ANBUDSFÖRFRÅGAN PROJEKTERING AV FIBEROPTISKT BREDBANDSNÄT
Underlag anbudsförfrågan Revision 1.5 2016-05-17
ANBUDSFÖRFRÅGAN PROJEKTERING AV FIBEROPTISKT BREDBANDSNÄT
Till dig som ska använda mallen
Det här förslaget till anbudsförfrågan är framtaget för att underlätta för dig som ska konkurrensutsätta inköp när du bygger bredbandsnät med stöd från landsbygdsprogrammet 2014-2020.
Om kostnaden för projekteringstjänsterna totalt i hela projektet är mindre än 250 000 kronor exklusive moms kan du använda en enklare offerthantering.
Alla regler för konkurrensutsättning och den enklare offerthanteringen hittar du på Jordbruksverkets webbplats xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxx under rubriken ”Konkurrensutsättning”. Vi rekommenderar att du läser igenom informationen innan du börjar med anbudsförfrågan!
Mallen syftar till att:
• Göra dig uppmärksam på de grundprinciper som gäller vid alla inköp till projektet.
• Lägga grunden för att det ska vara tydligt vilka delar du som beställare ansvarar för och vad leverantören ska ansvara för.
• Ge förslag på kravspecifikation (formella krav, krav på anbudsgivaren och tekniska krav).
Det här förslaget till anbudsförfrågan är tänkt att fungera som en vägledning. Vissa delar behöver därför redigeras för att passa just ditt projekt. All kursiv text är hjälpinstruktioner och är inte tänkt att finnas med i den färdiga anbudsförfrågan, ta alltså bort den innan du annonserar anbudsförfrågan.
Bra att tänka på redan nu är att de villkor och krav som du ställer upp i anbudsförfrågan inte får ändras när du skriver avtal. Tänk därför igenom innehållet i anbudsförfrågan ordentligt!
Följande grundprinciper gäller för alla inköp inom bredbandsstödet i landsbygdsprogrammet 2014-2020
Xxxx diskriminering När du ställer upp villkor ska du tänka på att de inte får vara diskriminerande, varken mot svenska eller utländska leverantörer. Till exempel får du inte ställa upp villkor och krav som bara svenska företag känner till eller kan uppfylla. Detta gäller även då du inte förväntar dig att några utländska leverantörer ska lämna anbud. På samma sätt får inte leverantörer från andra orter eller delar av Sverige behandlas annorlunda än företag från närområdet.
Öppenhet och transparens Principen om öppenhet (eller transparensprincipen) innebär att inköpen till projektet ska präglas av öppenhet och förutsebarhet. En anbudsförfrågan ska vara klart och tydligt formulerad och innehålla samtliga krav som ställs. Det innebär till exempel också att uppgifter och information som gäller konkurrensutsättningen inte undanhålls någon anbudsgivare, att anbudsförfrågan annonseras offentligt och de leverantörer som deltagit i anbudsförfarandet ska informeras om resultatet.
1. ALLMÄN INFORMATION
1.1.Beställare
[Namn och organisationsnummer] [Adress]
[Telefon]
[E-postadress]
1.2.Kontaktperson
[Namn] [Adress] [Telefon]
[E-postadress]
1.3.Frågor och information om anbudsförfrågan
Eventuella frågor angående anbudsförfrågan ställs och besvaras via e-post/via annonseringssidan. Samtliga inkomna frågor och svar skickas till alla som anmält intresse via e-post för upphandlingen.
Frågor inkomna till ovanstående e-postadress senare än [20xx-xx-xx] kommer inte att besvaras.
För att alla potentiella anbudsgivare ska få samma information om eventuella förändringar eller förtydliganden i anbudsförfrågan är det viktigt att ha bara en kontaktväg där frågor kan ställas. Kontaktvägen bör antingen vara via e-post eller via en tjänst på den webbplats där anbudsförfrågan annonseras (välj en väg). Om du ska göra ändringar är det lämpligt att besluta detta vid protokollförda möten innan du går ut med information, det minskar risken för missförstånd.
Det kan vara lämpligt att sätta sista datum för frågor till en vecka innan sista anbudsdag. På så vis får du tid att svara på frågan och anbudsgivarna får tid att fundera på, och eventuellt agera utifrån, svaret.
1.4.Anbudslämning
Anbud ska lämnas skriftligt och vara märkt ”Projektering”. Anbudet ska vara undertecknat av behörig företrädare för anbudsgivaren.
Inlämnat anbud ska på ett tydligt och fullständigt sätt beskriva de tjänster som efterfrågas i anbudsförfrågan. Det är lämpligt att anbudet följer strukturen och rubrikerna i anbudsförfrågan.
1.5.SPRÅK
Anbudet ska i sin helhet vara skrivet på svenska.
1.6.Sista anbudsdag
[20xx-xx-xx]
Anbudsförfrågan ska annonseras i minst 3 veckor (21 dagar) men för att få fler och bättre anbud är det dock lämpligt att annonsera i minst 5 veckor.
1.7.Anbudets giltighetstid
Anbudet ska vara giltigt x månader från sista anbudsdag.
De anbud som lämnas bör gälla ett bra tag efter sista anbudsdag om det skulle uppstå händelser som gör att du inte kan ta beslut i önskad tid. Rekommendationen är minst 3 månader.
1.8.Ersättning för anbudsgivning
Ersättning för kostnader i samband med anbudsgivning lämnas inte.
Det vanliga är att beställaren inte ersätter anbudsgivaren för eventuella kostnader för att ta fram ett anbud.
1.9.KALENDARIUM
Annonsering [20xx-xx-xx] Sista dag för att ställa frågor [20xx-xx-xx] Sista dag för att lämna anbud [20xx-xx-xx]
Ett kalendarium som samlar alla viktiga datum kan vara bra att ha med.
2. UPPDRAGET
2.1.BAKGRUND
I xx kommuns xx delar ska ett passivt fiberoptiskt bredbandsnät byggas med avsikt att koppla samman intresserade fastigheter i x-by.
Totalt finns idag x fastboende personer i området. Fastighetsbeståndet fördelar sig på:
- x antal permanentbebodda fastigheter
- x antal fritidsfastigheter
- x antal företag
2.2.Objektet
Anbudsförfrågan omfattar projektering av ett passivt fiberoptiskt nät för bredband, härefter kallat ”Nätet” i området som är avgränsat enligt karta i bilaga 1.
2.3.BESTÄLLARENS ÅTAGANDE
Det kommer att finnas någon eller några personer som har mandat att företräda beställaren under projekteringsfasen.
Beställaren ansvarar för att genomföra samråd med Länsstyrelsen om kulturmiljö och eventuella andra nödvändiga samråd.
Beställaren ansvarar för att erforderliga tillstånd och avtal för nedläggning av kanalisation tas fram.
Beställaren kommer att tillhandahålla följande:
• en markägarförteckning, se bilaga 2,
• en förteckning över samtliga byggnader/användarnoder som ska kopplas in på nätet, se bilaga 3.
• en förteckning över samtliga fastigheter som ska förberedas för inkoppling vid senare tillfälle, se bilaga 4.
Det är viktigt för anbudsgivaren att det finns någon utsedd från beställaren som är lätt att komma i kontakt med och som dessutom har mandat att fatta snabba beslut när det behövs.
Gällande samråd med Länsstyrelsen samt tillstånd kan man även välja att överlåta detta på anbudsgivaren (se vidare nedan under punkt 2.4.), men man bör räkna på det ordentlig först, då det kan bli ganska dyrt. I så fall ska andra och tredje stycket ovan tas bort.
2.4.Teknisk beskrivning
Följande ska ingå i anbudet:
• Anbudsgivaren ska genomföra följande arbeten:
o Detaljprojektering av nätet
o Upprätta en materialförteckning
o Underlag för gräventreprenör och systemleverantör
o Dokumentation av projekteringsunderlaget
o Överlämna resultatet av projekteringen digitalt i ett standardformat samt i en pärm innehållande kartmaterial och samtliga tillstånd.
• Projekteringen ska resultera i ett antal dokument och kartor som i sin tur ska ligga till grund för såväl byggande som drift av nätet:
o Översiktskarta
o Nätkarta: Nätet ska dokumenteras genom geodetisk inmätning av kanalisationens sträckning, utförd med mätinstrumentet DGPS. Följande ska mätas in: kanalisation samt samtliga termineringspunkter och kabelutsättningspunkter. Start- och slutpunkter, brytpunkter, alla typer av korsningar av gator och vägar samt intagens läge i byggnad ska också mätas in. Mellan brytpunkter mäts med en punkttäthet av 100 m. Avvikelser samt svängar/böjar/kurvor mäts in med 5-10 m mellanrum beroende på radie eller det avstånd som lämpar sig för den specifika punkten. För skåp, brunnar och kabellådor mäts mittpunkten in. Kartan ska vara i skala 1:400.
o Skarvplan
o Kanalisationskarta
o Kabelplan
o Mängdsättning av typsektioner
o Materialförteckning
o Lista på inkopplade fastigheter
o Ett ODF-kort alternativt ett panelkort
Om du är osäker på vad som aves med de olika begreppen ovan går det bra att söka fram dem på nätet. Se även SSNf:s rekommendationer om nätdokumentation på xxx.xxxx.xxx.
• Anbudsgivaren ska kunna bistå Beställaren i processen att inhämta erforderliga tillstånd från aktuella parter och skriva avtal med markägare inför nedläggningen av fiberkanalisation.
Innan grävning påbörjas är det mycket viktigt att rätt tillstånd har hämtats in, samt att andra förberedande åtgärder har vidtagits. Tillstånd kan t ex röra tryckning under eller arbeten längs med väg, eller avtal om att lägga ner kanalisation i annans mark. Det kan också röra sig om tillstånd att gräva i områden med höga natur- eller kulturvärden samt avtal med markägare. Inför grävning behöver man också göra en kontroll via Ledningskollen och, i förekommande fall, få en ledningsutsättning gjord för att undvika att befintlig kanalisation eller annat i marken kommer till skada. Oftast sköter beställaren kontakterna med de aktuella parterna själv, då det kan bli dyrt att köpa in tjänsten, men det kan vara bra att få stöd från anbudsgivaren i det administrativa arbetet.
• Anbudsgivaren ska säkerställa att ett samråd sker med Länsstyrelsen kring kultur-, miljö-, vatten- och naturfrågor som kan behöva belysas i projekteringen. Detta kan du även välja att göra själv. I så fall ska det framgå av punkt 2.3 ovan.
• Anbudsgivaren ska kunna bistå Beställaren under installationsfasen, och senare i driftsfasen, med experthjälp. I anbudet ska timkostnad för sådana konsultationstjänster anges.
• Anbudsgivaren ska redovisa när projektering beräknas vara klar.
• Anbudsgivaren ska genomföra sitt uppdrag på ett fackmannamässigt sätt.
2.4.1. Dimensionering av accessnätet
Fibernätet ska dimensioneras för 100 procent anslutning. Utöver detta ska det finnas xx procents överkapacitet vid varje fördelningspunkt (brunn eller skåp), dock minst 4 fibrer. Det förekommer några platser där Beställaren ser en eventuell framtida utbyggnad, dessa pekas ut i bilaga 1.På dessa ställen ska ytterligare kapacitet för utbyggnad finnas enligt följande: Punkt A xx procent överkapacitet, Punkt B xx procent överkapacitet.
Om det inte förekommer några platser som ska ha ytterligare överkapacitet tas de sista två meningarna bort.
2.4.2. Användning av befintliga nät
Redogör för hur befintlig infrastruktur kommer att användas (kanalisation och kabel), om sådan finns tillgänglig i området.
2.4.3. Huvudnoden
Huvudnoden ska inhysa klimatkontroll, batteribackup, aktiv utrustning och korskoppling. Till Nätet hör den passiva termineringen av ingående fiberkablar och fibrer. Det betyder stativ och ena halvan av ODF:en med kontakterade fibrer.
Projektörens förslag till plats för aktiv utrustning samt övrig utformning av huvudnoden ska samordnas med kommunikationsoperatörens synpunkter, i det fall en kommunikationsoperatör finns kontrakterad.
2.4.4. Abonnentnoden
I Nätet ska ingå inomhusskåp för varje anslutning, med inbyggd fiberterminering samt plats för O/E- omvandlare, abonnentutrustning och batteribackup. Abonnenten står själv för elanslutningen. Skåpet ska placeras på lämplig plats i fastigheten.
Inbyggd fiberterminering innebär att den utifrån kommande fiberkabeln skarvas ihop med en kort, intern fibersladd som går till den optiska ingången vid kundswitchen. Batteribackupen ska hålla igång utrustningen så att telefoni m m. fungerar även under kortare strömavbrott. Batteribackup kan vara ganska kostsamt och kan väljas bort. I vissa fall kan det dock vara önskvärt, som t ex om man har hemlarm som är kopplat via fibernätet.
2.4.5. Kanalisation och förgreningsnoder
Kanalisaitonen ska dimensioneras så att det finns utrymme för fiber att ansluta 100 % av hushållen i det aktuella området.
Se mer på Jordbruksverkets webbsida kring krav på utrymme i kabelnät, man kan välja på att ha extra utrymme i kanalisation eller dimensionera fiber så att den räcker till samtliga hushåll i området.
2.4.6. Fiber och kabel
Alla fibrer ska klara kraven enligt IEC G.652 eller IEC G.657. All fiberkabel ska klara kraven enligt IEC 60794-5.
Kontaktdon för nätet består av SC-UPC eller likvärdigt kontaktdon. Vald operatör ska ha möjlighet att bestämma typ. Endast ett kontaktdon ska vara inkopplat i abonnentnoden.
SC-UPC är ett gränssnitt för fiberkablar så att ljuspulsen i en fiber kan överföras till en annan fiber.
2.4.7. Materiel och installation
All materiel samt förläggning ska klara kraven enligt ”Svenska Stadsnätsföreningen, SSNf – Robusta nät” och ”Robusta noder” (senaste utgåva, se bilaga 6 och 7). Alternativa godkända kravprofiler för grävning och kanalisation är Svensk Energi EBR KJ 41 och Skanovas guidelines.
2.4.8. DOKUMENTATIONSKVALITET
Anbudsgivaren ska säkerställa att Beställarens nät projekteras och dokumenteras i ett verktyg som ger Beställaren möjlighet att leverera nätsträckning, noder och anslutna fastigheter som en GIS-fil till länsstyrelsen vid slutredovisning och nätdeklaration. Anbudsgivarens totala dokumentationskoncept
ska beskrivas.
En GIS-fil är en digital beskrivning av geografiska data. Sådana beskrivningar ska lagras så att man vet var olika nät ligger. Ett ställe där ledningsdragningar ligger lagrade och är allmänt sökbara är xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx, en webbplats som drivs av Post- och telestyrelsen. Om ditt nät finns med i Ledningskollen är det mindre risk att det blir avgrävt av entreprenörer vid andra grävarbeten i framtiden.
3. Krav på anbudsgivaren
3.1.FÖRSÄKRINGAR
Anbudsgivaren ska ha erforderligt försäkringsskydd för uppdragets utförande.
Det är lämpligt att ställa krav på att anbudsgivaren har ett fullständigt försäkringsskydd.
3.2.Ekonomi
Anbudsgivaren ska ha fullgjort lagstadgade skyldigheter avseende registreringar och betalningar för sociala avgifter och skatter. I de fall anbudsgivaren avser att använda underleverantörer för att utföra delar av uppdraget ska även underleverantören uppfylla dessa krav.
Anbudsgivaren ska, i sitt anbud ange, alternativt till anbudet bifoga:
(i) Kopia på högst tre månader gammalt registreringsbevis för företaget, utfärdat av behörig officiell myndighet (för svenska företag från Bolagsverket).
(ii) Den senaste årsredovisningen. Om denna inte kan lämnas, beskriv varför.
(iii) Enkel företagspresentation inklusive nyckeltal och information om ägarstruktur.
4. Utvärdering av anbud
4.1.Utvärderingsmetod
Samtliga anbud kommer att öppnas vid ett och samma tillfälle vid ett protokollfört styrelsemöte. De anbud som uppfyller samtliga villkor som finns uppställda i anbudsförfrågan kommer att gå vidare till utvärdering.
Anbuden kommer att utvärderas utifrån följande utvärderingskriterier:
1. Lägsta pris
2. Erfarenhet och referenser från genomförda uppdrag
3. Anbudsgivarens kapacitet och kompetens
Enligt reglerna för bredbandsstödet är pris obligatoriskt kriterium att använda vid utvärderingen av anbuden. Om du vill kan du använda fler kriterier. I det här förslaget till anbudsförfrågan ges exempel på lämpliga kriterier. Vill du byta ut eller lägga till andra kriterier går det också bra men tänk på att de inte får vara diskriminerande.
4.1.1. Lägsta pris
Med pris avses total kostnad för projekteringen.
4.1.2. ERFARENHET OCH REFERENSER FRÅN GENOMFÖRDA UPPDRAG
Redovisa vilka liknande projekt som utförts under de senaste fem åren. De som utfört uppdragen ska vara namngivna. Med liknande projekt avses uppdrag som innefattar fibernätsprojektering.
Referenserna ska gälla den/de person/-er som ska utföra arbetet för Beställaren. I de fall anbudsgivaren avser att använda underentreprenörer kan referenser avse underleverantörers referenser i relevanta delar. För underentreprenörer ansvarar anbudsgivaren som för eget arbete.
Förteckningen ska också innehålla följande information:
• Referensens namn och adress
• Kontaktperson, verksamhetsplats, adress och telefon
• Avtalsperiod
• Kort beskrivning av uppdraget
4.1.3. Anbudsgivarens kapacitet och kompetens
Anbudsgivaren ska ha kapacitet och tillräcklig personalstyrka för att utan förseningar kunna slutföra uppdraget. Likaså ska det inom företaget finnas tillräcklig kompetens för att utföra uppdraget på ett professionellt sätt.
4.2.Poängberäkning
En poäng sätts på varje kriterium utifrån de uppgifter som finns i anbudet. Poängen för varje kriterium multipliceras sedan med viktningen för varje kriterium. Slutligen xxxxxxxx den viktade poängen till en total poängsumma. Det anbud som får högst totalpoäng efter att samtliga viktade poäng summerats kommer att anses vara det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet och aktuell leverantör kommer att erbjudas kontrakt. Om flera leverantörer skulle få samma totalpoäng väljs den leverantör som lämnat lägsta pris för projekteringen.
I tabell 1 framgår vilken viktning varje kriterium har. Övriga siffror är exempel på hur poängberäkningen går till. Xxx poängberäkningen sker finns även förklarat under tabellen.
Tabell 1:
Nr | Kriterium | Viktning | Leverantörs poäng inom område | Totalsumma inom |
Exempel | område | |||
Exempel | ||||
1 | Lägsta pris för genomförande | 50 % | 3 | 150 |
2 | Referenser på genomförda uppdrag | 30 % | 3 | 90 |
3 Anbudsgivarens kapacitet och kompetens
20 % 3 60
Totalsumma 100 % 300
Viktningen av de olika kriterierna ska göras så att summan blir 100 %. De angivna viktningarna är exempel på hur det kan se ut. Du får ändra både på antalet kriterier och på viktningen, men tänk på att priset alltid måste finnas med i utvärderingen. Priset får inte ha viktningen noll procent.
4.2.1. Kriteriet lägsta pris för genomförande
För kriterium nr 1 ”Lägsta pris för genomförande” gäller följande. Det anbud som anger det lägsta priset för genomförande kommer att få 5 poäng. Anbud med högre pris får en poäng i direkt proportion till det lägsta priset enligt följande formel: lägst pris/högre pris x 5 poäng. Poängsumman viktas sedan för att få en total poäng på kriteriet.
Exempel: En anbudsgivare lämnar ett pris om 1000 kr, vilket är det lägsta av de lämnade anbuden. Detta anbud åsätts 5 poäng (före viktning). Den anbudsgivare som lämnar ett anbud med priset 1250 kronor tilldelas 4 poäng (1000/1250 x 5). Efter viktning av poängen får den sistnämnde anbudsgivare 00 poäng för kriteriet enligt exemplet (2 x 50). Den som lämnade det allra lägsta anbudet får 250 poäng (5 x 50).
4.2.2. ÖVRIGA KRITERIER
Kriterierna nr 2-3 får poäng från 1-5 där 5 poäng bäst uppfyller kraven. Erhållen poäng för kriterierna nr 2-3 multipliceras med viktningen för varje kriterium och ger en viktad poäng.
5. Övrigt
5.1.UTESLUTNINGSGRUNDER
En anbudsgivare kan uteslutas från utvärderingen om denne:
1. Är försatt i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller föremål för ackord eller tillsvidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud.
2. Är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande.
3. Är dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt laga kraftvunnen dom.
4. Har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen.
5. Har underlåtit att fullgöra sina åligganden avseende skatter eller sociala avgifter.
6. I något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar.
5.2.Kontraktstilldelning
Beslut om vilken anbudsgivare som kommer att få teckna avtal tas vid ett protokollfört styrelsemöte eller vid ett extra insatt protokollfört föreningsmöte. Därefter kommer en underrättelse om beslut att skickas till samtliga leverantörer som lämnat anbud. Kontrakt tecknas sedan med vald leverantör efter 10 dagar. Någon överprövningsrätt för leverantör finns inte.
5.3.Bilagor
1. Förprojektering inklusive karta över området, med de fastigheter som ska anslutas utmärkta samt uppskattat antal kilometer.
2. Markägarförteckning – fastighetsbeteckning, namn och adress
3. Förteckning över samtliga byggnader/användarnoder som ska kopplas in på nätet.
4. Förteckning över samtliga fastigheter som ska förberedas för inkoppling vid senare tillfälle.
5. SSNf:s rekommendationer Robusta nät
6. SSNf:s rekommendationer Robusta noder
7. AMA föreskrifter AB04