Projektavtal

Projektavtal

Mellan

ÅF-Infrastructure AB och

NMC Nätverket för Hållbart Näringsliv

Gällande

Drift av NMC:s sekretariat och kansli under 2019

Avtal gällande drift av NMC:s sekretariat och kansli under 2018

1) Inledning

Följande avtal gäller för ÅF-Infrastructures drift av NMC:s sekretariat och kansli under perioden 1 januari 2019 – 31 december 2019.

2) Bakgrund

NMC:s styrelse ingår årligen ett fastprisavtal med extern part som får i uppgift att driva föreningens kansli och sekretariat samt att genomföra det arbetsprogram som styrelsen årligen beslutar om.

ÅF har under en följd år ansvarat för driften av sekretariat och kansli för NMC:s räkning.

3) Omfattning och pris Arvode

ÅF:s åtagande är att driva föreningens kansli och sekretariat samt att genomföra det arbetsprogram (bilaga 1 nedan) och budget (bilaga 2 nedan) som styrelsen beslutat om för 2019. För detta arbete föreligger ett fast arvode på 2 557 200 SEK.

OBS! Omfattningen av programmet är avhängigt föreningens intäkter i form av föreningsavgifter som i sin tur beror på antalet medlemmar. 2019 års budget och arbetsprogram är baserat på ett skattat antal medlemmar (215 st). Om NMC:s styrelse önskar göra ändringar i avtalet med anledning av att antalet medlemmar avviker från det uppskattade antalet ska NMC:s styrelse i god tid informera ÅF Infrastructure om detta. Eventuella ändringar i avtalet som innebär en minskning av ÅF:s arvode ska ske med minst två månaders varsel.

Avtalet ska även ses över om styrelsen fattar beslut om omfattande aktiviteter under året som inte finns med i det ursprungliga arbetsprogrammet. Detta kan även gälla aktiviteter av administrativ karaktär.

Eventuella medel som inte arbetas upp under 2019 används för verksamhet under nästkommande år.

I ÅF:s arvode ingår tillgång till möteslokaler i Stockholm (Solna och Marievik), Göteborg samt Malmö. ÅF kan även behov erbjuda lokaler på en mängd ytterligare orter spridda över hela Sverige, samt även utomlands. Arvodet inkluderar även datorer, telefoner och annan kontorsutrustning.

Timarvoden

ÅF erhåller ett fast arvode för att driva föreningens kansli och sekretariat samt att genomföra ovan nämnda arbetsprogram.

Nedan redovisas de timarvoden som används vid upparbetning av det fasta arvodet. Höjningen jämför med arvoden under 2018 är knappt 3 % vilket är något lägre än K84, Faktorprisindex för konsulttjänster (siffror inom parantes är arvoden under 2018):

Generalsekreterare: 960 SEK/h (935 SEK/h)

Mötesansvariga: 825 SEK/h (800 SEK/h)

Stöd, mötesansvariga: 750 SEK/h (730 SEK/h)

Administratör: 675 SEK/h (655 SEK/h)

Omkostnader

Föreningens omkostnader omfattas inte av fastprisavtalet.

Alla omkostnader som hanteras via ÅF:s ekonomiska system kommer att faktureras till faktisk kostnad, det vill säga utan påslag. Merparten av omkostnaderna faktureras dock direkt till NMC, det vill säga inte via ÅF:s ekonomiska system.

4) Organisation

Verksamheten kommer att drivas med en person som projektledare. Denna person fungerar även som föreningens generalsekreterare. Utöver detta kommer flera av våra konsulter att delta i kansliets arbete.

Organisationen består av:

• Xxxxxxxx XxXxxxxx, generalsekreterare och projektledare (Stockholm)

• Xxxxxx Xxxxxxxxx, projektadministratör (Stockholm)

• Xxxxxx Xxxxxxxx (Stockholm) – föräldraledig fram till efter sommaren

• Xxxxx Xxxxx (Stockholm)

• Xxxxxx Xxxxxxx (Göteborg)

• Xxxx Xxxxxxx (Göteborg)

• My Björk (Malmö)

• Xxxx Xxxxxxxx (Malmö)

Ytterligare personer kan komma att delta i kansliets arbete.

I samband med eventuell vakans då det gäller rollen som generalsekreterare ska ÅF presentera förslag på ersättare. NMC:s styrelse godkänner eller avslår förslaget.

5) Betalningsvillkor och övrigt

Fakturering sker månadsvis i förskott med 1/12 av den totala ersättningen på 2 557 200 SEK, det vill säga med 213 100 SEK per månad plus de debiterbara omkostnader som uppkommit, vilka faktureras i efterskott. Samtliga priser är exklusive moms och betalningsvillkoren är 20 dagar efter fakturadatum.

Där inte annat framgår av anbudet gäller Allmänna Bestämmelser för Konsultuppdrag inom arkitekt- och ingenjörsverksamhet av år 2009 (ABK09).

6) Giltighetstid

Avtalet gäller för 2019-01-01 – 2019-12-31

Stockholm 2018 - - Stockholm 2018 - -

………………………………………………………… ………………………………………………………… Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxx, Ordförande Xxx Xxxxxxx Xxxxxx, Marknadsområdeschef NMC Nätverket för Hållbart Näringsliv ÅF-Infrastructure AB

Bilaga 1: NMC:s arbetsprogram 2019

Aktivitet	Xxxxx
Kanslidrift (1)
Kommunikation/marknadsföring (2)
Föreningsstämma/årsmöte	1
Styrelsemöten (3)	5
Hållbart Ledarskap, process (4)	1
Kick-off, Stockholm	1
Sensommarmöte	1
Nätverkslunch, Almedalen	1
Hållbarhetsdag, Stockholm (NMC 25 år)	1
Hållbart Ledarskap, prisgala (NMC 25 år)	1
Seminarier, Stockholm, Malmö och Göteborg (5)	16
Mentorskapsprogram	1
Hållbarhetspanel (ca 4-6 frågor per år)	1

(1) Kanslidrift: Övergripande verksamhetsplanering, ekonomi, årsredovisning, medlemsregister, kontakt med medlemmar, samarbetspartners och myndigheter, övriga externa kontakter mm.

(2) Kommunikation/marknadsföring: 1) Medlemsutskick om kommande seminarier/aktiviteter, resultat från Hållbarhetspanel, finalister och vinnare av Hållbart Ledarskap 2019, mm, 2) hemsida, 3) pressmeddelanden, 4) sociala medier, 5) mässdeltagande eller motsvarande (enligt beslut av styrelsen).

(3) Styrelsemöten: 3 ordinarie styrelsemöten (1 dag), 1 konstituerande styrelsemöte samt 1 strategimöte (2 dagar med övernattning). Eventuellt extra styrelsemöten genomförs som Skype-möten.

(4) Hållbart ledarskap: Nominering, urval, särskilt styrelsemöte för att utse finalister, desktop-studie, intervjuer, dokumentation, utse jury, jurylunch, motivering, prispokal, diplom.

(5) Seminarier: Stockholm 8 st (varav 7 webbsända), Malmö 4 st (varav 2 webbsända), Göteborg 4 st (varav 2 webbsända). Ytterligare seminarier genomförs i mån av tillgänglig projekttid.

Bilaga 2: NMC budget 2019

Budgeten är baserad på 215 medlemmar under 2019.

FÖRENINGSVERKSAMHET	INTÄKTER
Ej momspliktig verksamhet.	Medlemsavgift	215 000
	Summa intäkter	215 000
Kostnader redovisas inkl. moms.	KOSTNADER
	Kanslitid
	Årsmöte och styrelsemöten	159 000
	Övriga kostnader
	Förtäring, logi vid års- och styrelsemöten	56 000
	Summa kostnader	215 000
	RESULTAT FÖRENINGSVERKSAMHET	0
SERVICEVERKSAMHET	INTÄKTER
	Serviceavgift	2 795 000
	Överskott 2018/sparade medel1	250 000
	Summa intäkter	3 045 000
	KOSTNADER
	Kanslitid2
	Kanslidrift	450 000
	MarCom	300 000
	Hållbart ledarskap process	90 000
	Kick-off	65 000
	Almedalen	35 000
	Sensommarmöte	130 000
	Hållbarhetsdag inkl. prisutdelning (25 år)	250 000
	Seminarier	960 000
	Mentorprogram	75 000
	Hållbarhetspanel	75 000
	Delsumma kanslikostnader	2 430 000

1 2018 års verksamhet beräknas ge ett överskott på ca 250 000 kr. Merparten av dessa medel utgörs av bidrag från Åforsk som erhölls under året. Nya medel för verksamheten under 2019 kommer att ansökas från Åforsk. Om medel erhålls kommer ett överskott för 2019 uppstå som överförs till verksamheten under 2020.

2 Angiven kanslitid för olika aktiviteter är en uppskattning. Tid kan vid behov omlokaliseras mellan olika aktiviteter utan godkännande från NMC:s styrelse.

Övriga kostnader
Kanslidrift (redovisning, revision, bankavgifter mm)	105 000
MarCom (mässdeltagande3, MailChimp, hemsida, broschyrer)	80 000
Hållbart ledarskap, process (pokal, diplom, jurylunch)	15 000
Kick-off (förtäring)	10 000
Sensommarmöte (max 50 pers, NMC bjuder på förtäring)	50 000
Almedalen (lunch max 40 personer, resa och hotell GS)	15 000
Hållbarhetsdag inkl. prisutdelning (NMC 25 år)	170 000
Seminarier (webbsändning4, förtäring, lokalhyra Sthlm)	170 000
Delsumma övriga kostnader	615 000
Summa kostnader	3 045 000
RESULTAT SERVICEVERKSAMHET	0
TOTALA INTÄKTER	3 260 000
TOTALA KOSTNADER	3 260 000
RESULTAT	0

3 Avhängigt eventuellt beslut av styrelsen om deltagande vid till exempel Aktuell Hållbarhets och Dagens Industris konferens ”Hållbart Näringsliv” (eller motsvarande) under 2019.

4 Inkluderar kostnaden för 11 webbsändningar där professionell leverantör anlitas på samtliga tre orter.