkomstskatt samt fyllnadsinbetala kvarskatt i enlighet med Skatteverkets fastställda tidpunkter.

A3.2 | Uppgifter om bostadsrättshavare

A3.22 Kontrolluppgifter

L beräknar, sammanställer och distribuerar uppgifter om överlåtelse av bostadsrätt till Skatteverket och säljare före januari månads utgång.

A3.23 Underrättelse till panthavare

L genomför de rapporteringar till panthavare i bostadsrätter som krävs enligt bostadsrättslagen och fastställd rutin.

A3.24 Medlemsförteckning

L skall hålla förteckning över bostadsrättsföreningens medlemmar aktuell i enlighet med bostadsrättslagen.

A3.25 Lägenhetsförteckning

L för aktuell lägenhetsförteckning med tillhörande meddelandeplikter och noterar panter och överlåtelser i enlighet med bostadsrättslagen. Överlåtelse- och pantsättningsavgift faktureras medlem i enlighet med föreningens stadgar och tillfaller L. I annat fall faktureras B.

A3.26 Underrättelse till borgensmän

L underrättar borgensmän vid förfallen avgift eller hyra en gång per månad i enlighet med fastställd rutin.

A3.4 | Deklarationer

A3.41 B:s allmänna självdeklaration

L skall upprätta B:s inkomstdeklaration och översända till B för firmateckning. Undertecknad deklaration insändes till Skatteverket av B.

A3.9 | Övriga uppgifter till myndigheter m fl

A3.94 Registrering av styrelse m m

Vid förändring av styrelsesammansättning tillhandahåller L blankett på kundportalen "Vår Brf" för ändringsanmälan för B:s ifyllande och insändande till Bolagsverket. L ombesörjer inbetalning till Bolagsverket efter uppmaning av B.

A4 | LÅN OCH SAMHÄLLSSTÖD

A4.1 | Befintliga lån

A4.11 Förteckning över lån

L skall fortlöpande föra förteckning över lån som belastar förvaltningsobjektet.

A4.111 Låneadministration

L betalar lån efter avstämning av underlag från bank. B överlämnar villkorsbilagor vid tecknande av nya lån. Betalas löpande med L:s klientmedel av L på förfallodag.

A4.2 | Nya lån

A4.21 Upptagande av nya lån

L skall komplettera låneförteckningen vid upptagande av nya lån.

A4.3 | Samhällssubventioner

A4.31 Bevakning av utbud av samhällssubventioner

L informerar om utbudet av samhällssubventioner för närvarande via kundportalen "Vår Brf".

A5 | HYRESGÄSTER/BOSTADSRÄTTSHAVARE

A5.13 | Löpande hyresavtal

A5.13121 Redovisning av uppsägningstider

L redovisar lokalhyresgästers uppsägningstider löpande via kundportalen "Vår Brf"

A5.17 | Förteckning över lägenheter, lokaler m m

A5.171 Förteckning över hyresobjekt

L skall hålla uppdaterad förteckning över hyreslägenheter, lokaler, garage- och parkeringsplatser samt förteckning över hyresgäster och hyror.

A5.172 Förteckning över bostadsrättslägenheter

L för aktuell lägenhetsförteckning med tillhörande meddelandeplikter och noterar panter och överlåtelser i enlighet med bostadsrättslagen. L skall på begäran av bostadsrättshavaren lämna ett utdrag ur lägenhetsförteckningen beträffande den lägenhet som bostadsrättshavaren innehar.

A5.173 Förteckning över medlemmar i bostadsrättsförening

L skall hålla förteckning över bostadsrättsföreningens medlemmar aktuell i enlighet med bostadsrättslagen.

A5.174 Lägenhetsregister

L tillhandahåller lägenhetsregister till styrelsen via kundportalen "Vår Brf".

A5.18 | Övergång av bostadsrätt

A5.181 Övergång av bostadsrätt

Vid överlåtelse av bostadsrätt skall L:

•Kontrollera avgifts- och hyresfordringar.

• Granska överlåtelsesunderlag och fångeshandlingar så att alla formkrav är uppfyllda och om så erfordras begära in kompletterande uppgifter.

•Registrera av B:s styrelse beslutat inträde och utträde av medlem.

•Upprätta kontrolluppgift.

Vid överlåtelse av bostadsrätt har L rätt att fakturera och erhålla 2,5% av gällande prisbasbelopp enligt B:s stadgar och rutin.

A5.182 Pantförskrivning

L skall registrera pantförskrivningar i B:s lägenhetsförteckning. L skall underrätta panthavare om pant- sättarens obetalda årsavgifter överstigande en (1) månad. Vid kvartalsbetalning underrättas panthavare när betalningen är med två (2) veckor förfallen. L skall till panthavare bekräfta gjorda denuntiationer. L har rätt att fakturera och erhålla 1% av gällande prisbasbelopp för varje pantnotering, enligt B:s stadgar och rutin.

A5.2 | Kontakter med hyresgäster/bostadsrättshavare

A5.22 Information

L svarar för att medlemmar och hyresgäster kan kontakta L:s kundtjänst under gällande öppettider för frågor kring avgifter, hyror samt medlemsförteckning.

A5.25 Kravhantering

L handhar inkassering av ej inbetalda årsavgifter/hyror, detta sker med automatik.

L skickar avgiftskrav i enlighet med Inkassolagen (1974:182) efter 20 dagar från förfallodagen. 40 dagar efter förfallodagen skickar L uppsägning till kontraktsinnehavaren och tar därefter kontakt med B för fortsatt handläggning.

L ombesörjer samtliga kontakter med Kronofogdemyndighet, andra myndigheter, gäldenärer samt övriga involverade personer. L svarar för handläggning, bevakning och slutredovisning av ärendet till B. Tjänsten utförs mot särskild ersättning enligt prislista (bilaga 3.1).

Vid rättsliga åtgärder såsom bl a ansökan om avhysning, betalningsföreläggande och tvångsförsäljning samt bestridande av krav, merarbete vid tvångsförsäljning, delgivning, konkurs m m betalar B ett timarvode enligt prislista. B erhåller särskild redovisning i samband med debiteringen.

En förutsättning för L:s utförande av uppdraget är att L erhåller fullständig erforderlig information av B och att B:s stadgar inte hindrar debitering av aktuella avgifter.

A6 | ARKIV, NYCKLAR OCH FÖRVALTNINGSHANDLINGAR

A6.1 | Arkiv

A6.11 Förvaring av handlingar

L tar emot handlingar erforderliga och aktuella för uppdragets genomförande och förvarar dessa under arbete med aktuellt räkenskapsår. Original av leverantörsfakturor och andra handlingar, som har skannats in, lagras i närarkiv och därefter långtidsarkiveras de i regi av L enligt gällande xxxxx och xxxxx. Övriga ej skannade handlingar returneras till B.

A6.12 Säkerhetskopiering

L säkerhetskopierar uppgifter på datamedia och förvarar kopiorna avskilda från dataenheten.

Avsnitt B - Momshantering

A3.32 Mervärdesskatt

L skall beräkna, sammanställa och redovisa moms för uthyrning av lokaler. Kvartalsvis deklaration översänds till B för firmateckning. Undertecknad deklaration insändes till Skatteverket av B.

A3.33 Mervärdesskatt

L skall beräkna, sammanställa och redovisa moms för uthyrning av parkeringsplatser till andra än medlemmar. Redovisas årligen i samband med upprättande av inkomstdeklarationen.

Avsnitt C – Hantering av anställda

A1.41 Löner till B:s personal

L skall beräkna och ombesörja utbetalning av löner och semesterlöner till personal anställd av B för arbete på fastigheten som omfattas av entreprenaden enligt rutin.

A3.11 Skatter m m för personal anställd av B

L skall beräkna och ombesörja inbetalning av skatter och arbetsgivaravgifter för personal anställd av B för arbete på förvaltningsobjektet. Kontrolluppgifter till Skatteverket skall sammanställas och distribueras årligen

A3.3212 Uttagsbeskattning

L skall beräkna, sammanställa och redovisa uttagsskatt för av B anställd personal.

A3.91 Uppgifter om personal

L skall lämna underlag för obligatoriska statistikuppgifter till arbetsgivarorganisation, FORA, RFV, SCB m fl för personal anställd av B på förvaltningsobjektet.

Avsnitt D – Köhantering p-platser och garage

A5.115 Kölistor m m

L skall ta emot och registrera anmälningar till kölistor för parkeringsplatser, garageplatser och förråd. L skall avisera aktuella sökande i kölistan då vakanser uppstår i enlighet med överenskommen rutin.

Avsnitt E – Individuell mätning

A1.2621 Hantering av mätdata från individuell mätning

Tjänsten innebär att E kvartalsvis erhåller mätdata från ansvarig leverantör av det system för individuell mätning som B har installerat. Mätdata som skickas in elektroniskt till E bildar underlag för utdebitering till bostadsrättsinnehavare och hyresgäster. Debiteringen av tre månaders faktisk förbrukning sker på avgifts/hyresavin första månaden i nästkommande ordinarie kvartalsavisering. Villkor för tjänsten regleras enligt särskild bilaga (Bilaga 3.2). Debitering av mätdata från individuell mätning av: El, Vatten, Kyla och Värme.

Avsnitt F – Kontraktsskrivning p-platser och garage

A5.12 Nya hyresavtal

L skall upprätta nya hyresavtal till nya hyresgäster på parkeringsplatser, garageplatser och förråd mot särskild ersättning. I enlighet med överenskommen rutin.

Avsnitt G – Oäkta bostadsföretag

A2.311 Komplettering av årsredovisning för oäkta bostadsföretag

L upprättar årsredovisning enligt regler gällande för oäkta bostadsföretag.

A2.312 Periodiseringsfond

L gör erforderliga beräkningar för periodiseringsfond inklusive ränteberäkning gällande för oäkta bostadsföretag.

A3.141 Inkomstskatt för oäkta bostadsföretag

L skall ombesörja beräkning av inkomstskatt enligt Skatteverkets regler för oäkta bostadsföretag. L administrerar fyllnadsinbetalning vid eventuell kvarskatt i enlighet med Skatteverkets fastställda tidpunkter.

A3.142 Inkomstdeklaration för oäkta bostadsföretag

L upprättar inkomstdeklaration efter regler som gäller för oäkta bostadsföretag.

A3.21 Förmånsvärde för oäkta bostadsföretag

L beräknar medlemmarnas förmånsvärde enligt gällande regler för medlemmar i oäkta bostadsföretag.

A3.221 Kontrolluppgifter för oäkta bostadsföretag

L beräknar, sammanställer och distribuerar uppgifter om förmånsvärde och överlåtelse av bostadsrätt till Skatteverket och säljare före januari månads utgång.

Avsnitt H - Flerårsbudget

A2.121 Upprättande av flerårsbudget

L skall mot tillägg upprätta flerårsbudget avseende intäkter och kostnader.

Avsnitt J - Likviditetsbudget

A2.41 Likviditetsbudget

L upprättar likviditetsbudget i enlighet med rutin mot tillägg.

Avsnitt K - Låneförhandling

A4.13 Förhandling om befintliga lån

L skall ombesörja den administration, inklusive offertarbete, som erfordras då tidigare lån skall omförhandlas. E tillhandahåller B beslutsunderlag.

A4.23 Förhandlingar om nya lån

L skall ombesörja den administration, inklusive offertarbete, som erfordras då nya lån skall upptas. L tillhandahåller B beslutsunderlag.

Avsnitt L - Sammanträden

A9.12 Sammanträden i bostadsrättsföreningar

L deltar vid föreningens styrelsemöte. Deltagandet förläggs i så nära anslutning till ordinarie arbetstid som möjligt. B kallar L i god tid. Faktureras per tillfälle enligt var tids gällande prislista.

Avsnitt M – Våningsregister och namnskyltar

A5.221 Våningsregister och namnskyltar på dörrar

L skall lämna uppgift om ändringar av uppgifter på våningsregister och lägenhetsdörrar till fastighetsskötaren så att ändringar av dessa kan göras i direkt anslutning till in- och utflyttningar. Debiteras vid varje tillfälle enligt prislista.

Avsnitt N – Inre fond

A5.31 Skötsel av fonder för inre underhåll

L skall föra fondregister samt efter godkännande av B ta emot bostadsrättshavares begäran om uttag ur inre fond enligt upprättad rutin och göra utbetalningar till bostadsrättshavaren.

Avsnitt O – Periodiserad rapport

A1.612 Periodiserad rapport

L skall mot tillägg lämna periodiserad rapport till B fyra gånger per år i form av resultat- och balansräkning.

Avsnitt P - Delårsrapport

A1.613 Delårsrapport

L skall mot tillägg lämna kommenterad periodiserad delårsrapport till B en gång per år i form av resultat- och balansräkning.

Avsnitt Q - Differentierade kapitaltillskott

A1.21 Hyres- och avgiftsavier – komplettering

L distribuerar avgifts- och hyresavier till B:s medlemmar och hyresgäster kvartalsvis med en avgift för driftskostnader och en för kapitalkostnader.

A2.111 Kostnads- och intäktsbudget - komplettering

L skall upprätta förslag till årsbudget uppdelat på driftskostnader och kapitalkostnader. För det första året svarar B för underlaget.

A2.31 Årsredovisning - komplettering

L skall upprätta bilaga till årsredovisning omfattande resultaträkning för driftskostnader samt resultaträkning för kapitalkostnader. Under rubriken Föreningens ekonomi skrivs en förklarande text.

A3.25 Lägenhetsförteckning – komplettering

L kompletterar lägenhetsförteckningen med en andelstalsserie för kapital. L för en mall med aktuell andelstalsserie för kapital där årets amorteringar fördelas.

Bilaga 3 – Kravhantering av obetalda avgifter och hyror i enlighet med Inkassolagen (1974:182) – till Kontrakt avseende ekonomisk administrativ fastighetsförvaltning

SBC handhar enligt kontrakt avseende ekonomisk administrativ förvaltning inkassering av obetalda avgifter/hyror. Inkassokrav skickas på skulder överskridande 425 kr inkl. moms och uppsägningar på skulder över 3 500 kr inkl. moms. Inkassokostnad (180 kr) och dröjsmålsränta som betalas av gäldenären tillfaller SBC. Moms enligt lag tillkommer på alla arvoden och kostnader som betalas av föreningen.

Betalas av föreningen

Kravhantering
Avgiftskrav	340 kr
Uppsägning	2 800 kr
Rättsliga åtgärder
Betalningsföreläggande	Juristtaxa/timme
Handräckning/Avhysning	Juristtaxa/timme
Ansökan om tvångsförsäljning	Juristtaxa/timme
Tilläggstjänster
Upprättande av betalningsplan	Juristtaxa/timme
Långtidsbevakning	Juristtaxa/timme

Övriga utlägg och kostnader

När SBC erhåller utlägg/kostnader debiterar SBC föreningen. Föreningen erhåller sedan betalning från gäldenär för utlägg/kostnader och lagstadgade arvoden vid frivillig betalning eller via utmätning. Skulle ett ärende återkallas på uppdrag av föreningen, någon frivillig betalning ej ske eller utmätning visa sig vara resultatlös, får föreningen stå för kostnaden. Gäldenären kvarstår dock som betalningsskyldig.

Ansökningsavgift	300 kr
Ansökningsavgift (tingsrätt)	2800 kr (tvistemål) 900 kr (förenklat tvistemål)
Ansökningsavgift tvångsförsäljning	600 kr
Tillgångsundersökning	600 kr
Värdering inför tvångsförsäljning	faktisk kostnad
Övriga utlägg beroende på åtgärd av KFM	faktisk kostnad
Utlägg registreringsbevis, rekommenderat brev, mm	faktisk kostnad
Partsdelgivning genom anlita delgivningsman	faktisk kostnad

Denna prislista gäller från och med 2015-05-15. SBC förbehåller sig rätten att ändra prislistan.

Bilaga 4 – Villkor för hantering av mätdata från individuell mätning - till Kontrakt avseende ekonomisk administrativ fastighetsförvaltning

1. Bakgrund och syfte

Detta dokument beskriver de villkor som gäller mellan SBC och Föreningen för hantering av mätdata från individuell mätning av el och/eller vatten. Villkoren tydliggör förutsättningarna för att SBC ska kunna hantera inkommande data från olika leverantörers mätsystem för att sedan kunna inkludera detta på Föreningens avisering av månadsavgifter/hyror.

2. Villkor för tjänsten

1. Tjänsten förutsätter att Föreningen har ett giltigt avtal med SBC avseende ekonomisk förvaltning. Tjänsten förutsätter dessutom att Föreningen har installerat ett system som möjliggör individuell mätning av el och/eller vatten.

2. Föreningens leverantör av mätdata ska ha ett gällande samarbetsavtal med SBC för att SBC ska kunna erbjuda Tjänsten till Föreningen.

3. För det fall Föreningens förvaltningsavtal med SBC sägs upp och aviseringen därmed upphör ansvarar Föreningen för att informera mätdataleverantören om detta.

4. Enligt särskilt avtal mellan SBC och mätdataleverantören ansvarar leverantören för att de filer som skickas till SBC är korrekta och utformade enligt gällande filspecifikation för att systemet ska acceptera dessa.

• SBC tar gentemot Föreningen inget ansvar för innehållet i filerna då det åligger leverantören att ge korrekta underlag.

• Rutiner för felhantering i samband med fel i filerna som inte kan läsas in till SBCs system återfinns nedan i ett separat avsnitt i detta dokument.

5. SBC har rätt att lagra mottagen mätdata i en egen databas för möjlighet till jämförelse av förbrukning mellan olika typer av kunder. Lagring av data fortgår även efter avslut av Tjänsten.

6. SBC erhåller enligt särskilt avtal med mätdataleverantören en fil per objekt, kvartal och typ av förbrukningsslag (t.ex. en fil för el och en fil för vatten). Filen innehåller aktuell förbrukning och ett totalpris.

• Föreningen ansvarar för att mätdataleverantören erhåller uppgifter om aktuell prissättning per förbrukningsslag. SBC gör ingen uträkning av totaldebitering baserat på förbrukning och pris.

• Filen innehåller objektsnummer, och alltså ej mätpunkter. Leverantören ansvarar för översättningen av mätutrustningens ID till kundens objektnummer hos SBC.

7. Hela kostnaden för förbrukningen per objekt aviseras den första månaden i närmast efterföljande kvartalsavisering.

• Inga objekt kan ha längre debiteringsintervall än ett kvartal.

• Vid avisering av tidsperiod för Föreningen då den ej varit i ekonomisk förvaltning hos SBC, tas ej hänsyn till eventuella överlåtelser av lägenheter under samma tidsperiod.

3. Villkor vid fel på datafil och/eller om fil ej kan läsas in till SBCs system

Ansvar

SBC ansvarar ej för innehållet i de filer som skickas från leverantören till SBC. Föreningen har ej rätt att kräva ersättning från SBC på grund av felaktigt levererat underlag.

Hantering

1. SBC återkopplar med e-post till Föreningen och dess leverantör av mätdatafilen med vad som är fel och behöver rättas till för att filen ska kunna läsas in i SBCs system.

2. Föreningens leverantör ombesörjer rättning av fel och återsänder filen till SBC.