Anbudsinbjudan

Anbudsinbjudan

Konsulter för tjänster inom IT-relaterat utvecklingsarbete

2011-04-28

Ramavtal;

Konsulter för tjänster inom IT-relaterat utvecklingsarbete

SMHI, Sveriges meteorologiska och hydrologiska institut, är en myndighet under Miljödepartementet. Som expertorgan inom meteorologi, hydrologi och oceanografi främjar SMHI effektivitet, säkerhet och miljö inom olika samhällssektorer. SMHI bedriver också tillämpad forskning inom de olika verksamhetsområdena. SMHI är certifierat rörande kvalitetsledning enligt ISO9001 och rörande miljöledning enligt ISO 14001.

Informationssäkerhetsarbete hanteras enligt riktlinjerna för LIS (Ledningssystem för informationssäkerhet).

SMHI bidrar till ett säkert och hållbart samhälle genom att ta fram och leverera beslutsunderlag både för allmänhet och anpassat till specifika användarbehov.

En mycket stor mängd data samlas in, dygnet runt, från markstationer, ballonger, fartyg, bojar, flygplan, väderradar, satelliter och blixtlokaliseringssystem. All information från observationssystem bearbetas i kraftfulla datorer. Med avancerade beräkningsmodeller görs analyser och prognoser som bildar underlag för fortsatt arbete. SMHI tillhandahåller allmänna prognoser och varningar, kundanpassade prognoser, analyser, utredningar, statistik, utlåtanden och yttranden, klimatstudier samt forskningsuppdrag.

SMHI har verksamhet på 5 platser i Sverige, och har totalt c:a 650 anställda. För ytterligare information, hänvisas till vår hemsida xxx.xxxx.xx.

SMHI har för avsikt att genom denna upphandling teckna ramavtal avseende konsultstöd vid IT-relaterat utvecklingsarbete. Parallella ramavtal med flera leverantörer kan komma att tecknas för vart och ett av de nedan definierade kompetensområdena. Avtal avses tecknas för arbeten från oktober 2011 till och med december 2013 med option på förlängning ytterligare två år.

SMHI inbjuder härmed intresserade företag att lämna anbud enligt denna förfrågan. Anbud skall vara SMHI tillhanda senast 2011-06-22.

1 Omfattning

SMHIs löpande produktion sker genom omfattande IT-baserade produktionssystem där stora delar bygger på egenutvecklad programvara eller programvara utvecklad i internationellt samarbete inom SMHIs verksamhetsområden. Produktionssystemen omfattar system för insamling av väderdata, prognosverksamhet samt presentation av väderdata och prognoser, datalagring och statistikproduktion mm.

Det finns också ett flertal administrativa och verksamhetsstödjande IT-baserade lösningar.

SMHI driver verksamheten med såväl egna resurser som inköpta konsulter. I huvudsak sker konsultmedverkan som resurskonsult inom olika kompetensområden.

I denna upphandling söker SMHI via ramavtal säkerställa tillgång till kompetens i form av konsulter för medverkan inom flera kompetensnivåer inom kompetensområden enligt nedan. (Se bilaga 2)

För uppdrag inom kompetensnivåerna 4 och 5 krävs att konsulterna som erbjuds i uppdrag har ett avtal med anbudsgivaren om anställning eller exklusivt samarbete med anbudsgivaren.

Med exklusivt samarbete avses att konsulten enbart får utföra uppdrag för anbudsgivaren. Avtal skall finnas vid anbudsinlämning.

För kompetensnivåerna 1 – 3 får samarbetspartners/underkonsulter användas. I samband med avtalsteckning skall avtal med samarbetspartners/underkonsulter föreligga.

Respektive kompetensområde utgör anbudsområde. Anbud får lämnas på ett eller flera anbudsområden.

Kompetensområde/Anbudsområde	Kompetensnivåer	Uppskattad fördelning
1. Användbarhet och tjänstedesign	3-5	10 %
2. Verksamhetsutveckling och strategi	4-5	10 %
3. Ledning och – styrning	4-5	15 %
4. Systemutveckling/ -förvaltning	3-5	65 %

Totalt inom området har de senaste åren inköpts stöd för ca 30 mkr/år. Under avtalsperioden bedöms avropsvolymen bli minst 15 – 20 mkr/år. Angivet behov och fördelning är enbart en uppskattning och lämnas utan förbindelse. Angivna ”Kompetensnivåer” avser huvudsakligt behov men övriga nivåer kan förekomma. Angiven ”Uppskattad fördelning” avser det sammanlagda uppskattade behovet vilket kan fördelas på flera avrop och konsulter.

Det kan förekomma arbeten som spänner över flera kompetensområden där konsulter från olika avtalsparter skall samverka.

1.1 Omfattningen för anbud

Upphandlingen genomförs så att anbud får lämnas för ramavtal inom ett eller flera kompetensområden. För anbud gäller att det skall vara komplett avseende att

• Anbud skall omfatta åtagande att tillhandahålla konsulter inom samtliga kompetensnivåer inom aktuellt kompetensområde (se bilaga 2)

• Konsulterna som erbjuds inom kompetensnivåerna 4 och 5 skall ha ett avtal med anbudsgivaren om anställning eller exklusivt samarbete med anbudsgivaren och vara de som ingick i leverantörskvalificeringen. Konsulter får bytas enligt villkoren i ramavtalet.

• Villkor i ett anbud som avser utfall i upphandlingen inom andra anbudsområden (s.k. kombinatoriska) kommer inte att beaktas.

Tre anbud avses antas inom respektive kompetensområde. Fler kan bli aktuellt inom anbudsområde 4 för att täcka in det totala resursbehovet.

1.2 Avrop från ramavtal

Avrop kommer att erbjudas på följande kriterier i angiven prioritetsordning:

1. Konsults lämplighet för aktuellt uppdrag

2. Möjlighet att uppfylla SMHIs aktuella tidplan

XXXX äger rätt att justera tidplan i syfte att kunna nyttja mest lämpade konsult.

3. Timpris enligt ramavtalet

XXXX äger rätt att begära att takpris för specificerat uppdrag. Detta får inte överstigas utan skriftligt godkännande av SMHI.

Avrop kommer att föregås av en förfrågan där ramavtalsleverantörerna inom aktuellt kompetensområde erbjuds föreslå konsult samt bekräfta möjligheter att innehålla aktuell tidplan. Timpris utnyttjas endast för att skilja konsulter med likartad lämplighet och möjlighet att innehålla tidplan.

Det kan förekomma arbeten som spänner över flera kompetensområden.

Utformning av Leveransavtal (avrop) framgår av bilagorna 3b (bok och räkning) respektive 3c (takpris).

2 Krav på leverantör för kvalificering

Leverantör som kan komma ifråga i denna upphandling skall för respektive anbudsområde uppfylla de kvalificeringskrav som anges i bilaga 1. Anbud från leverantör som inte uppfyller dessa krav får inte antas inom aktuellt anbudsområde.

Uppfyllnad av dessa krav kommer att prövas i en första fas i utvärderingen av anbud. Prövningen görs specifikt för varje anbudsområde. För att komma ifråga för komplett utvärdering av anbud och tecknande av ramavtal skall dessa krav vara uppfyllda.

3 Kompetens

Krav

SMHI söker, för respektive kompetensområde, tillgång till konsulter med kompetens enligt Kompetensspecifikationen (bilaga 2).

För kompetensnivåerna 4 och 5 skall konsulterna ha god erfarenhet av arbete inom roller som framgår i punkt 3 i Kompetensspecifikationen.

Bevis i anbud av kravets uppfyllnadsgrad

Leverantörens möjligheter att tillhandahålla efterfrågad kompetens för kompetensnivåerna 4 och 5 skall i anbud verifieras genom

a. Beskrivningar av referensuppdrag där respektive konsult innehaft väsentliga roller. Anbudsgivaren äger rätt att själv upprätta referensbeskrivningarna. I respektive referensbeskrivning skall dock anges kontaktperson och kontaktuppgifter hos uppdragsgivaren som SMHI äger rätt nyttja för utvärderingen av anbud. Bekräftelse i övrigt från uppdragsgivaren behöver inte bifogas i anbudet. Inlämnade handlingar för leverantörskvalificeringen (avsnitt 2 ovan) kan med fördel användas.

Uppdragen skall avse utförande år 2007 och senare. Maximalt fyra referensuppdrag får nyttjas i anbudet.

b. CV för konsulter där det särskilt anges konsulternas specifika roller liksom kopplingen mellan uppgifterna i referensuppdragen och de erfarenheter som SMHI efterfrågar (bilaga 2). Detta skall framgå explicit och inte vara en tolkningsfråga för SMHI vid kvalificeringen

För vart och ett av referensuppdragen får upp till tre konsulter inom kompetensnivåerna 4 och 5 nyttjas (samma konsult får nyttjas i flera referensuppdrag).

Anbudsvärdering

Vid prövningen av anbud kommer kombinationen av referensuppdragens samlade innehåll och offererade konsulters roller att värderas mot helheten angiven under punkt 3 i bilaga 2. Se vidare punkt 6 nedan.

Avtal

Avtalet binder leverantören att tillhandhålla konsulter med kompetens enligt anbud och ovan definierad kompetens. SMHI accepterar byte av konsulter under avtalstiden så länge leverantören kan visa att nya konsulter uppfyller denna kompetens.

4 Ersättning

Ersättning utges baserat på arbetad tid med ett timpris per kompetensnivå inom respektive kompetensområde. Villkor i övrigt avseende ersättning framgår i mall för ramavtal (bilaga 3).

I anbud anges pris/timme för kompetensnivå 5 inom respektive kompetensområde. Vid avrop av övriga kompetensnivåer utges ersättning enligt följande modell;

Kompetensnivå Kompetensområde/Anbudsområde

1       2       3       4    

5	A1 (kr/tim)	A2 (kr/tim)	A3 (kr/tim)	A4 (kr/tim)
4	A1-10 %	A2-10 %	A3-10 %	A4-10 %
3	A1-25 %	A2-25 %	A3-25 %	A4-25 %
2	A1-35 %	A2-35 %	A3-35 %	A4-35 %
1	A1-45 %	A2-45 %	A3-45 %	A4-45 %

5 Utförande/Kommersiella villkor

Villkor för utförande av uppdrag (avrop) samt kommersiella villkor för avtalet i övrigt framgår av bilaga 3 (Mall för ramavtal).

6 Prövning av anbud

SMHI avser att anta det/de anbud som totalt är det/de ekonomiskt mest fördelaktiga. Utvärdering och tecknande av ramavtal kommer att ske per kompetensområde.

För tydlighets skull poängteras att kraven på kompetens för leverantörens konsulter (avsnitt 2 ovan) som angivits inför den genomförda leverantörskvalificeringen gäller som utgångspunkt. Vid anbudsprövningen kommer dock därutöver specifik hänsyn att tas till den samlade kompetensen av leverantörens konsulter enligt vad som anges under utvärderingskriterium 1 nedan.

Grundläggande i en offentlig upphandling är att alla uppställda minimikrav (ofta kallade skall-krav) måste uppfyllas för att anbudet skall få antas. I denna upphandling gäller följande sådana minimikrav:

1. Anbud gäller för ramavtal under den tidsperiod som anges i ingressen.

2. Anbud gäller för arbeten enligt avsnitt 1 ovan.

3. Konsulter på nivåerna 4 och 5 uppfyller kvalificeringskravet C:1 (bilaga 1).

4. Acceptans av det som anges under avsnitt 1.2 ”Avrop från ramavtal” ovan.

5. Acceptans av det som anges under punkt 4 ”Ersättning” ovan.

6. Acceptans av det som anges under punkt 5 ”Utförande/Kommersiella villkor” ovan.

7. Acceptans av ramavtal enligt mall i bilaga 3.

Prövning av anbud kommer därutöver att ske utifrån kompetens och pris enligt följande:

Kompetens

Med kompetens avses den samlade bild som framgår i anbud med referens till punkt 3 ovan.

Betyg Definition

3 Mycket god kravuppfyllnad;

Utöver för betyg 2 krävs att referensuppdragen visar att över ca 3/4 av de arbetsuppgifter, roller och kompetenser som anges i bilaga 2 för kompetensområdet har ingått i referensuppdragen.

2 God kravuppfyllnad;

Utöver för betyg 1 krävs att referensuppdragen visar att mellan ca 1/2 – 3/4 av de arbetsuppgifter, roller och kompetenser som anges i bilaga 2 för kompetensområdet har ingått i referensuppdragen.

1 Minimikraven uppfyllda;

Konsulterna uppfyller leverantörskvalificeringens krav C:1 samt D:1 och D:2 samt att referensuppdragen visar att mellan ca 1/3 – 1/2 av de arbetsuppgifter, roller och kompetenser som anges i bilaga 2 för kompetensområdet har ingått i referensuppdragen.

0 Icke tillräcklig kravuppfyllnad;

Konsulterna uppfyller inte leverantörskvalificeringens krav C:1 samt D:1 och D:2 och/eller konsulternas referensuppdrag visar att en omfattning mindre än ca 1/3 för de arbetsuppgifter, roller och kompetenser som anges i bilaga 2 för kompetensområdet har ingått i referensuppdragen.

Anbudsgivare med gott utfall vid utvärdering av ovanstående kan komma att inbjudas att vid en muntlig presentation presentera referensuppdrag genomförda med stor delaktighet av offererade konsulter. Därvid visad kompetens samt den tilltro till att bygga upp ett gott samarbetsklimat som SMHI uppfattar vid dessa presentationer kommer att värderas och ge möjlighet till en extra värdering inom detta kriterium.

Detta instrument kommer enbart att nyttjas för att skilja anbud som vid prövningen visat sig vara bland de sammantaget mest fördelaktiga (se nedan).

Timpris

Vid utvärderingen av pris kommer det att antas att genomförandet kommer att innebära arbete enbart i Norrköping. Betyget för pris kommer att beräknas enligt följande;

Utvärderingspris = (Timpriset för kompetensnivå 5 i anbudet) – (Avdrag) Avdragets storlek är relaterat till betyget avseende kriteriet ”Kompetens” ovan. Avdragets storlek:

Vid betyg 1 för kriteriet kompetens ovan: Inget avdrag.

Vid betyg 2 för kriteriet kompetens ovan: 10 % av Baspriset Vid betyg 3 för kriteriet kompetens ovan: 20 % av Baspriset

Baspriset är anbudsgivarens timpris för kompetensnivå 5 (avsnitt 4 ovan).

Sammantaget utvärderingsresultat

Anbuden kommer att rangordnas efter Utvärderingspris där lägsta pris är mest fördelaktigt.

7 Bestämmelser för anbudsgivning

Anbud skall omfatta konsultresurser enligt kvalificeringskraven.

Anbud skall innehålla redovisning av alla de omständigheter som anbudsgivaren önskar framföra för uppfyllande av ställda krav mot bakgrund av ovan angivna prövningskriterier. I anbudet skall redovisas:

1. Anbudsgivande företags registrerade namn, organisationsnummer samt kontaktuppgifter

2. Anbudets omfattning (se krav ovan avsnitt 1 och särskilt avsnitt 1.1).

3. Uppfyllnad av kraven för kvalificering (avsnitt 2). Detta redovisas med bevis enligt bilaga 2 med tydlig angivelse av hur/varför respektive krav är uppfyllt.

4. Uppfyllnad av angivna minimikrav (se ovan avsnitt 6).

5. Redovisning av referensuppdrag och CVn avseende erbjudna konsulter (se avsnitt 3).

6. Ersättningskrav med referens till avsnitt 4.

Observera att endast ett (1) timpris per kompetensområde får anges.

Anbud får lämnas på ett eller flera kompetensområden. Villkor i ett anbud som avser utfall i upphandlingen inom andra anbudsområden (s.k. kombinatoriska) kommer inte att beaktas.

Anbud skall avges skriftligen på svenska i ett undertecknat original. Observera att anbud lämnat per e-post eller telefax inte uppfyller detta krav och därför inte kan tas upp till prövning.

Därutöver skall kopia av anbudet bifogas på elektroniskt minne. Förtryckt broschyrmaterial som årsredovisning, kreditupplysning etcetera får därvid bifogas i pappersform och behöver inte särskild skannas för den elektroniska kopian.

Anbud skall adresseras till SMHI Registrator

601 76 Norrköping

och kuvert märkas med Anbud 2011/817/243

Anbud kan alternativt lämnas i SMHIs reception på Xxxxxxxxxxxxxx 0, Xxxxxxxxxx. Receptionen har öppet arbetsdagar mellan kl. 08:00 – 16:30.

Anbud skall ha inkommit senast 2011-06-22.

För sent inkommet anbud får inte behandlas oberoende av anledningen till förseningen.

Anbudet skall vara bindande till och med 2011-12-31.

I händelse av överprövning av upphandlingen kan SMHI komma att tillfråga anbudsgivarna om förlängning av anbuds giltighet så att upphandlingen kan avslutas, efter slutgiltigt avgörande i rättsprocessen, med dem som accepterar sådan förlängning.

SMHI lämnar ingen ersättning för deltagande i anbudsgivningen.

Preliminär tidplan utan förbindelse för SMHI:

• Presentationer (punkt 6) planeras vecka 35-36.

• Meddelande om tilldelning vecka 37

• Avtalstidens början vecka 40

SMHI kan löpande under utvärderingen av anbud behöva begära att uppgifter förtydligas. Svar på sådana kommer dock inte att begäras inlämnade under perioden vecka 27 – 31.

Frågor avseende denna upphandling sänds med e-post till SMHI: xxxxxxxxxxx@xxxx.xx

Svar på inkomna frågor eller annan information rörande anbudsförfrågan kommer löpande att göras allmänt tillgängligt på SMHIs hemsida.

Direkt länk: xxx.xxxx.xx/xxxxxx/xxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxx-xxxxxxxxxxxxx-0.0000

Frågor och svar presenteras utan angivande av vem som frågat. Enbart svar eller annan information publicerad på ovanstående sätt är bindande för SMHI. SMHI förbehåller sig rätten att inte svara på frågor inkomna mindre än tio (10) dagar före anbudstidens utgång. Svar kan dock komma att lämnas senare. Det åligger intresserad anbudsgivare att på SMHIs hemsida kontrollera om det finns besvarade frågor eller information i övrigt rörande upphandlingen.

SMHI förbehåller sig rätten att inte pröva anbud som saknar begärd information eller inte ger tillfredsställande upplysningar eller i övrigt inte lämnas enligt förfrågan.

8 Upphandlingsförfarande

Upphandlingen genomförs enligt lag 2007:1091 om upphandling och där med tillämpning av reglerna som gäller för s.k. öppet upphandlingsförfarande. Detta innebär bl.a. att förhandlingar om priser eller andra uppgifter i anbud inte får genomföras.

Bilagor:

1. Krav för kvalificering

2. Kompetensspecifikation

3. Mall för ramavtal

a. Allmänna villkor för konsultarbete vid SMHI – 2007-01-01

b. Mall för Leveransavtal (avrop) enligt bok och räkning

c. Mall för Leveransavtal (avrop) med takpris