CLOSER
Stadgar för det nationella samverkansprogrammet
CLOSER
Programmets ändamål
§ 1. Syftet med CLOSER, härefter benämnt ”programmet” är att driva en neutral samverkansplattform, kunskapsnod och projektverkstad för ökad transporteffektivitet. Programmets mål är att bidra med innovativa lösningar till det godstransportsystem som ska försörja ett hållbart samhälle.
Programmet är ett samarbete mellan offentliga organisationer, privat näringsliv och akademi där partners behov skapar grund för de initiativ som drivs inom programmet.
Partnerskap
§ 2. Programmet erbjuder partnerskap för svenskregistrerade organisationer.
§ 3. Partnerskap erhålls på följande sätt:
i) En inledande dialog bokas med programansvarig där förväntningar och förhållningssätt inom programmet diskuteras
ii) Ansökan om partnerskap skickas från sökande till programansvarig för distribution till styrgrupp senast 1 vecka före inplanerat styrgruppsmöte
iii) Beslut om partnerskap fattas av styrgruppen
Partners insats i programmet
§ 4. Storlek på insats i programmets aktiviteter i form av tid och kunskap baseras på var enskild partners behov och intresse.
§ 5. Programkontoret sänder ut en utvärderingsmall 2 gånger årligen där partners förväntas förmedla åsikter och inspel till programverksamheten för kontinuerliga förbättringar.
Utträde ur partnerskapet
§ 6. Partner kan, utan dröjsmål, välja att avsluta partnerskapet i programmet.
§ 7. I det fall partners upphör med dess registrerade verksamhet i Sverige ska detta notifieras till programansvarig då detta är en grund för avslut av partnerskap.
§ 8. Programansvarig följer upp engagemang från enskilda partners och kan uppmana till avslut av partnerskap i det fall det ses ett bristande engagemang. Detta sker genom notifiering minst 1 månad i förväg.
§ 9. Styrgruppen har rätt att ta beslut om att utesluta partner
Styrgrupp
§ 10. Programmets styrgrupp ska bestå av minst 7 och som mest 13 ledamöter samt 1 ordförande.
§ 11. Programmets huvudfinansiärer innehar roll som adjungerade i styrgruppen och erhåller därmed yttranderätt men har inte beslutsmandat.
§ 12. Lindholmen Science Park AB, som värdorganisation för programmet, innehar en permanent ledamotsplats i styrgruppen
§ 13. Styrgruppens sammansättning ska vara jämställd enligt 60/40-principen efter val av nya ledamöter vid programmets årsmöte. Därutöver ska styrgruppens representation ha en nationellt balanserad representation av aktörer. Vidare ska sammansättning vara fördelad mellan representanter från samhällsaktörer, privat näringsliv och forskning/akademi.
§ 14. Mandatperiod för en ledamot är på två år med möjlighet till omval på ytterligare två år.
§ 15. Styrgruppens ordförande utses av programmets huvudfinansiärer. Mandatperiod beslutas av huvudfinansiärer.
§ 16. Styrgruppen är beslutsför när minst 2/3 av ledamöterna är närvarande. Beslut fattas genom majoritetsbeslut. Vid lika röstetal har ordförande utslagsröst.
§ 17. Styrgruppens kan fatta beslut som inte uttryckligen är förbehållet programmets årsmöte. Därutöver ska beslut tas inom ramen för det/de avtal om finansiering som tecknats mellan Lindholmen Science Park AB och respektive finansiär.
Mer specifikt ansvarar styrgruppen för:
i) Beslut om ny programansvarig på förslag från Lindholmen Science Park AB. Lindholmen Science Park AB tillsätter formellt.
ii) Godkänna och revidera årliga målsättningar och strategi på förslag från programansvarig
iii) Beslut på inkomna ansökningar om partnerskap
iv) Beslut om utveckling eller avveckling av programmets fokusområden
v) Beslut om inriktning och ambitionsnivå i fokusområden
vi) Lägga förslag på och ta beslut om specifika satsningar, bland annat på förslag från programansvarig
vii) Bevaka och bidra med omvärldsbevakning och kunskapsöverföring från respektive ledamots bransch/verksamhetsområde med påverkan på programmets inriktning och verksamhet
§ 18. Xxxxxx för styrgruppens ordförande:
i) Leda programmets styrgruppsmöte
ii) Fortlöpande föra dialog med styrgruppens ledamöter
iii) Ge stöd och råd till programansvarig i den strategiska utvecklingen av programmet
iv) Vid behov representera programmet, både genom direkta partnerdialoger och vid lämpliga externa sammanhang.
v) Att underlätta utvecklingen av CLOSERs programkontors kontaktnätverk
§ 19. Styrgruppens samlas vid fyra ordinarie styrgruppsmöten per år. Därtill hålls en årlig strategiworkshop med styrgruppen vars syfte är att besluta om kommande verksamhetsårs inriktning och målsättningar. Strategiworkshopen kan med fördel hållas i förbindelse med ett ordinarie styrgruppsmöte. Det är programansvariges uppgift att skicka ut underlagsmaterial till styrgruppen senast en vecka innan utsatt möte.
§ 20. Extrainsatta styrgruppsmöte ska hållas i det fall ordförande eller minst tre ledamöter begär det.
Årsmöte
§ 21. Programmet ska årligen genomföra ett årsmöte för programmets partners. Detta möte ska ske under mars eller april och kallelse ska skickas senast en månad i förväg tillsammans med dagordning och eventuellt övrigt underlag
Årsmötet är företrädelsevis riktat till programmets partners. Även om andra intressenter kan närvara är det endast partners som har röstanderätt.
§ 22. Inbjudan att delta vid årsmötet skickas till, av respektive partnerorganisation, utsedd huvudkontakt. Huvudkontakt kan överlåta sin rösträtt till en annan företrädare inom den egna organisationen. Vid delegering av rösträtt ska detta aviseras som svar på kallelsen.
§ 23. Partners innehar en röst per organisation. Beslut tas via majoritet hos närvarande partnerrepresentanter vid mötet. Med närvarande menas både på plats och via digital medverkan via länk.
§ 24. Årsmötet ska:
i) Öppnas av programansvarig för CLOSER eller av en representant från styrgruppen
ii) Utse ordförande för årsmötet
iii) Godkänna den upprättade röstlängden
iv) Utse två justeringspersoner tillika rösträknare för årsmötet
v) Pröva om årsmötet blivit behörigt utlyst
vi) Godkänna dagordningen
vii) Besluta om nya ledamöter till styrgruppen
viii) Besluta om omval av befintliga ledamöter om maximalt ytterligare 2 års mandatperiod
ix) Besluta om förändringar i programmet stadgar vilket kräver att minst 50% av partnerorganisationerna är närvarande på mötet
x) Ta upp om det inkommit övriga ärenden för beslut
Valberedning
§ 25. Programmets huvudfinansiärer utser valberedning. Valberedningen ska bestå av minst två representanter och har som krav att presentera förslag på kandidat/-er till styrgruppen minst två veckor innan planerat årsmötet.
Finansiärer
§ 26. Programmets finansiärer bidrar med medel för programmets basverksamhet. Finansiärer delas upp i två kategorier:
i) Huvudfinansiärer som bidrar med kontanta medel överskridande 1 MSEK årligen till basverksamheten.
ii) Finansiärer som bidrar med kontanta medel upp till 1 MSEK årligen till programmets basverksamhet.