EUROPEISKA HAVS-, FISKERI- OCH VATTENBRUKSFONDENS PROGRAM 2021-2027
Principer för stödberättigande kostnader
EUROPEISKA HAVS-, FISKERI- OCH VATTENBRUKSFONDENS PROGRAM 2021-2027
Dnr: ÅLR 2023/8368 Datum: 27.10.2023
PB 1060, AX-22111 Mariehamn xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx
x000 00 00 000
Innehållsförteckning
2. Faktiska betalda kostnader 1
8.1. Inköp av mark och fastighet 3
8.2. Inköp av begagnad utrustning 3
8.3. Egendom som förvärvats genom avbetalningsköp 3
11.1. Schablon 7 procent indirekta kostnader (där lönekostnader saknas) 6
11.2. Schablon 15 procent indirekta kostnader 6
14. Avbrytande av utbetalning och återkrav av utbetalt stöd 7
1. Tillämpningsområde
Följande regler tillämpas för stöd som landskapsregeringen beviljar och som medfinansieras genom Europeiska havs-, fiskeri- och vattenbruksfondens program för Finland 2021-2027.
2. Faktiska betalda kostnader
En stödberättigad kostnad ska bäras av den enskilda stödmottagaren, vara projektrelaterad samt upparbetad och betald inom den i det enskilda beslutet angivna projektperioden. Kostnader är stödberättigande från den dag då ansökan blivit anhängiggjord. Utbetalningar ska ske i form av likvida medel om ej annat stadgas i det enskilda stödbeslutet. Stöd beviljas inte retroaktivt, d.v.s. för åtgärder vidtagna före ansökan har registrerats hos Ålands landskapsregering. Undantag kan beviljas för kostnader för planeringsarbete (t.ex. arkitekt- och projekteringsritningar för byggnadslov) som är direkt knutna till investeringen för vilken stöd söks. Ett projekt anses påbörjat när faktiska kostnader uppstått t.ex. fakturadatum, anställningsdatum eller liknande. Avskrivningskostnader kan behandlas som kostnader som betalats av den enskilda stödmottagaren under förutsättning att de redovisas genom bokföringsunderlag med bevisvärde likvärdigt med fakturor (se avsnitt 8.4.).
Stödmottagaren ska föra bok över den åtgärd som stöds. Bokföringen ska ordnas som en del av stödmottagarens bokföring enligt bokföringslagen (1336/1997) så att bokföringen av den åtgärd som stöds utan svårighet kan identifieras och avskiljas från den övriga bokföringen.
3. Konkurrensutsättning
Kostnadseffektivitet ska genomsyra projektets genomförande. Om en enskild kostnad inom projektet antas överskrida 10.000 euro ska kostnaden konkurrensutsättas och i regel minst tre offerter på likartad produkt eller tjänst begäras. Om färre offerter begärs måste en skriftlig godtagbar motivering till detta bifogas.
Konkurrensutsättningen ska alltid dokumenteras och det ska framgå på vilket sätt den skett och när den skett t.ex. genom annonsering, upphandlingsförfarande eller offertförfrågningar samt resultatet av denna och motiveringarna till varför en viss offert antas.
4. Offentlig upphandling
Vid anskaffningar ska projekten iaktta landskapslagen (2017:80) om tillämpning på Åland av rikslagar om offentlig upphandling samt Ålands landskapsregerings beslut (2018:13) gällande vissa upphandlingar. Av dessa följer att en offentlig upphandling ska göras av landskapets, kommunala och statliga myndigheter. Även andra aktörer såsom bolag, föreningar, samfälligheter, stiftelser med flera kan dock utgöra så kallade upphandlande enheter och omfattas av den lagstadgade och formbundna skyldigheten till upphandling. Upphandling över de av EU fastställda tröskelvärdena ska göras av alla om det beviljade stödet överstiger hälften av upphandlingens värde. Upphandling under dessa tröskelvärden ska göras av landskapsregeringen i enlighet med landskapsregeringens beslut gällande vissa upphandlingar. EU fastställer tröskelvärdena vartannat år och nivån på gällande tröskelvärden framkommer på landskapsregeringens hemsida. Om en insats utförs inom ramen för offentlig upphandling ska både upphandlingsförfarandet och godkända kostnader redovisas.
Vid en formbunden offentlig upphandling är anbudsbegäran det viktigaste dokumentet och det är därför
viktigt att alla krav och villkor som är avgörande vid valet av anbud finns specificerade. Upphandlingsbeslutet ska motiveras och dokumenten som härrör sig till konkurrensutsättandet samt anskaffningsbeslutet ska förvaras och kunna uppvisas vid förfrågan.
5. Mervärdesskatt
Mervärdesskatt är en stödberättigande kostnad om den utgör en slutlig kostnad för stödmottagaren. Stödmottagaren behöver genom en utredning från Skatteförvaltningen påvisa att det inte finns någon avdragsrätt av mervärdesskatten. Mervärdesskatt som på något sätt är återvinningsbar kan inte anses vara stödberättigande även om den de facto inte återvinns av stödmottagaren.
6. Lönekostnader
Anställdas lönekostnader, inkl. arbetsgivarprestationer i form av skatter och avgifter som baserar sig på lag eller tjänste- eller arbetskollektivavtal, är stödberättigande kostnad till sitt fulla värde inom ramen för det godkända finansieringsbeslutet förutsatt att det finns en arbetsbeskrivning samt anställningsavtal eller utnämningsbeslut som påvisar arbetet inom projektet.
Semesterlöner och semesterpenning är stödberättigande kostnader då de upparbetats samt utbetalats under projektperioden.
Resultatpremier, naturaförmåner, bonusar eller andra jämförbara poster som arbetsgivaren betalar frivilligt är inte stödberättigande kostnader.
Lönekostnaderna får inte i väsentlig grad avvika från de anställdas löner för motsvarande arbete före projektet. Om tidigare lönekostnader för motsvarande arbetsuppgifter saknas måste stödmottagaren kunna påvisa skälig lönesättning.
Då projektet kräver nyanställningar förutsätts det ske genom utannonsering. En utannonsering skall i första hand ske på Ålands Arbetsmarknads- och studieservicemyndighets hemsida men om så är ändamålsenligt även i någon av lokaltidningarna eller i massmedia utanför landskapet. För personal som anställs av stödmottagaren och som redovisar tid i projektet ska en godtagbar arbetstidsbokföring över arbetet med projektet samt över den totala mängd arbete i timmar som utförts i projektet lämnas in i samband med redovisning.
Stödmottagaren kan, inom ramen för det godkända finansieringsbeslutet, för personal som arbetar i projektet välja att redovisa personalkostnaderna till sitt fulla värde enligt ovan eller använda sig av ett värde beräknat till 20 euro per timme. Antalet arbetade timmar och en godtagbar arbetstidsbokföring över arbetet med projektet ska verifieras av den som utför arbetet samt projektansvarig och lämnas in i samband med redovisning.
7. Resekostnader
Resekostnader och traktamenten kan godkännas i enlighet med gällande kollektivavtal för landskapsregeringen. För att resekostnader ska få godkännas som stödberättigad kostnad ska dessa anges i ansökan samt i kostnadsbudgeten och godkännas i samband med stödbeslutet. I beslutet kan även uppställas särskilda villkor och begränsningar.
8. Investeringar
Investeringar ersätts i regel enligt faktiska kostnader godkända i stödbeslutet.
8.1. Inköp av mark och fastighet
Inköp av mark och fastighet d.v.s. tomt samt på denna uppförda byggnad kan vara en stödberättigande kostnad om detta krävs för att genomföra projektet. En av förutsättningarna är att inköpet angivits i ansökan och godkänts i samband med stödbeslutet för projektet och i detta sammanhang bedömts nödvändigt för genomförande av projektet. En oberoende behörig värderingsman eller behörigt officiellt organ måste dock bekräfta att inköpspriset inte överstiger marknadsvärdet för att kostnaderna ska vara
stödberättigade.
För att kostnaden för inköpet ska vara stödberättigad får byggnaden de senaste 10 åren inte ha uppförts eller restaurerats med hjälp av nationella medel eller unionsbidrag, inte heller får fastigheten på annat sätt ha tillförts något mervärde med hjälp av sådana bidrag.
Kostnaderna för markinköp får dock inte överstiga 10 procent av de totala stödberättigande kostnaderna för projektet.
8.2. Inköp av begagnad utrustning
Inköp av begagnad utrustning är en stödberättigande kostnad under förutsättning att säljaren kan intyga att utrustningen inte inköpts med hjälp av offentligt bidrag någon gång under de senaste fem åren. Inköpspriset för en maskin eller anordning som anskaffas begagnad får inte överstiga maskinens eller anordningens gängse värde. Maskinens eller anordningens återstående livslängd ska vara tillräcklig med hänsyn till investeringens syfte och maskinen eller anordningen ska till sina tekniska egenskaper vara ändamålsenlig för den planerade användningen. Det bör anges i ansökan att stödtagaren avser inköpa begagnad utrustning. I så fall kan inköpets stödberättigande bedömas i samband med stödbeslutet. Om så inte skett tas ställning till inköpets stödberättigande i samband med ansökan om utbetalning.
8.3. Egendom som förvärvats genom avbetalningsköp
Kostnader som föranleds av anskaffningsutgiften för egendom som anskaffats på avbetalning är stödberättigande, om
1) stödmottagaren har en rättsligt bindande skyldighet som grundar sig på ett avtal att betala den återstående skulden till finansieringsbolaget eller säljaren,
2) egendomen har levererats till stödmottagaren, och
3) äganderätten till egendomen har övergått till stödmottagaren eller rättigheter motsvarande äganderätten till egendomen har övergått till stödmottagaren så att stödmottagaren har rätt att göra avskrivningar på egendomen samt dra av mervärdesskatten, om stödmottagaren är mervärdesskatteskyldig.
Om säljarens rättigheter genom ett avtal om avbetalning har överförts till ett finansieringsbolag eller någon annan finansierande part, är kostnaderna för anskaffningsutgiften för egendomen dock stödberättigande endast om den finansierande parten på stödmottagarens vägnar har betalat skuldandelen av köpeskillingen till säljaren.
Stödmottagaren ska uppge i ansökan att man planerar finansiera inköpet med hjälp av avbetalningsköp och ska senast i samband med redovisningen lämna in finansieringsavtalet samt ska efter att avtalstiden gått ut påvisa att hela skuldandelen av köpeskillingen är betald som en stödberättigande kostnad.
Förvaltnings-, finansierings-, ränte-, försäkrings-, reparations- och underhållskostnader som orsakas av egendom som anskaffats på avbetalning samt andra motsvarande kostnader är inte stödberättigade kostnader.
8.4. Avskrivningar
Kostnader för avskrivningar av fastigheter eller utrustning som bedöms som projektrelaterade kan vara stödberättigande kostnad under följande förutsättningar;
– avskrivningar på fastighet i vilken projektet genomförs eller utrustning som används i projektet och som stödtagaren äger får inte ha inskaffats med hjälp av annat offentligt bidrag,
– avskrivningarna måste beräknas enligt tillämpliga bokförings- och skatteregler samt i enlighet med god redovisningssed och
– stödberättigande avser enbart den tidsperiod som fastigheten eller utrustningen används i projektgenomförandet och den tidsperiod då projektet erhåller stöd.
8.5. Leasing
Stödmottagaren kan välja att hyra/leasa i stället för att köpa maskiner och anordningar under tiden för genomförandet av projektet. Kostnaden är inte en stödberättigande kostnad om den maskin eller anordning som avtalet gäller övergår i sökandens ägo. Förvaltnings, - finansierings, - försäkrings, - reparations, - och underhållskostnader som orsakas av leasningen samt andra motsvarande kostnader ersätts inte som en stödberättigande kostnad. Om en schablon för indirekta kostnader (se avsnitt Indirekta kostnader) används ingår kostnaderna i den schablonen.
9. Inköp av tjänster
Kostnader för inköp av tjänst är stödberättigande under förutsättning att tjänsten köps från en utomstående part. På fakturorna eller på en särskild specifikation från leverantören ska antal nedlagda timmar, timkostnad, när tjänsten utförts, vem som utfört tjänsten och vad den externa tjänsten består av att framgå.
Kostnad för köp av tjänst om man är anställd av stödmottagaren eller representerar en i projektet deltagande parts intresseföretag och därmed kan utöva ett betydande inflytande över stödmottagarens driftsmässiga och finansiella styrning är i regel inte en stödberättigande kostnad. Undantag kan göras för investeringar efter påvisad kostnadseffektivitet genom att ett tillräckligt antal anbud har begärts, samt att kostnaderna angivits i ansökan och godkänts i samband med det enskilda stödbeslutet.
10.Övriga kostnader
1) Mötesarvoden är inte stödberättigande i det fall deltagandet utförs inom tjänsten (mötesdeltagaren erhåller lön från sin normala anställning för deltagande i mötet) och/eller för projektets styrgrupp då en schablon för projektets indirekta kostnader används i enlighet med förenklade kostnadsmodeller.
I övriga fall då mötet utförs utan erhållande av lön utgår dock ett arvode i enlighet med gällande kollektivavtal för landskapsregeringen en stödberättigande kostnad. Mötesarvodena skall alltid verifieras med mötesprotokoll.
2) Utgifter för mat och dryck kan vara stödberättigande kostnader under förutsättning att de är projektrelaterade och skäliga, dock inte om schablon för indirekta kostnader används. En av förutsättningarna är att kostnaderna angivits i ansökan och godkänts i samband med det enskilda stödbeslutet. Vid redovisningen ska förutom verifiering framgå vem som deltagit, syftet med aktiviteten samt hur den är kopplad till projektet. Representationsutgifter samt alkohol är inte stödberättigande kostnader.
3) Marknadsföringskostnader kan vara en stödberättigande kostnad men förutsätter att de bedöms som projektrelaterade och nödvändiga för projektets genomförande samt godkänts i samband med det enskilda stödbeslutet.
4) Hyror för verksamhetslokaler och möteslokaler kan vara en stödberättigande kostnad men förutsätter att de är en direkt kostnad, bedöms som projektrelaterade och nödvändiga för projektets genomförande samt att en schablon för indirekta kostnader inte används.
5) Bankavgifter för att öppna och förvalta konton är stödberättigande kostnader i de fallen stödmottagaren valt att särskilt öppna och förvalta ett separat konto för de medfinansierade kostnaderna förutsatt att en schablon för indirekta kostnader inte används. I övriga fall är dessa kostnader inte stödberättigande kostnader.
6) Bokföringskostnader som hänför sig till projektet är stödberättigande kostnader förutsatt att en schablon för indirekta kostnader inte används.
7) Utgifter för juridisk rådgivning, ekonomisk eller teknisk expertis är stödberättigande kostnader om de bedöms som projektrelaterade och nödvändiga för projektets genomförande.
8) Böter, straffavgifter, rättegångskostnader, garantier utställda av bank eller annat finansiellt institut och skuldräntor är inte en stödberättigande kostnad.
9) Utgifter för gåvor, vilka bedöms av landskapsregeringen som projektrelaterade och godkänts i samband med det enskilda stödbeslutet, är stödberättigande kostnader under förutsättning att gåvans värde är under 50 euro.
11. Indirekta kostnader
Projektets indirekta kostnader kan ersättas enligt en schablon. Modellen förenklar behandlingen av kostnader som uppstår då projektet genomförs. Stödmottagaren behöver varken identifiera kostnader som ersätts med schablon i utbetalningsansökan eller lägga fram utdrag eller verifikat som berör dessa ur projektets
bokföring i utbetalningsansökan, verifieringar eller granskningar. Schablonerna kan inte kombineras.
11.1. Schablon 7 procent indirekta kostnader (där lönekostnader saknas)
Av projektets kostnader kan en schablon om 7 procent av projektets alla stödberättigande kostnader godkännas för indirekta (gemensamma) kostnader. Indirekta kostnader omfattar bland annat:
− Kontorskostnader för egen personal och kostnader för befintliga verksamhetslokaler,
− Utbildningar och seminarier för projektpersonalen,
− Anordningar och maskiner som ställs till projektpersonalens förfogande,
− Kostnader för projektpersonalens företagshälsovård,
− Kostnader för projektets styrgrupp t.ex. arvoden och övriga möteskostnader,
− Administrativa kostnader så som bokföringskostnader och förbrukningsmaterial,
− Mat och dryck
11.2. Schablon 15 procent indirekta kostnader
Av projektets kostnader kan en schablon om 15 procent av projektets godtagbara lönekostnader godkännas för indirekta (gemensamma) kostnader.
Indirekta kostnader omfattar bland annat:
− Kontorskostnader för egen personal och kostnader för befintliga verksamhetslokaler,
− Utbildningar och seminarier för projektpersonalen,
− Anordningar och maskiner som ställs till projektpersonalens förfogande,
− Kostnader för projektpersonalens företagshälsovård,
− Kostnader för projektets styrgrupp t.ex. arvoden och övriga möteskostnader,
− Administrativa kostnader så som bokföringskostnader och förbrukningsmaterial,
− Mat och dryck
00.Xx natura
För projekt som beviljas stöd inom ramen för den lokala utvecklingsstrategin kan som arbete utan vederlag godkännas sådant arbete som är till förmån för projektet och som behövs för projektets genomförande. En förutsättning är att den som utför arbetet har fyllt 15 år. Det vederlagsfria arbetet ska var godkänt i stödbeslutet. Arbete utan vederlag betraktas alltid som privat finansiering. Offentlig medfinansiering av en insats får inte överstiga summan av de stödberättigade utgifterna exklusive in natura bidrag och mervärdesskatt.
Värdet på arbete som utförs utan vederlag ska kunna uppskattas och verifieras på ett oberoende sätt. Värdet anses vara 20 euro i timmen per arbetstagare. Vid tillskott av förvärvsarbete med sakkunskap ska en verifierad timkostnad påvisas i ansökan. Tillskottet ska motsvara en faktisk kostnad ifall tjänsten/arbetet hade köpts in. Om en båt, en traktor eller någon annan motsvarande arbetsmaskin används, ska som värde på användningen av arbetsmaskinen dessutom räknas 40 euro per drifttimme.
Skäliga kostnader för servering i samband med arbete utan vederlag är stödberättigade kostnader (se avsnitt 10, punkt 2).
Det ska föras bok över antalet arbetstimmar, vilket ska verifieras och undertecknas av den som utför arbetet samt projektansvarig.
13. Intäkter
Med projektintäkter avses inkomster från försäljning, förhyrning, tjänster, anmälningsavgifter eller andra liknande intäkter som uppstått under projektperioden. Projektintäkterna minskar medfinansieringen i det berörda projektet genom att de stödberättigande kostnaderna minskar. Bidrag från den privata sektorn räknas inte som intäkt då bidraget används som medfinansiering av projektet.
14. Avbrytande av utbetalning och återkrav av utbetalt stöd
Om beslutet, villkoren eller tillämplig lagstiftning inte iakttas har landskapsregeringen rätt att avbryta utbetalningen och besluta att ingen ytterligare finansiering ska utbetalas. Landskapsregeringen kan vidare besluta att redan utbetalda belopp ska återkrävas helt eller delvis. Om ett återkrav understiger 100 euro kan landskapsregeringen besluta att en utbetalning inte ska återkrävas.