RFQ
Avtalsmodul i Maximo
Demo och inspiration till inköp med avtal
Xxxxx Xxxxxxxxxx, Certified Deployment Professional, Maximo 7.1, 7.5 2018-11-21
Inköpsprocess
Avtal är ett stöd till inköpsprocessen
Leveransmottagning (varor och tjänster)
Inköpsorder
Kontraktrader tillämpas på IR och IO
Huvudflöde för inköpsprocessen
RFQ
(Anbudsförfrågan)
Inköpsrekvisition
Leverantörs-
faktura
RFQ
(Anbudsförfrågan) (Request for quotation)
Inköpsorder (IO)
Inköpsrekvisition (IR)
Attestering och godkännande
Från status WAPPR till APPR En eller flera attestanter (beloppsgränser, kostnadsställe)
4
E-handel
Attestering (Ekonomisystem)
Integration med e-handelsplattform
IO till leverantören, bekräftelser, leveransmeddelanden, allt hanteras av befintliga funktioner
Inköpsorder (IO) (WAPPR)
Leveransmottagning
(varor och tjänster)
Inköpsorder (IO) (APPR)
Attestering
(Ekonomisystem)
Leverans- mottagning (varor och tjänster)
Integration utan e-handelsplattform
Inköpsrekvisition (IR)
(WAPPR)
Inköpsorder (IO) (WAPPR/APPR)
Inköpsrekvistion (IR)
(APPR)
IO till leverantören. Bekräftelser och leveransmeddelanden hanteras manuellt I Xxxxxx
Avtalsmodul
Avtalsmodul
Modulen används för att hantera avtal för personalkostnader (extern personal), inköp, hyra/leasing och garantier. Du kan skapa olika typer av avtal och definiera regler som styr varje avtal."
8
Ett huvudavtal eller flera separata avtal. Vad är bäst?
▪ Huvudavtal kan fungera som en mall, och/eller för att samla alla avtal, som du har gentemot samma leverantör (inköpsavtal, garantiavtal, pesonalkostnadsavtal etc.)
▪ Att associera (koppla) ett befintligt avtal till ett huvudavtal är i dagsläget inte möjligt. Du måste starta från huvudavtalet och skapa nya associerade avtal mot det.
▪ Alla avtalstyper kan associeras till betalningsplaner vid behov.
▪ De vanligaste avtalstyperna är inköpsavtal (med eller utan avropsfunktion) och garantiavtal.
9
Purchase Contract
Purchase Contract
Huvudavtal
Frivillig avtalstyp. Kan fungera som mall för leverantörer, omfattning, regler och villkor
Maximos avtalsmodul
Flera avtal kan samexistera med olika giltighetsperioder, lista över produkter och tjänster etc.
Hyres- och leasingkostnader betalas genom att använda en betalningsplan. Avtalet används för att generera en leverantörsfaktura, vilket eliminerar behovet av en IO för varje betalning.
Avropsavtal som innehåller timpriser för olika personalkategorier och behöver inte någon IO i förväg (Leverantörsfakturan baserar sig på leverantörskontraktet
i stället för IO)
Avtal för inventarier under garantitiden. Täcker kostnader för material, verktyg och timmar
Leasing-/
hyresavtal
Personalkostnads- avtal
Garantiavtal
Demo
1. Från Inköpsrekvisition till faktura – från A till Ö med Maximos standardprocess.
2. Bibliotek med "allmänna” villkor
3. Skapa huvudavtal och associera inköpsavtal mot det
4. Godkänna avtal för användning på anläggningar och aktivera
• Saldokontroll (påfyllning av förrådsartiklar)
• Skapa xxxxxxx inköpsrekvisition och leta efter kontraktsartiklar
• Skapa Avropsbeställning
• Garantiavtal
• Skapa garantiavtal
• Associera inventarier
• Skapa arbetsorder med inventarie som har garanti
12
Diskussionspunkter
Alla kunder är unika
Punkter värda att fundera på
▪ Vilka integrationer har man till externa system (ERP, ekonomisystem, E-handel)
▪ Attestregler och beloppsgränser
▪ Hur integrerar/anpassar man Maximos inköpsprocess med företagets övriga inköpsprocesser
▪ Leverantörsregister (vill man integrera leverantörsregistret i ERP eller ej
▪ Har man rabatter – om ja, hur ska de hanteras
▪ Vilka roller behövs i hela processen (beställare, attestant, inköpare, leveransmottagaren m.fl. m.fl.)
14
value of request
approval by Maintenance Supervisor or
techn warehouse
approval by Maintenance Supervisor or
techn warehouse
approval by Maintenance manager
approval by Maintenance Supervisor or
techn warehouse
approval by Maintenance manager
approval by site Manager
approval by Maintenance Supervisor or
techn warehouse
approval by Maintenance manager
approval by site Manager
approval by CEO
Technical purchaser of relevant site
Attestering: processen och nivåerna är unika för olika företag/verksamheter
release strategy for purchase requisition |
< 500,- €
< 1.000,- €
< 20.000,- €
> 20.000,- €