Avtal Konferenser 20240
Avtal |
Konferenser 20240 |
Innehåll
4
Avropsberättigade myndigheter/enheter 4
2.0 UPPDRAGET OCH DESS OMFATTNING
4
5
5
5.0 FAKTURERINGS- OCH BETALNINGSVILLKOR
5
6
6
7
7
7
7
12.0 RÄTTELSE OCH PRISNEDSÄTTNING
7
7
7
7
16.0 LAGAR, TILLSTÅND OCH FÖRSÄKRINGAR
7
8
18.0 FÖRÄNDRINGAR AV ORGANISATION OCH POLITISKA BESLUT
8
8
8
21.0 SÄRSKILDA KONTRAKTSVILLKOR
8
21.2 Arbetsrättsliga villkor 8
21.3 Sociala och etiska krav 8
9
9
24.0 PÅFÖLJDER VID AVTALSBROTT
9
10
1.0 AVTALSPARTER
Mellan nedanstående parter, köparen och säljaren, har följande avtal träffats.
Köparen Umeå kommun 901 84 Umeå
212000-2627
UPPHANDLARE
Xxxxxx Xxxxxxx Kontaktperson Xxxxxx Xxxxxxx
xxxxxx.xxxxxxx@xxxx.xx 000-00 00 00
Umeå kommun agerar som inköpscentral, enligt LOU. Umeå kommun tecknar avtal där andra upphandlande myndigheter/enheter enligt nedan också är avropsberättigade och bundna till detta avtal.
Avropsberättigade myndigheter/enheter
Kvarkenhamnar AB 556975-9037
Nordmalings kommun 212000-2536
Norrlandsoperan 556529-6190
Umeå Energi 556097-8602 Umeå Energi Elnät 556086-8225
Umeå Energi Elhandel 556432-4324 Umeå Energi Umenet 556619-3057
Umeå Energi Sol Vind & Vatten 556649-3127 Bio Endev 556740-5674
UPAB 556131-0573
Vakin AB 559028-8899
Säljaren Företagsnamn Adress Postadress
Organisationsnummer
Kontakt namn Kontakt e-post Telefon
Säljaren har ansvar att under avtalsperioden uppdatera sina egna kontaktuppgifter i avtalsdatabasen e-Avrop samt i konferensbokningsstödet Event Logic.
2.0 UPPDRAGET OCH DESS OMFATTNING
Umeå kommun upphandlar konferensanläggningar för konferenser i Umeås närområde.
Detta avtal omfattar inte konferenser längre bort än 2 timmar från centrala Umeå.
Köparen garanterar inga volymer under avtalsperioden.
3.0 AVTALETS GILTIGHET
Tecknat ramavtal löper från och med «Dat_AvtalFran» till och med «Dat_AvtalTill»
Avtalet förlängs automatiskt i 12 månader om inte köparen har sagt upp avtalet senast 6 månader före utgången avtalsperiod.
En automatisk förlängning sker senast 6 månader innan avtalets utgångsdatum.
• Första förlängningsperioden löper som längst till «Dat_Forlangning1»
• Andra förlängningsperioden löper som längst till «Dat_Forlangning2»
4.0 PRISER
Pris anges nedan utifrån vinnande leverantörs anbudspriser.
Säljaren har rätt att erbjuda tillfälligt högre rabatter än avtalat, men får aldrig understiga dessa.
Tillkommer enligt gällande skattelagstiftning.
Rabatten ska vara fast.
Säljaren betalar i efterskott en provision på bokningen om 5% till Event Logic.
5.0 FAKTURERINGS- OCH BETALNINGSVILLKOR
Betalning sker 30 dagar efter godkänd leverans och fakturadatum. Köparen godkänner inte faktureringsavgift eller annan avgift som läggs till fakturabeloppet.
Säljaren ska erbjuda elektronisk fakturering om annat ej överenskommes. Alla fakturor säljaren skickar till köparen ska ha unikt fakturanummer.
Vid beställning anges på faktura den beställarreferens som framgår vid respektive avropstillfälle.
Umeå kommun
Köparen har ett IT-system för hantering av inkommande fakturor. Säljaren kan skicka e-fakturor till köparen på flera sätt, för ytterligare beskrivning följ nedanstående länk:
E-handel för leverantörer - Umeå
Övriga avropsberättigade
Formerna för fakturering ska beslutas i samråd mellan säljaren och respektive avropsberättigad part.
Eventuell dröjsmålsränta får debiteras enligt räntelagens regler.
För säljarens fordringar gäller en faktureringspreskription om 3 månader efter utfört arbete. Fakturor som härrör arbete som har utförts längre tid tillbaka än gällande preskriptionstid kommer i normalfallet inte att beaktas.
Om det vid en uppföljning visar sig att debiterat pris inte stämmer överens med avtalat pris ska detta återbetalas till köparen.
Redan betalda fakturor innebär inte en acceptans av fordringen.
Vid retur och reklamation som genererar en återbetalning till köparen ska säljaren översända en kreditfaktura på kreditbeloppet till köparen. Kreditfakturan ska kvittas mot debetfakturor där köparen väljer vilka debetfakturor som kreditfakturan
avräknas mot. Xxxxx inga debetfakturor ska köparen begära utbetalning av kreditfakturan.
Säljaren ska under hela avtalstiden vara registrerad och godkänd för svensk F- skatt.
6.0 AVROP FRÅN RAMAVTAL
Avrop från ramavtalet sker löpande under hela avtalsperioden.
Avropen sker enligt fördelningsnyckeln där köparen väljer vilken ramavtalsleverantör som bäst kan tillgodose behovet vid avropstillfället utifrån konferensens syfte, deltagarantal, längd, geografisk närhet och för ändamålet avsatt budget, s.k. behovsstyrd tilldelning.
Umeå kommun
Avrop från Umeå kommun sker i huvudsak genom Event Logic. Säljaren ansvarar för att hålla sina uppgifter uppdaterade i Event Logic.
Övriga avropsberättigade
Avrop från övriga avropsberättigade sker utifrån den avropsberättigades önskemål.
7.0 SPECIFIKT OM UPPDRAGET
Konferenslokalen ska vara:
* Möblerad med funktionella och bekväma stolar och bord samt vara möjlig att möblera om. Skolsittning, biosittning eller öar kan anges av köparen vid bokningstillfället.
* Försedd med solavskärmning såsom markis, persienn eller dylikt.
* Försedd med fungerande och väl anpassad ventilationsanläggning.
* Fri från störande ljud såsom buller, fläktar, ljud från angränsande lokal etc.
Det ska vara möjligt att låsa under hela konferenstiden så att inga andra än köparen har tillgång till lokalen och att det är möjligt för köparen att lämna material på plats.
Trådlös och snabb internetuppkoppling ska finnas på hela anläggningen och ingå i priset. Föreläsare och deltagare ska kunna koppla upp egna datorer mot konferensanläggningens dataprojektor och internetanslutning.
Frukt och vatten ska finnas till samtliga konferensdeltagare och ingå i priset.
Anläggningen ska vara tillgänglig för personer med funktionsnedsättning.
Anläggningen ska uppfylla gällande krav ur brand- och utrymningssäkerhetssynpunkt.
Följande utrustning ska kunna tillhandahållas i konferenslokalen och ingå i det offererade priset:
* Whiteboard (alternativt blädderblock) och pennor
* Datorprojektor
* Projektorduk
* Anteckningsblock och pennor
* Förlängningssladdar, förgreningsdosor för eluttag
Följande teknik ska kunna tillhandahållas och ingå i det offererade priset:
* Myggor och headset eller trådlös handmikrofon
* Kopiator/skrivare
* Dator
8.0 MÅLTIDER
Tider för servering av måltiderna ska bestämmas av köparen i samråd med säljaren.
De måltider som serveras ska vara välbalanserade, smakliga och av god kvalitet. Måltidsdryck ska ingå (minst 2 olika alternativ ska finnas). Specialkost ska kunna tillhandahållas utan extra kostnad som alternativ för de som önskar, t.ex. vegetariskt/veganskt, allergianpassat, gluten- och laktosfritt. Lokaler där måltider serveras ska vara belägna inom gångavstånd, max 300 meter, från konferensen.
9.0 SÄLJARENS PERSONAL
Personal för konferensservice ska finnas tillgänglig under hela tiden för konferensen och personalens omfattning ska vara anpassat till antalet deltagare. Personal som kan hantera och instruera om den tekniska utrustningen ska finnas på plats under hela tiden för konferensen. Personal ska kunna kommunicera på svenska.
10.0 SÄLJARENS ÅTAGANDE
Säljaren ansvarar för att avtalad kvalitet upprätthålls i samtliga leveranser av tjänster under avtalsperioden. Tjänsterna ska utföras omsorgsfullt och fackmässigt.
11.0 SPRÅK
All kommunikation och dokumentation ska vara på svenska om inte annat överenskommits.
12.0 RÄTTELSE OCH PRISNEDSÄTTNING
Om säljaren brister i att utföra ett uppdrag enligt detta avtal är säljaren skyldig att, efter reklamation från köparen, utan oskäligt uppehåll vidta rättelse. Med brist avses att säljaren tillhandahåller ett resultat som innehåller fel eller brist i förhållande till avtalet eller inte genomför uppdraget på det sätt som är överenskommet.
Rättelse ska ske genom att säljaren fullgör uppdraget eller korrigerar felet/bristen såsom tillämpligt. Sker inte rättelse utan oskäligt dröjsmål har köparen rätt till nedsättning av den avtalade ersättningen med ett belopp som skäligen kan anses motsvara felet/bristen.
13.0 LEDNINGSSYSTEM
Xxxxxxxx ska arbeta efter ett dokumenterat ledningssystem innehållande minst:
* En beskrivning av hur säljarens arbete med miljö, kvalitet och arbetsmiljö ser ut
* En policy (eller motsvarande) som omfattar miljö, kvalitet och arbetsmiljö
* En beskrivning av ansvar och befogenheter för frågor som rör miljö, kvalitet, arbetsmiljö
* En beskrivning hur avvikelser hanteras, så att det leder till ständig förbättring för miljön/kunden/medarbetaren
14.0 MILJÖKRAV
Säljaren är skyldig att kontinuerligt uppdatera sig och följa eventuella nya direktiv, föreskrifter och lagar som berör det som omfattas av detta avtal.
15.0 INFORMATION/SAMRÅD
Parterna ska fortlöpande hålla varandra informerade om förhållanden som i något avseende kan påverka vad som här avtalats.
16.0 LAGAR, TILLSTÅND OCH FÖRSÄKRINGAR
Säljaren ska vara väl förtrogen med de anvisningar som vid varje tidpunkt gäller för all hantering som ingår i avtalat uppdrag. Säljaren ska vidare inhämta alla nödvändiga tillstånd som erfordras för utförande av vad som här avtalats.
Säljaren ska inneha företagsförsäkring och ansvarsförsäkring eller motsvarande anpassad för det aktuella avtalsområdet.
17.0 ANSVAR FÖR SKADA
Säljaren ansvarar för samtliga skador som säljaren, eller annan för vilken säljaren ansvarar, orsakar genom fel eller försummelse.
Om säljaren enligt lag eller rättspraxis har ett så kallat strikt ansvar för en uppkommen skada, ansvarar säljaren oavsett föregående stycke för den uppkomna skadan oberoende av om vållande föreligger.
Säljarens ansvar för skada på eller förlust av egendom begränsas till 10 Mkr per skadetillfälle.
Vid personskada begränsas säljarens ansvar för skada till 10 Mkr per skadetillfälle.
Vid ren förmögenhetsskada begränsas säljarens ansvar för skada till 1 Mkr per skadetillfälle.
Ovan angivna begränsningar gäller inte om säljaren har orsakat skadan genom grov vårdslöshet eller uppsåt.
18.0 FÖRÄNDRINGAR AV ORGANISATION OCH POLITISKA BESLUT
Säljaren ska acceptera de förändringar i avtalstillämpning eller leveransens omfattning som kan bli följden av politiska beslut, förändringar i huvudmannaskap, organisation eller inriktning av köparens verksamhet.
19.0 UNDERLEVERANTÖRER
Anlitar säljaren underleverantör som ska utföra hela eller delar av uppdraget ska dessa vara godkända av köparen med undantag för eventuella underleverantörer avseende transport.
Säljaren ansvarar för underleverantörers arbete som för eget arbete.
20.0 ÖVERLÅTELSE AV AVTAL
Säljaren får inte överlåta detta avtal på annan utan köparens skriftliga medgivande.
21.0 SÄRSKILDA KONTRAKTSVILLKOR
Säljaren är skyldig att på begäran från köparen redovisa att villkoren enligt nedan uppfylls.
Utöver säljarens redovisning kan köparen komma att ytterligare kontrollera villkorens uppfyllnad. Kontrollen kan ske inom köparens egen regi eller via ombud. Säljaren ska vid en sådan kontroll medverka på erforderligt sätt för att underlätta arbetet.
Säljaren eller underleverantör som denne anlitar, får inte i sin näringsverksamhet diskriminera någon på grund av könstillhörighet, könsöverskridande identitet, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, stadigvarande/permanent funktionsnedsättning, sexuell läggning, ålder eller av sådana skäl otillbörligt särbehandla arbetstagare, arbetssökande, praktikanter eller inhyrd personal.
Säljaren ska som minst tillämpa de villkor, avseende arbetstagarnas lön, semester och arbetstid, som normalt gäller för de arbetsgrupper som berörs av detta avtal och som rekommenderas av berörda branschorganisationer. Detsamma ska gälla för eventuella underleverantörer som säljaren anlitar för att fullgöra avtalet. Xxxxxxx säljaren i fullgörandet av detta åtagande äger köparen rätt att säga upp avtalet.
Säljaren ska respektera grundläggande sociala och etiska krav i sin verksamhet. Produkter som levereras till köparen ska vara framställda under förhållanden som är förenliga med:
• ILO:s åtta kärnkonventioner nr 29, 87, 98, 100, 105, 111, 138 och 182
• FN:s barnkonvention, artikel 32
• det arbetarskydd och den arbetsmiljölagstiftning som gäller i tillverkningslandet
• den arbetsrätt, inklusive lagstiftning om minimilön, och det socialförsäkringsskydd som gäller i tillverkningslandet
22.0 AVTALSHANDLINGAR
För avtalet gäller nedanstående handlingar. Dessa handlingar kompletterar varandra och förekommer i dessa mot varandra stridande uppgifter, gäller de om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat, sinsemellan i följande ordning:
1. Skriftliga ändringar och tillägg som överenskommits mellan parterna
2. Detta avtal med bilagor
3. Upphandlingsdokumentet inklusive bilagor och eventuella kompletteringar
4. Säljarens anbud inklusive bilagor och eventuella kompletteringar
Om tvist uppstår inom ramen för detta avtal ska den i första hand lösas av parterna. I andra hand ska tvist hänskjutas till svensk allmän domstol på köparens hemort och avgöras enligt svensk rätt.
Vid eventuella lagändringar i lagar som detta avtal hänvisar till gäller motsvarande bestämmelser i ny motsvarande lag.
23.0 UPPFÖLJNING OCH REVISION
Köparen har rätt att under avtalsperioden utföra revision av säljarens ledningssystem, kontroll av säljarens verksamhet samt genomföra kontinuerliga avtalsuppföljningar. Detta kan ske antingen inom köparens egen regi eller via ombud. Säljaren ska bereda köparen tillträde och insyn i sådan utsträckning att köparen kan genomföra sitt uppdrag samt i övrigt medverka på erforderligt sätt för att underlätta arbetet.
De kontinuerliga avtalsuppföljningarna kan bland annat innebära en kontroll av fakturor, leveransförseningar av produkten eller tjänsten, kvalitet, miljökrav etc.
24.0 PÅFÖLJDER VID AVTALSBROTT
I det fall säljaren brister i vad som här har avtalats ska säljaren, efter skriftlig begäran från köparen, vidta och inkomma med en rättelse/åtgärdsplan som ska godkännas av köparen.
En godkänd rättelse/åtgärdsplan ska vara köparen tillhanda senast två veckor från det att köparen har skickat ut den skriftliga begäran. Därefter utgår vite enligt följande modell till dess att en godkänd rättelse/åtgärdsplan har inkommit:
≤ 30 dagar – 500 SEK per påbörjad dag
> 30 dagar – 1 000 SEK per påbörjad dag
Xxxxxx parten äger rätt att med omedelbar verkan säga upp detta avtal om motparten i väsentlig omfattning brister i sina förpliktelser enligt avtalet och inte inom rimlig tid, trots skriftligt påpekande, vidtagit godtagbar rättelse. Uppsägning ska vara skriftlig för att äga giltighet.
Upprepade avvikelser kan anses som ett väsentligt avtalsbrott, vilket kan utgöra grund för hävning från köparens sida.
Vidare äger köparen rätt att med omedelbar verkan säga upp avtalet om:
1. Säljaren försätts i konkurs, inställer sina betalningar, ansöker om företagsrekonstruktion eller annars kan anses vara på obestånd
2. Det framkommer att säljaren, vid tiden för tilldelning, omfattades av någon av de obligatoriska uteslutningsgrunderna eller lämnat oriktiga uppgifter i anbudet och att dessa uppgifter har legat till grund vid anbudsutvärderingen och tilldelningen av avtalet
3. Det, under avtalstiden inkl. eventuell förlängning, sker en väsentlig ändring av avtalsvillkoren i förhållande till den upphandling som föregick avtalstecknandet
4. EU-domstolen, vid en föredragsbrottstalan mot Sverige, finner att Sverige allvarligt har åsidosatt sina skyldigheter enligt EU-rätten genom att låta köparen ingå avtalet
Vid uppsägning av avtal enligt punkt 1–2 ovan har köparen rätt till ersättning för den skada som säljarens avtalsbrott, fel, försummelse eller brist åsamkar köparen.
25.0 AVTALSEXEMPLAR
Avtalet undertecknas av parterna genom digital signatur. Parterna erhåller var sitt exemplar.