Statens inköpscentral – Ramavtal för offentlig förvaltning
Sid 1
Statens inköpscentral – Ramavtal för offentlig förvaltning
Kort om Statens inköpscentral
• Bildades 1 januari 2011.
• Drygt 50 personer på avdelningen.
• Statens inköpscentral förvaltar ca 1 300 ramavtal inom ca 30 ramavtalsområden.
• Statens inköpscentral har ramavtal med ca 700 leverantörer.
• Under år 2013 omsatte ramavtalen ca 11 miljarder, varav IT-ramavtalen ca 7 miljarder.
Statens inköpscentral – vårt uppdrag
Vårt uppdrag är att upphandla och förvalta ramavtal för andra statliga myndigheter.
Inom IT och telekom kan även kommuner och landsting ansluta sig till ramavtalen.
Ramavtalen omfattar varor och tjänster som myndigheterna upphandlar ofta, i stor omfattning eller som uppgår till stora värden.
Organisation
Avdelningschef
Stabsfunktion
Enheten för upphandlings- och avtalsjuridik
Enheten för IT-
upphandling
Enheten för upphandling av varor och tjänster
Enheten för ramavtalsförvaltning
Vilka ska och kan avropa från våra ramavtal?
• Myndigheter under regeringen ska avropa om myndigheten inte finner att en annan form av avtal sammantaget är bättre.
• Eventuella avsteg från ramavtalen ska anmälas (se xxx.xxxxxx.xx).
• Kommuner och landsting får avropa från IT-ramavtalen enligt gällande förordning med instruktion för Kammarkollegiet. Fullmakt krävs.
• Organisationer med statlig anknytning kan ansöka om att få avropa från de statliga ramavtalen (se xxx.xxxxxx.xx).
Förstudie och upphandling
Elektronisk
Kartläggning av behov och utbud
Beslut om upphandling
- ja eller nej
annonsering och anbudsgivning TendSign
Input från leverantörer, myndigheter, förvaltningar, branschorg.
Förstudie Upphandling
Ram- avtal E-sign.
Öppet för alla att inkomma med synpunkter, förslag, idéer
Absolut sekretess
Ramavtalsförvaltning
Ramavtal med upphandlings- underlag
Förvaltning
Förvaltnings- rapport
För- studie
Hantering av upphandlade ramavtal
- hjälp och stöd
- uppföljning
- insamling av erfarenheter från
användning av ramavtal
Välkommen att kontakta oss
• För frågor om specifika ramavtal, se xxx.xxxxxx.xx, alt. kontakta
ramavtalsförvaltare.
• Kontakta ramavtalsservice vid frågor av allmän karaktär: 00-000 00 00, xxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxx.xx
• xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Vid övriga upphandlingsfrågor:
• Ett samlat upphandlingsstöd finns på Konkurrensverket.
Sid 9
Statens inköpscentral – Ramavtal för säkerhetsteknik
Säkerhetssystem och Brandskydd
• Ramavtalen löper i 24 månader fr.o.m. avtalstecknande
• Förlängning upp till 24 månader
• Regionala ramavtal – om avropet omfattar endast en region
• Rikstäckande ramavtal – om avropet omfattar två eller flera regioner
• Totalt 5 leverantörer för
säkerhetssystem
• Totalt 6 leverantörer för brandskydd
• Förnyad konkurrensutsättning per
region eller rikstäckande
• Avropsblankett, vägledning
Konsulttjänster
• Ramavtalen löper i 24 månader fr.o.m. 2015-05-01
• Förlängning upp till 24 månader
• Rikstäckande ramavtal
• Totalt 5 leverantörer
• Rullande rangordning, skiftar var fjärde månad
• Avropsblankett, vägledning
Regioner
• Region Övre Norrland – Norrbotten, Västerbotten
• Region Nedre Norrland – Jämtland, Västernorrland, Gävleborg, Dalarna
• Region Öst – Stockholm, Uppsala, Västmanland, Örebro, Södermanland, Östergötland, Gotland
• Region Väst – Värmland, Västra Götaland, Halland
• Region Syd – Skåne, Blekinge, Kronoberg, Kalmar, Jönköping
• Rikstäckande – samtliga regioner
Leverantörer
Säkerhetssystem
• Bravida Säkerhet AB
• Certego AB (Swesafe)
• Stanley Security Sverige AB
• 4U Secure Solutions AB (G4S)
• Midroc Electro AB Brandskydd
• Aptum AB
• Cupola AB
• Dafo Brand AB
• Kidde Sweden AB
• Presto Brandsäkerhet AB
• Secunova AB
Leverantörer
Konsulttjänster
• ÅF-infrastructure AB
• WSP Sverige AB
• Ramböll Sverige AB
• Team TSP AB
• Grontmij AB
Produkter och tjänster - säkerhetssystem
Obligatoriska produkter/tjänster –
alla leverantörer ska kunna leverera
• Inbrottslarm
• Överfallslarm
• Brandlarm
• Passerkontrollsystem inkl. kodbärare och porttelefon
• CCTV (kamerateknik för övervakning)
• Utbildning, service, underhåll
Produkter och tjänster - säkerhetssystem
Icke obligatoriska produkter/tjänster:
• Öppna säkerhetssystem
• Integrerade systemlösningar inkl. överordnat system
• Elektromekaniska lås och låssystem
• Mekaniska lås
• Inpasseringsspärrar/entrégrindar
• Galler och grindar (mekaniskt inbrottsskydd)
• Säkerhetssystem för flyttbara objekt, t.ex. konst
• Fjärrtjänster A (support, administration och driftövervakning)
• Fjärrtjänster B (säkerhetstjänster genom kamerateknik)
Leverantör kan komplettera tjänsteutbudet men ej inom ett kontrakt.
Öppna säkerhetssystem
• Leverantören tillhandahåller ett säkerhetssystem som efter kontraktets löptid är möjligt att övertas, driftas, uppgraderas, utökas och underhållas av annan leverantör.
• Eventuell specifik systemkod/servicekod ska vid övertagandet öppnas upp så att ett övertagande av anläggningen är möjligt för den nya leverantören.
Integrerade systemlösningar inkl överordnade system
• Överordnade system är programvara som presenterar information från många olika separata system.
• Ska minst klara av att samordna inbrotts- och utrymningslarm, CCTV och passersystem.
• Dessa olika system integreras mot det överordnade systemet, som ger användarna en gemensam presentation av alla anslutna undersystem.
• Integrerade system handlar om att kunna se och övervaka hela sitt säkerhetssystem från en plattform, styra händelser och larm till en övervakningsplats eller en väktare.
Fjärrtjänster A
• Fjärrtjänster A innebär att på distans säkerställa optimal driftsäkerhet, funktionalitet och livslängd av myndighetens säkerhetssystem genom systematisk tillsyn och support.
• Även fjärradministration av t.ex. behörigheter ingår i tjänsterna.
Fjärrtjänster B
• Fjärrtjänster B innebär att via driftcentral/servicecenter med operatörer övervaka objekt samt vidta åtgärder vid eventuella tillbud.
• Eventuella tillbud eller misstänkta tillbud som har identifierats med dessa tjänster ska leda till åtgärd enligt myndighetens instruktion.
• Exempel på Fjärrtjänster B är:
• Fjärrstyrd rondering (rondering med hjälp av kamerateknik)
• Fjärrstyrt perimeterskydd (att med hjälp av kamerateknik och automatiska skräddarsydda videoanalyssystem upptäcka potentiella hot och faror)
• Fjärrstyrd larmverifiering (att med hjälp av kamerateknik och operatörer analysera situationen av ett objekt i realtid)
• Fjärrstyrd in- och utpassering (att med hjälp av kamerateknik och operatörer övervaka samt aktivt styra in- och utpassering)
Produkter och tjänster - brandskydd
Obligatoriska produkter/tjänster –
alla leverantörer ska kunna leverera
• Brandredskap
• Brandposter
• Skyltar
• Utrymningsprodukter
• Nödbelysning
• Skyddsutrustning
• Service, underhåll och översyn
• Utbildning, rådgivning och dokumentation
Produkter och tjänster - brandskydd
Icke obligatoriska
produkter/tjänster:
• Fasta släcksystem
• Webbaserad distansutbildning i
brandskydd
• Elektroniskt ledningssystem för SBA
Leverantör kan komplettera produkt/tjänsteutbudet men ej inom ett kontrakt.
Service – underhåll och översyn
• Service kan avropas som en årlig översyn av brandsläckare på samtliga fabrikat samt övrig brand- och utrymningsmateriel inkl. inomhusbrandposter. Detta omfattar även brandlarm, rökluckor, brandtätning och branddörrar.
• Underhåll/översyn ska utföras minst en gång årligen enligt myndighetens krav.
• Kan kompletteras med ett mer omfattande åtagande:
– utbyte
– reparation
– omladdning
– destruktion
– verkstadsgenomgång vart 10:e år för pulver- och kolsyresläckare och vart 5:e år för skumsläckare.
• Brandskyddskontroll enligt SBA
Utbildning, rådgivning, dokumentation
• Utbildning på installerad
utrustning
• Utbildning i brandskydd, utrymning
• Utbildning i förstahjälpen med
hjärt- och lungräddning (HLR)
• Utbildning i hjärt- och lungräddning med defibrillator (D-HLR)
• Rådgivning i brandskydd
• Brandskyddsdokumentation
Elektroniskt ledningssystem för SBA
• Underlättar och effektiviserar den regelbundna brandskyddskontrollen enligt SBA (systematiskt brandskyddsarbete).
• Ska kunna utföras med hjälp av myndighetens datorer, alternativt även via smartphone/surfplatta.
• Kan vara både ett webbaserat verktyg eller i form av lokalt installerad mjukvara.
• Leverantören ska även tillhandahålla utbildning i systemet.
Konsulttjänster
Tjänsteområden
• Riskanalys/riskhantering
• Analys av säkerhetsrisker
• Rekommendationer om hantering av risker med förebyggande åtgärder
• Projekteringstjänst
• Projektering av säkerhetssystem
• Projektering av brandskydd inkl. fasta släcksystem
• Konsultation vid utformning av avropsförfrågan på delområdena säkerhetssystem och brandskydd
• Konsultation vid utvärdering av avropssvar på delområdena säkerhetssystem och brandskydd
• Besiktningstjänst
• Inbrottslarmanläggning
• Brandlarmanläggning
• Överfallslarmanläggning
• Passerkontrollsystem inkl. ev. låssystem
• CCTV-anläggning
• Brandskydd inkl. fasta släcksystem
Priser säkerhetssystem
• Inga reglerade priser i ramavtalet.
• Leverantörernas priser för avropade produkter/tjänster anges i avropssvar vid den förnyade konkurrensutsättningen.
• Offererade priser inkluderar samtliga med uppdraget förenade kostnader. Detta innefattar bland annat kostnad avseende garanti, service och acceptanstest och i förekommande fall drifttest.
• Observera dock att ev. drifttest och önskad servicenivå ska anges i
avropsförfrågan.
• Fraktkostnader ska framgå av kontrakt. I övrigt får inga avgifter avseende frakt, eller någon annan hanteringskostnad belasta avropet.
Priser säkerhetssystem
Kontraktspriser
• Angivna priser är fasta i ett (1) år från och med kontraktets tecknande. Därefter får ändring av priser ske en (1) gång per år om part så begär
• Entreprenader justeras enligt SCB:s Entreprenadindex.
• Produkter justeras enligt SCB:s Producentprisindex och Importprisindex.
• Tjänster justeras enligt SCB:s Tjänsteprisindex.
Priser brandskydd
• Reglerade takpriser för årligt underhåll/översyn av brandsläckare och övrig brand- och utrymnings-materiel som utförs av brandskyddstekniker.
• För alla övriga produkter/tjänster inkl. installation, utbyte, omladdning, verkstadsgenomgång, destruktion och provtryckning samt reseersättning sker prissättningen vid den förnyade konkurrensutsättningen.
• Alla priser som anges är exkl. moms och ersättning för Ob-tillägg med sociala avgifter.
• Ramavtalspriserna justeras årligen av SIC.
• Pris för produkter anges inkl. emballage och frakt.
Priser brandskydd
Justering av kontraktspriser
• Part äger rätt att påkalla prisjustering av tjänster efter det att SIC justerat ramavtalspriserna.
• Justering sker i enlighet med den procentuella prisjustering som SIC gjort på ramavtalspriserna.
• För produkter är priser fasta i ett år och part äger därefter rätt att en gång per år påkalla justering.
• Nya priser ska gälla i tolv månader i taget.
Fasta släcksystem
• Priser för installation kan regleras
enligt AB 04/ABT 06.
Priser konsulttjänster
• Reglerade takpriser för de tjänster som ingår i ramavtalet.
• Priserna justeras årligen av SIC.
• Alla priser som anges är exkl. mervärdesskatt, ersättning för Ob- tillägg med arbetsgivaravgifter samt av myndigheten godkända resekostnader inkl. ev. traktamente och boendekostnader.
• Part har rätt att påkalla prisjustering av kontraktspriser efter det att SIC justerat ramavtalspriserna.
• Justeras i enlighet med den procentuella prisjustering som SIC gjort på ramavtalspriserna.
• Nya priser ska gälla i tolv (12) månader i taget.
Avrop av säkerhetsteknik
Gör en behovsanalys
• Vad har myndigheten för säkerhetsbehov?
• Vilka krav ställs på säkerheten
inom myndigheten?
• Hur ser nuvarande larmsystem/brandskydd ut?
• Gäller behovet en eller flera regioner?
• Vad kan uppgraderas och vad måste ersättas med ny installation?
• Vilka krav har man på utbildning,
garanti, service och underhåll?
• Finns tillräcklig kompetens inom myndigheten för att själva projektera och kravställa behovet?
Avrop - kravställning
• Specificera önskade produkter/tjänster samt formulera krav på dessa på en tillräckligt specifik nivå för att möjliggöra för leverantörerna att lämna avropssvar.
• Finns ”övriga ska-krav” för säkerhetssystem?
• Säkerhetsinstallationer genomförs ofta som entreprenader och då bör kravspecifikationen utformas enligt AF AMA regelverk. Om myndigheten saknar den tekniska kompetensen rekommenderas att denna först avropas från delområde Konsulttjänster.
• Avropsförfrågan kan avse antingen en specifik beställning eller utgöra en samlad förfrågan avseende myndighetens behov av produkter/tjänster för en längre tidsperiod.
• Tänk på att ange det uppskattade samlade behovet under hela kontraktstiden + eventuella optioner.
Avrop - kravställning
”Övriga ska-krav” som kan ställas på leverantörerna vid avrop
av säkerhetssystem
• Säkerhetskontroll av leverantörens personal som ska arbeta med uppdraget (leverans, installation, service etc.)
• Högre beloppsgräns per skada och år i ansvarsförsäkring än det som
framgår i Allmänna villkor
Serviceavtal – säkerhetssystem och brandskydd
Glöm inte att ange om service ska
ingå i avropet!
• möjlighet att avropa service på ny eller befintlig utrustning,
• antingen som enstaka insatser vid behov eller som ett helhetsåtagande i form av ett serviceavtal.
• möjlighet att precisera omfattning och tider, se vägledningen för förslag.
Serviceavtal
Exempel på serviceavtal för säkerhetssystem
• Grundservice - lämpligt under garantitiden
– Förebyggande periodiskt underhåll, omfattning och intervall enligt beställarens önskemål
– Prioritet vid behov av åtgärder
– Garanterade inställelsetider av servicetekniker
– Garanterade leveranstider av reservdelar
– Support via telefon eller e-post, dygnet runt eller under kontorstid
• Fullservice - lämpligt efter garantitiden
– Som Grundservice, med följande tillägg:
– Fel blir åtgärdade, reservdelar, arbetstid och resor ingår
• Jour och beredskap - tillägg till serviceavtal
– Tillgång till servicetekniker dygnet runt, årets alla dagar
Serviceavtal
Exempel på serviceavtal för brandskydd
• Förebyggande periodiskt underhåll
– Kontroll av brandtätning, rökluckor, nödbelysning, brandlarm, utrymningsvägar etc.
– Service av brandredskap, släcksystem, nödbelysning, förstahjälpen-
utrustning etc.
• Support via telefon eller e-post, dygnet runt eller under kontorstid
• Garanterade inställelsetider av servicetekniker
• Jour och beredskap - tillägg till serviceavtal
– Tillgång till servicetekniker dygnet runt, årets alla dagar
• Förlängd garanti – levererad utrustning
Tilldelningskriterier (säkerhetssystem/brandskydd)
Vid avrop av säkerhetssystem och brandskydd kan exempelvis följande kriterier för tilldelning av kontrakt användas:
• Pris (obligatoriskt)
• Referenser
• Leveranstid
• Inställelsetid vid garanti- och serviceåtgärder
• Lösningsförslag (säkerhetssystem)
• Miljö (brandskydd)
Tilldelningskriterier
Pris
• Var tydlig i er beskrivning av vad uppdraget innefattar så att samtliga leverantörer offererar sitt pris på samma antaganden och premisser. Det är även viktigt att myndigheten i avropsförfrågan anger hur leverantörerna ska lämna sina priser.
• För produkter ska leverantörerna lämna ett fast pris för leverans inkl. installation, test, garanti och service. Ev. drifttest samt önskad servicenivå måste anges i myndighetens avropsförfrågan.
• Tänk på att begära timpriser vid avropet, även om ett fast pris efterfrågats. Det kan komma att ske vissa förändringar i behovet, t.ex. ändringar och tilläggsarbeten.
• För tjänster ska leverantörerna lämna antingen timpriser och/eller ett totalt pris per månad eller år, baserat på myndighetens lämnade uppdragsbeskrivning. Lämnas enbart timpriser bör de omräknas till ett totalt pris per månad eller år för att kunna utvärderas.
Tilldelningskriterier
Referenser
• Möjlighet att byta ut en av referenterna till en egen om leverantören tidigare
varit leverantör åt myndigheten.
Leveranstid
• Utvärdering av leverantörernas angivna leveranstid för avropade produkter. Leveranstiden ska inkludera installation, och för Säkerhetssystem även acceptanstest och ev. drifttest.
• Vid utvärdering av leveranstid måste myndigheten ange när leverans senast ska ske och hur långt ett acceptanstest liksom ett eventuellt driftstest ska vara för att utvärdering ska vara möjlig.
Inställelsetid
• Utvärdering av leverantörernas angivna inställelsetid vid garanti- och
serviceåtgärder.
Tilldelningskriterier
Lösningsförslag (säkerhetssystem)
• Används när det finns bör-krav i kravspecifikationen som ska utvärderas eller när man t.ex. utifrån en nuvarande situation i mer generella drag beskriver ett förväntat resultat av avropet.
• Man lämnar då över till leverantörerna att utforma ett förslag till lösning,
• Var tydlig i er beskrivning av vad som kommer att bedömas vid utvärderingen och hur detta ska gå till så att leverantörerna är införstådda med vilka förväntningar ni har på resultatet av den avropade installationen.
Tilldelningskriterier
Miljö (brandskydd)
• Utvärdering av leverantörernas förmåga att erbjuda miljövänliga material utöver de i ramavtalet angivna brandsläckarna.
– t.ex. släckningsskum,
– gaser i fasta släcksystem,
– tätningsmaterial,
– armaturer och skyltar.
• Observera att de produkter som utvärderas måste vara aktuella i den avropade installationen. Det är inte leverantörens generella miljösortiment som ska utvärderas.
• Myndigheten har också möjlighet att utvärdera leverantörernas användning av miljöbilar vid det avropade uppdraget. Med miljöbil avses en personbil som uppfyller kraven för befrielse från fordonsskatt enligt senaste definition. Kravet måste följas upp noggrant för att vara meningsfullt.
Avropsrutin (säkerhetssystem/brandskydd)
Avropsförfrågan
• Ifylld avropsblankett
• Uppdragsbeskrivning/kravspeci- fikation
• Objektsförteckning, ritningar
Förnyad konkurrensutsättning
• Regionalt eller rikstäckande,
• Avvikelse från avropsordning,
• Skälig svarstid (komplexitet, semestertider, långhelger, visningar)
• Frågor och svar.
Avropssvar
• Leverantören ska alltid besvara en avropsförfrågan, om nej tack ska skälet motiveras,
• Får ej delta om kontrakt hävt,
• Endast offerera produkter och tjänster som efterfrågas och omfattas av ramavtalet,
• Ej tillåtet att delegera till
underleverantör,
• Egna kontraktsvillkor inte tillåtna.
Utvärdering
• Tilldelning på grundval av de i avropsförfrågan angivna kriterierna,
• Myndigheten ska vara tydlig i avropsförfrågan avseende hur utvärdering, viktning av kriterier och poängsättning av avropssvar kommer att ske,
• Förtydligande
• Kommersiell sekretess
• Tilldelningsbeslut
• Frivillig avtalsspärr
Kontrakt
Reglerar det rättsliga förhållandet mellan parterna för avropade produkter och tjänster
• Ifylld avropsblankett
(avropsförfrågan + avropssvar)
• Ev. bilagor
• Kontraktsvillkor
Xxxxx avropas och tecknas inom ramavtalets giltighetstid
• Myndigheten anger giltighetstid
• Max 4 år rekommenderas
Kontrakt
Kontraktsvillkor
• Allmänna villkor
• Gäller alltid om inget annat angivits i avropsförfrågan
• Om standardavtal ska gälla är
endast vissa delar tillämpliga
• AB 04/ABT 06 vid entreprenader
• För konsulttjänster gäller ABK 09 där inte Allmänna villkor täcker upp
Äganderätt
• Myndigheten ska i avropsförfrågan ange vad som ska gälla angående rätten till resultat:
– a) leverantören överlåter en icke-exklusiv, i tiden och geografiskt obegränsad och kostnadsfri nyttjanderätt av resultat till myndigheten, eller
– b) samtliga immateriella rättigheter, inkl. upphovsrätten, till resultat överlåts till myndigheten med full ägande- och förfoganderätt.
• För Konsulttjänster regleras rätten till uppdragsresultatet i ABK 09..
Underleverantörer
• Underleverantör får inte ta emot avrop, lämna avropssvar, teckna kontrakt eller fakturera kund,
• Leverantören har endast rätt att använda de underleverantörer som på
förväg är godkända av Statens inköpscentral,
• Tillägg och/eller byte av underleverantör får endast ske efter skriftligt godkännande från Statens inköpscentral
Välkommen att kontakta oss
• För frågor om specifika ramavtalsområden, se xxx.xxxxxx.xx, alt. kontakta ramavtalsförvaltare, xxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxx.xx, 00-000 0000.
• Kontakta ramavtalsservice vid frågor av allmän karaktär: 00-000 00 00, xxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxx.xx
• xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Vid övriga upphandlingsfrågor:
• Ett samlat upphandlingsstöd finns på Konkurrensverket.