Innehåll
Koncerndirektiv för Kristinestads stad
Godkänt i stadsfullmäktige 13.02.2023 § 3
Innehåll
Koncerndirektiv för Kristinestads stad 1
1. Koncerndirektivets syfte och mål 3
3. Behandling och godkännande av koncerndirektivet 4
4. Koncerndirektivets bindande karaktär 4
5. Befogenhetsfördelning mellan kommunens organ och tjänsteinnehavare 5
7. Tryggande av de förtroendevaldas rätt till upplysningar 5
8. Skyldighet att inhämta kommunkoncernens åsikt före beslut 5
9. Planering och styrning av kommunkoncernens ekonomi och investeringar 6
10. Granskning av kommunkoncernen 8
11. Intern kontroll och riskhantering 8
13. Sammansättning och utnämning av dottersammanslutningars styrelser 10
14. God förvaltnings- och ledningspraxis i kommunens dottersammanslutningar 11
1. Koncerndirektivets syfte och mål
Genom koncerndirektivet skapar Xxxxxxxxxxxxx stad ramar för ägarstyrningen i enlighet med sina mål. Syftet med koncerndirektivet är att förenhetliga förfarandena för styrningen och förbättra förutsättningarna för ledningen av kommunkoncernen så att kommunkoncernen och kommunens övriga verksamhet kan ledas som en helhet enligt enhetliga principer och med beaktande av kommunens övergripande intresse.
Koncerndirektivet gäller staden Kristinestad och dess dottersammanslutningar samt dessas dottersammanslutningar. I samkommuner och i stadens intressesammanslutningar ska stadens representanter sträva till att principerna i stadens koncerndirektiv iakttas också i dessa sammanslutningar.
Med dottersammanslutningar avses aktiebolag, stiftelse eller annan sammanslutning där kommunen har bestämmande inflytande enligt 1 kap. 5 § i bokföringslagen. Med bestämmande inflytande avses att staden innehar mer än hälften av rösterna för aktierna eller har rätt att utse mer än hälften av medlemmarna i bolagsstyrelsen.
Till stadens kommunkoncern hör följande sammanslutningar där staden har bestämmande inflytande (1.1.2023)
• Fastighets Ab Kristinestads Bostäder Kiinteistöt Oy
• Kristinestads Näringslivscentral Xx
• Xxxxxxx Ab Kristinestads Xxxxxxxxxx 0
• Bostads Ab Spararen i Xxxxxxxxxxxx
• Xxxxxx Oy Metsälä Xxxxxx
• Xxxxxxx Ab Xxxxxx Xxxxxxxxxxxx
• Ab HSH Vatten-Vesi Oy
Med intressesammanslutningar avses ägarintresseförtag och intresseföretag enligt 1 kap. 7 och 8 § i bokföringslagen. Med detta avses att staden innehar minst en femtedel och högst hälften av rösterna för aktierna.
Staden Kristinestad har följande intressesammanslutningar (1.1.2023)
• Fastighets Ab Hoxelfolk Oy
• Ab Biodalens Greencenter Biolaakso Oy (likvideras under 2023)
• Fastighetsbolag Ab Sideby Solgård
• Helge och Xxxxx Xxxxxxxxxx stiftelse
• Bötombergens Rekreation Anl
Staden är medlem i följande samkommuner (1.1.2023)
• Seinäjoen koulutuskuntayhtymä
• Suupohjan koulutuskuntayhtymä
• Svenska Österbottens förbund för utbildning och kultur
• Österbottens förbund
3. Behandling och godkännande av koncerndirektivet
Koncerndirektivet ska enligt kommunallagen § 14 godkännas av stadsfullmäktige.
Efter att koncerndirektivet fastställts av stadsfullmäktige behandlas och godkänns det vid bolagsstämman och i styrelsen för stadens dottersammanslutningar samt i motsvarande organ för övriga sammanslutningar där staden har bestämmande inflytande. Samtidigt förbinder sig dottersammanslutningarna att iaktta koncerndirektivet i sin helhet.
4. Koncerndirektivets bindande karaktär
Koncerndirektivet iakttas i koncernens dottersammanslutningar om inget annat följer av tvingande lagstiftning som gäller dem, av bolagsordning, avtal eller stadgor.
I sin ägarstyrning ska kommunen beakta de principer om jämbördigt bemötande av sammanslutningens ägare som ingår i lagstiftningen för respektive sammanslutning. Ägarstyrningen får inte skötas så att beslut eller åtgärder av sammanslutningen är ägnade att ge en enskild ägare eller någon annan obefogad fördel på bekostnad av sammanslutningen eller andra ägare (likställighetsprincipen).
Om enskilda anvisningar som baserar sig på koncerndirektivet står i konflikt med lagstiftning som gäller sammanslutningen, t.ex. samfundslagstiftningen, bokföringslagen eller annan tvingande lagstiftning, iakttas den gällande lagstiftningen. Sammanslutningens ledning ska utan dröjsmål skriftligen underrätta koncernledningen om konflikten.
Koncerndirektivet ändrar inte den rättsliga ställningen eller ansvaret hos ledningen för en dottersammanslutning, intressesammanslutning eller samkommun.
5. Befogenhetsfördelning mellan kommunens organ och tjänsteinnehavare
Bestämmelser om koncernledningen, koncernledningens uppgifter och befogenheter ingår i stadens förvaltningsstadga (kap. 4, 19-20 §).
Stadsdirektören har närvaro- och yttranderätt vid dottersammanslutningars styrelsemöten.
7. Tryggande av de förtroendevaldas rätt till upplysningar
En förtroendevald har i enlighet med kommunallagen 83 § rätt att av kommunens ledning få sådana upplysningar om verksamheten i kommunens dottersammanslutningar som den förtroendevalda anser sig behöva i sitt uppdrag och som kommunledningen innehar och som enligt lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet ännu inte är offentliga, om inte något annat följer av sekretessbestämmelserna. Begäran om upplysningar framförs skriftligen till koncernledningen.
En förtroendevald får inte med stöd av sin rätt till upplysningar ge informationen vidare, eftersom den bara är avsedd för den förtroendevalda personligen för skötseln av förtroendeuppdraget. Av handlingar ska framgå om de är sekretessbelagda.
8. Skyldighet att inhämta kommunkoncernens åsikt före beslut
Dotterbolagets styrelse/styrelseordförande/verkställande direktör ska redan i beredningsskedet be koncernledningen skriftligt ta ställning till följande åtgärder:
1. Väsentlig ändring av bolagsordningen eller stadgarna
2. bildande och upplösande av dottersammanslutning
3. ändring av sammanslutningens verksamhetsidé, verksamhet eller juridiska struktur, frågor som till väsentliga delar avviker från de mål som satts för dottersammanslutningarna i kommunstrategin och budgeten
4. försäljning av fastighet eller annan affärsrörelse, aktieemission eller annan ändring av kapitalstrukturen
5. fastighets- och företagsförvärv, om dessa är betydande eller inte hör till bolagets normala verksamhet
6. investeringar som är betydande i förhållande till verksamheten eller som inte hör till bolagets ordinarie verksamhet upplåning eller utlåning som är betydande i förhållande till verksamheten
7. inteckning av egendom eller givande av pant, garanti, säkerhet eller annan motsvarande förbindelse som säkerhet för skuld eller förbindelse
8. annan åtgärd som inverkar avsevärt på bolaget verksamhetsförutsättningar och serviceförmåga, resultat, kapitalavkastning eller risk
9. inledande av rättsprocess med betydande verkan
10. val av verkställande direktör och anställningsvillkoren samt eventuella ändringar därav
11. belöningssystem för bolagets personal och förändringar i systemet
12. avtal som inte hör till sammanslutningens normala verksamhet eller avtal med ovanliga villkor mellan bolaget och en aktieägare eller styrelseledamot, ändring av sådana avtal samt avstående av avtalsbaserade rättigheter
13. överlåtelse av sammanslutningens egendom för konkurs eller likvidation samt inledande av saneringsförfarande
9. Planering och styrning av kommunkoncernens ekonomi och investeringar
I budgeten sätter stadsfullmäktige upp mål för dottersammanslutningarnas verksamhet och ekonomi, vilka är härledda ur kommunstrategin och den anknytande ägarpolitiken samt sammanslutningens affärsverksamhet. Koncernledningen inhämtar utlåtanden av dottersammanslutningarna om målen innan de godkänns slutgiltigt. Syftet med målen som satts upp genom samarbete är att trygga att dottersammanslutningarnas verksamhet är förenlig med kommunkoncernens övergripande intresse.
Dottersammanslutningarnas budgeter bör basera sig på de mål som stadsfullmäktige satt upp för dem. Dottersammanslutningens styrelse ansvarar för att skötseln av sammanslutningens ekonomi ordnats som sig bör. Koncernledningen strävar efter att stödja måluppfyllelsen.
I stadens budget och ekonomiplan ska kommunkoncernens ekonomiska ansvar och skyldigheter beaktas. För detta ändamål ska dottersammanslutningarnas styrelser ge staden behövliga uppgifter om sina resultaträkningar, finansieringsanalyser och investeringsplaner och om väsentliga risker och osäkerhetsfaktorer i anknytning till verksamheten. Uppgifter ska också ges om bland annat kommande koncern- och bolagsarrangemang, om stora förändringar i sammanslutningarnas affärsverksamhet och verksamhetsområde och om betydande förbindelser, på det sätt som koncernledningen närmare bestämmer.
Dottersammanslutningen ska alltid omedelbart rapportera om dess verksamhet innehåller väsentliga avvikelser från de mål som staden har satt upp.
Enligt kommunallagen 114 § är kommunen skyldig att uppgöra koncernbokslut för att klarlägga de tillgångar, skulder och ansvar kommunen har på basen av ägande o avtal. Koncernbokslutet ska upprättas samma dag som kommunens. Samkommuners bokslut sammanställs med medlemskommunens koncernbokslut.
Syftet med koncernbokslutet är att kartlägga de tillgångar, skulder och ansvarsförbindelser som Kristinestads stad på grund av ägande eller avtal har bestämmanderätt över eller skyldighet eller ansvar för.
Bestämmelser om koncernbokslut ingår i kommunallagen och bokföringslagen samt i de
allmänna anvisningarna från bokföringsnämndens kommunsektion. Utöver dottersammanslutningar finns också andra sammanslutningar vilkas uppgifter behövs för koncernbokslutet. Dessa är samkommuner och intressesamfund.
Kristinestads stadskoncerns räkenskapsperiod är ett kalenderår (1.1–31.12). Räkenskapsperioden för de dottersammanslutningar som hör till kommunkoncernen ska vara kalenderåret, om det inte finns någon särskild anledning att avvika från detta.
Bolagen skall leverera till stadens ekonomitjänster sitt fullständiga och av styrelsen underskrivna bokslut inkluderat verksamhets-/årsberättelse, resultaträkning, balansräkning, finansanalys, noter, specifikationer och revisionsberättelsen.
Koncernledningen ger närmare anvisningar om de uppgifter som behövs för koncernbokslutet, tidsplanen för upprättande av bokslutet, tidsfrister för inlämningen av uppgifter samt eventuella formulär för den information som ska lämnas för bokslutet och verksamhetsberättelsen.
Intäkter och kostnader från affärshändelser mellan koncernsammanslutningar elimineras i koncernbokslutet. Koncernbolagen ska meddela de interna posterna i samband med bokslutsuppgifterna.
I bokföringen och bokslutet för de sammanslutningar som hör till kommunkoncernen tillämpas samfundsrättslig lagstiftning, bokförings- och bokslutsbestämmelser, koncernbestämmelser enligt kommunallagen samt god bokföringssed.
10. Granskning av kommunkoncernen Revision
Enligt 122.2 § i kommunallagen ska kommunens revisionssammanslutning väljas till revisor i kommunens dottersammanslutningar, om det inte i anslutning till ordnandet av granskningen finns grundad anledning att avvika från detta.
Revisionsnämnden utarbetar en plan för ordnandet av koncernsammanslutningarnas revision i samråd med ansvarig revisor.
Revisionsnämnden har rätt att begära och få upplysningar av dottersammanslutningarna för bedömning av kommunkoncernens resultat samt för utvärdering av hur fullmäktiges mål uppfyllts. Revisionsnämnden kan kalla en ledamot i dottersammanslutningens organ eller en anställd i dottersammanslutningen att höras vid nämndens sammanträde. En medlem i revisionsnämnden får inte för utomstående röja sekretessbelagda uppgifter som han eller hon fått kännedom om.
11. Intern kontroll och riskhantering
Den interna kontrollen och riskhanteringen utgör en väsentlig del av styrelsearbetet i de bolag och sammanslutningar som ägs av staden, men utgör också en del av en god förvaltningssed och ledning. Med den interna kontrollen avses interna förfaranden och verksamhetsmetoder genom vilka man strävar till att trygga verksamhetens lagenlighet och resultat. Med hjälp av den bedöms utfallet av målen, verksamhetsprocesserna och riskerna.
Den interna kontrollen har rätt att begära och få de uppgifter av dottersammanslutningarna som krävs för utvärderingen och utvecklingen av den interna kontrollen och riskhanteringen samt den övriga granskningen. Den interna kontrollen har rätt att granska dottersammanslutningens verksamhet och ekonomi samt processerna kring ordnandet av den interna kontrollen och riskhanteringen. De som arbetar med intern kontroll får inte röja eventuella sekretessbelagda uppgifter för utomstående.
Dottersammanslutningen bör ha tillräckliga system för uppföljning och mätning av ekonomin och verksamheten samt för intern kontroll och riskhantering, vilka godkänts av sammanslutningens styrelse. Kommunkoncernens dottersamfund bör förbereda sig för eventuella störningssituationer genom att planera sin verksamhet på förhand i en beredskapsplan. Ansvaret för uppgörandet av en beredskapsplan samt räddningsplan bör även beaktas i dottersamfundens eventuella underleverantörsavtal och avtal om köptjänster. En risk som sannolikt kommer att realiseras ska utan dröjsmål rapporteras till koncernledningen.
När sammanslutningarna upphandlar stödtjänster ska de ta reda på vilka tjänster staden erbjuder och om det är möjligt att ansluta sig till de tjänsteavtal som staden konkurrensutsatt.
Staden erbjuder sina dottersammanslutningar interna stödtjänster när resurserna och verksamheten gör det möjligt, om staden anser att gemensam användning ger nytta för koncernen. Staden kan också konkurrensutsätta stödtjänster för dottersammanslutningar och då är dottersammanslutningarna skyldiga att anlita dem, efter samråd.
Mellan staden och sammanslutningarna ska sådana upphandlingar samt köp och försäljning av tjänster eftersträvas att de ur totalekonomisk synpunkt blir så fördelaktiga som möjligt. Dottersammanslutningarnas upphandlingar bör samordnas med stadens upphandlingar där det är möjligt och motiverat.
Koncernledningen kan ge direktiv om utökat administrativt samarbete kring upphandlingar som dottersammanslutningar bör följa.
Intern upphandling inom koncernen bör prioriteras då det är möjligt.
Finansiering och placeringsverksamhet
Koncernens ekonomi bör planeras och skötas som en helhet. Dottersammanslutningens finansierings- och placeringsverksamhet bör vara kostnadsmedveten. Eventuella lånefinansieringar bör meddelas koncernledningen i samband med budgeteringsprocessen för kommande år.
Vid offertförfrågningar bör framgå att sammanslutningen är en del av koncernen Kristinestads stad.
Dottersammanslutningarna kan begära borgen av kommunen för lån för investeringar i enlighet med 129 § i kommunallagen.
Dottersammanslutningarnas placeringsverksamhet bör följa kommunens gällande direktiv för placeringsverksamheten samt om möjligt, samordna placeringsuppdragen med kommunens övriga placeringsverksamhet.
För att kunna planera och styra ekonomin på ett ändamålsenligt sätt kan koncernledningen ge bindande direktiv om hur dottersammanslutningarnas ekonomi- och personalförvaltning skall förenhetligas med stadens för att effektivt kunna utnyttja personalresurserna inom koncernen.
Dottersammanslutningarnas personalpolitik skall följa stadens personalprogram gällande avlöning och personalförmåner. Undantag kan ske vid projektanställningar med extern finansiering. Stadens
personalchef, stadsdirektör eller personalsektion skall vid behov konsulteras i löne- och avtalsfrågor. Dottersammanslutningarnas personal kan också utnyttja stadens interna utbildningar.
Vid rekryteringar ska dottersammanslutningarna beakta interna behov av omplaceringar av anställda inom koncernen. Undantag kan ske vid projektanställningar med extern finansiering.
Dottersammanslutningarna skall ansluta sig som medlemmar i det arbetsgivarsamfund som kommunarbetsgivaren grundat, om inte verksamhetens art eller sammanslutningens intresse förutsätter medlemskap i något annat arbetsgivarsamfund.
Dottersammanslutningarna tecknar pensionsförsäkring i KEVA, om det inte finns någon särskild anledning att avvika från detta.
Avsikten är att koncernen ska använda så enhetliga ikt-lösningar som möjligt.
Den centraliserade fastighetsskötseln förvaltar de utrymmen som används inom serviceproduktionen och koordinerar utrymmesanvändningen. Dottersammanslutningarnas verksamhet placeras i första hand i utrymmen som ägs av staden.
13.Sammansättning och utnämning av dottersammanslutningars styrelser
Koncernledningen utser stadens kandidater till dottersammanslutningarnas styrelser samt utser ombud till bolagsstämmorna och ger dem anvisningar som ägarstyrningen förutsätter, i enlighet med förvaltningsstadgan § 20. I enlighet med jämställdhetslagen ska kvinnor och män vara jämnt representerade bland de styrelsekandidater som utnämns och väljs.
Styrelsemedlemmarna har i uppdrag att främja bolagets, kommunkoncernens och alla aktieägares intresse oavsett vilken part som har utsett dem som kandidat till styrelsen. Den som väljs till kandidat till styrelsen ska ha den behörighet som uppdraget förutsätter och möjlighet att använda tillräckligt med tid för att sköta uppdraget. Styrelsemedlemmar ska ha ändamålsenlig sakkunskap om verksamhetsområdet, organisationens verksamhet samt förvaltning och ledning.
Med tanke på styrelsens uppdrag och en effektiv verksamhet är det viktigt att styrelsen består av medlemmar som har en mångsidig erfarenhet och kunskap som kompletterar varandra.
Dottersammanslutningarnas styrelser bör kollektivt ha kännedom om verksamhetsområdet, tillräckliga insikter i affärsverksamhet och ekonomi samt förmåga att vägleda verkställande direktören så att målen för sammanslutningen uppfylls.
14. God förvaltnings- och ledningspraxis i kommunens dottersammanslutningar
Dottersammanslutningarna ska följa god förvaltnings- och ledningspraxis för att trygga sunda affärsprinciper, tillräcklig öppenhet, korrekta uppgifter om ekonomin, en adekvat intern kontroll och riskhantering och en ändamålsenlig, tillförlitlig och effektiv skötsel av kommunens egendom med hänsyn till kommunkoncernens övergripande intresse.
Dottersammanslutningarna har skyldighet att iaktta god affärssed och internationellt godtagna principer om motverkande av korruption i affärsverksamhet.
Enligt 29 § i kommunallagen ska kommunen informera kommuninvånarna, de som utnyttjar kommunens tjänster, organisationer och andra sammanslutningar om kommunens verksamhet. Utöver kommunens och kommunkoncernens verksamhet omfattar kommunens verksamhet även deltagande i samarbete mellan kommunerna samt övrig verksamhet som grundar sig på ägande, avtal och finansiering.
Dottersammanslutningar ska också självmant informera om sin verksamhet, ekonomi och andra betydande angelägenheter. Kommunledningen ska informeras innan en betydelsefull fråga offentliggörs. Sammanslutningens information bör stödja koncernens mål.
Sammanslutningarnas styrelser och verkställande direktörer, samt för stadens del koncernledningen, svarar för att informationen om sammanslutningarna ordnas på ett ändamålsenligt sätt. När information ges i frågor som gäller sammanslutningarna bör man beakta de allmänna informationsprinciperna i kommunen samt offentlighets- och sekretesslagstiftningen.
Detta koncerndirektiv ersätter det tidigare godkända koncerndirektivet godkänt av stadsfullmäktige 13.11.2017 §98.
Koncerndirektivet träder i kraft när stadsfullmäktiges beslut vunnit laga kraft.