Ägardirektiv för Lunds Rådhus AB
Ägardirektiv för Lunds Rådhus AB
Innehållsförteckning
Ägardirektiv för Lunds Rådhus AB 1
Principer för styrning av Lunds Rådhus AB, xxx.xx 559230-4199 2
3 Information och ägardialog 3
5 Kommunal koncernredovisning och budget 4
10 Ägardirektiv i de helägda dotterbolagen 5
11 Frågor som ska bli föremål för kommunfullmäktiges ställningstagande6
12 Kommunstyrelsen uppsiktsplikt och årligt beslut 6
14 Lekmannarevisorer och granskningsrapport 7
15 Taxa för utlämnande av allmänna handlingar 7
Principer för styrning av Lunds Rådhus AB, xxx.xx 559230-4199
Fastställt av kommunfullmäktige 2019-12-19 § 293
Lunds Rådhus AB är ett helägt aktiebolag till Lunds kommun och tillika moderbolag i koncernen med dotterbolag enligt nedan. Bolaget är organ för kommunal verksamhet och således underordnat kommunfullmäktige. Bolaget står i sin verksamhet under kommunstyrelsens uppsikt och har att följa av kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen utfärdade direktiv för verksamheten. Förutom av lag och författning regleras bolagets verksamhet och förhållande till kommunen genom bolagsordning, gällande bolagspolicy, finanspolicy samt ägardirektiv och av kommunen utfärdade särskilda direktiv samt förekommande avtal mellan kommunen och Lunds Rådhus AB. Det åligger Lunds Rådhus AB:s styrelse att följa utfärdade direktiv och policys, under förutsättning att dessa inte strider mot tvingande bestämmelser i aktiebolagslagen eller annan lag eller författning. Riktlinjer och policys som beslutas av kommunfullmäktige och som kan vara relevanta för bolagets verksamhet ska vara vägledande för bolaget, och i förekommande fall beslutas av bolagets styrelse som gällande för bolagets verksamhet.
1 Bolagets ändamål
Utöver vad som anges i Lunds Rådhus AB:s bolagsordning gäller följande såvitt avser bolagets ändamål.
Lunds Rådhus AB har till föremål för sin verksamhet att äga och förvalta aktier i dotterbolagen, inom vilka bolag kommunala angelägenheter bedrivs samt företräda Lunds kommuns ägarintressen, genom att utse ägarrepresentanter i de delägda bolagen.
Detta innebär att Lunds Rådhus AB utser ägarrepresentanter i både de hel- och delägda bolagen, som deltar på bolagstämmor och ägarsamråd och i övrigt utgör kontakten mellan de delägda bolagen och Lunds kommun.
Det kommunala ändamålet med Lunds Rådhus AB:s verksamhet är att såsom moderbolag i koncernen åstadkomma en samordning för optimalt resursutnyttjande samt ekonomisk effektivitet och medverka till att uppfylla Lunds kommuns vision och mål genom att leda och samordna kommunens verksamheter i bolagsform mot målen. Bolaget ska följa samma principer som gäller för annan kommunal verksamhet om inte annat särskilt beslutats eller följer av särskild lagstiftning.
2 Bolagets verksamhet
Lunds Rådhus AB utgör den sammanhållna funktionen för att utöva ägarrollen för Lunds kommuns verksamheter i bolagsform genom att förenkla, tydliggöra och stärka styrningen av de hel- och delägda bolagen. Lunds Rådhus AB har till uppgift att, såsom aktieägare och
delegerad ägarföreträdare, företräda Lunds kommuns strategiska intressen och utöva ägarstyrning av hel-och delägda bolag enligt ovan. I samband med behandlingen av kommunens budget kommer fullmäktige att pröva om tillägg och förändringar behövs av mål och uppgifter för Lunds Rådhus AB och dess dotterbolag. Sådana uppgifter eller mål ska i så fall ges i form av särskilda direktiv till bolaget.
Lunds Rådhus AB ska utveckla effektiva styrformer och samspel mellan ägare, koncernledning och dotterbolag, för att utnyttja möjligheter till samordningsvinster. Lunds Rådhus AB ska utöva ekonomisk kontroll, följa upp bolagens verksamheter och rapportera till kommunstyrelsen. Verksamheterna i Lunds Rådhus AB och dotterbolagen ska drivas på ett sätt som vårdar kapitalet och ger en skälig avkastning med hänsyn till branschen och de risker som verksamheterna innebär.
Kommunfullmäktige utser styrelseledamöterna i Lunds Rådhus AB och dess dotterbolag.
Lunds Rådhus AB ska ta ut en administrationsavgift av dotterbolagen för att finansiera sin administrativa verksamhet.
3 Information och ägardialog
Lunds kommun ska fortlöpande hållas informerad av Lunds Rådhus AB om koncernbolagens och de delägda bolagens verksamheter. Efter kallelse av kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen ska bolaget lämna information och rapporter om händelser och planer i bolagen.
Bolaget ska initiera möten med kommunstyrelsen om omständigheterna så påkallar och hålla kommunstyrelsen väl informerad om dess verksamheter.
Lunds Rådhus AB:s styrelse ska i förvaltningsberättelsen redovisa hur verksamheten bedrivits och utvecklats mot bakgrund av det kommunala ändamålet med verksamheten samt en prognos för bolagets framtida utveckling.
Kommunstyrelsen ska, i enlighet med bolagspolicy, utan dröjsmål få del av bland annat;
- protokoll från bolagsstämma,
- protokoll från styrelsesammanträde, och
- Lunds Rådhus AB:s årsredovisning med revisionsberättelse och granskningsrapport från lekmannarevisor.
Kommunstyrelsen ska regelbundet sammanträffa med Lunds Rådhus AB:s ledning för utbyte av information och diskussion om aktuella händelser och planer i bolaget, eller dess dotterbolag.
4 Sekretess
Föreligger det på grund av lagstadgad sekretess hinder mot att överlämna viss uppgift till Xxxxx kommun får uppgiften uteslutas. Bolaget ska i så fall uppge av vilka skäl strykning/utelämnande skett.
5 Kommunal koncernredovisning och budget
Lunds Rådhus AB ska till Lunds kommun lämna de uppgifter som av Lunds kommun bedöms nödvändiga för upprättande av årsredovisning och delårsrapport enligt lag om kommunal redovisning, samt för upprättande av Lunds kommuns budget.
Budget för det kommande året ska överlämna för kännedom till kommunstyrelsen senast den 15 december året före budgetåret. Delårsrapporter ska samordnas med kommunens uppföljningsprocess så att gemensam rapport om kommunen och bolagens delårsbokslut och bokslutsprognos kan överlämnas till kommunfullmäktige. Bolaget ska överlämna koncernbokslut enligt tidplan för kommunens sammanställda redovisning.
Lunds Rådhus AB ska till kommunstyrelsen redovisa koncernens och respektive koncernbolags ställning och resultat per den 30/4, 31/8 och 31/12.
Bolaget ska därvid uppmärksamma kommunstyrelsen på viktigare omständigheter och förändringar som kan inverka på koncernens eller koncernbolags verksamhet.
6 Utdelningspolicy
Utdelningspolicy för Lunds Rådhus AB ska beslutas av kommunfullmäktige och ska reglera utdelning från såväl moderbolaget som samtliga dotterbolag.
7 Verksamhetsdirektiv
För att uppnå det kommunala ändamålet ska Lunds Rådhus AB ansvara för att:
- som långsiktigt mål tillse att bolaget genererar en skälig avkastning på ägarens insatta kapital,
- utdelning till ägaren ska ske i enlighet med av kommunfullmäktige fastställd utdelningspolicy,
- genom dialog med bolagens styrelse och ledning utveckla och samordna bolagens strategiska inriktning och ramar ur ett värdeskapande koncernperspektiv,
- utveckla gemensamma förhållningssätt mellan, å ena sidan, Lunds Rådhus AB, dotterbolagen och de delägda bolagen och, å andra sidan, den kommunala verksamheten,
- säkerställa att verksamheten i bolagen bedrivs på ett sätt som främjar effektivt resursutnyttjande och långsiktigt hållbar utveckling,
- verka för att upprätthålla en god ekonomi i Lunds Rådhus AB och bolagen samt
- i samverkan med bolagens styrelse och ledning skapa former för en effektiv uppföljning och rapportering på koncernnivå.
8 Finansiell samordning
Lunds Rådhus AB ska verka för att minska risktagandet inom bolagssfären samt effektivisera verksamheten genom ökad samverkan och finansiell samordning mellan de kommunala bolagen och med Lunds kommuns övriga verksamhet.
De hel- och majoritetsägda bolagen omfattas av kommunens Finanspolicy. Bolaget och koncernbolagens penningflöde och kassalikviditet ska samordnas med kommunens koncernkontosystem. Finanspolicy för placering av överskottslikviditet och upplåning av likvida medel ska i riskhänseende motsvara kommunens beslutade Finanspolicy.
Upplåning kan ske via kommunens internbank alternativt med lån för vilka Lunds kommun ställer borgen. Borgensavgift ska utgå i dessa fall. Lunds Rådhus AB ska, när så är möjligt genom utnyttjande av koncernbidrag, svara för resultatutjämning inom koncernen. Koncernens skattebelastning ska så långt som möjligt ske i bolaget.
Beslut om koncernmässiga dispositioner fattas i enlighet med kommunfullmäktiges riktlinjer och kommunstyrelsens beslut.
9 VD i Bolaget
För att Lunds Rådhus AB ska kunna utgöra den sammanhållande funktionen operativt ska bolagets styrelse tillsätta kommundirektören som verkställande direktör, VD, i bolaget. VD:s ansvarsområden och mandat fastställs i styrelsens instruktion för VD.
VD för dotterbolagen ska tillsättas/avsättas i samråd med Lunds Rådhus AB:s styrelse.
10 Ägardirektiv i de helägda dotterbolagen
Lunds Rådhus AB ska ta fram förslag till ägardirektiv för dotterbolagen, utifrån kommunfullmäktiges beslut om verksamhetsdirektiv och strategisk inriktning i detta ägardirektiv och övriga direktiv, och tillställa kommunfullmäktige sådana förslag för godkännande. Bolaget ska efter kommunfullmäktiges fastställande tillse att bolagsstämma i dotterbolagen antar ägardirektiven.
Lagstiftningens krav på att en del verksamhet som bedrivs i dotterbolagen ska bedrivas affärsmässigt innebär också att kommunen, som ägare, måste ställa affärsmässiga krav på sådana bolags avkastning. Bolaget ska tillse att detta avspeglas i ägardirektiven för aktuella dotterbolag.
I ägardirektiven för dotterbolagen ska anges att VD i dotterbolagen ska utses i samråd med Lunds Rådhus AB:s styrelse samt att VD i Lunds Rådhus AB, eller den som sättes i dennes ställe, har närvarorätt och ska kallas till samtliga styrelsemöten i dotterbolagen.
Lunds Rådhus AB ska fortlöpande hålla ägardialoger med dotterbolagen utifrån uppfyllandet av deras ägardirektiv.
Bolaget ska bereda frågor som kan bli föremål för kommunfullmäktiges ställningstagande samt besluta i de ägarfrågor som kommunfullmäktige delegerat till bolaget.
11 Frågor som ska bli föremål för kommunfullmäktiges ställningstagande
Lunds Rådhus AB ansvarar för att kommunfullmäktige får ta ställning innan beslut av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt fattas. Som frågor av principiell beskaffenhet betraktas följande:
- Åtgärder som innebär ny eller ändrad inriktning av verksamheter.
- Ingående av avtal/överenskommelser, t.ex. avyttring eller anskaffning av tillgångar, som medför väsentlig förändring av balansräkningen, eller som avser en betydande del av koncernens verksamhet. Detta gäller även ställande av säkerhet utöver sådan för anskaffning av bostäder och lokaler.
- Ingående av avtal/överenskommelser, vilka – oavsett kontraktsvärdet – är av strategisk eller principiell betydelse för Lunds kommun.
- Annan fråga som med hänsyn till frågans art får anses var av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt.
- Beslut om organisationsförändringar av administrativ karaktär ska inte betraktas som beslut av principiell beskaffenhet eller av större vikt.
12 Kommunstyrelsen uppsiktsplikt och årligt beslut
Kommunstyrelsen har rätt att ta del av Lunds Rådhus AB:s handlingar och räkenskaper samt i övrigt inspektera bolaget och dess verksamhet. Bolaget ska lämna kommunstyrelsen den information om verksamheten som den begär. Den närmare omfattningen av informationen fastställs i samråd med bolagets styrelse.
Bolaget ska lämna den information som behövs inför det att kommunstyrelsen har att fatta årligt beslut huruvida verksamheten varit förenlig med det kommunala ändamålet och utförts inom ramen för den kommunala kompetensen.
13 Förvaltningsberättelse
Lunds Rådhus AB:s styrelse ska årligen i bolagets förvaltningsberättelse redovisa hur verksamheten bedrivits och utvecklats mot bakgrund av ändamålet med bolagets verksamhet enligt bolagsordningen och uppfyllandet av dessa ägardirektiv.
Redovisningen ska utformas på sådant sätt att den kan läggas till grund för lekmannarevisorns granskning liksom för kommunstyrelsens uppsikt och beslut enligt ovan.
Årsredovisning med förvaltningsberättelse ska tillsändas kommunstyrelsen senast det datum som anvisas av kommunstyrelsen.
14 Lekmannarevisorer och granskningsrapport
Lekmannarevisorerna har rätt till att anlita biträde och har rätt till ersättning av Lunds Rådhus AB för sitt eget och för biträdets arbete. Bolagsstämma fastställer varje år ersättning för lekmannarevisorn samt för dess biträde. Om kostnaderna för detta överstiger av bolagsstämman anslagna medel ska lekmannarevisorernas begära ytterligare medel av bolagets styrelse. Om styrelsen avslår sådan begäran ska styrelsen hänföra framställning till en extra bolagstämma för beslut.
Det åligger bolagets lekmannarevisorer att årligen i sin granskningsrapport särskilt yttra sig om huruvida bolaget bedrivits på ett ändamålsenligt sätt utifrån det syfte som angivits i bolagsordning och i detta ägardirektiv, liksom de kommunala befogenheter som utgör ram för verksamheten.
Lekmannarevisorn ska snarast uppmärksamma kommunstyrelsen på om bolaget brister i de avseendes som omnämnts ovan.
Arkiv
Lunds Rådhus AB ska i sin verksamhet tillämpa kommunens arkivreglemente.
15 Taxa för utlämnande av allmänna handlingar
Lunds Rådhus AB ska tillämpa den för Lunds kommun vid var tid gällande taxan för utlämnande av allmänna handlingar.
--------------------------------------
Detta ägardirektiv ska tillsammans med bolagspolicy, efter kommunfullmäktiges godkännande, antas på bolagsstämma i Lunds