ÄGARDIREKTIV
ÄGARDIREKTIV
Södra Smålands Avfall & Miljö AB
För den avfallsverksamhet som bedrivs i det av kommunerna Lessebo, Markaryd, Tingsryd, Växjö och Älmhult, delägda Bolaget ”Södra Smålands Avfall & Miljö AB”, gäller dessa ägardirektiv.
Utfärdade och fastställda av kommunfullmäktige i respektive delägarkommun;
Lessebo 2018-02-19 § 7
Markaryd 2018-02-26 § 22
Tingsryd 2018-02-05 § 3
Växjö 2018-02-27§ 62
Älmhult 2018-02-25 § 25
Antagna vid bolagsstämma 2018-03-28
1. Allmänt
Förutom genom lag och författning regleras bolagets verksamhet av
bolagsordningen
aktieägaravtal
dessa ägardirektiv
av ägarna utfärdade särskilda direktiv och avtal
2. Inriktning av bolagets verksamhet och det kommunala ändamålet
Bolagets ändamål är att, med iakttagande av kommunala principer såsom likställighets-, lokaliserings och självkostnadsprincipen, där sistnämnda är tillämplig, för ägarkommunerna tillgodose behovet av miljömässig och kostnadseffektiv hantering av hushållsavfall och därmed jämförligt avfall samt verksamhetsavfall.
Utöver detta kan bolaget även äga, driva, förvalta, underhålla och investera i anläggningar som ingår i ägarkommunernas ansvar för hushållsavfall och därmed jämförligt avfall samt verksamhetsavfall.
Ägande eller drift av biogasanläggning i Växjö ingår ej i bolagets verksamhet. Nedlagda deponier avses ej överföras till bolaget.
Inom ramen för de för Bolaget gällande kommunalrättsliga principerna, bolagsordningen och aktieägaravtalet får Xxxxxxx även;
utföra tjänster på uppdrag av ägarkommunerna, samt
i begränsad omfattning till andra tillhandahålla tjänster som har samband med föremålet för Bolagets verksamhet.
Bolagets verksamhet regleras främst av bolagsordning och aktieägaravtal och får inte bedriva verksamhet som inte är förenlig med dessa. Bolaget får inte heller bedriva spekulativ verksamhet eller verksamhet som inte är förenlig med den kommunala kompetensen. Bolaget är skyldigt att utföra de uppdrag som bolaget tilldelats av dess ägare. Verksamheten ska bedrivas åt ägaren/i ägarens ställe.
Med beaktande av såväl kommunallag som konkurrenslagstiftning och övriga relevanta bestämmelser ska bolaget sträva efter avgifter som gör dess produkter och tjänster till bästa alternativ för delägarkommunerna och dess invånare.
Bolaget ska vara aktivt i delägarkommunernas utvecklingsarbete för att främja en god miljö och hög service till människor och näringsliv. Bolaget ska arbeta för att bidra till kommunernas attraktivitet att leva och bo i. I detta ingår samarbete och samordning med kommunerna och dess koncerner gällande fysisk planering och skapande av attraktiva bebyggelsemiljöer.
Avfallshantering
Bolaget har ägarnas uppdrag att som renhållare svara för kommunernas skyldigheter avseende hanteringen, dvs. insamling, transport och återvinning eller bortskaffande, av det hushållsavfall som uppstår i ägarkommunerna. Till grund för uppdraget ligger den av respektive ägares kommunfullmäktige beslutade renhållningsordningen bestående av lokala föreskrifter och avfallsplan.
Bolaget ska årligen i samråd med respektive ägare ta fram förslag på renhållningstaxa som överlämnas till ägarkommunerna i enlighet med överenskommen tidplan för ägarnas budgetberedning. På motsvarande sätt ska bolaget inför revidering av renhållningsordning ta fram förslag i samråd med respektive ägare.
Arbetet med avfallsplan ska följa av Naturvårdsverket framtagna föreskrifter med vägledning för kommunal avfallsplanering samt i övrigt beakta gängse branschpraxis.
Bolaget ska även bistå ägarna med kvalificerad kompetens inom avfallshantering, fysisk planering samt yttranden, godkännanden och tillstånd som krävs för verksamheten enligt gällande författningar samt i övrigt svara för erforderliga kontakter med myndigheter.
3. Mål och riktlinjer
God ekonomisk hushållning
Kommunallagens krav på god ekonomisk hushållning handlar om att kommunerna långsiktigt ska klara av sitt samhällsuppdrag med god kvalitet inom en sund finansiell utveckling. Redovisning och uppföljning av mål sker på årsstämman för ägarna. Styrelsen ansvarar för hur bolaget avser uppfylla nedanstående mål i det löpande strategi- och planeringsarbetet.
Verksamhetsmål
Bolagets ska utföra sin verksamhet och tillhandahålla tjänster så att bolaget långsiktigt bidrar till att främja hållbar utveckling och tillväxt inom regionen samt utveckla samhälls-, miljö- och kundnytta.
Detta innebär konkret följande:
Verksamheten ska bedrivas rationellt och resurseffektivt med hög service
Aktivt arbeta för att ägarkommunerna ska bidra till att uppnå EU:s miljömål, nationella och lokala miljömål
Sträva för prioriteringsordning enligt EU:s avfallstrappa, dvs. förebygga, återanvända, materialåtervinna, energiåtervinning och i sista hand deponera avfall.
Aktivt medverka till att uppnå ägarkommunernas övergripande mål och visioner
Svara för kommunikation och information rörande hushållsavfall och därmed jämförligt avfall
Xxxxxxxx arbetet med taxekonstruktion i samråd med delägarkommunerna
Xxxxxxxx arbetet med renhållningsordning i samarbete med delägarkommunerna
Främja, stödja och utveckla medborgarnas kunskaper och kompetens kring avfallshanteringens roll i produktion och konsumtion för att skapa ett hållbart samhälle
Aktivt söka samarbete med offentliga, kommunala och privata aktörer inom ägarkommunerna för att utbyta kunskap och skapa lösningar för att uppnå största möjliga nytta för samhället, miljö och kunder.
Vara ledande avseende samarbete i regionen för att främja kompetensförsörjning och ekonomiska synergier (upphandlingar, samutnyttjande anläggningar, insamling, transport, etc.)
Omsätta omvärldsbevakning i form av kreativitet och innovation i den dagliga verksamheten
Verka för jämställdhet
Målen ska inarbetas i strategisk utvecklingsplan eller motsvarande inom avfalls- och återvinningsområdet för ägarkommunerna där rutiner för uppföljning framgår.
4. Demokratifrågor
Bolagets arbetssätt skall präglas av öppenhet om inte affärsmässighet eller sekretess föranleder annat. Information till medborgarna och media ska vara en naturlig del i verksamheten.
Allmänheten ska ha närvarorätt vid ordinarie bolagsstämma (årsstämma) i bolaget. Bolaget ska sträva efter att ägarna och allmänheten får relevant och begriplig information om de ärenden som skall behandlas.
Allmänna handlingar ska förvaras enligt fastställd arkivbildningsplan. För utbekommande av allmänna handlingar ska avgift uttas enligt av Växjö kommun bestämd taxa, som ska antas av bolaget. Saknas fastställd taxa ska bolaget anta egen taxa.
5. Ekonomi m.m.
Effektivisering
Bolaget skall fortlöpande undersöka möjligheterna att effektivisera sin verksamhet vilket också inkluderar att pröva om delar av den kan konkurrensutsättas.
Bolaget skall göra regelbundna kostnadsjämförelser och kvalitetsmätningar med bolag av motsvarande slag och storlek.
Riskanalys
Bolaget skall regelbundet göra analyser avseende bl.a. finansiella, operativa och legala risker.
God ekonomisk hushållning
Kommunallagens krav på god ekonomisk hushållning handlar om att kommunerna långsiktigt ska klara av sitt samhällsuppdrag med god kvalitet inom en sund finansiell utveckling. Redovisning och uppföljning av mål sker på årsstämman för ägarna. Styrelsen ansvarar för hur bolaget avser uppfylla nedanstående mål i det löpande strategi- och planeringsarbetet.
Bolaget ska bedriva sin verksamhet på ett sådant sätt att kostnaderna för verksamheten täcks genom taxor och avgifter. I den del av bolagets verksamhet som ska bedrivas på affärsmässig grund ska intäkterna överstiga kostnaderna.
6. Budget och verksamhetsplan
Bolaget ska årligen anta en verksamhetsplan för de närmaste tre räkenskapsåren, varav det första detaljplaneras och budgeteras. Verksamhetsplan och budget ska för kännedom lämnas till ägarna senast på sätt som överenskoms särskilt.
7. Medelsförvaltning och finansiering
Styrelsen ska se till att bolagets medelsförvaltning sker på ett effektivt sätt och med tillfredsställande säkerhet.
Styrelsen ska fastställa finanspolicy för bolaget och regler för penninghanteringen. Växjö kommuns övergripande finanspolicy gäller för bolaget.
Bolaget ska välja den för bolaget mest förmånliga finansieringen för sina investeringar. I den mån bolaget behöver finansiera investering eller motsvarande med upplåning kan bolaget hemställa hos Växjö kommun om upptagande av lån. Lån ges av Växjö kommun enligt vid var tid gällande principer för utlåning och mot erläggande av borgensavgift.
8. Underställningsplikt
Bolaget ska se till att respektive ägares kommunfullmäktige eller annat relevant kommunalt organ får ta ställning innan sådana beslut i verksamheten som är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt fattas. Råder olika uppfattningar i en bolagsstyrelse om en fråga är av sådan art att fullmäktiges ställningstagande bör inhämtas, skall detta ske om minst en tredjedel av styrelsens ledamöter begär det. Minoritetsskyddet gäller inte frågor där fullmäktiges ställningstagande redan har inhämtats.
Sådana beslut kan bl.a. avse ärenden som rör
a) investeringar utom verksamhetsplan och/eller verksamhetsbudget överstigande 20 miljoner kr
b) förvärv och bildande av dotterföretag
c) frivillig likvidation
d) fusion
e) försäljning av företag eller del av företag
f) etablering eller avveckling av rörelsegren
g) ny eller ändrad inriktning av bolagets verksamhet
h) ändring av aktiekapital
i) förvärv eller överlåtelse av fast egendom eller tomträtt till sådan egendom.
9. Informationsskyldighet
Kommunfullmäktige hos respektive ägare skall hållas väl informerade om bolagets förhållanden och utveckling. Det ankommer på kommunstyrelsen hos respektive ägare att vid de tidpunkter och i de avseenden som fullmäktige bestämmer svara för sådan information.
Bolagets styrelse skall också på anmodan lämna fullmäktige information.
Det åligger vidare bolaget att till respektive kommunstyrelse snarast översända:
protokoll från bolagsstämma
protokoll från styrelsesammanträde
bolagets årsredovisning
revisionsberättelse
granskningsrapport
delårsrapport per augusti månad
underlag till ägarnas sammanställda redovisning inom tid och med den utformning som respektive ägare bestämmer.
Innehåller protokoll som ska översändas till ägarna uppgift av sådant slag att bolaget inte är skyldigt att tillhandahålla handling vari uppgiften återfinns, får bolaget utesluta uppgiften. Av översänt material ska framgå att sådan åtgärd har vidtagits.
10.Förvaltningsberättelsen
Bolagets styrelse ska årligen i förvaltningsberättelsen, utöver vad aktiebolagslagen stadgar, redovisa hur verksamheten bedrivits och utvecklats mot bakgrund av det i bolagsordningen och dessa direktiv antagna syftet och ramarna med densamma.
Uttalandet ska vara så utformat att det kan läggas till grund för lekmannarevisorernas granskning liksom för kommunstyrelsens uppsikt enligt 6 kap kommunallagen (2017:725).
11.Revision
Bolagets revisorer ska, utöver vad aktiebolagslagen stadgar, mot bakgrund av det kommunala syftet med bolagets verksamhet, pröva huruvida denna utövats på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synvinkel tillfredsställande sätt. Revisionsrapporten ska innehålla uttalande om hur denna prövning utfallit samt om bolagets utveckling mot bakgrund av uppställda mål.
Bolagets lekmannarevisorer ska, mot bakgrund av det kommunala ändamålet med bolagets verksamhet, pröva huruvida denna utövats på ett ändamålsenligt sätt. Bestämmelser om innehållet och den tidpunkt då lekmannarevisorns granskningsrapport ska lämnas till bolagets styrelse återfinns i aktiebolagslagen.
12.Lekmannarevisionens granskningsrapport
Det åligger lekmannarevisionen att i årligen i sin granskningsrapport yttra sig om huruvida bolaget bedrivits på ett ändamålsenligt sätt utifrån det syfte som angivits i bolagsordningen och i detta ägardirektiv, liksom de kommunala befogenheter som utgör ram för verksamheten.
Lekmannarevisionen ska snarast uppmärksamma ägaren på om bolaget brister i de avseenden som omnämns i första stycket.
13.Informationssammanträden m.m.
Bolagets styrelse, verkställande direktör, revisorer och lekmannarevisorer ska på anmodan av ägarna närvara vid informationssammanträde med ägarnas kommunstyrelse eller annat organ och därvid lämna information om bolagets verksamhet.
Bolaget ska minst en gång per år bjuda in ägarna till information om utvecklingen i bolaget.
14.Kommunstyrelsen uppsiktsplikt 6 kap kommunallagen (2017:725)
Kommunstyrelsen skall enligt kommunallagen utöva uppsikt eller med andra ord förvaltningskontroll, förutom över nämnderna, över hel- och delägda bolag. Denna förvaltningskontroll är grunden för kommunens ägarstyrning.
För att kommunstyrelsen skall kunna fullgöra sin uppsiktsplikt är bolagen skyldigt att fortlöpande på kommunstyrelsens begäran informera om bolagets ekonomiska och verksamhetsmässiga utveckling. Informationen kan lämnas antingen vid sammanträden som kommunstyrelsen kallar bolagets företrädare till eller skriftligt. Bolaget är dessutom skyldiga att informera kommunstyrelsen löpande om väsentliga händelser i verksamheten och i frågor som eventuellt kan blir föremål för kommunfullmäktiges ställningstagande innan beslut fattas av bolaget.
Bolaget erinras om att respektive ägares kommunstyrelse har att fatta årligt beslut huruvida verksamheten varit förenlig med det kommunala ändamålet och utförts inom ramen för den kommunala kompetensen.
Bolaget ska senast i maj varje år till respektive ägare överlämna skrivelse om hur verksamheten har bedrivits under föregående år och då särskilt hur verksamheten har varit förenlig med det kommunala ändamålet och utförts inom ramen för den kommunala kompetensen.
Kommunstyrelsens granskningsrätt och bolagets informationsskyldighet omfattar inte handling eller förhållande för vilket gäller sekretess enligt lag.
15.Bolagsstämma
Kommunernas ombud vid bolagsstämma utses av respektive kommunstyrelse eller kommunstyrelsens arbetsutskott allt efter kommunernas rutiner och förses med vederbörlig fullmakt.
Kommunstyrelsen beslutar om instruktion för ombudet. Instruktionen får endast avse ställningstaganden i ärenden varom fullmäktige har fattat beslut eller som omfattas av kommunstyrelsens uppdrag eller delegation enligt styrelsens reglemente.
16. Suppleants inträde m.m.
En suppleant har rätt att närvara vid styrelsesammanträde och ska alltid delges sammanträdeshandlingarna. Ersättning till en suppleant utgår enligt Växjö kommuns arvodesregler.
En närvarande suppleant som inte ersätter en ledamot ska iaktta samma tystnadsplikt som gäller för en ledamot.
17.Verkställande direktör och styrelse
Det är ägarnas ansvar att tillsätta en styrelse med förutsättningar att rätt ta tillvara bolagets och ägarens intressen samt att ge styrelsen mandat att aktivt verka inom givna ramar.
Bolagsstyrelserna skall dels årligen fastställa en arbetsordning för sitt arbete dels i skriftliga instruktioner ange arbetsfördelningen mellan styrelsen och verkställande direktören.
Arbetsordningen och vd-instruktionen skall vara skriftliga.
Styrelsen ska ansvara för att styrelseledamöterna erhåller erforderlig utbildning för uppdraget.
Bolagets styrelse ska fastställa en skriftlig instruktion för verkställande direktören och årligen fastställa en skriftlig instruktion för sitt eget arbete.
Av vd-instruktionen skall bl.a. framgå att remisser till bolaget bör styrelsebehandlas och att vd åläggs att för styrelsen anmäla de beslut som han eller hon fattat i frågor av större betydelse. Anmälda beslut skall tas upp i styrelsens protokoll.
Styrelsen skall i sin planering beakta kommunens tidplan för rapportering av bokslut, delårsrapport och övrig information som skall lämnas till ägaren.
Vid anställning av VD i bolaget ska styrelsens beslut om såväl personval som lönesättning föregås av samråd med respektive ägare.
18.Samförstånd och acceptans
Kommunernas styrfunktion över bolaget skall i första hand ske genom dialog och bygga på samförstånd och acceptans.
19. Policyer, riktlinjer och xxxxxxxxxx
Bolaget ska verka för sådan samordning med aktieägarna och dess koncerner som är till fördel för Bolaget, utan att strida mot de lagar som gäller inom Bolagets verksamhetsområde. Sådan samordning kan gälla exempelvis användande av samma policyer och riktlinjer, samutnyttjande av resurser samt andra effektiviseringar.
Bolaget ska utnyttja resurser för, men inte begränsat till, administrativt och IT-stöd som Växjö kommun tillhandahåller.
20.Arkivreglemente
3023453.4.0008
Växjö kommuns arkivreglemente gäller för bolagets dokumenthantering.