INK PSPOLICY Antagen av kf §10/2001

INK PSPOLICY Antagen av kf §10/2001

Kommunfullm ktige tillhanda

1. Kommunen som k pare

Kommunens ink psverksamhet, dvs fl det av material, produkter och tj nster fr n leverant r till slutlig f rbrukning och eventuell destruktion, skall pr glas av effektivitet, milj h nsyn, kompetens och samverkan, d r en god totalekonomi f r kommunen skall vara m let.

Kommunens storlek som ink pare skall utnyttjas genom att ramavtal i s stor utstr ckning som m jligt skall tecknas med l mpliga leverant rer.

Med effektivitet avses dels den interna effektiviteten att anv nda kommunens resurser p

b sta s tt, att rutiner och hj lpmedel r ndam lsenliga och att valet av produkter och tj nster baseras p en riktig behovsanalys, dels den externa effektiviteten vid valet av leverant r samt utformningen av de kommersiella villkoren.

Med milj h nsyn menas att denna aspekten, tillsammans med vriga s som tex pris och kvalitet, skall v gas in vid kravspecifikation och utv rdering av anbud.

Med kompetens avses kommunens f ruts ttningar att uppn ovann mnda effektivitet, vilket st ller krav inom en m ngd omr den s v l med anknytning till verksamheten som till kommersiella fr gor.

Med samverkan menas tg rder som syftar till att kommunen b ttre skall kunna utnyttja den samlade kompetens som finns tillg nglig, kan tillvarata de f rdelar som stor sammanlagd volym kan ge vid priss ttning, service, distribution och utveckling, samt kan begr nsa de ink psadministrativa kostnaderna genom att undvika dubblering av handl ggningen.

Upphandling/ink p b r om m jligt ske genom samverkan mellan den enskilde ink ps-

/avropsanvarige och den kommersiella kompetens som kommunen tillhandah ller centralt p kommunstyrelsef rvaltningen. Detta tryggar att upphandlingen kan genomf ras p ett

aff rsm ssigt korrekt och ett f r kommunen ekonomiskt f rdelaktigt s tt.

F r att tillgodose m let med l gsta m jliga totalkostnad kr vs f ljande f rh llningss tt av organisationen:

x att inköpsärendena avgörs med utgångspunkt från vad som är långsiktigt fördsetlafökrtiga kommunen

x att krav på kvalitet och prestanda inte ställs högre än vad som krävs i varje enskilt fall

x att samverkan sker så långt det är möjligt såväl inom kommunen som med andra för att uppnå samordningsvinster

x att inköpet planeras så att förmågnalsi te pris kan erhållas

x att inköpet görs med utnyttjande av teknisk, juridisk och kommersiell kompetens

x att anlitade leverantörer är kompetenta och kan fullgöra sina åtaganden och skyldigheter

x att beställningar och avtal skall vara skriftliga

x att respektive nämnd svarar för att rutiner fastställs för upphand-linogchs

inköpsverksamheten utifrån kommunens inköpspolicy och på området gällande lagstiftning

2. Affärsetik

Kommunens inköp-soch avropsansvariga skall som företrädare för kommunen uppträedtta på affärsetiskt korrekt sätt gentemot leverantörerna vad avser t ex konfidentiell information, intressekonflikter och gåvor. Ställningen som kommunens in-keöllpesr avropsansvarige får

inte utnyttjas för personliga inköp på annat än marknadsmässigoar.villk

3. Standardiserade bestämmelser, lagar mm

Vid affärstransaktioner mellan kommunen och dess leverantörer skall standardiserade bestämmelser i möjligaste mån användas. Exempel på sådana, utöver Lagen om offentlig upphandling (LOU), är:

x ALOS 81, allmänna bestämmelser om leverans av gods (utan montage) till den offentliga sektorn

x MONTAGE 85, allmänna bestämmelser om leverans av gods (innefattande montage) till den offentliga sektorn

x TEKAB 83, allmänna bestämmelser för trans-pocrth entreprenadmaskjiännt ster för kommuner och närstående företag

x AB 92, allmänna bestämmelser för byggn-aadnsläggning-soch installationsentreprenader

Även köplagen, avtalslagen, räntelagen samt flera andra lagar kan ibland vara tillämpliga. Brottsbalkens 20 Kap 2 § avseenmduta och bestickning skall naturligtvis alltid beaktas.

4. Samordning

Vid upphandling som r r flera f rvaltningar skall samordning ske f r att utnyttja de f rdelar som st rre ink psvolym kan ge vid priss ttning, distribution service och produktutveckling, samt f r att undvika dubbelarbete och h ga administrativa kostnader. S ledes skall m let vid ink p av olika slag vara en f r kommunen s f rdelaktig totalekonomi som m jligt.

5. Upphandlande enhet

Kommunen

Kommunen r upphandlande enhet enligt LOU Kommunala f retag

Bolag, f reningar, samf lligheter och stiftelser som har inr ttats f r att fullg ra uppgifter i det allm nnas intresse och inte har industriell eller kommersiell karakt r och uppfyller n gon av nedanst ende punkter skall f lja LOU:s best mmelser.

x att kapitalet till mer än 50% tillskjutits av kommunen

x att upphandlingen står under kommunal tillsyn

x att styrelseledamöterna utses av kommunen

x att styrelsen till mer än halva antalet utses av kommunen

Detta innebär att Tranemobostäder äArBen egen upphandlande enhet som skall följa LOU:s bestämmelser vid inköp och upphandling.

6. Miljöaspekter

Kommunens målsättning bör vara att inhandla varor, utrustning och tjänster som ä- r resurs och energisnåla samt så miljövänliga som möjligt.

Mil jöaspekter skall beaktas i förfrågningsunderlaget. Underlaget bör lämpligen innehålla enkla frågor om miljöaspekter där anbudsgivaren i fri form redovisar sitt miljöarbete eller produktens miljöaspekter.

Vid all upphandling gäller att leverantören skaöllljaf lagstadgade krav ur hä-lsooch miljösynpunkt. Vidare skall miljöaspekter beaktas vid utarbetande av förfrågningsunderlag. Dessa miljöaspekter kan t ex vara att minska transporterna. Kortare/färre transporter ska ur miljösynpunkt, leveranssäkerhet,sfkähr et och kvalitet beaktas vid upphandling.