Bilaga 1 – Administrativa föreskrifter
Bilaga 1 – Administrativa föreskrifter
1. Upphandling av Skolskjuts och samhällsbetalda resor
Upphandlingen avser skolskjuts och samhällsbetalda resor för Tranemo kommun (organisationsnummer 212000–1462).
Uppdraget omfattar turbunden skolskjuts med större fordon och samhällsbetalda resor med mindre fordon.
Utöver skolskjutsen ska de större fordonen kunna användas skoldagar för övriga gruppresor på uppdrag åt Tranemo kommun. Övriga gruppresor är framförallt utbildningsrelaterade resor så som bad, slöjd, idrott samt övriga utbildningsaktiviteter. Övriga verksamheter inom Tranemo kommun kan komma att beställa några övriga gruppresor per år. Ingen ersättning utöver den ordinarie ersättning, reglerat i prismodellen i avtalet, utgår för dessa resor.
Samhällsbetalda resor med mindre fordon omfattar färdtjänst, arbetsresor, specialskjuts, skolskjuts och ett fåtal riksfärdtjänst. Majoriteten av samhällsbetalda resor genomförs inom Tranemo kommun, men resor till andra kommuner kommer förekomma, framförallt till angränsande kommuner.
Uppdraget ska präglas av ett tydligt och systematiskt samarbete mellan kommun och avtalad utförare i syfte att utveckla och anpassa uppdraget efter de förutsättningar som gäller.
1.2 Upphandlingens omfattning och förutsättningar
Tranemo kommun är lokaliserad i sydöstra Västergötland. Tranemo kommun är c:a 780 km2 till ytan och hemkommun för c:a 11 800 invånare.
Utbildningsverksamheten och skolskjutsen är organiserad under lärandesektionen. Utbildningsverksamheten omfattar sju skolor, varav sex är grundskolor med skolskjuts. Våren 2018 är 1 400 elever är inskrivna i grundskolan, varav 890 elever är berättigade att åka skolskjuts. Av dessa åker 440 upphandlad skolskjuts med stora fordon. Skolåret är 178 dagar och lovskola 20 dagar.
Skolskjuts anordnas alla dagar skolan är öppen, dvs 198 dagar per år. Fordon och trafikvolym för skolskjuts med större fordon återfinns i bilaga 5a - Trafikbilaga Skolskjuts.
I samhällsbetalda resor med mindre fordon ingår en mindre del skolskjuts, men framförallt färdtjänst, arbetsresor och specialskjuts för resenärer med varierande särskilda behov.
Samhällsbetalda resor kan förekomma hela året 365 dagar per år. Xxxxxx och antal resor inom samhällsbetalda med mindre fordon återfinns i bilaga 5b – Trafikbilaga Samhällsbetalda resor.
Tranemo kommun förbehåller sig rätten att i egen regi utföra ett mindre antal samhällsbetalda resor.
Det framtida behovet kan komma att överstiga eller understiga den i bilaga 5a och 5b beräknade trafikvolymen och anbudsgivaren åtar sig att leverera mot det faktiska behovet som uppstår.
Avvikelser från den angivna trafikvolymen regleras enligt prismodellerna för skolskjuts respektive samhällsbetalda resor i avtalet.
Planerad avtalstid är 2018-07-01 till 2022-08-01. Därefter har Köparen möjlighet att förlänga avtalet med maximalt 48 månader. Begäran om förlängning kommer ske skriftlig som senast sex (6) månader innan avtalsslut.
Anbudet ska vara Tranemo kommun tillhanda senast 2018-05-13. Anbud per telefax eller e-post accepteras inte på grund av att anbudssekretessen inte kan garanteras.
Anbud ska vara bindande sex månader efter sista anbudsdag om inget annat överenskommits under upphandlingen. Vid en eventuell överprövning i förvaltningsdomstol är anbudsgivaren bunden av sitt anbud i en (1) månad efter att överprövningen avslutats genom laga kraft vunnen dom. Anbud är giltigt tills avtal slutits med vald anbudsgivare trots meddelande om tilldelnings-beslut. Avtal kommer till stånd när båda parter undertecknat avtalet.
Upphandlingen genomförs som ett öppet förfarande enligt lagen om offentlig upphandling (LOU 2016:1145). Observera att förhandling inte får ske vid öppen upphandling och att förhandlingar heller inte kommer att genomföras.
Det är således av avgörande betydelse att inlämnade anbud är slutgiltiga och att anbudsgivaren i sitt anbud lämnar sitt bästa pris och sina fördelaktigaste villkor.
Ersättning i samband med anbudsräkning lämnas inte.
Avtal kommer att tecknas med en anbudsgivare för tjänsterna enligt denna förfrågan. Upphandlande myndighet har bedömt att uppdelning av upphandlingen inte är lämpligt.
Alternativa anbud accepteras inte. Anbud utformas helt i enlighet med villkoren i detta förfrågningsunderlag. Reservationer i anbud accepteras inte.
Anbud ska lämnas elektroniskt genom xxx.xxxxxxxx.xxx. Support för hantering av upphandlingssystemet i vilket det elektroniska anbudet lämnas ges av xxxxxxxx.xxx
Användandet av upphandlingssystemet är kostnadsfritt för anbudslämnaren. Endast elektroniska anbud accepteras.
1.10 Frågor och kompletterande information under anbudstiden
Begäran om förtydligande, komplettering eller frågor ska ställas genom Tendsigns anbudstjänst.
Anbudsgivare ombeds att tänka på att ställa sina frågor och begäran om förtydligande så god tid som möjligt. Upphandlande myndighet garanterar inte att frågor som ställs senare än tio (10) dagar innan sista anbudsdag hinner svaras på.
Upphandlade myndighetens eventuella kompletteringar av anbudsunderlaget lämnas alltid genom Tendsigns anbudstjänst. Tekniska frågor om systemet ställs till Visma Tendsign support per e-post: xxxxxxxxxxxxxxx@xxxxx.xxx
Manual, instruktionsfilm och vanliga frågor och svar finns på xxx.xxxxxxxx.xxx/xxxxxxx
Tendsign support har öppet vardagar 07.00-17.00
1.11 Anbudets form och innehåll
Anbudet:
• Ska lämnas elektroniskt i systemet Tendsign via webbplatsen xxx.xxxxxxxx.xxx
• Ska vara skrivet på svenska
• Verifikat, certifiering eller liknande kan vara skrivna på engelska
• Priser ska lämnas i svenska kronor
Om anbudsgivaren avstår från att svara på någon av de ställda kraven kommer detta att tolkas som att kravet inte kan uppfyllas eller att kravet inte accepteras.
1.12 Samarbete med Skatteverket
Tranemo kommun samarbetar med Skatteverket i syfte att förebygga ekonomisk brottslighet och underlätta för kommunen att anlita seriösa företag, och därmed minska risken för osund konkurrens. Från Skatteverket får kommunen, vid upphandling och avtalsuppföljning, uppgift om svenska juridiska och fysiska personers beskattning. Uppgifterna kan bland annat bestå av innehav av F- FA- eller A-skatt, momsregistrering, arbetsgivarregistrering, redovisade arbets-givaravgifter, förfallna skulder avseende skatter och avgifter, samt eventuella skulder hos Kronofogdemyndigheten.
Skatteverket kan även lämna motsvarande uppgifter om utländsk juridisk person om personen finns registrerad hos Skatteverket.
Det anbud som kommer att antas ska uppfylla samtliga obligatoriska krav och har lämnat det mest ekonomiskt fördelaktiga anbudet baserat på pris.
Utvärderingen av anbuden grundar sig på ”pris”.
1.17 Tilldelningsbesked och kontaktperson
Tilldelningsbesked kommer skickas ut via e-post efter att tilldelningsbeslut är fattat. I upphandlingssystemet Tendsign registrerar anbudsgivaren en person som användare av systemet och därmed också som kontaktperson för upphandlingen.
Kommunikation under upphandlingen, inkluderande tilldelningsbesked, sker till denna kontaktperson hos anbudsgivaren. Den e-postadress som i upphandlingssystemet anges som kontaktperson kommer att användas.
Anbudsgivaren uppmanas kontrollera att rätt e-postadress är angiven och tillse att denna e- postadress kontinuerligt bevakas.
Under upphandlingen råder upphandlingssekretess. Efter offentliggjort beslut om att tilldela eller avbryta en upphandling blir anbuden som huvudregel offentliga. Handläggningen regleras enligt offentlighetsprincipen. Undantag från offentlighetsprincipen är om delar av anbudet omfattas av så kallad kommersiell sekretess.
Anbudsgivare som anser att uppgifter som lämnats i anbudet uppfyller villkoren för kommersiell sekretess (31 kap. 16 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) om affärs- och driftförhållanden) ska i sitt anbud tydligt ange en begäran om sekretess. En sådan begäran ska vara preciserad med vilka uppgifter som avses samt vilken skada anbudsgivaren skulle lida om uppgifterna lämnas ut.
Anges ingen begäran om sekretess tolkas detta som att inga krav på sekretess finns.
En sekretessbedömning kommer att ske i samband med att uppgifter i anbud begärs ut. Kommunen garanterar inte att en begäran om sekretess inte medför att handlingen kan komma att lämnas ut. Ett sekretessbeslut kan även komma att prövas av domstol.
1.18 Avbrytande av upphandling
Om inget anbud motsvarar ställda krav eller på annat sätt är oförmånliga kan upphandlingen avbrytas och samtliga anbud förkastas.
Upphandlande myndighet förbehåller sig rätten att avbryta upphandlingen, om sådana politiska beslut fattas eller organisatoriska förändringar sker som påverkar eller förändrar förutsättningarna för upphandlingens fullföljande eller om inget anbud prismässigt ligger inom ramen för budgeterade medel för uppdraget eller är orimligt lågt.
Andra grunder för upphandlande myndighet att avbryta upphandlingen är om andra EU-rättslig eller enligt svensk rättspraxis sakliga skäl föreligger.
Förfrågningsunderlag och det beslut om antagande av anbudsgivare som den upphandlande enheten gör kan överklagas till Förvaltningsrätten. Kopia av överklagandet skickas till den upphandlade myndighetens kontaktperson.
Bindande avtal mellan parterna uppstår först sedan köparen och anbudsgivare undertecknat särskilt upprättat avtal.