ANTIKORRUPTIONSPOLICY
ANTIKORRUPTIONSPOLICY
1. Inledning
Korruption definieras vanligtvis som ett missbruk av anförtrodd makt för personlig vinning.1 Korruption kan ha många former, till exempel mutor genom evenemang eller gåvor eller intressekonflikter. Retta inser den negativa inverkan som mutor och korruption kan ha på samhället, vårt rykte och vår affärsverksamhet. I detta avseende har vi åtagit oss att upprätthålla en etisk företagskultur och integritet i alla våra affärer och vi har infört nolltolerans mot korruption.
I de flesta länder och inom de flesta sektorer är marknadsföringsaktiviteter i form av till exempel företags gästfrihet, gåvor, företagsevenemang eller donationer ett naturligt inslag i näringslivet och samhället i stort. I de flesta fall är sådana affärsrelationer acceptabla och tillåtna i sig. Det finns dock fall där marknadsföringsaktiviteter är olagliga. Gränsen mellan till exempel legitimt nätverkande eller utbyte av information och en olaglig muta beror på omständigheterna i varje enskilt fall.
Uppförandekoden är Rettas främsta policy, som samlar alla andra policyer. Olika policyer beskrivs kort i vår uppförandekod och hänvisar till varje specifik policy.
Denna antikorruptionspolicy beskriver Xxxxxx åtaganden att bedriva affärer med integritet och i överensstämmelse med och utöver omfattningen av tillämpliga lagar och förordningar som rör bekämpning av mutor och korruption och ger vägledning för att säkerställa efterlevnaden av Rettas nolltoleranspolicy.
Denna antikorruptionspolicy gäller alla anställda och högsta ledning i företag som tillhör Retta-gruppen (”Retta”) och styrelserna i alla Retta-företag.
Xxxxx har även interna anvisningar för sina anställda om dataskydd. I händelse av avvikelser mellan denna policy och andra anvisningar, har denna policy företräde.
2. Mutor och smörjpengar
2.1 Mutor
Mutor är en form av korruption. Mutor, eller bestickning, är det direkta eller indirekta erbjudandet, löftet, beviljandet eller bemyndigandet att ge pengar eller något av värde till någon för att på ett otillbörligt sätt påverka utförandet av mottagarens (eller någon annans) yrkesuppgifter eller för att erhålla eller behålla en otillbörlig affärsfördel. Att ta emot sådana förmåner betraktas också som bestickning. Förmånen – mutan
– kan presenteras i form av pengar, ett annat värdefullt föremål (telefon, surfplatta etc.) och gästfrihet, till exempel en all inclusive-helg på hotell eller en extravagant middag.
Vissa förmåner anses vara otillbörliga, oavsett under vilka omständigheter de erbjuds eller tas emot, och bör därför aldrig erbjudas eller accepteras av en anställd. Sådana förmåner är till exempel kontantbetalningar, hemliga rabatter, returer eller mycket dyra presenter som klockor eller telefoner.
Retta har nolltolerans mot mutor.
1Transparency Internationals definition av korruption.
2.2 Smörjpengar
Smörjpengar är en annan form av korruption. Med smörjpengar avses vanligtvis en liten, informell betalning som görs i syfte att underlätta eller påskynda en rutinmässig statlig eller administrativ åtgärd av en offentlig tjänsteman, till exempel att utfärda tillstånd eller släppa varor som förvaras i tullen.
Det är straffbart för en person som bedriver näringsverksamhet att ge pengar eller andra tillgångar till någon som företräder personen i ett visst ärende, såsom konsulter, affärspartner eller ombud, och därigenom främja mutor genom grov oaktsamhet som kallas för vårdslös finansiering av mutbrott.
Retta har nolltolerans mot smörjpengar.
2.3 Särskilda regler för interaktion med den offentliga sektorn
Förmåner som ges till anställda inom den offentliga sektorn anses mer sannolikt vara olämpliga och olagliga än förmåner som ges till anställda inom den privata sektorn. Av denna anledning måste extra försiktighet iakttas vid interaktion med företrädare för den offentliga sektorn.
Begreppet ”offentlig sektor” omfattar anställda och företrädare för statliga myndigheter och andra myndigheter, samt offentligt ägda privata företag, offentliga tjänstemän eller personer i politiskt utsatt ställning (”PEP”).
I samband med offentlig upphandling och statligt beslutsfattande bör förmåner aldrig erbjudas till företrädare för den offentliga sektorn, deras medarbetare eller någon annan part i avsikt att påverka tilldelningen av ett bud eller något annat beslut (så kallat missbruk av inflytande).
2.4 Hur ska man göra – representation och evenemang
Representation inom den privata sektorn. Representation mellan företag i form av enkel lunch är normalt tillåtet. Representation mellan företag ses som en naturlig del av affärslivet. Observera att under omständigheter som pågående anbudsprocess, affärsförhandlingar eller rättsliga förfaranden ska all representation absolut undvikas.
Det är alltid på sin plats att vara försiktig och hellre avstå från sådan representation än acceptera eller erbjuda den. Minimikravet är att be om vägledning/godkännande från Chief Compliance Officer, när du inte är säker på rekommenderat/rätt beteende.
Erbjuda representation till den offentliga sektorn. Representation i alla former ska helt undvikas.
Acceptera representation. Samma normer gäller som när man erbjuder representation.
Arrangera företagsevenemang. Företagsevenemang, såsom seminarier, evenemang eller kurser som anordnas eller deltas i av någon som agerar på uppdrag av Xxxxx, måste ha ett legitimt affärssyfte. Inbjudningarna ska vara utformade på ett sådant sätt att det relevanta affärssyftet är uppenbart. Det bör framgå av inbjudan att genom att acceptera inbjudan bekräftar mottagarna att deltagandet är i enlighet med tillämpliga företagspolicyer. ”Plus-one-invitations”, inbjudningar där deltagaren får ta med sig sin maka/make eller en extra gäst, är sällan acceptabla.
Företagsevenemang riktade till den offentliga sektorn. Inslaget av underhållning måste hållas till ett minimum. Evenemanget bör vara av affärsrelevans för alla deltagande parter. En inbjudan till ett evenemang får aldrig sammanfalla med ett pågående ärende, såsom offentlig upphandling eller annat statligt beslutsfattande, affärsförhandlingar eller rättsliga förfaranden.
Företagsevenemang riktade till den privata sektorn. Den del av evenemanget som är av affärsrelevans för alla deltagande parter måste vara mer framträdande än inslaget av underhållning. En inbjudan till ett evenemang ska inte sammanfalla med ett pågående ärende, såsom affärsförhandlingar eller rättsliga förfaranden.
Deltagande i företagsevenemang. För att en anställd på Xxxxx ska få delta i ett evenemang måste den del av evenemanget som är av affärsrelevans för alla deltagande parter vara mer framträdande än inslaget av underhållning.
2.5 Lämpligt beteende – gåvor
Gåvor riktade till den offentliga sektorn. Gåvor till enskilda anställda eller konsulter inom den offentliga sektorn samt gåvor till domstolar, myndigheter eller andra offentliga förvaltningsorgan är som regel inte tillåtna.
Gåvor riktade till den privata sektorn. Reklamartiklar med Rettas logotyp eller andra gåvor av mindre värde, kan ges till affärspartner inom den privata sektorn. Gåvor till enskilda anställda eller konsulter inom den privata sektorn är också tillåtna i samband med särskilda evenemang, till exempel till och med firande av jämna födelsedagar. Om värdet på den avsedda gåvan överstiger 100 euro, bör gåvan godkännas av Chief Compliance Officer eller högsta ledningen. Gåvor i form av kontanter och presentkort är aldrig tillåtna!
Mottaga gåvor. Anställda får ta emot reklamprodukter och prover i måttlig utsträckning. Anställda får endast ta emot andra gåvor vars penningvärde överstiger 100 euro efter ett godkännande av Chief Compliance Officer eller högsta ledningen.
3. Intressekonflikter
Retta förväntar sig att dess anställda agerar för Rettas bästa och undviker intressen eller situationer som strider mot eller kan verka i konflikt med den anställdas yrkesplikt. En intressekonflikt föreligger när ekonomiska eller andra personliga incitament påverkar – eller kan tyckas påverka – en anställds yrkesprestation.
Till exempel kan en intressekonflikt uppstå om en anställd har ett affärsintresse i ett företag som är en potentiell kund eller leverantör till Retta och den anställda deltar i utformningen av kontraktet. En intressekonflikt kan också uppstå om en vän eller släkting till en anställd söker en tjänst hos Retta och den anställda medverkar i rekryteringsprocessen.
Rettas anställda måste avslöja potentiella intressekonflikter för Xxxxx och avhålla sig från att engagera sig i situationer där intressekonflikter kan uppstå.
4. Tredje parter och mellanhänder
Otillbörligt uppträdande av tredje parter och mellanhänder kan orsaka avsevärd skada på Rettas goodwill och ge upphov till juridiskt ansvar för både Retta och dess företrädare.
Följaktligen måste en hög grad av försiktighet iakttas innan man anlitar tredje part för Rettas räkning.
I denna policy mot mutor och korruption avses med tredje part intressenter, kunder, potentiella Joint ventures, konsulter och leverantörer.
Vad betyder detta för mig?
•
•
•
Undvik situationer som kan äventyra – eller kan verka äventyra – ditt beslutsfattande. Informera din chef om eventuella intressekonflikter som berör dig själv eller andra.
Ge inte förmånsbehandling till personliga kontakter, såsom vänner eller familjemedlemmar.
Vad betyder detta för mig?
•
•
•
•
Genomför en rimlig och riskbaserad granskning/due diligence när du utser eller deltar i affärsrelationer med mellanhänder.
Gör inga betalningar till en agent, försäljningskonsult eller annan mellanhand som till ett belopp som är mer än en lämplig ersättning för legitima tjänster som faktiskt utförs av en sådan fysisk eller juridisk person.
Alla betalningar ska dokumenteras korrekt och betalas i det land där tjänsterna har tillhandahållits.
Kräv att agenter, säljkonsulter eller andra mellanhänder följer tillämpliga lagar mot mutor eller motsvarande normer via ett avtal.
5. Förvärv
Retta kan hållas ansvarig för tidigare överträdelser mot mutor och korruption av ett förvärvat företag, helt eller delvis. Retta måste därför granska den förvärvade verksamhetens affärsverksamhet, som en del av due diligence-processen inför förvärv, med avseende på efterlevnaden av bestämmelserna mot mutbrott och korruption.
Due diligence bör göra det möjligt för Xxxxx att bedöma inte bara de risker som målföretagets verksamhet kommer att innebära framöver, utan även den potentiella exponering som härrör från målföretagets tidigare aktiviteter.
6. Implementering
6.1 Ansvar och organisation
Varje anställd, chefch styrelseledamot inom Retta skall vara införstådd med och följa denna policy för mutbrott och korruption. Chefer bör säkerställa att deras team till fullo förstår och förväntas följa de standarder och krav som anges i policyn för mutbrott och korruption.
Om du har några frågor om innehållet i denna policy, eller hur den bör inverka på ditt dagliga arbete eller en specifik fråga, vänligen kontakta Rettas Chief Compliance Officer eller Local Compliance Officer.
6.2 Utbildning
Retta tillhandahåller allmänna utbildningar till sina styrelseledamöter, ledning och anställda om efterlevnaden av bestämmelserna om bekämpning av mutbrott och korruption. Utbildning genomförs regelbundet.
7. Rapportera misstankar och konsekvenser av överträdelse
Om du blir medveten om eller misstänker ett möjligt brott mot lag, regel eller förordning ska du omedelbart kontakta Rettas Chief Compliance Officer eller Local Compliance Officer.
Om du blir medveten om brott mot denna policy eller någon annan av Rettas policyer, ska du kontakta Rettas Chief Compliance Officer, Local Compliance Officer, VD, chef för affärsenheten eller din närmaste chef.
Du kan också ta upp eventuella problem genom Rettas visselblåsartjänst, tillgängligt på Rettas webbplats. Xxxxx tolererar inte några försök att vidta negativa åtgärder mot en anställd som har rapporterat en genuin oro angående misstänkta förseelser. Hämndåtgärder mot en person som rapporterar en oro eller misstanke är ett brott mot uppförandekoden och kommer inte att tolereras.
Retta tolererar inte något olagligt eller oetiskt beteende. Brott mot denna policy kan sannolikt skada Rettas varumärke och rykte. Underlåtenhet att följa denna policy tas på allvar och kan resultera i disciplinära åtgärder som är lämpliga för överträdelsen, inklusive, men inte begränsat till, uppsägning av anställningen.
8. Granskning och uppföljning
Efterlevnaden av denna policy för förhindrande av mutbrott och korruption övervakas genom interna och externa revisioner och rutinmässiga uppföljningar av alla rapporterade ärenden.
Ikraftträdande datum | Version | Ändra beskrivning |
20 december 2023 | v1 | original |