RAMAVTAL FÖR MOLEKYLÄRBIOLOGISKA ARTIKLAR, AVROPSINSTRUKTION

Avropsinstruktion 1 (6)

                                 Upphandlingsenheten                                

RAMAVTAL FÖR MOLEKYLÄRBIOLOGISKA ARTIKLAR, AVROPSINSTRUKTION

1.1. Introduktion

Uppsala universitet har genom ett samarbete med Karolinska Institutet getts möjlighet att avropa på deras ramavtal för molekylärbiologiska artiklar.

Detta dokument är till för anställda vid Uppsala universitet som köper/avropar från ramavtalet samt för ekonomiskt ansvariga.

Det mesta av innehållet i detta dokument är valda delar ur avtalet som är viktiga att känna till vid avrop.

1.1.1. Information

Detaljerad information om respektive avtal och prisbilagor finns på upphandlingens hemsida (CAS-inloggning krävs).

1.1.2. Frågor

Under avtalstiden kan beställare och ekonomiskt ansvariga kontakta ansvariga vid upphandlingsenheten, Xxxxxx Xxxxxxxxx (ankn.1706,

e-post. Xxxxxx.Xxxxxxxxx@xxxx.xx.xx) och Xxxxx Xxxxxxxxx (ankn. 2505, e-post xxxxx.x.xxxxxxxxx@xxxx.xx.xx).

1.2. Avtalsparter

Köpare: Karolinska Institutet och Uppsala universitet,

Leverantörer: AH Diagnostics, Applied Biosystems, BioRad, Fisher Scientific , GE Healthcare, Invitro, Invitrogen, Lonza, Nordic Biolabs, Nordic Biosite, Orion Diagnostica, PerkinElmer,

Promega, Qiagen, Saveen&Werner, Sigma-Aldrich, Techtum och VWR.

1.3. Avtalsperiod

Avtalsperioden sträcker sig från 2009-06-30 till och med 2011-06-30 med möjlighet till förlängning i 1 + 1 år.

1.4. Omfattning

1.4.1. Produktområden med fast pris

Leverantörerna har angivit fasta priser på produkter inom följande områden: enzym, nukleotider, storleksmarkörer, molekylärbiologiska kit, mm (se respektive leverantörs prisbilaga).

1.4.2. Övrigt sortiment

Leverantörerna har angivit rabattsatser (se avsnitt 1.16) på övriga produkter inom området som inte har fast pris.

1.4.3. Nya produkter

Till produktsortimentet tillförs kontinuerligt nytillkomna produkter enligt avtalets anda.

1.5. Avrop/beställning

1. Avrop får göras av Uppsala universitets samtliga institutioner, enheter och bolag med åberopande av respektive avtal.

2. Avtalsnummer (=referensnummer) anges vid beställning (se avsnitt 1.16).

3. Vid avrop där det är särskilt angeläget att leverans måste ske på utsatt tid, s.k. kritisk leverans, åligger det beställaren att avisera detta vid avropstillfället.

4. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx skall väljas där det är möjligt med hänsyn till verksamheten.

5. Alla avrop sker i konkurrens mellan ramavtalsleverantörerna under avtalstiden. Konkurrensen sker med avseende på pris där produkter bedöms likvärdiga ur kvalitets- och behovssynpunkt. Bedömningen görs av respektive institution/motsv.

6. Vid prisjämförelser skall hänsyn tas till hela beloppet d.v.s. priset på produkten, inklusive rabatter och fraktkostnader.

1.5.1. Avrop av flera produkter

Vid avrop av flera produkter samtidigt skall prisjämförelsen ske på totalkostnaden för samtliga produkter per inköpstillfälle. Se exemplet i tabellen.

Kostnad i SEK	Leverantör A	Leverantör B	Leverantör C	Leverantör D
Enzym Z	450	650	har ej produkten	400
PCR kit Q	650	600	500	har ej produkten
Storleksmarkör BP	200	300	150	har ej produkten
Fraktkostnad	100	0	75	0
Kostnad för CO2 is	50	100	25	25
Summa	1450	1650	750	425
Summa kostnad för billigast köp d. v. s från leverantörerna C och D			1 175 SEK

I detta exempel är det ekonomiskt mest fördelaktigt att avropa de tre produkterna från leverantör C och D.

1.5.2. Orderbekräftelse

Avrop med leverans påföljande arbetsdag erfordrar ingen orderbekräftelse.

I annat fall skall orderbekräftelse med leveranstid alltid tillställas beställaren.

1.5.3. Leveransvillkor

Leverantören skall leverera beställt gods med märkt följesedel, enligt beställning. Följesedel skall vara i två ex varav ett skall följa med godset. Se sammanställning av leverantörernas leveransvillkor i avsnitt 1.16.

1.5.4. Leveranstider

Leveranstider är i enlighet med respektive avtal (se respektive avtal). Om leverans ej sker på överenskommen tid äger Uppsala universitet rätt att annullera ordern alternativt returnera produkterna. Alla kostnader i samband med returfrakten skall betalas av leverantören. Vid försening där beställaren vid avropsstillfället aviserat kritisk leverans och leveranstiden är bekräftad, äger Uppsala universitet rätt till full kostnadstäckning.

1.5.5. Säkerhetsdatablad

Till de produkter som enligt gällande lagstiftning skall vara försedda med säkerhetsdatablad åligger det leverantören att ta fram dessa.

Säkerhetsdatabladen bör levereras i pdf-format till e-postadressen xxxxx@xxxx.xx.xx varje gång en beställning effektueras.

Säkerhetsdatabladet bör levereras på svenska och engelska i två separata pdf-filer. Vidare bör säkerhetsdatablad levereras till beställarens institution/motsvarande första gången en produkt beställs eller vid varje effektuerad beställning, såvida inte beställaren skriftligen avstår.

1.6. Priser och rabattsatser

1. Priser, rabatter och avgifter angivna i respektive avtal skall gälla för Uppsala universitet. Priser och rabatter som är fördelaktigare för Uppsala universitet än de avtalade får dock förekomma.

2. Priser och rabattsatser anges i leverantörernas produktprisbilagor (se: xxxx://xxxx.xx.xx/xxx/Xxxxxxxxxxx).

3. Priserna anges i SEK exklusive gällande mervärdesskatt.

4. Priserna är fasta i 12 månader från avtalsstart.

5. Xxxxxx dras på gällande listpris.

6. Rabattsatsen gäller under hela avtalsperioden.

7. I priserna ingår emballage, pallavgift och transportförsäkring.

1.6.1. Prisvariation

1. I större projekt eller kampanj äger leverantören rätt att teckna ge särskilda priser. Priset skall gälla en tidsbegränsad period och innehålla specifik produkt och definierad kvantitet.

2. Vid start av nytt projekt eller vid inköp av stora volymer etc. är det lämpligt att kontakta respektive leverantör för att utröna om möjligheten till förmånliga priser.

1.6.2. Prisgaranti

1. Vid förändring av pris mellan beställningsdatum och fakturadatum gäller det lägsta av priserna vid leveransdatum.

2. En sänkning av leverantörens listpriser under avtalsperioden skall komma beställaren tillgodo omgående.

1.6.3. Allmän prisjustering

1. Angivna priser gäller ett år, efter förhandling (mellan KI och leverantör) kan en justering ske (enligt i avtalet angiven formel).

2. Vid eventuell avtalsförlängning kan priserna justeras efter förhandling.

3. Prishöjningar därutöver, får ske först efter förhandling med KI.

4. Prissänkningar får alltid ske omedelbart.

1.7. Fakturering

1. Fakturering får ej ske före mottagen leverans.

2. Avtalsnummer skall anges i fakturan om det angetts vid beställning.

3. Beställande person skall anges.

4. Nettopris och/eller rabatt samt listpris skall klart och tydligt anges i fakturan.

1.8. Betalningsvillkor

1. Betalning skall ske inom 30 dagar efter godkänd leverans samt mottagen avtalsenlig faktura.

2. Räntesatsen vid ev. för sen betalning skall vara enligt räntelagen,

d.v.s. motsvarande Riksbankens referensränta plus 8 procentenheter.

3. Villkoret gäller även för fakturor som avser dröjsmålsräntor. Uppsala universitet står endast för bankavgifter i Sverige.

4. Betalning skall ske till plusgiro, bankgiro eller IBAN-nummer.

5. Checkbetalning godtas ej.

1.9. ”Supply center”

Om ”Supply center”(t.ex. enzymfrys) erbjuds av leverantören skall separat avtal tecknas med respektive institution/motsvarande eller intendentur (BMC, Rudbecklaboratoriet, m.fl.).

1.10. Avbeställning

Uppsala universitet äger rätt att annullera vara som ingår i leverantörens standardsortiment två arbetsdagar före beräknad leveranstid. Varor som ej ingår i leverantörens standardsortiment kan endast annulleras efter godkännande av leverantören.

1.11. Reklamation

1. Reklamation skall avges inom skälig tid från att fel har upptäckts. Före retur skall efter överenskommelse mellan parterna leverantören kontaktas för erhållande av referensnummer. Reglering skall ske genom utbyte till felfri vara omgående eller genom kreditering av motsvarande belopp inom 30 dagar.

2. Transport och emballagekostnader skall betalas av leverantören. Betalning av gods innebär ej godkännande av gods. Förpackningar som öppnas senare skall alltid kunna returneras vid fel eller brist om varan ingår i leverantörens standardsortiment. Varor med begränsad hållbarhet, t ex kyl- och frysvaror kan ej reklameras efter hållbarhetstidens utgång.

1.12. Återköp ej reklamation

1. Återköp av felbeställda varor i obruten förpackning görs inom en period om 30 dagar från leveransdag för varor som ingår i leverantörens standardsortiment.

2. Varor som ej är standardsortiment eller varor med begränsad hållbarhet eller för Uppsala universitet speciellt uppmätta mängder återköpes endast efter godkännande av leverantören. Före retur skall leverantören kontaktas för erhållande av returnummer. Reglering sker genom kreditering avfakturerat varuvärde. Returen skall ske till leverantörens lager. Transport- och emballagekostnader skall betalas av Uppsala universitet.

3. Uppsala universitet skall ansvara för att transportföretaget erhåller korrekt transportdokumentation.

1.13. Uppföljning/redovisning

Leverantören skall en gång årligen, på eget initiativ, redovisa genomförda leveranser till respektive institution/motsvarande vid Uppsala universitet. Redovisningen lämnas till upphandlingsenheten vid Uppsala universitet.

1.14. Sammanställning av leveransvillkor

Leverantör	Avtalsnr.	Rabattsater	Fraktfri gräns	Fraktkostnad	Torris	Snabb leverans	Farligt gods
			Avgift i svenska kronor
AH Diagnostics	8050/UF-1	5 %			265-310
Applied Biosystems	8050/UF-2	0 %	4000	230	273		273
BioRad	8050/UF-3	12 %
Fermentas	8050/UF-4	0, 10 %	2325	140	140	140 / 1500-3000
Fisher Scientific	8050/UF-5	30 %
GE Healthcare	8050/UF-6	15, 20 %
Invitro	8050/UF-7	5 %	3000			Speditörens prislista
Invitrogen	8050/UF-8	0, 10, 35 %	6000	000	000	000	264
Lonza	8050/UF-9	5, 20 %				1000
Nordic Biolabs	8050/UF-10	0, 8,15 %				Enligt prislista
Nordic Biosite	8050/UF-11	15 %				Beror på produkt och leverantör
Orion Diagnostica	8050/UF-12	20 %				1000
PerkinElmer	8050/UF-13	0 %	5000	530 (order <20009 270 (order 2000- 5000)
Promega	8050/UF-14	0 %	3500	350
Qiagen	8050/UF-15	13 %			275
Saveen & Werner	8050/UF-16	0, 8, 10, 15 %				Speditörens prislista
Sigma	8050/UF-17	0 %	2000	165	125	4000 - 2600	3000
Techtum	8050/UF-18	0, 15 %	2000
VWR	8050/UF-19	15, 26 %	500	150