Avtal om användningen av ”Förhandlarportalen” med domänen www.forhandlarportalen.se
Avtal om användningen av ”Förhandlarportalen” med domänen xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx
1 BAKGRUND
Hyresgästföreningen (”HGF”) har lanserat en digital plattform att användas som processtöd vid hyresförhandlingar mellan hyresvärdar och HGF, xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx. Förhandlarportalen (”Portalen”) har tagits fram på initiativ av HGF utanför trepartssamarbetet och ägs av HGF. Driften utförs av HGF.
Detta avtal (”Avtalet”) syftar till att reglera relationen mellan HGF och en enskild hyresvärd (”Hyresvärden”) vid användningen av Portalen i förhandlingar.
2 PORTALENS FÖRHÅLLANDE TILL HYRESLAGSTIFTNINGEN
Avtalet eller HGF:s eller Hyresvärdens (”Parterna”) användande av Portalen påverkar inte på något sätt Parternas rättigheter och skyldigheter enligt gällande hyreslagstiftning, till exempel hyresförhandlingslagen (1978:304).
Även om ett konto registrerats har parterna rätt att påkalla förhandling mm. som tidigare.
3 REGISTRERING AV KONTO I PORTALEN
3.1 Hyresvärden anmäler sitt intresse av att använda Portalen genom att fylla i registreringsformuläret på Portalens webbplats. HGF behandlar anmälan så snart som möjligt. När ett konto registrerats efter godkänd anmälan, får Hyresvärden en bekräftelse samt kan själv bestämma personligt användarnamn och personligt lösenord
3.2 Parterna är ansvariga för att se till att det personliga användarnamnet och personliga lösenordet hålls hemliga och att de inte är åtkomliga för tredje man samt att de inte missbrukas eller tappas bort.
3.3 Anmälan som leder till registrering innebär att parterna godkänner villkoren i detta Avtal om Hyresvärdens och HGF;s användning av Portalen.
4 HGF:S ÅTAGANDEN
4.1 HGF tillhandahåller Portalen som en kostnadsfri tjänst för Hyresvärden. HGF ansvarar inte för skada som åsamkas Hyresvärden eller tredje part i samband med nyttjandet av Portalen, såvida skadan inte orsakats genom att HGF uppsåtligen eller genom grov vårdslöshet brustit i sina åtaganden mot Hyresvärden eller vid HGF:s brott mot gällande dataskyddslagstiftning.
4.2 HGF ska hålla Portalen tillgänglig under hela avtalstiden, med undantag för planerade och oförutsedda avbrott. Avbrott på grund av planerad service och underhåll ska aviseras i förväg.
4.3 HGF ska utföra nödvändig drift och service av Portalen. Detta inkluderar ett ansvar för utförande och bekostande av nödvändiga uppdateringar och programkorrigeringar. HGF ska tillse att Portalen har ett fullgott skydd mot virusattacker och andra liknande angrepp.
4.4 HGF ska tillhandahålla support för Hyresvärden på vardagar kl. 8-17 samt tillhandahålla kontaktuppgifter till support på Portalen.
5. BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER OCH BEHÖRIGHET
5.1. Personuppgiftsansvar
5.1.1 HGF är personuppgiftsansvarig för lagring och gallring av alla personuppgifter i Portalen. HGF är dessutom personuppgiftsansvarig för övriga personuppgiftsbehandlingar som HGF:s användare utför i Portalen, inklusive överföring av personuppgifter till eller från Portalen.
5.1.2 Hyresvärden är personuppgiftsansvarig för de personuppgiftsbehandlingar som hyresvärdens användare utför i Portalen, inklusive överföring av personuppgifter till eller från Portalen.
5.1.3 Personuppgiftsansvarig i detta avtal definieras i enlighet med definitionen i dataskyddsförordningen (”GDPR”), och medför att alla skyldigheter däri och i alla andra tillämpliga dataskyddsbestämmelser ska iakttas, förutom det som särskilt anges i 5.2.
5.2 Skyldigheter
5.2.1 Säkerhet
Så som personuppgiftsansvarig för lagring och gallring av personuppgifter i Portalen är HGF skyldig att vidta lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att personuppgifterna omfattas av en adekvat säkerhetsnivå (artikel 32 GDPR).
5.2.2 Incidenter
HGF ska, utan dröjsmål, meddela Hyresvärden om det inträffar en säkerhetsincident eller ett obehörigt intrång i Portalen. Hyresvärden ska, på förfrågan, vara behjälplig med att meddela hyresgästerna.
5.2.3 Personuppgiftsbiträde
HGF är skyldig att uppfylla GDPR:s krav vid anlitande av personuppgiftsbiträde, vilket bland annat innefattar en skyldighet att ha ett gällande personuppgiftsbiträdesavtal (artikel 28.3 GDPR).
5.2.4 Behörigheter
Endast behöriga användare hos Hyresvärden och behöriga användare hos HGF kan se och lägga in uppgifter i Portalen.
Behörigheterna hos HGF hanteras centralt av IT-systemansvariga hos HGF. Behörighet hos Hyresvärden hanteras av IT-systemansvarig hos HGF och den som ansökt blir administratör hos hyresvärden. Administratören kan sedan i sin tur lägga till andra användare.
Respektive part är skyldig att säkerställa att de egna användarna är behöriga att få åtkomst till uppgifterna, till exempel p.g.a. tjänst/uppdrag hos parten,
5.2.5 Uppgiftsminimering
Endast personuppgifter som är nödvändiga för att uppfylla de angivna ändamålen får behandlas i Portalen. Detta innebär bland annat att det inte är tillåtet att behandla personuppgifter i form av namn, personnummer, m.m. avseende hyresgäster eller boende.
6 AVTALSTID & UPPSÄGNING
6.1 Detta Avtal börjar gälla när ett konto registrerats i Portalen och gäller till och med den 31 augusti påföljande år. Om ingen av Parterna skriftligen har sagt upp Avtalet minst tre månader dessförinnan förlängs Avtalet automatiskt med ett år i taget med bibehållen uppsägningstid på tre månader. Om hyresförhandling strandat, ska dock Avtalet alltjämt fortsätta att gälla till dess ärendet slutligt avgjorts.
6.2 Part ska ha rätt att säga upp Avtalet till omedelbart upphörande om den andra Parten begår ett väsentligt avtalsbrott och inte åtgärdar det väsentliga avtalsbrottet inom 14 dagar från mottagandet av skriftligt meddelande. Som väsentligt avtalsbrott ska bland annat, men inte uteslutande, betraktas om HGF väsentligen skulle brista i sitt åtagande att hålla Portalen tillgänglig i ett sådant skick att den fungerar som processtöd vid hyresförhandlingarna mellan Hyresvärden och HGF.
6.3 Efter Avtalets upphörande kommer HGF att radera samtliga inloggningsuppgifter och all annan information i Portalen som kan hänföras till Hyresvärdens konto.
7 ÄNDRINGAR OCH TILLÄGG
Eventuella ändringar och/eller tillägg till detta Avtal ska, för att vara bindande, avfattas skriftligen och vara undertecknade av behöriga ställföreträdare för båda Parterna.
8 ÖVERLÅTELSE
Part får inte överlåta eller upplåta sina rättigheter eller skyldigheter enligt detta Avtal utan den andra Partens skriftliga medgivande.