ÅBO STADS KONCERNDIREKTIV

Åbo stads koncerndirektiv är ett redskap för ägarstyrningen. Målet med direk- tivet är att förstärka och samordna ägarstyrningen i Åbo stadskoncern. Syftet med koncerndirektivet är att stöda förutsättningarna för stadskoncernens led- ning och ägarstyrningen så att koncernen kan ledas enligt enhetliga verksam- hetsprinciper.

Ägarstyrningen i Åbo stadskoncern utgår från de mål som fullmäktige fastställt samt de därav föranledda riktlinjerna för kommunens ägarstyrning som en del av stadsstrategin.

I kommunallagen (410/2015) granskas kommunens verksamhet som en hel- het. Kommunens verksamhet har utvidgats till ett nätverk av olika offentlig- och privaträttsliga verksamhetsformer. Kommunen ska samordna kommun- koncernens olika funktioner och koppla samman målen för dessa funktioner med kommunens strategiska mål. Genom ägarstyrningen ser man till att kom- munkoncernens övergripande intresse beaktas i verksamheten som kommu- nens dottersammanslutningar utövar.

2. Tillämpningsområde

Åbo stads koncerndirektiv gäller Åbo stads dottersammanslutningar och de- ras dottersammanslutningar.

En sammanslutning där kommunen har bestämmande inflytande enligt 1 kap. 5 § i bokföringslagen (1336/1997) är kommunens dottersammanslutning.

Kommunen och dess dottersammanslutningar bildar Åbo stads kommunkon- cern. Det som i detta direktiv föreskrivs om kommunens dottersammanslut- ningar tillämpas även på stiftelser som Åbo stad har bestämmande inflytande över.

Koncerndirektivet ska tillämpas i tillämpliga delar också vid styrningen av Åbo stads intressesammanslutningar.

3 Koncerndirektivets syfte och mål

Genom koncerndirektivet skapas ramarna Åbo stads ägarstyrning. Med hjälp av koncerndirektivet strävar man efter att förenhetliga styrningen av samman- slutningarna, öka verksamhetens transparens, förbättra informationen från Åbo stads sammanslutningar och effektivisera informationsgången.

Koncerndirektivet förbättrar förutsättningarna för ledningen av stadskoncer- nen så att stadskoncernen och stadens verksamhet kan ledas som en helhet enligt enhetliga principer och med beaktande av stadskoncernens övergri- pande intresse. Med hjälp av direktivet strävar man efter att ta fram gemen- samma tillvägagångssätt och engagera koncernsammanslutningarna till stadskoncernens gemensamma mål.

4. Behandling och godkännande av koncerndirektivet

Koncerndirektivet godkänns av fullmäktige.

Koncerndirektivet ska godkännas i dottersammanslutningarnas bolagsstäm- mas eller, om det handlar om någon annan bolagsform än aktiebolag, av ett organ som motsvarar bolagsstämman.

Koncerndirektivet ska godkännas i styrelsen för dottersammanslutningar där staden har bestämmande inflytande. Koncerndirektivet ska dessutom be- handlas i styrelsen för en intressesammanslutning där staden har bestäm- mande inflytande så att styrelsen antecknar koncerndirektivet för kännedom.

5. Koncerndirektivets bindande karaktär

Koncerndirektivet ska iakttas i stadskoncernens dottersammanslutningar om inget annat följer av lagstiftningen som gäller dottersammanslutningarna.

En enskild anvisning som grundar sig på koncerndirektivet får inte utfärdas eller tillämpas så att den strider mot tvingande bestämmelser som gäller sam- manslutningen, såsom samfunds- eller bokföringslagstiftningen eller annan tvingande lagstiftning.

Koncerndirektivet är till sin natur vägledande, men det krävs synnerligen vägande skäl för att avvika från det. I regel kan en dottersammanslutning un- derlåta att följa koncerndirektivet endast med hänvisning till att det strider mot aktiebolagslagens bestämmelser om minoritetsskydd, borgenärsskydd eller annars klart står i strid med bolagets intressen enligt aktiebolagslagen.

Koncerndirektivet ändrar inte den rättsliga ställningen eller ansvaret hos led- ningen för en dottersammanslutning och en intressesammanslutning. Om en- skilda anvisningar som baserar sig på koncerndirektivet strider mot reglerna som gäller sammanslutningen (bolagsordning, bolagsavtal eller regler), sam- funds- och bokföringslagstiftningen eller annan tvingande lagstiftning, iakttas reglerna som gäller sammanslutningen och den tvingande lagstiftningen.

Om sammanslutningens ledning, representant vid bolagsstämman eller nå- gon annan som erhållit koncerndirektivet anser att hen inte kan iaktta kon- cerndirektivet på grund av att det strider mot lagen eller sammanslutningens intresse, ska hen omedelbart skriftligen meddela detta och sin avsikt att inte iaktta koncerndirektivet till den part som utfärdat koncerndirektivet. I med- delandet ska ingå motiveringar till varför anmälaren anser att direktivet strider mot lagen eller sammanslutningens intresse.

KAPITEL II

6. Definitioner

I Åbo stads koncerndirektiv anses med:

1. koncerndirektiv detta direktiv,

2. koncernanvisning en enskild anvisning som koncernledningen utfärdar till dottersammanslutningar eller personer som representerar staden i olika sammanslutningars organ,

3. stadskoncern (Åbokoncernen) ägar- och förvaltningsstrukturen som om- fattar:

(1) Åbo stad som ”koncernmoder”

(2) dottersammanslutningarna

(3) dottersammanslutningarnas dottersammanslutningar

4. dottersammanslutning ett bolag som staden helt äger eller ett bolag som staden har bestämmande inflytande över (bokföringslagen 1 kap 5 § eller aktiebolagslagen 1 kap 3 §) samt en annan sammanslutning eller stiftelse som staden har bestämmande inflytande över,

5. intressesammanslutning ett intresseföretag där staden har en ägarandel på 20–50 procent och högst hälften av det röstetal som aktierna eller an- delarna medför (bokföringslagen 1 kap 8 §),

6. ansvarsperson för tillsyn stadens tjänsteinnehavare vars uppgift är att övervaka verksamheten och ekonomin i en sammanslutning som hör till stadskoncernen, ta emot sammanslutningens uppgifter till ägaren samt rapportera om sammanslutningens verksamhet till koncernledningen. En tillsynsansvarig ska utses för varje sammanslutning. Ansvarspersonen re- presenterar ägaren inför sammanslutningen.

7 Befogenhetsfördelningen mellan stadens organ och indelning av sammanslutningar

Koncernledningen som svarar för ägarstyrningen och ordnandet av koncern- tillsynen inom stadskoncernen består av stadsstyrelsen, stadsstyrelsens kon- cernsektion, borgmästaren och kanslichefen.

Kanslichefen har befogenheter att utfärda anvisningar och bestämmelser som gäller ägarstyrningen i ärenden om vilka det inte har föreskrivits i lagen eller som inte har överförts på någon annan myndighet enligt Åbo stads bestäm- melser.

Stadsfullmäktige

- beslutar om stadens ägarpolitik som en del av stadsstrategin,

- beslutar om målen för verksamheten och ekonomin i de sammanslut- ningar som ingår i stadskoncernen,

- fastställer kommunens mål och de därmed förenliga riktlinjerna för kommunens ägarpolitik som en del av stadsstrategin,

- beslutar om principerna för stadskoncernens ägarstyrning och om koncerndirektivet,

- beslutar om grunderna för skötseln av tillgångarna och placeringsverk- samheten samt

- beslutar om grunderna för den interna kontrollen och riskhanteringen.

Stadsstyrelsen:

- svarar för samordningen av stadens verksamhet,

- svarar för ägarstyrningen av stadens verksamhet samt

- sörjer för kommunens interna kontroll och ordnandet av riskhante- ringen.

Stadsstyrelsens koncernsektion

- för ägarens talan och framlägger stadens ställningstaganden i viktiga ärenden som behandlas på bolagsstämmorna i strategiska bolag och vid andra motsvarande sammanträden och utfärdar anvisningar till de personer som representerar staden i dessa bolag och i övriga sam- manslutningar,

- utser stadens representanter och revisorerna i förvaltningsorganen i de sammanslutningar som fastställts som strategiska sammanslut- ningar,

- fastställer och följer upp de verksamhetsmässiga och ekonomiska må- len i sådana sammanslutningar som fastställts som strategiska sam- manslutningar samt

- svarar för tillsynen av de sammanslutningar och stiftelser som ingår i stadskoncernen och övriga sammanslutningar och stiftelser.

Sammanslutningarna som hör till stadskoncernen har delats upp i strategiska och operativa sammanslutningar.

I strategiska sammanslutningar har samhällspolitiska perspektiv i allmänhet en mer betydande roll i styrningen av sammanslutningen och beslutsfattan- det. Övriga sammanslutningar som inte fastställts som strategiska samman- slutningar är operativa sammanslutningar. De operativa sammanslutningarna utför den uppgift som ägaren gett bolaget på ett effektivt och ekonomiskt sätt.

Stadsstyrelsens koncernsektion har till uppgift att i enlighet med detta direktiv övervaka och styra de strategiska sammanslutningarna så att de handlar en- ligt de av fullmäktige uppsatta verksamhetsmässiga och ekonomiska målen, stadsstrategin och de ägarpolitiska riktlinjerna.

Koncernsektionen är en utnämningskommitté för de strategiska bolagens sty- relser. Koncernsektionen kan också utse en separat utnämningskommitté, om sammanslutningens ägarunderlag eller någon annan orsak kräver detta.

Koncernsektionen styr och övervakar stadens strategiska sammanslutningar.

Koncernsektionen styr och övervakar bolag som är stadens anknutna enheter på samma sätt som den övervakar egna verksamhetsställen.

Koncernsektionen fastställer och utser stadens strategiska sammanslutningar genom ett separat beslut. De strategiska sammanslutningarna delas in i fem grupper beroende på deras verksamhetsområde:

- Bostads- och fastighetsverksamhet

- Energi- och infrastrukturverksamhet

- Produktionsverksamhet

- Närings- och kompetensverksamhet

- Turism och kulturverksamhet

Utöver den sektorsvisa indelningen indelas sammanslutningarna utifrån deras ekonomiska beroende eller affärsmiljö i tre grupper:

- Sammanslutningar som Åbo stad avsevärt finansierar

- Sammanslutningar i monopolställning

- Sammanslutningar på marknaden

Stadsstyrelsens koncernsektion fastställer vilken sektorkategori och vilken kategori på basis av ekonomiskt beroende eller affärsmiljö en enskild sam- manslutning tillhör.

8 God förvaltningssed

1. Värden som iakttas

Inom Åbokoncernen iakttas de värden och målsättningar som tas upp i stads- strategin som godkänts av fullmäktige.

2. Bolagsstämma

Bolaget ska hålla en ordinarie bolagsstämma åtminstone en gång under rä- kenskapsperioden. Tidpunkten för bolagsstämman ska överenskommas i god

tid med den tillsynsansvariga och materialet till bolagsstämman ska lämnas inom utsatt tid till koncernsektionen för behandling.

I bolagsstämman deltar förutom representanter för aktieägarna åtminstone styrelsens ordförande eller vice ordförande samt den verkställande direktören.

Bolagsstämman kan ordnas av särskilda skäl genom aktieägarnas enhälliga beslut.

3. Styrelsen

Vid valet av dottersammanslutningarnas styrelser iakttas följande principer:

− I sammansättningen beaktas verksamhetens natur, omfattning och utvecklingsfas. Styrelsens storlek anpassas efter sammanslutningens verksamhet. Sammanslutningens verksamhetsområde och verksam- hetens omfattning samt sammanslutningens strategiska betydelse för stadens verksamhet ska beaktas vid valet styrelsen.

− Styrelsen ska bestå av ledamöter som har en med tanke på samman- slutningens verksamhetsområde tillräcklig och mångsidig kompetens, olika typer av erfarenhet som kompletterar varandra samt sakkunskap om verksamhetsområdet, ekonomin och affärsverksamheten.

− Styrelseledamöterna ska ha sakkunskap och förmåga att styra och stödja den operativa ledningen. Styrelseledamöterna ska ha förmåga att fatta beslut självständigt samt föra ett jämlikt samtal med den verk- samma bolagsledningen.

− Vid valet av styrelse iakttas jämställdhet mellan könen i enlighet med 4a § 3 mom. i jämställdhetslagen, såvida man av grundad anledning inte är tvungen att avvika från detta.

− Vid valet av styrelse eftersträvas en tillräcklig omsättning av styrelse- sammansättningen medan man samtidigt tryggar styrelsearbetets kon- tinuitet.

− En styrelseledamot ska ha tillräckligt med tid att sköta sin uppgift.

− Styrelserna ska inte ha ersättararrangemang.

En styrelseledamot ska vara oberoende när hen sköter sin uppgift. En leda- mot är inte oberoende om:

− hen har ett uppdragsförhållande i mer än ringa omfattning med sam- manslutningen eller om hen har haft ett sådant under det senaste året,

− hen hör till ett annat xxxxxx verksamma ledning eller ett annat besluts- fattande organ med ett betydligt konkurrensläge eller kundförhållande till leverantörssammanslutningen eller

− hen hör till den verksamma ledningen i en sammanslutning, vars sty- relseledamot hör till den verksamma ledningen i den förstnämnda sammanslutningen (korsvist övervakningsförhållande).

Styrelseledamöterna ska ge sitt samtycke till uppgiften. I samband med sam- tycket ska styrelseledamöterna fylla i en anmälan om basuppgifter, där leda- möterna uppger bl.a. väsentlig arbetserfarenhet, samtidiga förtroendeuppdrag och eventuella bindningar till sammanslutningen eller andra sammanslut- ningar. I samband med samtycket ska styrelseledamöterna också ge en för- bindelse att iaktta koncerndirektivet.

Ägarstyrningsdirektören bereder för koncernsektionen kanslichefens förslag till styrelsesammansättning. Vid beredningen av förslaget ska man se till att styrelsen består av tillräckligt kompetenta personer på det sätt som avses i kommunallagen.

Styrelsen väljs av bolagsstämman eller något annat organ som sammanträ- der för sammanslutningens ändamål.

Styrelsen ska årligen utvärdera sitt arbete och behoven av att ändra samman- sättningen. Gällande strategiska sammanslutningar föreläggs ändringsbeho- ven koncernsektionen för behandling i samband med valet av styrelse. Sty- relsen ska informera om ändringsbehovet i god tid innan koncernsektionen behandlar kallelsen till bolagsstämman så att ägaren hinner vidta nödvändiga åtgärder för att ändra styrelsesammansättningen.

I sin verksamhetsberättelse ska sammanslutningarna meddela hur många sammanträden styrelsen har hållit under räkenskapsperioden och hur leda- möterna deltagit i sammanträdena.

Den punkt i koncerndirektivet som gäller styrelsen iakttas i regel också vid va- let av ledamöter till Åbo stads intressesammanslutningar eller andra organ samt vid valet av ledamöter till styrelsen för alla sådana sammanslutningar eller andra organ som Åbo stad har rätt att utse medlemmar till. Gällande operativa sammanslutningar utser borgmästaren de ledamöter som represen- terar Åbo stad.

Borgmästaren, kanslichefen och ägarstyrningsdirektören har yttrande- och närvarorätt vid styrelsesammanträden i bolag och stiftelser som staden har bestämmande inflytande över.

4. Styrelsens ordförande

Den person som väljs till styrelseordförande ska ha behörighet och kompe- tens att ansvara för styrelsearbetet samt för utvärdering och utveckling av det.

Förutom att sköta uppgifter i enlighet med aktiebolagslagen eller någon annan speciallagstiftning om organisationen har styrelsens ordförande till uppgift att se till att styrelsen handlar enligt god förvaltningssed, stadsstrategin, de ägar- politiska riktlinjerna och målen som uppställts för sammanslutningen.

Styrelsens ordförande utvärderar styrelsens arbete och informerar den till- synsansvariga i god tid om utfallet av utvärderingen av styrelsens arbete och behoven av att ändra styrelsens sammansättning.

Ordföranden som staden valt till ett dotterbolags och intressebolags styrelse deltar i bolagsstämmorna.

För att undvika dubbelroller ska en förtroendevald och tjänsteinnehavare som hör till koncernledningen eller en tillsynsskyldig inom en sammanslutning i re- gel inte höra till något organ inom en strategisk sammanslutning som staden har bestämmande inflytande över.

5. Verkställande direktör

Styrelsen väljer och avskedar verkställande direktören. Ett skriftligt direktörs- avtal ingås med verkställande direktören. Avtalet godkänns av styrelsen.

Verkställande direktören ska begära tillstånd av styrelsen för att inneha en bisyssla och meddela om bindningar och ägarandelar i andra sammanslut- ningar, om dessa har betydelse för skötseln av uppgifterna.

Verkställande direktören får inte vara styrelseledamot.

Verkställande direktören deltar i bolagsstämmor.

6. Styrelsens arbetsordning

De strategiska sammanslutningarnas styrelser ska godkänna styrelsens ar- betsordning, där styrelsens arbete fastställs.

7. Kommittéer

Sammanslutningar som enbart ägs av staden ska inte ha ständiga kommittéer parallellt med styrelserna.

Om styrelsen tillsätter tillfälliga kommittéer för att sköta särskilda ärenden, ska tillsättandet av kommittéer och deras ledamöter nämnas i verksamhetsberät- telsen. Kommittéerna ska avlägga rapporter om sitt arbete till styrelsen.

8. Arvoden

Arvoden till dotterbolagens styrelseledamöter fastställs i bolagsstämman. Gäl- lande stiftelser fastställs arvodena vid styrelsens sammanträde på det sätt som koncernsektionen bestämmer. Enligt sektionens prövning kan dessutom ett årsarvode utbetalas utöver sammanträdesarvodena. Arvoden till dotter- sammanslutningarnas styrelsesekreterare fastställs på det sätt som koncern- sektionen bestämmer.

I bokslutet ska separat meddelas det totala beloppet på lön och arvoden som utbetalats till verkställande direktören och styrelseledamöterna.

9. Sammanslutningarnas rapportering

Styrelsen ska godkänna en rapporteringsmodell för sammanslutningen, som ger styrelsen tillräckligt med information om sammanslutningens verksamhet och ekonomi i förhållande till hur omfattande sammanslutningens verksamhet är.

10. Intern kontroll, riskhantering och avtalshantering

Dottersammanslutningens styrelse ska se till att sammanslutningen följer grunderna för den interna kontrollen och riskhanteringen som fastställts av fullmäktige samt i tillämpliga delar anvisningarna för avtalshantering.

Styrelsen styr, stöder och övervakar den interna kontrollen, riskhanteringen och avtalshanteringen i en sammanslutning. I riskhanteringen ingår att identi- fiera, analysera och prioritera risker, fastställa och övervaka riskhanteringsåt- gärderna samt bedöma resultatet. De strategiska sammanslutningarna ska ha fått anvisningar för den interna kontrollen och riskhanteringen som godkänts av styrelsen.

I samband med godkännandet av bokslutet och verksamhetsberättelsen be- handlar och godkänner bolagets styrelseredogörelser över ordnandet av den interna kontrollen och riskhanteringen, de uppdagade bristerna, de viktigaste riskerna och utvecklingsbehoven. Styrelsen ska reagera om rapporteringen av den interna kontrollen och riskhanteringen inte visar att systemet har ge- nomförts och verksamheten är resultatrik.

Riskerna förknippade med sammanslutningens verksamhet ska bedömas årli- gen som en del av verksamhetsberättelsen. Resultaten av riskbedömningen ska rapporteras till kanslichefen, ägarstyrningsdirektören och riskhanterings- chefen. Styrelsen ska årligen rapportera till koncernledningen och den interna revisionen om huruvida den interna kontrollen och riskhanteringen har skötts på ett effektivt och fungerande sätt. Rapporten kan avläggas till exempel då

koncernsektionen behandlar materialet till sammanslutningens bolagsstämma på våren.

I fråga om hanteringen av finansieringsrisker ska man följa de separata anvis- ningarna för hantering av finansieringsrisker som tas upp i detta koncerndirek- tiv.

I sammanslutningens avtalshantering ska uppmärksamhet fästas vid bedöm- ningen av avtalsrisker, beredningen av avtal och övervakningen av avtal, in- klusive övervakningen av fakturering, rapportering, reklamationer och inform- ationsgång. För varje avtal ska en ansvarig person fastställas inom samman- slutningen.

11. Principer mot mutor

Styrelsen svarar för att sammanslutningen följer god affärssed. Sammanslut- ningen ska iaktta internationellt godkända principer mot mutor samt i tillämp- liga delar Kommunförbundets rekommendationer om godkännandet av för- måner till kommunens personal och förtroendevalda.

12. Ägarstyrning

I sin ägarstyrning ska Åbo stad beakta den lagstiftning som gäller respektive sammanslutning och principerna om likställighet för bolagets ägare. Ägarstyr- ning får inte utövas så att beslut eller åtgärder är ägnade att ge en ägare eller någon annan en obefogad fördel eller skada på sammanslutningens eller andra ägares bekostnad (likställighetsprincipen).

I sitt arbete i sammanslutningars förvaltningsorgan ska de av Åbo stad ut- sedda representanterna beakta Åbokoncernens intresse inom ramen för ovannämnda krav på likställighet för delägarna.

Nivån på ägarstyrningen beror på sammanslutningens natur och förhållanden:

- I ägarstyrningen kan striktare krav ställas på sammanslutningar och anknutna enheter som finansieras av Åbo stad än på andra samman- slutningar.

- Inverkan av en monopolställning eller en verksamhetsmässig risk be- aktas som en faktor som skärper ägarstyrningen.

- Konkurrenskraften som förutsätts av en sammanslutning som är verk- samt på marknaden förutsätter en mer omfattande operativ frihet i ägarstyrningen från fall till fall.

- De andra ägare beaktas på det sätt som förutsätts i aktiebolagslagen i synnerhet i intressesammanslutningar.

- Den speciallagstiftning som gäller sammanslutningen beaktas vid be- dömningen av ägaranvisningarna.

Nivån på styrningen kan ha en inverkan bland annat på användningen av stödtjänster som koncernen producerar, upphandlingar som görs av bolag, personalpolitiken och frågan huruvida ägarens förhandsuppfattning ska begä- ras om ett ärende som gäller sammanslutningen på grund av dess betydelse.

13. Tystnadsplikt och handlingssekretess

Sammanslutningens styrelseledamot, verkställande direktör, personer som hör till koncernledningen (inkl. berörda förtroendevalda), ansvarspersonen för tillsyn eller andra stadens tjänsteinnehavare eller anställda får inte avslöja

ärenden som hör till sammanslutningens affärshemligheter för utomstående. Sekretessbelagd information som man har fått inom sammanslutningen får inte användas så att den skadar bolaget eller en tredje part vid stadens övriga beslutsfattande.

Handlingar som sammanslutningen tillställt staden är offentliga på det sätt som lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet föreskriver. Om handlingarna som tillställts staden innehåller uppgifter som enligt lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (offentlighetslagen) är sekretessbe- lagda, ska sammanslutningen göra en tydlig anteckning om sekretess på handlingen och vad sekretessen grundar sig på enligt offentlighetslagen. En- ligt offentlighetslagen fattar dock den myndighet som handlingen tillställts om handlingens offentlighet.

14. Ansvarsförsäkringar

Sammanslutningar har rätt att teckna en ansvarsförsäkring för styrelseleda- möterna och verkställande direktören om det kan motiveras genom skydd mot risker.

15. Stöd till politisk verksamhet

Dottersammanslutningar får inte delta i stöd till politisk verksamhet genom di- rekta eller indirekta åtgärder.

9. Tillsynsansvar

Ansvarspersonen för tillsyn utses av den instans som fastställs i Åbo stads förvaltningsstadga eller något annat regelverk.

Ägarstyrningsdirektören ansvarar för tillsyn av stadskoncernens strategiska och operativa sammanslutningar. Om ägarstyrningsdirektören hör till vissa sammanslutningars styrelse eller något annat organ, ansvarar kanslichefen för tillsynen.

Den tillsynsansvariga eller en av denne befullmäktigad person representerar staden i bolagsstämmor och verkställer koncerndirektivet vid sammanträden. Den tillsynsansvariga representerar ägaren inför sammanslutningen. Den till- synsansvariga ser till att ägarens ställningstaganden tillställs sammanslut- ningarna och att ställningstagandena görs på det sätt som bestäms i detta koncerndirektiv.

10. Inhämtande av ägarens förhandsuppfattning om betydande åtgärder

Dottersammanslutningar och intressesammanslutningar ska skaffa en för- handsuppfattning av ägaren i god tid innan åtgärden genomförs vid följande åtgärder:

1. bildande av en dottersammanslutning,

2. ändring av sammanslutningens verksamhetsidé eller en väsentlig ändring av verksamheten,

3. ändring av bolagsordningen och stadgarna,

4. företagsarrangemang,

5. investeringar som är betydande i förhållande till sammanslutningens verk- samhet eller ekonomi samt anskaffning, försäljning, uthyrning, överlåtelse eller pantsättning av motsvarande viktig egendom eller rättigheter (inkl. immateriella rättigheter) eller ingående av något annat viktigt avtal,

6. investeringar som inte alls eller endast indirekt hör till den ordinarie verk- samheten samt finansieringen av dem,

7. teckning eller anskaffning av aktier, om anskaffning och ägande av aktier inte särskilt ingår i bolagets uppgifter,

8. betydande upplåning och utlåning samt förbindelse till säkerheter, bor- gensförbindelser eller andra betydande finansiella skyldigheter som är be- tydande för sammanslutningen eller ändring av villkoren för dem samt an- vändning av derivatinstrument på penning- och kapitalmarknaden med undantag av bolag som utövar uthyrning av bostäder som nämns i punkt 10.4.1,

9. avtal mellan bolag och en aktieägare eller mellan sammanslutning och styrelseledamot, när avtalet inte hör till sammanslutningens normala verk- samhet eller ingås med ovanliga villkor samt ändring av sådana avtal eller avstående av avtalsbaserade rättigheter,

10. vinstutdelningsförslag till bolagsstämman om det avviker från bolagets normala vinstutdelningspraxis,

11. överlåtelse av sammanslutningens egendom för konkurs eller likvidation eller inledande av saneringsförfarande,

12. uppsägning av en anställd vid dottersammanslutningen av produktions- mässiga och ekonomiska orsaker eller permittering för över 90 dagar,

13. bekräftande av dottersammanslutningens verkställande direktörs eller en motsvarande persons lönevillkor och andra anställningsvillkor samt pens- ionsförmåner eller ändring av deras innehåll med undantag av allmänna löneförhöjningar enligt arbetskollektivavtalet som tillämpas i branschen, eller om bestämmelserna i arbetskollektivavtalet inte tillämpas på verkstäl- lande direktören, allmänna löneförhöjningar på motsvarande nivå,

14. anställning av verkställande direktör eller motsvarande anställd till en dot- tersammanslutning,

15. bedömning av dottersammanslutningarnas ställning som upphandlande enheter enligt lagen om offentlig upphandling, om dottersammanslut- ningen anser att den inte är en upphandlande enhet,

16. åtgärd som påverkar en dottersammanslutnings ställning som anknuten enhet, om dottersammanslutningen är en anknuten enhet i förhållande till staden enligt lagen om offentlig upphandling,

17. strukturen på tariffer som uppbärs av kommuninvånarna eller införande av nya tariffer eller

18. då ärendet som ska beslutas har en betydande inverkan på sammanslut- ningen eller stadens verksamhet eller ekonomiska ställning eller ansvar.

Sammanslutningens begäran riktas till stadsstyrelsens koncernsektion och skickas elektroniskt till adressen xxxxx.xxxxxxxx@xxxxx.xx.

Koncernsektionen tar ställning till de frågor som tas upp i denna paragraf för strategiska sammanslutningars del.

När det gäller operativa sammanslutningar avger kanslichefen ett ställningsta- gande som motsvarar stadens förhandsuppfattning.

Gällande andra ärenden än de som nämns i denna punkt avger ägarstyr- ningsdirektören ägarens förhandsuppfattning, med undantag av anvisningar

vars verkställande i stadsorganisationen förutsätter kanslichefens befogen- heter.

Ställningstagandet ska avges inom 2 månader efter att åtgärden meddelats. Dottersammanslutningen ska informera den tillsynsansvariga om tidtabellen eventuellt är mer brådskande.

Dottersammanslutningens dottersammanslutning informerar på motsvarande sätt sin modersammanslutning. Om dottersammanslutningens åtgärd har en väsentlig inverkan på dess modersammanslutnings verksamhet eller eko- nomi, ska modersammanslutningen även informera moderstaden.

Inhämtandet av förhandsuppfattning hör till sammanslutningsledningens om- sorgsplikt. Att inhämta och avge förhandsuppfattning innebär dock inte att verkställande direktörens eller styrelsens ansvar enligt den lag som gäller sammanslutningen överförs på koncernledningen, och det uppstår inte heller något gemensamt juridiskt ansvar

11. Koncernrapportering och målsättning

Stadsfullmäktige fastställer stadens mål och de därmed förenliga riktlinjerna för kommunens ägarpolitik som en del av stadsstrategin. Koncernledningen ställer upp mål för sammanslutningarna i samband med utarbetandet av bud- geten i enlighet med valda mätare och uppföljningssystem. Gällande strate- giska sammanslutningar fastställs målen och mätarna på förslag av stadssty- relsens koncernsektion så att de ger tillräckligt med information om samman- slutningens ekonomiska situation och verksamhet.

De strategiska sammanslutningarna rapporterar om utvecklingen av sin verk- samhet och ekonomi till stadsstyrelsens koncernsektion och vidare till stads- fullmäktige i samband med rapporteringen av stadens verksamhet och eko- nomi.

Om de strategiska sammanslutningars verksamhet och ekonomi rapporteras minst en gång om året utöver bokslutet samt alltid när det i fråga om verk- samheten och ekonomin förekommer väsentliga avvikelser från de mål som fastställts av sektionen.

Om de operativa sammanslutningarnas verksamhet och ekonomi rapporteras till den person som har tillsynsansvar för sammanslutningen.

Sammanslutningarna ska lämna de uppgifter som behövs för Åbokoncernens koncernbokslut och uppföljning av verksamheten och ekonomin vid separat fastställda tidpunkter enligt anvisningar.

Om dottersammanslutningen är en anknuten enhet i förhållande till staden enligt lagen om offentlig upphandling, ska beloppet av extern omsättning meddelas för de tre senaste räkenskapsperioderna meddelas i samband med sammanslutningens årliga rapportering.

Dottersammanslutningens ledning är skyldig att på separat inbjudan avge en muntlig rapport om ärendet som behandlas vid koncernsektionens samman- träde.

Dottersammanslutningen ska omedelbart meddela den tillsynsansvariga om tillfällig eller permanent insolvens eller hot om insolvens.

Sammanslutningarna ska själv konstatera och meddela vilket material som skickats till koncernledningen innehåller affärshemligheter eller är av någon annan orsak sekretessbelagda. I annat fall är materialet offentligt.

KAPITEL III

12. Koncerntjänster som staden tillhandahåller sammanslutningarna och principer som ska iakttas

För de centraliserade koncernfunktionernas del följs anvisningarna som Åbo stads koncernledning utfärdat. Funktioner kan förenhetligas genom gemen- samma anvisningar utan en egentlig centralisering. Utgångspunkten är att de strategiska dottersammanslutningarna och deras dottersammanslutningar i första hand utnyttjar koncernens egna stödtjänster och först i andra hand kon- cernens externa serviceproducenter för att utnyttja synergier.

Vid konkurrensutsättning av de centraliserade stödtjänsterna ska de strate- giska dottersammanslutningarna begära en offert av koncernens interna ser- viceproducent innan de köper en tjänst av koncernens externa serviceprodu- cent.

Ägarstyrningsdirektören tillställer sammanslutningarna koncernledningens an- visningar. Gällande varje funktion utarbetas anvisningar av den instans som inom staden svarar för genomförandet av funktionen.

Gemensamma centraliserade stödtjänster, eller tjänster för vilka gemen- samma riktlinjer eftersträvas, är:

- Finansiering och placeringsverksamhet

- Skötsel av likviditeten

- Anställningsrådgivning

- Upphandling

- Försäkring

- Servicehelheter som produceras av koncernbolagen

- IT-funktioner

Koncernbolagen är inte skyldiga att använda de centraliserade IT-tjänsterna men kan om de vill utnyttja IT-tjänsternas tjänster om de lämpar sig för bola- gens behov och det inte finns några juridiska hinder för användningen av dem.

Om användningen av tjänsten kräver ändringar i stadens verksamhet eller tjänst, ska ändringarna vara förenliga med bestämmelserna som styr koncer- nen och får inte skada basstadens verksamhetsmässiga processer.

Kostnaderna som ändringarna föranleder allokeras till bolaget i enlighet med förorsakarprincipen. Om ändringarna står i strid med ovannämnda riktlinjer ska bolaget leta efter alternativ på den öppna marknaden. IT-tjänsterna till- handahåller sammanslutningarna experttjänster i valet av ett optimalt mark- nadsbaserat alternativ.

IT-tjänsterna kan tillhandahålla koncernbolagen sådana tjänster och system som den ansvarar för och förvaltar enligt avtal.

13. Anvisningar för finansiering och övrig ekonomi

Koncernfinansiering

Åbo stadskoncerns ekonomi och investeringar planeras och styrs tillsammans så att koncernens totala fördel kan säkerställas och dess begränsade resur- ser användas så effektivt som möjligt.

Dottersammanslutningarna skaffar finansiering på marknadsvillkor i form av främmande kapital på ett totalekonomiskt mest fördelaktigt sätt, antingen som

koncernintern finansiering eller direkt från kapitalmarknaden genom stadens proprieborgen eller andra säkerheter.

Då staden finansierar sammanslutningar med främmande eller eget kapital ska bestämmelserna om statligt stöd iakttas. Då beslut om finansieringen fatt- tas ska följande utredas:

- innehåller finansieringen statligt stöd,

- tillåts det statliga stödet och är det anknutet till en skyldighet att söka tillstånd eller meddela om stödet till Europeiska kommissionen,

- en bedömning av statligt stöd ska fogas till beslutet och

- genom finansieringsavtalets villkor ska sörjas för sammanslutningens skyldighet att meddela staden det totala stödbeloppet och att återbe- tala stöd som anses förbjudet till staden.

Då finansiering eller borgen beviljas ska bestämmelserna i kommunallagen om tryggandet av stadens intresse iakttas genom tillräckliga säkerheter och motsäkerheter, om detta krävs enligt lagen.

Anskaffningen av främmande kapital ska göras i samarbete med Åbo stads koncernförvaltning. Detta görs genom att lämna en anbudsbegäran om finan- siering till finansieringsdirektören eller genom att förhandla om finansierings- arrangemang med finansieringsdirektören.

Utgångspunkten är att dottersammanslutningarna planerar och dimensionerar sitt lånebelopp i enlighet med de internt tillförda medlen så att skulden kan dödas inom en tid som minst motsvarar investeringens ekonomiska livslängd.

Staden lämnar vid behov ett finansieringsanbud till sammanslutningarna om koncernens interna finansiering anses vara en motiverad finansieringslösning med tanke på hanteringen och prissättningen av stadens skuldsättning. Om finansieringen skaffas utanför koncernen, bistår koncernförvaltningen sam- manslutningen i utarbetandet av anbudsbegäran och hanteringen av ränte- risk.

Vid leasingfinansiering ska dottersammanslutningarna alltid använda sig av ett ramavtal som staden konkurrensutsatt eller som sammanslutningen själv konkurrensutsatt. Ramavtalen ska förhandlas och granskas tillsammans med staden innan det slutliga ingåendet av avtalet. Finansieringen av fastighets- eller anläggningstillgångar som överskrider en miljon euro ska konkurrensut- sättas separat så som anges ovan i samarbete med koncernförvaltningen.

Genom sin koncernkontotjänst kan staden bevilja sammanslutningen en kre- ditlimit. Behovet och användningen av kreditlimiten ska grunda sig på att stöda den normala likviditeten.

Dottersammanslutningar med egna dottersammanslutningar kan vid behov lånefinansiera sina egna dottersammanslutningar genom internt lån eller en finansieringslimit. Dessa ska dock huvudsakligen vara kortfristiga och dotter- sammanslutningarna ska bedöma riskerna med utlåningen som en normal del av sin operativa riskhantering.

Hantering av finansieringsrisker

Sammanslutningarna ska sträva efter en balanserad och mångsidig finansie- ringsstruktur. Vid valet av kreditgivare och tidtabellen för låneförfall undviks för många tidsmässiga koncentrationer. Utgångspunkten är att sammanslut- ningarnas ränterisk hanteras i första hand genom att diversifiera referensrän- torna i olika maturiteter.

Koncernförvaltningen samordnar och ger centraliserat anvisningar om hante- ringen av sammanslutningarnas finansieringsrisker, men ansvaret för den operativa riskhanteringen ligger hos sammanslutningarna i enlighet med ak- tiebolagslagen och lagen om stiftelser. Vid behov kan koncernförvaltningen ställa upp som part när det gäller hanteringen av finansieringsrisker och ingå avtal gällande detta med sammanslutningen. Sammanslutningarna rapporte- rar på begäran till koncernförvaltningen om sammanslutningens finansiella ställning och därtill hörande avtal. I regel samlas uppgifter om de viktigaste låne- och derivatpositionerna in i koncernens gemensamma datasystem som används för uppföljning av och rapportering om finansieringsrisker.

Placeringar

Dottersammanslutningarna utövar inte egen placeringsverksamhet, utan de- ras likvida kassamedel placeras i första hand på Åbo stads koncernkonto med avistavillkor eller i separat överenskomna tidsbundna placeringar i stadens kassa. Genom detta förfarande stöder man Åbo stads likviditets- och förmö- genhetsställning och minskar stadens behov av att skuldsätta sig.

Staden och sammanslutningen kommer överens om en marknadsmässig av- kastning på varje kortfristig placering enligt stadsstyrelsens principer och för- valtningsstadgan. Återkommande placeringar bekräftas genom ett placerings- avtal mellan Åbo stad och sammanslutningen. Parterna kan separat komma överens om långfristiga placeringar som görs på basis av placeringsavtalet och som koncernförvaltningen förvaltar i stället för den berörda sammanslut- ningen.

14. Betalningsrörelse

Dottersammanslutningarna ska iaktta koncernförvaltningens anvisningar om betalningsrörelse, såsom uppgörande av likviditetsprognoser. Koncernförvalt- ningen upphandlar hela koncernens betalnings- och kontanthanteringstjänster på ett enhetligt sätt. Alla sammanslutningar ska anpassa sina servicebehov enligt bank- och betalningstjänsterna som koncernen konkurrensutsatt. Kon- cernens betalningsrörelse ska i huvudsak ske inuti stadens koncernkontosy- stem. Målet är att utnyttja koncernens volymfördelar i de inkommande och utgående betalningarna samt i de övriga banktjänsterna.

15. Borgensförbindelser

För att minimera dottersammanslutningarnas räntekostnader kan staden överväga att bevilja proprieborgen, om det utgående från kommunallagen, stadens helhetsrisk eller riktlinjerna i ägarpolitiken anses vara möjligt och mo- tiverat.

16. Upphandlingar

Sammanslutningarna ska försöka ordna sina upphandlingar så att de kan ge- nomföras så ekonomiskt, högklassigt och systematiskt som möjligt genom att utnyttja de rådande konkurrensförhållandena. Dottersammanslutningarna ska iaktta riktlinjerna i stadens upphandlingsstrategi och beakta de ekonomiska, sociala och ekologiska målen i enlighet med strategin i sina upphandlingar.

Det är tillåtet att avvika från riktlinjerna i upphandlingsstrategin endast av tvingande skäl som föranleds av lagstiftningen.

Sammanslutningarna ska behandla deltagare i upphandlingsförfaranden och andra leverantörer på ett likvärdigt och icke-diskriminerande sätt samt förfara öppet (med beaktande av begränsningarna som föranleds av affärshemlig- heter och andra hemligheter) och med beaktande av proportionalitetskraven.

Sammanslutningarna ska iaktta bestämmelserna och anvisningarna om be- kämpningen av grå ekonomi samt beakta de mänskliga rättigheterna i sina underleverantörskedjor.

Om sammanslutningen är en upphandlande enhet i enlighet med upphand- lingslagstiftningen ska den iaktta upphandlingslagstiftningen i sina upphand- lingar. Om sammanslutningen är en anknuten enhet i enlighet med upphand- lingslagen, ska den se till att den inte förlorar sin ställning som anknuten en- het på grund av den externa omsättningen utan koncernsektionens ställnings- tagande.

Om det enligt upphandlingslagen är möjligt ska sammanslutningarna i sina offentliga och andra upphandlingar använda sig av konkurrensutsättnings- tjänsten som stadens upphandlingstjänster tillhandahåller, delta i centraliserat konkurrensutsatta upphandlingar och använda upphandlingsavtal som staden fattat separat beslut om och vilka sammanslutningen deltagit i.

Upphandlingstjänsterna ger råd i frågor om offentliga konkurrensutsättningar och centraliserade upphandlingar.

Om det enligt lagen är möjligt ska dottersammanslutningarna sträva efter att genomföra upphandlingar gällande deras egna tjänster inom koncernen. An- skaffningarna görs till marknadspris. I koncernens interna upphandlingar ska ramvillkoren och begränsningarna i konkurrens- och upphandlingsbestämmel- serna beaktas.

Om stadskoncernens funktion bolagiseras under upphandlingsavtalsperioden, ska dottersammanslutningen som bildats förbinda sig till stadens gällande upphandlingsavtal fram till slutet av varje avtalsperiod.

17. Personalpolitik

Stadskoncernens dottersammanslutningar iakttar i sin verksamhet i tillämpliga delar principerna för kommunens personalpolitik. För att säkerställa en god arbetsgivarpolitik ska bolagets ledning aktivt föra diskussioner med represen- tanterna för koncernledningen så att bådas verksamhet utvecklas interaktivt.

I synnerhet vid beviljandet av prövningsbaserade anställningsförmåner strä- var sammanslutningarna efter att iaktta kommunens praxis. Sådana förmåner är till exempel prövningsbaserade löneförmåner, prövningsbaserad arbetsle- dighet och arbetstagarens rätt till personalutbildning, naturaprestationer och tilläggspensionsförmåner. Gällande bolag som Åbo stad finansierar och som är av monopolnatur kan koncernsektionen övervaka och ge anvisningar om personalpolitiken.

Dottersammanslutningarna ansluter sig som medlemmar i Kommun- och väl- färdsområdesarbetsgivarnas (KT) arbetsgivarsammanslutning, om verksam- hetens natur och dottersammanslutningens fördel inte förutsätter annat.

Dottersammanslutningarna ordnar sina pensionsförsäkringar i regel från Kom- munernas pensionsförsäkring.

Sammanslutningens ledning och personal kommer överens om personalens representanter inför sammanslutningens förvaltning. Personalrepresentat- ionen grundar sig på ett separat samarbete mellan personalen och arbetsgi- varen.

18. Stadskoncernens revision och kontroll

Revision i koncernen

Inom stadskoncernen ordnas samordningen och konkurrensutsättningen av revisionstjänsterna centraliserat av revisionsnämnden. Genom att godkänna detta koncerndirektiv förbinder sig dottersammanslutningens organ att välja minst en revisor som är en revisionssammanslutning som vunnit anbudsförfa- randet eller är denna sammanslutnings partnersammanslutning.

Sammanslutningarnas interna revision och kontroll

Sammanslutningarna ska själv ordna en sådan intern revision och kontroll som verksamhetens omfattning förutsätter. Inom den interna revisionen kan stadens interna revisionsenhet användas enligt de resurser som finns.

19. Information, kommunikation och marknadsföring

Enligt 29 § i kommunallagen ska kommunen informera kommuninvånarna, de som utnyttjar kommunens tjänster, organisationer och andra sammanslut- ningar om kommunens verksamhet. Kommunen ska ge tillräcklig information om de tjänster som kommunen ordnar, kommunens ekonomi, ärenden som bereds i kommunen, planer som gäller ärendena och behandlingen av ären- dena, beslut som fattats och beslutens effekter.

Ansvaret för informationen om sammanslutningar ligger hos styrelsen och verkställande direktören. Informationen om sammanslutningen ska stöda kon- cernens mål och verksamhetspolitik. Vid informationen och lämnandet av uppgifter om frågor som gäller sammanslutningarna ska stadens allmänna informationsprinciper samt bestämmelserna om offentlighet och sekretessbe- stämmelserna iakttas.

Kommunikationen ska vara öppen, aktiv och förenlig med offentlighetslagen. Vid kommunikationen ska sammanslutningarnas olika juridiska ställning, verk- samhetens natur och konkurrensläge på marknaden beaktas, något som kan påverka informationens omfattning och tidpunkt.

Vid kommunikationen ska också kraven i språklagen beaktas.

Sammanslutningen ska lämna de uppgifter till den tillsynsansvariga enligt dennes anvisningar. Innan uppgifterna lämnas ska sammanslutningen be- döma om uppgifterna kan ges utan att det orsakar skada för sammanslut- ningen.

Sammanslutningarna ska diskutera med staden innan väsentliga förändringar görs i marknadsföringen eller varumärket. Staden kan ge noggrannare anvis- ningar om sammanslutningarnas visuella framtoning, såsom webbplatsen.

20. Lämnande av uppgifter

Sammanslutningen ska tillställa Åbo stads koncernledning, den tillsynsansva- riga och den interna revisionen de uppgifter och handlingar om sammanslut- ningens verksamhet som begärs, om denna information är nödvändig för att utvärdera koncernens helhetsfördel eller av någon annan grundad anledning, dock med beaktande av tvingande bestämmelser i lagstiftningen.

Sammanslutningarna upprätthåller egna basuppgifter i Åbo stads datasystem (Extranet) i den omfattning som koncernledningen anser nödvändigt för att kunna ha tillräcklig tillgång till information.

De strategiska sammanslutningarna ska se till att följande handlingar gällande sammanslutningen lämnas till koncernledningen

- Styrelsens arbetsordning

- Utdrag ur handelsregistret

- Delägarförteckning

- Delägaravtal

- Anvisningar för riskhantering och den interna kontrollen

- Bokslut

- Avtal för verkställande direktör

- Sammanslutningens strategi

- Bolagsordning/stadgarna för stiftelsen

Sammanslutningen ska meddela om den anser att vissa uppgifter omfattas av affärshemligheten.

21. Revisionsnämndens och revisorernas rätt till upplysningar

Enligt 124 § i kommunallagen har revisionsnämnden trots sekretessbestäm- melserna rätt att av kommunens myndigheter få de upplysningar och ta del av de handlingar som den anser vara behövliga för skötseln av bedömningsupp- draget.

Revisionsnämnden kan inkalla för att höras en dottersammanslutning som fastställts som en strategisk sammanslutning eller strategisk stiftelse eller en annan dottersammanslutning som hör till stadskoncernen samt en ledamot i en stiftelses organ som staden har bestämmande inflytande över och en per- son som är anställd hos dem.

Nämnden har rätt att få uppgifter om verksamheten och ekonomin hos ovan nämnda sammanslutningar för att bedöma huruvida de av stadsfullmäktige uppställda målen har uppnåtts och de ägarpolitiska riktlinjerna iakttagits.

En revisor har trots sekretessbestämmelserna rätt att av kommunens myndig- heter och sammanslutningar som hör till Åbo stadskoncern få de upplysningar och ta del av de handlingar som revisorn anser vara behövliga för skötseln av revisionsuppdraget.

Document Metadata

Table of Contents

ÅBO STADS KONCERNDIREKTIV

Document Metadata