Beslut
§ 95 Antagande av Avesta kommuns ansökan om deltagande i upphandlingssamverkan/dnr 2019/1963
Beslut
Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige
1. Avesta kommun godkänns som ny medlem i den gemensamma nämnden för upphandlingssamverkan från och med den 1 januari 2020.
2. Förslag till organisation och resurser, tidplan samt finansieringsmodell med ekonomiska konsekvenser för nämnden och samverkande kommuner vid en anslutning av Avesta kommun till den gemensamma nämnden för upphandlingssamverkan godkänns.
3. Förslag till reviderat samarbetsavtal, reglemente och upphandlingspolicy för den gemensamma nämnden för upphandlingssamverkan, daterade den 13 juni 2019 antas. Förslagen börjar gälla från och med 1 januari 2020.
4. Föreslagna budgetramar enligt tabell i ärendebeskrivningen gäller från och med 1 januari 2020.
Kommunfullmäktige fattar det slutgiltiga beslutet.
Ärendet
Avesta kommun inkom den 8 maj med en ansökan om inträde i den gemensamma nämnden för upphandlingssamverkan (GNU).
GNU beslutade den 13 juni 2019 att föreslå samverkande kommuners fullmäktige att anta Avesta kommun som ny medlem från och med 1 januari 2020. Kommunstyrelsens förvaltningskansli i Ludvika fick även uppdrag att ta fram en tjänsteskrivelse till reviderat samarbetsavtal, reglemente och upphandlingspolicy som sedan ska skickas ut till respektive samverkande kommuner för antagande i respektive fullmäktige för antagande.
I en utredning, daterad den 12 juni 2019, som upphandlingscenter har tagit fram beskrivs det tydligare kring vad som kan förväntas vid ett inträde från Avesta. I utredningen framgår:
- De ekonomiska och organisatoriska konsekvenserna för UpphandlingsCenter (UHC), ägarkommunerna och Avesta kommun.
- Risk- och konsekvensanalys.
- Tidplan för ev. implementering.
- Förslag till ändringar i samarbetsavtal och reglemente.
De samverkande kommunerna ska senast 1 oktober 2019 inkomma med svar till Ludvika kommun om Avesta kommuns inträde i den gemensamma nämnden för upphandlingssamverkan.
Kommunstyrelsens beslut är enligt förslag från arbetsutskottet.
Forts. § 95
Beslutsunderlag
- Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut, 2019-08-27 § 103
- Tjänsteskrivelse ekonomikontoret, daterad 2019-08-18
- Missivbrev från UpphandlingsCenter i Ludvika kommun, daterat 2019-06-20
- Reglemente för Gemensam nämnd mellan Falun, Borlänge, Gagnef, Hedemora, Ludvika, Säter och Avestas kommuner avseende upphandlingssamverkan med gemensamt Upphandlingscenter, revideringsförslag daterat 2019-06-13
- Samarbetsavtal för Gemensam nämnd mellan Falun, Borlänge, Gagnef, Hedemora, Ludvika, Säter och Avestas kommuner avseende upphandlingssamverkan med gemensamt Upphandlingscenter, revideringsförslag daterat 2019-06-13
- Beslut, Antagande av Avesta kommuns ansökan om deltagande i upphandlingssamverkan, Gemensamma nämnden för upphandlingssamverkan § 17, 2019-06-13
- Utredning om anslutning av Avesta kommun till den gemensamma nämnden för upphandlingssamverkan, Upphandlingscenter Falun Borlänge regionen, 2019-06-12
- Riskanalys – Utvidgning med ny kommun (Avesta) till Upphandlingscenter, Ludvika kommun, daterad 2019-04-11
Förslag till beslut under sammanträdet
Xxxxx Xxxxxxx (M) föreslår bifall till arbetsutskottets förslag.
Skickas till
Kommunfullmäktige
§ 103 Antagande av Avesta kommuns ansökan om deltagande i upphandlingssamverkan/dnr 2019/1963
Beslut
Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen
1. Avesta kommun godkänns som ny medlem i den gemensamma nämnden för upphandlingssamverkan från och med den 1 januari 2020.
2. Förslag till organisation och resurser, tidplan samt finansieringsmodell med ekonomiska konsekvenser för nämnden och samverkande kommuner vid en anslutning av Avesta kommun till den gemensamma nämnden för upphandlingssamverkan godkänns.
3. Förslag till reviderat samarbetsavtal, reglemente och upphandlingspolicy för den gemensamma nämnden för upphandlingssamverkan, daterade den 13 juni 2019 antas. Förslagen börjar gälla från och med 1 januari 2020.
4. Föreslagna budgetramar enligt tabell i ärendebeskrivningen gäller från och med 1 januari 2020.
Kommunfullmäktige fattar det slutgiltiga beslutet
Ärendet
Avesta kommun inkom den 8 maj med en ansökan om inträde i den gemensamma nämnden för upphandlingssamverkan (GNU).
GNU beslutade den 13 juni 2019 att föreslå samverkande kommuners fullmäktige att anta Avesta kommun som ny medlem från och med 1 januari 2020. Kommunstyrelsens förvaltningskansli i Ludvika fick även uppdrag att ta fram en tjänsteskrivelse till reviderat samarbetsavtal, reglemente och upphandlingspolicy som sedan ska skickas ut till respektive samverkande kommuner för antagande i respektive fullmäktige för antagande.
I en utredning, daterad den 12 juni 2019, som upphandlingscenter har tagit fram beskrivs det tydligare kring vad som kan förväntas vid ett inträde från Avesta. I utredningen framgår:
Signature reference: 025ec958-242a-4468-a9b3-83a006f93265
- De ekonomiska och organisatoriska konsekvenserna för UpphandlingsCenter (UHC), ägarkommunerna och Avesta kommun.
- Risk- och konsekvensanalys.
- Tidplan för ev. implementering.
- Förslag till ändringar i samarbetsavtal och reglemente.
De samverkande kommunerna ska senast 1 oktober 2019 inkomma med svar till Ludvika kommun om Avesta kommuns inträde i den gemensamma nämnden för upphandlingssamverkan.
Arbetsutskottets beslut är enligt förslag från ekonomikontoret.
forts. § 103
Beslutsunderlag
- Tjänsteskrivelse Antagande av Avesta kommuns ansökan om deltagande i upphandlingssamverkan, Ludvika kommun 2019-06-20
- Beslut, Antagande av Avesta kommuns ansökan om deltagande i upphandlingssamverkan, Gemensamma nämnden för upphandlingssamverkan § 17, 2019-06-13
- Utredning om anslutning av Avesta kommun till den gemensamma nämnden för upphandlingssamverkan, Upphandlingscenter Falun Borlänge regionen, 2019-06-12
Förslag till beslut på sammanträdet
Xxxx Xxxxxxx (S) yrkar bifall till ekonomikontorets förslag.
Skickas till
Signature reference: 025ec958-242a-4468-a9b3-83a006f93265
Kommunstyrelsen
Borlänge kommun 2019-08-19
Ekonomikontoret 2019/1963 Xxxxxx Xxxxxxx
Kommunstyrelsen
1 (3)
Antagande av Avesta kommuns ansökan om deltagande i upphandlingssamverkan
Förslag till beslut
1. Avestas kommun godkänns som ny medlem i den gemensamma nämnden för upphandlingssamverkan från och med den 1 januari 2020.
2. Förslag till organisation och resurser, tidplan samt finansieringsmodell med ekonomiska konsekvenser för nämnden och samverkande kommuner vid en anslutning av Avesta kommun till den gemensamma nämnden för upphandlingssamverkan godkänns.
3. Förslag till reviderat samarbetsavtal, reglemente och upphandlingspolicy för den gemensamma nämnden för upphandlingssamverkan, daterade den 13 juni 2019. Förslagen börjar gälla från och med 1 januari 2020 antas.
4. Föreslagna budgetramar enligt tabell i ärendebeskrivningen gäller från och med 1 januari 2020.
Besluten gäller under förutsättning att de sex samverkande kommunernas fullmäktige i den gemensamma nämnden för upphandlingssamverkan fattar likalydande beslut.
Sammanfattning av ärendet
Avesta kommun inkom den 8 maj med en ansökan om inträde i den gemensamma nämnden för upphandlingssamverkan (GNU).
GNU beslutade den 13 juni 2019 att föreslå samverkande kommuners fullmäktige att anta Avesta kommun som ny medlem från och med 1 januari 2020. Kommunstyrelsens förvaltningskansli i Ludvika fick även uppdrag att ta fram en tjänsteskrivelse till reviderat samarbetsavtal, reglemente och upphandlingspolicy som sedan ska skickas ut till respektive samverkande kommuner för antagande i respektive fullmäktige för antagande.
Postadress | Telefon | E-post |
SE-781 81 Borlänge | 0243-740 00 (vxl) | |
Besöksadress | Fax | |
Röda vägen 00 | 0000-000 00 |
I en utredning, daterad den 12 juni 2019, som upphandlingscenter har tagit fram beskrivs det tydligare kring vad som kan förväntas vid ett inträde från Avesta. I utredningen framgår:
- De ekonomiska och organisatoriska konsekvenserna för UpphandlingsCenter (UhC), ägarkommunerna och Avesta kommun.
- Risk- och konsekvensanalys.
- Tidplan för ev. implementering.
- Förslag till ändringar i samarbetsavtal och reglemente.
De samverkande kommunerna ska senast 1 oktober 2019 inkomma med svar till Ludvika kommun om Avesta kommuns inträde i den gemensamma nämnden för upphandlingssamverkan.
Beslutsunderlag
- Tjänsteskrivelse Antagande av Avesta kommuns ansökan om deltagande i upphandlingssamverkan, Ludvika kommun 2019-06-20
- Beslut, Antagande av Avesta kommuns ansökan om deltagande i upphandlingssamverkan, Gemensamma nämnden för upphandlingssamverkan § 17, 2019-06-13
- Utredning om anslutning av Avesta kommun till den gemensamma nämnden för upphandlingssamverkan, Upphandlingscenter Falun Borlänge regionen, 2019-06-12
Ekonomiska konsekvenser
Förslaget till reviderad budget år 2020 innebär ingen kostnadsökning för dagens sex samverkande kommuner. Avesta kommun har ansvar för egen kostnad om ca 2,2 mnkr fr.o.m. år 2020 samt en engångsavgift om ca 0,5 mnkr för år 2019.
Kommun | Befolkning | Andel i % | Andel i kr | Andel i kr | Skillnad i |
inkl. | exkl. | kr | |||
Avesta | Avesta | ||||
enligt | enligt | ||||
reviderad | ursprungli | ||||
budget | gt | ||||
2020 | budgetförs | ||||
lag 2020 | |||||
Falun | 58 923 | 29,7 | 5 621 649 | 5 625 148 | – 3499 |
Borlänge | 52 224 | 26,3 | 4 982 519 | 4 984 221 | – 1702 |
Ludvika | 26 946 | 13,6 | 2 570 829 | 2 580 339 | – 9510 |
Hedemora | 15 457 | 7,8 | 1 474 70 | 1 480 010 | – 5309 |
Säter | 11 123 | 5,6 | 1 061 209 | 1 066 395 | – 5186 |
Gagnef | 10 271 | 5,2 | 979 922 | 979 887 | 35 |
Avesta | 23 323 | 11,8 | 2 225 170 | ||
Totalt | 170 735 | 100,0 | 18 916 | 16 716 | – 25170 |
000 | 000 |
Barnperspektivet
Nej | ||
Beslutet innebär konsekvenser för barn och ungdomar. Om nej, besvaras inte fler frågor. Om ja, beskriv hur. Kan vara angivet i ärendebeskrivningen. |
Verksamhetschef Sektorchef
Bilagor
Beslut från GNU 2019-06-13 § 17 Ansökan från Avesta kommun om deltagande i upphandlingssamverkan | |
2 | Missivbrev |
3 | Risk- och konsekvensanalys vid anslutning av Avestakommun till GNU |
4 | Utredning Avesta kommuns ansökan om anslutning till GNU |
5 | Samarbetsavtal - förslag till reviderat rödmarkerat Rapport |
6 | Bilaga 4 Reglemente - förslag till reviderat rödmarkerat |
Beslutet skickas till
Gemensamma nämnden för upphandlingssamverkan Upphandlingscenter, UhC, för kännedom
Riskanalys – Utvidgning med ny kommun (Avesta) till Upphandlingscenter
Risker (Identifiera risker och riskområden) | Sannolikhet för risken (Hur trolig är risken? skala 1-5) | Konsekvenser (Vilka konsekvenser får risken) | Hur farlig? (Hur farlig är risken?, skala 1-5) | Riskfaktor (Hur trolig är risken * Hur farlig är risken) | Hur hantera? (Hur hanterar vi risken) | Ansvarig |
Ökad arbetsbelastning genom nya upphandlingar för Avesta där vi redan har avtal. | 4 | För mycket projekt per team under första åren. Stress om man inte hinner sitt arbete. Ökad personalomsättning. | 5 | 20 | Anställa fler upphandlare. Ha med Avesta som kommande avropsberättigad snarast. | |
Arbetsmiljökartläggning. | ||||||
Långsiktig plan, strategi. | ||||||
Kontroll av deras avtalsstruktur/hur de passa in i våra kategorier mm. | ||||||
Anpassning till våra arbetssätt om det finns bef. Personal. | 3 | Påfrestning tills det fungerar. | 1 | 3 | Gruppsamverkan, lära känna, information. | |
Våra logotype måste ändras (kartan) + kommunnamn? | 5 | Omtag igen med dokument, mallar m.m. Ökad kostnad. | 1 | 5 | Ta hjälp av kommunikationsavdelninge n. | |
Kostnad tas av Avesta. |
Ökat arbete med upphandlingsplanen. | 3 | Kommunens befintliga avtal behöver kartläggas och samlas in för att UhC ska kunna analysera behovet inför arbetet med upphandlingsplanen. Nya avtal och behov som tillkommer och som behöver kommuniceras via upphandlingsplanen. | 3 | 9 | Ökad bemanning i Team V. Föra över en del av arbetet med administration på ansvarig upphandlare. | |
Initialt insamling av Avestas befintliga avtal och publicering i avtalsdatabas. | 5 | Ökad arbetsbelastning under en kort intensiv period. | 4 | 20 | Plocka bort andra arbetsuppgifter under denna period från ELE. | |
Arbete/uppdateringar av hemsidan, länkar, info m.m. | 3 | Hinner inte få ut information inom rimlig tid. | 2 | 6 | Plocka bort andra arbetsuppgifter under denna period från ELE och/eller anställa juniora upphandlare. | |
Krav på att dela rum. | 4 | Minskad effektivitet när det inte går att ringa ostört t.ex. | 5 | 20 | Filialkontor. Byta lokaler. Kommunansvariga är inte alla i Ludvika samma dagar. Eventuellt stationerade i sin kommun. ”Mobila kontor” med Drop in. Möjliggöra distansarbete. | Ludvika kommun |
Platsbrist UhC. | 5 | Minskad effektivitet när det inte går att ringa ostört t.ex. Stress om man inte hinner sitt arbete. Fler delade rum. Behov av ökat antal platser. | 2 | 10 | Delade rum i större utsträckning. Fler rum. Ha satellitkontor. |
Lokal för möten. | 5 | Utrymmen finns ej som passar i storlek för både externa och interna möten. | 2 | 10 | Boka Stora Orren. Ökad framförhållning/planering/ disciplin vid gemensamma aktiviteter. Fler digitala möten. Fler möten ute i kommunerna. Kommunansvariga utgår från sina kommuner. | Chef UhC |
Fysiska möten. | 4 | När det krävs blir det längre resor för vissa/alla. Tar tid från bland annat produktion. | 2 | 8 | Digitala möten (på både gott och ont). | |
Personalförsörjning, svårt att klara med nuvarande bemanning. | 4 | Ökad arbetsbelastning på befintlig personal. Stress, hög arbetsbelastning. | 3 | 12 | Rekrytera flera. Överta anställda från kommunerna. Möjliggöra distansarbete för att locka mer. Konsultstöd. | Chef UhC |
Krävs en kommunansvarig med hög kompetens initialt. | 5 | Brist på upphandlare med hög kompetens. Befintlig personal måste stötta. | 5 | 25 | Befintlig personal måste åka till Avesta. | Chef UhC |
Fler kommunansvariga. | 3 | Kan vara svårt att hitta kommunansvariga. Kommunansvar tar tid, mindre upphandlartid. | 2 | 6 | Rekrytering av personal som bor nära. Överta personal. | |
Ökad personalomsättning i större organisationer. | Svårt att rekrytera kompetens. | Konsulter, avsäga oss uppdrag, attraktiv arbetsgivare – mer distansarbete. | ||||
Fler nya som behöver läras upp. | 5 | Produktionsbortfall. Ökad mängd inskolning av nya medarbetare. | 4 | 20 | Rekryteringsbehov + ev. konsulter tillfälligt. Smartare arbetssätt – |
produktivare. Fördela ansvar för inskolning på flera samt mellan teamen. | ||||||
Organisationen växer och kan inte behålla samma form. | 5 | Ineffektiviteten ökar om organisationen är felbyggd. Omflyttningar/nyrekryteringar. | 5 | 25 | Se över rollerna teamledare, upphandlingschef och enhetschef. | Chef UhC |
Svårt att förutse var kapacitet behövs – Teamfördelning. | 2 | Ojämn belastning. | 2 | 4 | Dialog mellan teamledare. | |
Större arbetsgrupp. | 3 | Fler människor som ska komma överens. | 3 | 9 | Gruppdynamiska övningar. Personalvård. Lära känna varandra aktiviteter. | |
Ökat arbete med direktupphandlingar. | 5 | Kommunen behöver hjälp med att genomföra formella direktupphandlingar. Kan innebära ökat tryck på Team V. | 3 | 15 | Ökad bemanning Team V. Konsultstöd. | |
Ökat arbete med annonseringar av undantag. | 5 | Kommunen behöver hjälp med annonseringar av undantag i e-avrop. Kan innebära ökat tryck på Team V. | 3 | 15 | Ökad bemanning i Team V. Konsultstöd. | |
Ökat arbete med arkivering. | 3 | Vid upphandlingar som ej är samordnade kan ytterligare arbete med arkivering tillkomma. Kan innebära ökat tryck på Team V. | 3 | 9 | Ökad bemanning i Team V. Föra över en del av arbetet med administration på ansvarig upphandlare. | |
Ökat arbete med avtalspublicering. | 3 | Kommunens befintliga avtal behöver samlas in och publiceras i avtalsdatabasen. Kommunens nya upphandlade avtal behöver publiceras i avtalsdatabasen. | 3 | 9 | Ökad bemanning i Team V. Föra över en del av arbetet med administration på ansvarig upp-handlare. |
Uppföljning och avrop (fler avtal som ska följas upp). Räcker resurserna? | 3 | Resultat uppnås ej för medborgarna som behöver tjänsterna. Dålig kontroll på avtalen. | 4 | 12 | Tydlig fördelning mellan vad kommunerna och UhC gör. | Ledningsgrupp |
Svårare för enskilda att få tid med chef och därmed blir sedda. | 4 | Utbrända chefer. Ökad personalomsättning när enskilda inte blir sedda. | 5 | 20 | Fördelning av chefsansvar på t.ex. teamledare. | Ledningsgrupp |
Fler sakkunniga att ta hänsyn till – större referensgrupp | 3 | Kan bli svårare att få till mötestider. Kan bli svårare att komma överens. | 2 | 6 | Öppna upp mer för webmöten/telefonmöten. Satelitkontor med möteslokal. | |
Bristande likabehandling av kommuner | 3 | Missnöje, avhopp av kommuner om de känner sig åsidosatta. | 3 | 9 | Långsiktig plan. |
Reglemente 2020-01-01
för Gemensam nämnd mellan Falun, Borlänge, Gagnef, Hedemora, Ludvika, Säter och Avestas kommuner avseende upphandlingssamverkan med gemensamt Upphandlingscenter.
Fastställt 2019-xx-xx av kommunfullmäktige i xx kommun.
Falun, Borlänge, Gagnef, Hedemora, Ludvika, Säter och Avestas kommuner har kommit överens om att samverka i en gemensam nämnd kallad Gemensam nämnd för upphandlingssamverkan. Samverkan får avse all kommunal verksamhet oavsett verksamhetsform.
Den gemensamma nämnden är tillsatt i Ludvika kommun och ingår i dess organisation.
Den gemensamma nämnden är bildad enligt 3 kap 9 § Kommunallagen 2017:725. Utöver vad som följer av lag, gäller detta reglemente och ett mellan kommunerna ingånget samarbetsavtal för den gemensamma nämnden.
1 § Uppgifter
Den gemensamma nämndens uppgift är att på grundval av fastställd gemensam upphandlings- policy, med stöd av Upphandlingscenter, tillhandahålla kompetens i upphandlingsfrågor och svara för genomförandet av alla upphandlingar med undantag av direktupphandlingar och vad som i Lag om offentlig upphandling definieras som byggentreprenader samt konkurrensutsättningar enligt Lag (2008:962) om valfrihetssystem.
Nämnden ska vid behov samråda med styrelser och nämnder i de samverkande kommunerna.
Nämnden sammanträder på dag och tid som nämnden bestämmer. Nämnden sammanträder i Ludvika om inte nämnden själv bestämmer annat.
2 § Sammansättning
Den gemensamma nämnden består av sju ledamöter och sju ersättare, dvs. varje kommun har utsett en ledamot och en ersättare.
Ludvika kommun ska bland nämndens ledamöter utse en ordförande och en vice ordförande.
3 §
Ersättarnas tjänstgöring
Om en ledamot är förhindrad att inställa sig till ett sammanträde eller att vidare delta i ett sammanträde ska en ersättare från den kommun som valt ledamoten tjänstgöra i ledamotens ställe. Ordningen därefter är att ersättare kallas in till tjänstgöring från kommuner enligt ett rullande schema med ordningen Falun, Borlänge, Gagnef, Hedemora, Ludvika, Säter och Avesta. Falun gäller för 2019 och sedan ett år i taget för varje kommun.
En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om ersättare har trätt in i ledamotens ställe.
Ersättarna har rätt att närvara och yttra sig på sammanträde även när de inte tjänstgör.
4 §
Ersättning till ledamot och ersättare
Xxxxxxx och ersättare i den gemensamma nämnden ska erhålla ersättning för uppdraget från den kommun som valt ledamoten och ersättaren.
5 §
Anmälan av förhinder
En ledamot eller ersättare som är förhindrad att delta i ett sammanträde eller i en del av ett sammanträde ska snarast anmäla detta till nämndens sekretariat, som är Upphandlingscenter, som inkallar ersättare som står i tur att tjänstgöra och som inte redan kallats in.
6 § Kallelse
Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena.
Kallelsen ska vara skriftlig eller elektronisk och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet.
Xxxxxxxxx ska på lämpligt sätt tillställas varje ledamot och ersättare senast fyra dagar före sammanträdesdagen. Kallelsen ska även tillställas respektive kommun för kännedom.
Kallelsen bör åtföljas av föredragningslista. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas kallelsen.
I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt.
När varken ordföranden eller vice ordföranden kan kalla till sammanträde ska den ledamot som har längst tjänstgöringstid göra detta och vid lika tjänstgöringstid för flera ledamöter den som är till åldern äldst.
7 §
Ersättare för ordföranden
Om varken ordföranden eller vice ordföranden kan delta i ett sammanträde eller del av ett sammanträde fullgör den ledamot som är till åldern äldst ordförandens uppgifter.
Om ordföranden på grund av sjukdom eller av annat skäl är förhindrad att fullgöra uppdraget under längre tid än en månad får nämnden utse en annan ledamot att vara ersättare för ordföranden. Ersättaren fullgör ordförandens samtliga uppgifter.
8 §
Justering och anslag av protokoll
Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot.
Nämnden kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen bör redovisas skriftligt innan nämnden justerar den.
Nämndens protokoll ska tillkännages på var och en av de samverkande kommunernas anslagstavlor.
Protokollen ska tillställas samtliga samverkande kommuner och de samverkande kommunernas revisorer.
9 § Reservation
Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen ska ledamoten göra det skriftligen. Motiveringen ska lämnas före den tidpunkt som har fastställts för justering av protokollet.
10 § MBL
Vid beslut om verksamhetsförändringar som påverkar Kommunstyrelsens förvaltnings organisation i värdkommunen ska nämnden före beslut informera kommunstyrelsen.
11 §
Personuppgifter
Den gemensamma nämnden är inom sitt verksamhetsområde, personuppgiftsansvarig enligt GDPR-förordningen samt lag om kompletterande bestämmelser.
12 § Delgivning
Delgivning med nämnden sker med ordföranden eller en anställd som nämnden bestämmer.
13 §
Undertecknande av handlingar och expediering
Avtal, andra handlingar och skrivelser som beslutas av nämnden ska undertecknas av ord- föranden eller vid förfall för denne av vice ordföranden och kontrasigneras av anställd som nämnden bestämmer. I övrigt bestämmer nämnden vem som ska underteckna handlingar.
Xxxxxx Xxxxxx 2019-06-12
Diarienummer
GNU 2019/70
Utredning om anslutning av Avesta kommun till den gemensamma nämnden för upphandlingssamverkan
1. Beskrivning av ärendet
Nämnden beslutade i sammanträde 2019-05-13 § 13 att chef Upphandlingscenter ska redovisa en utredning där följande frågor skulle utredas ytterligare:
a) Ekonomiska och organisatoriska (resurser, bemanning och placering) konsekvenser för Upphandlingscenter (UhC), ägarkommunerna och Avesta kommun vid anslutning till den gemensamma nämnden för upphandlingssamverkan (GNU).
b) Risk- och konsekvensanalys för att möte prioriterade risker inklusive eventuella gränssnittsfrågor, verksamhetsövergång och upphandlingsbehov mellan UhC och Avesta kommun vid anslutning till GNU.
c) Tidplan för när ev. implementering och anslutning tidigast ska kunna träda i kraft samt när UhC är förberedda för anslutning av Avesta kommun.
d) Förslag till ändringar i samarbetsavtal och reglemente för nämnden vid anslutning av Avesta kommun till GNU.
2. Sammanfattning
Nämndens uppdrag i form av antal samverkande kommuner utökas med anslutning av Avesta kommun till GNU fr.o.m. den 1 januari 2020.
Med ett utökat uppdrag för tillkommande operativt och strategiskt upphandlingsarbete, avtalsförvaltning samt kommunansvarig upphandlare för Avesta kommun är bedömningen att ett årligt ägartillskott erfordras om ca 2,2 mnkr fr.o.m. 2020-01-01. Tre strategiska upphandlare
tillförs UhC:s organisation och upphandlingsteam för att fullgöra det utökade uppdraget.
Förslaget innebär ingen kostnadsökning för dagens sex samverkande kommuner. Avesta kommun har ansvar för egen kostnad om ca 2,2 mnkr from år 2020 samt en engångsavgift om ca 0,5 mnkr för år 2019.
Utökade upphandlingsresurser för UhC innebär större möjligheter till specialisering inom upphandling, ökad avtalsförvaltning och en säkrare leveransförmåga, vilket kommer alla sex samverkande kommuner till godo, som en ytterligare kvalitetshöjning.
Postadress | Besöksadress | Telefon | E-post | Hemsida |
771 82 Ludvika | Folkets Hus | 0240–860 00 vx | xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx |
De styrdokument som nämnden har i form av samarbetsavtal, reglemente och upphandlings- policy ska i sin exakta ordalydelse accepteras och antas av alla samverkande kommuner.
Styrdokumenten är inte förhandlingsbara för en enskild kommun.
Utredningen har genomförts i dialog och samverkan med Xxxxxx Xxxxxxx, Kommundirektör och Xxxxx Xxxxxxxxxx, Ekonomichef som företrädare för Avesta kommun.
3. Det utökade uppdraget och anslutning Avesta kommun
Nämndens utökade uppdrag i och med anslutningen av Avesta kommun medför en högre arbetsbelastning i form av fler upphandlingar, fler avtal att förvalta samt en lokal närvaro i kommunen. Omfattningen av arbetet beskrivs nedan.
Bedömt antal tillkommande unika och samordnade Avesta-upphandlingar per år
• 3 enkla upphandlingar x 60 timmar ca 200 årsarbetstimmar
• 10 normala upphandlingar x 90 timmar ca 900 årsarbetstimmar
• 2 komplexa upphandlingar x 120 timmar ca 250 årsarbetstimmar
• 50-75 samordnade upphandlingar x 10 timmar ca 600 årsarbetstimmar.
• 50-75 upphandlingar x 5 timmar planering/beredning ca 300 årsarbetstimmar Summa totalt ca 2 250 årsarbetstimmar
Bedömt unikt och samordnat upphandlings- och avtalsstöd Avesta per år
• Bedömt antal avtal för avtalsförvaltning per år
50-75 avtal x 5 timmar ca 300
årsarbetstimmar
• Bedömt utbildnings- och utredningsstöd per år
10 * 10 timmar ca 100 årsarbetstimmar
• Bedömt upphandlingsstöd och rådgivning på plats i Avesta
per år, 2 kommunansvariga upphandlare x 600 timmar ca 1200 årsarbetstimmar Summa totalt ca 1 600 årsarbetstimmar
Förtydligande – Roll och uppgift för kommunansvarig upphandlare
UhC arbetar enligt en modell där en eller några upphandlare utses till kommunansvariga upphandlare i varje deltagande kommun. Dessa fungerar som UhC:s kontakt för kommunernas olika verksamheter. Beskrivning av roll och huvuduppgift:
• Kommunansvarig upphandlare arbetar nära kommunens ekonomichef och ekonomienheten och har en aktiv roll i den lokala upphandlingsgruppen (LUG).
• Kommunansvarig upphandlare finns placerad i kommunens lokaler (t.ex. ekonomienheten) och är engagerad i upphandlingsfrågor hos kommunens verksamheter.
Postadress | Besöksadress | Telefon | E-post | Hemsida |
771 82 Ludvika | Folkets Hus | 0240–860 00 vx | xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx |
• Kommunansvarig upphandlare arbetar med att informera kommunens verksamheter om befintliga avtal och innehåll i dessa och hur kommunen arbetar med upphandling enligt lag om offentlig upphandling (LOU).
• Kommunansvarig upphandlare är informerad om de upphandlingar som är pågående och planerade i kommunen enligt upphandlingsplan.
4. Organisation och resurser
Det utökade uppdraget för UhC vid anslutning av Avesta kommun med tillhörande operativt och strategiskt upphandlingsarbete, avtalsförvaltning samt bemanning med kommunansvarig upphandlare på plats i Avesta kommun uppgår till drygt 4000 årsarbetstimmar (3850 timmar).
Tre (3) strategiska upphandlare rekryteras och tillförs UhC:s nuvarande upphandlingsteam för att fullgöra det utökade uppdraget.
Roll som kommunansvarig upphandlare för Avesta kommun tillsätts senast from den 1 januari 2020. Behovet uppgår till 2 strategiska upphandlare på plats i Avesta, 2-3 dagar per vecka och per upphandlare. Övrig tid ska samtliga upphandlare arbeta på Upphandlingscenters kontor i Ludvika och/eller annan samverkande kommun.
En tydlig trend är att fler upphandlingar avser IT, digitalisering och teknik inom välfärdstjänster. Denna trend kommer att förstärkas ytterligare med anslutning av Avesta kommun som har uttalat framtida behov inom området. Ett nytt upphandlingsteam inom kategoriområde IT och digitalisering bildas som kompletterar nuvarande tre upphandlingsteam på UhC. Teamet ska förutom upphandling även jobba med avtalsförvaltning och leverantörs-/marknadsdialog inom området och hålla en efterfrågad specialiseringskompetens.
Kostnad för strategisk upphandlare och upphandlingssystem/avtalsdatabas
Lönekostnad för strategisk upphandlare är ca 35-40 tkr per månad. Lönekostnad är högre för vissa kategorier/upphandlingsområden. Bedömd årskostnad med sociala avgifter, kompetensutveckling och arbetsredskap samt arbetsplats inräknad är ca 650 tkr per
medarbetare/strategisk upphandlare. Vid anställning av 3 strategiska upphandlare är bedömd tillkommande total årskostnad ca 1 950 tkr.
UhC använder idag e-avrops upphandlingssystem för annonsering och genomförande av offentliga upphandlingar samt e-avrops avtalsdatabas för publicering av slutna ramavtal för samverkande kommuner. Varje samverkande kommun har en egen unik avtalsdatabas.
LOU försäkring för GNU fördelas/faktureras samverkande kommuner utifrån befolkning. Vid anslutning av Avesta kommun är bedömd tillkommande total årskostnad ca 50 tkr.
Postadress | Besöksadress | Telefon | E-post | Hemsida |
771 82 Ludvika | Folkets Hus | 0240–860 00 vx | xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx |
5. Ekonomi och finansieringsmodell
Med ett utökat uppdrag och ansvar vid anslutning av Avesta kommun till GNU för tillkommande upphandlingsarbete, avtalsförvaltning samt kommunansvarig upphandlare är bedömningen att ett årligt ägartillskott erfordras om ca 2,2 mnkr fr.o.m. 2020-01-01.
De kommunala bolagen inom Avesta koncernen ingår inte i årlig grundavgift. För de kommunala bolagen tecknas normalt separata avtal avseende eventuellt upphandlingsstöd från UhC. De kommunala bolagen har rätt att medverka/ansluta på de upphandlingar som de samverkande kommunerna beställer av UhC mot en årlig avgift om 30-50 tkr för hela kommunkoncernen. Avestas kommunala bolag kommer att få frågan om att delta i samverkan, likt övriga kommunala bolag i upphandlingssamverkan och den årliga avgiften kommer att spegla nivån för en kommun av liknande storlek.
För en implementerings- och uppstartsperiod på drygt 6 månader innan formell anslutning med rekrytering, upphandlings- och avtalsarbete samt uppbyggnad av verksamhet är bedömningen att ett tillskott av engångskaraktär från Avesta kommun erfordras om ca 0,5 mnkr att mot faktura erläggas per senast fr.o.m. 2019-10-01.
Finansiering av upphandlingssamverkan föreslås även framöver att ske genom fördelning utifrån folkmängd.
Förslag reviderad budget 2020 inklusive Avesta kommun
Kommun | Befolkning | Andel i % | Andel i kr inkl. Avesta enligt reviderad budget 2020 | Andel i kr exkl. Avesta enligt ursprungligt budgetförslag 2020 | Skillnad i kr |
Falun | 58 923 | 29,7% | 5 621 649 kr | 5 625 148 kr | -3499 kr |
Borlänge | 52 224 | 26,3% | 4 982 519 kr | 4 984 221 kr | -1702 kr |
Ludvika | 26 946 | 13,6% | 2 570 829 kr | 2 580 339 kr | -9510 kr |
Hedemora | 15457 | 7,8% | 1 474 701 kr | 1 480 010 kr | -5309 kr |
Säter | 11 123 | 5,6% | 1 061 209 kr | 1 066 395 kr | -5186 kr |
Gagnef | 10 271 | 5,2% | 979 922 kr | 979 887 kr | 35 kr |
Avesta | 23 323 | 11,8% | 2 225 170 kr | ||
170 735 | 100,0 % | 18 916 000 kr | 16 716 000 kr | -25170 kr |
Kommentar: Kostnadsfördelning utifrån befolkningsnivå 2018-12-30.
Förslaget till reviderad budget år 2020 innebär ingen kostnadsökning för dagens sex samverkande kommuner. Avesta kommun har ansvar för egen kostnad om ca 2,2 mnkr fr.o.m. år 2020 samt en engångsavgift om ca 0,5 mnkr för år 2019.
Postadress | Besöksadress | Telefon | E-post | Hemsida |
771 82 Ludvika | Folkets Hus | 0240–860 00 vx | xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx |
Utökade upphandlingsresurser för UhC innebär större möjligheter till specialisering och en säkrare leveransförmåga m.m. vilket kommer alla sex samverkande kommuner till godo, som en ytterligare kvalitetshöjning.
6. Tidplan för när ett förändrat uppdrag ska träda i kraft
Anslutning av ny kommun bör av flera skäl, inte minst budgeteringsskäl, ske vid ett årsskifte.
Tidigast den 1 januari 2020 kan ett förändrat uppdrag med anslutning av Avesta kommun träda
i kraft. Detta datum är helt beroende av beslutsprocessen inom samverkande kommuner samt att det ges rimlig tid för implementering/förberedelse och erforderliga rekryteringar för UhC. Rekrytering sker av UhC utifrån de kravprofiler som tas fram för de olika tjänsterna.
Nedan redovisas i kronologisk ordning ett antal datum som förslag till milstolpar:
Datum Aktivitet/Beslut
2019-06-13 Beslut av nämnden att förorda alternativ om ett utökat uppdrag
med anslutning av Avesta kommun till GNU.
2019-07-15 Fördjupat arbete klart med förslag till ändringar i samarbetsavtal och reglemente för nämnden.
2019-09-30 Nytt likalydande samarbetsavtal och beslut i samtliga samverkande kommuner och dess fullmäktige.
2019-10-01 Rekryteringsprocess påbörjas av nya upphandlartjänster. Visst
arbete kommer att påbörjas direkt efter nämndens beslut i juni 2019.
2019-10-01 Implementering Avesta kommun och planering nya upphandlingar.
Xxxxxx kommer att påbörjas direkt efter nämndens beslut i juni 2019
2020-01-01 Avesta kommun ansluter formellt och nytt uppdrag träder i kraft för nämnden (UhC) enligt reviderat samarbetsavtal.
Likalydande beslut i samtliga samverkande kommuner innan oktober 2019 erfordras i respektive fullmäktige, om tidplan ska kunna hållas.
Postadress | Besöksadress | Telefon | E-post | Hemsida |
771 82 Ludvika | Folkets Hus | 0240–860 00 vx | xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx |
7. Riskfördjupning och handlingsplan
En riskfördjupning och handlingsplan för att möta prioriterade risker förknippade med anslutning av Avesta kommun och därmed ett utökat uppdrag för den gemensamma nämnden har tagits fram av chef UpphandlingsCenter tillsammans med personalen på UhC.
Fördjupad riskutredning
En juridisk analys avseende konsekvenser ur ett LOU och OSL-perspektiv vid anslutning av Avesta kommun till GNU har upprättats. Analysen visare att en anslutning till GNU av Avesta kommun är riskfri ur ett LOU-perspektiv. Vad gäller sekretessfrågor kopplade till OSL rekommenderas att Avesta kommun ansvarar för sina egna hittillsvarande inkomna handlingar.
Analys bifogas som bilaga 1.
En nulägesanalys kring Avestas upphandlingsorganisation med mera har genomförts tillsammans med företrädare för Avesta kommun. I den framträder ett antal olika styrkor, svagheter, möjligheter och hot. Analys med prioriterade frågeställningar redovisas i avsnitt 8 Nulägesbeskrivning Avesta kommun.
Personalens riskanalys
UhC:s personal har tagit fram en risk- och konsekvensanalys vid en ev. anslutning av Avesta kommun. Riskanalysen bygger på metodik från värdkommunen Ludvika och har tagits upp och redovisats på en arbetsplatsträff den 25 april 2019. Resultatet framgår av bilaga 2.
Nedan redovisas de fem högst bedömda riskerna med konsekvens samt hur risk kan hanteras som framkommit vid riskanalys:
Risk | Konsekvens | Hur hantera risk |
Ökad arbetsbelastning genom nya upphandlingar för Avesta där vi redan har avtal. | För mycket projekt per team under första åren. Stress om man inte hinner sitt arbete. Ökad personalomsättning. | Anställa fler upphandlare. Ha med Avesta som kommande avropsberättigad snarast Arbetsmiljökartläggning Långsiktig plan, strategi. Kontroll av Avestas avtalsstruktur/ hur de passar in i våra kategorier. |
Initialt insamling av Avestas befintliga avtal och publicering i avtalsdatabas | Ökad arbetsbelastning under en kort intensiv period | Plocka bort andra arbetsuppgifter under denna period från team V. |
Krävs en kommunansvarig med hög kompetens initialt. | Brist på upphandlare med hög kompetens. Befintlig personal måste stötta. | Befintlig personal måste åka till Avesta. |
Fler nya som behöver läras upp. | Produktionsbortfall. Ökad mängd inskolning av nya medarbetare | Rekryteringsbehov + ev. konsulter tillfälligt. Smartare arbetssätt – produktivare. Fördela ansvar för inskolning på flera samt mellan teamen |
Organisationen växer och kan inte behålla samma form. | Ineffektiviteten ökar om organisationen är felbyggd. Omflyttningar/nyrekryteringar. | Se över rollerna teamledare, upphandlingschef och enhetschef |
Postadress | Besöksadress | Telefon | E-post | Hemsida |
771 82 Ludvika | Folkets Hus | 0240–860 00 vx | xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx |
samt kommunansvarig upphandlare |
8. Nulägesanalys Avesta kommun (inhämtad delvis från Avesta kommun)
Organisation: Kommunens upphandlingsenhet är en central enhet, organisatoriskt underställd kommunkansliet. Enheten svarar för upphandlingar av varor, tjänster och byggentreprenader för Avesta, Skinnskatteberg och Norbergs kommuner och Gamla Byn AB, Avesta Industristad AB, Avesta Vatten och Avfall AB och Södra Dalarnas Räddningstjänst.
Affärsvärden och leverantörer 2018: 437 977 318 kr. 1 787 leverantörer.
Antal upphandlare: Enheten består i nuläget av 1 upphandlare och 1 administratör/ avtalscontroller. Externt upphandlingskonsultstöd anlitas via slutet ramavtal.
Upphandlingssystem: Tendsign nyttjas som upphandlingsverktyg och för att hantera avtalsdatabasen.
Upphandling och produktion: Under de senaste åren har optimal produktion inte uppnåtts. Det gör att det finns en viss eftersläpning på ej genomförda upphandlingar. En uppskattning som inte har kunnat verifieras är att det rör sig om 10-20 upphandlingar som ett minimum men en troligare siffra är kring det dubbla. Det är inte rimligt att UhC löser detta inom sin ordinarie verksamhet.
Avtalsförvaltning: Xxxxx avtal som ska följas upp via avtalsförvaltning är för närvarande okänt. En uppskattning är att 300-400 avtal kan avse varor och tjänster. Nuvarande avtalsförvaltning sker genom Tendsigns avtalsdatabas. Uppföljningen är i det stora hela reaktiv, frånsett vid uppstart då den är mer strukturerad inom problemområden (främst större varu-upphandlingar) där erfarenheten ger att vissa uppstartsproblem kan föreligga.
Övrigt
Styrkor – Samordning: I Avesta finns en vana och erfarenhet att arbeta med samordning av upphandlingar sedan tidigare samarbete med Norberg och Skinnskatteberg. Oklart på vilken nivå och om det gäller generellt för både beställare, sakkunniga, chefer och upphandlare.
Svagheter – Beställarkompetens: Som många andra kommuner har Avesta en förhållandevis ojämn beställarkompetens. Här kan UhC bidra med utbildning och erfarenhetsutbyte kring arbetssätt med mera.
Möjligheter – Inköpsvolym: Avesta är den enda kommunen i dalarna tillsammans med Mora som har någon inköpsvolym av vikt utanför nuvarande UhC-samarbete. Projekt kring införande av
e-handel är pågående och upphandling är planerad kring införande av ett systemstöd.
Postadress | Besöksadress | Telefon | E-post | Hemsida |
771 82 Ludvika | Folkets Hus | 0240–860 00 vx | xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx |
Hot- Resurser och orimliga förväntningar: Då Upphandlingsenheten haft svårt att rekrytera upphandlare de senaste åren, har Avesta kommun inte kunnat genomföra önskat antal planerade upphandlingar samt tillgodose den utbildningsinsats som normalt krävs för att utbilda beställare och chefer i kommunen. Detta kan leda till för höga förväntningar på ett eventuellt samarbete och vad det kan bidra med. Här kan UhC bidra med planeringsförmåga, utbildningsinsatser och att kommunicera årlig upphandlingsplan tydligt. Betydelsefull roll får också kommunansvarig upphandlare för Avesta från UhC.
9. Förslag till reviderat samarbetsavtal och reglemente
De styrdokument som GNU har i form av samarbetsavtal, reglemente och upphandlingspolicy ska i sin exakta ordalydelse accepteras och antas av en ny kommun. Styrdokumenten är inte förhandlingsbara för en enskild kommun.
Ett reviderat förslag till samarbetsavtal och reglemente behöver godkännas av samtliga samverkande kommuner vid ett beslut av nämnden att förorda alternativ om anslutning av Avesta kommun till GNU.
Samarbetsavtal, reglemente och upphandlingspolicy föreslås att revideras utifrån ett utökat uppdrag för nämnden. Förslag till ändringar i samarbetsavtal, reglemente och upphandlingspolicy för nämnden bifogas som bilaga 3, 4 och 5 till denna utredning.
Ludvika den 12 juni 2019
Xxxxxx Xxxxxx
Chef Upphandlingscenter
Bilaga 1 Konsekvenser ur ett LOU och OSL-perspektiv vid anslutning Avesta kommun 2 Risk- och konsekvensanalys vid anslutning Avesta kommun
3 Samarbetsavtal - förslag till reviderat 4 Reglemente - förslag till reviderat
5 Upphandlingspolicy – förslag till reviderat
Postadress | Besöksadress | Telefon | E-post | Hemsida |
771 82 Ludvika | Folkets Hus | 0240–860 00 vx | xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx |
2019-06-13
Gemensam nämnd för upphandling
§ 17 Dnr 2019/70
Antagande av Avesta kommuns ansökan om deltagande i upphandlingssamverkan
Beslut
1. Gemensamma nämnden för upphandlingssamverkan godkänner redovisningen avseende förslag om anslutning av Avesta kommun till GNU.
2. Gemensamma nämnden för upphandlingssamverkan godkänner redovisningen avseende organisation och resurser, tidplan samt finansieringsmodell med ekonomiska konsekvenser för nämnden och samverkande kommuner vid anslutning av Avesta kommun till GNU.
3. Gemensamma nämnden för upphandlingssamverkan godkänner redovisningen avseende riskanalys vid anslutning av Avesta kommun till GNU.
4. Gemensamma nämnden för upphandlingssamverkan godkänner redovisningen avseende förslag till revideringar i samarbetsavtal, reglemente och upphandlingspolicy.
5. Gemensamma nämnden för upphandlingssamverkan uppdrar till kommunstyrelsens förvaltning i Ludvika att ta fram tjänsteskrivelse avseende reviderat samarbetsavtal, reglemente och upphandlingspolicy till fullmäktige så att samverkande kommuners fullmäktige kan fatta likalydande beslut senast 1 oktober 2019.
6. Gemensamma nämnden för upphandlingssamverkan uppdrar till chef för UpphandlingsCenter att teckna särskilt avtal med Avesta för år 2019 enligt utredningsrapport daterad 12 juni.
Förslag till beslut
Gemensamma nämnden för upphandlingssamverkan föreslår fullmäktige i samverkande kommuner att anta Avesta kommun som ny medlem från och med 1 januari 2020.
Beskrivning av ärendet
Chef för UpphandlingsCenter föredrar ärendet.
Nämnden beslutade i sammanträde den 13 maj 2019 § 13 att chef Upphandlings-Center ska redovisa en utredning där följande frågor skulle utredas ytterligare:
a) Ekonomiska och organisatoriska (resurser, bemanning och placering) konsekvenser för UhC, ägarkommunerna och Avesta kommun vid anslutning till GNU.
b) Risk- och konsekvensanalys för att möte prioriterade risker inklusive eventuella gränssnittsfrågor, verksamhetsövergång och upphandlingsbehov mellan UhC och Avesta kommun vid anslutning till GNU.
c) Tidplan för när ev. implementering och anslutning tidigast ska kunna träda i kraft samt när UhC är förberedda för ytterligare en samverkande kommun.
d) Förslag till ändringar i samarbetsavtal och reglemente för nämnden vid anslutning av Avesta kommun till GNU.
I den bilagda utredningen redovisas en fördjupning kring ovan utpekade frågor a., b. och c. samt förslag till revideringar i samarbetsavtal och reglemente.
Beslutsunderlag
1. Tjänsteskrivelse daterad 12 juni 2019.
2. Utredning om anslutning av Avesta kommun till den gemensamma nämnden för upphandlingssamverkan.
3. Bilaga 1 Konsekvenser LOU-OSL vid anslutning Avesta kommun.
4. Bilaga 2, Risk- och konsekvensanalys vid anslutning av Avesta kommun till GNU.
5. Bilaga 3 Samarbetsavtal - förslag till reviderat rödmarkerat.
6. Bilaga 4 Reglemente - förslag till reviderat rödmarkerat.
7. Bilaga 5 Upphandlingspolicy - förslag till reviderat rödmarkerat.
Behandling
Xxxx Xxxxxxx (S) och Xxxx Xxxxxxx (S) yrkar bifall till föreliggande förslag.
Ordförande Xxxx Xxxxxxxxxx (S) gör ett tilläggsyrkande som innebär att uppdra till chef för UpphandlingsCenter att teckna särskilt avtal med Avesta för år 2019 enligt utredningsrapport daterad 12 juni.
Ordföranden ställer proposition på eget lagt tilläggsförslag och finner att gemensamma nämnd för upphandlingssamverkan bifaller det.
Beslut skickas till
Samtliga samverkande kommuner (Falun, Borlänge, Hedemora, Gagnef, Säter)
Kommunstyrelsens förvaltning i Ludvika för verkställighet Kanslichef för kännedom
Chef för UpphandlingsCenter för verkställighet Avesta kommun
Akten
UpphandlingsCenter 2019-06-20
Missivbrev
Avesta kommun har ansökte om inträde till den gemensamma nämnden för upphandlingssamverkan (GNU) den 8 maj 2019.
UpphandlingsCenter fick i uppdrag att utreda ärendet med tillhörande ekonomisk kalkyl, tidplan, risk – och konsekvensanalys och förslag till ändringar i samarbetsavtal och reglemente samt förslag till beslut. GNU beslutade den 13 juni 2019 att föreslå samverkande kommuners fullmäktige att anta Avesta kommun som ny medlem från och med 1 januari 2020.
De samverkade kommunernas respektive fullmäktige måste fatta likalydande beslut för att Avesta kommun ska ges inträde i den gemensamma nämnden.
Beslutssvar
För att tidplanen ska hålla bör besluten tas innan 1 oktober. Besluten skickas till kommunstyrelsens förvaltning i Ludvika kommun per e-post till xxxx@xxxxxxx.xx med kopia till xxxxx.xxxxxx@xxxxxxx.xx. Ange ärenderubrik i ämnesraden på e-postmeddelandet.
Följande bilagor bifogas:
1. Tjänsteskrivelse daterat den 20 juni 2019 med förslag till beslut.
2. Protokollsutdrag från den gemensamma nämnden för upphandlingssamverkan, daterad den 13 juni 2019.
3. Förslag till reglemente för den gemensamma nämnden för upphandlingssamverkan, daterad den 13 juni 2019.
4. Förslag till samarbetsavtal för den gemensamma nämnden för upphandlingssamverkan, daterad den 13 juni 2019.
5. Förslag till reviderad upphandlingspolicy för den gemensamma nämnden för upphandlingssamverkan, daterad den 13 juni 2019
6. Fördjupad utredning avseende anslutning av Avesta kommun till den gemensamma nämnden för upphandlingssamverkan med tillhörande riskanalys, daterad den 12 juni 2019.
Vid ytterligare upplysning vänligen kontakta chef för UpphandlingsCenter Xxxxxx Xxxxxx på xxxxxx.xxxxxx@xxxxxxx.xx
Xxxxx Xxxxxx Utredare
0240-861 82
Telefon 0000-000 00 | Fax 0000-000 00 | xxxx@xxxxxxx.xx | Organisationsnr 212000-2270
Ludvika kommun, 771 82 Ludvika | Besöksadress Xxx Xxxxxxxxxx gata 1, 771 31 Ludvika