ANBUDSFÖRFRÅGAN

Upphandlingen genomförs som en Öppen upphandling i enlighet med Lagen om Offentlig Upphandling (LOU). Detta innebär bland annat att anbud kommer att antas utan föregående förhandling. Det är därför viktigt att anbudsgivare lämnar sitt bästa anbud från början.

1.3 Avtalsperiod

Ca 2011-10-01 – 2013-09-30 med option för köparen att förlänga avtalet med upp till 24 månader. Förlängning av avtalet får ske vid 2 tillfällen, den sammanlagda förlängningen får dock aldrig överstiga 24 månader.

Om något skulle inträffa som innebär att avtal inte kan tecknas före 2011-10-01 utan först vid senare tidpunkt så är syftet att avtalstiden ska vara 24 månader med option för köparen att förlänga avtalet upp till 24 månader.

1.4 Tilldelningsinformation – Avtal

Avtal sluts först genom undertecknande av upphandlingskontrakt/ramavtal. Avtal tecknas tidigast 10 dagar efter tilldelningsinformation med beslut och motivering för val av leverantör sänts till samtliga anbudsgivare som deltagit i upphandlingen.

1.5 Avtalsparter

En leverantör för köparens samlade behov kommer att antas.

1.6 Omfattning/volym

Baserat på tidigare års statistik uppskattas årsvolymen uppgå till ca:

⮚ Utskrift och distribution av fakturor ca 87 000 st

⮚ Inlagor/fripassagerare ….1-2ggr /år

⮚ Enkla försändelser

Köparen förbehåller sig rätten att avropa sitt verkliga behov av, antingen det över- eller underskrider den angivna volymen.

1.7 Sekretess

Sekretess under upphandlingen gäller enligt rådande sekretesslagstiftning.

1.8 Bilagor till anbudsförfrågan

Följande bilagor är en del av förfrågningsunderlaget:

⮚ Bilaga 1 – Anbuds/utvärderingsunderlag Excel-dokument

⮚ Bilaga 2 – Ramavtalsförslag Pdf-dokument

1.9 Upplysningar under anbudstiden

Om presumtiv/intresserad anbudslämnare vid mottagandet av detta förfrågningsunderlag anser att underlaget är otydligt eller oklart i någon del, skall denne för att undanröja de frågeställningar som råder snarast möjligt, dock senast 2011-06-10 kontakta Trollhättans Stads Upphandlingsavdelning:

Trollhättans Stad Upphandlingsavdelningen 461 83 TROLLHÄTTAN

Handläggare: Upphandlare Xxxxx Xxxxx Telefon: 0000-00 00 00

E-post: xxxxx.xxxxx@xxxxxxxxxxx.xx

1.10 Komplettering av förfrågningsunderlag

Om förfrågningsunderlaget skulle behöva kompletteras eller förtydligas med anledning av ställda frågor kommer en sådan komplettering/förtydligande att publiceras via Opic’s annonseringstjänst.

Det är upp till presumtiv/intresserad anbudslämnare att registrera sig då underlaget laddas hem från Opic alternativt anmäla sig till Trollhättans Stads Upphandlingsavdelning, enligt ovan, för att erhålla meddelande om att komplettering/förtydligande har publicerats.

Skriftligt förtydligande/komplettering sker senast 2011-06-17.

1.11 Ersättning för anbudsarbete

Ingen ersättning utgår för nedlagt arbete i samband med anbudsgivningen.

2 ANVISNING TILL ANBUDSGIVAREN

Anbudslämnare kan använda sig av detta dokument för att kunna säkerhetsställa att påvisa för köparen att samtliga skallkrav uppfylls. Används inte detta dokument och dess kryssrutor skall motsvarande uppgifter lämnas på annat sätt i anbudet.

2.1 Skallkrav

Samtliga skallkrav skall vara uppfyllda för att ett anbud ska kunna delta i utvärderingen.

Uppfylls detta? Ja

2.2 Anbudsavlämnande

⮚ Anbudets skall vara Trollhättans Stad tillhanda senast 2011-06-27, anbud som inkommer efter den angivna dagen kommer ej utvärderas.

⮚ Anbudet skall vara skriftligt.

⮚ Anbudet skall lämnas i tillslutet kuvert eller omslag.

⮚ Anbudet och kuvertet/omslaget märkes med:

”Anbud Fakturautskrifts- och Distributionstjänst 11-13”.

⮚ Anbudet undertecknas av behörig person.

Uppfylls detta? Ja

2.3 Språk

Anbudet skall vara skrivet på det svenska språket.

All muntlig och skriftlig kommunikation under avtalsperioden skall ske på det svenska språket.

Uppfylls detta? Ja

2.4 Helt eller delat anbud

Anbud skall lämnas på hela uppdraget (utskrift och distribution).

Uppfylls detta? Ja

2.5 Anbudets giltighetstid

Anbudet skall vara giltigt minst tom 2011-10-31.

Vid en eventuell rättslig prövning av köparens tilldelningsbeslut skall anbudets giltighetstid automatiskt förlängas till 14 dagar efter det datum Förvaltningsrättens/Kammarrättens/Högsta Förvaltningsdomstolens dom vunnit laga kraft.

Uppfylls detta? Ja

2.6 Anbuds/utvärderingsunderlag

För att underlätta utvärderingsarbetet är önskemålet att anbudspriserna lämnas i det bifogade anbuds/utvärderingsunderlaget (Bilaga 1), används inte Excel-dokumentet Bilaga 1 vid anbudsavlämnandet lämnas de efterfrågade uppgifter på annat sätt i anbudet.

(De fält i Excel-dokumentet som fylls i av anbudslämnaren är markerade med gul färg).

Uppfylls detta? Ja

2.7 Bilagor till anbudet

Följande dokument bifogas anbudet:

⮚ Ifylld ”Bilaga 1 – Anbuds/utvärderingsunderlag”

⮚ Ifylld ”SKV4820”

⮚ Digital anbudskopia

⮚ Ifylld ”SKV4820 (ev underleverantör)

Uppfylls detta? Ja

3 KRAV PÅ LEVERANTÖREN

3.1 Leverantörsuppgifter

Företagsuppgifter

Organisationsnamn:

Organisationsnummer:

Postadress:

Postnummer, Ort:

Telefonnummer:

E-post:

Webadress:

Anbudsansvarig

Kontaktperson:

Telefonnummer:

Mobilnummer:

E-post:

Avtalsansvarig

Kontaktperson:

Telefonnummer:

Mobilnummer:

E-post:

3.2 Registreringsskyldigheter, betalning av skatter och avgifter

Anbudsgivaren skall vara fri från skulder och sociala avgifter hos Skatteverket. Om anbudsgivaren inte uppfyller detta krav och inte kan lämna godtagbar förklaring kommer anbudet att förkastas i enlighet med 10 Kap 2§ LOU och går inte vidare till anbudsvärderingen. Ifylld SKV4820 skall bifogas anbudet.

Uppfylls detta? Ja

3.3 Teknisk förmåga och kapacitet

Anbudslämnare skall ha dokumenterad erfarenhet, kompetens och resurser inom området.

Ange om möjligt minst tre referenser som styrker pågående eller tidigare utförda uppdrag av liknande omfattning.

För varje referens anges:

- Företag

- Kontaktperson

- Telefon nummer

- Avtalsperiod

Köparen kan komma att kontakta de angivna referenserna för att inhämta uppgifter om anbudsgivarens tekniska förmåga och kapacitet.

Saknas referenser för tidigare utförda uppdrag kan anbudslämnare på annat sätt visa att man har erfarenhet och kompetens för att fullfölja uppdraget.

Referens	Telnr:	Företag	Kontaktperson	Avtalets omfattning	Avtalsperiod
1
2
3

3.4 Försäkring

Leverantören skall inneha och vidmakthålla sedvanlig företags- och ansvarsförsäkring anpassad för verksamheten under hela ramavtalsperioden.

Uppfylls detta? Ja

3.5 Underleverantör

I avseende på anbudsutvärdering och i eventuellt kommande avtal ansvarar huvudleverantören för underleverantörens verksamhet som för sin egen.

Kommer underleverantör att användas? Ja

................................................................................................................................................. Nej

Företagsuppgifter ev. underleverantör

Organisationsnamn:

Organisationsnummer:

Postadress:

Postnummer, Ort:
Telefonnummer:
E-post:
Webadress:

Uppfylls detta? Ja

4 KRAV PÅ TJÄNSTEN

4.1 Uppdragsbeskrivning

Leverantören skall kunna offerera följande: Mottagning av filer

Utföra avvikelsekontroll Utskrift av dokument Kuvertering av dokument

Ansvara för överlämning av dokument till postdistributör och tills att det når mottagaren

Uppfylls detta? Ja

4.2 Tekniska förutsättningar

Köparen använder Aditros Ekonomisystem Economa. Överföring av fakturafiler sker genom TietoEnators produkt Teis. I Teis ingår tjänsten TIX vilken används för förmedling av filer.

För övrig teknisk information kontakta:

Xxxxxx Xxxxxxxxx, IT-avdelningen, på tele 0000-00 00 00

4.3 Testkörningar

Testkörningar skall kunna utföras under september månad 2011 och vara klart för att ”skarpt” läge senast 2011-09-20.

Ingen debitering får ske av kostnader för start av projektet (konfigurering, tester mm). Uppfylls detta? Ja

4.4 Support

Leverantören skall kunna erbjuda support enligt följande: Bemannad helgfri vardag 08:00-16:30

Alla inkommande ärenden registreras i ett ärendehanteringssystem Alla ärenden får ett ärendenummer som kopplas till kunden

Uppfylls detta? Ja

4.5 Bekräftelse/rapportering

Mottagningsbekräftelse

Leverantören skall skicka en bekräftelse via e-post till köparen på att filen är mottagen och att uppdraget kommer att utföras enligt avtalets villkor.

Produktionsbekräftelse

Leverantören skall skicka en bekräftelse via e-post till köparen när uppdraget är slutfört.

Rapportering

Leverantören skall omgående rapportera till köparen vid uppkomna fel såväl vid filhantering som vid distribution till mottagare.

Uppfylls detta? Ja

4.6 Papperskvalitet – Fakturor

Fakturorna skall skrivas ut på vitt A4-papper, min kvalitet 90 g/m².

Nederdelen av pappret skall utgöras av en inbetalningstalong (med perforering) för bankgiro/plusgiro. Pappret skall uppfylla kraven för miljömärkning av tex Svanen eller Bra Miljöval.

Uppfylls detta? Ja

4.7 Kuvert

Kuverten skall ha avsändar- och mottagarfönster, formatet kan vara C65 alternativt C5. Kuverten skall uppfylla kraven för miljömärkning av tex Svanen eller Bra Miljöval.

Uppfylls detta? Ja

4.8 Utskriftskvalitet

Utskrift görs endast på en sida (2-sidiga försändelser består således av två pappersark). Maximal felprocent (så kallade rejects) vid OCR-läsning skall högst vara 1 %.

Uppfylls detta? Ja

4.9 Inlagor/fripassagerare

Det skall vara möjligt att bifoga ”fripassagerare” till försändelserna.

Fripassagerare som leverantören skall kunna hantera kan bestå av enkel 1-sids utskrift (vilken leverantören ansvarar för att trycka/skriva ut) alternativt en broschyr eller liknande som köparen framställer på egen hand och distribueras till leverantören.

Uppfylls detta? Ja

4.10 Enkla försändelser

Det skall vara möjligt att sända enkla försändelser såsom vanliga brev på vanligt A4-papper (80 g/m²) där underlaget skickas via e-post till leverantören, brevmanus lämnas i Word alternativ PDF-format, adressregister lämnas i Excel-format.

Uppfylls detta? Ja

4.11 Leveranstid

Försändelserna skall överlämnas till distributören senast 48 timmar från tidpunkten då datafil mottagits.

Normalt skall försändelserna distribueras med B-post.

(A-post används endast i undantagsfall efter särskild överenskommelse)

Uppfylls detta? Ja

4.12 Arkivering/lagring

1 gång per år skall ett USB-minne med utskrivna/distribuerade försändelser lagrade på sändas till köparens kontaktperson.

Försändelserna skall vara sökbara utan krav på särskild programinstallation, bilder av försändelserna

skall kunna öppnas i en rad standardprogram.

Uppfylls detta? Ja

4.13 Statistik

Leverantören skall kostnadsfritt efter begäran, lämna statistik över fakturerade tjänster/produkter. Statistiken skall lämnas elektroniskt i Excel-format via e-post och utformas så att det tydlig framgår avropad tjänst/produkt, volym och värde.

Uppfylls detta? Ja

5 KOMMERSIELLA/AVTALSVILLKOR

Uppfylls detta? Ja

................................................................................................................................................ Nej

Kommentar

Samtliga kommersiella/avtalsvillkor i Bilaga 2 - Ramavtalsförslag accepteras.

5.1 Priser

Samtliga efterfrågade priser anges i SEK, exklusive moms. Priserna lämnas i Bilaga 1 eller på annat motsvarande sätt.

Beskrivning av efterfrågade priser i Bilaga 1:

Pos 1-4: Priser avser samtliga kostnader för mottagande av fil, material, produktion och distribution av försändelser uppdelat enligt de angivna volymintervallen

Pos 5: Priser avser samtliga kostnader för mottagande av fil, material, produktion och distribution av försändelser (enkla brev/papper = 80 g/m2) uppdelat enligt de angivna volymintervallen

Pos 6: Priset avser extrakostnader för material, produktion och kuvertering av inlaga/fripassagerare samt ökade distributionskostnader (ett vitt A4-papper med text) till angivet antal försändelser

Pos 7: Priset avser kostnader för arkivering/lagring av samtliga försändelser 1gg/år på USB.

Uppfylls detta? Ja

UNDERTECKNANDE

Anbudsgivare Företag

Namnteckning

Datum

Namnförtydligande

6 ANBUDSUTVÄRDERING

6.1 Kvalificering

Anbudsgivarna granskas med utgångspunkt på:

⮚ Kraven enligt 10 Kap Lagen om Offentlig Upphandling

⮚ Kraven enligt punkt 3.1 – 3.5 i denna anbudsförfrågan

Anbud från anbudsgivare som godkänns vid granskningen går vidare för prövning enligt punkt

”6.2 Prövning av anbud”

6.2 Prövning av anbud

Anbuden prövas mot ställda skallkrav i förfrågningsunderlaget.

Anbud som godkänns vid prövningen går vidare till utvärdering enligt punkt ”6.3 Utvärdering av anbud”

6.3 Utvärdering av anbud

Vi avser anta det anbud som lämnat lägsta pris för hela avtalsperioden (inklusive eventuella förlängningar) enligt de efterfrågade prisuppgifterna och volymerna i Bilaga 1.

Document Metadata

Table of Contents

ANBUDSFÖRFRÅGAN

Document Metadata