ANSVAR OCH UPPGIFTER FÖR STYRELSEN

ANSVAR OCH UPPGIFTER FÖR STYRELSEN

Styrelsen är skyldig att sköta föreningens alla angelägenheter och se till att medlemmarna inte förorsakas ekonomisk skada.

Det innebär bl.a. att styrelsen ska

- sörja för en tillfredsställande organisation

- förvalta föreningens fastigheter och övriga tillgångar. Fastigheterna ska hållas i gott skick.

- leda och utöva tillsyn över anställda i föreningen

- ansvara för att bokföringslagen fullgörs enligt lag

- ansvara för att medelsförvaltningen är ordnad på ett betryggande sätt

Styrelsens arbetsuppgifter regleras av bl a

- föreningens stadgar

- lag om ekonomiska föreningar

- bostadsrättslagen

- hyreslagen

- bokföringslagen

Årsredovisning

Styrelsen ansvarar för att skriftliga årsredovisningshandlingar tas fram, d.v.s. att resultat och balansräkning samt förvaltningsberättelse upprättas över det gångna året. I stadgarna regleras vilken månad (senast) handlingar som rör föreningsstämman skall lämnas till revisor.

Årsavgifter

Styrelsen ansvarar för att nödvändiga årsavgifter och hyror tas ut i föreningen och måste därför svara för att budget upprättas.

Besiktiga och inventera

Styrelsen skall varje år besikta och inventera föreningens egendom och tillgångar och lämna redogörelse i förvaltningsberättelse.

Firmatecknare

Firmateckning innebär att inga avtal fullmakter eller andra handlingar kan undertecknas av bara en person såvida denna inte blivit befullmäktigad.

Förändring av styrelsens ledamöter

Styrelsen ansvarar för att alla förändringar avseende styrelsens sammansättning och firma- teckning anmäls till patent- och registreringsverket.

Fakturor och attest

Styrelsen ansvarar för att fakturor och räkningar noggrant granskas, attesteras och utbetalas i tid så att föreningen inte drabbas av felaktiga belopp, onödiga räntekostnader el dyl. Styrelsen ansvarar för att dessa kostnader bokförs på ett korrekt sätt.

Restantier

Styrelsen skall övervaka att avgifter och hyror betalas.

Arbetsgivaransvar

Styrelsen har fullt arbetsgivaransvar om föreningen har anställd personal. Det innebär att gällande lagar och regler förekommande på arbetsmarknaden måste följas.

Försäkringar

Styrelsen ansvarar för att fastigheterna är riktigt försäkrade, och att försäkringen är anpassad efter de faktiska örhållandena. Skador skall anmälas till försäkringsbolag och skadereglering skall övervakas.

Beslut om medlemskap

Styrelsen skall på styrelsemöte besluta om medlemskap för nya bostadsrättshavare. Styrelsen svarar också att medlemsregister hålls aktuellt.

Pantförskrivningar

Styrelsen ansvarar för att pantregistrering omgående noteras i boendeförteckningen. Styrelsen ansvarar för att panthavare informeras om restantier. Detta för att skydda föreningens rätt till fordran.

Informationsansvar- informationsmottagare

Styrelsen är ansvarig informationsmottagare, d.v.s. att det som meddelats enskild styrelse- ledamot kan anses ha meddelats styrelsen. Styrelsen är då skyldig att omgående vidta åtgärder eller fatta beslut i frågor som kan leda till ansvar för föreningen. Exempel på detta kan vara ras och olycksrisker.

Uppgifter till myndigheter

Styrelsen har skyldighet att lämna uppgift till myndigheter som begär in uppgifter. Det kan gälla deklaration, bostadsräkning, uppgift om lägenhetsöverlåtelser etc.

Upprättande av avtal

Styrelsen svarar för att olika avtal upprättas. Avtal bör vara skriftliga.

Informationsskyldighet

Styrelsen har informationsskyldighet dels gentemot medlemmarna om uppkomna väsentliga förändringar dels gentemot nytillträdande medlemmar.

STYRELSENS ARBETSFORMER

För samtliga styrelseledamöter gäller att verka för att andemening och krav i föreningens stadgar följs, att medlemmarnas intressen tillvaratas på för föreningen bästa tänkbara sätt samt att alla medlemmar behandlas lika.

Tid och plats för styrelsemöten

Styrelsen fastställer gemensamt tid och plats för styrelsemöten. Ordförande kallar till styrelsemöten med beaktande av vad som har beslutats vid det konstituerande mötet.

Konstituerande styrelsemöte

Omedelbart efter den ordinarie föreningsstämman skall styrelsen hålla ett konstituerande sammanträde.

Vid detta möte skall följande ärenden förekomma

• Val av ordförande för mötet

• Xxx av sekreterare för mötet

• Val av justerare för mötet

• Val av ordförande för styrelsen

• Val av vice ordförande för styrelsen

• Val av sekreterare för styrelsen

• Val av andra funktionärer i föreningen

• Firmatecknare utses

• Fastställande av attestordning

• Attesträttsinnehavare utses

• Upprättande av fullmakter

• Eventuella delegationer

• Principer för fördelning av arvode

Kallelse och underlag

Samtliga styrelseledamöter skall kallas till styrelsemötena. Kallelse med dagordning och skriftligt underlag för beslut samt rapporter skall om möjligt utsändas senast helgen före styrelsemötet.

Extra möten

Styrelsemöte kan hållas vid ett annat tillfälle om överläggning och beslut i ett ärende inte kan anstå till nästa ordinarie möte.

Protokoll

Vid varje styrelsemöte skall föras protokoll. Protokollet skall undertecknas av sekreteraren och justeras, snarast möjligt efter upprättandet, av den som varit ordförande vid mötet och den ytterligare ledamot som utsetts till justerar vid mötet. Protokoll skall föras i nummerordning med löpande numrering under räkenskapsåret.

Revisors närvaro

Styrelsen kan besluta att föreningens revisorer skall vara närvarande vid ett styrelsemöte, kanske på någon särskild punkt eller som introduktion till sin uppgift. I annat fall skall revisorerna inte närvara vid styrelsens möten.

Tystnadsplikt

En styrelseledamot får inte till någon person utanför styrelsen yppa information som denne får genom sitt styrelseuppdrag och som kan skada föreningen, medlem i föreningen eller annan fysisk eller juridisk person. Tystnadsplikten gäller under den tid som styrelseuppdraget varar och även för tid därefter. Tystnadsplikten gäller även för en suppleant.

Underhållsplan

Styrelsen skall upprätta underhållsplan för underhållet av föreningens hus. Den skall efter fastighetsbesiktning fastställas på nytt vid styrelsens sammanträde varje år och revideras när det behövs.

Föreningspolicy

Styrelsebeslut med framtida konsekvenser bör samlas i ett särskilt dokument, ”förenings- policy”. Samtidigt som tidigare beslut är ett stöd i styrelsearbetet måste dokumentet ständigt utvecklas och besluten anpassas till vad nya situationer kräver.

Arvoden

Styrelsens arvoden beslutas på föreningens Årsstämma och fördelningen görs på det konstituerande mötet.

Utvärdering av styrelsearbetet

En gång om året kan det vara lämpligt att diskutera styrelsens arbetsformer och beslutsrutiner samt den ekonomiska rapporteringen, liksom hur man upplever att arbetsfördelning mellan styrelsen och vicevärd fungerar. Till detta möte, eller delar av mötet, kan det vara lämpligt att även kalla revisor och valberedning.