Dataskyddsbeskrivning
Dataskyddsbeskrivning
Suomen Tilaajavastuu Oy:s Ilmoita-tjänst
(Uppdaterad senast 23.5.2018)
1. Registeransvarig och registrets kontaktperson
Den registeransvariga är den registrerades arbetsgivare som är STV:s kundföretag och använder Ilmoita-tjänsten.
För underhållet och utvecklandet av Ilmoita-tjänsten och dess gränssnitt och för Ilmoita- tjänstens kundtjänst ansvarar:
Suomen Tilaajavastuu Oy (”STV”)
FO-nummer 2327327-1
Xxxxxxxxxxxxxxx 00 B
02600 Esbo
Dataskyddsombud Xxxxx Xxxxx-Xxxxxx e-post: xxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xx
2. Registrerade
De registrerade är den registeransvarigas (som är STV:s kund) arbetstagare, chefer eller icke anställda praktikanter eller frivilliga.
3. Syfte och motivering för användning av personuppgifter
Rättsanspråken för behandlingen av personuppgifter är avtalet mellan den registeransvariga och den registrerade (arbetsavtal), iakttagandet av den registeransvarigas lagstadgade skyldighet (anmälningsförfarandet i byggnadsbranschen) samt den registeransvarigas legitima intresse.
Via Ilmoita-tjänsten kan den registeransvariga förmedla sitt företags arbetsgivar- och arbetstagaruppgifter i elektronisk form till personregister som förs av beställaren av arbetet, den huvudsakliga genomföraren av byggprojektet eller annan förvaltare av arbetsstället.
4. Vilka personuppgifter samlar vi och varifrån har de samlats
I sitt eget arbetstagarregister sparar den registeransvariga följande slags personuppgiftsgrupper:
- personens namn
- personbeteckning, skattenummer och födelsedatum
- personens bild
- anställningsförhållandets slag
- arbetstagarens namn, FO-nummer, kontaktinformation samt namn och kontaktinformation för arbetsgivarens representant
- hemstat
- medborgarskap
- telefonnummer
- e-postadress
- adress i hemstaten
Vid användning av tjänsterna tilläggs följande uppgifter i den registrerades uppgifter:
- uppgift om att personen hör till Skatteförvaltningens skattenummerregister vid inmatningsögonblicket
- ePerehdytys-orderns status
- Valttikortets status
- arbetstagarens status som utstationerad arbetstagare och uppgifterna om detta i A1- intyget (vid separat överenskommelse)
Vid utlämnande av information kan dessutom kortuppgifter i Valttikortregistret och kompetensuppgifter i Taitoregistret kombineras med den registrerades uppgifter.
5. Regelmässiga utlämnanden och översändanden av personuppgifter
Via Ilmoita-tjänsten kan den registeransvariga lämna ut sina arbetstagares personuppgifter till sina avtalspartner för följande ändamål
- Utarbetande av en förteckning över dem som arbetar på en gemensam byggarbetsplats i enlighet med 52b § i arbetarskyddslagen
- För säkerställande av giltigheten för ett sådant med fotografi försett personkort som krävs i 52 a§ i arbetarskyddslagen
- För att genomföra den introducering i förhållandena på arbetsplatsen och de övriga åtgärder för främjande och säkerställande av arbetarsäkerheten som krävs i arbetarskyddslagen av huvudentreprenören eller en annan huvudsaklig genomförare av byggprojektet
- För att göra den månatliga anmälan om arbetstagare som förutsätts i 15 b § i lagen om beskattningsförfarande
- För att uppfylla en avtalsparts andra lagstadgade eller avtalsbaserade skyldigheter
- För att genomföra passerkontrollen på en byggplats eller annat byggprojekt
- För att kontrollera kompetenser hos en arbetstagare som ska introduceras i förhållandena på en byggplats eller ett byggprojekt
- För att kontrollera den kompetens som arbetsuppgiften förutsätter
- För att säkerställa att verksamheten är i enlighet med bestämmelserna om arbetssäkerhet
- För arbetsledningsändamål på en byggplats eller annat byggprojekt
- För att säkerställa att verksamheten är i enlighet med avtalspartens eget kvalitets- eller verksamhetssystem eller annat motsvarande system
- För att säkerställa att entreprenörer eller egenföretagare på en byggplats eller annat byggprojekt följer avtalen, och
- Med en arbetstagares uttryckliga samtycke till andra ändamål.
Utlämnande av personuppgifter till en annan registeransvarigs personregister sker via gränssnitt som STV tillhandahåller så att arbetstagarens uppgifter lämnas ut mot läsning av identifierarna på Valttikortet eller på annat sätt där avtalsförhållandet mellan användaren och den andra registeransvariga har identifierats.
STV kan lämna ut uppgifter i Ilmoita-tjänsten till myndigheter på grund av en förpliktande föreskrift från en behörig myndighet eller när STV anser att en myndighets begäran av information är motiverad för att utreda en misstanke om missbruk av STV:s tjänster.
I produktion av Valttikorttitjänsten kan STV anlita underleverantörer inom Europeiska ekonomiska samarbetsområdet och översända personuppgifter till sådana underleverantörer för att producera tjänsten.
6. Översändanden till stater utanför EU och ETA
I princip utlämnas personuppgifter inte till stater utanför Europeiska unionen och Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.
7. Bevaringstid för personuppgifter
Under användningen av tjänsten åligger det den registeransvariga att upprätthålla uppgifterna i sitt arbetstagarregister och anteckna att anställningsförhållandet har upphört när arbetstagarens anställningsförhållande upphör. En tidigare arbetstagares anställnings- och personuppgifter bevaras på tjänsten i minst 18 månader under vilka huvudentreprenören och de övriga användarna av tjänsten kan göra rättelsedeklarationer i de arbetstagarrapporter som de skickat till Skatteförvaltningen. Om ett användarföretag lägger ned sin verksamhet utan att anteckna att anställningsförhållandena har upphört, kan STV på eget initiativ anteckna att anställningsförhållandena har upphört.
Om huvudentreprenören använder STV:s byggplatsregistertjänst, kan arbetstagarens anställnings- och personuppgifter stanna kvar i huvudentreprenörens byggplatsregister så länge som informationen behövs för andra kunders ovannämnda användningsändamål. Enligt lagen om beskattningsförfarande ska uppgifterna bevaras i minst 6 år räknat från utgången av det år då byggprojektet slutfördes.
8. Den registrerades rättigheter
Som registrerad har du rätt att granska dina egna personuppgifter och yrka att en oriktig uppgift rättas eller utplånas. Inom lagstiftningens gränser kan vi ändå begränsa din rätt att granska sådan information som innehåller andra personers personuppgifter, information som omfattas av vår eller vår kunds affärshemlighet eller information om tjänstens säkerhetsegenskaper.
Du har rätt att begära att dina uppgifter utplånas i de situationer som fastslås i dataskyddsförordningen om:
- du återkallar ditt samtycke och det inte finns annan godtagbar grund för behandlingen än det samtycke du gett
- du motsätter dig behandlingen av dina uppgifter och det inte finns en godtagbar grund att fortsätta behandlingen
- behandlingen av uppgifterna strider mot lagen
- du är minderårig och dina personuppgifter har samlats in i samband med erbjudandet av informationssamhällets tjänster.
I de situationer som nämnts i dataskyddsförordningen har du rätt att motsätta dig behandling av dina uppgifter eller be om begränsning av behandling av dina uppgifter. Om du tycker att behandlingen av dina uppgifter är i strid med lagen, kan du lämna in ett klagomål till behörig myndighet.
9. Datasäkerhet
Åtkomsträtten till registret är begränsad till utnämnda personer som behöver använda personuppgifter i sitt arbete. Varje användare har eget användarnamn och lösenord.
Personuppgifter lagras i databaser och datasystem som befinner sig inom Europeiska ekonomiska samarbetsområdet och i vilka man använder tillbörliga tekniska och organisatoriska medel för att skydda personuppgifter mot missbruk och avslöjande.
10.Kontakter
Om du har frågor om denna dataskyddsbeskrivning eller om du vill utöva dina rättigheter, ta kontakt med STV:s dataskyddsombud genom att använda den ovanstående e-post- eller postadressen.
11.Ändringar
STV kan ändra denna dataskyddsbeskrivning regelbundet utan separat meddelande och om de ändringar som skett meddelas i början av dataskyddsbeskrivningen med meddelandet ”sista uppdateringen”.