Contract

Vård- och omsorgsförvaltningen	Datum:	Diarienummer:
Tjänsteskrivelse till omsorgsnämnden	2023-04-17	OSN-2020-00765
Handläggare: Xxxxxx Xxxxxxx

Informationshanteringsplan för omsorgsnämnden

Förslag till beslut

Omsorgsnämnden beslutar

1. att fastställa informationshanteringsplan för omsorgsnämnden enligt ärendets bilaga 2.

Ärendet

I arkivlag (1990:782) regleras bestämmelser om myndigheters och vissa andra organs arkiv. Dessa gäller även kommuner. Enligt arkivlagen är grundregeln att allmänna handlingar ska bevaras för all framtid. För att handlingar ska få gallras (förstöras) krävs ett gallringsbeslut av nämnd eller styrelse.

I Uppsala kommun fattas från och med 2017 gallringsbeslut i form av informationshanteringsplaner (IH-planer). Omsorgsnämndens informationshanteringsplan beskriver dels vilka handlingar nämnden hanterar, dess format (exempelvis pappersform eller digitalt) samt vilka handlingar som ska bevaras eller gallras efter en viss tid.

Beredning

Ärendet har beretts i samarbete mellan vård- och omsorgsförvaltningen (tidigare omsorgsförvaltningen), registraturen och stadsarkivet.

Postadress: Uppsala kommun, vård- och omsorgsförvaltningen, 753 75 Uppsala Besöksadress: Xxxxxxxxxxxxx 0

Telefon: 000-000 00 00 (Kontaktcenter)

E-post: xxxx-xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxx.xx xxx.xxxxxxx.xx

Föredragning

En handling är något som innehåller information. En allmän handling är

• inkommen till

• upprättad hos

• expedierad från

en myndighet (till exempel en kommunal verksamhet). Handlingarna som omfattas av denna informationshanteringsplan är de allmänna handlingar som uppkommer i samband med omsorgsnämndens verksamheter.

Informationshanteringsplanen i detta ärende gäller för handlingar uppkomna efter 1 januari 2017. För äldre handlingar gäller tidigare beslutade bevarande- och gallringsplaner som ersätts av denna informationshanteringsplan.

Informationshanteringsplanen ses över årligen och revideras vid behov. Arkivansvarig ansvarar för att informationshanteringsplanen är aktuell och välkänd i verksamheterna. Arkivansvarig är förvaltningsdirektör.

Bilaga 1 består av en inledning till informationshanteringsplan för omsorgsnämnden och där beskrivs bland annat vad den innehåller, giltighet, revidering, beskrivning av vad bevarande och gallring innebär (både fysisk och digital) samt förklaring av centrala ord och begrepp. Den innehåller även en förklaring av olika rubriker i kolumnerna i mallen för informationshanteringsplanen. Bilaga 2 består av omsorgsnämndens informationshanteringsplan. Bilaga 3 består av Uppsala stadsarkivs yttrande över förslag till omsorgsnämndens informationshanteringsplan. Ändringar är gjorde i informationshanteringsplanen enligt stadsarkivets råd i yttrandet.

Ekonomiska konsekvenser

Ej aktuellt.

Beslutsunderlag

• Tjänsteskrivelse daterad 17 april 2023

• Bilaga 1, Inledning till informationshanteringsplan för omsorgsnämnden

• Bilaga 2, Omsorgsnämndens informationshanteringsplan

• Bilaga 3, Uppsala stadsarkivs yttrande över förslag till informationshanteringsplan för omsorgsnämnden, daterat 28 februari 2023

Vård- och omsorgsförvaltningen

Xxxxxx Xxxxxxxx

Förvaltningsdirektör

Datum:	Diarienummer:
2023-05-10	OSN-2020-00765
Vård- och omsorgsförvaltningen
Informationshanteringsplan
Handläggare:
Xxxxxx Xxxxxxx

Inledning till informationshanteringsplan för omsorgsnämnden 2023-xx-xx §x

Fastställd av vård- och omsorgsförvaltningen i Uppsala kommun 202-xx-xx § x

Inledning

Enligt arkivlagen är grundregeln att allmänna handlingar ska bevaras för all framtid. För att handlingar ska få gallras (förstöras) krävs ett gallringsbeslut av nämnd eller styrelse. I Uppsala kommun fattas från och med 2017 gallringsbeslut i form av informationshanteringsplaner (IH-planer). Tidigare kallades dessa för dokumenthanteringsplaner eller bevarande- och gallringsplaner.

En handling är någonting som innehåller information. En handling är medieoberoende och kan därför vara exempelvis en DVD, ett mejl, ett sms, ett papper eller en uppgift i en databas. En handling är allmän om den är:

• inkommen till

• upprättad hos

• expedierad från

en myndighet (till exempel en kommunal verksamhet). För mer information om hantering av allmänna handlingar, se Insidan1.

Informationshanteringsplanens omfattning och giltighet

Omfattning

De handlingar som avses i planen är allmänna handlingar som uppkommer i samband med omsorgsnämndens (OSN) verksamheter.2

1 Om allmän handling (xxxxxxx.xx)

2 Se även Beskrivning av allmänna handlingar, OSN-2019-0088.

Postadress: Uppsala kommun, vård- och omsorgsförvaltningen, 753 75 Uppsala Telefon: 000-000 00 00

E-post: xxxx-xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxx.xx xxx.xxxxxxx.xx

Kommungemensamma beslut om gallring

Kommungemensamma dokumenthanteringsplaner och bevarande- och gallringsplaner inom områdena:

• allmän administration

• ekonomi

• personal

• handlingar av tillfällig eller ringa betydelse

finns på Insidan. De används vid behov som referenser/underlag i arbetet med myndighetens IH-plan, det vill säga handlingstyper kan plockas ur dessa.

Fastställd

Denna informationshanteringsplan är fastställd av Omsorgsnämnden i Uppsala kommun 20XX-XX-XX, § xx.

Giltighet

Denna informationshanteringsplan gäller för handlingar uppkomna från och med 2017-01-01, då Styrelsen Uppsala Vård och omsorg upphörde och de ansvarsområden som styrelsen hade inom omsorgen övergick till omsorgsnämnden. Omsorgsnämnden blev då en nämnd med verksamhet i egen regi.

Äldre handlingar

För handlingar uppkomna före 2017-01-01 gäller:

• Dokumenthanteringsplan för handlingar inom nämndens för hälsa och omsorg verksamhetsområden (fastställd 2014-12-11) gäller för handlingar från 2014- 12-11 till och med 2016-12-31.

• Bevarande- och gallringsplan för handlingar inom nämnden för vuxna med funktionshinder (fastställd 2007-11-01) gäller för handlingar från 2008-01-01 till och med 2014-12-10.

• Bevarande- och gallringsplan för handlingar inom kommundelsnämndernas verksamhetsområde, del 1 (fastställd av kommunstyrelsen 2001-09-26 § 331) gäller för nämndens handlingar 2003-2007.

• Dokumenthanteringsplan för styrelsen Uppsala vård och omsorg (fastställd av styrelsen Uppsala vård och omsorg 2016-09-22) gäller för nämndens handlingar från 2015-01-01 till och med 2017-01-01.

• Bevarande- och gallringsplan för handlingar inom styrelsen för vård och bildning (fastställd 2012-04-26 § 64) gäller för handlingar från 2012-01-01 till och med 2014-12-31.

• Bevarande- och gallringsplan för handlingar inom Produktionsnämnden för vård och bildning (fastställd av Produktionsnämnden för vård och bildning 2008-02-14), gäller för handlingar från 2008-02-14 till och med 2011-12-31.

Löpande revidering

För att planen ska fungera som ett hjälpmedel i verksamheten måste den ses över årligen och vid behov revideras. Arkivansvarig ansvarar för att planen hålls aktuell och är välkänd i verksamheten.

Användning

Original och kopia

Handlingarna i informationshanteringsplanen ska vara inkomna och upprättade original av allmänna handlingar eller omsorgsnämndens exemplar av allmänna handlingar som expedierats, om inte något annat särskilt anges. Om allmänna handlingar finns i flera exemplar så ska vård- och omsorgsförvaltningen bestämma vilket som är huvudexemplar. Övriga exemplar ska betraktas som kopior eller dubbletter.

Förändrade namn på handlingstyper

Namn på handlingstyper kan förändras. Den handling du håller i handen eller ser på skärmen kan därför kallas något som inte exakt stämmer överens med vad den kallas i informationshanteringsplanen, eller i vård- och omsorgsförvaltningens dagliga arbete. Det viktiga är alltså inte namnet på handlingstypen, utan vilken information den innehåller och vilken funktion den har. Om du är osäker på om en handling kan gallras eller hur den ska hanteras: kontakta arkivredogörare på din enhet eller omsorgsnämndens arkivsamordnare.

Bevarande och gallring

Bevara

Att bevara en handling innebär att den ska sparas för all framtid. Om den process där en handlingstyp uppstår inte är ansluten till e-arkivet sker allt bevarande på papper tills processen är ansluten till e-arkivet, det vill säga att metoder och rutiner som stödjer elektroniskt bevarande har införts i processen. Se mer information om e- arkivering på Insidan.

Gallra

Gallring innebär att allmän handling förstörs, till exempel genom bränning eller radering. Att överföra information från en databärare till en annan kan också räknas som gallring. Xxxxxxxx ska ske årligen i samråd med omsorgsnämndens arkivsamordnare. Vid gallring ska gallringsprotokoll upprättas. Detta gäller både pappershandlingar och elektroniska handlingar i IT-komponenter. Se Insidan för mer information om gallring.

Gallringsvillkor

Gallringsfrist

Gallringsbara handlingar får gallras först efter en viss tidsperiod, som kallas gallringsfrist. Gallringsfristen börjar räknas efter utgången av det år handlingen upprättats hos förvaltningen eller inkommit till den. Till exempel får en handling som upprättats 2012 och har 5 års gallringsfrist gallras i januari 2018.

Vid inaktualitet

Att en handling gallras vid inaktualitet innebär att den gallras sedan ett villkor uppfyllts. Villkoret ska på ett tydligt sätt anges i planen.

Rensa

Kopior, kladdanteckningar och dubbletter är inte allmänna handlingar och kan rensas (kastas) utan gallringsbeslut. Även sådan information ska alltid hanteras med försiktighet så att den inte kommer i orätta händer.

Bevarande och gallring utifrån lagstiftning

Socialtjänstlagen och lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade regler avseende bevarande och gallring av personakter innehåller samma bestämmelser. Huvudregeln är att anteckningar och andra uppgifter i en personakt hos omsorgsnämnden ska gallras fem år efter det att sista anteckningen gjordes i akten (12 kap. 1 § SoL och 21 c § LSS).

Vissa handlingar ska av hänsyn till forskningens behov undantas från gallring. Undantagen ska göras i representativt urval av personer. Vidare undantas handlingar från gallring då de rör barn som placerats eller tagits emot i ett hem för vård eller boende, familjehem, stödboende (12 kap. 2 § SoL, 7 kap. 2 § socialtjänstförordningen och 21 d § LSS ).

Det individrelaterade material som ska undantas från gallring utgörs av handlingar rörande personer födda den femte, femtonde och tjugofemte i varje månad.3

I informationshanteringsplanen är det angivit som ”B eller 5” för att visa att

representativt urval ska bevaras.

Utökat bevarande av handlingar rörande Covid-19 pandemin

Under Covid-19-pandemin gick stadsarkivet ut med information (på kommunens intranät Insidan 27 november 2020) om att handlingar rörande Covid-19-pandemin omfattades av utökade bevarandekrav. Detta för att det i framtiden ska gå att få en komplett bild av Sveriges samlade insatser för att möta och hantera krisens inverkan på samhället. I IH-planen är handlingar som rör Covid-19-pandemin markerade med texten “Covid-19-pandemin".

3 Se SKR Bevara eller gallra nummer 5 – socialtjänsten mm, sida 54–58 för mer information.

Kommungemensamt ärendehanteringssystem

2019 bytte kommunen det gemensamma ärendehanteringssystem DokÄ (produktnamn W3D3) till ett nytt dokument- och ärendehanteringssystem vid namn Digitalt handläggarstöd, även känt som DHS (produktnamn Public 360).

Ärenden avslutade i DokÄ innan systembytet har flyttats över till kommunens e-arkiv. Pågående ärenden har flyttats över till DHS. Alla DokÄ-ärenden finns också arkiverade i pappersakt i omsorgsnämndens arkiv.

Ärenden som startats i DHS förvaras där tills anslutning av DHS till kommunens e-arkiv är färdigställt, vilket innebär att det inte finns pappersakter för dessa ärenden om det saknas analoga handlingar i ärendet i övrigt. Se Digitalt bevarande nedan.

Handlingar som uppkommit i ärenden som startats i DokÄ ska oavsett ursprungsformat finnas både i systemet och på papper i pappersaktenakten. Tillhör handlingarna däremot ärenden i DHS så behöver endast handlingar vars ursprungsformat är analogt, finnas i pappersakten. Det vill säga, digitala handlingar behöver inte skrivas ut och läggas till pappersakt.

Digitalt bevarande

Omsorgsnämnden har under år 2022 övergått till helt digital informationshantering i Lifecare enligt gällande rutiner.4 Syftet är att i så stor utsträckning som möjligt att enbart ha digital information. För att säkerställa att ingen väsentlig information går förlorad har förvaltningen upprättat nya skanningsrutiner. Syftet med rutinen är att de handlingar som är kopplade till personakt och patientjournal, som hanteras inom myndigheten, ska tillgängliggöras digitalt på ett rättssäkert sätt samt göra åtkomsten till handlingar flexibel för berörda medarbetare. 5

• Synpunkthanteringssystemet (via plattformen Selfpoint)

• Prator

• Phoniro

• Cosmic Link

• Bokningsservice system via Xxxxxxx.xx - xxxx.xxxxxxx.xx

• Kontaktregister ASK

• BAB-Online

• Visma - Hjälpmedel Uppsala län

• Asta

Utöver de system som är listande här ovan har OSN har även information i andra kommungemensamma system, till exempel Heroma och Hypergene.

Synpunkter hanteras via plattformen Selfpoint som driftsattes 2022-06-07 och innebär enbart digitalt bevarande. Synpunkter som inkommit på papper efter 2022-06-07 ska skannas in till Selfpoint. Den inskannade synpunkten bevaras, brevet gallras efter två år. Synpunkter som inkommit innan 2022-06-07 ska skrivas ut och bevaras på papper.

4 Se rutin Hantera övergång från analog till digital informationshantering, KSN-2021-01075.

5 Se rutin Skanna handling till personakt och patientjournal.

Dialog måste föras med stadsarkivet för eventuell anslutning till e-arkiv. Om förstudie visar att e-arkivering inte går att genomföra måste informationen bevaras på papper.

I IH-planen förekommer ett antal handlingstyper som endast hanteras digitalt men där det inte har genomförts någon förstudie om e-arkivering. Dessa är markerade med en hänvisning till denna information om Digitalt bevarande.

Omsorgsnämndens arkivvård

För arkivvården i övrigt gäller Riktlinjer för arkiv i Uppsala kommun (KSN-2016-2175). samt stadsarkivets rutiner och vägledningar, se Insidan.

Särskild hantering av vissa handlingar

Vårdekonomiska handling

Alla handlingstyper under processen 3.7.0.5 vårdekonomiska handlingar ska bevaras i nuläget i väntan på att handlingarnas status utreds. Detta på grund av att det i nuläget råder oklarhet ifall omsorgsdebiteringens handläggning är myndighetsutövning. Ifall det är myndighetsutövning ska handlingarna omfattas av socialtjänstlagen med de krav på bevarande och gallring som SoL medför. Om det inte är myndighetsutövande är det ekonomihandlingar.

I nuläget finns det ingen möjlighet att särskilja handlingarna åt. Fram tills utredningen är färdig så bevaras alla vårdekonomiska handlingar för att undvika olaglig gallring.

Arkivering av patientjournaler i Lifecare

Hanteringen och arkiveringen av patientjournaler i Lifecare före och efter 2022-01-01 skiljer sig åt efter (se nedan hanteringsanvisning). Patientjournalen arkiveras då patient avlider, flyttar eller byter vårdgivare.

Arkivering av patientjournaler före 2022-01-01

Före 2022-01-01 är dokumentationen i journalen både elektronisk och i pappersform.

Arkivering av journaler får endast ske i pappersformat fram till 2021-12-31, from 2022- 01-01 ska alla akter hanteras i digital format.6

Leverans till förvaltningens gemensamma arkiv (mellanarkiv) ska ske senast två år efter avslut. Detta för att underlätta återkoppling på eventuella förfrågningar kring den avslutade patienten eller för snabb informationsåtkomst i de fall patienten återkommer.7

6 Journal iordningsställs enligt BL620 Sorteringsordning i patientjournal som vänder sig till arkivredogörare gällande arkivering av patientjournaler

7 Se rutin Fel! Använd fliken Start om du vill tillämpa Rubrik för texten som ska visas här.

Arkivering av patientjournaler efter 2022-01-01

För patientjournaler avslutade efter 2022-01-01 är dokumentationen i journalen elektronisk. För personer med skyddade personuppgifter är dock patientjournalen fortfarande i pappersform.

Arkivering av journaler får endast ske i pappersform fram till 2021-12-31, from 2022-01- 01 ska alla akter hanteras i digital format (med undantag för patienter med skyddade personuppgifter).8

Beskrivning av kolumnerna i mallen

Rubrik	Beskrivning
Rad	Radnummer
Process	Visar numrering för verksamhetsområde, processgrupp och process enligt iKlassa.
Processnamn	Processnamn visar namn på verksamhetsområde, processgrupper och processer enligt iKlassa.
Handlingstyp	Handlingstyp beskriver handlingstypens funktion och innehåll med ett tydligt namn. Handlingstyper ska gå att särskilja från varandra, så namnen får inte vara för lika.
Lagrum	Anger vilket lagrum som styr.
Bevara/ Gallra	Här visas om handlingstypen ska bevaras eller vilka gallringsvillkor som annars gäller. Bevara = arkivera, spara för all framtid. Gallra = förstöra information. B eller 5 De handlingar som har ”B eller 5” tillhör personakter och är en hänvisning till den lagstiftning som finns för bevarande eller gallring utifrån SoL eller LSS. Andra alternativ: • B – Bevara • 1 år, 2 år, 3 år, 4 år, 5 år, 7 år, 10 år (de olika alternativen för hur lång tid som ska gå innan handlingstypen gallras) • V – Vid inaktualitet. När ”V” används ska ett villkor alltid anges i kolumnen ”Motivering gallring”.

8 Se rutin Arkivera patientjournal avslutade i Lifecare efter 2022-01-01

Rubrik	Beskrivning
Registrering	Här visas om handlingstypen registreras och i vilken IT-komponent. Det kan vara både kommungemensamma och verksamhetsspecifika IT-komponenter. Här visas även handlingstypens status.
Hanteras media	Visar var handlingstypen normalt hanteras i verksamheten. Förutom papper ska alla IT-komponenter (system eller lagringsytor på server eller molntjänst) skrivas ut.
Bevaras media	De medier handlingstypen ska bevaras (arkiveras) på. Alternativen är ”papper” och/eller ”digitalt”. När verksamheten har ett beslut om e-arkivering av en process står det ”e-arkiv” här.
Hanteringsanvisningar	Används för att beskriva och styra hanteringen av handlingstypen för att medarbetare ska “få lätt att göra rätt” samt att medborgare och andra utan verksamhetsinsyn ska förstå vilken information som finns och hur den hanteras. Kan beskriva hur handlingstyper inkommer eller skickas ut, hur de ska registreras och sorteras, vilka protokoll som ska bindas in, vilken lagstiftning som styr hanteringen med mera. Vid behov finns hänvisningar till verksamhetens interna regelverk, till exempel lathundar om ärendehantering. Används också som anmärkningsfält, för att till exempel förtydliga interna namn på handlingstyper så att utomstående förstår vad den innebär.
Motivering gallring	Används för att kortfattat förklara varför handlingstypen kan gallras efter föreslagen tid (år) eller händelse (vid inaktualitet). De tidigare gallringsbeslut, lagar eller föreskrifter som gallringsförslaget stöder sig på ska också finnas här.
Reviderad	Visar ändringar och tillägg jämfört med tidigare gallringsbeslut. Kan också användas för att markera nya handlingstyper. X = reviderat eller nytt förslag jämfört med gällande beslut.

Förkortningar som används i IH-planen

Förkortningar som är specifika för verksamheten, kommunen eller en motpart i en process ska i normalfallet förklaras i fältet ”hanteringsanvisningar”. Förkortningar som ändå måste användas förklaras här.

Förkortning	Förklaring
AT	Arbetsterapeut
BAB	Lagen om bostadsanpassnings (2018:222)
FT	Fysioterapeut
HS	Hälso- och sjukvård
HSL	Hälso- och sjukvårdslagen (2017:30)
HSVO	Hälsa, stöd, vård och omsorg
HVK	Kontoret för hälsa och omsorg (kontoret upphörde 2014-12-31)
KS	Kommunstyrelsen
LMO	Lifecare Mobil Omsorg
LSS	Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (1993:387)
LVM	Lag om vård av missbrukare i vissa fall (1988:870)
MAR	Medicinsk ansvarig för rehab
MAS	Medicinsk ansvarig sjuksköterska
OSN	Omsorgsnämnden
SG	Sjukgymnast
SIP	Samordnad individuell plan
SKR	Sveriges kommuner och regioner, tidigare Sveriges kommuner och landsting (SKL)
SoL	Socialtjänstlagen (2001:453)
SSK	Sjuksköterska
SÄBO	Särskilt boende för äldre
VoF	Vård- och omsorgsförvaltningen
ÄLN	Äldrenämnden

Övrigt, exempelvis interna förkortningar och förklaringar som läggs till handlingstyper

Förkortning	Förklaring
PUB-avtal	Personuppgiftsbiträdesavtal.
PM3	Förvaltningsmodell IT.
ÄDA	Ärende, dokument och arkiv. Förvaltningsobjekt inom PM3.
Maska	Maskera (dölja) uppgifter i allmän handling, vid utlämnande.

Rad‌‌	Process	Processnamn och handlingstyp	Bevara/ Gallra	Registrering	Hanteras media	Bevaras media	Hanteringsanvisning	Motivering gallring	Reviderad
0	Processen s betecknin g, förkortnin g	Verksamhetsområde Processgrupp Process Eventuell Akttyp/Ärendetyp/Journaltyp Handlingstyp	B - Bevara V - Vid inaktualitet 2, 5, 10 - Gallringsfrist	IT- komponent samt handlingsstat us IN=	De medier handlings- typen hanteras på. (Papper, IT- komponenter och digitala lagringsytor)	"Papper" eller "Digitalt". "E-arkiv" endast om det finns beslut om e- arkivering.	Anvisningar och anmärkningarsom beskriver hanteringen på ett tydligt och enkelt sätt. Hänvisningar till verksamhetens interna rutiner och mallar för informationshantering vid behov.	Kort motivering för att handlingstypen kan gallras efter föreslagen tid (år) eller händelse (vid inaktualitet).	X = reviderat eller nytt förslag jämfört med tidigare beslut. Visar ändringar och tillägg i alla de andra kolumnerna, t ex nya
0	Analoga handlingar, till exempel avtal och beslut som skrivs under analogt, som ska registreras i DHS ska hanteras enligt kansliavdelningens rutin Hantera analoga handlingar i DHS . Analoga handlingar får inte gallras och ersättas med en digital kopia utan beslut i informationshanteringsplanen. För vissa handlingstyper står det ”Digitalt, papper” för analoga bevarandehandlingar som skannas in och läggs in i DHS eller Lifecare. Dock ska även pappershandlingen bevaras om det inte finns beslut att ersätta den. Se inledningen "Beskrivning av kolumnerna i mallen" för ytterligare information.
1	1	Styrande verksamhet	.	-			Analoga bevarandehandlingar som skannas in och i DHS ska bevaras. Även pappershandlingen bevaras om det inte finns beslut att ersätta den. Se inledningen "Bevaras media" för mer information.		-
2	1.1	Namn på verksamhetsområde	..	-			-		-
3	1.1.1	Kommunfullmäktige	…	-	-	-	-	-	-
4	1.1.1.4	Hantera förtroendevalda	….	-	-	-	-	-	-
5		Ersättningsunderlag förtroendevalda	7				Förtroendevaldas sammanträdesrapport, förättningsarvode, reseersättningar, förlorad arbetsinkomst med mera. Hanteras tillsammans med reseräkningar och sorteras per mandatperiod. Reseräkningarnas gallringsfrist styr hanteringen	Gallras efter 7 år enligt Lag (2018:597) om kommunal bokföring och redovisning.	X=ändrad gallringsfrist från 10 till 7 år.
6		Kontaktuppgifter till förtroendevalda	V		Troman		Avser privata kontaktuppgifter som inte ingår i handlingstyp Förtroendemannaregister, se rader ovan. Kan gallras när uppgifterna inte behövs för verksamheten eller när uppgifterna är inaktuella och behöver uppdateras. Xxxxxxxx bör ses över årligen tillsammans med andra handlingstyper som kan enligt fristen V (när de inte behövs för verksamheten). Respektive verksamhet är ansvarig för bedömning och gallring.	Bedöms motsvara 1.1.4.0 handlingstyp Register, förteckningar, liggare och listor som har tillkommit för att underlätta myndighetens arbete, och som saknar betydelse för att dokumentera myndighetens verksamhet, kan därför gallras med stöd av RA-FS 2021:6, s 5. Se hanteringsanvisning för information om när gallring kan ske.
7	1.1.3	Nämnd	…	-	-	-	-	-	-
8	1.1.3.1	Leda - styra - organisera	….	-	-	-	-	-	-
9		Hantera nämndens arbets- och delegationsordning
10		Tjänsteskrivelse om nämndens delegations- och arbetsordning	B	DHS UP	DHS, Papper	Digitalt, Papper
11		Nämndens delegations- och arbetsordning, beslutad	B	DHS UP	DHS, Papper	Digitalt, Papper
12		Tjänsteskrivelse om förvaltningens arbetsordning	B	DHS UP	DHS, Papper	Digitalt, Papper
13		Förvaltningens arbetsordning, beslutad	B	DHS UP	DHS, Papper	Digitalt, Papper
14		Hantera revidering av reglemente					Reglementet för kommunstyrelsen och övriga nämnder i sin helhet registreras i kommunstyrelsens diarieserie. Analoga bevarandehandlingar som skannas in och i DHS ska bevaras.
15		Förslag till revidering av reglemente	B	DHS UT	DHS, Papper	Digitalt, Papper	Avser förslag från omsorgsnämnden eller äldrenämnden till kommunstyrelsen.
16		Remiss, inbjudan till samråd om revidering av kommunalt reglemente	B	DHS IN	DHS, Papper	Digitalt, Papper	Inkommande handling från kommunstyrelsen.
17		Remissvar, svar på samråd om revidering av kommunalt reglemente	B	DHS UT	DHS, Papper	Digitalt, Papper	Utgående handling till kommunstyrelsen.
18		Överklagan, förvaltningsbesvär	B	DHS IN	DHS, E-post, Papper	Digitalt, Papper	Enligt Förvaltningslag (2017:900).		X= Ny förvaltningslag
19		Yttrande, förvaltningsbesvär	B	DHS UT	DHS, E-post, Papper	Digitalt, Papper	Nämndens yttrande i ärenden där beslutsrätten inte är delegerad.
20		Överklagan, laglighetsprövning	B	DHS IN	DHS, E-post, Papper	Digitalt, Papper	Enligt 13 kap, Kommunallag (2017:725.		X=Ny kommunallag
21		Yttrande, laglighetsprövning	B	DHS UT	DHS, E-post, Papper	Digitalt, Papper	Nämndens yttrande i ärenden där beslutsrätten inte är delegerad.
22	1.1.3.1	Hantera nämndprocess med underprocesser	….	-	-	-		-	-
23		Motion	B	DHS UP	DHS, Papper	Digitalt, Xxxxxx
24		Nämndinitiativ	B	DHS UP	DHS, Papper	Digitalt, Papper
25		Delegationsbeslut	B	DHS UP	DHS, Papper	Digitalt, Papper	Hanteras inom respektive kärnverksamhetsprocess. Ska återrapporteras till nämnd för att vinna laga kraft.
26		Ordförandebeslut	B	DHS UP	DHS, Papper	Digitalt, Papper
27		Inkommande skrivelse som är ställd till nämnden	B	DHS UP	DHS, E-post, Papper	Digitalt, Papper	Skrivelse som kan kopplas till kärnverksamhet hanteras i enlighet med respektive kärnverksamhetsprocess hanteringsanvisningar.
28		Justeringsanslag, anslagsbevis	B		Xxxxxxx.xx, DHS	Digitalt	Anslås på kommunens digitala anslagstavla. Enligt Kommunallag (2017:725) 8 kap 9 § ska varje kommun och region ha en anslagstavla på sin webbplats.		X=Ny kommunallag, numera lagkrav på anslagstavla på kommunens webbplats
29		Kallelse med föredragningslista eller dagordning till nämnd (analog underskrift)	B	DHS UT	DHS	Papper	Protokoll till och med år 2022 binds in. Därefter signeras de elektroniskt. Se raden nedanför.		X=Digitalt bevarande sedan 2022.
30		Kallelse med föredragningslista eller dagordning till nämnd (elektronisk underskrift)	B	DHS UT	DHS	Digitalt	Isamband med övergång till digital hantering under år 2022 så upphör rutinen med att binda in protokoll, eftersom dessa är digitala.		X=Digitalt bevarande sedan 2022.
31		Lista över delegationsbeslut	B	DHS UP	DHS, Papper	Digitalt, Papper	Avser förteckning över fattade delegationsbeslut (delegationslista) som anmäls i nämnd. Äldre listor på papper förvaras tillsammans med nämndprotokollen. Sedan införande av DHS genereras handlingstypen digitalt i systemet.
32		Dokumentation av inrättande av nya utskott eller upplösande av existerande utskott	B	DHS UP	DHS, Papper	Digitalt, Papper	Hanteras som ärende till nämnd och protokollförs.
33		Protokoll, inklusive bilagor, från sammanträde där förtroendevalda ingår	B	DHS UP	DHS	Digitalt	Isamband med övergång till digital hantering så upphör rutinen med att binda in protokoll, eftersom dessa är digitala.
34		Protokoll, minnesanteckning från utskott eller beredning som är tillsatt av nämnden (inklusive eventuella bilagor)	B		DHS, Papper	Digitalt, Papper

35		Sekretessbevis, tystnadspliktsförsäkring för förtroendevald	B		DHS, Papper	Digitalt, Papper
36		Kallelse och föredragningslista till annat möte än nämndsammanträde	2		G:, Papper			Enligt Bevarande- och gallringsplan för handlingar inom området Allmän administration, fastställd av kulturnämnden 2011-05-26 § 74, sida 5.
37		Närvarolista från nämndsammanträde eller utskott	V		G:, Papper		Kan gallras när informationen tillförts protokollet.	Närvarolistan finns på protokollet, nämndsekreterare har listor för egen del fram till dess att informationen tillförts protokollet, dessa bedöms kunna slängas när informationen tillförts protokollet. Reviderat beslut, 10 år enligt Bevarande- och gallringsplan för handlingar inom området Allmän administration, fastställd av kulturnämnden 2011-05-26 § 74, sida 5.	X=se motivering till gallring.
38		Handling i ärenden till nämnd, utskott, beredning eller delegation som inte närmare specificerats i denna plan	B	DHS UP	DHS, Papper	Digitalt, Papper	Ska diarieföras i respektive ärende, se även kärnverksamhetsprocesser.
39		JO-anmälan	B	DHS IN	DHS, Papper	Digitalt, Papper	Justitieombudsmannen (JO), eller Riksdagens ombudsmän som är det officiella namnet.
40		Svar på JO-anmälan	B	DHS UT	DHS, Papper	Digitalt, Papper
41	1.1.4	Verksamhetsledning	…	-	-	-	-	-	-
42	1.1.4.1	Överlägga och besluta	….	-	-	-	Analoga bevarandehandlingar som skannas in och i DHS ska bevaras. Även pappershandlingen bevaras om det inte finns beslut att ersätta den. Se inledningen "Bevaras media" för mer information.	-	-
43		Protokoll, minnesanteckning från styrgrupp eller ledningsgrupp, avdelningsmöte med mera som är av betydelse för förståelse av verksamheten	B	DHS UP	DHS, Insidan, Papper	Digitalt, Papper	Se även processer för kärnverksamhet. Diarieförs i DHS. Protokoll och mötesanteckningar från särskilda möten med anledning av Covid-19 ska bevaras.
44		Protokoll, minnesanteckning från styrgrupp eller ledningsgrupp, avdelningsmöte med mera som är av betydelse för förståelse av verksamheten	B	UP	G:, Papper, DHS	Digitalt, Papper	Om handlingarna sparas och hålls ordnande på G: så ska alla handlingar skrivas ut på papper för bevarande. Protokoll och mötesanteckningar från särskilda möten med anledning av Covid-19 ska bevaras.
45		Utredning, studie, undersökning eller analys som nämnden initierat eller medverkat i	B	DHS UP	DHS, Papper	Digitalt, Papper	Se även processer för kärnverksamhet.
46	1.1.4.3	Utveckla verksamhet	….	-
47		Hantera projekt och uppdrag					Obs! Denna underprocess gäller inte för handlingar inom EU-projekt som helt eller delvis finansieras av EU. Se separat underprocess för hantering av handlingar inom EU-projekt.
48		Förstudierapport	B	DHS UP	DHS, Teams	Digitalt
49		Idébeskrivning	B	DHS UP	DHS, Teams	Digitalt
50		Projektdirektiv	B	DHS UP	DHS, Teams	Digitalt	Kan även benämnas "uppdrag".
51		Projektplan	B	DHS UP	DHS, Teams	Digitalt	Kan även benämnas "uppdragsbeskrivning". Kan innehålla olika planer, till exempel tidplan och aktivitetsplan, projektorganisation och riskanalys med mera.
52		Riskanalys inom projekt eller uppdrag	B	DHS UP	DHS, Teams	Digitalt	Kan ingå i projektplan.
53		Projektorganisation	B	DHS UP	DHS, Teams	Digitalt	Kan ingå i projektplan.
54		Tidplan inom projekt	B	DHS UP	DHS, Teams	Digitalt	Kan ingå i projektplan.
55		Tidrapport inom projekt eller uppdrag	V		Teams, papper		Xxx xxxxxxx i samband med att projektet avslutas.	Bevarande- och gallringsplan allmän administration, s. 16. Se hanteringsanvisning för information om när gallring kan ske.
56		Ekonomisk slutredovisning inom projekt eller uppdrag	B	DHS UP	DHS, Teams	Digitalt	Avser slutredovisning som sker till den egna nämnden. Slutredovisning av externt bidrag ska hanteras inom Kommungemensam informationshanteringsplan för ekonomi 2.4.3.1 och 2.4.3.2.
57		Resurskontrakt inom projekt eller uppdrag	B	DHS UP	DHS, Teams	Digitalt
58		Avtal inom projekt eller uppdrag	B	DHS UP	DHS, Teams	Digitalt	Till exempel samarbetsavtal, sponsoravtal och entreprenadkontrakt.
59		Uppföljningsrapport	B	DHS UP	DHS, Teams	Digitalt
60		Leveransrapport	B	DHS UP	DHS, Teams	Digitalt
61		Slutrapport	B	DHS UP	DHS, Teams	Digitalt
62		Närvarolista, från styrgrupp och referensgrupp med flera inom projekt	V		Teams		Kan även benämnas "deltagarlista". Kan gallras i samband med att projektet avslutas, under förutsättning att närvaro framgår av minnesanteckning. Om informationen inte framgår av minnesanteckning ska närvarolistan bevaras som en bilaga till minnesanteckning.	Bevarande- och gallringsplan allmän administration, s. 16. Se hanteringsanvisning för information om när gallring kan ske.
63		Minnesanteckningar inklusive deltagarlista, från styrgrupp och referensgrupp med flera inom projekt	B	DHS UP	DHS, Teams	Digitalt
64		Film från olika möten (motsvarande tillfälliga minnesanteckningar inom projektet)	V		Teams		Xxx xxxxxxx i samband med att projektet avslutas.	Bevarande- och gallringsplan allmän administration, s. 16. Se hanteringsanvisning för information om när gallring kan ske.

65		Film, från styrgrupp och referensgrupp med flera inom projekt (motsvarande minnesanteckningar inklusive deltagarlista inom projekt)	B	DHS UP	DHS, Teams	Digitalt	Skriftliga minnesanteckningar inklusive deltagarlista bör upprättas för bevarande. Detta för att möjliggöra att all information om projektet hålls samman i ärendet i DHS, filmer bör endast bevaras i DHS i undantagsfall. Filmen kan gallras efter att minnesanteckningarna upprättats.	Bedöms motsvara 2.1.1.2, underprocess Handlingar av tillfällig eller ringa betydelse, handlingstyp Elektroniska handlingar som har överförts och ersätts av andra elektroniska handlingar, kan därför gallras med stöd av RA- FS 2021:6, s. 6.
66		Tillfälliga minnesanteckningar inom projekt	V		Teams		Kan gallras i samband med att projektet avslutas.	Bevarande- och gallringsplan allmän administration, s. 16. Se hanteringsanvisning för information om när gallring kan ske.
67		Projektutvärdering	B	DHS UP	DHS, Teams	Digitalt
68		Ansökan om finansiering inom projekt eller uppdrag					Hanteras inom Kommungemensam informationshanteringsplan för ekonomi 2.4.3.1 och 2.4.3.2.
69		Hantera EU-projekt som helt eller delvis finansieras av EU					Se separat process ovan för övriga projekt (projekt som inte finansieras av EU).		X = ändrat från gallring enligt kraven inom respektive EU-projekt, till bevarande. Detta på grund av: - Möjliggöra digitalt arbete. Vi har ingen bättre yta för dessa handlingar än DHS i nuläget och där sker ingen gallring. DHS gör också att vi får med viktig och relevant metadata om informationen som underlättar återsökning. - Konsekvenserna av eventuell dubbellagring bedöms vara mindre än eventuell gallring av misstag eller svårigheter att hitta informationen när
70		Avtal av mindre vikt exempelvis hyresavtal, leasingavtal och avtal med underentreprenörer (analog underskrift)	B	DHS UP	Papper, DHS	Digitalt	Se rad nedan för avtal med avancerad elektronisk underskrift.		X = se information i rubrikrad för underprocess Hantera EU-projekt som helt eller delvis finansieras av EU.
71		Avtal av mindre vikt exempelvis hyresavtal, leasingavtal och avtal med underentreprenörer (avancerad elektronisk underskrift)	B	DHS UP	DHS	Digitalt	Se rad ovan för avtal med analog underskrift.		X = se information i rubrikrad för underprocess Hantera EU-projekt som helt eller delvis finansieras av EU.
72		Checklistor och annan dokumentation inom EU- projekt	B	DHS UP	DHS	Digitalt			X = se information i rubrikrad för underprocess Hantera EU-projekt som helt eller delvis finansieras av EU.
73		Friställningsintyg för offentligt anställt personal	B	DHS UP	DHS	Digitalt			X = se information i rubrikrad för underprocess Hantera EU-projekt som helt eller delvis finansieras av EU.
74		Korrespondens av mindre vikt för förståelse av projektet samt information av allmän karaktär	B	DHS IN UT UP	DHS	Digitalt			X = se information i rubrikrad för underprocess Hantera EU-projekt som helt eller delvis finansieras av EU.
75		Statistik som varit underlag för EU-projektets problembeskrivningar	B	DHS UP	DHS	Digitalt			X = se information i rubrikrad för underprocess Hantera EU-projekt som helt eller delvis finansieras av EU.
76		Dagordningar och kallelser inom EU-projekt	B	DHS UP	DHS	Digitalt			X = se information i rubrikrad för underprocess Hantera EU-projekt som helt eller delvis finansieras av EU.
77		Underlag och uträkningar vid framtagande av beräkningsunderlag	B	DHS UP	DHS	Digitalt			X = se information i rubrikrad för underprocess Hantera EU-projekt som helt eller delvis finansieras av EU.
78		Avräkningsplaner för förskott	B	DHS UP	DHS	Digitalt			X = se information i rubrikrad för underprocess Hantera EU-projekt som helt eller delvis finansieras av EU.

79		Deltagarrapporteringar inom EU-projekt	B	DHS UP	DHS	Digitalt			X = se information i rubrikrad för underprocess Hantera EU-projekt som helt eller delvis finansieras av EU.
80		Dokumentation från arrangemang och aktiviteter inom EU-projekt	B	DHS UP	DHS	Digitalt	Till exempel inbjudningar, program, utbildningsmaterial, provformulär, examen, kursintyg, med mera.		X = se information i rubrikrad för underprocess Hantera EU-projekt som helt eller delvis finansieras av EU.
81		Marknadsföringsmaterial av mindre betydelse exempelvis film och ljud	B		G:, YouTube		Hur bevarande ska gå till ska utredas i varje enskilt ärende. Informationen ska kunna kopplas till, hänvisa, till ärendet i DHS för att all information ska hållas samman.		X = se information i rubrikrad för underprocess Hantera EU-projekt som helt eller delvis finansieras av EU.
82		Sociala medier för utökad dialog om projektet som inte leder till åtgärd och är att betrakta som av mindre vikt	B		Facebook, Instagram	Digitalt	Hur bevarande ska gå till ska utredas i varje enskilt ärende. Informationen ska kunna kopplas till, hänvisa, till ärendet i DHS för att all information ska hållas samman.		X = se information i rubrikrad för underprocess Hantera EU-projekt som helt eller delvis finansieras av EU.
83		Information från extern webbplats samt intranät om projektet av mindre vikt	B		Extern webbplats	Digitalt	Hur bevarande ska gå till ska utredas i varje enskilt ärende. Informationen ska kunna kopplas till, hänvisa, till ärendet i DHS för att all information ska hållas samman.		X = se information i rubrikrad för underprocess Hantera EU-projekt som helt eller delvis finansieras av EU.
84		Post- och bankgirolistor där det framgår att betalningen är gjord	B	DHS UP	DHS	Digitalt	Kopia i projektdokumentation.		X = se information i rubrikrad för underprocess Hantera EU-projekt som helt eller delvis finansieras av EU.
85		Projektdagböcker inom EU-projekt	B	DHS UP	DHS	Digitalt			X = se information i rubrikrad för underprocess Hantera EU-projekt som helt eller delvis finansieras av EU.
86		Kopior av rekryteringsärenden	B	DHS UP	DHS	Digitalt	Se Kommungemensam informationshanteringsplan för HR-information , 2.3.2.1, för hantering av originalhandlingar.		X = se information i rubrikrad för underprocess Hantera EU-projekt som helt eller delvis finansieras av EU.
87		Underlag för utgifter exempelvis biljetter, beställningar av hotell och konferenslokaler	B	DHS UP	DHS	Digitalt			X = se information i rubrikrad för underprocess Hantera EU-projekt som helt eller delvis finansieras av EU.
88		Kopior av upphandlingsdokument exempelvis tilldelningsbeslut	B	DHS IN UT UP	DHS	Digitalt	Se 2.5.1.2, för hantering av originalhandlingar.		X = se information i rubrikrad för underprocess Hantera EU-projekt som helt eller delvis finansieras av EU.
89		Utdrag ur lönelistor	B	DHS IN UT UP	DHS	Digitalt	Se Kommungemensam informationshanteringsplan för HR-information, 2.3.6.1 underprocess Beräkning av lön utifrån löneunderlag, för hantering av originalhandlingar.		X = se information i rubrikrad för underprocess Hantera EU-projekt som helt eller delvis finansieras av EU.
90		Ekonomiska månadsrapporter inom EU-projekt	B	DHS UP	DHS	Digitalt			X = se information i rubrikrad för underprocess Hantera EU-projekt som helt eller delvis finansieras av EU.
91		Tidredovisningar inom EU-projekt	B	DHS UP	DHS	Digitalt			X = se information i rubrikrad för underprocess Hantera EU-projekt som helt eller delvis finansieras av EU.
92		Verifikationer, kopior av leverantörsfakturor	B	DHS IN UT UP	DHS	Digitalt	Se Kommungemensam informationshanteringsplan för ekonomi , 2.4.1.4, för hantering av originalhandlingar.		X = se information i rubrikrad för underprocess Hantera EU-projekt som helt eller delvis finansieras av EU.
93	1.1.4.4	Bedriva systematiskt kvalitetsarbete	….	-
94		Handling angående kvalitetsarbete och certifiering,	B	DHS UP	DHS, Papper	Digitalt, Papper	Till exempel processbeskrivning, kvalitetssäkringssystem och rapport.
95		Rapport från kvalitetsuppföljning av enskilt bedriven verksamhet och verksamhet i egen regi	B	DHS UP	DHS, Papper	Digitalt, Papper	Enkäten eller undersökningen diarieförs tillsammans med sammanställningen.
96		Sammanställning av enkät, kundundersökning inom systematiskt kvalitetsarbete.	B	DHS UP	DHS, Papper	Digitalt, Papper	Enkäten eller undersökningen diarieförs tillsammans med sammanställningen.

97		Enkätsvar, kundundersökning med svar inom systematiskt kvalitetsarbete.	V		G:, Papper		Kan gallras när sammanställningen är klar och registrerad.	Se hanteringsanvisningen för motivering till gallring. Enligt Bevarande- och gallringsplan för handlingar inom området Allmän administration, fastställd av kulturnämnden 2011-05-26 § 74, sida 7.
98	1.1.5	Myndighetsredovisning	…	-	-	-	-	-	-
99	1.1.5.3	Hantera övrig myndighetsredovisning	….	-	-	-	-	-	-
100		Statistik, statistikunderlag som redovisats till annan myndighet	2		G:, Papper		Till exempel till Statistiska centralbyrån eller Kommunstyrelsen. OBS! Se separathantering för statistikunderlag under kärnverksamhet.	Kan gallras efter att statistiken och underlaget har sammanställts. Enligt Bevarande- och gallringsplan för handlingar inom området Allmän administration, fastställd av kulturnämnden 2011-05-26 § 74, sida 7-
101	1.1.6	Omvärld	…	-	-	-	-	-	-
102	1.1.6.0	Leda - styra - organisera	….	-	-	-	-	-	-
103		Förvaltningsgemensam omvärldsanalys	B	DHS UP UT	DHS G:	Digitalt, Papper	Avser förvaltningsgemensam omvärldsanalys som används för att prioritera i verksamhetsplan och som skickas in till kommunstyrelsen som underlag till kommungemensam omvärldsanalys.
104		Riskanalys som görs i samband med förvaltningsgemensam omvärldsanalys	B	DHS UP	DHS G:	Digitalt, Papper
105		Riskregister	B	DHS UP	DHS G:	Digitalt, Papper	Avser förvaltningens riskregister som kopplar till riskanalys inför omvärldsanalys, jämför xxxxx xxxx.
106	1.1.6.2	Kommunicera och samverka	….	-	-	-	-	-	-
107		Sammanställning över inkomna synpunkter från civilsamhället	B	DHS UP	DHS	Digitalt, Papper
108		Minnesanteckning från tjänstemannadialog	B	DHS UP	DHS, G:, Papper	Digitalt, Papper	Avser de särskilda tjänstemannadialoger som sker mellan förvaltnings- och bolagsdirektörer samt tjänstepersoner.
109		Enkät från annan myndighet	B	DHS IN	DHS, G:, E-post	Digitalt, Papper	Avser sådan enkät som besvaras.
110		Svar på enkät från annan myndighet	B	DHS UT	DHS, G:, E-post	Digitalt, Papper	Observera att enkätsvar ibland kan behöva sparas ned för diarieföring innan enkätsvaren skickas iväg, säkerställ detta före besvarande sker.
111	1.1.6.3	Träffa överenskommelser	….	-	-	-	-	-	-
112		Avtal som rör nämndens verksamhetsområde till exempel uppdragsavtal	B	DHS UP	DHS, Papper	Digitalt, Papper
113		Avtal med kommunal stödverksamhet till exempel lönecenter	B	DHS UP	DHS, Papper	Digitalt, Papper
115	1.1.6.7	Besvara externa remisser	….	-	-	-	-	-	-
116		Remiss	B	DHS IN	DHS, Papper	Digitalt, Papper	Inkommer till exempelvis från Socialstyrelsen eller Socialdepartementet.
117		Remissvar	B	DHS UT	DHS, Papper	Digitalt, Papper
118	1.2	Styrning	..	-	-	-	-	-	-
119	1.2.3	Nämndens styrning och kontroll	…	-	-	-	-	-	-
120	1.2.3.1	Upprätta och följa upp nämndens styrdokument	….	-	-	-	-	-	-
121		Organisationsschema, organisationsbeskrivning	B	DHS UP	DHS, Papper	Digitalt, Papper	Kan ingå i årsberättelse. *Se information i inledningen om bevaras media.
122		Plan, program, riktlinje och policydokument inklusive eventuell tillhörande handlingsplan som lyder under nämndens eller förvaltningens ansvarsområde	B	DHS UP	DHS, Papper	Digitalt, Papper
123		Manual, lathund, rutinbeskrivning, vägledning med långsiktig betydelse	B		G:, Insidan	Digitalt, Papper	Vid systemdokumentation av IT-system, se även stödjande process 2.1.3.2 för hanteringsanvisningar. Avser handlingar som behövs för att förstå eller hitta bland handlingar i framtiden.
124		Manual, lathund, rutinbeskrivning, vägledning som saknar långsiktig betydelse	V		G:, Insidan		Avser instruktioner av olika slags som används för att underlätta vid löpande arbete. Kan gallras när de är inaktuella (till exempel när ny lathund tagits fram) under förutsättning att de inte behövs för att förstå eller hitta bland handlingar i framtiden. Jämför raden ovan.	Enligt Bevarande- och gallringsplan för handlingar inom området Allmän administration, fastställd av kulturnämnden 2011-05-26 § 74, sida 7.
125		Rutinbeskrivningar och vägledningar avseende förändrat arbetssätt på grunda av Covid-19.	B	DHS UP	DHS		Information om förändrade arbetssätt med anledning av Covid-19 ska bevaras även om handlingstypen i övrigt saknar långsiktig betydelse. Se mer information i inledningen under "Utökat bevarande av handlingar rörande Covid-19 pandemin".		X=Nya handlingstyper kopplade till Covid19
126		Attestbehörighet	B		Papper, DHS	Digitalt, Papper	Kallas även för "Arbetsordning, attestinstruktion, ansvarsförbindelse, fullmakt och namnteckningsprov". *Se information i inledningen om bevaras media.
127		Hantera miljöledningssystem
128		Miljöplan	B	DHS UP	DHS, G:, Papper	Digitalt, Papper
129		Miljöcertifiering	B	DHS UP	DHS, G:, Papper	Digitalt, Xxxxxx
130		Miljöutredning, egenkontroll	B	DHS UP	DHS, G:, Papper	Digitalt, Papper
131		Dokumentation av miljöfarligt avfall	5		G:, Xxxxxx			Enligt tidigare plan, Bevarande- och gallringsplan för Styrelsen för vård och bildning 2012-04- 26 § 64.
132	1.2.3.2	Bedriva internkontroll	….	-	-	-	-	-	-
133		Hantera intern kontrollplan
134		Förslag på internkontrollplan, tjänsteskrivelse till nämnd	B	DHS UT	DHS	Digitalt, Papper
135		Internkontrollplan, beslutad	B	DHS UP	DHS	Digitalt, Papper
136		Avrapportering av internkontrollplan per delår , tjänsteskrivelse till nämnd	B	DHS UP	DHS	Digitalt, Papper
137		Avrapportering av internkontrollplan per helår , tjänsteskrivelse till nämnd	B	DHS UP	DHS	Digitalt, Papper
138		Avrapportering av internkontrollplan per delår , beslutad	B	DHS UP	DHS	Digitalt, Papper
139		Avrapportering av internkontrollplan per helår , beslutad	B	DHS UP	DHS	Digitalt, Papper
140		Attestförteckning	B	DHS UP	DHS G:, Papper	Digitalt, Papper	Ansvarsplan som beslutas i nämnden.

141	1.2.3.3	Hantera resultat av revision	….	-	-	-	-	-	-
142		Granskningsrapport och skrivelse	B	DHS IN	DHS, Papper	Digitalt, Papper	Granskningsrapport från kommunrevisionen.
143		Svar på granskningsrapport	B	DHS UT	DHS, Papper	Digitalt, Papper
144	1.2.4	Mål- och resursplanering	…	-	-	-	-	-	-
145	1.2.4.2	Hantera 1-årig mål- och resursplan	….	-	-	-	-
146		Underlag för myndighetens interna planering och verksamhetsredovisning.	V		G:		Kan gallras när informationen tillförts sammanställning, till exempel verksamhetsberättelse eller liknande, under förutsättning att handlingarna inte har någon övrig funktion.	Enligt Handlingar av tillfällig eller ringa betydelse, kommunstyrelens kontor 1998:807, 960, bilaga 1, sida 1, punkt 9.
147		Verksamhetsplan och budget
148		Verksamhetsplan och budget, tjänsteskrivelse till nämnd	B	DHS UP	DHS, Papper	Digitalt, Papper
149		Verksamhetsplan och budget, beslutad	B	DHS UP	DHS, Papper	Digitalt, Papper
150		Överenskommelse om budget	B	DHS UP	DHS, Papper	Digitalt, Papper	Avser överenskommelse om budget med respektive avdelning inom förvaltningen.
151		Investeringsbudget, tjänsteskrivelse till nämnd	B	DHS UP	DHS, Papper	Digitalt, Papper
152		Investeringsbudget, beslutad	B	DHS UP	DHS, Papper	Digitalt, Papper	Till exempel avdelningen för offentlig konsts investeringsbudget.
153		Grunduppdragsbeskrivning per avdelning, tjänsteskrivelse till nämnd	B	DHS UP	DHS, Papper	Digitalt, Papper
154		Grunduppdragsbeskrivning per avdelning, beslutad	B	DHS UP	DHS, G:	Digitalt, Papper
155		Del- och helårsuppföljning av verksamhetsplan och bokslut
156		Uppföljning av verksamhetsplan och budget, per delår , tjänsteskrivelse till nämnd	B	DHS UP	DHS, Papper	Digitalt, Papper	Inklusive investeringsprognos.
157		Uppföljning av verksamhetsplan och budget per delår , beslutad	B	DHS UP	DHS, Papper	Digitalt, Papper
158		Uppföljning av verksamhetsplan och budget per helår , tjänsteskrivelse till nämnd	B	DHS UP	DHS, Papper	Digitalt, Papper	Inkluderar investeringsbudget, sammanställd analys och uppföljning av analys inför årsredovisning.
159		Uppföljning av verksamhetsplan och budget, per helår , beslutad	B	DHS UP	DHS, Papper	Digitalt, Papper
160		Uppföljning av grunduppdrag, tjänsteskrivelse till nämnd	B	DHS UP	DHS, Papper	Digitalt, Papper
161		Uppföljning av grunduppdrag, beslutad	B	DHS UP	DHS, Papper	Digitalt, Papper
162	1.2.4.3	Hantera flerårig mål- och resursplan	….	-	-	-	-	-	-
163		Remiss om mål och budget från kommunstyrelsen	B	DHS IN	DHS, Papper	Digitalt, Papper
164		Mål och budget, treårig	B	DHS UP	DHS, Papper	Digitalt, Papper
165		Nämndens yttrande rörande mål och budget, tjänsteskrivelse till äldrenämnden.	B	DHS UP	DHS, Papper	Digitalt, Papper	Jämför xxxxx xxxxx.
166		Nämndens yttrande rörande mål och budget till kommunstyrelsen	B	DHS UT	DHS, Papper	Digitalt, Papper	Jämför xxxxx xxxx.
167		Taxor och avgifter	B	DHS UP	DHS, Papper	Digitalt, Papper	Består av särskild handling benämnd som handlingstypens namn. Kan utgöra bilaga till nämndens yttrande rörande mål och budget.
168		Beslut från kommunfullmäktige	B	DHS IN	DHS, Papper	Digitalt, Papper
169		Underlag för myndighetens interna planering och verksamhetsredovisning	V		G:		Kan gallras när informationen tillförts sammanställning, till exempel verksamhetsberättelse eller liknande, under förutsättning att handlingarna inte har någon övrig funktion.	Enligt Handlingar av tillfällig eller ringa betydelse, kommunstyrelens kontor 1998:807, 960, bilaga 1, sida 1, punkt 9.
170	1.4	Demokrati och insyn	..	-	-	-	-	-	-
171	1.4.1	Hantering av allmänna handlingar m.m.	…	-	-	-	-	-	-
172	1.4.1.1	Tillhandahålla allmänna handlingar/hantera ordning för personuppgifter	…	-	-	-		-	-
173		Xxxxxxx begäran om allmän handling					Ska hanteras i enlighet med registraturens gemensamma rutin. Xxxxxxxx som lämnas ut i maskat skick räknas också som ett nekande av att ta del av handling.
174		Begäran om allmän handling som leder till nekande eller att en ny handling skapas	B	DHS UP	DHS, E-post	Digitalt, Papper
175		Begäran om allmän handling som är rutinmässig och inte leder till nekande eller att en ny handling skapas	V		E-post, Papper		Kan gallras när begäran är hanterad och återkoppling inte förväntas inkomma.	Bedöms motsvara: -1.4.2.1 underprocess Hantera korrespondens, handlingstyp Rutinkorrespondens (av kortsiktig betydelse), kan därför gallras med stöd av Bevarande- och gallringsplan allmän administration, s. 9, handling Rutinkorrespondens och - RA-FS 2021:6, s. 4, handlingstyp Handlingar rörande frågor, svar och meddelanden av rutinmässig karaktär, samt - med anledning av att en begäran som inte avser sekretessbelagt material ska kunna hållas anonym.
176		Beslut om nekande att lämna ut handling	B	DHS UP	DHS	Digitalt, Papper	Ska tas fram i samarbete med kommunjurist och ska skrivas under av den som innehar delegation att skriva under avslagsbeslutet enligt delegationsordningen.
177		Handling i maskat skick vid nekande av utlämnande	B	DHS UP	DHS	Digitalt, Papper
178		Överklagan av begäran om allmän handling	B	DHS IN UP	DHS, Papper	Digitalt, Papper
179		Beslut från överprövningsinstans	B	DHS IN	DHS, Papper	Digitalt, Papper
180	1.4.1.2	Hantera ordning för personuppgifter	….	-	-	-	-	-	-
181		Protokollsutdrag, beslut om att utse Dataskyddsombud	B	DHS UP	DHS	Digitalt	Ett ärende per beslut. Varje nämnd är personuppgiftsansvarig och måste utse Dataskyddsombud.

182		Formulär, anmälan om Dataskyddsombud till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY)	B	DHS UT	DHS	Digitalt			X = Gallringsfrist V enligt Bevara eller gallra 1, s. 37, handlingstyp Anmälan av personuppgiftsombud till Datainspektionen. Bevarande motiveras dels av att det är en ny lagstiftning (GDPR istället för PuL), dels att jag inte hittar något tidigare beslut varken i Bevarande- och gallringsplan kommunstyrelsens kontor eller i Bevarande- och gallringsplan allmän administration. Om det inte finns något beslut om gallring sedan tidigare bör informationen ha bevarats.
183		Personuppgiftsbiträdesavtal (PUB-avtal) (analog underskrift)	B	DHS UP	Papper, DHS, Kommers	Papper	Hanteras vanligtvis inom process 2.5.1.2 och ingår i ett upphandlingsärende. PUB-avtal ska registreras som en fristående handling, inte som en bilaga till annat avtal. I de fall det inte finns något upphandlingsärende registreras ett nytt inom denna process. PUB-avtal för kommungemensamma lösningar ska registreras i kommunstyrelsens serie i DHS. Se rad nedan för PUB-avtal med avancerad
184		Personuppgiftsbiträdesavtal (PUB-avtal) (avancerad elektronisk underskrift)	B	DHS UP	DHS, Tendsign	Digital	Hanteras vanligtvis inom process 2.5.1.2 och ingår i ett upphandlingsärende. PUB-avtal ska registreras som en fristående handling, inte som en bilaga till annat avtal. I de fall det inte finns något upphandlingsärende registreras ett nytt inom denna process. PUB-avtal för kommungemensamma lösningar ska registreras i kommunstyrelsens serie i DHS. Se rad ovan för PUB-avtal med analog underskrift.
185		Konsekvensbedömningar enligt GDPR	B	DHS UP	DHS	Digitalt
186		Artikel 30-register över personuppgiftsbehandlingar (uttag 1 gång per år)	B	UP	DHS, Teams	Digitalt	Registret ska vara aktuellt. Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) gör kontroll. Excel-fil. Uppdateras löpande. Registret registreras i DHS en (1) gång per år eller vid större revideringar. Se rad nedan angående uppgifter som gallras.
187		Korrigerade uppgifter i artikel 30-register över personuppgiftsbehandlingar, som inte bevaras genom årsvis uttag	V		Teams		Se rad ovan angående uppgifter som bevaras. Kan gallras i samband med att uppgifterna ersätts med korrigerade uppgifter.	Kan gallras eftersom syftet med registret är att uppgifterna ska vara aktuella samt att det kommer att ske ett urvalsbevarande då registret ska bevaras årligen och vid större förändringar. Se hanteringsanvisning för information om när gallring kan ske.
188		Hantera personuppgiftsincident
189		Kommunintern anmälan om personuppgiftsincident	B	DHS UP	DHS, e-post, Ärnst	Digitalt	Skickas från verksamhet till IT-support. Oavsett om den skickas vidare till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) ska anmälan registreras.
190		Tjänsteanteckning om personuppgiftsincident	B	DHS UP	DHS	Digitalt	Exempelvis bedömning.
191		Anmälan om personuppgiftsincident	B	DHS UT	DHS, e-post	Digitalt	Till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY). Skickas in via formulär, PDF-fil av anmälan ska sparas ner och registreras i DHS.
192		Beslut om personuppgiftsincident	B	DHS IN	DHS, e-post	Digitalt	Från Integritetsskyddsmyndigheten (IMY). Xxx initiera tillsynsärende, se underprocess Hantera tillsyn enligt Dataskyddsförordningen (GDPR).
193		Hantera tillsyn enligt Dataskyddsförordningen (GDPR)					Avser tillsyn som Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) utför.
194		Underrättelse om tillsyn och meddelande om inspektion enligt Dataskyddsförordningen (GDPR)	B	DHS IN	DHS, e-post	Digitalt
195		Beslut om tillsyn enligt Dataskyddsförordningen (GDPR)	B	DHS IN	DHS, e-post	Digitalt
196		Hantera samtycke till publicering av foton och filmer
197		Samtyckesblankett, samtycke till publicering av foton och filmer	B	DHS IN	Papper, DHS, Bildbanken BMC	Papper	Digital kopia kan sparas tillsammans med bild eller film. Se även 2.9.2.1.
198		Skrivelse om återkallande av samtycke	B	DHS IN	Papper, DHS, e-post	Papper
199		Svar om återkallande av samtycke	B	DHS UT	DHS, e-post	Digitalt
200		Hantera begäran om rättelse eller radering av personuppgifter

201		Begäran om rättelse eller radering av personuppgifter (analog)	B	DHS IN	Papper, DHS, e-post	Papper	Se rad nedan för digital begäran om rättelse eller radering av personuppgifter.
202		Begäran om rättelse eller radering av personuppgifter (digital)	B	DHS IN	DHS, e-post	Digitalt	Se rad ovan för analog begäran om rättelse eller radering av personuppgifter.
203		Beslut om rättelse eller radering av personuppgifter	B	DHS UP UT	DHS, e-post	Digitalt
204		Överklagande av beslut om rättelse eller radering av personuppgifter
205		Överklagan	B	DHS IN	DHS, e-post	Digitalt
206		Rättidsprövning inklusive överlämnande av handlingar till överprövningsinstans	B	DHS UP UT	DHS	Digitalt
207		Beslut att avvisa överklagan	B	DHS UP UT	DHS, e-post	Digitalt
208		Beslut från överprövningsinstans	B	DHS IN	DHS, e-post	Digitalt
209		Hantera begäran om registerutdrag				Hanteras inom respektive kärnverksamhet, se kärnverksamhetsproc esser 3.7.0.1 - Leda, 3.7.0.3 -	Vid nekande gäller aktuell underprocess inom 1.4.1.1. Handling som lämnas ut i maskat skick räknas också som ett nekande.
210		Begäran om registerutdrag	V		E-post, Ärnst, papper		Kan gallras när begäran är hanterad och återkoppling inte förväntas inkomma. För information som hanteras i specifika funktionsbrevlådor, förvaltningsbrevlådor eller via kommunens officiella e-postadress rekommenderas årlig uppföljning av gallring.	Bedöms motsvara: - 1.4.2.1 underprocess Hantera korrespondens, handlingstyp Rutinkorrespondens (av kortsiktig betydelse), kan därför gallras med stöd av Bevarande- och gallringsplan allmän administration, s. 9, handling Rutinkorrespondens och - RA-FS 2022:1, s. 4, handlingstyp Handlingar rörande frågor, svar och
211		Registerutdrag	V		Papper		Kan gallras 6 månader efter att begäran är hanterad och återkoppling inte förväntas inkomma.	Bedöms motsvara: - 1.4.2.1 underprocess Hantera korrespondens, handlingstyp Rutinkorrespondens (av kortsiktig betydelse), kan därför gallras med stöd av Bevarande- och gallringsplan allmän administration, s. 9, handling Rutinkorrespondens och - RA-FS 2021:6, s. 4, handlingstyp Handlingar rörande frågor, svar och meddelanden av rutinmässig karaktär, samt - med anledning av att en begäran som inte avser sekretessbelagt material ska kunna hållas anonym. Det finns även stöd i RA-FS 2021:7, s 5, Handlingar i ärenden rörande registerutdrag, radering eller rättelser. Med undantag för handlingar i ärenden rörande rättelse eller radering som
212	1.4.2	Offentlig dialog	…	-	-	-	-	-	-
213	1.4.2.1	Hantera allmänhetens synpunkter	….	-	-	-	-	-	-
214		Hantera löpande synpunkter, klagomål och medborgarförslag
215		Klagomål, synpunkt, medborgarförslag	B				Hanteras inom respektive kärnverksamhet, se kärnverksamhetsprocesser 3.7.0.1 - Leda, 3.7.0.3 - Anmälan enligt Xxx Xxxxxx och process 3.7.0.4 - Övriga anmälan.
216		Klagomål, synpunkt, medborgarförslag av rutinmässig karaktär	2		E-post		Till exempel synpunkter på öppettider, priser med mera.	Kan gallras 2 år efter att synpunkten eller klagomålet är mottagen av berörd verksamhet. Bevarande- och gallringsplan allmän administration, s.17, handling Klagomål, synpunkter och medborgarförslag av rutinmässig karaktär.
217		Sammanställning, rapport över synpunkter och klagomål m.m.	B	DHS UP	DHS, Papper	Digitalt, Papper
218		Hantera medborgarenkät					Avser medborgarenkät som framställs och skickas ut av förvaltningen.
219		Medborgarenkät	B	DHS UT	DHS, G:	Digitalt, Papper
220		Svar på medborgarenkät	B	DHS IN	DHS, G:	Digitalt, Papper
221		Sammanställning av svar på medborgarenkät	B	DHS UP	DHS, G:	Digitalt, Papper	Kan ingå i årsuppföljning.

Rad‌	Process	Processnamn och handlingstyp	Bevara/ Gallra	Registrering	Hanteras media	Bevaras media	Hanteringsanvisning	Motivering gallring	Reviderad
0	Processen s betecknin g, förkortnin g	Verksamhetsområde Processgrupp Process Eventuell Akttyp/Ärendetyp/Journaltyp Handlingstyp	B - Bevara V - Vid inaktuali tet 2, 5, 10 - Gallrings frist	IT-komponent samt handlingsstatus IN= Inkommen UT= Utgående UP= Upprättad	De medier handlings-typen hanteras på. (Papper, IT- komponenter och digitala lagringsytor)	"Papper" eller "Digitalt". "E- arkiv" endast om det finns beslut om e-arkivering.	Anvisningar och anmärkningarsom beskriver hanteringen på ett tydligt och enkelt sätt. Hänvisningar till verksamhetens interna rutiner och mallar för informationshantering vid behov.	Kort motivering för att handlingstypen kan gallras efter föreslagen tid (år) eller händelse (vid inaktualitet).	X = reviderat eller nytt förslag jämfört med tidigare beslut. Visar ändringar och tillägg i alla de andra kolumnerna, t ex nya handlingstyper och ny hantering.
0	Analoga handlingar, till exempel avtal och beslut som undertecknas analogt, som ska registreras i DHS och hanteras enligt kansliavdelningens rutin Hantera analoga handlingar i DHS. Analoga handlingar får inte gallras och ersättas med en digital kopia utan beslut i informationshanteringsplanen. För vissa handlingstyper står det ”Digitalt, papper” för analoga bevarandehandlingar som skannas in och läggs in i DHS eller Lifecare. Dock ska även pappershandlingen bevaras om det inte finns beslut att ersätta den. Se inledningen "Beskrivning av kolumnerna i mallen" för ytterligare
1	2	Stödjande verksamhet	.	-	-	-	-	-	-
2	2.1	Informationsförvaltning	..	-	-	-	-	-	-
3	2.1.0.2.5	Upprätta och ájourföra dokumentationsplan (informationshanteringsplan)	….	-	-	-	-	-	-
4		E-post	B	DHS UP	DHS	Papper
5		Delprojektplan informationshanteringsplan (inklusive tidplan)	B	DHS UP	DHS	Papper
6		Statusrapport till styrgrupp informationshanteringsplan	B	DHS UP	DHS	Digitalt
7		Korrespondens av betydelse avseende informationshanteringsplan	B	DHS UP	DHS	Digitalt
8		Rutinkorrespondens avseende informationshanteringsplan	V		E-post		Till exempel allmänna frågor om verksamheten, öppettider med mera.	Kan gallras när korrespondensen avslutats. Enligt Bevarande- och gallringsplan för handlingar inom området Allmän administration, fastställd av kulturnämnden 2011-05-26 § 74, sida 9
9		Mötesanteckningar	B	DHS UP	DHS
10		Informationshanteringsplan	B	DHS UP	DHS, G:, Papper	Papper	Avser beslutad handling. Nuvarande benämning på handlingstypen är informationshanteringsplan (IH-plan). Tidigare kallades informationshanteringsplanen för Bevarande- och gallringsplan eller för dokumenthanteringsplan.
11	2.1.0.2.7	Upprätta och àjourföra arkivredovisning	….	-	-	-	-	-	-
12		Beskrivning av allmänna handlingar, inklusive bilagor	B	DHS UP	DHS, G:, Papper	Papper	Upprättas enligt arkivlagen § 6 samt offentlighets- och sekretesslagen (OSL) 4 kap. § 2. Tidigare kallades beskrivningen av allmänna handlingar för "Arkivbeskrivning".
13		Arkivförteckning	B	Visual Arkiv UP	Visual Arkiv	Digitalt	Eventuella förteckningar i papper som inte tillförts Visual Arkiv sparas till dess informationen tillförts systemet.
14	2.1.1	Registratur	…	-	-	-	-	-	-
15	2.1.1.0	Leda - styra - organisera
16		Hantera handlingar som inte registreras i diarium
17		Kursinbjudan, konferensinbjudan	V		E-post, Papper		Gallras när informationen vidarebefordrats till rätt mottagare eller när bedömning gjorts att inbjudan inte är aktuell.	Se hanteringsanvisningen för motivering till gallring. Enligt Bevarande- och gallringsplan för handlingar inom området Allmän administration, fastställd av kulturnämnden 2011-05-26 § 74, sida 17.
18		Korrespondens av rutinartad karaktär	V		E-post, Papper		Avser allmänna frågor om verksamheten om till exempel öppettider, ansökningsperioder eller liknande som inte innehåller några motiveringar, ställningstaganden, beslut eller klagomål och synpunkter. Xxxxxxx kontinuerligt när informationen inte längre behövs för verksamheten.	Se hanteringsanvisningen för motivering till gallring. Enligt handlingar av tillfällig eller ringa betydelse med mera. se Kommungemensam dokumenthanteringsplan 1998:807, bilaga 1, sida 1, punkt 2.
19		Handling som uppstår vid hanteringen av sekretessbelagda handlingar, till exempel mottagningsbevis	2		Papper			Enligt Bevarande- och gallringsplan för handlingar inom området Allmän administration, fastställd av kulturnämnden 2011-05-26 § 74, sida 9.
20		Mottagningskvitto, bevis, delgivningsbevis eller delgivningskvitto	V		E-post, Papper		Kan gallras när mottagande skett förutsatt att det inte finns anteckningar på handlingen som som tillfört ett ärende sakuppgift.	Se hanteringsanvisningen för motivering till gallring. Enligt handlingar av tillfällig eller ringa betydelse med mera. se Kommungemensam dokumenthanteringsplan 1998:807, bilaga 1, sida 1, punkt 6.
21		Handling som inkommit för kännedom och som inte har föranlett någon åtgärd om de även i övrigt är av ringa betydelse	V		E-post, Papper		Kan gallras när berörda tagit del av informationen förutsatt att det inte innebär vidare åtgärd och är av kortvarig betydelse.	Se hanteringsanvisningen för motivering till gallring. Enligt handlingar av tillfällig eller ringa betydelse med mera. se Kommungemensam dokumenthanteringsplan 1998:807, bilaga 1, sida 1, punkt 3.

22		Inkommen eller expedierad framställning, förfrågning eller meddelande av tillfällig betydelse eller rutinmässig karaktär	V		E-post, Papper		Kan gallras när berörda tagit del av informationen förutsatt att det inte innebär vidare åtgärd och är av kortvarig betydelse.	Se hanteringsanvisningen för motivering till gallring. Enligt handlingar av tillfällig eller ringa betydelse med mera. se Kommungemensam dokumenthanteringsplan 1998:807, bilaga 1, sida 1, punkt 2.
23		Inkommen handling som inte berör myndighetens verksamhetsområde, eller som är meningslös, obegriplig, om handlingen inte kräver vidarebefordran till annan myndighet eller enskild	V		E-post, Papper		Kan gallras när bedömning av informationen är klar.	Se hanteringsanvisningen för motivering till gallring. Enligt handlingar av tillfällig eller ringa betydelse med mera. se Kommungemensam dokumenthanteringsplan 1998:807, bilaga 1, sida 1, punkt 4.
24	2.1.1.2	Registrera inkomna och upprättade ärenden	….	-	-	-	-	-	-
25		Diarielistor	B		DHS, Papper	Papper	Lista över årets ärenden tas ut som utskrift på papper fram till och med år 2020. Diarielistan arkiveras i första volymen av årets diarieförda handlingar.
26		Felaktig uppgift av registerkaraktär i IT-system på grund av skrivfel, räknefel eller motsvarande förbiseendefel om rättning skett	V		DHS		Gallras när rättning skett.	Kan gallras efter rättning. Enligt handlingar av tillfällig eller ringa betydelse med mera. se Kommungemensam dokumenthanteringsplan 1998:807, bilaga 1, sida 2, punkt 5.
27		Avser handling som inkommit till myndigheten i form av meddelande i röstbrevlåda, telefonsvarare och motsvarande	V		Telefon		Avser handling som inkommit till myndigheten i form av meddelande i röstbrevlåda, telefonsvarare och motsvarande och som tillfört ett ärende sakuppgift, under förutsättning att innehållet dokumenterats i en tjänsteanteckning som tillförts övriga handlingar i ärendet.	Kan gallras när tjänsteanteckningen tillförts ärendehanteringssystem. Enligt handlingar av tillfällig eller ringa betydelse med mera. se Kommungemensam dokumenthanteringsplan 1998:807, bilaga 1, sida 2, punkt 4.
28		Kopia, dublett som inte har någon funktion eftersom det redan finns arkivexemplar med samma innehåll	V		G:, Papper		Kan gallras när det säkerställts att original eller arkivexemplar finns.	Se hanteringsanvisningen för motivering till gallring. Enligt handlingar av tillfällig eller ringa betydelse med mera. se Kommungemensam dokumenthanteringsplan 1998:807, bilaga 1, sida 1, punkt 1.
29		Register, liggare, lista eller annan tillfällig förteckning	V		G:, Papper		Avser register, liggare, lista eller annan tillfällig förteckning som har tillkommit för att underlätta myndighetens arbete och som saknar betydelse när det gäller att dokumentera myndighetens verksamhet, att återsöka handlingar eller att upprätthålla samband inom arkivet.	Kan gallras när handlingstypen förlorat sitt syfte förutsatt att informationen inte behövs för att dokumentera verksamheten, för återsökning av handlingar eller för att upprätthåll samband inom arkivet. Enligt handlingar av tillfällig eller ringa betydelse med mera. se Kommungemensam dokumenthanteringsplan 1998:807, bilaga 1, sida 2, punkt 5.
30	2.1.1.3	Hantera processmetadata och klassificeringsstruktur	….	-	-	-	-	-	-
31		Diarieplan	B		Papper	Papper	Avser äldre material. Från och med införandet av ärendehanteringssystemet DHS klassas ärenden enligt processer (IKLASSA) istället för enligt diarieplan. Klassificeringsstruktur enligt IKLASSA är kommungemensam. Processklassning och struktur framgår även av nämndens informationshanteringsplan, se 2.1.0.2.5. Se inledningen Kommungemensamt ärendehanteringssystem" för mer information.
32	2.1.2	Dokumentation	…	-	-	-	-	-	-
33	2.1.2.1	Hantera åtgärder enligt dokumentationsplan	….	-	-	-	-	-	-
34		Intern rutin som har långsiktig betydelse för dokumentationshanteringsplan	B	DHS UP	DHS	Papper	Till exempel rutin eller instruktion kring post, registrering eller rutiner inom området informationsförvaltning som behövs för framtida återsökning eller för förståelse av övrig arkivdokumentation. Jämför raden nedan.
35		Intern rutin som inte har långsiktig betydelse för dokumentationsplan	V		G:		Xxx xxxxxxx när handlingstypen förlorat sitt syfte förutsatt att den inte behövs för återsökning eller för förståelse av övrig arkivdokumentation. Jämför raden ovan.	Se hanteringsanvisningen för motivering till gallring. Enligt Bevarande- och gallringsplan för handlingar inom området Allmän administration, fastställd av kulturnämnden 2011-05-26 § 74, sida 7.
36	2.1.3	Verksamhetsnära systemförvaltning	…	-	-	-	-	-	-
37	2.1.3.2	Dokumentera system	….	-	-	-	-	-	-
38		Förteckning över myndighetens IT-system	B		Systemöversikt	Papper	Kan även ingå i beskrivning av allmänna handlingar, kallades tidigare för arkivredovisning.

39		Dokumentation av IT-system, till exempel vid avvecklande av IT- komponent	B	DHS UP	Systemöversikt, G:, DHS	Digitalt, Papper	Dokumentationen ska innehålla - översiktlig beskrivning och historik - redogörelse för informationsinnehåll - redogörelse för indata och utdata - redogörelse för vilka funktioner och enheter inom organisationen som har registrerat information i IT-systemet och hur detta har skett - redogörelse för vilka funktioner och enheter inom organisationen som haft tillgång till information ur IT-systemet och på vilket sätt - beskrivning av hur koder och förkortningar har använts - beskrivning av rutiner och funktioner i systemet och sambanden mellan dessa (även lokala rutiner) - beskrivning av lagrade data såsom struktur, samband och definitioner - redogörelse för användning av standarder samt i förekommande fall avvikelser från standarder - redogörelser för ändringar som påverkar informationsinnehållet i IT systemet - dokumentation rörande gallring som sker av digitala handlingar. För system som avser avslutade arkivbildare sparas detta läpmligen på papper, i övrigt föreslås registrering i DHS för bevarande.
40	2.1.4	Överföring av verksamhetsinformation	…	-	-	-	-	-	-
41	2.1.4.4	Överföra verksamhetsinformation till system för bevarande	….	-	-	-	-	-	-
42		Förstudie E-arkiv	B	DHS UP	DHS
43		Leveransframställan E-arkiv	B	DHS UP	DHS
44		Överenskommelse vid anslutning till e-arkiv	B	DHS UP	DHS	Papper, Digitalt	Pappersorginalet signeras och bevaras.
45		Projekthandlingar E-arkiv	B	DHS UP	DHS
46	2.1.5	Arkivförvaltning	…	-	-	-	-	-	-
47	2.1.5.2	Arrangera för arkivförvaltning	….	-	-	-	-	-	-
48		Ta fram och besluta om arkivorganisation
49		Beslut om arkivorganisation	B	DHS UP	DHS, Papper	Digitalt, Papper	Inklusive reviderade beslut. Se även rutinen RU-22-01 Utse arkivorganisation .
50	2.1.5.5	Ta emot och förvalta analoga handlingar	….	-	-	-	-	-	-
51		Gallra handlingar
52		Gallringsprotokoll	B	DHS UP	DHS, Papper	Digitalt, Papper	Protokoll över beslutad gallring underskriven av arkivansvarig samt gallrande tjänsteman. Ska registreras både i nämndens och arkivmyndighetens serier. Pappersoriginal förvaras i äldrenämdens serie. Se även information i kommungemensam mall för gallringsprotokoll, MA-23-01 Gallringsprotokoll .
53		Leverera handlingar till arkivmyndighet (slutarkiv)					Se även rutinen RU-18-01 Leverera arkiv till stadsarkivet på Insidan.
54		Överenskommelse om informationsöverlämnande	B	DHS UP	DHS, Papper	Digitalt, Papper	Till exempel vid avvecklande av nämnd.
55		Leveransöverenskommelse	B	DHS UP	DHS, Papper	Digitalt, Papper	Avser överenskommelse mellan förvaltningen och stadsarkivet som upprättas inför leverans. Upprättas enligt mallen MA-20-01 Leveransöverenskommelse , se Insidan.
56		Leveransreversal inklusive eventuell övrig leveransinformation	B	DHS UP	DHS, G:, Papper	Digitalt, Papper	Avser lista över handlingar som överlämnats till arkivmyndigheten (stadsarkivet) och eventuell övrig information kring leveransen. Upprättas enligt mallen MA-21-01 Leveransföljesedel , se Insidan.
57		Checklista (eller motsvarande handling) vid egenkontroll inför leverans	B	DHS UP	DHS, Papper	Digitalt, Papper	Avser egenkontroll som görs av förvaltning innan leverans till stadsarkivet. Upprättas enligt mall MA-18-01 Egenkontroll inför leverans, se Insidan.
58		Arkivförteckning vid leverans	B	DHS UP	DHS, Papper	Digitalt, Papper
59		Handling som uppstått vid hanteringen av sekretessbelagda handlingar, till exempel mottagningsbevis	2		Papper			Enligt Bevarande- och gallringsplan för handlingar inom området Allmän administration, fastställd av kulturnämnden 2011-05-26 § 74, sida 9.
60	2.3	HR/Personal	..	-	-	-	-	-	-
61	2.3.1	Samverkan och förhandling	…	-	-	-	-	-	-
62	2.3.1.1	Hantera samverkan enligt avtal	….	-	-	-	-	-	-
63		Protokoll från förvaltningens skyddskommitté	B	DHS UP	DHS, G:, Papper	Digitalt, Papper
64		Protokoll från förhandling enligt medbestämmandelagen (MBL)	B	DHS UP	DHS, G: ,Papper	Digitalt, Papper	Ska registreras som ett nytt ärende per förhandling, förutsatt att det inte redan finns ett rekryteringsärende som föranlett MBL- förhandlingen. I det senare fallet ska protokollet registreras i det pågående rekryteringsärendet.

65		Protokoll med bilagor från förvaltningssamverkan och avdelningssamverkan	B	DHS UP	DHS, G:, Papper	Digitalt, Papper
66	2.3.1.2	Hantera LAS (Lag (1982:80) om anställningsskydd	-	-	-	-	-	-
67		Avstå från rätt till tillsvidareanställning (konvertering)	5	Heroma UP	Xxxxxx, Papper		Personalakt. Underskrivna pappersoriginal till löneservice för registrering. Chef är ansvarig. Avstående görs för max 6 månader i taget, det är bundet till en viss tid. Uppgifterna måste finnas kvar för de senaste 5 åren. Detta för att kunna styrka att medarbetaren uppfyllt kraven enligt LAS, men avstått från sin rätt.	Enligt kommungemensam informationshanteringsplan för HR- information 2021, beslutad av kommunstyrelsen 2022-02-08 , rad 49.
68		Minnesanteckningar från överläggning med arbetstagarorganisation	B	DHS UP	DHS	Digitalt	Varsel vid arbetsbrist kan leda till att den varslade medarbetaren eller arbetstagarorganisationen kallar till överläggning. Även löneskuldsärenden kan leda till överläggning. Minnesanteckningar kan förekomma efter överenskommelse.
69		Förhandlingsprotokoll om turordning	B	DHS UP	DHS	Digitalt	Förhandling genomförs vid uppsägning på grund av arbetsbrist.
70	2.3.1.3	Hantera löneöversyn (LÖV)	…	-	-	-	Processens namn ändrat från Hantera lönerevision i iKlassa.	-	-
71		Lokala mötesanteckningar eller förhandlingsprotokoll från löneöversyn	B	DHS UP	DHS	Digitalt	Görs på respektive förvaltning eller bolag om den fackliga representanten begär det.
72		Anteckningar från uppföljningssamtal i samband med löneöversyn	V		Papper, H:		Kallades tidigare för lönesamtal. Förvaras hos ansvarig chef.	Enligt kommungemensam informationshanteringsplan för HR- information 2021, beslutad av kommunstyrelsen 2022-02-08 , rad 67.
73	2.3.1.4	Hantera övrig personalsamverkan	-	-	-	-	-	-
74		Kallelser till Arbetsplatsträffar (APT) och Arbetsplatsinformation (API)	B	DHS UP	DHS, Papper, G:, Insidan, Microsoft Teams	Digitalt	Bevaras tillsammans med minnesanteckningar från APT eller API.
75		Protokoll eller minnesanteckningar från Arbetsplatsträff (APT), med bilagor	B	DHS UP	DHS, Papper, G:, Insidan, Microsoft Teams	Digitalt, Papper	Varje arbetsplats har ansvar för att skapa rutiner för hur minnesanteckningar eller motsvarande upprättas, delges till medarbetare och bevaras. Eventuell film ska ej bevaras. Upprätta skriftliga minnesanteckningar och gallra filmen. Alternativt kan eventuella presentationer bevaras istället för minnesanteckningar.
76		Protokoll, presentationer eller minnesanteckningar från Arbetsplatsinformation (API), med bilagor	B	DHS UP	DHS, Papper, G:, Insidan, Microsoft Teams		Ansvarig chef ansvarar för att API dokumenteras och att dokumentationen bevaras. Eventuell film ska ej bevaras. Upprätta skriftliga minnesanteckningar och gallra filmen. Alternativt kan eventuella presentationer bevaras istället för minnesanteckningar.
77		Meddelande till chef om fackligt förtroendevald eller skyddsombud	V	UP IRIS	IRIS			Enligt kommungemensam informationshanteringsplan för HR- information 2021, beslutad av kommunstyrelsen 2022-02-08 , rad 79.
78	2.3.2	Kompetensförsörjning	…	-	-	-	-	-	-
79	2.3.2.0	Leda - styra - organisera	-	-	-	-	-	-	-
80		Introduktionsprogram för medarbetare, förvaltning- eller bolagsspecifik version	B	DHS UP	Insidan, DHS	Digitalt	Ingår i rutin för rekrytering. Avser sida på Insidan med kopplade undersidor och länkade dokument. Länkade dokument avser bland annat checklistor, handledarguide, välkomstbrev och information om IT. Ögonblicksbilder bör göras minst 2 gånger per år eller vid större förändringar. Bevarande sker i form av skärmdumpar. Utsedd redaktör för varje webbsida ansvarar för att ta skärmdumpar som registreras i DHS. De länkade dokument som ska bevaras registreras separat i DHS vid varje ny version.
81		Styrdokument inom kompetensförsörjning som tagits fram på grund av Covid-19- pandemin	B	DHS UP	Insidan, DHS	Digitalt	Vård- och omsorgsförvaltningens styrdokument och beslut som visar hur arbetet med kompetensförsörjning påverkats av Covid-19- pandemin.
82	2.3.2.1	Rekrytera och anställa	….	-	-	-	-	-	-
83		Rekrytera och anställa medarbetare					Endast delar av rekryteringsprocessen diarieförs i äldrenämdens serie i DHS. Det kompletta ärendet finns hos kompetensförsörjningsenheten inom kommunstyrelsen. Hanteringsanvisningar avser endast den del som hanteras i äldrenämndens serie i DHS.

84		Annonser (kungörelser)	B	DHS UP, UT	Jobposition DHS	Digitalt	Platsannonsen publiceras även på xxxxxxx.xx och Insidan vid externa rekryteringar respektive på Insidan vid interna rekryteringar.
85		Ansökningar om tjänst, erhållen tjänst	B	Jobposition IN, DHS IN	Jobposition UT DHS	Digitalt	Kan till exempel innehålla CV, personligt brev, examensbevis, legitimationer, tjänstgöringsintyg, rekommendationsbrev och tillsättningsbeslut. Kompetensförsörjning hanterar ärendet i DHS
86		Ansökningar om tjänst, erhållen tjänst, som inkommit i papper	B	DHS IN, Jobposition IN	Papper	Digitalt	Skannas in i Jobposition och registreras i DHS. Handlingarna lämnas sedan till registrator för vidare hantering.
87		Ansökningar om tjänst, erhållen tjänst (avser sökande med skyddad identitet eller adress)	B		Papper	Papper	Analog hantering (pärm i aktskåp) enligt särskild rutin hos HR.
88		Återtagen ansökan om tjänst	2	Jobposition IN	Jobposition			Enligt kommungemensam informationshanteringsplan för HR- information 2021, beslutad av kommunstyrelsen 2022-02-08 , rad 105.
89		Ansökningar, ej erhållen tjänst	2	Jobposition IN	Jobposition, Xxxxxxx.xx, Insidan		Kan till exempel innehålla CV, personligt brev, examensbevis, legitimationer, tjänstgöringsintyg och rekommendationsbrev. I de fall rekrytering sköts av extern konsult får inte kommunen tillgång till dessa handlingar	Enligt kommungemensam informationshanteringsplan för HR- information 2021, beslutad av kommunstyrelsen 2022-02-08 , rad 106.
90		Ansökningar ej erhållen tjänst (avser sökande med till exempel skyddad identitet eller adress)	2		Papper		Hanteras analogt, pärm i aktskåp. HR ansvariga för att gallringen sköts enligt regelverket.	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för HR- information 2021, antagen 2022-02-08", rad 107.
91		Spontanansökningar (intresseanmälningar)	V		E-post, Ärnst, papper		Personen hänvisas till annons och eventuell ansökan på papper skickas tillbaka till personen.	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för HR- information 2021, antagen 2022-02-08", rad 108.
92		Sökandeförteckning	B	DHS UP, Jobposition UP	DHS, Jobposition	Digitalt	Ingår i rekryteringsärendet. Förteckningen upprättas då tjänsten är tillsatt och ärendet stängs.
93		Korrespondens med sökande av vikt för rekryteringen	B	DHS IN, UT	DHS	Digitalt
94		Korrespondens med sökande som omfattas av sekretess eller innehåller känsliga personuppgifter	V	Ärnst IN, UT	Ärnst, E-post		Information som omfattas av sekretess eller känsliga personuppgifter ska gallras direkt ur Ärnst och E-post.	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för HR- information 2021, antagen 2022-02-08", rad 111.
95		Korrespondens med sökande av tillfällig betydelse för rekryteringen	V	Ärnst IN, UT	Ärnst, E-post		Information som omfattas av sekretess eller känsliga personuppgifter ska gallras direkt ur Ärnst och epost.	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för HR- information 2021, antagen 2022-02-08", rad 112.
96		Begäran om utdrag ur belastningsregister	V	Ipool IN	Papper, Ärnst, Ipool		Gäller för tjänster inom skola, förskola (exempelvis studenter som gör VFU) förskola samt LSS-verksamhet. Kan också vara ett krav vid inrättande av extratjänster. Ska lämnas tillbaka till sökande efter kontroll. Giltighet framgår av utdraget. För vikarieförmedlingen noteras giltighetsdatumet i Ipool.	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för HR- information 2021, antagen 2022-02-08", rad 114.
97		Svar på begäran om utdrag ur belatsningsregister (med utdrag)	V	Ipool IN	Papper, Ärnst, Ipool		Gäller för tjänster inom skola, förskola (exempelvis studenter som gör VFU) förskola samt LSS-verksamhet. Kan också vara ett krav vid inrättande av extratjänster. Ska lämnas tillbaka till sökande efter kontroll. Giltighet framgår av utdraget. För vikarieförmedlingen noteras giltighetsdatumet i Ipool.	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för HR- information 2021, antagen 2022-02-08", rad 115.
98		Anställningsavtal, anställningsbevis (inklusive ändringar i anställningsavtal, till exempel omplaceringar)	B	Heroma UP, ASTA UP	Heroma, Xxxx, Xxxxxx		Personalakt. Kommunens exemplar. Avtalet skapas i ASTA. Meddelande om registrering i Xxxxxx skickas till den som har upprättat i ASTA.
99		Utskick av anställningsavtal till nyanställd	V	Ärnst UT	Ärnst, E-post, papper		Skickas via säker E-post (mina meddelanden) eller skrivs ut ur Heroma.	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för HR- information 2021, antagen 2022-02-08", rad 122.
100		Anställningsavtal (anställningsbevis) för person som har fyllt 67 år	B	Heroma UP, ASTA UP	Xxxxxx, Xxxx, Xxxxxx	Xxxxxx	Personalakt. Upprättades fram till 2021. Avtalet skapas i ASTA. Meddelande om registrering i Xxxxxx skickas till den som har upprättat ASTA.

101		Sekretessförbindelse med anställd (även för en anställd konsult)	B	Heroma UP	Papper, Xxxxxx	Xxxxxx	Personalakt. Kan också heta sekretessinformation och sekretessbevis, eller sekretessförsäkran. Finns i dagsläget i anställningsavtalet. Personalakt upprättas för konsulter som har en anställning i kommunen.
102		Information om närmast anhörig och kontaktuppgifter (anhöriglista)	V	Heroma UP	Xxxxxx		Xxx även finnas lokala listor. Uppdateras vid behov av medarbetaren.	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för HR- information 2021, antagen 2022-02-08", rad 125
103		Arbetstillstånd för sökande	V		Ärnst, Xxxxxx		Ska alltid kontrolleras av rekryterande chef eller liknande när utländsk medborgare avses anställas i någon form. Se Rutin för kontroll av arbetstillstånd	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för HR- information 2021, antagen 2022-02-08", rad 126.
104		Kontroll inför anställning av utländsk medborgare med permanent uppehållstillstånd (PUT, UT-kort) från och med januari 2022	B	Ärnst IN, DHS UP, Ipool UP	Ärnst, Ipool, DHS, Papper	Digitalt	Avser medborgare utanför EU, EES och Schweiz. Skickas till Skatteverket på deras blankett. Från och med januari 2022 registreras kopia på arbetstillstånd och underrättelse i ett samlingsärende i DHS per år. OBS, om sökande har skyddad identitet, se handlingstypen nedan.
105		Kontroll inför anställning av utländsk medborgare med permanent uppehållstillstånd (PUT, UT-kort) från sökande med skyddad identitet	B	IN UP	Papper	Papper	Överlämnas till registraturen för arkivering.
106		Kontroll inför anställning av utländsk medborgare med permanent uppehållstillstånd (PUT, UT-kort) innan januari 2022	1	Ärnst IN, Ipool UP	Ärnst, Ipool, Papper		Avser medborgare utanför EU, EES och Schweiz. Kopia skickas till skatteverket. Innan januari 2022 sparas original på underrättelse och arbetstillstånd i arkivskåp.	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för HR- information 2021, antagen 2022-02-08", rad 129.
107		Kontroll inför anställning av utländsk medborgare med tillfälligt uppehållstillstånd (TUT) från och med januari 2022	B	Ärnst IN, DHS UP, Ipool UP	Ärnst, Ipool, DHS, Papper	Digitalt	Avser medborgare utanför EU, EES och Schweiz. Skickas till Skatteverket på deras blankett. Från och med januari 2022 registreras kopia på arbetstillstånd och underrättelse i ett samlingsärende i DHS per år. OBS, om sökande har skyddad identitet, se handlingstypen nedan.
108		Kontroll inför anställning av utländsk medborgare med tillfälligt uppehållstillstånd (TUT) från sökande med skyddad identitet	B	IN UP	Papper	Papper	Överlämnas till registraturen för arkivering.
109		Kontroll inför anställning av utländsk medborgare med tillfälligt uppehållstillstånd (TUT) innan januari 2022	1	Ärnst IN, Ipool UP	Ärnst IN Ipool UP		Avser medborgare utanför EU, EES och Schweiz. Skickas till Skatteverket. Innan januari 2022 sparades papperskopia på underrättelse och arbetstillstånd i arkivskåp.	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för HR- information 2021, antagen 2022-02-08", rad 132.
110		Meddelande till Migrationsverket om anställning av utländsk medborgare med TUT	B	DHS UP	E-post, DHS	Digitalt	Registreras tillsammans med kopia på arbetstillstånd och underrättelse.
111		Kontroll inför anställning av utländsk medborgare med LMA-kort (lagen om mottagande av asylsökande) från och med januari 2022	B	Ärnst IN, DHS UP	Ärnst, DHS	Digitalt	Avser medborgare utanför EU, EES och Schweiz. Blanketter hämtas från Migrationsverket och Skatteverket, fylls i och skickas till respektive myndighet. Från och med januari 2022 registreras kopia på arbetstillstånd och underrättelse i ett samlingsärende i DHS per år. OBS, om sökande har skyddad identitet, se handlingstypen nedan.
112		Kontroll inför anställning av utländsk medborgare med LMA-kort (lagen om mottagande av asylsökande) från sökande med skyddad identitet	B	IN, UP	Papper	Papper	Överlämnas till registraturen för arkivering.
113		Kontroll inför anställning av utländsk medborgare med LMA-kort (lagen om mottagande av asylsökande) innan januari 2022	V	Ärnst IN, Ipool UP	Ärnst, Ipool, papper		Avser medborgare utanför EU, EES och Schweiz. Blanketter hämtas från Migrationsverket och Skatteverket, fylls i och skickas till respektive myndighet. Innan januari 2022 sparas papperskopia på underrättelse och arbetstillstånd i arkivskåp	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för HR- information 2021, antagen 2022-02-08", rad 136.
114		Intyg att person ansökt om nytt tillfälligt eller permanent uppehållstillstånd (avser personer som tidigare innehaft arbetstillstånd)	B	DHS IN	Ärnst, Ipool, DHS	Digitalt	Olika typer av ansökningshandlingar och bekräftelser om pågående ärende hos migrationsverket.
115		Hantera samtycken
116		Samtycke till behandling av personuppgifter	B	IN	Papper, Personalakt	Digitalt, Papper	Kan ingå i anställningsavtal eller avtal med konsult eller uppdragstagare.
117		Återtagande av samtycke till behandling av personuppgifter	B	UT	Papper, Personalakt	Digitalt, Papper	Kan ingå i anställningsavtal eller avtal med konsult eller uppdragstagare.

118		Samtycke till utlägg på webbplats	B	IN	Papper, Personalakt	Digitalt, Papper	Kan ingå i anställningsavtal eller avtal med konsult eller uppdragstagare.
119		Återtagande av samtycke till utlägg på webbplats	B	IN	Papper, Personalakt	Digitalt, Papper	Kan ingå i anställningsavtal eller avtal med konsult eller uppdragstagare.
120		Sekretessförbindelse, vid anställning och avslut	B	IN	Papper, Personalakt	Digitalt, Papper	Kan ingå i anställningsavtal.
121		Sekretessförbindelse vid avtal med konsult eller uppdragstagare	B	IN, UP	Xxxxxx, Personalakt	Digitalt, Papper	Kan ingå i avtal med konsult eller uppdragstagare.
122		Visstidsanställning
123		Spontanansökningar (intresseanmälningar) som leder till ej annonserad tjänst	B	DHS IN	DHS, Papper, E-post	Digitalt	Personalakt. Gäller timanställningar under tre månader som har inkommit direkt till chef. Chefen ansvarar för hanteringen.
124	2.3.2.2	Hantera kompetensförsörjning	….	-	-	-	-	-	-
125		Kompetensförsörjningplan	B	DHS UP	DHS, G:	Digitalt, Papper
126		Kompetensutvecklingsplaner	B	DHS UP	DHS	Digitalt	Tas fram av förvaltningarna enligt Riktlinje för kompetensutveckling och ingår i verksamhetsplaneringen.
127		Dokumenterade överenskommelser från medarbetarsamtal, medarbetardialog eller måldialog	3		Papper, Onedrive, H:		Personalakt.	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för HR- information 2021, antagen 2022-02-08", rad 178.
128		Övriga anteckningar från medarbetarsamtal, medarbetardialog eller måldialog	3		Papper, Onedrive, H:		Personalakt.	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för HR- information 2021, antagen 2022-02-08", rad 179.
129		Utvecklingsplaner, individuella	V		Papper, Onedrive, H:		Personalakt. Upprättas vid medarbetarsamtal, medarbetardialog eller måldialog.	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för HR- information 2021, antagen 2022-02-08", rad 180.
130		Hålla interna utbildningar
131		Inbjudningar eller mötesbokningar för interna utbildningar	V	UT	DHS, LMS, E-post			Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för HR- information 2021, antagen 2022-02-08", rad 183.
132		Agendor, interna utbildningar	B	DHS UP	DHS, LMS, E-post	Digitalt	Ingår ofta i presentationer. Utbildaren ansvarar för att utbildningsmaterialet tas om hand för arkivering.
133		Utbildningsmaterial, interna utbildningar	B	DHS UP	DHS, LMS, E-post	Digitalt	Till exempel kompendium med övningsuppgifter och utbildarens presentation med eventuellt talmanus. Här ingår även filmer för självstudier och webinarier, om innehållet inte bevaras som powerpointpresentation med tillhörande talmanus eller liknande. Utbildaren ansvarar för att utbildningsmaterialet tas om hand för arkivering.
134		Filmer framtagna för intern utbildning	V		LMS, Insidan		Avser inspelning av utbildning eller föredrag där informationen även finns i powerpointpresentation och talmanus eller liknande.	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för HR- information 2021, antagen 2022-02-08", rad 186.
135		Deltagarlistor eller deltagarförteckningar från interna utbildningar	B	DHS UP	BOKA, Teams, DHS	Digitalt	Utbildaren ansvarar för att registrera deltagarlistan.
136		Utvärderingar av interna utbildningar	V		Forms			Enligt kommungemensam informationshanteringsplan för HR- information 2021, beslutad av kommunstyrelsen 2022-02-08 , rad 188.
137		Deltagares svar på utvärdering av interna utbildningar	V		Forms			Enligt kommungemensam informationshanteringsplan för HR- information 2021, beslutad av kommunstyrelsen 2022-02-08 , rad 189.
138		Sammanställning av utvärdering	B	DHS UP	DHS	Digitalt	Frågorna i utvärderingen ska framgå av sammanställningen.
139		Intyg, interna utbildningar	V	UT	LMS		Lämnas till medarbetaren.	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för HR- information 2021, antagen 2022-02-08", rad 191.
140		Anmälningar, interna utbildningar	V		BOKA			Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för HR- information 2021, antagen 2022-02-08", rad 192.
141		Statistik inom utbildning	V				Till exempel nyckeltal över antalet genomförda utbildningstillfällen.	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för HR- information 2021, antagen 2022-02-08", rad 193.
142		Övrigt inom kompetensförsörjning
143		Dokumentation av studieresor som är viktiga för verksamhetens kompetensförsörjning	B	DHS UP	DHS	Digitalt	Till exempel program. Bevaras om syftet är kompetensförsörjning.
144		Dokumentation av arbetsrotation och liknande åtgärder	B	DHS UP	DHS	Digitalt	Personalakt.
145	2.3.3	Bemanning		-	-	-	-	-	-
146	2.3.3.0	Leda - Styra - Organisera		-	-	-	-	-	-
147		Styrdokument inom bemanning som tagits fram på grund av Covid 19-pandemin	B	DHS UP	DHS	Digitalt	Verksamhetsspecifika styrdokument och beslut som visar hur arbetet med bemanning påverkats av Covid-19-pandemin.
148	2.3.3.1	Hantera jourtjänstgöring	….	-	-	-	-	-	-

149		Jourjournal eller motsvarande	3	Heroma UP	Heroma		Xxx även heta jourrapport, anteckningar om jourtid eller redovisning av jourtid. Ska innehålla arbetstagarens (medarbetarens) namn och beteckning, arbetsplats, personnummer eller anställningsnummer samt tidsperiod enligt Arbetsmiljöverkets föreskrift AFS 1982:17. Förekommer främst hos räddningstjänsten, socialförvaltningen samt vård- och omsorgsförvaltningen.	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för HR- information 2021, antagen 2022-02-08", rad 233.
150		Jourjournal eller motsvarande, som inte finns i Heroma	3		Papper		Se raden ovan.	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för HR- information 2021, antagen 2022-02-08", rad 234.
151		Övertidsjournal	V	Heroma UP	Xxxxxx, Xxxxxx		Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrift AFS 1982:17. Samma uppgifter som i Jourjournal. Sammanställer "allmän övertid" eller "nödfallsövertid".	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för HR- information 2021, antagen 2022-02-08", rad 235.
152		Mertidsjournal	3	Heroma UP	Xxxxxx, Xxxxxx		Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrift AFS 1982:17. Samma uppgifter som i Jourjournal. "Allmän mertid eller mertid för nödfallsarbete (nödfallsmertid)"	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för HR- information 2021, antagen 2022-02-08", rad 236.
153	2.3.3.2	Hantera schemaläggning	-	-	-	-	-	-	-
154		Arbetstidsscheman (grundscheman)	2	Heroma UP	Heroma		Grundschema 8.00-17.00 läggs in i systemet.	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för HR- information 2021, antagen 2022-02-08", rad 240.
155		Jourscheman	3	Heroma UP	Xxxxxx		Xxxxxxx som visar jour- och övertid. Går att spåra bakåt och plocka ut via funktionen rapporter i Heroma. Se även 2.3.3.1.	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för HR- information 2021, antagen 2022-02-08", rad 241.
156		Beredskapscheman	3	Heroma UP	Heroma		Förekommer inom räddningstjänst samt vård och omsorg.	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för HR- information 2021, antagen 2022-02-08", rad 242.
157		Tidsredovisning flex- eller årsarbetstid	2	Tid2010	Tid 2010, Xxxxxx, Min, Tid, MPTTid, Excel, G:		Tid 2010 används av de flesta förvaltningar. Vissa arbetsplatser använder excelblad. Det finns inga centrala bestämmelser om hur tidsregistrering ska göras, beslut fattas på varje förvaltning. Se även process 2.3.6.1.	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för HR- information 2021, antagen 2022-02-08", rad 243.
158		Tidsredovisning, komptid	2	Heroma UP	Xxxxxx, Min, Tid, MPTTid, Excel, G:			Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för HR- information 2021, antagen 2022-02-08", rad 244.
159		Registrerad övertid	V	Heroma UP	Xxxxxx		Xxxxxxxx tidigare "övertidsrapporter".	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för HR- information 2021, antagen 2022-02-08", rad 245.
160	2.3.3.3	Semesterplanera	-	-	-	-	-	-
161		Semesterlistor	V	Heroma UP	Heroma, Teams, G:		Xxxxx i Xxxxxx, per medarbetare.	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för HR- information 2021, antagen 2022-02-08", rad 248.
162		Lokala semesterlistor och andra underlag	V	Heroma UP	Papper, Teams, G:, Heroma		Listor som visar kvarvarande dagar per person eller grupp kan tas ut av ansvarig chef ur Heroma. Vissa arbetsplatser skapar istället sina underlag på paper eller i Excel	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för HR- information 2021, antagen 2022-02-08", rad 249.
163		Kontrollistor	V	Heroma UT, IN	Heroma		Går automatiskt från Xxxxxx till chef om medarbetare inte har tagit ut årets semester. Utgår från kollektivavtal.	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för HR- information 2021, antagen 2022-02-08", rad 250.
164	2.3.3.4	Hantera särskilda anställningsformer	-	-	-	-	-	-	-
165		Hantera anställningstöd från Arbetsförmedlingen					Alla anställningar med stöd från Arbetsförmedlingen ska gå genom eller göras i samråd med Utbildnings- och jobbcenter (tidigare Navet), Arbetsmarknadsförvaltningen. Se även Arbetsmarknadsnämndens IH-plan, process 3.4.4.1 Främja arbete och sysselsättning för vuxna, delprocess Hantera arbetsmarknadsanställning.
166		Intresseanmälan till Arbetsförmedlingen	B	UT	Arbetsförmedlingens hemsida, Papper	Papper	Personalakt. Arbetsgivaren gör anmälan via formulär på Arbetsförmedlingens hemsida. Chef ansvarar för att spara en kopia som kan arkiveras.
167		Ansökan om anställningsstöd	B	UT	Arbetsförmedlingens hemsida, Papper	Papper	Personalakt. Arbetsgivaren gör anmälan via formulär på Arbetsförmedlingens hemsida. Chef ansvarar för att spara en kopia som kan arkiveras.
168		Bekräftelse på att intresseanmälan har kommit in till Arbetsförmedlingen	V	IN	E-post			Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för HR- information 2021, antagen 2022-02-08", rad 257.
169		Korrespondens med Arbetsförmedlingen	2	IN, UT	E-post		Handläggare på Arbetsförmedlingen kontaktar den medarbetare som står som kommunens kontaktperson i intresseanmälan. Kontakt kan också förekomma under anställningens gång och i samband med avsked eller avslut.	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för HR- information 2021, antagen 2022-02-08", rad 258.
170		Bekräftelse av anställning till Arbetsförmedlingen	2	UT	Papper		Sparas på arbetsplatsen. Original skickas till Arbetsförmedlingen via post.	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för HR- information 2021, antagen 2022-02-08", rad 261.

171		Frånvarorapportering för anställda med bidrag från arbetsförmedlingen	2	UT	Papper		Skickas från handledaren på arbetsplatsen till arbetsmarknadsförvaltningen.	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för HR- information 2021, antagen 2022-02-08", rad 262.
172		Feriejobb ("sommarjobb")					Personer som är folkbokförda i Uppsala kommun och läser språkintroduktionsprogrammet (Sprint), går i årskurs 9 eller gymnasiet kan söka feriejobb hos kommunen. Arbetsmarknadsförvaltningen ansvarar för anställningen och det mesta av informationen som hanteras inom processen finns därför i Arbetsmarknadsnämndens plan, process 3.4.4.2 Främja arbete och sysselsättning för unga
173		Utdrag ur belastningsregister	V	Ipool UP	Papper, Ärnst, Xxxxx		Ska lämnas tillbaka till sökande efter kontroll. Giltighet framgår av utdraget.	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för HR- information 2021, antagen 2022-02-08", rad 264.
174		Tidrapporter för feriearbetare, från 2014 och framåt	B	UP	Papper	Papper	Personalakt. Tidigare kallad "Feriearbetande ungdom tjänstgöringsrapporter" i Dokuplan 2014. Ersättning från ferieanställningar är pensionsgrundande från 2014.
175		Praktik					För handlingstyper inom LIA och studentmedarbetaranställningar, se process 2.3.2.1. IH-plan HR.
176	2.3.3.5	Hantera ledigheter	….	-	-		-	-	-
177		Dokumentation av ledigheter (ledighetsansökan)	B	Heroma UP	Heroma	Digitalt*	Hette ledighetsansökan i Dokuplan 2014. Barn-, studie- och tjänstledigheter, oavsett längd. Används som underlag till beslut om gratifikation till medarbetare som har arbetat i 25 år, se Kommunstyrelsens plan, process 1.1.1.6
178		Dokumentation av facklig ledighet	V	Heroma UP	Heroma		Motsvarar Facklig tid, rapporter och sammanställningar.	Motsvarar Facklig tid, rapporter och sammanställningar. Kan gallras enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för HR- information 2021, antagen 2022-02-08", rad 270
179	2.3.4	Arbetsmiljö	…	-	-	-	-	-	-
180	2.3.4.0	Leda - styra - organisera	….	-	-	-	-	-	-
181		Arbetsmiljöplan (Plan för arbetsmiljöarbetet)	B	DHS UP	DHS	Digitalt	Förvaltningen ska, i samband med framtagande av årlig verksamhetsplan eller mål, upprätta handlingsplan för arbetsmiljöarbetet. Detta ska hanteras i samverkan med de fackliga organisationerna och redovisas till nämnd. I samband med övrig uppföljning följs handlingsplaner och det systematiska arbetsmiljöarbetet upp i samverkansgrupp och redovisas till nämnd.
182		Handlingsplaner mot hot och våld	B	DHS UP	DHS	Digitalt	Diarieförs vid varje ny version. Verksamhetsspecifika dokument.
183		Avtal vid samordning av arbetsmiljöuppgifter	B	DHS UP	DHS	Digitalt	Ingås mellan olika verksamheter som bedrivs på samma arbetsställe. Varje part ansvarar för att arkivera sitt avtal.
184		Beslut om undantag från tillämpning av aktivitetsbaserat arbetssätt	B	DHS UP	DHS	Digitalt	Inklusive beslutsunderlag.
185		Lokala vägledningar och rutiner inom arbetsmiljö	B	DHS UP	DHS	Digitalt	Till exempel Krishanteringsplaner (omhändertagande av personal vid kris)
186		Styrdokument inom arbetsmiljö som tagits fram på grund av Covid-19-pandemin	B	DHS UP	DHS	Digitalt	Nämndspecifika styrdokument och beslut som visar hur arbetet med arbetsmiljö påverkats av Covid-19-pandemin.
187	2.3.4.1	Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete	….	-	-		Systematiskt brandskyddsarbete (SBA) hanteras till största del av avdelningen för säkerhet och beredskap, se IH-plan för Kommunstyrelsen. Enligt SKR ska all myndighetsspecifik dokumentation inom SAM bevaras.	-	-
188		Handlingsplan för arbetsmiljöarbetet	B	DHS UP	DHS	Digitalt	Förvaltningen ska i samband med framtagande av årlig verksamhetsplan och mål upprätta handlingsplan för arbetsmiljöarbetet. Detta ska hanteras i samverkan med de fackliga organisationerna och redovisas till nämnd. I samband med övrig uppföljning följs handlingsplaner och det systematiska arbetsmiljöarbetet upp i samverkansgrupp och redovisas till nämnd. Ur Riktlinjer för fördelning av arbetsmiljöuppgifter .
189		Sammanställning av svar på enkäten årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet	B	DHS UP	DHS, Webropol	Digitalt	Sparas ner från Webropol av respektive chef. Äldre sammanställningar går att plocka ner från Webropol. Systemet har använts sedan 2019.
190		Uppgiftsfördelning av arbetsmiljöuppgifter, ifylld blankett	B	UP	Papper	Papper	Personalakt. Blanketten skrivs ut, undertecknas, kopieras och originalet läggs i personakt. Xxxxx skickas till HR inom förvaltningen.
191		Avtal vid samordning av arbetsmiljöuppgifter	B	DHS UP	DHS	Digitalt
192		Returnering av arbetsmiljöuppgifter, blankett	B	DHS UP	DHS	Digitalt
193		Returnering av arbetsmiljöuppgifter, ifylld blankett	B		Papper	Papper	Personalakt. Görs på blankett för returnering av arbetsmiljöuppgifter. Blanketten skrivs ut, undertecknas, kopieras och originalet läggs i personalakt. Xxxxx skickas till HR inom förvaltningen.

194		Arbetsmiljöutredningar	B	DHS UP	DHS	Digitalt	Kan till exempel fokusera på teamutveckling, kartläggning av psykosociala förhållanden, eller utredning av inomhusmiljö. Kan utföras av extern konsult.
195		Inbjudan till skyddsrond	V		KIA, E-post		Skickas via E-post från systemet till deltagarna.	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för HR- information 2021, antagen 2022-02-08", rad 311.
196		Protokoll från skyddsronder inklusive checklista	B	DHS UP	KIA, DHS	Digitalt	Mall genereras i systemet. Kan tas ut som wordfil eller skrivas ut och användas som underlag vid skyddsronden.
197		Minnesanteckningar från centrala samverkansgrupper eller skyddskommittéer	B	KIA UP, DHS UP	DHS	Digitalt	Kan även kallas arbetsmiljökommitéer.
198		Minnesanteckningar från lokala samverkansgrupper eller skyddskommittéer	B	DHS UP	DHS	Digitalt	Kan även kallas arbetsmiljökommitéer.
199		Bedömning av arbetsmiljörisker och handlingsplan	B	DHS UP	DHS	Digitalt	Skapas i mall. Används till exempel vid verksamhetsförändring och vid årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet.
200		Lokala bedömningar av arbetsmiljörisker med anledning av Covid- 19	B	DHS UP	DHS	Digitalt	Mall från HR som har skickats ut till alla verksamheter, där man har gjort lokala handlingsplaner. Se handlingstypen nedan.
201		Föranmälan av inspektion från Arbetsmiljöverket	B	DHS IN	DHS	Digitalt	Alla handlingar som hör till en inspektion registeras i samma ärende.
202		Inspektionsmeddelande med eventuella föreläggande från Arbetsmiljöverket	B	DHS IN	DHS	Digitalt	Alla handlingar som hör till en inspektion registeras i samma ärende.
203		Svar på inspektion och eventuella förelägganden från Arbetsmiljöverket	B	DHS UT	DHS	Digitalt	Alla handlingar som hör till en inspektion registeras i samma ärende.
204		Medarbetarundersökning
205		Lokala sammanställningar på enhetsnivå, via Hypergene	V		Hypergene		Bevaras tillsammans med minnesanteckningar från APT. Inklusive instruktioner om hur reslutatet ska tolkas. Sammanställningar kan tas ut per enhet, per avdelning och per förvaltning.	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för HR- information 2021, antagen 2022-02-08", rad 324.
206		Fördjupningsenkäter, medarbetarundersökning	B	DHS UP	Hypergene, DHS	Digitalt	Chef ansvarar för att bevara de fördjupningsenkäter hen beställt.
207	2.3.4.3	Driva mångfaldsarbete	….		-		Processen hanterar de mångfaldsfrågor (framförallt inom jämställdhet och tillgänglighet) som är aktuella för kommunen som arbetsgivare. För arbetet med mångfald som fokuserar på medborgare, se processerna 1.1.6.0- 1.1.6-3 och 3.2.2.4 i kommunstyrelsen IH-plan	-	-
208		Rapporter i mångfaldsfrågor, t ex om jämställdhet, tillgänglighet med mera.	B	DHS UP	DHS	Digitalt	Kan ingå i uppdrag från politisk ledning eller från förvaltning eller bolagsledning, alternativt vara del av projekt.
209		Könsuppdelad statistik	B	DHS UP	DHS	Digitalt
210	2.3.4.4	Xxxxxxx xxxxxxxx	….	-	-	-	Krisstöd och första hjälpen finns i samma rutiner i Uppsala kommun.	-	-
211		Lokala vägledningar och rutiner om krisstöd och första hjälpen	B	DHS UP	DHS	Digitalt	Upprättas av varje förvaltning.
212	2.3.5	Personalhälsa	-	-	-	-	-	-	-
213	2.3.5.0	Leda - Styra - Organisera	-	-	-	-	-	-	-
214		Lokala rutiner om medarbetare uppträder påverkad av alkohol eller andra droger.	B	DHS UP	DHS, Insidan	Digitalt	Diarieförs vid varje ny version.
215	2.3.5.2	Utföra medicinska kontroller	….	-	-	-	Medarbetare har rätt till medicinska kontroller om de arbetar med rök- och kemdykning, allergiframkallande kemikalier eller har ett omfattande nattarbete. Det gäller även för medarbetare som exponeras för skadligt damm, buller och vibrationer samt bildskärmsarbete. Utgör en del av det systematiska arbetsmiljöarbetet, 2.3.4.1. IH-plan HR
216		Läkarintyg	V	HälsoSAM (Adato) IN	HälsoSAM (Adato)		Kallas även medicinska utlåtanden. Originalet återlämnas till medarbetaren eller gallras när uppgifter har lagts in i HälsoSAM (Adato).	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för HR- information 2021, antagen 2022-02-08", rad 368.
217		Dokumentation från medicinska undersökningar och fysiologiska tester	B		Xxxxxx	Xxxxxx	Personalakt. Kan även benämnas tjänstbarhetsbedömning och används som underlag till tjänstbarhetsintyg. Inkommer från företagshälsovården.
218		Tjänstbarhetsintyg	B		Papaper	Papper	Personalakt.Inkommer från företagshälsovården. Chef ansvarar för att dessa hålls ordnade och kan visas upp vid inspektion av arbetsmiljöverket och strålsäkerhetsmyndigheten.
219		Register över medarbetare som har rätt till medicinska kontroller	B		Papper, H:, G:	Papper	Vissa uppgifter ska enligt arbetsmiljöförordningen gallras efter minst 40 år, andra efter minst 10 år. Skickas till Arbetsmiljöverket. Bevaras eftersom 40 års gallringsfrist inte är praktiskt genomförbart.
220		Kallelser till medicinska undersökningar	V		Papper, E-post			Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för HR- information 2021, antagen 2022-02-08", rad 372.
221	2.3.5.3	Ge vård	….	-	-	-	-

222		Dokumentation från kontakt med företagshälsovården (ej rehab)	B		Papper	Papper	Läggs i personalakt. Kan t ex vara beställning och slutrapport från företagshälsovården.
223		Läkarintyg	V			Digitalt, Papper	Kallas även medicinska utlåtanden. Gallras eller återlämnas direkt.	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för HR- information 2021, antagen 2022-02-08", rad 377.
224	2.3.5.4	Hantera tillbud	….	-	-	-	-
225		Tillbudsanmälningar från anställda	B	KIA UP	KIA	Digitalt*	*Se läsanvisningar till IH-plan HR.
226		Tillbudsanmälningar till försäkringskassan, AFA försäkring och Arbetsmiljöverket	B	KIA UT	KIA, Extern webb	Digitalt*	*Se läsanvisningar till IH-plan HR.
227		Riskbedömning i tillbudsärende	B	KIA UP	KIA	Digitalt*	*Se läsanvisningar till IH-plan HR.
228		Analys i tillbudsärende	B	KIA UP	KIA	Digitalt*	*Se läsanvisningar till IH-plan HR.
229		Statistik och årssammanställningar av tillbud inom hela kommunen	B	DHS UP	KIA, DHS	Digitalt	Tas ut ur KIA.
230		Rapporter som används som underlag för statistik eller planering kring tillbud	V		KIA		Chefer kan ta ut rapporter genom KIA som visar till exempel tillbud per enhet, översikt, händelser per månad, eller risktal.	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för HR- information 2021, antagen 2022-02-08", rad 386.
231	2.3.5.5	Hantera arbetsskada
232		Arbetsskadeanmälningar från anställda	B	KIA UP	KIA	Digitalt*	*Se läsanvisningar till IH-plan HR.
233		Arbetsskadeanmälningar till försäkringskassan, AFA försäkring och Arbetsmiljöverket	B	KIA UT	KIA, extern webb	Digitalt*	*Se läsanvisningar till IH-plan HR.
234		Läkarintyg för arbetsskada	B		Papper	Papper	Personalakt. Kallas även medicinska utlåtanden. Ska ej hanteras i KIA enligt Stab HR.
235		Riskbedömning i arbetsskadeärende	B	KIA UP	KIA	Digitalt*	*Se läsanvisningar till IH-plan HR.
236		Analys i arbetsskadeärende	B	KIA UP	KIA	Digitalt*	*Se läsanvisningar till IH-plan HR.
237		Statistik och årssammanställningar av arbetsskador inom hela kommunen	B	DHS UP	KIA,DHS	Digitalt	Kan tas ut ur KIA.
238		Rapporter som används som underlag för statistik eller planering kring arbetsskador	V		KIA		Chefer kan ta ut rapporter genom KIA som visar till exempel arbetskador per enhet, översikt, händelser per månad, risktal eller skadade kroppsdelar.	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för HR- information 2021, antagen 2022-02-08", rad 397.
239	2.3.5.6	Rehabilitera	….		-		Det mesta inom rehabilitering hanteras av ansvarig chef, med stöd av verksamhetsnära HR och till viss del arbetsgivarenheten.Handlingstyper som ska bevaras tillhör personalakten.	-
240		Sjukfrånvaro, registrering av	2		Heroma		Rutinerna ser olika ut på olika arbetsplatser. Sjukanmälan kan göras via telefon, mejl eller sms. Frånvaron registreras i Heroma. Vid två veckor går gränsen för långtidsfrånvaro enligt Xxxxxx. Vid sjukfrånvaro i mer än 45 dagar krävs att man tar fram en plan för återgång till arbete innan dag 30.	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för HR- information 2021, antagen 2022-02-08", rad 401.
241		Dokumentation från omtankessamtal vid kortidsfrånvaro	B	HälsoSAM (Adato)	HälsoSAM (Adato)	Digitalt*	*Se läsanvisningar till IH-plan HR.
242		Dokumentation från utredande samtal vid sjukfrånvaro	B	UP	Papper	Papper	Personalakt. Upprättas utifrån mallen Utredande samtal vid sjukfrånvaro.
243		Anteckningar från utredande samtal vid misstanke om påverkan av alkohol eller droger	B	HälsoSAM (Adato) UP	HälsoSAM (Adato)	Digitalt*	*Se läsanvisningar till IH-plan HR.
244		Beslut om förstadagsintyg (vid hög korttidsfrånvaro)	B	UP	HälsoSAM (Adato)	Digitalt*	*Se läsanvisningar till IH-plan HR.
245		Plan för återgång i arbete	B	HälsoSAM (Adato) UP, UT	HälsoSAM (Adato)	Digitalt*	*Se läsanvisningar till IH-plan HR.
246		Underlag för arbetsförmågebedömning	B	HälsoSAM (Adato) UP	HälsoSAM (Adato)	Digitalt*	*Se läsanvisningar till IH-plan HR.
247		Dokumentation av rehabiliteringsinsatser	B	HälsoSAM (Adato) UP	HälsoSAM (Adato)	Digitalt*	*Se läsanvisningar till IH-plan HR.
248		Beslut om partiell sjukersättning från Försäkringskassan	V		Papper		Partiell sjukersättning innebär att anställningen omregleras till en deltidsanställning, se nedan. Kan lämnas tillbaka direkt efter kontroll.	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för HR- information 2021, antagen 2022-02-08", rad 411.
249		Arbetsförmågebedömning från företagshälsovården	B	HälsoSAM (Adato) IN	HälsoSAM (Adato), Papper	Papper	Personalakt. Medarbetarens exemplar är det enda originalet. Lämnas oftast inte in till arbetsgivaren, men kommunen får ett utlåtande.
250		Rehabilitieringsutredning, extern.	B	HälsoSAM (Adato) IN	HälsoSAM (Adato), Papper	Papper	Personalakt. Kan inkomma från Försäkringskassan och ligger då till grund för kommunens rehabiliteringsarbete. Uppgifterna förs över till ärendet i HälsoSAM (Adato).	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för HR- information 2021, antagen 2022-02-08", rad 414.	X = Ändrat från gallring i Dokuplan 2014 till bevarande
251		Läkarintyg	B	Adato, HälsoSAM IN	Adato, HälsoSAM	Papper	Personalakt. Kallas även medicinska utlåtanden.
252		Rehabiliteringsmöten (samtal), övriga anteckningar. Inkluside anteckning om att rehabiliteringsbehov inte finns	B	HälsoSAM (Adato) UP	HälsoSAM (Adato)	Digitalt*	*Se läsanvisningar till IH-plan HR.
253		Beslut om avslut av rehabilitering	B	HälsoSAM (Adato) UP	HälsoSAM (Adato)	Digitalt*	*Se läsanvisningar till IH-plan HR.
254		Protokoll från förhandlingar enligt medbestämmandelagen (MBL), ärenden som rör enskild medarbetare i rehabiliteringsärenden	B	DHS UP	DHS	Digitalt	Personalakt. Kallas även för Förhandlingsprotokoll 11 § MBL.
255	2.3.6	PA (Personaladministration)
256	2.3.6.0	Leda - Styra - Organisera

257		Lokala lönekriterier	B	DHS UP	DHS	Digitalt	Som tas fram per förvaltning eller bolag, stab, avdelning eller enhet
258		Lokala rutiner för sjukanmälan	V		Teams, G:, Insidan, E-post		Sjukanmälan görs på olika sätt inom förvaltningar och bolag, avdelningar och enheter. Det finns inga centrala rutiner som gäller för alla medarbetare inom kommunkoncernen. Kan gallras om motsvarande information finns i systemdokumentation och rutiner för Xxxxxx och HälsoSAM (Adato) som bevaras.	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för HR- information 2021, antagen 2022-02-08", rad 428.
259		Styrdokument inom personaladministration som tagits fram på grund av Covid-19-pandemin	B	DHS UP	DHS	Digitalt	Förvaltningsspecifika styrdokument och beslut som visar hur arbetet med personaladministration påverkats av Covid-19-pandemin.
260		Rutiner om att administrera anställning för person med skyddad identitet	B	DHS UP	DHS, Insidan	Digitalt	Behandlar posthantering och registrering i olika system. Diarieförs vid varje ny version.
261	2.3.6.1	Beräkna och betala ut lön
262		Beräkning av lön utifrån löneunderlag
263		Bevakningslistor (bevakningsrapporter)	V	Herroma UP	Xxxxxx, Papper		Varje månad innan Lön 1 tas en bevakningslista fram för att kontrollera tidsbegränsade tillägg, avdrag och anställningar som upphör. Kan lämnas tillbaka direkt efter kontroll.	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för HR- information 2021, antagen 2022-02-08", rad 448.
264		Signallistor, rättelselistor	V	Herroma UP	Xxxxxx, Xxxxxx		Rapport som skapas för att kontrollera att korrekta löner blir utbetalda innan löneköring. Kan gallras direkt efter att rättning har gjorts. Kan lämnas tillbaka direkt efter kontroll.	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för HR- information 2021, antagen 2022-02-08", rad 449.
265		Listor över ej gjorda avdrag	V	Herroma UP	Xxxxxx, Papper		Uppgifterna på listan visas som löneskuld på grundlistan nästkommande månad om avdragen inte åtgärdas. Kan lämnas tillbaka direkt efter kontroll.	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för HR- information 2021, antagen 2022-02-08", rad 450.
266		Grundlistor (löneslistor per månad)	B	Herroma UP	Heroma, Papper	Digitalt*	Månadsvisa listor över löneutbetalningar som visar vilken lön som betalats ut till en anställd under den aktuella perioden. Innehåller uppgifter om namn, förvaltning, ansvar, arbetsställe, befattning och lön. *Se information om digitalt bevarande i inledningen.
267		Utanordningslistor	V	Herroma UP	Ärnst, Xxxxxx		Skapas efter lönekörningen varje månad. Är ett kvitto på vad och hur mycket som utbetalats under månaden så att det kan kontrolleras. Mejl om korrigeringar kommer från chefer via Ärnst till Löneservice. Kan lämnas tillbaka direkt efter kontroll.	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för HR- information 2021, antagen 2022-02-08", rad 452.
268		Korrigeringar av utanordningslistor	V	Herroma UP	Ärnst, Xxxxxx		Chef går igenom listorna och mejlar korrigeringar via Ärnst till Löneservice. Kan lämnas tillbaka direkt efter kontroll.	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för HR- information 2021, antagen 2022-02-08", rad 453.
269		Dokumentation av ersättningar	7		Papper		Till exempel bilersättningar (inklusive körjournal), reseersättning, utlägg, traktamenten, alla typer av kvitton.	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för HR- information 2021, antagen 2022-02-08", 443.
270		Hantering av löneskuld och utmätning					För hantering av handlingstyper som uppkommer vid överläggning om löneskuld, se process 2.3.1.2 IH-plan HR
271		Beslut om reglering av felaktigt utbetald lön	B	DHS UP	DHS, E-post, Papper	Digitalt	Till exempel beslut om avskrivning av skuld.
272		Övriga arvoden					Xxxxxxx betalas till exempel ut till uppdragstagare, artister, kontaktfamiljer, familjehem, ledsagare och förtroendevalda.
273		Registrerade arvoden	2	Heroma UP	Xxxxxx		Xxx lämnas tillbaka direkt efter kontroll.	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för HR- information 2021, antagen 2022-02-08", rad 469.
274	2.3.6.3	Administrera anställning
275		Tjänstgöringsbetyg	B		Papper, E-post	Papper	Personalakt.Görs i kommungemsnsam mall. Innehåller värdeomdöme om person. Utfärdas av ansvarig chef vid behov till personer som arbetat mer än 6 månader. Chef ansvarar för att kommunens exemplar bevaras i personalakten.
276	2.3.7	Personalsociala åtgärder
277	2.3.7.0	Leda - Styra - Organisera
278		Beslut om avsteg från riktlinjen för representation och gåvor	B	DHS UP	DHS	Digitalt	Beslutas av nämnd eller bolagsstyrelse och registreras i respektive serie i DHS.
279		Lokala beslut om förtydliganden av belopp	B	DHS UP	DHS	Digitalt	Beslutas av nämnd eller bolagsstyrelse och registreras i respektive serie i DHS.
280	2.3.7.1	Hantera personalsamtal	….	-	-	-	Se process 2.3.2.2	-	-
281	2.3.7.2	Genomföra personalsociala åtgärder
282		Anmälan om kränkande särbehandling, trakasserier eller diskriminering	B	DHS IN	DHS, Xxxxxx, E-post	Digitalt	Om anmälan handlar om närmaste chef lämnas originalet till överordnad chef och en kopia till HR. Om anmälan handlar om medarbetare inom HR, lämnas originalet till chef och kopia till HR- specialist inom arbetsmiljö. Registreras i DHS per förvaltning. Anvisningar om registrering finns i Rutin för att förebygga och hantera kränkande särbehandling, trakasserier och sexuella trakasserier.

283		Utredning och dokumentation om kränkande särbehandling, trakasserier eller diskriminering	B	DHS UP	DHS, Papper, H:	Digitalt	Gäller dokumentation från både samtal med den utsatta medarbetaren och den anklagade medarbetaren. Registreras i DHS per förvaltning.
284		Handlingsplan vid konstaterat fall av kränkande särbehandling, trakasserier och sexuella trakasserier	B	DHS UP	DHS, Papper, H:	Digtalt	Ingår i utredning och dokumentation om kränkande särbehandling, trakasserier eller diskriminering.
285		Chefs anteckningar från utredning (underlag till dokumentation)	V		Papper, H:		Chefs ansvarar för att anteckningarna hanteras på ett säkert sätt. Kan lämnas tillbaka direkt efter kontroll.	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för HR- information 2021, antagen 2022-02-08", rad 501.
286		Extern utredares dokumentation	B	DHS IN	DHS, E-post, Papper	Digitalt	I de fall det förekommer, registreras i ärendet.
287	2.3.7.3	Genomföra gemensamma personalaktiviteter	….		-		För handlingstyper från Medaljdelegationen, se IH-plan för kommunstyrelsen, process 1.1.1.6. För utlägg i samband med gemensamma personalaktiviteter, se process 2.3.6.1 IH-plan HR för löneunderlag samt IH-plan för ekonomi 2021, process 2.4.1.4 och 2.4.2.6
288		Beslut om representation och attest	2		Papper, E-post		Ingår i blanketten Utlägg i tjänsten, representation . Utfärdas av närmast överordnad chef. För hantering, se "löneunderlag" i process 2.3.6.1. Kan lämnas tillbaka direkt efter kontroll.	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för HR- information 2021, antagen 2022-02-08", rad 509.
289		Dokumentation från personalevenemang med långsiktig betydelse	B		G; Teams, Papper	Papper	Respektive verksamhet ansvarar för att bedöma om dokumentationen är av långsiktig betydelse eller inte. Exempel på evenemang som kan vara viktiga att dokumentera är jubileer, invigningar, personalfester, studieresor, besök från andra kommuner, firanden av medarbetare som fyller jämt och avtackningar. Exempel på dokumentation kan vara inbjudningar, program, deltagarlistor och foton.
290		Dokumentation från personalevenemang utan långsiktig betydelse	V		G:, Teams		Kan lämnas tillbaka direkt efter kontroll.	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för HR- information 2021, antagen 2022-02-08", rad 511.
291	2.3.8	Övriga personalåtgärder
292	2.3.8.0	Leda - Styra - Organisera
293	2.3.8.1	Hantera bisysslor	….		-		Arbetstagaren är skyldig att anmäla bisyssla enligt AB, BEA och PAN.
294		Anmälan om bisyssla	V		Iris, Papper	Digitalt	Innan hanteringen i Iris gjordes anmälan skriftligt, på en blankett. Kan lämnas tillbaka direkt efter kontroll.	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för HR- information 2021, antagen 2022-02-08", rad 525.
295		Meddelande om att medarbetare registrerat bisyssla i Iris	V		Iris, E-post		Rutinbetonat, automatiskt meddelande från systemet till chef. Kan lämnas tillbaka direkt efter kontroll.	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för HR- information 2021, antagen 2022-02-08", rad 526.
296		Chefs anteckningar från samtal med medarbetare om bisyssla	V		Papper, Onenote, Teams, H:		Xxx lämnas tillbaka direkt efter kontroll.	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för HR- information 2021, antagen 2022-02-08", rad 527.
297		Beslut om förbud mot bisyssla	B	DHS UP	DHS, Papper	Digitalt	Personalakt. Registreras hos respektive förvaltning. Förbud mot bisyssla måste vara skriftligt och innehålla en motivering enligt 7 c § LOA. Beslut om förbud arkiveras i personsalakten och anmäls som delegationsbeslut till nämnden.
298	2.3.8.2	Hantera disciplinåtgärder	….		-		Hanteras separat i personalakt (förslutet kuvert). Ansvarig chef skriver xx.
299		Utredning rörande anmälan om mutor, jäv eller tjänstefel	B	DHS UP	DHS	Digitalt	Personalakt. Kan till exempel innefatta misstankar om otillåten påverkan (korruption), missbruk av ställning, bedrägeri, ekonomisk brottslighet, allvarligt tjänstefel eller miljöbrott.Registreras i respektive nämnd eller bolags serie i DHS.
300		Polisanmälan mot anställd	B	DHS IN	DHS, Papper	Digitalt	Personalakt.Går till chef, eftersom det är chef som gör anmälan och får kopia.
301	2.3.9	Upphörande av anställning
302	2.3.9.0	Leda - Styra - Organisera
303		Lokala rutiner för avslutningssamtal	B	DHS UP	DHS	Digitalt	Som tas fram hos förvaltning, bolag, avdelning eller enhet. Diarieförs vid varje ny version.
304	2.3.9.1	Hantera uppsägning	….		-		Underlag till uppsägning, som underrättelse och varsel, registreras inom ett ärende i respektive förvaltning, medan uppsägningsbeslutet registreras i ett ärende hos Kommunstyrelsen.	-
305		Ifyllda lokala checklistor vid avslut	V		Insidan, G:, Teams		Kan lämnas tillbaka direkt efter kontroll.	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för HR- information 2021, antagen 2022-02-08", rad 554.

306		Besked om att anställning upphör på grund av arbetsbrist	B	DHS UP	DHS	Digitalt	Innehåller information om att arbetsgivaren överväger uppsägning. Upprättas i två exemplar som undertecknas av ansvarig chef och arbetstagare. Det ena skickas till arbetstagaren. Chef ansvarar för att kommunens exemplar bevaras. Upprättas enligt mall i två versioner, med eller utan blankett för att begära företrädesrätt, beroende på om medarbetaren har rätt till det eller inte enligt Lag (1982:80) om anställningsskydd, § 15. Kan också benämnas Underrättelse om uppsägning.
307		Varsel vid arbetsbrist som inte leder till avslut	2	UP, UT	E-post, Papper		Innehåller information om att arbetsgivaren överväger uppsägning. Skickas till arbetstagarorganisation. Inför risk att fler än 5 anställda berörs skickas det även till Arbetsförmedlingen. Kan lämnas tillbaka direkt efter kontroll.	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för HR- information 2021, antagen 2022-02-08", rad 556.
308		Varsel vid arbetsbrist som leder till avslut	B	DHS UP, UT	DHS, Heroma, E-post	Digitalt	Innehåller information om att arbetsgivaren överväger uppsägning. Skickas till arbetstagarorganisation. Inför risk att fler än 5 anställda berörs skickas det även till Arbetsförmedlingen.
309		Besked om uppsägning av personliga skäl som inte leder till avslut	2		Papper		Skickas till arbetstagaren. Innehåller information om att arbetsgivaren överväger uppsägning. Kan också benämnas underrättelse om uppsägning. Kan lämnas tillbaka direkt efter kontroll.	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för HR- information 2021, antagen 2022-02-08", rad 558.
310		Besked om uppsägning av personliga skäl som leder till avslut	B	DHS UP	DHS	Digitalt	Skickas till arbetstagaren. Innehåller information om att arbetsgivaren överväger uppsägning. Kan också benämnas underrättelse om uppsägning.
311		Xxxxxx av personliga skäl som inte leder till avslut	2		E-post, papper		Skickas till arbetstagarorganisationen.Kan lämnas tillbaka direkt efter kontroll.	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för HR- information 2021, antagen 2022-02-08", rad 560.
312		Xxxxxx av personliga skäl som leder till avslut	B	DHS UP	DHS	Digitalt	Skickas till arbetstagarorganisationen.
313		Besked om att tidsbegränsad anställning upphör	B	DHS UP, UT	DHS	Digitalt	Upprättas enligt mall i två versioner, med eller utan blankett för att begära företrädesrätt, beroende på om medarbetaren har rätt till det eller inte. Två exemplar skrivs under av chef och arbetstagare, varav det ena registreras.
314		Minnesanteckningar från överläggning med arbetstagarorganisation om besked om att tidsbegränsad anställning upphör	B	UP	Papper	Papper	Personalakt.
315		Omplaceringsutredning enligt 7 §, 2 st LAS	B	DHS UP	DHS	Digitalt	Kan göras i samband med uppsägning på grund av arbetsbrist eller personliga skäl. Registreras i uppsägningsärendet tillsammans med underrättelse, varsel och eventuell minnesanteckning från överläggning.
316		Omplaceringsmeddelande (omplaceringserbjudande)	B	DHS UP, UT	DHS	Digitalt	Registreras i uppsägningsärendet tillsammans med underrättelse, varsel och eventuell minnesanteckning från överläggning.
317		Begäran om förhandling med arbetstagarorganisation	B	DHS IN	DHS	Digitalt	Inkommer från arbetstagarorganisation.
318		Förhandlingsframställan	B	DHS IN	DHS	Digitalt	Inkommer från arbetstagarorganisation. Förekommer om uppsägningsärende leder till tvist.
319		Bekräftelse på mottagen förhandlingsframställan	B	DHS UT	DHS	Digitalt	Inkommer från arbetstagarorganisation. Förekommer om uppsägningsärende leder till tvist.
320		Förhandlingsprotokoll	B	DHS UP	DHS	Digitalt	Förekommer om uppsägningsärende leder till tvist.
321		Överenskommelse om avslut av anställning	B	DHS UP	DHS, Papper	Papper	Original läggs i personalakt och kopia registreras i DHS. Kan innehålla överenskommelse om avgångsvederlag. Motsvarande information kan även finnas i förhandlingsprotokoll, se ovan.
322		Egen uppsägning från arbetstagaren	B	Asta IN	Asta, Xxxxxx, Papper	Papper	Personalakt. Egen uppsägning för alla typer av anställningar ska ske skriftligt och används som underlag för avslut i Heroma. Kommer in via Asta (via flera olika formulär beroende på typ av anställning) eller på pappersblankett för medarbetare som inte har tillgång till Insidan.
323		Beslut om hel sjukersättning från Försäkringskassan	V		Papper		Om en medarbetare beviljas hel sjukersättning ska anställningen avslutas. Beslutet ska visas upp för ansvarig chef. Kan lämnas tillbaka direkt efter kontroll.	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för HR- information 2021, antagen 2022-02-08", rad 572.
324		Besked om att provanställning ska avbrytas i förtid	B	DHS UT	DHS, Papper	Digitalt	Original läggs i personalakt och kopia registreras i DHS.Provanställning är idag en tillsvidareanställning med en prövoperiod. Anställningen kan avslutas under prövoperioden genom ett skriftligt besked till arbetstagare.
325		Besked om att provanställning ska avslutas	B	DHS UT	DHS, Papper	Digitalt	Original läggs i personalakt och kopia registreras i DHS.Provanställningen kan avslutas för att senast upphöra vid prövotidens slut. Detta sker genom ett skriftligt besked till arbetstagare.
326		Dokumentation från avslutningssamtal mellan medarbetare och chef	V				Frivilliga samtal när medarbetare slutar eller går på tjänstledighet i minst sex månader. Chef ansvarar för att förvara och gallra dokumentationen. Kan lämnas tillbaka direkt efter kontroll.	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för HR- information 2021, antagen 2022-02-08", rad 578.

327	2.3.9.2	Hantera pension	….		-		Handlingar som är nödvändiga för att visa på genomförd pensionsutredning och beslut ska bevaras i en så kallad "pensionsakt". Se avsnittet personalakt i läsanvisningar till IH-plan HR.
328		Anmälan om löneväxling mot pension	B	DHS IN, HEROMA UP	DHS, Xxxxxx, Heroma	Digitalt	Original läggs i personalakt och kopia registreras i DHS. Görs på blankett: Anmälan löneväxling till pension.
329		Beslut om löneväxling mot pension	B	DHS UP, HEROMA UP	DHS, Xxxxxx, Heroma	Digitalt	Original läggs i personalakt och kopia registreras i DHS.
330	2.3.9.3	Hantera dödsfall					Tjänstegrupplivförsäkring TGL-KL är ett kollektivavtal om livförsäkring för anställda inom den kommunala sektorn. KPA pension betalar ut grundbelopp, barnbelopp och begravningshjälp till efterlevande. Handlingar som rör en medarbetares dödsfall ska bevaras i "dödsfallsakt" enller "pensionsakt". Se avsnittet Personalakt i inledningen till Kommungemensam IH-plan HR.
331		Övriga handlingar i samband med dödsfallet
332		Kondoleansbok	V	UP	Papper		Chef ansvarar för att överlämna kondoleansboken till avliden medarbetares anhöriga. Kan lämnas tillbaka direkt efter kontroll.	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för HR- information 2021, antagen 2022-02-08", rad 613.
333	2.4	Ekonomi	..	-	-	-	-	-	-
334	2.4.0.1	Redovisning	…	-	-	-	-	-	-
335	2.4.0.2	Styra
336		Attestförteckning	B	DHS UP	Papper, DHS	Papper, Digitalt	Innan 2021 arkivering i papper. Från och med 2021 registreras dessa i DHS av ansvarig handläggare. Inskannade (manuell underskrift kan förekomma) pappershandlingar lämnas till nämndens registrator
337	2.4.1	Redovisning	…	-	-	-	-	-
338	2.4.1.1	Fakturera kunder	….	-	-	-	-	-
339		Underlag för fakturering (kundorder, fakturaunderlag, debiteringsunderlag, krediteringsunderlag, arbetsorder)	7	Unit4 ERP UP	E-post, Papper, Unit4 ERP, Ärnst		Avser både intern och extern fakturering. Underlag som bildar order för skapande av faktura.	Ärendet i Ärnst kan gallras vid inaktualitet eftersom uppgifter återfinns i Unit4 ERP. Övrig information Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för ekonomi 2021, antagen 2021-09-22", rad 17.
340		Underlag för fakturering Försäljningsorder KR WEBB (kundreskontra webb)	7	Unit4 ERP (KR WEBB) UP	Papper, Unit4 ERP (KR WEBB)		Förvaltningssidan upprättar underlag i KR WEBB (funktion i Unit4 ERP). Attest görs digitalt.	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för ekonomi 2021", antagen 2021-09-22, rad 18
341		Underlag för fakturering (försäljningsorder registrerad i verksamhetsspecifikt system)	7	Unit4 ERP IN	Papper, Unit4 ERP, Försystem			Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för ekonomi 2021", antagen 2021-09-22, rad 19
342		Begäran om anstånd på faktura (information på fakturor med typår 2010, 2020, 2030 osv.)	B	Unit4 ERP UP	Unit4 ERP, Ärnst	Digitalt	Informationen om ett anståndsdatum (ligger 3 månader fram i tiden) skrivs in i Unit4 ERP under respektive kundfaktura. Typårsbevarande, vart tionde år ska bevaras med början 2010.	Ärendet i Ärnst kan gallras vid inaktualitet eftersom uppgifter återfinns i Unit4 ERP. Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för ekonomi 2021, antagen 2021-09-22", rad 21.
343		Begäran om anstånd på faktura (information på fakturor övriga år, som inte är typår)	10	Unit4 ERP UP	Unit4 ERP, Ärnst		Informationen om ett anståndsdatum (ligger 3 månader fram i tiden) skrivs in i Unit4 ERP under respektive kundfaktura.	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för ekonomi 2021", antagen 2021-09-22, rad 21
344		Kundregister (typår 2010, 2020, 2030 osv.)	B	Unit4 ERP UP	Unit4 ERP	Digitalt	Typårsbevarande, vart tionde år ska bevaras med början 2010.
345		Kundregister (övriga år, som inte är typår)	10	Unit4 ERP UP	Unit4 ERP		Uppdateras löpande, enskild registerpost får gallras enligt gallringsfrist efter att sista fakturan är betald.	Kan sedan gallras enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för ekonomi 2021, antagen 2021-09-22", rad 22-23.
346		Autogirogodkännande eller autogiromedgivande från bank, fellista autogiro (AG)	V	Unit4 ERP IN	Unit4 ERP, bankfil, Agrarkiv (se ekonomiplanens inledning)		Digital fil från banken som läses in i Unit4 ERP kundmodul. Filer från bankgirocentralen lagras i agrarkiv.	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för ekonomi 2021, antagen 2021-09-22", rad 24.
347		Ansökan om autogiro	7, V*	Unit4 ERP IN	Papper, Unit4 ERP		Skannas in i Unit4 ERP.	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för ekonomi 2021, antagen 2021-09-22", rad 25.
348		Kundfaktura extern (typår 2010, 2020, 2030 osv.)	B	Unit4 ERP UT	Unit4 ERP, agrarkiv	Digitalt	Rapportnummer SO13. Fil går till fakturaväxel (Strålfors) som skapar fakturan. Typårsbevarande vilket betyder att vart tionde år ska bevaras med början 2010.
349		Kundfaktura extern (övriga år, som inte är typår)	10	Unit4 ERP UT	Unit4 ERP, agrarkiv		Rapportnummer SO13. Fil går till fakturaväxel (Strålfors) som skapar fakturan.	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för ekonomi 2021, antagen 2021-09-22", rad 27.
350		Kundfaktura intern (typår 2010, 2020, 2030 osv.)	B	Unit4 ERP UT	Unit4 ERP, agrarkiv	Digitalt	Avser fakturor mellan nämnder. De kommunala bolagen avses inte här. Består av en digital faktura som går direkt till leverantörsreskontran. Typårsbevarande vilket betyder att vart tionde år ska bevaras med början 2010.

351		Kundfaktura intern (övriga år, som inte är typår)	10	Unit4 ERP UT	Unit4 ERP, agrarkiv		Avser fakturor mellan nämnder. Kommunala bolagen avses inte här. Består av en digital faktura som går direkt till leverantörsreskontran.	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för ekonomi 2021, antagen 2021-09-22", rad 29.
352		Räntefaktura (typår 2010, 2020, 2030 osv.)	B	Unit4 ERP UT	Unit4 ERP	Digitalt	Rapportnummer CU07. Fil går till fakturaväxel (Strålfors) som skapar fakturan. Typårsbevarande, vart tionde år ska bevaras med början 2010.
353		Räntefaktura (övriga år, som inte är typår)	10	Unit4 ERP UT	Unit4 ERP, agrarkiv		Rapportnummer CU07. Fil går till fakturaväxel (Strålfors) som skapar fakturan.	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för ekonomi 2021, antagen 2021-09-22", rad 31.
354		Makulering av kundfaktura	7	Unit4 ERP UP	Unit4 ERP, Ärnst, Insidan		Via formulär på insidan till Ärnst.	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för ekonomi 2021, antagen 2021-09-22", rad 32.
355		Kundreskontrajournal delårsbokslut, periodiserad saldospecifikation (mars, april)	10, B	Unit4 ERP UP	Papper, Unit4 ERP	Papper	Från och med 2018-03 tas detta ut i mars. Innan dess gjordes ett aprilbokslut. Delårs (augusti)- och helårsbokslutet bevaras.	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för ekonomi 2021, antagen 2021-09-22", rad 33. Delårs (augusti)- och helårsbokslutet bevaras
356		Kundreskontrajournal övriga månader, periodiserad saldospecifikation	V	Unit4 ERP UP	Unit4 ERP, Papper		Används endast i kontrollsyfte.	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för ekonomi 2021, antagen 2021-09-22", rad 36.
357		Bokföringsunderlag (osäker fordran eller avskrivning)	7	Unit4 ERP UP	Unit4 ERP, Papper		Körning görs mars, augusti och december i reskontran som skapar bokföring. Från och med mars 2017 sker hanteringen i Unit4 ERP. Innan mars 2017 var hanteringen manuell.	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för ekonomi 2021, antagen 2021-09-22", rad 37.
358		Bokföringsunderlag (kundförlust=ingen inbetalning väntas)	7	Unit4 ERP UP	Unit4 ERP		Körning görs en gång per månad i reskontran som skapar bokföring. Hantering i Unit4 ERP från och med juni 2010.	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för ekonomi 2021, antagen 2021-09-22", rad 38.
359		Avbetalningsplan	V	Unit4 ERP UP	Papper, Unit4 ERP, Ärnst		Ärende från verksamheten per kund. Avbetalningsplan tas fram som kund skriver under. Den returneras till kommunen i pappersform.	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för ekonomi 2021, antagen 2021-09-22", rad 39.
360		Ej betalda kundfakturor eller påminnelser	V	Unit4 ERP UT	Unit4 ERP			Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för ekonomi 2021, antagen 2021-09-22", rad 40.
361		Information rörande inkassoärenden till inkassoföretaget	V	Unit4 ERP UT	Unit4 ERP		Fil med uppgift om fakturor som inte betalats trots påminnelse samt betalningar och återkallande. Sparas i kundreskontra i Unit4 ERP.	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för ekonomi 2021, antagen 2021-09-22", rad 41.
362		Information rörande inkassoärenden från inkassoföretaget	V	Unit4 ERP IN	Unit4 ERP		Fil med uppgift om fakturor som inte betalats trots påminnelse samt betalningar och återkallande. Sparas i kundreskontra i Unit4 ERP.	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för ekonomi 2021, antagen 2021-09-22", rad 42.
363		OCR-inbetalningar	7	Unit4 ERP IN	Unit4 ERP, Banken, agrarkiv		Fil från post och bankgiro med betalningar som skett med "optisk avläsning". Endast bankgiro från 2022-05-02. Avtal med Nordea att de ska spara filen i 10 år.	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för ekonomi 2021, antagen 2021-09-22", rad 43.
364		Inbetalningar som inte har matchats mot OCR-nummer på faktura	7	Unit4 ERP IN	G:, Papper Unit4 ERP		Rapportnummer CU08. Tas ut och förvaras i pärm. Från och med mars 2020 sker hanteringen på G:.	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för ekonomi 2021, antagen 2021-09-22", rad 44.
365		Kreditfaktura (typår 2010, 2020, 2030 osv.)	B	Unit4 ERP UP, UT	Papper, Unit4 ERP, agrarkiv	Digitalt	Typårsbevarande, vart tionde år ska bevaras med början 2010.
366		Kreditfaktura (övriga år, som inte är typår)	10	Unit4 ERP UP, UT	Papper, Unit4 ERP, agrarkiv			Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för ekonomi 2021, antagen 2021-09-22", rad 46.
367		Bestridande av fordran	V		Papper, E-post, Ärnst		Bestridande som inkommer till respektive förvaltning från redovisningsenheten. Förvaltningen utreder och återkopplar till kund.	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för ekonomi 2021, antagen 2021-09-22", rad 48.
368		Dödsboanmälan	7, 4*	Unit4 ERP IN	E-post, Papper, Ärnst, Unit4 ERP, inkasso-företagets system		Redovisningsenheten kontrollerar om dödsboet har obetalda fakturor. Har fakturan gått till inkassoföretaget så skickas informationen vidare dit. Har fakturan inte gått vidare till inkassoföretaget så görs ett underlag till kundförlust. Fakturan markeras som avskriven i Unit4 ERP. *Inkomna pappersoriginal ska alltid sparas analogt i minst 4 år efter inskanning, enligt lag 2018:597.	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för ekonomi 2021, antagen 2021-09-22", rad 49.
369		Bouppteckning	7, 4*	Unit4 ERP IN	E-post, Papper, Ärnst, Unit4 ERP, inkasso-företagets system		Informationen skickas vidare till inkasso. *inkomna pappersoriginal ska alltid sparas analogt i minst 4 år efter inskanning.	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för ekonomi 2021, antagen 2021-09-22", rad 50.
370		Underrättelse om inledd skuldsanering	7, 4*	Unit4 ERP IN	Papper, Unit4 ERP, inkasso-företagets system		Inkommer från kronofogden eller från förvaltningarna. Informationen skickas vidare till inkassoföretaget. *inkomna pappersoriginal ska alltid sparas analogt i minst 4 år efter inskanning.	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för ekonomi 2021, antagen 2021-09-22", rad 51.

371		Beslut angående konkurs	7, 4*	Unit4 ERP IN	Papper, Unit4 ERP, inkasso-företagets system		Inkommer från tingsrätten och skickas vidare till inkassoföretaget. *inkomna pappersoriginal ska alltid sparas analogt i minst 4 år efter inskanning.	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för ekonomi 2021, antagen 2021-09-22", rad 52.
372	2.4.1.2	Hantera leverantörsfakturor	….	-	-	-	-	-	-
373
374		Betalningsföreläggande inklusive delgivningskvitto	B	DHS IN	Papper, DHS	Papper, Digitalt	Ärendet innehåller betalningsföreläggande, delgivningskvitto och eventuellt beslut. Registreras i DHS av ansvarig handläggare. Inskannade pappershandlingar lämnas till registrator.
375		Delgivningskvitto	B	DHS UT	Papper, DHS	Papper, Digitalt	Skickas åter till kronofogden. Registreras i DHS av ansvarig handläggare. Inskannade pappershandlingar lämnas till registrator för kommunstyrelsen.
376		Betalningsföreläggande, kravfaktura (typår 2010, 2020, 2030 osv.)	B	Unit4 ERP IN	Unit4 ERP	Digitalt	Typårsbevarande, vart tionde år ska bevaras med början 2010. *Inkomna pappersoriginal ska alltid sparas analogt i minst 4 år efter inskanning.
377		Betalningsföreläggande, kravfaktura (övriga år, som inte är typår)	10, 4*	Unit4 ERP IN	Unit4 ERP		*Inkomna pappersoriginal ska alltid sparas analogt i minst 4 år efter inskanning.	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för ekonomi 2021, antagen 2021-09-22", rad 58.
378		Beslut från kronofogden om betalningsföreläggande	B	DHS IN	Papper, DHS	Papper, Digitalt	Registreras i DHS av ansvarig handläggare. Inskannade pappershandlingar lämnas till registrator för kommunstyrelsen.
379		Leverantörsregister (typår 2010, 2020, 2030 osv.)	B	Unit4 ERP UP	Unit4 ERP	Digitalt	Typårsbevarande, vart tionde år ska bevaras med början 2010.
380		Leverantörsregister (övriga år, som inte är typår)	10	Unit4 ERP UP	Unit4 ERP		Innehåller grunduppgifter om leverantören såsom leverantörs-id, namn, adress, betalningssätt och villkor, önskemål om kontoinsättning.	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för ekonomi 2021, antagen 2021-09-22", rad 61.
381		Utbetalningsfil från verksamhetsspecifikt system (underlaget finns i respektive verksamhetssystem)	7	Unit4 ERP IN	Unit4 ERP, verksamhets-system			Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för ekonomi 2021, antagen 2021-09-22", rad 62.
382		Leverantörsfil från verksamhetsspecifikt system	7	Unit4 ERP IN	Unit4 ERP		Leverantörsuppgifter för uppdatering av leverantörsregister.	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för ekonomi 2021, antagen 2021-09-22", rad 63.
383		Bilaga till faktura (typår 2010, 2020, 2030 osv.)	B	Unit4 ERP IN	Papper, Unit4 ERP	Digitalt	Skannas in och bifogas som en bilaga till fakturan om specifikationen saknas på fakturan. Exempelvis följesedlar, fraktsedlar, ordererkännanden, kvitton, deltagarförteckning, rekvisition, inköpsorder, orderbekräftelse et cetera.
384		Bilaga till faktura (övriga år, som inte är typår)	10, 4*	Unit4 ERP IN	Papper, Unit4 ERP		Skannas in och bifogas som en bilaga till fakturan om specifikationen saknas på fakturan. Exempelvis följesedlar, fraktsedlar, ordererkännanden, kvitton, deltagarförteckning, rekvisition, inköpsorder, orderbekräftelse et cetera. *Inkomna pappersoriginal ska alltid sparas analogt i minst 4 år efter inskanning.	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för ekonomi 2021, antagen 2021-09-22", rad 65.
385		Bilaga till faktura	V, 4*	Unit4 ERP IN			Avser bilagor där nödvändig information finns på fakturan. Om uppgifterna i bilagan ändå behövs för att förstå fakturan ska både bilagan och fakturan bevaras alternativt gallras efter 10 år. *Inkomna pappersoriginal ska alltid sparas analogt i minst 4 år efter inskanning.	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för ekonomi 2021, antagen 2021-09-22", rad 68.
386		Xxxxxxxx utbetalningar, innefattar återbetalning, föreningsbidrag, lönesubvention et cetera (typår 2010, 2020, 2030 osv.).	B	Unit4 ERP IN	E-post, Papper, Ärnst, Unit4 ERP	Digitalt	Typårsbevarande, vart tionde år ska bevaras med början 2010.
387		Xxxxxxxx utbetalningar, innefattar återbetalning, föreningsbidrag, lönesubvention et cetera (övriga år, som inte är typår)	10, 4*	Unit4 ERP IN	E-post, Papper, Ärnst, Unit4 ERP		*Inkomna pappersoriginal ska alltid sparas analogt i minst 4 år efter inskanning.	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för ekonomi 2021, antagen 2021-09-22", rad 67.
388		Leverantörsfakturor, interna som skapas i ekonomisystemet (typår 2010, 2020, 2030 osv.)	B	Unit4 ERP IN	Unit4 ERP	Digitalt	Typårsbevarande, vart tionde år ska bevaras med början 2010.
389		Leverantörsfakturor, interna som skapas i ekonomisystemet (övriga år, som inte är typår)	10	Unit4 ERP IN	Unit4 ERP			Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för ekonomi 2021, antagen 2021-09-22", rad 70.
390		Leverantörsfakturor, externa som innefattar påminnelsefakturor, inkassoärenden, kronofogden (typår 2010, 2020, 2030 osv.)	B	Unit4 ERP IN	Papper, Unit4 ERP, agrarkiv	Digitalt	Skanning av fakturor och hantering av elektroniska fakturor, sker hos extern skanningsleverantör. Vissa fakturor hanteras manuellt av redovisningsenheten. Typårsbevarande, vart tionde år ska bevaras med början 2010.

391		Leverantörsfakturor, externa som innefattar påminnelsefakturor, inkassoärenden, kronofogden (övriga år, som inte är typår)	10, 4*	Unit4 ERP IN	Papper, Unit4 ERP, agrarkiv		Skanning av fakturor och hantering av elektroniska fakturor, sker hos extern skanningsleverantör. Vissa fakturor hanteras manuellt av redovisningsenheten.*Inkomna pappersoriginal ska alltid sparas analogt i minst 4 år efter inskanning.	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för ekonomi 2021, antagen 2021-09-22", rad 72.
392		Specifikation, fakturaunderlag till elfakturor	7	Unit4 ERP IN	Kraftpor-talen, Unit4 ERP		Sedan mitten på 2018 kommer fakturorna in direkt från Vattenfall. Specifikation via fil, används för att fördela ut elkostnaden på olika ansvar, blir internfakturor. Underlag till en automatisk bokning i Unit4 ERP och ska bifogas bokföringsorder.	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för ekonomi 2021, antagen 2021-09-22", rad 73.
393		Konteringsrader, bokföringstransaktioner till huvudboken	7	Unit4 ERP UP	Unit4 ERP			Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för ekonomi 2021, antagen 2021-09-22", rad 74.
394		Bankgirolista på utförda utbetalningar	7	Unit4 ERP UP	Papper			Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för ekonomi 2021, antagen 2021-09-22", rad 75.
395		Återredovisningsfil, avseende betalningshändelser.	7	Unit4 ERP IN	Bank, Unit4 ERP			Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för ekonomi 2021, antagen 2021-09-22", rad 76.
396		Betalningsförslag	V	Unit4 ERP UP	Papper, Unit4 ERP		Rapportnummer SU07. Preliminär lista som visar alla fakturor som efter godkännande går vidare till bank.	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för ekonomi 2021, antagen 2021-09-22", rad 77.
397		Betalningsbekräftelse	V	Unit4 ERP UP	G:, Papper, Unit4 ERP		Rapportnummer SU08. Visar alla fakturor som kommer att betalas ut via banken inom 3 bankdagar. Sista sidan skrevs tidigare ut vid pappershantering. Från och med 2020 är hanteringen digital.	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för ekonomi 2021, antagen 2021-09-22", rad 78.
398		Betalningsfil till bank	2	Unit4 ERP UP	Unit4 ERP, agrarkiv		Godkända betalningar som automatiskt (varje vardag) skickas till banken.	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för ekonomi 2021, antagen 2021-09-22", rad 79.
399		Rekvisitioner och beställningar	2		Papper, Proceedo (e-handels-system)		Avser bevakningskopior i rekvisitions- och beställningsblock. Originalet lämnas till leverantören som sedan fakturerar kommunen. Från och med maj 2021 används e-rekvisition.	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för ekonomi 2021, antagen 2021-09-22", rad 83.
400		Leverantörsreskontrajournal delårsbokslut, periodiserad saldospecifikation (mars, april)	10	Unit4 ERP UP	Papper, Unit4 ERP		Från och med 2018-03 tas detta ut i mars. Innan dess gjordes ett aprilbokslut.	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för ekonomi 2021, antagen 2021-09-22", rad 84.
401		Leverantörsreskontrajournal övriga månader, periodiserad saldospecifikation	V	Unit4 ERP UP	Papper, Unit4 ERP		Används endast i kontrollsyfte.	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för ekonomi 2021, antagen 2021-09-22", rad 87.
402	2.4.2	Kapitalförvaltning	…	-	-	-	-	-	-
403	2.4.2.0	Leda-styra-organisera	….	-	-	-	-	-	-
404		Processbeskrivningar	B	DHS UP	DHS, G:, Insidan	Digitalt	Registreras i DHS av ansvarig handläggare.
405		Finansrapport kvartalsvis	B	DHS UP	DHS	Digitalt	Till kommunstyrelsen. Xxx också benämnas "Resultatsammanräkning av finansrörelsen".
406		Finansrapport månadsvis	B	DHS UP	DHS	Digitalt	Till kommunstyrelsens arbetsutskott. Bilaga till kvartalsrapporten.
407	2.4.2.6	Hantera kontantkassor	….	-	-	-	-
408		Blankett öppnande av kontantkort (har benämnts handkassa)	7	Unit4 ERP UP	E-post, Papper, Ärnst, Unit4 ERP		Underlag till bokföring. Blanketten underskriven av överordnad chef och redovisningsansvarig hos verksamheten. Kommer in till redovisningsenheten i papper eller digitalt. Vid digital hantering kan verksamheten rensa sitt exemplar.	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för ekonomi 2021, antagen 2021-09-22", rad 200.
409		Blankett kvittens av kontantkort (har benämnts handkassa)	7	Unit4 ERP UP	E-post, Papper, Ärnst, Unit4 ERP		Kort och kvittens skickas ut från redovisningsenheten med papperspost. Verksamhetens redovisningsansvarige skriver under och skannar in kvittensen tillsammans med id-handling. Detta E- postas in till ekonomisupporten. Underlagen laddas upp till bokföringen i Unit4 ERP vid öppnande av kontantkort eller vid ersättning av kort. Vid digital hantering kan verksamheten rensa sitt exemplar.	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för ekonomi 2021, antagen 2021-09-22", rad 201.
410		Blankett öppnande av växelkassa (tidigare benämnd förskottskassa)	7	Unit4 ERP UP	Papper		Underlag till bokföring.	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för ekonomi 2021, antagen 2021-09-22", rad 202.
411		Redovisning av kontantkort, inklusive kvitton (har benämnts handkassa)	7, 4*	Unit4 ERP UP	E-post, Papper, Ärnst, Unit4 ERP		Underlag till bokföring. Blanketten underskriven av redovisningsansvarig och överordnade chef hos verksamheten, skickas in till redovisningsenheten i papper eller digitalt. Vid digital hantering sparas hela redovisningen i original (kvitton och blankett) *i minst fyra år hos verksamheten.	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för ekonomi 2021, antagen 2021-09-22", rad 203.

412		Utbetalning till kontantkort efter redovisning (har benämnts handkassa).	7	Unit4 ERP UP	Papper, Unit4 ERP, tjänsten Swedbanks förladdade kort		Påfyllnad av kontantkort efter utförd redovisning. PDF på utbetalningen laddas upp i Unit4 ERP. Pappersunderlag togs fram internt till och med maj 2020.	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för ekonomi 2021, antagen 2021-09-22", rad 204.
413		Avslut av kontantkort, inklusive eventuella kvitton (slutredovisning, har benämnts handkassa)	7, 4*	Unit4 ERP UP	E-post, Papper, Ärnst, Unit4 ERP, Tjänsten Swedbanks förladdade kort		Blanketten underskriven av överordnad chef och redovisningsansvarig hos verksamheten, kommer in i papper eller digitalt. Underlag till bokföring. Vid digital hantering sparas hela redovisningen i original (kvitton och blankett) *i minst fyra år hos verksamheten. Även uppgift om eventuell insättning av kontanter ska biläggas avslutsblanketten.	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för ekonomi 2021, antagen 2021-09-22", rad 205.
414		Slutredovisning växelkassa	7	Unit4 ERP UP	Papper		Sker när ansvarig för växelkassan ändras eller försäljningsstället avslutas. Underlag till bokföring.	Enligt Kommungemensam informationshanteringsplan för ekonomi 2021, antagen 2021-09-22", rad 206.
415	2.4.3	Bidragshantering	…	-	-	-	-
416	2.4.3.0	Leda-styra-organisera
417		Processbeskrivningar	B	DHS UP	G:, DHS	Digitalt
418		Rutinbeskrivningar (som tas fram hos förvaltning, bolag, avdelning eller enhet)	B	DHS UP	G:, DHS	Digitalt
419	2.4.3.1	Hantera statsbidrag	….	-	-	-	-
420		Ansökan om riktat statsbidrag	B	DHS UT	DHS, Papper	Digitalt, Papper	Förvaltningen ansvarar för sina statsbidrag och ser till att de återsöks. Registreras i DHS av ansvarig handläggare. Inskannade pappershandlingar lämnas till nämndens registrator.
421		Bekräftelse på ansökan om statsbidrag	B	DHS IN	DHS, Papper	Digitalt, Papper
422		Tilldelningsbeslut för ansökan om statsbidrag	B	DHS IN	DHS, Papper	Digitalt, Papper
423		Redovisning av tilldelat statsbidrag	B	DHS UT	DHS, Papper	Digitalt, Papper		-
424		Begäran om komplettering	B	DHS IN	DHS, Papper	Digitalt, Papper
425		Svar på begäran om komplettering	B	DHS UT	DHS, Papper	Digitalt, Papper
426		Korrespondens kring ansökan om statsbidrag som bidrar till förståelse av ärendet	B	DHS IN, UT	DHS, Papper	Digitalt, Papper
427		Utbetalningslista från migrationsverket	B	DHS UT	DHS	Digitalt, Papper	Utbetalningslistan registreras i DHS av ansvarig handläggare, hos respektive nämnd. Inskannade pappershandlingar lämnas till nämndens registrator
428		Beslut om återbetalning av bidrag	B	DHS IN	DHS	Digitalt, Papper	Utbetalningslistan registreras i DHS av ansvarig handläggare, hos respektive nämnd. Inskannade pappershandlingar lämnas till nämndens registrator
429		Redovisning eller rapportering av bidrag (inklusive kopia på redovisningsmaterial med fakturakopior)	B	DHS UP	G:, Unit4 ERP, DHS	Digitalt, Papper	Över redovisade kostnader, tas ut ur Unit4 ERP och registreras i DHS av ansvarig handläggare. Inskannade pappershandlingar lämnas till nämndens registrator.
430		Beslut om riktat statsbidrag	B	DHS IN	DHS	Digitalt, Papper	Registreras i DHS av ansvarig handläggare. Inskannade pappershandlingar lämnas till nämndens registrator.
431	2.4.3.2	Hantera egna EU-bidrag	….	-	-	-	-	-	-
432		Ansöka om EU-bidrag					Motsvarar process 2.4.3.2 i Kommungemensam informationshanteringsplan för ekonomi 2021.
433		Ansökan om EU-bidrag	B	DHS UT	DHS	Digitalt, Papper	Registreras i DHS av ansvarig handläggare. Inskannade pappershandlingar lämnas till nämndens registrato.
434		Redovisning och rapportering av bidrag (inklusive kopia på redovisningsmaterial med fakturakopior)	B	DHS UP	G:, Unit4 ERP, DHS	Digitalt, Papper	Över redovisade kostnader, tas ut ur Unit4 ERP och registreras i DHS av ansvarig handläggare. Inskannade pappershandlingar lämnas till nämndens registrator.
435		Beslut om EU-bidrag	B	DHS IN	DHS	Digitalt, Papper	Registreras i DHS av ansvarig handläggare. Inskannade pappershandlingar lämnas till nämndens registrator.
436		(Eventuellt) beslut om återbetalning av bidrag	B	DHS IN	DHS	Digitalt, Papper	Registreras i DHS av ansvarig handläggare. Inskannade pappershandlingar lämnas till nämndens registrator.
437	2.4.3.3	Hantera nationell medfiansiering	….	-	-	-	-	-	-
438		Ansökan om nationell medfinansiering	B	DHS UT	DHS	Digitalt, Papper	Registreras i DHS av ansvarig handläggare. Inskannade pappershandlingar lämnas till nämndens registrator.
439		Redovisning eller rapportering av medfinansiering (inklusive kopia på redovisningsmaterial med fakturakopior)	B	DHS UP	G:, DHS, Unit4 ERP	Digitalt, Papper	Redovisade kostnader, tas ut ur Unit4 ERP och registreras i DHS av ansvarig handläggare. Inskannade pappershandlingar lämnas till nämndens registrator.
440		Beslut om medfinansiering	B	DHS IN	DHS	Digitalt, Papper	Registreras i DHS av ansvarig handläggare. Inskannade pappershandlingar lämnas till nämndens registrator.
441		(Eventuellt) beslut om återbetalning av medfinansiering	B	DHS IN	DHS	Digtalt, Papper	Registreras i DHS av ansvarig handläggare. Inskannade pappershandlingar lämnas till nämndens registrator.
442	2.5	Inköp	..	-	-	-	-	-	-
443	2.5.1	Inköp	…	-	-	-	-	-	-

444	2.5.1.2	Hantera upphandling	….	-	-	-	-	-	-
445		Adresslistor	V		TendSign		Kan gallras i samband med att uppgifterna uppdateras till aktuella uppgifter, eller när uppgifterna inte längre är aktuella.	Enligt Bevarande- och gallringsplan för handlingar inom området Allmän administration, fastställd av kulturnämnden 2011-05-26 § 74, sida 12.
446		Anbudsformulär inklusive bilagor	B	DHS UT	DHS, TendSign	Digitalt
447		Förfrågningsunderlag	B	DHS UT	DHS, TendSign	Digitalt
448		Öppningsprotokoll (analog underskrift)	B	DHS UP	Papper, DHS, TendSign	Papper	Se rad nedan för öppningsprotokoll med godkännandestämpel i DHS.
449		Öppningsprotokoll (godkännandestämpel i DHS)	B	DHS UP	DHS, TendSign	Digitalt	Se rad ovan för öppningsprotokoll med analog underskrift.
450		Utvärderingsdokumentation	B	DHS UT	DHS, TendSign	Digitalt
451		Tilldelningsbeslut (analog underskrift)	B	DHS UP, UT	Papper, DHS, TendSign	Papper	Se rad nedan för tilldelningsbeslut med avancerad elektronisk underskrift.
452		Tilldelningsbeslut (avancerad elektronisk underskrift)	B		DHS, TendSign	Digitalt	Se rad ovan för tilldelningsbeslut med analog underskrift.
453		Avtal (analog underskrift)	B	DHS UP	Papper, DHS, TendSign	Papper	Se rad nedan för avtal med avancerad elektronisk underskrift.
454		Avtal (avancerad elektronisk underskrift)	B	DHS UP	DHS, TendSign	Digitalt	Se rad ovan för avtal med analog underskrift.
455		Personuppgiftsbiträdesavtal (PUB-avtal) (analog underskrift)	B	DHS UP	Papper, DHS, TendSign	Papper	Se rad nedan för PUB-avtal med avancerad elektronisk underskrift. Se även 1.4.1.2.
456		Personuppgiftsbiträdesavtal (PUB-avtal) (avancerad elektronisk underskrift)	B	DHS UP	DHS, TendSign	Digitalt	Se rad ovan för PUB-avtal med analog underskrift.
457		Ramavtal (analog underskrift)	B	DHS UP	Papper, DHS, TendSign	Papper	Se rad nedan för ramavtal med avancerad elektronisk underskrift.
458		Ramavtal (avancerad elektronisk underskrift)	B	DHS UP	DHS, TendSign	Digitalt	Se rad ovan för ramavtal med analog underskrift.
459		Kvittens om meddelande om tilldelning av kontrakt	B	DHS IN	DHS, TendSign	Digitalt
460		Anbud, inte tilldelade, ej antagna	4	TendSign	Kan gallras 4 år efter tilldelat kontrakt.			Lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU), 12 kap. 17 §. När en upphandling har avslutats ska en upphandlande myndighet på betryggande sätt förvara anbudsansökningar och anbud med tillhörande beskrivningar, modeller och ritningar samt anbudsförteckningar, sammanställningar, sådana dokument som avses i 14 §, den individuella rapporten enligt 15 § och liknande handlingar. Handlingarna ska bevaras minst fyra år från den dag då kontraktet tilldelades.
461		Tilldelade, antagna anbud, inklusive eventuella förtydliganden	B	DHS IN	DHS, TendSign	Digitalt
462		Upphandlingsprotokoll genererat av upphandlingssystem	B	DHS UP	DHS, TendSign	Digitalt
463		Beslut om att avbryta upphandling, protokoll	B	DHS UP	Papper, DHS, TendSign	Papper, digitalt
464		Meddelande om prisjustering	B	DHS IN, UT	Papper, DHS, TendSign	Papper
465		Avtalsändringar (avancerad elektronisk underskrift)	B	DHS UP	Papper, DHS, TendSign	Digitalt	Till exempel partsändringar och prisjustering.
466		Lottningsprotokoll	B	DHS UP	DHS, TendSign	Digitalt
467		Sekretessbegäran	B	DHS IN	DHS, TendSign	Digitalt	Kan vara bilaga till avtal.
468		Kreditupplysning	B	DHS UP	DHS, TendSign	Digitalt	Vid behov tas kreditupplysning ut via olika systemstöd som en del i upphandlingsarbetet.
469		Hantera överprövning av upphandling
470		Meddelande om överprövning	B	DHS IN	DHS, E-post, Ärnst	Digitalt	Registreras i befintligt upphandlingsärende, det ärende som överprövningen gäller.
471		Yttrande	B	DHS UT	DHS, E-post	Digitalt
472		Dom	B	DHS IN	DHS, E-post	Digitalt
473		Andra handlingar som kan ingå i ärendet	B	DHS IN, UT	DHS, E-post	Digitalt	Till exempel korrespondens, föreläggande och underrättelse.
474	2.5.1.3	Hantera löpande avtal	….	-	-		-
475		Avtal som rör kommunstyrelsens verksamhetsområde	B	DHS UP	Papper, DHS, E-post	Papper	Till exempel uppdragsavtal. Se rad nedan för avtal med avancerad elektronisk underskrift. Hanteras inom respektive process.
476		Avtal som rör kommunstyrelsens verksamhetsområde (avancerad elektronisk underskrift)	B	DHS UP	DHS, E-post	Digitalt	Till exempel uppdragsavtal. Se rad ovan för avtal med analog underskrift. Hanteras inom respektive process.

477		Avtal som inte rör kommunstyrelsens verksamhetsområde och inte är kommunal stödverksamhet (analog underskrift)	2		Papper, G:, Teams, E-post		Till exempel städ- och serviceavtal med mera. Se rad nedan för avtal med avancerad elektronisk underskrift.	Kan gallras 2 år efter avtalstidens slut. Enligt Bevarande- och gallringsplan för handlingar inom området Allmän administration, fastställd av kulturnämnden 2011-05-26 § 74, sida 7.
478		Avtal som inte rör kommunstyrelsens verksamhetsområde och inte är kommunal stödverksamhet (avancerad elektronisk underskrift)	2		G:, Teams, E-post		Till exempel städ- och serviceavtal med mera. Se rad ovan för avtal med analog underskrift.	Kan gallras 2 år efter avtalstidens slut. Enligt Bevarande- och gallringsplan för handlingar inom området Allmän administration, fastställd av kulturnämnden 2011-05-26 § 74, sida 7.
479	2.5.1.4	Avropa och göra direktinköp	….	-	-		-
480		Hantera avrop från rangordnat ramavtal
481		Avrop	B	DHS UT	DHS, Proceedo, TendSign	Digitalt	Till leverantör. Xxx även benämnas "beställning".
482		Antagna eller tilldelade anbud	B	DHS IN	DHS, Proceedo, TendSign	Digitalt
483		Referenstagning	B	DHS IN, UT	DHS, E-post, Proceedo, TendSign	Digitalt
484		Avtal	B	DHS UP	Papper, DHS, Xxxxxxxx, TendSign	Papper	Xxx även benämnas "kontrakt".
485		Hantera förnyad konkurrensutsättning (FKU)
486		Inbjudan till förnyad konkurrensutsättning	B	DHS UT	DHS, Proceedo, TendSign	Digitalt
487		Anbud, inte antagna eller tilldelade	4		Proceedo, TendSign		Kan gallras 4 år efter tilldelat kontrakt.	Lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU), 12 kap. 17 §. När en upphandling har avslutats ska en upphandlande myndighet på betryggande sätt förvara anbudsansökningar och anbud med tillhörande beskrivningar, modeller och ritningar samt anbudsförteckningar, sammanställningar, sådana dokument som avses i 14 §, den individuella rapporten enligt 15 § och liknande handlingar. Handlingarna ska bevaras minst fyra år från den dag då kontraktet tilldelades.	X = 2 år enligt Bevarande- och gallringsplan allmän administration, s. 12, handling Anbud och offerter, ej antagna. Enligt verksamheten har inte den fristen tillämpats då man har följt LOU (lagstiftningen) istället. Därför behöver beslutet inte gälla retroaktivt.
488		Antagna eller tilldelade anbud	B	DHS IN	DHS, Proceedo, TendSign	Digitalt
489		Öppningsprotokoll (analog underskrift)	B	DHS UP	Papper, DHS, Proceedo, TendSign	Papper	Se rad nedan för öppningsprotokoll med godkännandestämpel i DHS.
490		Öppningsprotokoll (godkännandestämpel i DHS)	B	DHS UP	DHS, Proceedo, TendSign	Digitalt	Se rad ovan för öppningsprotokoll med analog underskrift.
491		Tilldelningsbeslut (analog underskrift)	B	DHS UP, UT	Papper, DHS, Proceedo, TendSign	Papper	Se rad nedan för tilldelningsbeslut med avancerad elektronisk underskrift.
492		Tilldelningsbeslut (avancerad elektronisk underskrift)	B	DHS UP, UT	DHS, Proceedo, TendSign	Digitalt	Se rad ovan för tilldelningsbeslut med analog underskrift.
493		Avtal (analog underskrift)	B	DHS UP	Papper, DHS, Proceedo, TendSign	Papper	Se rad nedan för avtal med avancerad elektronisk underskrift.
494		Avtal (avancerad elektronisk underskrift)	B	DHS UP	DHS, Proceedo, TendSign	Digitalt	Se rad ovan för avtal med analog underskrift.
495		Hantera överprövning av förnyad konkurrensutsättning			Hanteras enligt 2.5.1.2, underprocess Hantera överprövning av upphandling.
496		Meddelande om överprövning	B	DHS IN	DHS, E-post, Ärnst	Digitalt	Registreras i befintligt upphandlingsärende, det ärende som överprövningen gäller.
497		Yttrande	B	DHS UT	DHS, E-post	Digitalt
498		Dom	B	DHS IN	DHS, E-post	Digitalt
499		Andra handlingar som kan ingå i ärendet	B	DHS IN, UT	DHS, E-post	Digitalt	Till exempel korrespondens, föreläggande och underrättelse.
500		Hantera direktupphandling			Avser dokumentationspliktig upphandling.
501		Inbjudan till direktupphandling	B	DHS UT	DHS, E-post, Proceedo, TendSign	Digitalt	Dokumenteras även i handlingstyp Formulär för obligatorisk dokumentation om direktupphandling. Om inbjudan sker per telefon finns informationen endast i handlingstyp Formulär för obligatorisk dokumentation om direktupphandling.

502		Anbud, inte antagna, ej tilldelade	4		Proceedo, TendSign		Xxx xxxxxxx 4 år efter tilldelat kontrakt.	Lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU), 12 kap. 17 §. När en upphandling har avslutats ska en upphandlande myndighet på betryggande sätt förvara anbudsansökningar och anbud med tillhörande beskrivningar, modeller och ritningar samt anbudsförteckningar, sammanställningar, sådana dokument som avses i 14 §, den individuella rapporten enligt 15 § och liknande handlingar. Handlingarna ska bevaras minst fyra år från den dag då kontraktet tilldelades.
503		Antagna eller tilldelade anbud	B	DHS IN	DHS, Proceedo, TendSign	Digitalt
504		Formulär för obligatorisk dokumentation om direktupphandling	B	DHS UP	DHS, Proceedo, TendSign	Digitalt	Upphandlingsdokument som sammanställer väsentliga delar av direktupphandlingen.
505		Referenstagning	B	DHS IN, UT	DHS, Proceedo, TendSign	Digitalt
506		Tilldelningsbeslut	B	DHS UP, UT	DHS, Proceedo, TendSign, Papper	Papper	Upprättas när tilldelningsbeslut skickas ut. Kan även meddelas per telefon och framgår då av handlingstyp Formulär för obligatorisk dokumentation av direktupphandling.
507		Avtal	B	DHS UP	Papper, DHS, Proceedo, TendSign	Papper	Skrivs under i de fall avtal upprättas, i andra fall framgår informationen av anbud.
508		Handlingar om överprövning av direktupphandling			Hanteras enligt 2.5.1.2, underprocess Hantera överprövning av upphandling.
509		Meddelande om överprövning	B	DHS IN	DHS, E-post, Ärnst	Digitalt	Registreras i befintligt upphandlingsärende, det ärende som överprövningen gäller.
510		Yttrande	B	DHS UT	DHS, E-post	Digitalt
511		Dom	B	DHS IN	DHS, E-post	Digitalt
512		Andra handlingar som kan ingå i ärendet	B	DHS IN UT	DHS, E-post	Digitalt	Till exempel korrespondens, föreläggande och underrättelse.
513		Hantera direktinköp			Till exempel formulär för inköpsorder (rekvisition), orderbekräftelse och leveransbekräftelse. Informationen hanteras i Proceedo och Unit4 ERP, den skickas från Proceedo till Unit4 ERP. Samma gallringsfrist gäller för informationen i Proceedo som i Unit4 ERP. Hanteras enligt aktuell process inom Kommungemensam informationshanteringsplan för ekonomi.
514	2.6	Lokalförsörjning och fastighetsunderhåll	..	-	-	-	-	-	-
515	2.6.1	Anskaffning	…	-	-		-
516	2.6.1.0	Leda – styra – organisera	….	-	Till denna process hör minnesanteckningar från olika arbets- och verksamhetsmöten (1.1.4.1).		-
517		Hantera framtagande av Bostads- och lokalförsörjningsplaner
518		Direktiv för framtagande av Bostads- och lokalförsörjningsplaner	B	DHS UT	DHS, Teams	Digitalt	Skickas till direktörerna i Styrgrupp för bostads- och lokalförsörjning via E-post en gång per år för godkännande.
519		Godkännande av direktiv för Bostads- och lokalförsörjningsplaner	B	DHS IN	DHS, Teams, E-post	Digitalt	Inkommer via E-post.
520		Projektplan för framtagande av Bostads- och lokalförsörjningsplaner	B	DHS UT	DHS, Teams	Digitalt	Skickas till direktörerna i Styrgrupp för bostads- och lokalförsörjning via E-post för godkännande.
521		Godkännande av projektplan för framtagande av Bostads- och lokalförsörjningsplaner	B	DHS IN	DHS, Teams, E-post	Digitalt	Inkommer via E-post.
522		Teknisk kapacitetsbedömning	B	DHS UT	DHS, Teams	Digitalt	Skickas från verksamheterna via E-post. Sammanställs i generell i behovsbeskrivning.
523		Verksamhetskapacitetsbedömning	B	DHS UT	DHS, Teams, E-post	Digitalt	Skickas från verksamhet via E-post. Sammanställs i generell behovsbeskrivning.

524		Generell behovsbeskrivning	B	DHS IN, UT	DHS, Teams, E-post	Digitalt	Tas fram av respektive nämnd med stöd från Stab Fastighet, inkommer via E-post.
525		Dokumentation från strategiska seminarier	B	DHS IN	DHS, Teams, E-post	Digitalt	Skickas via E-post till deltagarna i seminariet.
526		Åtgärds- och utredningslista	B	DHS UP	DHS, Teams	Digitalt	Inklusive ekonomiska konsekvenser. Slutlig version bevaras i DHS.
527		Inspel från politiken	B	DHS IN	DHS, Teams	Digitalt	Utgörs oftast av politiska nämndbeslut. Inkommer via E-post. Muntliga inspel dokumenteras i tjänsteanteckning och diarieförs i DHS.
528		Prioriteringsunderlag	B	DHS IN, UT	DHS, Teams	Digitalt	Tas fram av respektive verksamhet med stöd från Stab Fastighet, inkommer och skickas via E-post.
529		Bostads- och lokalförsörjningsplan	B	DHS UP	DHS, Teams	Digitalt	Reviderar föregående års plan i arbetsmappar i Teams, slutlig plan registreras och läggs i DHS och går till arbetsutskott för eventuell revidering samt till beslut i nämnd.
530		Hantera utredning för bostads- och lokalförsörjning			Denna process är en delprocess i processen Hantera framtagande av Bostads- och lokalförsörjningsplaner
531		Behovsbeskrivning	B	DHS UP, UT	DHS, Teams	Digitalt	Tas fram av respektive nämnd.
532		Idébeskrivning	B	DHS UT	DHS, Teams, E-post	Digitalt	Tas fram tillsammans med respektive verksamhet. Skickas via E-post för godkännande hos respektive verksamhet.
533		Godkännande av idébeskrivning	B	DHS IN	DHS, Teams, E-post	Digitalt	Inkommer via E-post alternativt via protokoll från beslutsmöte.
534		Utredningsrapport	B	DHS IN	DHS, Teams, E-post	Digitalt	Inkommer frö godkännande från fastighet.
535		Inspel från politiken	B	DHS IN	DHS, Teams, E-post	Digitalt	Utgörs oftast av politiska nämndbeslut. Inkommer via E-post. Muntliga inspel dokumenteras i tjänsteanteckning och diarieförs i DHS.
536		Dokumentation från intervjuer eller studiebesök	B	DHS UP	DHS, Teams	Digitalt
537		Godkännande av utredningsrapport	B	DHS IN	DHS, Teams, E-post	Digitalt	Inkommer via E-post alternativt via protokoll från beslutsmöte.
538		Ta fram funktionsprogram
539		Funktionsprogram	B	DHS UT	DHS, Teams	Digitalt	Tas fram per lokaltyp tillsammans med berörd verksamhet. Revideras årligen. Beslut fattas i nämnd.
540		Dokumentation från intervjuer eller studiebesök	B	DHS UP	DHS, Teams	Digitalt
541		Remiss funktionsprogram	B	DHS IN	DHS, Teams, E-post	Digitalt
542		Yttranden från remissrundor	B	DHS UT	DHS, Teams, E-post	Digitalt
543	2.6.1.1	Uppföra lokal	….	-	-		-
544		Hantera inhyrning av nybyggnation och större verksamhetsanpassningar
545		Projektplan	B	DHS IN	DHS, Teams, E-post	Digitalt	Inkommer från fastighetsstaben.
546		Godkännande av projektplan	B	DHS UT	DHS, Teams, E-post	Digitalt	Skickas till fastighetstaben.
547		Protokoll med styrgruppsbeslut	B	DHS UP	DHS, Teams	Digitalt	Upprättas av stab fastighet.
548		Beställning förstudie (analog underskrift)	B	DHS UT	Papper, DHS, Teams, E-post	Papper	Består av slutlig version av beställningsunderlag samt beställningsblankett. Skickas till verksamheten eller verksamheterna via papperspost eller internpost för underskrift, och inkommer underskrivet via papperspost eller internpost. Skrivs under av Stab fastighet, skannas och skickas till utförare via E-post. Pappersexemplaret skickas till registrator. Xxx också skrivas under med avancerad elektronisk underskrift. Se rad nedan för beställning förstudie med avancerad elektronisk underskrift.
549		Beställning förstudie (avancerad elektronisk underskrift)	B	DHS UT	DHS, Teams, E-post	Digitalt	Består av slutlig version av beställningsunderlag samt beställningsblankett. Se rad ovan för beställning förstudie med analog underskrift.
550		Inspel från politiken	B	DHS IN	DHS, Teams, E-post	Digitalt	Utgörs oftast av politiska nämndbeslut. Inkommer via E-post. Muntliga inspel dokumenteras i tjänsteanteckning och diarieförs i DHS.
551		Bekräftelse på mottagen beställning	B	DHS IN	DHS, Teams	Digitalt	Inkommer från utföraren via E-post.
552		Granskningshandlingar för förstudieskedet	B	DHS IN, UT	DHS, Teams	Digitalt	Inkommer via E-post från utföraren. Om nämnden ska svara så vidarebefordas granskningshandlingarna till nämndsekreteraren.
553		Återkoppling på granskningshandlingar förstudieskedet	B	DHS IN	DHS, Teams	Digitalt	Inkommer via E-post från utföraren. Om nämnden ska svara så vidarebefordas granskningshandlingarna till nämndsekreteraren.
554		Förstudierapport	B	DHS IN	DHS, Teams	Digitalt	Inkommer via E-post.
555		Ändrings- och tilläggsarbeten (ÄTA)	B	DHS IN	DHS, Teams	Digitalt	Inkommer från fastighetsägare via E-post. Kan ske vid olika tidpunkter under processen.

556		Protokoll från projektmöten	B	DHS IN, UT	DHS, Teams	Digitalt	Protokoll förs av utföraren löpande under projektets gång. Kopia av protokoll som reglerar projektets framdrift hämtas av Stab fastighet.
557		Beställning av programhandlingar (analog underskrift)	B	DHS UT	Papper, DHS Teams, E-post	Papper	Består av kompletterad slutlig version av beställningsunderlag samt beställningsblankett. Skickas till verksamheten via papperspost eller internpost för underskrift, och inkommer underskrivet via papperspost eller internpost. Skrivs under av Stab fastighet, skannas och skickas till utförare via E-post. Pappersexemplaret skickas till registrator. Se rad nedan för beställning av programhandlingar med avancerad elektronisk underskrift.
558		Beställning av programhandlingar (avancerad elektronisk underskrift)	B	DHS UT	DHS, Teams, E-post	Digitalt	Se rad ovan för beställning av programhandlingar med analog underskrift.
559		Granskningshandlingar för programhandlingsskedet	B	DHS IN, UT	DHS, Teams, E-post	Digitalt	Inkommer via E-post.
560		Återkoppling på granskningshandlingar programhandlingsskedet	B	DHS IN	DHS, Teams, E-post	Digitalt	Inkommer via E-post.
561		Rapport av programhandlingsskedet	B	DHS UT	DHS, Teams, E-post	Digitalt	Skickas till fastighet via E-post.
562		Presentation av programhandlingar	V		Teams		Presentationsmaterial som visas för verksamheterna. Kan gallras vid inaktualitet när projektet avslutas.	Bedöms motsvara 2.1.1.2 underprocess Handlingar av tillfällig eller ringa betydelse, handlingstyp Dubbletter och kopior och kan därför gallras med stöd av RA-FS 2021:6, s. 4. Se hanteringsanvisning för information om när gallring kan ske.
563		Protokoll från presentation av programhandlingar	B	DHS UT, IN	DHS, Teams	Digitalt	Protokollförs av verksamhet eller stab fastighet beroende på forum. Om protokoll förs av verksamhet tas kopia på protokoll eller utdrag ur protokoll, hämtas av stab fastighet.
564		Förfrågan om möte rörande programhandlingar	V		E-post		Inklusive presentationsmaterial, programhandlingar (ritningar). Skickas via E-post till fackliga företrädare. Möte genomförs om de fackliga företrädarna önskar det, annars går de igenom de bifogade handlingarna på egen hand. Kan gallras vid inaktualitet när projektet avslutas.	Bedöms motsvara: - 2.1.1.2 underprocess Handlingar av tillfällig eller ringa betydelse, handlingstyp Dubbletter och kopior, kan därför gallras med stöd av RA-FS 2021:6, s. 4 samt - 1.4.2.1 underprocess Hantera korrespondens, handlingstyp Rutinkorrespondens (av kortsiktig betydelse), kan därför gallras med stöd av Bevarande- och gallringsplan allmän administration, s. 9, handling Rutinkorrespondens samt RA-FS 2021:6, s. 4, handlingstyp Handlingar rörande frågor, svar och meddelanden av rutinmässig karaktär. Se hanteringsanvisning för information om när gallring kan ske.
565		Protokoll från möte rörande programhandlingar	B	DHS UT	DHS, Teams	Digitalt	Protokoll från möte med fackliga företrädare. Förs av stab fastighet
566		Programhandling med underskrift.	B	DHS IN	Papper, DHS, Teams	Papper	Pappershandlingar skrivs under vid sittande möte. Elektroniskt signerade handlingar inkommer inskannade från fackliga företrädare via E-post.
567		Synpunkter på programhandling	B	DHS IN	DHS, Teams	Digitalt	Inkommer via E-post från fackliga företrädare
568		Bekräftelse på synpunkter på programhandlingar	B	DHS UT	DHS, Teams	Digitalt	Skickas till fackliga företrädare via E-post.
569		Komplettering av projekteringshandlingar	B	DHS UT	Papper, DHS, Teams, E-post	Papper	Består av kompletterad slutlig version av beställningsunderlag samt beställningsblankett. Inkommer till verksamheten via papperspost eller internpost för underskrift. Pappersexemplaret skickas till registrator.
570		Granskningshandlingar för projekteringsskedet	B	DHS IN, UT	DHS, Teams, E-post	Digitalt	Inkommer via E-post från fastighetsstab. Om nämnden har yttrat sig ska handlingarna vidarebefordras till nämndsekreteraren.
571		Återkoppling på granskningshandlingar	B	DHS IN	DHS, Teams, E-post	Digitalt	Inkommer via E-post.
572		Rapport av projekteringsskedet	B	DHS UT	DHS, Teams, E-post	Digitalt	Skickas via E-post.
573		Beställning av produktion	B	DHS IN	Papper, DHS, Teams, E-post	Papper	Består av kompletterad slutlig version av beställningsunderlag samt beställningsblankett. Inkommer via post för underskrift, och inkommer underskrivet via papperspost eller internpost. Skrivs under av Stab fastighet, skannas och skickas till utförare via E-post. Pappersexemplaret skickas till registrator.
574		Slutrapport för produktion	B	DHS IN, UT	DHS, Teams, E-post	Digitalt	Skickas via E-post. Processen övergår i 2.6.1.4 Hantera inhyrning av lokal.
575		Besiktningsprotokoll från slutbesiktning	B	DHS IN	DHS, Teams, E-post	Digitalt	Inkommer från fastighetsägare via E-post.

576		Erfarenhetsåterföring utförare	B	DHS UT	DHS, Teams, E-post	Digitalt	Skickas till fastighet via E-post.
577		Erfarenhetsåterföring funktion	B	DHS UT	DHS, Teams, E-post	Digitalt	Verksamheten tar fram det tillsammans med fastighet och skickas via E-post berörda verksamheter.
578		Hantera avvikelser rörande inhyrning av nybyggnation och större verksamhetsanpassningar
579		Avvikelserapport	B	DHS IN	DHS, Teams, E-post	Digitalt	Inkommer från utföraren via E-post. Kan inkomma vid olika tidpunkter under projektet.
580		Respons på avvikelserapport	B	DHS UT	DHS, Teams, E-post	Digitalt	Skickas till utföraren via E-post.
581		Begäran om komplettering av avvikelserapport	B	DHS UT	DHS, Teams, E-post	Digitalt	Skickas till utförare via E-post.
582		Komplettering	B	DHS IN, UT	DHS, Teams, E-post	Digitalt	Inkommer från utföraren via E-post.
583		Korrespondens av långsiktig betydelse	B	DHS IN, UT	DHS, Teams, E-post	Digitalt	Skickas via E-post till och från utförare och verksamhet. Korrespondens av långsiktig betydelse ska bevaras. Bedömning görs i varje enskilt fall. Jämför rad nedan.
584		Korrespondens av kortsiktig betydelse	V		Teams, E-post		Skickas via E-post till och från utförare och verksamhet. Korrespondens av kortsiktig betydelse kan gallras när verksamheten inte längre har behov av informationen. Bedömning görs i varje enskilt fall. Jämför rad ovan.	Bedöms motsvara 1.4.2.1 underprocess Hantera korrespondens, handlingstyp Rutinkorrespondens (av kortsiktig betydelse), kan därför gallras med stöd av: -?Bevarande- och gallringsplan allmän administration, s. 9, handlingstyp Rutinkorrespondens samt -?RA-FS 2021:6, s. 4, handlingstyp Handlingar rörande frågor, svar och meddelanden av rutinmässig karaktär. Se hanteringsanvisning för information om när gallring kan ske.
585		Åtgärdsförslag	B	DHS IN	DHS, Teams, E-post	Digitalt	Inkommer till berörd verksamhet via E-post.
586		Godkännande eller nekande av åtgärd	B	DHS UT	DHS, Teams, E-post	Digitalt	Skickas från berörd verksamhet via E-post.
587		Protokollsutdrag från förankring av avvikelse	B	DHS UT	DHS, Teams	Digitalt	Skickas från berörd verksamhet.
588	2.6.1.2	Bygga om lokal	….	-	-		-
589		Hantera hyresgäst- / verksamhetsanpassning i bestånd ägt av extern fastighetsägare
590		Önskemål om lokalförändring eller beställning	B	DHS UT	DHS, G:	Digitalt	Skickas via DHS från förvaltning.
591		Begäran om komplettering	B	DHS IN	DHS, G:	Digitalt	Skickas förvaltningen via E-post.
592		Komplettering	B	DHS IN	DHS, G:	Digitalt	Inkommer via DHS från förvaltning
593		Korrespondens om beställning, av långsiktig betydelse	B	DHS IN, UT	DHS, G:, E-post	Digitalt	Kan även benämnas "dialog", "respons" eller "fråga". Skickas via E-post till och från verksamhet. Korrespondens av långsiktig betydelse ska bevaras. Bedömning görs i varje enskilt fall. Jämför rad nedan.
594		Korrespondens om beställning, av kortsiktig betydelse	V		G:, E-post		Kan även benämnas "dialog", "respons" eller "fråga". Skickas via E-post till och från verksamhet. Korrespondens av kortsiktig betydelse kan gallras när verksamheten inte längre har behov av informationen. Bedömning görs i varje enskilt fall. Jämför rad ovan.	Bedöms motsvara 1.4.2.1 underprocess Hantera korrespondens, handlingstyp Rutinkorrespondens (av kortsiktig betydelse), kan därför gallras med stöd av: -?Bevarande- och gallringsplan allmän administration, s. 9, handlingstyp Rutinkorrespondens samt -?RA-FS 2021:6, s. 4, handlingstyp Handlingar rörande frågor, svar och meddelanden av rutinmässig karaktär. Se hanteringsanvisning för information om när gallring kan ske.
595		Offertförfrågan för hyresgästanpassning	B	DHS UT	DHS, G:, E-post	Digitalt	Skickas till fastighetsägare via E-post.
596		Antagen offert eller hyresavtal	B	DHS IN	DHS, G:, E-post	Digitalt	Inkommer från fastighetsägare via E-post.

597		Ej antagen offert	4		G:		Kan gallras 4 år efter tilldelat kontrakt eller avtal.	Lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU), 12 kap. 17 §. När en upphandling har avslutats ska en upphandlande myndighet på betryggande sätt förvara anbudsansökningar och anbud med tillhörande beskrivningar, modeller och ritningar samt anbudsförteckningar, sammanställningar, sådana dokument som avses i 14 §, den individuella rapporten enligt 15 § och liknande handlingar. Handlingarna ska bevaras minst fyra år från den dag då kontraktet tilldelades.
598		Korrespondens kring upprättande av tilläggsavtal	B	DHS IN, UT	DHS, G:, E-post	Digitalt	Skickas till och från fastighetsägare samt hyresgäst via E-post.
599		Korrespondens kring beställningar under basbelopp som inte periodiseras, av betydelse för ärendet	B	DHS IN, UT	DHS, G:, E-post	Digitalt	Inkommer, skickas ut via E-post. Korrespondens av betydelse för ärendet ska bevaras. Bedömning görs i varje enskilt fall. Jämför rad nedan.
600		Korrespondens kring beställningar under basbelopp som inte periodiseras, av kortsiktig betydelse	V		G:, E-post		Inkommer, skickas ut via E-post. Korrespondens av kortsiktig betydelse kan gallras när verksamheten inte längre har behov av informationen. Bedömning görs i varje enskilt fall. Jämför rad ovan.	Bedöms motsvara 1.4.2.1 underprocess Hantera korrespondens, handlingstyp Rutinkorrespondens (av kortsiktig betydelse), kan därför gallras med stöd av: -?Bevarande- och gallringsplan allmän administration, s. 9, handlingstyp Rutinkorrespondens samt -?RA-FS 2021:6, s. 4, handlingstyp Handlingar rörande frågor, svar och meddelanden av rutinmässig karaktär. Se hanteringsanvisning för information om när gallring kan ske.
601		Tilläggsavtal med hyresgäst	B	DHS IN, Fastighetssystem UT, IN	Papper, DHS, Fastighetssystem	Papper	Skickas underskrivet i pappersform till berörd verksamhetsrepresentant, och inkommer underskrivet från verksamhetsrepresentant och skannas till DHS och fastighetssystem. Pappershandlingen skickas till registraturen. Se rad nedan för tilläggsavtal med hyresgäst med avancerad elektronisk underskrift.
602		Tilläggsavtal med fastighetsägare	B	DHS IN, Fastighetssystem UT, IN	Papper, DHS, Fastighetssystem	Papper, Digitalt	Inkommer via pappersbrev. Pappersbaserat avtal skrivs under skannas till DHS och till fastighetssystem samt skickas ett exemplar till fastighetsägare. Kan även inkomma via E-post för e-signering.
603		Hyresgäst- / verksamhetsanpassning i bestånd ägt av kommunal fastighetsägare
604		Önskemål om lokalförändring eller beställning	B	DHS UT	DHS, G:	Digitalt	Skickas via DHS till fastighet.
605		Begäran om komplettering	B	DHS IN	DHS, G:, E-post	Digitalt	Inkommer till berörd verksamhet via E-post.
606		Komplettering	B	DHS UT	DHS, G:, E-post	Digitalt	Skickas vi DHS till fastighet.
607		Korrespondens om beställning, av långsiktig betydelse	B	DHS IN, UT	DHS, G:, E-post	Digitalt	Kan även benämnas "dialog", "respons" eller "fråga". Skickas via E-post till och från verksamhet. Korrespondens av långsiktig betydelse ska bevaras. Bedömning görs i varje enskilt fall. Jämför rad nedan.
608		Korrespondens om beställning, av kortsiktig betydelse	V		G:, E-post		Kan även benämnas "dialog", "respons" eller "fråga". Skickas via E-post till och från verksamhet. Korrespondens av kortsiktig betydelse kan gallras när verksamheten inte längre har behov av informationen. Bedömning görs i varje enskilt fall. Jämför rad ovan.	Bedöms motsvara 1.4.2.1 underprocess Hantera korrespondens, handlingstyp Rutinkorrespondens (av kortsiktig betydelse), kan därför gallras med stöd av: -?Bevarande- och gallringsplan allmän administration, s. 9, handlingstyp Rutinkorrespondens samt -?RA-FS 2021:6, s. 4, handlingstyp Handlingar rörande frågor, svar och meddelanden av rutinmässig karaktär. Se hanteringsanvisning för information om när gallring kan ske.
609		Offertförfrågan för hyresgästanpassning	B	DHS IN	DHS, G:, E-post	Digitalt	Skickas till fastighetsägare via E-post.
610		Beställning av projektering	B	DHS UT	DHS, G:, E-post	Digitalt	Görs vid särskilda önskemål om lokalförändringar. Skickas till fastighetsägare via E-post.

611		Projekteringshandlingar	B	DHS IN	DHS, G:, E-post	Digitalt	Inkommer från fastighetsägare via E-post. Diskuteras med verksamheten vid möte. Förekommer i olika versioner i processen. Slutversion läggs i DHS.
612		Mötesprotokoll	B	DHS IN, UP	DHS, G:, E-post	Digitalt	Kan inkomma från verksamhet eller fastighetsägare via E-post efter möte kring projekteringshandlingar. Mötesprotokoll som innehåller beslut ska läggas i DHS.
613		Offert	B	DHS IN	DHS, G:, E-post	Digitalt	Inkommer från fastighetsägare via E-post.
614		Antagen offert	B	DHS UT	DHS, papper, G:, E-post	Digitalt, papper	Offert skrivs ut, skrivs under och skannas. Skickas till fastighetsägare via E-post.
615		Ej antagen offert	4		G:		Kan gallras 4 år efter tilldelat kontrakt eller avtal.	Lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU), 12 kap. 17 §. När en upphandling har avslutats ska en upphandlande myndighet på betryggande sätt förvara anbudsansökningar och anbud med tillhörande beskrivningar, modeller och ritningar samt anbudsförteckningar, sammanställningar, sådana dokument som avses i 14 §, den individuella rapporten enligt 15 § och liknande handlingar. Handlingarna ska bevaras minst fyra år från den dag då kontraktet tilldelades.
616		Korrespondens kring upprättande av tilläggsavtal	B	DHS IN, UT	DHS, G:	Digitalt	Skickas till och från fastighetsägare samt hyresgäst via E-post. Kan innehålla ändrings- och tilläggsarbeten (ÄTA).
617		Korrespondens kring beställningar under basbelopp som inte periodiseras, av långsiktig betydelse	B	DHS IN, UT	DHS, G:, E-post	Digitalt	Skickas till och från fastighetsägare samt hyresgäst via E-post. Korrespondens av långsiktig betydelse ska bevaras. Bedömning görs i varje enskilt fall. Jämför rad nedan.
618		Korrespondens kring beställningar under basbelopp som inte periodiseras, av kortsiktig betydelse	V		G:, E-post	Digitalt	Skickas till och från fastighetsägare samt hyresgäst via E-post. Korrespondens av kortsiktig betydelse kan gallras när verksamheten inte längre har behov av informationen. Bedömning görs i varje enskilt fall. Jämför rad ovan.	Bedöms motsvara 1.4.2.1 underprocess Hantera korrespondens, handlingstyp Rutinkorrespondens (av kortsiktig betydelse), kan därför gallras med stöd av: -?Bevarande- och gallringsplan allmän administration, s. 9, handlingstyp Rutinkorrespondens samt -?RA-FS 2021:6, s. 4, handlingstyp Handlingar rörande frågor, svar och meddelanden av rutinmässig karaktär. Se hanteringsanvisning för information om när gallring kan ske.
619		Dokumentation från möten med fastighetsägare och byggmöten, av långsiktig betydelse	B	DHS IN, UT	DHS, G:, E-post	Digitalt	Inkommer och skickas ut via E-post. Jämför rad nedan.
620		Dokumentation från möten med fastighetsägare och byggmöten, av kortsiktig betydelse	V		G:, E-post		Inkommer och skickas ut via E-post. Dokumentation av mer tillfällig betydelse gallras när verksamheten inte längre har behov av informationen. Jämför rad ovan.	SKR Bevara eller gallra 1 Gallringsråd för lednings- och stödprocesser i kommun, landsting och regioner, sida. 35 (avsnitt om projekthandlingar). Kan även jämföras med Bevarande- och gallringsplan allmän administration, s. 16, handlingstyp Tillfälliga minnesanteckningar inom projekt. Se hanteringsanvisning för information
621		Ändrings- och tilläggsarbeten (ÄTA)	B	DHS IN	DHS, G:, E-post	Digitalt	Inkommer från fastighetsägare via E-post.
622		Tilläggsavtal med hyresgäst	B	DHS IN, Fastighetssystem UT, IN	Papper, DHS, Fastighetssystem, E- post	Papper	Skickas underskrivet i pappersform till berörd verksamhetsrepresentant, och inkommer underskrivet från verksamhetsrepresentant och skannas till DHS och fastighetssystem. Pappershandlingen skickas till registraturen. Kan inkomma med elektronisk underskrift. Se rad nedan för tilläggsavtal med hyresgäst med avancerad elektronisk underskrift.
623		Tilläggsavtal med fastighetsägare	B	DHS IN, Fastighetssystem UT, IN	Papper, DHS, Fastighetssystem, E- post	Papper	Inkommer via pappersbrev. Pappersbaserat avtal skrivs under skannas till DHS och till fastighetssystem samt skickas ett exemplar till fastighetsägare. Kan även komma in med didigtal signatur.
624		Hyresgäst- / verksamhetsanpassning i egenägt bestånd
625		Önskemål om lokalförändring eller beställning	B	DHS UT	DHS, G:	Digitalt	Skickas till fastighetstaben.
626		Begäran om komplettering	B	DHS IN	DHS, G:, E-post	Digitalt	Inkommer från fastighetsstaben.
627		Komplettering	B	DHS UT	DHS, G:	Digitalt	Skickas via DHS till fastighetstaben.
628		Korrespondens om beställning av långsiktig betydelse	B	DHS IN, UT	DHS, G:, E-post	Digitalt	Kan även benämnas "dialog", "respons" eller "fråga". Skickas via E-post. Korrespondens av långsiktig betydelse ska bevaras. Bedömning görs i varje enskilt fall. Jämför rad nedan.

629		Korrespondens om beställning av kortsiktig betydelse	V		G:, E-post		Kan även benämnas "dialog", "respons" eller "fråga". Skickas via E- post.	Bedöms motsvara 1.4.2.1 underprocess Hantera korrespondens, handlingstyp Rutinkorrespondens (av kortsiktig betydelse), kan därför gallras med stöd av: -?Bevarande- och gallringsplan allmän administration, s. 9, handlingstyp Rutinkorrespondens samt -?RA-FS 2021:6, s. 4, handlingstyp Handlingar rörande frågor, svar och meddelanden av rutinmässig karaktär. Se hanteringsanvisning för information om när gallring kan ske.
630		Offertförfrågan för hyresgästanpassning	B	DHS IN	DHS, G:, E-post	Digitalt	Inkommer till utförare via E-post.
631		Antagen offert	B	DHS UT	DHS, G:, E-post	Digitalt	Skickas från utförare via E-post.
632		Ej antagen offert	4		G:		Kan gallras 4 år efter tilldelat kontrakt eller avtal.	Lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU), 12 kap. 17 §. När en upphandling har avslutats ska en upphandlande myndighet på betryggande sätt förvara anbudsansökningar och anbud med tillhörande beskrivningar, modeller och ritningar samt anbudsförteckningar, sammanställningar, sådana dokument som avses i 14 §, den individuella rapporten enligt 15 § och liknande handlingar. Handlingarna ska bevaras minst fyra år från den dag då kontraktet tilldelades.
633		Korrespondens rörande investeringar	V		E-post		Skickas via E-post till och från ekonomistab. Se förutsättningar för gallring inom 1.4.2.1 underprocess Hantera korrespondens, handlingstyp Rutinkorrespondens (av kortsiktig betydelse).	Bedöms motsvara 1.4.2.1 underprocess Hantera korrespondens, handlingstyp Rutinkorrespondens (av kortsiktig betydelse), kan därför gallras med stöd av: -?Bevarande- och gallringsplan allmän administration, s. 9, handlingstyp Rutinkorrespondens samt -?RA-FS 2021:6, s. 4, handlingstyp Handlingar rörande frågor, svar och meddelanden av rutinmässig karaktär. Se hanteringsanvisning för information om när gallring kan ske.
634		Ansökan om investeringsmedel	B	DHS UT	DHS, G:, E-post	Digitalt	Skickas till ekonomistab via E-post.
635		Godkännande av investering	B	DHS IN	DHS, G:, E-post	Digitalt	Inkommer från ekonomistaben via E-post.
636		Godkänd offert	B	DHS UT	DHS, G:, E-post	Digitalt	Offert skrivs ut, skrivs under och skannas. Skickas till fastighetsägare via E-post.
637		Korrespondens kring upprättande av tilläggsavtal	B	DHS IN, UT	DHS, G:, E-post	Digitalt	Skickas till och från fastighetsägare samt verksamhet via E-post.
638		Dokumentation från möten med fastighetsägare eller byggmöten	B	DHS IN, UT	DHS, G:, E-post	Digitalt	Inkommer och skickas ut via E-post. Jämför rad nedan.
639		Dokumentation från möten med fastighetsägare byggmöten av tillfällig betydelse	V		G:, E-post		Inkommer och skickas ut via E-post. Dokumentation av mer tillfällig betydelse gallras när verksamheten inte längre har behov av informationen. Jämför rad ovan.	SKR Bevara eller gallra 1 Gallringsråd för lednings- och stödprocesser i kommun, landsting och regioner, sida . 35 (avsnitt om projekthandlingar). Kan även jämföras med Bevarande- och gallringsplan allmän administration, s. 16, handlingstyp Tillfälliga
640		Ändrings- och tilläggsarbeten (ÄTA)	B	DHS IN, UT	DHS, G:, E-post	Digitalt	Skickas från fastighetsägare via E-post.
641		Tilläggsavtal med hyresgäst (analog underskrift)	B	DHS IN, Fastighetssystem UT IN	Papper, DHS, Fastighetssystem	Papper	Skickas underskrivet i pappersform till berörd verksamhetsrepresentant, och inkommer underskrivet från verksamhetsrepresentant. Se nedan för tilläggsavtal med hyresgäst med avancerad elektronisk underskrift.
642		Tilläggsavtal med hyresgäst (avancerad elektronisk underskrift)	B	DHS IN, Fastighetssystem UT, IN	DHS, Fastighetssystem*	Digitalt	Se rad ovan för tilläggsavtal med hyresgäst med analog underskrift.
643	2.6.1.3	Köpa lokal	….	-	Gäller bostadsrätter.		-
644		Önskemål om lokalförändring eller beställning	B	DHS IN	DHS, G:	Digitalt	Inkommer via DHS från förvaltning.
645		Korrespondens om beställning av långsiktig betydelse	B	DHS IN, UT	DHS, G:, E-post	Digitalt	Kan även benämnas "bekräftelse" eller "fråga". Skickas via E-post till verksamhet. Korrespondens av långsiktig betydelse ska bevaras. Bedömning görs i varje enskilt fall. Jämför rad nedan.

646		Korrespondens om beställning av kortsiktig betydelse	V		G:, E-post		Kan även benämnas "bekräftelse" eller "fråga". Skickas via E-post till verksamhet. Korrespondens av kortsiktig betydelse kan gallras när verksamheten inte längre har behov av informationen. Bedömning görs i varje enskilt fall. Jämför rad ovan.	Bedöms motsvara 1.4.2.1 underprocess Hantera korrespondens, handlingstyp Rutinkorrespondens (av kortsiktig betydelse), kan därför gallras med stöd av: -?Bevarande- och gallringsplan allmän administration, s. 9, handlingstyp Rutinkorrespondens samt -?RA-FS 2021:6, s. 4, handlingstyp Handlingar rörande frågor, svar och meddelanden av rutinmässig karaktär. Se hanteringsanvisning för information om när gallring kan ske.
647		Förfrågan om fastighetsdokumentation	V		E-post		Skickas till fastighetsägare via E-post. Se förutsättningar för gallring inom 1.4.2.1 underprocess Hantera korrespondens, handlingstyp Rutinkorrespondens (av kortsiktig betydelse).	Bedöms motsvara 1.4.2.1 underprocess Hantera korrespondens, handlingstyp Rutinkorrespondens (av kortsiktig betydelse), kan därför gallras med stöd av: -?Bevarande- och gallringsplan allmän administration, s. 9, handlingstyp Rutinkorrespondens samt -?RA-FS 2021:6, s. 4, handlingstyp Handlingar rörande frågor, svar och meddelanden av rutinmässig karaktär. Se hanteringsanvisning för information om när gallring kan ske.
648		Fastighetsdokumentation	B	DHS IN, Fastighetssystem IN	DHS, Fastighetssystem	Digitalt	Inkommer från fastighetsägare via E-post. Uppdateras löpande under hyrestiden i fastighetssystem och överlämnas till fastighetsägaren vid uppsägning.
649		Korrespondens kring upprättande av köpeavtal	B	DHS IN, UT	DHS, G:	Digitalt	Skickas till och från fastighetsägare samt verksamhet via E-post.
650		Köpeavtal	B	DHS IN, Fastighetssystem UT, IN	Papper, DHS, Fastighetssystem	Digitalt, papper	Signeras vid tillträde. Skannas till fastighetssystem och DHS. Pappershandling bevaras hos registraturen.
651	2.6.1.4	Hyra lokal	….	-	Processerna under 2.6.1.4 omfattar både inhyrning och uthyrning av både lokal och bostad.		-
652		Hantera inhyrning av lokal
653		Önskemål om lokalförändring eller beställning	B	DHS UT	DHS, G:	Digitalt	Skickas via DHS till fastighetstaben.
654		Korrespondens om beställning av långsiktig betydelse	B	DHS IN, UT	DHS, G:, E-post	Digitalt	Kan även benämnas "bekräftelse" eller "fråga". Skickas via E-post till verksamhet. Korrespondens av långsiktig betydelse ska bevaras. Bedömning görs i varje enskilt fall. Jämför rad nedan.
655		Korrespondens om beställning av kortsiktig betydelse	V		G:, E-post		Kan även benämnas "bekräftelse" eller "fråga". Skickas via E-post till verksamhet. Korrespondens av kortsiktig betydelse kan gallras när verksamheten inte längre har behov av informationen. Bedömning görs i varje enskilt fall. Jämför rad ovan.	Bedöms motsvara 1.4.2.1 underprocess Hantera korrespondens, handlingstyp Rutinkorrespondens (av kortsiktig betydelse), kan därför gallras med stöd av: -?Bevarande- och gallringsplan allmän administration, s. 9, handlingstyp Rutinkorrespondens samt -?RA-FS 2021:6, s. 4, handlingstyp Handlingar rörande frågor, svar och meddelanden av rutinmässig karaktär. Se hanteringsanvisning för information om när gallring kan ske
656		Förfrågan om fastighetsdokumentation	V		E-post		Skickas till fastighetsägare via E-post. Se förutsättningar för gallring inom 1.4.2.1 underprocess Hantera korrespondens, handlingstyp Rutinkorrespondens (av kortsiktig betydelse).	Bedöms motsvara 1.4.2.1 underprocess Hantera korrespondens, handlingstyp Rutinkorrespondens (av kortsiktig betydelse), kan därför gallras med stöd av: -?Bevarande- och gallringsplan allmän administration, s. 9, handlingstyp Rutinkorrespondens samt -?RA-FS 2021:6, s. 4, handlingstyp Handlingar rörande frågor, svar och meddelanden av rutinmässig karaktär. Se hanteringsanvisning för information om när gallring kan ske
657		Fastighetsdokumentation	B	DHS IN, Fastighetssystem IN, UT	DHS, Fastighetssystem*, E-post	Digitalt	Inkommer från fastighetsägare via E-post. Uppdateras löpande under hyrestiden i fastighetssystem och överlämnas till fastighetsägaren vid uppsägning. *Se information i inledningen om digitalt bevarande.
658		Offertförfrågan för hyresgästanpassning	B	DHS UT	DHS, G:, E-post	Digitalt	Skickas till fastighetsägare via E-post.
659		Antagen offert	B	DHS IN	DHS, G:, E-post	Digitalt	Inkommer från fastighetsägare via E-post.

660		Ej antagen offert	4		G:		Kan gallras 4 år efter tilldelat kontrakt eller avtal.	Lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU), 12 kap. 17 §. När en upphandling har avslutats ska en upphandlande myndighet på betryggande sätt förvara anbudsansökningar och anbud med tillhörande beskrivningar, modeller och ritningar samt anbudsförteckningar, sammanställningar, sådana dokument som avses i 14 §, den individuella rapporten enligt 15 § och liknande handlingar. Handlingarna ska bevaras minst fyra år från den dag då kontraktet tilldelades.
661		Korrespondens kring upprättande av hyresavtal	B	DHS IN, UT	DHS, G:	Digitalt	Inkommer från fastighetstaben. Skickas till och från fastighetsägare samt verksamhet.
662		Dokumentation från möten med fastighetsägare	B	DHS IN, UT	DHS, G:, E-post	Digitalt	Inkommer, skickas ut via E-post. Jämför rad nedan.
663		Dokumentation från möten med fastighetsägare av tillfällig betydelse	V		G:, E-post		Inkommer, skickas ut via E-post. Dokumentation av mer tillfällig betydelse gallras när verksamheten inte längre har behov av informationen. Jämför rad ovan.	SKR Bevara eller gallra 1 Gallringsråd för lednings- och stödprocesser i kommun, landsting och regioner, sida. 35 (avsnitt om projekthandlingar). Kan även jämföras med Bevarande- och gallringsplan allmän administration, s. 16, handlingstyp Tillfälliga minnesanteckningar inom projekt. Se hanteringsanvisning för information
664		Internavtal (analog underskrift)	B	DHS IN, Fastighetssystem UT, IN	Papper, DHS, Fastighetssystem	Papper	Skickas underskrivet i pappersform till berörd verksamhetsrepresentant, och inkommer underskrivet från verksamhetsrepresentant och skannas till DHS och fastighetssystem. Pappershandlingen skickas till registraturen. Se rad nedan för internavtal med avancerad elektronisk underskrift.
665		Internavtal (avancerad elektronisk underskrift)	B	DHS IN, Fastighetssystem UT, IN	DHS, Fastighetssystem*	Digitalt	Skrivs under med avancerad elektronisk underskrift. Se rad ovan för internavtal med analog underskrift.
666		Hyresavtal med fastighetsägare (analog underskrift)	B	DHS IN, Fastighetssystem UT, IN	Papper, DHS, Fastighetssystem	Papper	Inkommer via pappersbrev. Pappersbaserat avtal skrivs under skannas till DHS och till fastighetssystem samt skickas ett exemplar till fastighetsägare. Xxx också skrivas under med avancerad elektronisk underskrift. Se rad nedan för hyresavtal med fastighetsägare med avancerad elektronisk underskrift.
667		Hyresavtal med fastighetsägare (avancerad elektronisk underskrift)	B	DHS IN, Fastighetssystem UT, IN	DHS, Fastighetssystem*	Digitalt	Inkommer via E-post för e-signering. Se rad ovan för hyresavtal med fastighetsägare med analog underskrift.
668		Beställning av abonnemang	V		E-post		Kan röra till exempel röra sophantering med mera. Skickas till leverantör via E-post. Se förutsättningar för gallring inom 1.4.2.1 underprocess Hantera korrespondens, handlingstyp Rutinkorrespondens (av kortsiktig betydelse).	Bedöms motsvara 1.4.2.1 underprocess Hantera korrespondens, handlingstyp Rutinkorrespondens (av kortsiktig betydelse), kan därför gallras med stöd av: -?Bevarande- och gallringsplan allmän administration, s. 9, handlingstyp Rutinkorrespondens samt -?RA-FS 2021:6, s. 4, handlingstyp Handlingar rörande frågor, svar och meddelanden av rutinmässig karaktär. Se hanteringsanvisning för information om när gallring kan ske.

669		Kvittens på tecknat abonnemang	V		E-post		Kan röra till exempel röra sophantering med mera. Inkommer via E- post från leverantör. Se förutsättningar för gallring inom 1.4.2.1 underprocess Hantera korrespondens, handlingstyp Rutinkorrespondens (av kortsiktig betydelse).	Bedöms motsvara 1.4.2.1 underprocess Hantera korrespondens, handlingstyp Rutinkorrespondens (av kortsiktig betydelse), kan därför gallras med stöd av: -?Bevarande- och gallringsplan allmän administration, s. 9, handlingstyp Rutinkorrespondens samt -?RA-FS 2021:6, s. 4, handlingstyp Handlingar rörande frågor, svar och meddelanden av rutinmässig karaktär. Se hanteringsanvisning för information om när gallring kan ske.
670		Abonnemang	B	Fastighetssystem IN	E-post, Fastighetssystem*	Digitalt*	*Se information i inledningen om digitalt bevarande.
671		Påminnelse om tecknande av abonnemang	V		E-post		Kan röra till exempel röra sophantering med mera. Skickas till verksamhet via E-post. Se förutsättningar för gallring inom 1.4.2.1 underprocess Hantera korrespondens, handlingstyp Rutinkorrespondens (av kortsiktig betydelse).	Bedöms motsvara 1.4.2.1 underprocess Hantera korrespondens, handlingstyp Rutinkorrespondens (av kortsiktig betydelse), kan därför gallras med stöd av: -?Bevarande- och gallringsplan allmän administration, s. 9, handlingstyp Rutinkorrespondens samt -?RA-FS 2021:6, s. 4, handlingstyp Handlingar rörande frågor, svar och meddelanden av rutinmässig karaktär. Se hanteringsanvisning för information om när gallring kan ske.
672		Beställning av inflyttningsbesiktning	V		E-post		Skickas till fastighetsägare via E-post. Se förutsättningar för gallring inom 1.4.2.1 underprocess Hantera korrespondens, handlingstyp Rutinkorrespondens (av kortsiktig betydelse).	Bedöms motsvara 1.4.2.1 underprocess Hantera korrespondens, handlingstyp Rutinkorrespondens (av kortsiktig betydelse), kan därför gallras med stöd av: -?Bevarande- och gallringsplan allmän administration, s. 9, handlingstyp Rutinkorrespondens samt -?RA-FS 2021:6, s. 4, handlingstyp Handlingar rörande frågor, svar och meddelanden av rutinmässig karaktär. Se hanteringsanvisning för information om när gallring kan ske.
673		Besiktningsprotokoll (digital kopia)	B	DHS IN, Fastighetssystem IN	DHS, Fastighetssystem*, E-post	Digitalt	Inkommer från fastighetsägare eller utförare via E-post eller post. Pappershandling skannas till fastighetssystem och DHS och gallras efter skanning, se rad nedan.
674		Besiktningsprotokoll (analogt original)	V		Papper		Pappershandling skannas till fastighetssystem och DHS. Pappershandlingen kan gallras efter skanning (under förutsättning att det gjorts en kontroll av den skannade handlingen som visar att skanningen inte inneburit någon informationsförlust). Digital kopia bevaras, se rad ovan.	Inga lagstiftningskrav på underskrift av protokollen i original. Vanligast är att protokollen inkommer via E-post, samtliga protokoll bevaras i både DHS och Fastighetssystem, varför gallring av pappershandling efter skanning är motiverat.
675		Hantera inhyrning av bostad			Pappersakt skannas till G:. Pappersakt och inskannad digital akt på G: gallras 10 år efter avslut av kontrakt och akt. Gallringen ska ske retroaktivt från och med 2017. Se mer information i läsanvisningen.		Motivering till 10-års gallringsfrist: SKR Bevara eller gallra 7, Råd om teknisk verksamhet, mark, fastigheter sant bostadsförsörjning hos kommuner, landsting/region, s. 35. Hyreskontrakt kan gallras 2 år efter upphörande. Stab Fastighet upprättar akter över varje hyresgäst där hyreskontraktet är centralt. Akten kan alltså betraktas som gallringsbar ur samma gallringsperspektiv som hyreskontraktet. Stab Fastighet har dock valt att gallra 10 år efter avslut av kontrakt (och akt). 10 år baseras på att Kronofogden har en preskriptionstid på 10 år, och kan behöva få tillgång till informationen i processen. Handlingar som läggs in i fastighetssystemet bevaras då det för tillfället inte görs någon gallring i fastighetssystemet.

676		Erbjudande om bostad	V		Outlook		Inkommer via Uppsalahems portal eller via E-post. Dokumentation av erbjudandet görs på matchningsmöte, se nedan. E-post kan gallras vid inaktualitet. Se förutsättningar för gallring inom 1.4.2.1 underprocess Hantera korrespondens, handlingstyp Rutinkorrespondens (av kortsiktig betydelse).	Bedöms motsvara 1.4.2.1 underprocess Hantera korrespondens, handlingstyp Rutinkorrespondens (av kortsiktig betydelse), kan därför gallras med stöd av: -?Bevarande- och gallringsplan allmän administration, s. 9, handlingstyp Rutinkorrespondens samt -?RA-FS 2021:6, s. 4, handlingstyp Handlingar rörande frågor, svar och meddelanden av rutinmässig karaktär. Se hanteringsanvisning för information om när gallring kan ske.
677		Matchningsdokument	V		G:		Uppdateras löpande, gallras vid uppdatering. Innehåller också mötesnoteringar från matchningsmöte. Svar på bostadserbjudande läggs in i hyresvärdens portal	Bedöms motsvara: -?1.1.4.0 handlingstyp Register, förteckningar, liggare och listor som har tillkommit för att underlätta kommunens arbete, och som saknar betydelse för att dokumentera kommunens verksamhet, kan därför gallras med stöd av RA-FS 2021:6, s. 5, -?Bevara eller gallra 1, s. 35 (angående mötesnoteringar som bedöms motsvara minnesanteckningar), -?kan även jämföras med Bevarande- och gallringsplan allmän administration, s. 16, handlingstyp Tillfälliga minnesanteckningar inom projekt. Se hanteringsanvisning för information om när gallring kan ske.
678		Hyreskontrakt inhyrning (analog underskrift)	B	Fastighetssystem IN	Papper, Fastighetssystem	Papper	Inkommer i pappersform, signeras av Stab Fastighet, skannas till Fastighetssystem och läggs som PDF i Fastighetssystem. Se rad nedan för hyreskontrakt inhyrning med avancerad elektronisk underskrift.
679		Hyreskontrakt inhyrning (avancerad elektronisk underskrift)	B	Fastighetssystem IN	Fastighetssystem*	Digitalt	Inkommer digitalt, signeras av Stab Fastighet, läggs som PDF i Fastighetssystem. Se rad ovan för hyreskontrakt inhyrning med analog underskrift.
680		Underlag för hyreskontrakt uthyrning	10		Papper (närarkiv), G:		Information kring hyresgäst inkommer från förvaltningarna via E- post. Skrivs ut till pappersakt	Se information i rubrikrad.
681		Korrespondens av långsiktig betydelse	10		Papper (närarkiv), G:		Inkommer och skickas till fastighetsägare eller hyresgäst, gode män med mera via E-post. Kan uppstå under olika delar av processen. Korrespondens av långsiktig betydelse läggs i pappersakt. Bedömning görs i varje enskilt fall. Jämför rad nedan.	Se information i rubrikrad.
682		Korrespondens av kortsiktig betydelse	V		Papper (närarkiv), G:		Inkommer och skickas till fastighetsägare eller hyresgäst, gode män mm via E-post. Kan uppstå under olika delar av processen. Korrespondens av kortsiktig betydelse kan gallras när verksamheten inte längre har behov av informationen. Bedömning görs i varje enskilt fall. Jämför rad ovan.	Bedöms motsvara 1.4.2.1 underprocess Hantera korrespondens, handlingstyp Rutinkorrespondens (av kortsiktig betydelse), kan därför gallras med stöd av: -?Bevarande- och gallringsplan allmän administration, s. 9, handlingstyp Rutinkorrespondens samt -?RA-FS 2021:6, s. 4, handlingstyp Handlingar rörande frågor, svar och meddelanden av rutinmässig karaktär. Se hanteringsanvisning för information om när gallring kan ske.
683		Hyreskontrakt uthyrning (digital kopia)	B	Fastighetssystem UP	Fastighetssystemet*, papper (närarkiv), G:	Digitalt	*Se information i inledningen om digitalt bevarande.
684		Hyreskontrakt uthyrning (analogt original)	10		Papper (närarkiv), G:, fastighetssystemet		Skrivs under av Stab Fastighet och hyresgäst, skannas och läggs i pappersakt. Digital kopia bevaras, se rad ovan.	Se information i rubrikrad.
685		Avstående av besittningsskydd (digital kopia)	B	Fastighetssystem UT	Fastighetssystemet*, papper (närarkiv), G:	Digitalt	*Se information i inledningen om digitalt bevarande.
686		Avstående av besittningsskydd (analogt original)	10		Papper (närarkiv), G:, fastighetssystemet		Skrivs under av Stab Fastighet och hyresgäst, skickas till hyresnämnden för godkännande. Skannas och läggs i pappersakt. Digital kopia bevaras, se rad ovan.	Se information i rubrikrad.
687		Meddelande från god man	10		Papper (närarkiv), G:		Inkommer via E-post eller telefon.	Se information i rubrikrad.
688		Begäran om underlag	10		Papper (närarkiv), G:		Skickas till god man via E-post.	Se information i rubrikrad.
689		Underlag från god man	10		Papper (närarkiv), G:		Inkommer från god man via E-post eller post.	Se information i rubrikrad.
690		Hantera blockinhyrning
691		Önskemål om lokalförändring eller beställning	B	DHS IN	DHS, G:	Digitalt	Inkommer via DHS från förvaltning.

692		Korrespondens om beställning av långsiktig betydelse	B	DHS IN, UT	DHS, G:, E-post	Digitalt	Kan även benämnas "bekräftelse" eller "fråga". Skickas via E-post till verksamhet. Korrespondens av långsiktig betydelse ska bevaras. Bedömning görs i varje enskilt fall. Jämför rad nedan.
693		Korrespondens om beställning av kortsiktig betydelse	V		G:, E-post		Kan även benämnas "bekräftelse" eller "fråga". Skickas via E-post till verksamhet. Korrespondens av kortsiktig betydelse kan gallras när verksamheten inte längre har behov av informationen. Bedömning görs i varje enskilt fall. Jämför rad ovan.	Bedöms motsvara 1.4.2.1 underprocess Hantera korrespondens, handlingstyp Rutinkorrespondens (av kortsiktig betydelse), kan därför gallras med stöd av: -?Bevarande- och gallringsplan allmän administration, s. 9, handlingstyp Rutinkorrespondens samt -?RA-FS 2021:6, s. 4, handlingstyp Handlingar rörande frågor, svar och meddelanden av rutinmässig karaktär. Se hanteringsanvisning för information om när gallring kan ske.
694		Förfrågan om fastighetsdokumentation	V		E-post		Skickas till fastighetsägare via E-post. Se förutsättningar för gallring inom 1.4.2.1 underprocess Hantera korrespondens, handlingstyp Rutinkorrespondens (av kortsiktig betydelse).	Bedöms motsvara 1.4.2.1 underprocess Hantera korrespondens, handlingstyp Rutinkorrespondens (av kortsiktig betydelse), kan därför gallras med stöd av: -?Bevarande- och gallringsplan allmän administration, s. 9, handlingstyp Rutinkorrespondens samt -?RA-FS 2021:6, s. 4, handlingstyp Handlingar rörande frågor, svar och meddelanden av rutinmässig karaktär. Se hanteringsanvisning för information om när gallring kan ske.
695		Fastighetsdokumentation	B	DHS, Fastighetssystem IN	DHS, Fastighetssystem*	Digitalt	*Se information i inledningen om digitalt bevarande.
696		Offertförfrågan för hyresgästanpassning	B	DHS UT	DHS, G:, E-post	Digitalt	Skickas till fastighetsägare via E-post.
697		Antagen offert	B	DHS IN	DHS, G:, E-post	Digitalt	Inkommer från fastighetsägare via E-post.
698		Ej antagen offert	4		G:, E-post		Kan gallras 4 år efter tilldelat kontrakt eller avtal.	Lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU), 12 kap. 17 §. När en upphandling har avslutats ska en upphandlande myndighet på betryggande sätt förvara anbudsansökningar och anbud med tillhörande beskrivningar, modeller och ritningar samt anbudsförteckningar, sammanställningar, sådana dokument som avses i 14 §, den individuella rapporten enligt 15 § och liknande handlingar. Handlingarna ska bevaras minst fyra år från den dag då kontraktet tilldelades.
699		Korrespondens kring upprättande av hyresavtal	B	DHS IN, UT	DHS, G:, E-post	Digitalt	Skickas till och från fastighetsägare samt verksamhet via E-post.
700		Dokumentation från möten med fastighetsägare	B	DHS IN, UT	DHS, G:, E-post	Digitalt	Inkommer och skickas ut via E-post. Jämför rad nedan.
701		Dokumentation från möten med fastighetsägare av tillfällig betydelse	V		G:, E-post		Inkommer och skickas ut via E-post. Dokumentation av mer tillfällig betydelse gallras när verksamheten inte längre har behov av informationen. Jämför rad ovan.	SKR Bevara eller gallra 1 Gallringsråd för lednings- och stödprocesser i kommun, landsting och regioner, sida . 35 (avsnitt om projekthandlingar). Kan även jämföras med Bevarande- och gallringsplan allmän administration, s. 16, handlingstyp Tillfälliga minnesanteckningar inom projekt. Se hanteringsanvisning för information om när gallring kan ske.
702		Hyresavtal med fastighetsägare (analog underskrift)	B	DHS IN, Fastighetssystem UT, IN	Papper, DHS, Fastighetssystem, E- post	Papper	Inkommer via pappersbrev eller E-post. Pappersbaserat avtal skrivs under skannas till DHS och till fastighetssystem samt skickas ett exemplar till fastighetsägare. Se rad nedan för hyresavtal med fastighetsägare med avancerad elektronisk underskrift.

703		Hyresavtal med fastighetsägare (avancerad elektronisk underskrift)	B	DHS IN, Fastighetssystem UT, IN	DHS, Fastighetssystem*, E-post	Digitalt	*Se information i inledningen om digitalt bevarande.
704		Internavtal (analog underskrift)	B	DHS IN, Fastighetssystem UT, IN	Papper, DHS, Fastighetssystem	Papper	Skickas underskrivet i pappersform till berörd verksamhetsrepresentant, och inkommer underskrivet från verksamhetsrepresentant. Se nedan för internavtal med avancerad elektronisk underskrift.
705		Internavtal (avancerad elektronisk underskrift)	B	DHS IN, Fastighetssystem UT, IN	DHS, Fastighetssystem*	Digitalt	*Se information i inledningen om digitalt bevarande.
706		Beställning av abonnemang	V		E-post		Kan vara till exempel sophantering. Skickas till leverantör via E-post. Se förutsättningar för gallring inom 1.4.2.1 underprocess Hantera korrespondens, handlingstyp Rutinkorrespondens (av kortsiktig betydelse).	Bedöms motsvara 1.4.2.1 underprocess Hantera korrespondens, handlingstyp Rutinkorrespondens (av kortsiktig betydelse), kan därför gallras med stöd av: -?Bevarande- och gallringsplan allmän administration, s. 9, handlingstyp Rutinkorrespondens samt -?RA-FS 2021:6, s. 4, handlingstyp Handlingar rörande frågor, svar och meddelanden av rutinmässig karaktär. Se hanteringsanvisning för information om när gallring kan ske.
707		Kvittens på tecknat abonnemang	V		E-post		Kan vara till exempel sophantering. Inkommer via E-post från leverantör. Se förutsättningar för gallring inom 1.4.2.1 underprocess Hantera korrespondens, handlingstyp Rutinkorrespondens (av kortsiktig betydelse).	Bedöms motsvara 1.4.2.1 underprocess Hantera korrespondens, handlingstyp Rutinkorrespondens (av kortsiktig betydelse), kan därför gallras med stöd av: -?Bevarande- och gallringsplan allmän administration, s. 9, handlingstyp Rutinkorrespondens samt -?RA-FS 2021:6, s. 4, handlingstyp Handlingar rörande frågor, svar och meddelanden av rutinmässig karaktär. Se hanteringsanvisning för information om när gallring kan ske.
708		Abonnemang	B	Fastighetssystem IN	Fastighetssystem, Unit4	Digitalt*	*Se information i inledningen om digitalt bevarande.
709		Påminnelse om tecknande av abonnemang	V		E-post		Kan vara till exempel sophantering. Skickas till verksamhet via E- post. Se förutsättningar för gallring inom 1.4.2.1 underprocess Hantera korrespondens, handlingstyp Rutinkorrespondens (av kortsiktig betydelse).	Bedöms motsvara 1.4.2.1 underprocess Hantera korrespondens, handlingstyp Rutinkorrespondens (av kortsiktig betydelse), kan därför gallras med stöd av: -?Bevarande- och gallringsplan allmän administration, s. 9, handlingstyp Rutinkorrespondens samt -?RA-FS 2021:6, s. 4, handlingstyp Handlingar rörande frågor, svar och meddelanden av rutinmässig karaktär. Se hanteringsanvisning för information om när gallring kan ske.
710		Beställning av inflyttningsbesiktning	V		E-post		Skickas till fastighetsägare via E-post. Se förutsättningar för gallring inom 1.4.2.1 underprocess Hantera korrespondens, handlingstyp Rutinkorrespondens (av kortsiktig betydelse).	Bedöms motsvara 1.4.2.1 underprocess Hantera korrespondens, handlingstyp Rutinkorrespondens (av kortsiktig betydelse), kan därför gallras med stöd av: -?Bevarande- och gallringsplan allmän administration, s. 9, handlingstyp Rutinkorrespondens samt -?RA-FS 2021:6, s. 4, handlingstyp Handlingar rörande frågor, svar och meddelanden av rutinmässig karaktär. Se hanteringsanvisning för information om när gallring kan ske.
711		Besiktningsprotokoll (digital kopia)	B	DHS IN	DHS, Fastighetssystem*	Digitalt	*Se information i inledningen om digitalt bevarande.

712		Besiktningsprotokoll (analogt original)	V		Papper		Inkommer från fastighetsägare eller utförare via E-post eller post. Pappershandling skannas till fastighetssystem och DHS och gallras vid skanning, se rad ovan.	Inga lagstiftningskrav på underskrift i original. Vanligast är att protokollen inkommer via E-post, samtliga protokoll bevaras i både DHS och Fastighetssystem, varför gallring av pappershandling efter skanning är motiverat.
713		Hantera arbetsplatskostnader
714		Underlag arbetsplatskostnader	5		G:, Teams		Excelark. Skickas till berörda nämnder via E-post. Utgör underlag för debitering. Antal anställda hämtas ur Iris.	Bedöms motsvara 1.1.4.0 handlingstyp Register, förteckningar, liggare och listor som har tillkommit för att underlätta kommunens arbete, och som saknar betydelse för att dokumentera kommunens verksamhet, kan därför gallras med stöd av RA-FS 2021:6, s. 5. Gallringsfristen är satt med väl tilltagen marginal på verksamhetens önskemål.
715		Återkoppling av underlag	V		E-post		Inkommer eventuellt från nämnd via E-post om de har synpunkter på antal anställda i underlaget. Se förutsättningar för gallring inom 1.4.2.1 underprocess Hantera korrespondens, handlingstyp Rutinkorrespondens (av kortsiktig betydelse).	Bedöms motsvara 1.4.2.1 underprocess Hantera korrespondens, handlingstyp Rutinkorrespondens (av kortsiktig betydelse), kan därför gallras med stöd av: -?Bevarande- och gallringsplan allmän administration, s. 9, handlingstyp Rutinkorrespondens samt -?RA-FS 2021:6, s. 4, handlingstyp Handlingar rörande frågor, svar och meddelanden av rutinmässig karaktär. Se hanteringsanvisning för information om när gallring kan ske.
716		Hantera matchning av lokal
717		Matchningsdokument	V		Teams		Uppdateras löpande, gallras vid uppdatering. Innehåller också mötesnoteringar från matchningsmöte. Processen övergår i inhyrningsprocess eller avvecklingsprocess.	Bedöms motsvara: -?1.1.4.0 handlingstyp Register, förteckningar, liggare och listor som har tillkommit för att underlätta kommunens arbete, och som saknar betydelse för att dokumentera kommunens verksamhet, kan därför gallras med stöd av RA-FS 2021:6, s. 5, -?Bevara eller gallra 1, s. 35 (angående mötesnoteringar som bedöms motsvara minnesanteckningar), -?kan även jämföras med Bevarande- och gallringsplan allmän administration, s. 16, handlingstyp Tillfälliga minnesanteckningar inom projekt. Se hanteringsanvisning för information om när gallring kan ske.
718		Hantera matchning av bostäder			Omfattar både bostadsrätt och hyresrätt.
719		Bostadserbjudande	V		E-post		Inkommer från hyresvärd via E-post med inloggning till portal. Dokumentation av erbjudandet görs på matchningsmöte, se nedan. Se förutsättningar för gallring inom 1.4.2.1 underprocess Hantera korrespondens, handlingstyp Rutinkorrespondens (av kortsiktig betydelse).	Bedöms motsvara 1.4.2.1 underprocess Hantera korrespondens, handlingstyp Rutinkorrespondens (av kortsiktig betydelse), kan därför gallras med stöd av: -?Bevarande- och gallringsplan allmän administration, s. 9, handlingstyp Rutinkorrespondens samt -?RA-FS 2021:6, s. 4, handlingstyp Handlingar rörande frågor, svar och meddelanden av rutinmässig karaktär. Se hanteringsanvisning för information om när gallring kan ske.

720		Matchningsdokument	V		G:		Uppdateras löpande, gallras vid uppdatering. Innehåller också mötesnoteringar från matchningsmöte. Processen övergår i inhyrningsprocess eller avvecklingsprocess.	Bedöms motsvara: -?1.1.4.0 handlingstyp Register, förteckningar, liggare och listor som har tillkommit för att underlätta kommunens arbete, och som saknar betydelse för att dokumentera kommunens verksamhet, kan därför gallras med stöd av RA-FS 2021:6, s. 5, -?Bevara eller gallra 1, s. 35 (angående mötesnoteringar som bedöms motsvara minnesanteckningar), -?kan även jämföras med Bevarande- och gallringsplan allmän administration, s. 16, handlingstyp Tillfälliga minnesanteckningar inom projekt. Se hanteringsanvisning för information om när gallring kan ske.
721		Svar på bostadserbjudande	V		G:		Läggs in i hyresvärdens portal, dokumenteras i matchningsdokument. Se förutsättningar för gallring inom 1.4.2.1 underprocess Hantera korrespondens, handlingstyp Rutinkorrespondens (av kortsiktig betydelse).	Bedöms motsvara 1.4.2.1 underprocess Hantera korrespondens, handlingstyp Rutinkorrespondens (av kortsiktig betydelse), kan därför gallras med stöd av: -?Bevarande- och gallringsplan allmän administration, s. 9, handlingstyp Rutinkorrespondens samt -?RA-FS 2021:6, s. 4, handlingstyp Handlingar rörande frågor, svar och meddelanden av rutinmässig karaktär. Se hanteringsanvisning för information om när gallring kan ske.
722		Granskning av hyresgäst	V		E-post		Korrespondens via E-post med berörd nämnd. Avslutas med godkännande eller nekande. Se förutsättningar för gallring inom 1.4.2.1 underprocess Hantera korrespondens, handlingstyp Rutinkorrespondens (av kortsiktig betydelse).	Bedöms motsvara 1.4.2.1 underprocess Hantera korrespondens, handlingstyp Rutinkorrespondens (av kortsiktig betydelse), kan därför gallras med stöd av: -?Bevarande- och gallringsplan allmän administration, s. 9, handlingstyp Rutinkorrespondens samt -?RA-FS 2021:6, s. 4, handlingstyp Handlingar rörande frågor, svar och meddelanden av rutinmässig karaktär. Se hanteringsanvisning för information om när gallring kan ske.
723	2.6.2	Drift och underhåll	…	-	-	-	-	-	-
724	2.6.2.0	Leda - styra - organisera	….	-	-	-	-	-	-
725	2.6.2.1	Underhålla lokal