KS § 80 KS/2020:247-019
KS § 80 KS/2020:247-019
Konkurrensutsatt byggande av äldreboende
Beslut
Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att
1. i enlighet med socialnämndens beslut upphandla en omsorgsoperatör för det nya äldreboendet i Södra stadsskogen.
Yrkanden
Xxxxx Xxxxx (C), Xxxxxx Xxxxxxxxx (M) yrkar bifall till liggande förslag.
Beslutsgång
Ordföranden finner att det endast finns ett förslag till beslut och att detta blir kommunstyrelsens beslut.
Beskrivning av ärendet
Fler platser i särskilt boende för äldre (SÄBO) behöver tillskapas i Strängnäs kommun. Dels behöver befintliga boendet Thomasgården ersättas och dels behövs fler nya platser i framtiden.
2017-02-28 fattade socialnämnden beslutet att förvaltningen skulle utreda byggnation av ett nytt SÄBO med förslag på placering, inriktning och antal platser. Detta ledde fram till att samhällsbyggnadskontoret avsatte en tomt för ett SÄBO i detaljplanen för Södra stadsskogen.
Bakgrunden till uppdraget om konkurrensutsatt byggande är beslutet som socialnämnden fattade vid sitt möte den 12 december 2017 om att ge förvaltningen i uppdrag att utreda SÄBO genom konkurrensutsatt byggande i ärendet Långsiktig ekonomisk planering, 2017-11-29 (KS/2016:649).
I samband med utredning om konkurrensutsatt byggande gavs förvaltningen i uppdrag, under ett möte om långsiktig ekonomisk plan för SÄBO 2018-11-06, att undersöka förutsättningar för kombinationen av olika verksamheter i samma byggnad och hålla ihop en utredning som ska rekommendera hur ett SÄBO skulle kunna upphandlas.
Uppdraget kompletterades under våren 2019 med att undersökningen också skulle innehålla alternativet upphandling av drift av ett SÄBO (det vill säga alternativet att kommunen köper platser av en extern utförare som uppför boendet samt driver omsorgen). Den externa utföraren skulle kunna vara privat eller idéburen.
Justerandes sign
Utdragsbestyrkande
Byggandet, ägandet och driften av SÄBO:t i Södra stadsskogen är en viktig kugge i kommunens framtida ekonomi, likväl som det är en viktig kugge i kommunens service för invånarna. Målet med utredningen om konkurrensutsatt byggande är att ta fram underlag till inriktningsbeslut om det nya SÄBO:t ska byggas i
Strängnäs Fastighets AB:s (SFAB:s) regi eller upphandlas och i så fall på vilket sätt.
Projektgruppen identifierade tre huvudvarianter för upphandling av nytt SÄBO:
- Alternativ 1 – ”Vanliga modellen” (SFAB bygger och kommunen sköter omsorgen i egen regi)
- Alternativ 2 – Upphandla ett hyresavtal (en extern part bygger, äger och hyr ut till kommunen som sköter omsorgen i egen regi)
- Alternativ 3 – Upphandla en omsorgsoperatör
Förstudiegruppen rekommenderar att upphandla det nya SÄBO:t i Södra stadsskogen enligt alternativ 3 (omsorgsoperatör). Kommunen behöver hitta olika sätt att minska sina investeringar på i framtiden. Avseende SÄBO:n så finns det en marknad av omsorgsoperatörer som kan bygga och driva boenden åt kommunen. För de flesta andra verksamhetslokaler (skolor, förskolor, scener osv) finns inte den möjligheten. En upphandling av en omsorgsoperatör skulle också kunna ge tillfälle att jämföra kvalitet och resultat med omsorgen hos alla kommunens boenden.
I andra hand rekommenderas alternativ 1 (vanliga modellen) som är en beprövad modell som ger minskade kostnader för lokalerna över tid samt möjlighet till synergier med andra verksamheters lokaler.
Ekonomiska konsekvenser för kommunen
Vid upphandling av omsorg, alternativ 3, fokuserar kommunens kravställning i upphandlingen på krav avseende omsorgens genomförande, bemanning osv. Den anbudsgivare som vinner upphandlingen bygger och äger fastigheten och ansvarar därmed för underhåll, fastighetsdrift samt även för äldreomsorgen.
Justerandes sign
Utdragsbestyrkande
Kommunen hyr hela boendet och betalar per vårddygn. Hyresavtalet är på minst 15 år.
Barnperspektivet
Under utredningen har barnperspektivet beaktats. I inledningsskedet utreddes om en förskola skulle kunna samlokaliseras med äldreboendet. Projektgruppen kom fram till att det inte var lämpligt i detta fall.
Övriga konsekvenser
Oavsett alternativ måste kommunen ha en tydlig projektorganisation för genomförandet. Efter genomförd upphandling krävs en organisation för uppföljning av omsorgsoperatören som inte finns inom kommunens verksamheter idag.
Uppföljning
Efter genomförd kravställningsprocess kommer ett beslutsunderlag presenteras för socialnämnden för godkännande.
Beslutsunderlag
Ordförandeförslag, Konkurrensutsatt byggande av äldreboende, 2020-04-07 Rapport Utredning om konkurrensutsatt byggande 2020-01-24 SN/2020:55- 700.
Bilaga Processbeskrivning av konkurrensutsatt byggande. SN/2020:55-700 Protokollsutdrag SN § 41, 2020-03-24, Konkurrensutsatt byggande av äldreboende. SN/2020 § 41
Justerandes sign
Utdragsbestyrkande
Beslutet skickas till Kommunfullmäktige Socialnämnden
ORDFÖRANDEFÖRSLAG
Dnr KS/2020:247-019
2020-04-07
1/3
Konkurrensutsatt byggande av äldreboende
Förslag till beslut
Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att
1. i enlighet med socialnämndens beslut upphandla en omsorgsoperatör för det nya äldreboendet i Södra stadsskogen.
Beskrivning av ärendet
Fler platser i särskilt boende för äldre (SÄBO) behöver tillskapas i Strängnäs kommun. Dels behöver befintliga boendet Thomasgården ersättas och dels behövs fler nya platser i framtiden.
2017-02-28 fattade socialnämnden beslutet att förvaltningen skulle utreda byggnation av ett nytt SÄBO med förslag på placering, inriktning och antal platser. Detta ledde fram till att samhällsbyggnadskontoret avsatte en tomt för ett SÄBO i detaljplanen för Södra stadsskogen.
Bakgrunden till uppdraget om konkurrensutsatt byggande är beslutet som socialnämnden fattade vid sitt möte den 12 december 2017 om att ge förvaltningen i uppdrag att utreda SÄBO genom konkurrensutsatt byggande i ärendet Långsiktig ekonomisk planering, 2017-11-29 (KS/2016:649).
I samband med utredning om konkurrensutsatt byggande gavs förvaltningen i uppdrag, under ett möte om långsiktig ekonomisk plan för SÄBO 2018-11-06, att undersöka förutsättningar för kombinationen av olika verksamheter i samma byggnad och hålla ihop en utredning som ska rekommendera hur ett SÄBO skulle kunna upphandlas.
Uppdraget kompletterades under våren 2019 med att undersökningen också skulle innehålla alternativet upphandling av drift av ett SÄBO (det vill säga alternativet att kommunen köper platser av en extern utförare som uppför boendet samt driver omsorgen). Den externa utföraren skulle kunna vara privat eller idéburen.
Byggandet, ägandet och driften av SÄBO:t i Södra stadsskogen är en viktig kugge i kommunens framtida ekonomi, likväl som det är en viktig kugge i kommunens service för invånarna. Målet med utredningen om konkurrensutsatt byggande är att ta fram underlag till inriktningsbeslut om det nya SÄBO:t ska byggas i Strängnäs Fastighets AB:s (SFAB:s) regi eller upphandlas och i så fall på vilket sätt.
Projektgruppen identifierade tre huvudvarianter för upphandling av nytt SÄBO:
- Alternativ 1 – ”Vanliga modellen” (SFAB bygger och kommunen sköter omsorgen i egen regi)
- Alternativ 2 – Upphandla ett hyresavtal (en extern part bygger, äger och hyr ut till kommunen som sköter omsorgen i egen regi)
- Alternativ 3 – Upphandla en omsorgsoperatör
Förstudiegruppen rekommenderar att upphandla det nya SÄBO:t i Södra stadsskogen enligt alternativ 3 (omsorgsoperatör). Kommunen behöver hitta olika sätt att minska sina investeringar på i framtiden. Avseende SÄBO:n så finns det en marknad av omsorgsoperatörer som kan bygga och driva boenden åt kommunen. För de flesta andra verksamhetslokaler (skolor, förskolor, scener osv) finns inte den möjligheten. En upphandling av en omsorgsoperatör skulle också kunna ge tillfälle att jämföra kvalitet och resultat med omsorgen hos alla kommunens boenden.
I andra hand rekommenderas alternativ 1 (vanliga modellen) som är en beprövad modell som ger minskade kostnader för lokalerna över tid samt möjlighet till synergier med andra verksamheters lokaler.
Ekonomiska konsekvenser för kommunen
Vid upphandling av omsorg, alternativ 3, fokuserar kommunens kravställning i upphandlingen på krav avseende omsorgens genomförande, bemanning osv. Den anbudsgivare som vinner upphandlingen bygger och äger fastigheten och ansvarar därmed för underhåll, fastighetsdrift samt även för äldreomsorgen.
Kommunen hyr hela boendet och betalar per vårddygn. Hyresavtalet är på minst 15 år.
Barnperspektivet
Under utredningen har barnperspektivet beaktats. I inledningsskedet utreddes om en förskola skulle kunna samlokaliseras med äldreboendet. Projektgruppen kom fram till att det inte var lämpligt i detta fall.
Övriga konsekvenser
Oavsett alternativ måste kommunen ha en tydlig projektorganisation för genomförandet. Efter genomförd upphandling krävs en organisation för uppföljning av omsorgsoperatören som inte finns inom kommunens verksamheter idag.
Uppföljning
Efter genomförd kravställningsprocess kommer ett beslutsunderlag presenteras för socialnämnden för godkännande.
Beslutsunderlag
Rapport Utredning om konkurrensutsatt byggande 2020-01-24 SN/2020:55- 700.
Bilaga Processbeskrivning av konkurrensutsatt byggande. SN/2020:55-700 Protokollsutdrag SN § 41, 2020-03-24, Konkurrensutsatt byggande av äldreboende. SN/2020 § 41
Beslutet skickas till Kommunfullmäktige Socialnämnden
Xxxxx Xxxxxxxx (M) Ordförande
SN/2020 § 41 SN/2020:55 - 700
Utredning av konkurrensutsatt byggande Beslut
Socialnämnden beslutar att
1. i enlighet med förstudiegruppens förslag upphandla en omsorgsoperatör för det nya äldreboendet i Södra stadsskogen
Beslutsgång
Ordföranden finner att det bara finns ett förslag till beslut och att detta blir nämndens beslut.
Beskrivning av ärendet
Fler platser i särskilt boende för äldre (SÄBO) behöver tillskapas i Strängnäs kommun. Dels behöver befintliga boendet Thomasgården ersättas och dels behövs fler nya platser i framtiden.
2017-02-28 fattade socialnämnden beslutet att förvaltningen skulle utreda byggnation av ett nytt SÄBO med förslag på placering, inriktning och antal platser. Detta ledde fram till att samhällsbyggnadskontoret avsatte en tomt för ett SÄBO i detaljplanen för Södra stadsskogen.
Bakgrunden till uppdraget om konkurrensutsatt byggande är beslutet som socialnämnden fattade vid sitt möte den 12 december 2017 om att ge förvaltningen i uppdrag att utreda SÄBO genom konkurrensutsatt byggande i ärendet Långsiktig ekonomisk planering, 2017-11-29 (KS/2016:649).
I samband med utredning om konkurrensutsatt byggande gavs förvaltningen i uppdrag, under ett möte om långsiktig ekonomisk plan för SÄBO 2018-11-06, att undersöka förutsättningar för kombinationen av olika verksamheter i samma byggnad och hålla ihop en utredning som ska rekommendera hur ett SÄBO skulle kunna upphandlas.
Uppdraget kompletterades under våren 2019 med att undersökningen också skulle innehålla alternativet upphandling av drift av ett SÄBO (det vill säga alternativet att kommunen köper platser av en extern utförare som uppför boendet samt driver omsorgen). Den externa utföraren skulle kunna vara privat eller idéburen.
Justerandes sign
Utdragsbestyrkande
Byggandet, ägandet och driften av SÄBO:t i Södra stadsskogen är en viktig kugge i kommunens framtida ekonomi, likväl som det är en viktig kugge i kommunens service för invånarna. Målet med utredningen om konkurrensutsatt byggande är att ta fram underlag till inriktningsbeslut om det nya SÄBO:t ska byggas i
Strängnäs Fastighets AB:s (SFAB:s) regi eller upphandlas och i så fall på vilket sätt.
Projektgruppen identifierade tre huvudvarianter för upphandling av nytt SÄBO:
- Alternativ 1 – ”Vanliga modellen” (SFAB bygger och kommunen sköter omsorgen i egen regi)
- Alternativ 2 – Upphandla ett hyresavtal (en extern part bygger, äger och hyr ut till kommunen som sköter omsorgen i egen regi)
- Alternativ 3 – Upphandla en omsorgsoperatör
Förstudiegruppen rekommenderar att upphandla det nya SÄBO:t i Södra stadsskogen enligt alternativ 3 (omsorgsoperatör). Kommunen behöver hitta olika sätt att minska sina investeringar på i framtiden. Avseende SÄBO:n så finns det en marknad av omsorgsoperatörer som kan bygga och driva boenden åt kommunen. För de flesta andra verksamhetslokaler (skolor, förskolor, scener osv) finns inte den möjligheten. En upphandling av en omsorgsoperatör skulle också kunna ge tillfälle att jämföra kvalitet och resultat med omsorgen hos alla kommunens boenden.
I andra hand rekommenderas alternativ 1 (vanliga modellen) som är en beprövad modell som ger minskade kostnader för lokalerna över tid samt möjlighet till synergier med andra verksamheters lokaler.
Ekonomiska konsekvenser för kommunen
Vid upphandling av omsorg, alternativ 3, fokuserar kommunens kravställning i upphandlingen på krav avseende omsorgens genomförande, bemanning osv. Den anbudsgivare som vinner upphandlingen bygger och äger fastigheten och ansvarar därmed för underhåll, fastighetsdrift samt även för äldreomsorgen.
Justerandes sign
Utdragsbestyrkande
Kommunen hyr hela boendet och betalar per vårddygn. Hyresavtalet är på minst 15 år.
Barnperspektivet
Under utredningen har barnperspektivet beaktats. I inledningsskedet utreddes om en förskola skulle kunna samlokaliseras med äldreboendet. Projektgruppen kom fram till att det inte var lämpligt i detta fall.
Övriga konsekvenser
Oavsett alternativ måste kommunen ha en tydlig projektorganisation för genomförandet. Efter genomförd upphandling krävs en organisation för uppföljning av omsorgsoperatören som inte finns inom kommunens verksamheter idag.
Uppföljning
Efter genomförd kravställningsprocess kommer ett beslutsunderlag presenteras för socialnämnden för godkännande som beredning till kommunstyrelsen.
Beslutsunderlag
Utredning om konkurrensutsatt byggande 2020-01-24. Bilaga 1 - Processbeskrivning av konkurrensutsatt byggande.
Justerandes sign
Utdragsbestyrkande
Beslutet skickas till Kommunstyrelsen SFAB/SBAB
Dnr SN/2020:55-700
2020-01-23
1/20
<AAAP
Utredning om konkurrensutsatt byggande
Strängnäs xxxxxx Xxxxxxx 00
645 80 Strängnäs
Tel 0000-000 00
Fax 0000-000 00
xxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx xxx.xxxxxxxxx.xx
Bankgiro 621-6907
Sammanfattning
Fler platser i särskilt boende för äldre (SÄBO) behöver tillskapas i Strängnäs kommun. Dels behöver befintliga boendet Thomasgården ersättas och dels behövs fler nya platser i framtiden. Kommunens samhällsbyggnadskontor har avsatt en tomt för ett SÄBO i detaljplanen för Södra stadsskogen.
Liksom många andra kommuner står Strängnäs kommun inför en framtida ekonomisk utmaning då kostnaderna kommer öka mer än intäkterna. Ett av Strängnäs kommuns problem är också den relativt sett låga soliditeten.
Byggandet, ägandet och driften av SÄBO:t i Södra stadsskogen är en viktig kugge i kommunens framtida ekonomi, likväl som det är en viktig kugge i kommunens service för invånarna. Målet med utredningen om konkurrensutsatt byggande är att ta fram underlag till inriktningsbeslut om det nya SÄBO:t ska byggas i Strängnäs Fastighets AB:s (SFAB:s) regi eller upphandlas och i så fall på vilket sätt.
Projektgruppen identifierade tre huvudvarianter för upphandling av nytt SÄBO:
- Alternativ 1 – ”Vanliga modellen” (SFAB bygger och kommunen sköter omsorgen i egen regi)
- Alternativ 2 – Upphandla ett hyresavtal (en extern part bygger, äger och hyr ut till kommunen som sköter omsorgen i egen regi)
- Alternativ 3 – Upphandla en omsorgsoperatör
Förstudiegruppen rekommenderar att upphandla det nya SÄBO:t i Södra stadsskogen enligt alternativ 3 (omsorgsoperatör). Kommunen behöver hitta olika sätt att minska sina investeringar på i framtiden. Avseende SÄBO:n så finns det en marknad av omsorgsoperatörer som kan bygga och driva boenden åt kommunen. För de flesta andra verksamhetslokaler (skolor, förskolor, scener osv) finns inte den möjligheten. En upphandling av en omsorgsoperatör skulle också kunna ge tillfälle att jämföra kvalitet och resultat med omsorgen hos alla kommunens boenden.
I andra hand rekommenderas alternativ 1 (vanliga modellen) som är en beprövad modell som ger minskade kostnader för lokalerna över tid samt möjlighet till synergier med andra verksamheters lokaler.
I detta uppdrag ingick inte att gå in på detaljer avseende framtida omsorgsinriktningar på SÄBO eller kvalitetskrav gällande omsorgen. I nästa steg blir det ytterst viktigt att gå vidare med att definiera kvalitetsnivåer, bestämma inriktning på boendet baserat på de framtida behoven och så vidare.
Innehållsförteckning
1.1 Uppdraget – konkurrensutsatt byggande 4
1.2 Långsiktig ekonomisk planering 5
1.4 REFLEKTIONER AVSEENDE ”KONKURRENSUTSATT BYGGANDE” 6
2.1 TRE HUVUDVARIANTER FÖR UPPHANDLING AV SÄBO 8
2.2 Lärdomar från RFI-svaren 9
2.3 INFORMATION OM ATT UPPHANDLA OMSORGSOPERATÖR (TJÄNSTEAVTAL) 10
2.4 Potentiella synergier vid samlokalisering av verksamheter 11
2.5 Påverkan på balansräkning, soliditet och likviditet vid hyra 14
3 JÄMFÖRELSE AV ALTERNATIVEN 15
3.2 Jämförelser av kostnader för hyra av lokalerna 15
3.3 Jämförelser av totalkostnader 17
3.4 Alternativens för- och nackdelar 18
4 SAMMANSTÄLLNING AV FEEDBACK EFTER STUDIEBESÖK 18
4.2 Sammanfattning av svaren på frågorna efter studiebesöken 19
1 Inledning
1.1 Uppdraget – konkurrensutsatt byggande
Strängnäs kommun gjorde våren 2016 tillsammans med konsultföretaget Öhrling PricewaterhouseCoopers AB (PwC) en långsiktigekonomisk analys för i första hand perioden 2015-2030. Denna analys hanterar såväl förväntade driftkostnader som investeringar i lokaler och övrigt. Enligt analysen i rapporten kommer det till 2030 behövas en stor ökning av antalet särskilda boendeplatser för äldre (SÄBO) och fram till 2050 ytterligare ökning av antalet platser.1
2017-02-28 fattade socialnämnden beslutet att förvaltningen skulle utreda byggnation av ett nytt SÄBO med förslag på placering, inriktning och antal platser. Detta ledde fram till att samhällsbyggnadskontoret avsatte en tomt för ett SÄBO i detaljplanen för Södra stadsskogen.
Syftet med det nya boendet var att ersätta det särskilda boendet Thomasgården eftersom lokalerna där inte är funktionella för verksamheten och dessutom väldigt dyra samt ta höjd för det kommande behovet av fler boendeplatser.
Hyresavtalet för Thomasgården löper fram till 2024-08-31, vilket innebär att det nya boende behöver vara i drift innan sommaren 2024.
Bakgrunden till uppdraget om konkurrensutsatt byggande är beslutet som socialnämnden fattade vid sitt möte den 12 december 2017 om att ge förvaltningen i uppdrag att utreda SÄBO genom konkurrensutsatt byggande i ärendet Långsiktig ekonomisk planering, 2017-11-29 (KS/2016:649).
I samband med uppdraget 2017 gavs förvaltningen i uppdrag under ett möte om långsiktig ekonomisk plan för SÄBO den 6 november 2018 att undersöka förutsättningar för kombinationen av olika verksamheter i samma byggnad och hålla ihop en utredning som ska rekommendera hur ett SÄBO skulle kunna upphandlas.
Uppdraget kompletterades under våren 2019 med att undersökningen också ska innehålla alternativet upphandling av drift av ett SÄBO (det vill säga alternativet att kommunen köper platser av en extern utförare som uppför boendet samt driver omsorgen). Den externa utföraren skulle kunna vara privat eller idéburen.
Målet med utredningen är att ta fram underlag till inriktningsbeslut om det nya SÄBO:t ska byggas i Strängnäs Fastighets AB:s (SFAB:s) regi eller upphandlas och i så fall på vilket sätt.
1 Utredning angående byggnation av nytt särskilt boende för äldre, Dnr SN/2016:815-709
Uppdragsansvariga har varit Agneta von Schoting och socialkontoret. Xxxxxxxxxxx Xxxxxx och Xxxx Xxxxxxx har varit utredare.
1.2 Långsiktig ekonomisk planering
Många av Sveriges kommuner kämpar med sin ekonomi i takt med att befolkningen växer och att åldersstrukturen ställer nya krav. För att analysera och planera för effekterna av detta för Strängnäs kommun lät kommunen ta fram en ekonomisk långtidsprognos. Prognosen togs fram under år 2016 tillsammans med PwC och illustrerar prognosen utifrån olika scenarion gällande befolkningstillväxt och resultatutveckling.
Utifrån slutsatserna i analysen listar man i den långsiktigt ekonomiska planen (LEP) ett antal utmaningar för kommunen. Två av dessa berör lokaler och investeringar, nämligen att:
• Hantera utbyggnad av den kommunala servicen, ur både ett lokalförsörjnings- respektive personalförsörjningsperspektiv:
a. Äldreomsorgen växer mest.
• Investeringar i verksamheterna kommer att krävas och en stor del av investeringarna sker i bolag.
a. Viktigt att ha en välfungerande investeringsprocess och styrning av bolag samt möjlighet till flexibilitet i lokalförsörjningen om befolkningsutvecklingen blir en annan.
För att finansiera utbyggnad av kommunal service och investeringar pekas i LEP:en ut att kommunen bör använda en kombination av följande:
• sälja tillgångar
• ta upp lån till motsvarande belopp
• höja resultatmålet och öka den egna finansieringen
• omprioritera/minska investeringsutgifter över tid
Med utgångspunkt i ovanstående analys och dess slutsatser inleddes ett uppdrag i november 2016 med fokus på att ta fram en långsiktig ekonomisk plan. Två slutsatser från den långsiktigt ekonomiska analysen lyfts särskilt fram i tjänsteutlåtandet och det är att nettokostnaderna ökar snabbare än skatteintäkterna (krokodilgapet) samt att investeringstakten gör att det finansiella målet om att sänka nettolåneskulden per kommuninvånare inte kan nås.
Byggandet, ägandet och driften av SÄBO:t i Södra stadsskogen är en viktig kugge i kommunens framtida ekonomi, likväl som det är en viktig kugge i kommunens service för invånarna, och uppdraget om konkurrensutsatt byggande handlar om att ta fram en förstudie för att rekommendera det lämpligaste sättet att genomföra detta projekt.
1.3 Arbetsgång
Utredningen har genomförts i flera faser. Arbetet inleddes med en planeringsfas där material från utbildningsnämndens och socialnämndens verksamheter samlades in och bearbetades.
Eftersom kommunen har begränsad kunskap om att upphandla något annat än byggnation på ”det vanliga viset” (d.v.s. att SFAB bygger samt äger och kommunen bedriver omsorgen i egen regi i fastigheten) så behövdes information från andra källor (om t.ex. upphandling av hyresavtal eller upphandling av omsorg). Projektgruppen skrev en så kallad Request for Information (RFI) som olika aktörer på marknaden fick svara på. En RFI är ett förutsättningslöst frågebatteri som företag och organisationer kan svara på för att ge en presumtiv kund information och erfarenheter.
RFI:n följdes av fördjupande intervjuer med några av de företag och organisationer som svarat på kommunens förfrågan.
XXXX lämnade också svar på RFI:n för att ge sin bild av skillnader på att upphandla byggande och ägande av ett nytt äldreboende genom dem enligt den vanliga modellen och alternativa genomförande av med andra aktörer.
Representanter från SFAB var med i diskussionerna med externa företag och organisationer för att fånga aspekter kopplade specifikt till fastighetsbranschen (en kompetens som delvis saknas i kommunen).
Andra verksamheter som deltagit i utredningen på olika sätt är verksamhetsområdet äldreomsorg på socialkontoret, samhällsbyggnadskontoret (SBK) och måltidsservice på teknik- och servicekontoret (TSK).
Utredningen har presenterats i olika skeden för kommunledningen och politiken.
1.4 Reflektioner avseende ”konkurrensutsatt byggande” Uppdragets titel hänvisar till en uppfattning om att byggnationer i SFAB:s regi innebär större investeringar jämfört med andra aktörer.
SFAB är en kommunal verksamhet som bedrivs i bolagsform. Det innebär att de inte får konkurrera med den privata sektorn, det vill säga de får inte lämna anbud i konkurrens vid upphandlingar, det innebär också att SFAB upphandlar alla byggentreprenader i konkurrens och lyder under lagen om offentlig upphandling (LOU).
Under utredningens gång har utredarna stött på uppfattningen att byggnation i kommunal regi alltid blir mer kostsam, men även påståendet att detta till stor del beror på att verksamheten oftast har för stort utrymme att påverka utformningen (exempel visar på 15-20% skillnad vid byggnation av äldreboenden)
Så oavsett alternativ måste kommunen ha en tydlig projektorganisation, med t.ex. en extern projektledare, som kan arbeta tillsammans med verksamheterna, föra in erfarenhet av liknande projekt, ställa krav mot verksamheten och arbeta med en tydlig behovsbild mot SFAB. Vidare bör ett resonemang runt taknivåer på investeringar och lokalkostnader samt personalkostnadsandelar genomföras.
2 Insamlade lärdomar
2.1 Tre huvudvarianter för upphandling av SÄBO
Nedan följer de tre huvudvarianter för upphandling av nytt SÄBO som projektgruppen har identifierat.
2.1.1 ”Vanliga modellen” – alternativ 1
När en verksamhetsfastighet ska uppföras i Strängnäs kommun så har man traditionellt arbetat i följande steg:
- Verksamheten beskriver sina behov och krav (i funktionsprogram)
- SFAB utreder och tar fram ritningar etc tillsammans med verksamheten
- SFAB projekterar/låter projektera fastigheten
- SFAB upphandlar byggnationen enligt lagen om offentlig upphandling (LOU). Upphandling sker ofta i flera separata delar med så kallad delad entreprenad eller totalentreprenad.
- SFAB äger fastigheten och ansvarar för fastighetsdrift och underhåll
- Kommunen hyr fastigheten av SFAB
- Kommunen driver verksamheten i fastigheten (i detta fall äldreomsorg) SFAB lånar alltid pengar via kommunen.
2.1.2 Upphandla hyresavtal – alternativ 2
Att upphandla hyresavtal kan göras på olika sätt, förenklat innebär det att kommunens verksamhet specificerar sina behov och krav på den önskade fastigheten. Detta program ligger sedan till grund för upphandlingen av ett hyresavtal (av en fastighet som inte ännu finns). Om kommunen specificerar på övergripande nivå så lämnas mer frihet till anbudsgivarna att utforma fastigheten och motsatt om kommunen specificerar mer i detalj (till exempel genom att bilägga ritningar) så blir anbudsgivarna mer styrda. Upphandlingen sker oftast med någon slags dialogförfarande för att parterna ska hitta en bra lösning.
Den privata utföraren som vinner upphandlingen bygger och äger sedan fastigheten samt ansvarar för underhåll och fastighetsdrift. Ett vanligt
förekommande scenario är att byggbolag lägger anbud i upphandlingar av hyreskontrakt för att sedan sälja vidare fastigheten till en projektutvecklare.
Kommunen hyr fastigheten från den privata aktören på minst 20 år och bedriver sin verksamhet (i detta fall äldreomsorg) i egen regi.
När man upphandlar ett hyreskontrakt kan kommunen ha en tomt som man säljer till den anbudsgivare som vinner upphandlingen.
2.1.3 Upphandla omsorg – alternativ 3
Vid upphandling av omsorg fokuserar kommunens kravställning i upphandlingen på krav avseende omsorgens genomförande, bemanning osv. Den anbudsgivare som vinner upphandlingen bygger och äger fastigheten och ansvarar därmed för underhåll, fastighetsdrift samt även för äldreomsorgen. Det är vanligt att omsorgsaktörer samarbetar med byggbolag eller projektutvecklingsbolag och då inte äger fastigheten själv utan hyr dem i sin tur av en annan hyresvärd.
Kommunens avtalsrelation är dock endast med omsorgsaktören.
Den vinnande anbudsgivaren när man upphandlar omsorg kan vara ett privat företag eller en idéburen aktör. Kommunen hyr hela boendet och betalar per vårddygn. Hyresavtalet är på minst 15 år.
Även när man upphandlar omsorg kan kommunen ha en tomt som man säljer till den anbudsgivare som vinner upphandlingen.
2.2 Lärdomar från RFI-svaren
2.2.1 Det finns inte ”modulhus” för SÄBO
En fundering innan projektet startades var om det finns modulhus/standardhus på marknaden för SÄBO:n. I den ”vanliga modellen” så blir alla fastigheter arkitektritade från gång till gång och en tanke var om det går att pressa priserna om man nyttjar marknadens erfarenheter från tidigare byggnader genom att det erbjuds standardmässiga hus.
Efter att ha gått igenom alla RFI-svaren och efter diskussioner med de stora byggarna/projektutvecklarna på marknaden kunde konstateras att några regelrätta modulhus inte finns på marknaden för SÄBO. Däremot har de stora firmorna ”modellhus” som de anpassar för att passa kundens önskemål och tomten med mera även om samtliga intervjuade tryckte på hur de för varje projekt anpassade byggnaden. Genom att de har modellhus så kan kommunen få viss tillgång till marknadens kompetens vid upphandling av ett hyresavtal (alternativ 2), men då kan inte specificerar allt utan upphandlingen behöver utformas med funktionskrav.
Om kommunen upphandlar omsorg (alternativ 3), så finns det något som mer liknar standardhus. Flera omsorgsaktörer har byggt många fastigheter de senaste åren och utvecklat ett helhetskoncept för hur bland annat omsorgen, logistiken och personalutrymmen ska fungera i de byggnader som de bedriver sin verksamhet i.
2.2.2 Marknaden är intresserade av att vi ”upphandlar hyreskontrakt” När konjunkturen viker blir samhällsfastigheter mer intressanta och där är kommunerna är en stabil hyresgäst.
Vi fick totalt 20 svar på RFI:n och alla aktörer som vi kontaktade och bad om ytterligare kommunikation med ställde upp med flera medarbetare från olika positioner för att kunna ge oss bra svar på alla de frågor kommunen hade.
2.3 Information om att upphandla omsorgsoperatör (tjänsteavtal)
2.3.1 Generellt
Omsorgsoperatören tar hand om allt från projektering av fastighet till att bedriva omsorgen. Vår upphandling skulle fokuseras på kraven på omsorg, bemanning med mera.
Det finns tre alternativ för en kommun som vill använda sig av en extern omsorgsoperatör:
• Kommunen upphandlar ett tjänstekontrakt på 15-20 år (enligt LOU) där alla platserna i boendet hyrs av kommunen.
• Lagen om valfrihet (LOV) kan införas i äldreomsorgen – ca 20 kommuner
har LOV för SÄBO idag.
• Kommunen upphandlar enstaka platser (i princip bara möjligt i storstäder).
Att upphandla omsorg kräver en utökad uppföljningsverksamhet hos kommunen.
Att införa LOV inom särskilt boende för äldre är en komplicerad process som vi inte har tid med om ett nytt SÄBO ska stå klart 2024. Dessutom skulle det innebära att ersättningarna till nuvarande SÄBO:n skulle behöva justeras, vilket potentiellt skulle kunna slå hårt på kommunens ekonomi. Vid införande av LOV så riskerar man dessutom att ingen extern aktör vill tänka sig etablera verksamhet i Strängnäs.
När det gäller alternativet med att upphandla enstaka SÄBO-platser krävs att det finns en marknad med privata aktörer som bygger äldreboenden på spekulation som sedan kan sälja platser till kunder som vill köpa dem. Kommunerna upphandlar ramavtal på 4 år för dessa platser. I Stockholm kan en sådan marknad fungera, men knappast utanför storstadsområdena. Skulle en privat aktör bygga ett boende på spekulation i Strängnäs kommun finns det också en
risk att andra kommuner placerar sina invånare på dessa boenden, när sedan dessa personer skriver sig på sin nya adress så blir de invånare i Strängnäs kommun med de nya kostnader som det innebär
Om kommunen vill upphandla en omsorgsoperatör för driften av det nya SÄBO:t så bedömer projektgruppen att det är upphandling av tjänstekontrakt enligt XXX på 15-20 år som är det enda realistiska alternativet.
2.3.2 Information om idéburna organisationer
Det finns en hel del privata omsorgsoperatörer i Sverige (Humana och Attendo svarade på RFI:n).
Det finns också en handfull omsorgsoperatörer som är idéburna icke vinstdrivande organisationer (främst i Stockholm), t.ex. Ersta Diakoni, Bräcke Diakoni, Diakonistiftelsen Samarithemmet och Stora Sköndal. Dessa är organiserade genom Famna – Riksorganisationen för idéburen välfärd.
Famna driver frågan att idéburen välfärd inte ska behöva upphandlas, men än så länge har de inte vunnit gehör för detta utan de idéburna organisationerna får delta i upphandlingar precis som de andra vinstdrivande företagen.
De fyra ovanstående organisationerna svarade på RFI:n och en djupintervju genomfördes med Ersta Diakoni. Organisationerna verkar genomgående seriösa och allt tyder på att de bedriver god omsorg.
Flera av de idéburna verksamheterna har en organisation likt de vinstdrivande omsorgsbolagen med fastighetsavdelning och samarbeten med projektutvecklare.
De idéburna aktörerna kan förmodligen inte konkurrera med pris, däremot med kvalitet.
2.4 Potentiella synergier vid samlokalisering av verksamheter Detaljplanen för området i Södra stadsskogen är idag inte beslutad så det finns möjligheter att samlokalisera det nya äldreboendet med andra verksamheter för att nå synergieffekter inför framtiden.
2.4.1 ”Kommunal smarthet”
Lokaler är en stor kostnadspost för kommunen och effektivt nyttjande av ändamålsenliga lokaler kommer bli mycket viktigt för kommunens framtida ekonomi.
I större utsträckning än historiskt behöver kommunerna tänka samlokalisering och flexibilitet så lokaler överlag får en högre nyttjandegrad och går lättare att bygga om då behov förändras. Ett av företagen som vi djupintervjuade kallade det ”kommunal smarthet”.
I förstudien har vi undersökt om det initialt verkar smart att samlokalisera det nya äldreboendet med:
- Förskola
- Tillagningskök
- Andra verksamheter inom socialnämndens ansvarsområde
- Samhällsservice
2.4.2 Förskola
I RFI:n ställdes frågor om samlokalisering av ett nytt äldreboende och en ny förskola. Lärdomarna var sammanfattningsvis följande:
- En förskola och ett äldreboende skulle få plats på anvisad tomt
- Det finns vissa teoretiska fördelar med att samlokalisera ett äldreboende med en förskola, t.ex. att det blir mer liv och rörelse för de gamla att se ut på, det kan finnas pedagogiska vinster från båda håll, verksamheterna kan ev. dela på vissa utrymmen (ateljé och personalutrymmen) samt att byggkostnaden kan påverkas genom att man kan dela på byggkranar osv.
- Förespråkarna för att det inte är en bra idé att samlokalisera dessa verksamheter lyfter bland annat fram att verksamheterna inte har så mycket utbyte av varandra, det finns smittorisker och att trafiksituationen skulle bli för rörig.
Varken socialnämndens eller barn- och utbildningsnämndens verksamheter i Strängnäs ser fördelar med idén att samlokalisera förskola och äldreboende. Den enda stora vinsten man ser är att man bara skulle behöva bygga ett kök (i jämförelse med om en förskola byggs på något annat ställe).
Projektgruppens rekommendation är att förskola och äldreboende inte ska samlokaliseras på tomten.
2.4.3 Tillagningskök
Teknik- och fritidsnämndens strategi går ut på att satsa på tillagningskök i olika kommun- och stadsdelar snarare än stora produktionskök på få ställen. Om kommunen beslutar att bygga äldreboendet i SFAB:s regi (alternativ 1) eller upphandla ett hyresavtal men ändå driva omsorgen i kommunal regi (alternativ 2) så rekommenderar måltidsverksamheten att ett tillagningskök byggs samtidigt.
Ett tillagningskök innebär en stor investering och kommer påverka den framtida hyran.
Ur ett risk- och sårbarhetsperspektiv är det fördelaktigt att ett stort äldreboende har ett eget tillagningskök.
Om en omsorgsoperatör (alternativ 3) upphandlas så kommer sannolikt inget fullständigt tillagningskök uppföras utan de företagens/organisationernas koncept innebär oftast att grönsaker, pasta osv tillreds på plats på boendet i avdelningskök men att den lagade maten kommer från centralkök på annan plats.
Projektgruppens rekommendation är att det projekteras för ett tillagningskök om alternativ 1 (vanliga modellen) eller 2 (upphandling av hyresavtal) väljs som upphandlingsväg att gå. Om alternativ 3 väljs (upphandling av omsorgsoperatör) så bör det vara upp till omsorgsoperatören att välja vad de vill ha sitt kök. Annars blir det för kostnadsdrivande.
2.4.4 Andra verksamheter inom socialnämndens ansvarsområde Socialnämnden har ett antal andra verksamheter som skulle kunna lokaliseras till det nya området, t.ex.:
• Hemsjukvård
• Hemtjänst för området
• Nattpatrull (”natthemtjänst”) och trygghetslarmsgruppen
• Dagvård inriktning demens
Möjliga vinster som samlokalisering av dessa verksamheter med äldreboendet skulle kunna vara att:
• Dessa verksamheters nuvarande hyresavtal går ut inom några år
• Personal kan jobba i flera verksamheter där behovet finns (vilket man redan har planerat för delvis i och med heltid som norm, men ligger verksamheterna i anslutning till varandra blir det logistiskt enklare med minimal transporttid).
• Om olika verksamheter delar utrymmen (t.ex. personalutrymmen) behövs
mindre yta.
• Hemsjukvård, hemtjänst och natthemtjänst kan dela bil-pool, vilket skulle öka nyttjandet av bilarna.
• Om lokalerna för ovanstående verksamheter byggs flexibla så skulle de kunna byggas om till fler platser på äldreboendet om behov finns i framtiden.
I bilaga 1 återfinns en överslagsberäkning av besparingar som socialnämnden skulle kunna göra genom att samlokalisera hemsjukvård respektive hemtjänst och nattpatrull tillsammans med det nya SÄBO:t2. Beräkningen visar på erhållna vinsterna om personalen slipper transportera sig så mycket (andra punkten ovan). Sammanfattningsvis skulle besparingen kunna bli cirka 1 mkr/år.
Man kan notera att nybyggda lokaler generellt är dyrare än äldre. Det är möjligt att det skulle gå att samlokalisera de ovanstående av socialnämndens
2 Socialkontoret, Xxx Xxxxx, 2019
verksamheter i redan befintliga byggnader och det har inte undersökts i denna förstudie.
Om trygghetsbostäder byggs i området i Södra stadsskogen så skulle det vara en logistisk fördel om man även har hemtjänstlokal i området.
Projektgruppen konstaterar att vidare utredningar skulle behövas kring vilka av socialnämndens verksamheter som skulle vara lämpliga att samlokalisera med det nya äldreboendet. Upphandlas äldreboendet på det vanliga sättet (alternativ 1) finns många möjligheter till att utforma andra lokaler i samband med äldreboendet. Även i alternativ 2 (upphandla hyresavtal) är det möjligt att även upphandla hyresavtal för andra typer av lokaler i anslutning till äldreboendet (även om man måste ha respekt för att upphandlingen blir ännu mer komplicerad). Om alternativ 3 (omsorgsoperatör) väljs så försvinner lite av synergieffekterna genom att omsorgsoperatören och exempelvis den kommunala hemtjänsten inte skulle dela på personal. Att omsorgsoperatören även skulle bedriva hemtjänst har inte ingått i förstudiens överväganden.
2.4.5 Samhällsservice/kommersiella lokaler
Antal boende i området i Södra Stadsskogen och Finnige kommer att öka och genomströmningen av besökande personer (som lämnar barn på förskola (minst en förskola planeras till området) och arbetar eller besöker äldreboendet) kommer öka också. Därför kommer behov av mer service såsom restauranger, kiosk, frisör osv finnas. Skulle det finnas möjlighet att i upphandling av äldreboendet på något sätt skapa förutsättningar för denna typ av kommersiella lokaler?
Om alternativ 1 (vanliga modellen) väljs så hanteras tillskapandet av sådan samhällsservice bäst genom gängse metoder med t.ex. markanvisningstävling och de kommersiella lokalerna separeras från äldreboendet. Det ingår inte i SFAB:s affärsidé att hyra ut kommersiella lokaler.
Om någon av de andra två modellerna (antingen upphandling av hyresavtal eller upphandling av en omsorgsoperatör) väljs så skulle man kunna överväga att i upphandlingen ge anbudsgivarna pluspoäng i utvärderingen om de föreslog ytterligare mervärden för området i sitt anbud förutom själva äldreboendet. De skulle då kunna föreslå att äldreboendet i t.ex. bottenvåningen mot gatan skulle byggas med affärslokaler som fastighetsägaren (d.v.s inte kommunen eller SFAB) äger och hyr ut till företagare som vill etablera sig i området. Upphandlingen skulle behöva genomföras enligt ett dialogförfarande och torde bli ganska komplicerad.
2.5 Påverkan på balansräkning, soliditet och likviditet vid hyra Enligt de uppdaterade rekommendationerna från Rådet för Kommunal Redovisning (RKR) (5 Leasing) som gäller from 1/1 2019 kan ett hyresavtal
behöva klassificeras som finansiellt om det totala hyresbeloppet under avtalstiden
överstiger 80 % av uppskattad byggkostnad. Detta gäller oavsett redovisningsregler för fastighetsbolaget då det enligt RKR 16 är kommunens redovisningsprinciper som ska gälla för koncernen.
Vid en finansiell leasing påverkas soliditeten i koncernen på samma sätt som vid egen byggnation. Däremot kvarstår skillnaden likviditetsmässigt då kommunen inte behöver låna till investeringen.
Avgörande för om en hyra kommer att redovisningsmässigt klassas som finansiell leasing eller inte är vilken typ av lokal det rör sig om (en lokal för ett specifikt ändamål kommer typiskt vara svårare för fastighetsägaren att hyra ut än en mer allmän lokal och mer säkerhet i form av hyra och avtalslängd kommer krävas) samt avtalets utformning (avtalslängd och eventuella garantier).
Avseende äldreboendet så bedömer projektgruppen att upphandling av ett hyresavtal (alternativ 2) kommer att resultera i att hyran klassas som finansiell leasing. I alternativ 3 (omsorgsoperatör) däremot kommer den årliga avgiften till leverantören inte klassas som finansiell leasing.
3 Jämförelse av alternativen
3.1 Tidplaner
Alla tre alternativen kan genomföras och nytt äldreboende stå klart 2024 om beslut tas tidigt 2020 om vilket av de tre upphandlingsalternativen som ska väljas.
Nedan följer en sammanställning av uppskattad tidplan i de olika alternativen.
3.2 Jämförelser av kostnader för hyra av lokalerna
Inledningsvis har projektgruppen försökt att jämföra kommunens kostnader för hyra av lokalerna i alternativ 1 (”vanliga” modellen när SFAB bygger) och alternativ 2 (upphandla ett hyresavtal).
För att få jämförbarhet så har det antagits (både i detta kapitel och i nästa kapitel) att ett SÄBO med 80 platser ska uppföras och att byggnaden omfattar 5440 kvm. I jämförelsen finns inget tillagningskök med.
Eftersom många aktörer hävdar att det stora problemet när kommunen och dess fastighetsbolag bygger själva är att verksamheternas önskemål får styra för mycket, att byggnaderna ej blir optimala och att ytan går upp så har projektgruppen också tittat på en variant av alternativ 1, nämligen samma upplägg men med 15 % större ytan. 15 % ligger i linje med vad de externa byggarna som vi pratat med indikerar är skillnaden i snitt mellan antal kvm för ett kommunalt och för ett privat omsorgsföretag. Projektgruppen har valt att illustrera alternativ 1 med 15 % större yta för att se om det alternativet är avgörande mycket dyrare än alternativ 2 (vilket det inte ser ut att vara).
SFAB och kommunen har överenskommit att SFAB ska tillämpa en så kallad rak avskrivning i sin hyresmodell. Detta innebär att efter 50 år så är fastigheten avskriven och hyran omfattar bara kostnaderna för driften. Det är på grund av den raka avskrivningen som hyreskostnaden sjunker successivt i beräkningarna ovan för alternativ 1.
I alternativ 1 finns ett restvärde kvar som inte är visat i sammanställningen. Xxxxx fortsätter också att gå ned efter 20 år i alternativ 1, vilket den inte gör i alternativ 2.
Projektgruppen har varit tvungen att göra flera antaganden när ovanstående sammanställning gjorts. Framförallt finns det ett antal osäkerheter avseende alternativ 2. I intervjuerna med byggföretagen och projektutvecklarna har spannet 1800-2200 kr/kvm i årshyra nämnts. Var i spannet man hamnar beror på många olika faktorer, bland annat på hur gränsdragningslistan mellan hyresgäst och hyresvärd ser ut. I beräkningarna har projektgruppen använt 2000
kr/kvm + 100 kr/kvm till SFAB i administrativ kostnad = 2100 kr/kvm som årshyra för alternativ 2.
Sannolikt skulle alternativ 2 innebära en indexuppräkning av hyrorna under åren och det har inte tagits med i beräkningen.
Givetvis är inte hyran i alternativ 1 heller ”säker” utan ett antagande som SFAB uppgivit baserat på nyckeltal. Även den hyran kan vara lägre eller högre beroende på byggnadens utformning, kostnader i anbud vid upphandling av byggnation etc.
3.3 Jämförelser av totalkostnader
Vi har vidare försökt jämföra alla tre alternativens totalkostnader och gjort följande antaganden:
- Vi har antagit att omsorgskostnaden/dygn/plats för alternativ 1 och 2 skulle vara samma som snittomsorgskostnaden/dygn/plats i dagens boenden i Strängnäs kommun som drivs i egen regi.
- I hela jämförelsen har vi antagit att platserna fördelar sig på 50 % demensplatser och 50 % vanliga SÄBO-platser.
- Cirka kostnad/dygn/plats som använts för alternativ 3 (1800 kr) har vi fått från de privata aktörerna som svarat på RFI:n. Den kostnaden kan ändras (upp/ned) beroende på kravställning och blir högre om vi kravställer ett tillagningskök. De idéburna aktörerna har indikerat en kostnadsnivå på ca 2100 kr/dygn/plats snarare.
- Även i nedanstående beräkning finns ett restvärde kvar i alternativ 1 som inte har tagits hänsyn till i sammanställningen.
** Dagens hyra, kommer höjas snart
*** Sannolikt uppräknat med index i alt 2 och 3
Det kan konstateras att skillnaderna i kostnader för de olika alternativen inte är så dramatiska.
3.4 Alternativens för- och nackdelar
Projektgruppen fann att alternativ 2 (upphandla hyreskontrakt) i fallet med SÄBO innehåller flera nackdelar i jämförelse med alternativ 1 (”vanliga modellen”) nämligen att modellen är obeprövad, tar längre tid att genomföra och kommer bli dyrare. Och i jämförelse med alternativ 3 (upphandla en omsorgsoperatör) så blir det för alternativ 2 samma nackdelar som alternativ 1, det vill säga soliditeten och balansräkningen drabbas som om vi byggde själva.
Vid samtal med fastighetsekonomen i Eskilstuna så framkom att Eskilstuna kommun dragit samma slutsats, nämligen att upphandla ett hyresavtal inte är att rekommendera. Eskilstuna kommun kommer de närmast åren att bygga hälften av de nya SÄBO:na själva och upphandla omsorgsoperatörer i hälften av fallen.
Vi kommer i nedanstående sammanställning enbart jämföra alternativ 1 och 3.
4 Sammanställning av feedback efter studiebesök
4.1 Inledning
Under hösten 2019 har tre olika studiebesök genomförts för att vidare undersöka alternativ 3 (upphandla omsorgsoperatör).
Studiebesök till: | Datum: | Boende i: | Antal deltagare från Strängnäs kommun som deltog: | Kommentar |
Attendo Sverige AB | 2019-09-27 | Eskilstuna | 25 | |
Ersta diakoni | 2019-11-15 | Nacka | 9 | Idéburen organisation |
Humana Omsorg AB | 2019-12-13 | Kungsängen | 6 |
Deltagare på studiebesöken har varit både medarbetare i kommunen samt politiker.
Efter det att studiebesöken genomförts skickades två frågor ut till alla som varit med på ett eller flera studiebesök. Frågorna återfinns nedan.
Fråga 1
Utifrån det du sett under studiebesöken, skulle det enligt din mening vara möjligt att upphandla det särskilda boendet i Södra stadsskogen som tjänst (d.v.s. att en extern utförare skulle låta uppföra lokalerna och driva omsorgen och ingå avtal med kommunen om att kommunen ska köpa tjänsterna i ca 15 år)?
Du kan tänka utifrån generell upplevelse, bemanning, utformning av byggnaderna, upplägg avseende måltider mm. Du kan också jämföra med kommunens boende idag.
Fråga 2
Om kommunen genomför en upphandling av omsorg som tjänst för det nya särskilda boendet i Södra stadsskogen, vad tycker du är viktigt att få med vid kravställandet? Har du andra medskick till upphandlingen?
4.2 Sammanfattning av svaren på frågorna efter studiebesöken
Fråga 1
Projektgruppen tolkar svaren som att de som deltagit på studiebesöken har tyckt att det är möjligt att upphandla en omsorgsoperatör för att uppföra och driva det nya SÄBO:t i Södra stadsskogen. Generellt så tyckte besökarna att de boenden som besöktes höll en godtagbar standard.
Fråga 2
Nedan följer en lista på medskick inför upphandlingen som de olika deltagarna i studiebesöken har skickat in:
• Noggrann förstudie som beskriver mål, omfattning, inriktning och krav på tjänsten behövs
• Gör en konsekvensutredning som omfattar ekonomi och övriga faktorer
som kan vara viktiga för den kommunala uppdraget och målen. Där även långsiktiga konsekvenser beaktas, (>15 år)
• Ta fram förfrågningsunderlag med kravställningar och avtalsvillkor som
går att följa under avtalets löptid. Olika pris för olika typer av vårdbehov tex, demens osv..
• Om det är tomten på Södra Stadsskogen som är ett krav behöver värdet
beaktas liksom övriga förutsättningar för exploatering.
• Ekonomiska ramar viktiga att fundera på
• Vid ev. upphandling är det viktigt att avtalen inte blir för långa. Förutsättningar kan ändras över tid och förändringar behöver kunna genomföras.
• Krav på tillagnings kök alt. ta maten från kommunens måltids service.
• Socialkontoret måste ta klar lead. Jobba nära politiken i framtagandet av underlag, men socialkontoret kan detaljerna.
• Avtal på hundratals miljoner kronor totalt så viktigt att lägga mycket tid
på underlaget.
• Tänk redan från början på hur uppföljningsorganisationen på SK ska se ut och hur uppföljning av tjänsterna ska ske.
• Tänk till runt kravställande på måltider. RSA-perspektivet, krav på
hållbarhet.
• Externa leverantörer vill oftast inte bygga eget kök, det är inte hållbart att förlita sig på att vårdpersonalen ska laga maten, det blir oftast helfabrikatslösningar.
• Oklart om det är effektivt att ha vårdpersonal till att laga mat?
• Vem ska ansvara för att ställa krav i upphandling och följa upp? Måltidsservice? Socialnämnden? Där finns ingen kostkompetens.
5 Rekommendationer
Förstudiegruppen rekommenderar att upphandla det nya SÄBO:t i Södra stadsskogen enligt alternativ 3 (omsorgsoperatör). Kommunen behöver, enligt vad som visades i den ekonomiskt långsiktiga analysen som redogjordes för inledningsvis, hitta olika sätt att minska sina investeringar i framtiden. För att säkerställa långsiktigheten i en sådan lösning bör detta hanteras så vitt som det är möjligt i kravställningen i samband med en upphandling. Detta bör även hanteras inom ramen för de risk- och sårbarhetsanalyser som ska genomföras inom kommunen
Avseende SÄBO:n så finns det en marknad av omsorgsoperatörer som kan bygga och driva boenden åt kommunen. För de flesta andra verksamhetslokaler (skolor, förskolor, scener osv) finns inte den möjligheten. En upphandling av en omsorgsoperatör skulle också kunna ge tillfälle att jämföra kvalitet och resultat med omsorgen hos alla kommunens boenden.
I andra hand rekommenderas alternativ 1 (vanliga modellen) som är en beprövad modell som ger minskade kostnader för lokalerna över tid samt möjlighet till synergier med andra verksamheters lokaler.
I detta uppdrag ingick inte att gå in på detaljer avseende framtida omsorgsinriktningar på SÄBO eller kvalitetskrav gällande omsorgen. I nästa steg blir det ytterst viktigt att gå vidare med att definiera kvalitetsnivåer, bestämma inriktning på boendet baserat på de framtida behoven och så vidare.
SN/2020:55-700
Bilaga 1 – Processbeskrivningen av konkurrensutsatt byggande
Efter beslut i socialnämnden går ärendet vidare till Kommunstyrelsen och Kommunfullmäktige för beslut. Socialnämnden gör sedan en beställning på upphandling enligt beslut och tillsätter sedan en arbetsgrupp som ska arbeta med kravställningen för upphandlingen. Förslagsvis genomförs en så kallad RFI – request for information – där ett utkast till upphandling finns tillgängligt för leverantörer för på så sätt få deras synpunkter och kommentarer på underlaget. Innan förfrågningsunderlaget publiceras ska socialnämnden godkänna materialet.
Anbuden utvärderas av en utsedd utvärderingsgrupp, innan socialnämnden sedan beslutar vilket anbud som ska tilldelas avtalet. Till sist undertecknas avtalet av relevant firmatecknare.
Xxxxxxxxxxx Xxxxxx, Lokalstrateg 2020-03-17
Strängnäs koxxxx Xxxxxxx 00
645 80 Strängnäs
Tel 0000-000 00
Fax 0000-000 00
xxxxxx@xxxxxxxxx.xx xxx.xxxxxxxxx.xx
Bankgiro 621-6907