Bästa leverantör
Bästa leverantör
17.4.2023
Statsrådets kansli tar emot fakturor enbart som nätfakturor
Statsrådets kansli tar emot, behandlar och arkiverar sina inköpsfakturor en- bart i elektronisk form. Vi ber er skicka era fakturor som nätfakturor enligt Europanormen via statsförvaltningens nätfakturaoperatör.
Vår nätfakturaadress är:
E-fakturaadress/EDI-kod:
003702459755
Förmedlare Förmedlarkod
FO-nummer:
OpusCapita Solutions Oy E204503
0245975-5
Momsnummer
FI02459755
Avtalsnummer med VSK1
Vi förutsätter att fakturan innehåller ett avtalsnummer med VSK1, som bokfö- ringsenheten/ämbetsverket har givit, så att vårt system för hantering av faktu- ror kan automatiskt rikta fakturan till rätt avtal. De första tecknen i avtalsnum- ret är alltid VSK1. Avtalsnummeret med VSK1 relaterat till fakturering ska för- medla i fältet "köparens referens" (i Finvoice XML BuyerReferenceIdentifier).
Inga andra uppgifter får anges tillsammans med avtalsnumret. Avtalsnumret ska framgå av både fakturans visuella format och XML-filen som genereras av fakturan. Nätfakturans XML-format är ett s.k. elektroniskt format av faktu- rans innehåll som normalt inte visas för den som fakturerar. Ni kan kontrollera att avtalsnumret förmedlas i fakturans XML-format hos tillhandahållaren av ert faktureringssystem. Om ni använder leverantörsportalen Handi eller Baswa- res nätfaktureringstjänst för att göra nätfakturor förmedlas avtalsnumret i fak- turans XML-format.
Upphandlingsavtalets identifierare
Upphandlingsavtalets identifierare (VN/ - diarienummer) mellan ämbetsverket och leverantören ska skickas I fältet " Avtalsnummer " i e-faktura (Agreemen- tIdentifier i Finvoice XML)
Leverantörsportalen Handi
Om ni inte använder ett system som genererar nätfakturor kan ni använda leverantörsportalen Handi som staten tillhandahåller för att sammanställa och sända fakturor. För att börja använda portalen ska ni kontakta ämbetsverkets
kontaktperson eller köparen och meddela ämbetsverkets kontaktperson eller köpare den e-postadress dit portalinbjudan skickas. I fortsättningen fungerar denna e-postadress som ert eget huvudanvändarnamn och med den kan ni skapa nya användarnamn för portalen. Det ämbetsverk till vilket ni vill skicka fakturan skapar en leverantörsinbjudan i Handi, Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning (nedan Palkeet) utför en teknisk granskning i den innan den skickas till er. Ni får ett e-postmeddelande med en inlogg- ningslänk och mer information om leverantörsportalen. Om ni är en helt ny leverantör till staten frågar vi er i samband med registreringen i leverantörs- portalen om uppgifter om företaget som ni ska komplettera och returnera till Palkeet. Den slutliga inloggningslänken till leverantörsportalen får ni när Xxxxxxx har sparat era leverantörsuppgifter i ekonomistyrningssystemet.
Inloggningslänken till portalinbjudan gäller i 96 timmar. Om länken är föråld- rad skickar Palkeet en ny länk på er begäran. Palkeet följer också upp leve- rantörsinbjudningar som man inte har reagerat på och skickar en ny länk. Ni får stöd i frågor som gäller ibruktagandet av leverantörsportalen Handi på adressen handitoimittajapalvelu(at)xxxxxxx.xx eller från Palkeets kundsupport tfn 02955 64 060 under betjäningstiden (mån-fre kl. 8.00 – 16.15).
Basware Supplier Portal
Om ni inte har ett system som genererar e-fakturor, kan ni använda Basewa- res tillsvidare avgiftsfria e-faktureringstjänst (Supplier Portal) som staten till- handahåller för att sammanställa och sända en e-faktura. Ni får anvisningar om hur ni loggar in i Baseware Portal och hur ni använder den på adressen xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx/xx/xxxxxxxx/xxxxxxxx-xxx-xxx-xxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxxx- 2/tjanster-for-statsforvaltningen/skicka-en-faktura-till-staten/#nar-du-fakture- rar-staten. Vid frågor gällande användning får ni hjälp av Basewares telefon- support.
Fakturabilagor
Vi tar också emot elektroniska bilagor till nätfakturorna. Bilagorna ska helst sändas i pdf-format.
Vi returnerar obetalda pappers- och e-postfakturor
Vi tar inte emot fakturor som har sänts per e-post eller pappersfakturor, ef- tersom dessa inte är nätfakturor (Lag 241/2019).
Felaktiga och bristfälliga fakturor samt pappersfakturor returneras. Bokfö- ringsenheten ansvarar inte för kostnader som orsakats av att betalningen av fakturan fördröjs i fall där fakturan varit bristfällig eller leverantören på annat sätt har handlat i strid med avtalen.
Betalningsvillkor
Betalningsvillkoret är 21 dagar och grundar sig på finansministeriets allmänna avtalsvillkor för offentlig upphandling av tjänster och varor (JYSE-villkoren).
Enligt JYSE-villkoren förfaller nätfakturan till betalning när 21 dagar har förflu- tit sedan den godkända fakturan anlände.
Samlingsfaktura
Traditionellt är en samlingsfaktura en faktura med vilken flera avtal eller be- ställningar debiteras på fakturaraderna. En sådan faktura lämpar sig inte för fakturering enligt Europanormen, eftersom det på en faktura enligt Europan- ormen inte är möjligt att per fakturarad ange numret på varje order eller avtal (uppgift på radnivå).
Med en faktura enligt Europanormen kan flera leveranser faktureras, om leve- ranserna i fråga har beställts med samma inköpsordernummer eller avtals- nummer per faktura (uppgift på rubriknivå). Om fakturan inte har ett avtals- eller ordernummer på rubriknivå ska alla olika beställningar faktureras med en egen separat faktura.