Upphandlingsdokument

2019-05-08

Upphandlande organisation

Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet Xxxxxxxx Xxxxxxxx

Upphandling

Kontorsmateriel dnr 23.3-8005-18

Sista anbudsdag: 2019-06-10 23:59

Symbolförklaring

Texten ingår i annonsen Texten ingår i kvalificeringen

Texten kommer att ingå i avtalet Texten kommer att publiceras i avtalskatalogen Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten/frågan innehåller ESPD-krav

Frågan är viktad och ingår i utvärderingen Frågan ställs endast upplysningsvis

Frågan besvaras av upphandlaren Frågan är markerad för särskild uppföljning

1. Inbjudan

1.1 Vårt uppdrag

Välkommen att lämna anbud i upphandlingen av Kontorsmateriel.

Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet ansvarar för upphandlingsverksamheten inom den statliga inköpssamordningen vilket innebär att Kammarkollegiet ingår samordnade ramavtal eller andra gemensamma avtal i syfte att effektivisera upphandlingar avseende varor och tjänster som myndigheter upphandlar ofta, i stor omfattning eller som uppgår till stora värden. I uppdraget ingår även att tillhandahålla stödverksamhet för inköp vid avrop från de samordnade ramavtalen.

Ytterligare information om oss och våra pågående upphandlingar, samordnade ramavtal och praktiska vägledningar finns på Avropa.

1.2 Innehållsförteckning

Annonserade upphandlingsdokument består av nedanstående kapitel och bilagor.

Kapitel

1. Inbjudan

2. Administrativa förutsättningar och krav

3. Prövning, utvärdering och kvalificering

4. Tekniska krav - Kravspecifikation

5. Uteslutning och kvalificering av anbudsgivare

6. Ramavtalets huvuddokument

7. Allmänna villkor

Bilagor Avropsberättigade Sekretessbegäran Öppen varukorg

Dold varukorg (sänds till anbudsgivare efter sista anbudsdag) Staples årsstatistik Q4 2016 - Q3 2017

Staples statistik köp utanför ramavtal 2017 Staples statistik köp utanför ramavtal 2018 Postorter skåpservice

Förteckning åberopade företag Förteckning konsortiedeltagare Factoringbolag

Kompletterande dokument (begärs in före tilldelningsbeslut)

Sanningsförsäkran Kvalitetsledningssystem Miljöledningssystem

1.3 Avropsberättigade Ramavtal kommer att kunna användas för avrop av alla myndigheter under regeringen samt myndigheter under riksdagen och andra offentligt styrda organ.

Myndigheter under regeringen är avropsberättigade med stöd av förordning (1998:796) om statlig inköpssamordning. Se Statistiska centralbyråns (SCB:s) Allmänna myndighetsregister för detaljerad information om statliga förvaltningsmyndigheter, statliga affärsverk, AP-fonder, Sveriges Domstolar och Domstolsverket samt svenska utlandsmyndigheter.

Myndigheter under riksdagen och andra offentligt styrda organ enligt 1 kap 18 och 22 §§ i lag (SFS 2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) är avropsberättigade med stöd av att de har lämnat bekräftelse till Kammarkollegiet på att de önskar vara avropsberättigade på ramavtal.

Av bilaga Avropsberättigade framgår vilka myndigheter och organisationer som under ramavtalsperioden är avropsberättigade.

1.4 Om upphandlingen

1.4.1 Upphandlingsföremål Denna upphandling omfattar Kontorsmateriel med tillhörande tjänsterna skåpservice, avisering och inbärning (till annan anvisad plats än godsmottagning, officiell entré eller motsvarande).

Varorna är fördelade inom nedanstående varugrupper:

1. Skrivbordsartiklar

2. Pennor

3. Block

4. Arkivering, förvaring och sortering

5. Almanackor, planering och konferensmaterial (för skriv- och anslagstavlor inbegrips i upphandlingen enbart de som understiger ca 120 cm bredd respektive längd)

6. Post, emballage och kuvert

7. Kontorsmaskiner och tillbehör

8. Batterier och elartiklar

9. Datortillbehör (varugruppen innefattar enbart DVD, CD, fodral till dessa, usb 16-64 GB, musmattor, kabelkorg och rengöringsprodukter för datortillbehör)

10. Ergonomiska produkter (varugruppen innefattar enbart arbetsplatsmattor och enklare manushållare samt hållare/ställ till arbetsplatsmattor)

Av Bilaga Postorter skåpservice framgår de obligatoriska orter där skåpservice ska utföras.

Avgränsning

Det finns separata ramavtal för kontorspapper, hygien- och städprodukter, möbler och inredning samt IT- tillbehör.

1.4.2 Bakgrund och syfte

Kammarkollegiet har under 2018 genomfört en förstudie xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/Xxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxx/ avseende behovet av ett statligt samordnat ramavtal inom området Kontorsmateriel. I förstudien konstateras att det finns behov av ett statligt ramavtal på området.

Syftet med upphandlingen är att avropsberättigade ska kunna avropa varor och tjänster på ett enkelt och effektivt sätt, för att generera tids- och kostnadsbesparingar, samt möjliggöra anskaffningar till fördelaktiga villkor.

1.4.3 Ett anbudsområde Kammarkollegiet har övervägt om upphandlingen går att dela upp i delar i syfte att underlätta för små och medelstora företag att lämna in anbud i upphandlingen, se nedan.

De leverantörer som visat intresse för att lämna anbud är inte nischade till någon specifik produktgrupp inom Kontorsmateriel.

En ytterligare uppdelning av Kontorsmateriel i produktgrupper skulle innebära ett ökat administrativt arbete för avropsberättigade vad gäller avrop från olika ramavtalsleverantörer genom e-handel/olika webbshoppar. Det skulle även leda till ökade transporter med negativ miljöpåverkan som följd och högre priser.

Vidare bedömer Kammarkollegiet att en uppdelning avseende upphandlade varor redan har gjorts då Kammarkollegiet upphandlar separata ramavtal för Hygien- och städprodukter, Kontorspapper, Möbler och inredning, samt Klienter.

En geografisk uppdelning av Kontorsmateriel skulle bli närmast en fördelning av det nuvarande ramavtalet. Ramavtalsleverantör nr 1 på respektive område skulle få i princip all omsättning på ramavtalet. För de leverantörer som skulle bli antagna som nr 2 skulle ramavtalet enbart innebära förpliktelser utan att få sälja något. Det finns risk för att avropsberättigade får olika prisbilder beroende på vilket anbudsområde de tillhör. En uppdelning av upphandlingsområdet riskerar även att medföra att priserna inte blir lika förmånliga. De leverantörer som visat intresse för att lämna anbud kan leverera till hela Sverige och är inte nischade till olika geografiska områden. En uppdelning i delar kommer inte att medföra att fler mindre och medelstora leverantörer lämnar anbud. Det blir fråga om så låg omsättning

per del att Kammarkollegiet förlorar volymfördelar. Administrationen för ramavtalet skulle även bli än mer betungande.

Kammarkollegiet bedömer med anledning av ovanstående att det är viktigt att en ramavtalsleverantör levererar över hela landet med hänsyn till att beställningar i första hand görs via avropsberättigades e- handelssystem eller via webbshop. På ramavtalet kommer det att finnas 4 000-9 000 varor per leverantör inom Kontorsmateriel. Det är fråga om ett ramavtal som behöver aktiv förvaltning t.ex. vad gäller frekventa uppdateringar och utbyte av varor i prislistor, uppföljning av kvalitet, miljökrav och servicenivå, samt dokumentation av eventuell problematik.

Sammanfattningsvis saknas det fördelar att utifrån ett affärsmässigt perspektiv dela upp upphandlingen i fler anbudsområden.

1.4.4 Omsättning Kammarkollegiet uppskattar omsättningen på kommande ramavtal till ca 49 miljoner SEK per år. Uppskattningen grundas i huvudsak på statistik från nuvarande ramavtal inom området, statistik på köp

utanför ramavtal samt vad som framkommit i förstudien.

Någon garanti avseende försäljningsvolymer eller liknande ges inte.

1.4.5 Antal ramavtalsleverantörer Kammarkollegiet kommer att anta två (2) ramavtalsleverantörer under förutsättning att så många anbud uppfyller ställda krav.

1.4.6 Metod för tilldelning av kontrakt - rangordning

I denna upphandling sker avrop med tillämpning av rangordning, där samtliga villkor är fastställda i ramavtalet enligt 7 kap 6 § LOU. Det innebär att avropsberättigad i första hand kontaktar den främst rangordnade ramavtalsleverantören.

Xxxxxxxxxx anger villkoren för framtida anskaffningar av varor och tjänster under en given tidsperiod. Underleverantör kan inte besvara avropsförfrågan eller teckna kontrakt med avropsberättigad.

I och med att avrop sker upprättas kontrakt mellan avropsberättigad och ramavtalsleverantören avseende de varor/tjänster som ska levereras. Bilaga Allmänna villkor innehåller bestämmelser som ska gälla för det enskilda kontraktet.

När avropsberättigad använder ramavtalet och tilldelar kontrakt är den skyldig att hålla sig inom de ramar som ges av villkoren i ramavtalet.

Nedan specificeras villkoren för hur kontrakten ska fördelas vid avrop.

1.5 Hållbarhet

Ett fokusområde för Kammarkollegiet är att de varor och tjänster som levereras genom de statliga ramavtalen ska präglas av en hög grad av hållbarhet. Kammarkollegiet vill därför särskilt uppmärksamma anbudsgivaren på att det i samtliga delar av upphandlingsdokumenten kan finnas krav, kriterier eller villkor för att säkerställa social och miljömässig hållbarhet.

1.6 Ramavtalets ingående och löptid Ramavtalet blir bindande mellan parterna när det signerats av ramavtalsleverantör och Kammarkollegiet och löper därefter under en period om 24 månader. Xxxxxxxxxx upphör därefter att gälla utan

uppsägning.

Eventuell förlängning av ramavtalet sker på initiativ av Kammarkollegiet. Förlängning kan uppgå till högst 24 månader.

Ramavtalet beräknas träda i kraft i september 2019.

2. Administrativa förutsättningar och krav

2.1 Allmänna förutsättningar och krav

De krav som ställs i detta kapitel avser anbudet.

2.2 Upphandlingsförfarande

Denna upphandling genomförs genom ett öppet upphandlingsförfarande enligt LOU.

2.2.1 Förhandling

Då upphandlingen genomförs som ett öppet upphandlingsförfarande finns ingen möjlighet att förhandla.

2.3 Anbud med alternativa utföranden

Anbud med alternativa utföranden accepteras ej.

2.4 Villkor för ramavtalets fullgörande

Anbudsgivaren ska acceptera samtliga krav och villkor i sin helhet. Anbudsgivarens egna standardvillkor eller liknande som inte överensstämmer med kraven i upphandlingen samt förbehåll accepteras inte som avtalsinnehåll.

Villkoren i upphandlingsdokumentens kapitel Ramavtalets Huvuddokument och dess bilagor kommer att utgöra underlag för ramavtalet mellan Kammarkollegiet och ramavtalsleverantören.

Villkoren i upphandlingsdokumentens kapitel Allmänna villkor och dess bilagor kommer efter avrop att utgöra underlag till respektive kontrakt mellan avropsberättigad och ramavtalsleverantören.

Accepterar anbudsgivaren avtalsvillkoren?

Ja/Nej. Ja krävs

Generella krav

2.5 Anbudets form och innehåll

2.5.1 Anbudets språk

Svenska språket ska tillämpas vid all kommunikation rörande denna upphandling, inklusive anbudets språk, om inte annat framgår av respektive krav. Enstaka ord kan vara på engelska, danska och norska.

Produktbeskrivningar/certifikat samt därmed jämförliga handlingar kan vara på engelska, danska och norska.

2.5.2 Anbudsinlämning

Kammarkollegiet använder sig av upphandlingsverktyget Tendsign, som ägs av Visma Commerce AB, för hantering av upphandlingsdokumenten och anbud. Anbud kan inte lämnas i pappersformat, via fax eller e-post.

Företrädare för anbudsgivare ansluter sig kostnadsfritt till Tendsign genom att registrera ett användarkonto på Tendsigns webbplats. Den e-postadress som anbudsgivare använt för sin inloggning i systemet, är den som gäller för all vidare kommunikation i upphandlingen både från och till Kammarkollegiet.

Om inte annat framgår av fullmakt gäller följande: Den juridiska eller fysiska person vars organisationsnummer eller personnummer anges i Tendsign-kontot betraktas som anbudsgivare, eller företrädare i anbudsgivningen för ett konsortium.

I de fall en anbudsgivare inkommer med flera anbud kommer Kammarkollegiet anse det senast inkomna under anbudstiden som det giltiga anbudet.

Tekniska frågor om systemet ställs till Visma Tendsign support per e-post: xxxxxxxxxxxxxxx@xxxxx.xxx. Manual, instruktionsfilm och vanliga frågor och svar finns på xxx.xxxxxxxx.xxx/xxxxxxx. Då Tendsigns support inte har öppet dygnet runt är det viktigt att ta kontakt i god tid innan sista anbudsdag för att på så sätt garanteras teknisk support.

2.5.3 Kostnader i samband med anbudsgivningen Anbudsgivaren har inte rätt till ersättning för anbudet eller för kostnader som uppstår i samband med anbudsgivningen.

2.5.4 Sista anbudsdag

Sista dag för anbudsinlämning är 2019-06-10 23:59 .

2.5.5 Anbudets giltighetstid

Anbudet ska vara giltigt till och med 2020-01-31 .

Om anledning finns, exempelvis vid en eventuell överprövning, kan giltighetstiden för anbuden komma att förlängas. Kammarkollegiet kommer i sådana fall att begära bekräftelse av anbudsgivaren att denne godkänner förlängningen.

Accepterar anbudsgivaren kravet på anbudets giltighetstid?

Ja/Nej. Ja krävs

Generella krav

2.6 Frågor och svar om upphandlingen

2.6.1 Frågor och svar om upphandlingsdokumenten Alla frågor om upphandlingsdokumenten ställs till och besvaras av Kammarkollegiet via TendSign. Frågor besvaras och förmedlas till samtliga som hämtat upphandlingsdokumenten via TendSign. Alla

frågor och svar som publiceras är avidentifierade.

Frågor och svar utgör en del av upphandlingsdokumentet. Om upphandlingsdokumentet behöver kompletteras med anledning av frågor, eller av någon annan anledning, kommer kompletteringen att finnas i TendSigns funktion för frågor och svar.

De av Kammarkollegiet lämnade svaren avseende upphandlingsdokumentet är endast bindande om svaren lämnats via TendSign. Leverantör är själv skyldig att hålla sig uppdaterad och ta del av den information som publiceras under anbudstiden. Om en leverantör hämtar upphandlingsdokumentet på annat sätt än via TendSign kan Kammarkollegiet inte garantera att all information om upphandlingen, eventuella förtydliganden samt frågor och svar, kommer leverantören tillhanda under anbudstiden.

Sista dag för att ställa frågor är 2019-05-27. Frågor ställda senare kommer inte att besvaras. Sista dag för att besvara frågor är 2019-06-04.

2.6.2 Rättelse av fel, förtydligande och komplettering Det är viktigt att anbudet innehåller samtliga begärda uppgifter och handlingar, det vill säga att det framgår att samtliga ställda krav är uppfyllda.

Kammarkollegiet har ingen skyldighet att låta en anbudsgivare förtydliga eller komplettera ett anbud. Däremot får myndigheten tillåta eller begära att en anbudsgivare rättar en felskrivning, felräkning eller något annat fel i en ingiven handling, eller förtydligar eller kompletterar en sådan handling, så länge det följer principerna om likabehandling och öppenhet.

Anbudsgivare uppmanas därför att noggrant följa anvisningarna i upphandlingsdokumentet, och i anbudet tydligt visa att samtliga krav uppfylls, samt undvika att lämna uppgifter som inte efterfrågas.

2.7 Anbudsöppning

Anbudsöppning äger rum så snart som möjligt efter sista anbudsdag i närvaro av minst två personer från Kammarkollegiet.

2.8 Tilldelningsbeslut och avtalsspärr

Tilldelningsbeslut beräknas kunna fattas i slutet av augusti 2019.

Efter att tilldelningsbeslut har fattats underrättas samtliga anbudsgivare via TendSign. Xxxxxxxx signeras med vinnande anbudsgivare tidigast efter att tiden för avtalsspärren löpt ut.

2.9 Sekretess

Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av absolut sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) till dess upphandlingen offentliggjorts, beslut fattats eller upphandlingen på annat sätt avslutats. Därefter blir anbuden enligt huvudprincipen i 2 kap. tryckfrihetsförordningen (1949:105) offentliga allmänna handlingar. Delar av anbuden kan dock omfattas av kommersiell sekretess.

För kommersiell sekretess till skydd för en anbudsgivares uppgifter krävs att uppgifterna avser affärs- eller driftförhållanden för anbudsgivaren samt att det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgifterna röjs. För det fall anbudsgivaren anser att de uppgifter som lämnats i upphandlingsärendet uppfyller vad som krävs för kommersiell sekretess, kan anbudsgivaren skriftligen inkomma med begäran om att uppgifter i anbudet ska sekretessbeläggas. Sådan begäran ska innehålla precisering av vilka uppgifter som avses samt vilken skada som skulle uppkomma om anbudsgivarens uppgifter röjs.

I det fall anbudsgivaren väljer att begära kommersiell sekretess avseende delar av sitt anbud anges detta i bilaga Sekretessbegäran.

Kammarkollegiet kan inte på förhand ge besked om en viss uppgift kommer att omfattas av sekretess, utan sekretessprövning sker först i samband med att en uppgift begärs ut. Slutlig prövning kan komma att ske i domstol.

Oberservera att anbudsgivare i ett senare skede kan begära sekretess för sådana uppgifter som begärs in inför tilldelningsbeslut.

Begärs sekretess för delar av anbud?

Ja/Nej

Generella krav

2.10 Underskrift av ramavtal

Ramavtalet kommer att undertecknas genom e-signering.

Kammarkollegiet hanterar undertecknande av ramavtal elektroniskt genom att båda parter signerar med e-legitimation. Tendsign är integrerat med en tredjepartstjänst från Chambersign för verifikation av personers behörighet att teckna avtal. Samtliga ramavtal som Kammarkollegiet upphandlar signeras på detta sätt.

E-signeringen ställer krav enligt nedan på blivande ramavtalsleverantörer.

För att kunna utföra e-signering av Kammarkollegiets ramavtalsdokument ska den person som är behörig företrädare, firmatecknare alternativt den person som innehar fullmakt för aktuellt ramavtalstecknande, för anbudsgivaren:

1. Inneha en e-legitimation hos utfärdare av e-legitimationer.

2. Inneha ett konto hos Xxxxxxxxxxx för tjänsten Csign om rätt att signera avtal. Konto och signering av Kammarkollegiets ramavtal via Csign är kostnadsfri för ramavtalsleverantör.

Csign stöder ett flertal e-legitimationer. Läs mer på xxxxx.xx för beställning av e-legitimation samt för anslutning till Csign och konto för e-signeringstjänst.

Anbudsgivare lämnar upplysningsvis namn, e-postadress samt telefonnummer till den person som är behörig företrädare, firmatecknare, alternativt innehar fullmakt för aktuellt ramavtal, och som kommer att signera ramavtalet om inlämnat anbud resulterar i att ramavtal erbjuds.

a. Namn:

Fritext

Generella krav

b. E-postadress:

Fritext

Generella krav

c. Telefonnummer:

Fritext

Generella krav

3. Prövning, utvärdering och kvalificering

3.1 Prövning, utvärdering och kvalificering av anbud Prövning, utvärdering och kvalificering kommer som huvudregel att genomföras i nedan beskrivna steg, med utgångspunkt från de uppgifter som anbudsgivaren redovisat i sitt anbud.

1. Krav på upphandlingsföremålet och administrativa krav: Kontroll att inlämnat anbud är komplett och att kraven i kapitel Administrativa förutsättningar samt i kapitel Tekniska krav - Kravspecifikation, är uppfyllda.

2. Utvärdering: Anbud som uppfyller steg 1 utvärderas enligt avsnitt Utvärderingsmodell.

3. Krav på anbudsgivaren: Inför tilldelningsbeslut kontrolleras att de krav som ställs på anbudsgivaren i kapitel Uteslutning och kvalificering av anbudsgivare är uppfyllda. Som huvudregel kontrolleras endast anbudsgivare vilkas anbud är de ekonomiskt mest fördelaktiga.

I den händelse två eller flera anbud efter utvärdering erhållit samma lägst Totalt utvärderingspris, kommer vinnande anbud att utses enligt följande ordning:

1. Det anbud som har offererat flest godkända varor i bilaga Öppen varukorg.

2. Det anbud som har flest godkända varor i Dold varukorg.

Om två eller flera anbud efter ovanstående förfarande fortfarande har samma Totalt utvärderingspris (jämförelsesumma) kommer ett lottningsförfarande genomföras under överinseende av notarius publicus. För mer information om notarius publicus, se Länsstyrelsen i Stockholms läns hemsida.

3.2 Sammanfattande beskrivning av utvärderingsmodell I detta avsnitt ges en sammanfattande beskrivning av utvärderingsmodellen och hur kontroll av kravuppfyllnad på offererade varor kommer att ske. Notera att detta enbart är en sammanfattning och att

de mer specifika skrivelserna i övriga avsnitt har företräde framför denna sammanfattning.

En öppen och dold varukorg

Utvärdering kommer att ske av priser som offererats för varor i en öppen varukorg samt av priser som offererats för varor i övrigt sortiment. För att utvärdera det övriga sortimentet kommer en dold varukorg att användas.

Det totala utvärderingspriset

Kammarkollegiet kommer att anta de anbud som är de mest ekonomiskt fördelaktiga utifrån pris, dvs. de två anbud som har lägst Totalt utvärderingspris. Det Totala utvärderingspriset utgörs av utvärderingspriset för bilaga Öppen varukorg och utvärderingspriset för bilaga Övrigt sortiment.

Utvärderingspriset för bilaga Övrigt sortiment

Utvärderingspriset för bilaga Övrigt sortiment utgörs av den dolda varukorgens utvärderingspris multiplicerat med 8. Den dolda varukorgen multipliceras med 8 för att ge ett lämpligt förhållande mellan

utvärderingspriset för bilaga Öppen varukorg och utvärderingspriset för Övrigt sortiment.

Kontroll och utvärdering av anbud

Nedan följer en sammanfattning av hur kontroll och utvärdering av anbud kommer att ske.

1. Kontroll av att samtliga obligatoriska positioner offererats genomförs.

2. Belastningspriser ges för icke-obligatoriska positioner som inte offererats.

3. Bilaga Öppen varukorg respektive bilaga Dold varukorg summeras.

4. Utvärderingspris för bilaga Dold varukorg multipliceras med faktor 8.

5. Utvärderingspris för bilaga Öppen varukorg summeras med utvärderingspris för Bilaga Övrigt sortiment.

6. De två anbud med lägst Totalt utvärderingspris kontrolleras vad gäller uppfyllelse av ska-krav på vara.

7. Om vara inte godkänns utgår belastningspris.

8. Utgår belastningspris i den utsträckningen att något annat anbud får lägre Totalt utvärderingspris kontrolleras även det anbudets uppfyllelse av ska-krav. Varor som inte godkänns ges ett belastningspris.

9. Kontroll av att tillräckligt stort antal offererade positioner har offererats och är godkända.

10. De två anbud med lägst Totalt utvärderingspris kommer att antas under förutsättning att de krav som ställs på anbudsgivaren i kapitel Uteslutning och kvalificering av anbudsgivare är uppfyllda.

3.3 Utvärdering av pris Utvärderingen kommer att ske av priser för varor som offererats i bilaga Öppen varukorg och i bilaga Övrigt sortiment. Priserna i bilaga Övrigt sortiment kommer att utvärderas genom en dold varukorg.

Samtliga lämnade priser i bilaga Öppen varukorg och bilaga Övrigt sortiment ska anges i SEK exklusive moms. Priset ska omfatta samtliga kostnader för varan enligt avsnitt Avtalade priser avser och avsnitt Risken för Leveransen.

För tjänsterna skåpservice, avisering och inbärning är priserna respektive villkor för prissättning fastställda i upphandlingsunderlaget.

3.4 Utvärderingsmodell Kammarkollegiet kommer att anta de anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga utifrån pris, dvs. de anbud som har lägst Totalt utvärderingspris.

Totalt utvärderingspris=Utvärderingspris bilaga Öppen varukorg + Utvärderingspris Övrigt sortiment

3.4.1 Utvärderingspris bilaga Öppen varukorg

För varje position i bilaga Öppen varukorg beräknas ett utvärderingspris. Utvärderingspris= Offererat pris (kolumn J) x Viktning (kolumn C).

Ges en vara ett belastningspris beräknas utvärderingspriset på följande sätt: Utvärderingspris= Belastningspris per enhet (kolumn M) x Viktning (kolumn C).

Utvärderingspriset för varje position summeras därefter till ett summerat utvärderingspris för bilaga

Öppen varukorg, benämnt Utvärderingspris bilaga Öppen varukorg.

3.4.2 Utvärderingspris övrigt sortiment genom dold varukorg

För varje position i bilaga Dold varukorg beräknas ett utvärderingspris. Utvärderingspriset= Offererat pris (kolumn I) x Viktning (kolumn C).

Ges en vara ett belastningspris beräknas utvärderingspriset på följande sätt: Utvärderingspris= Belastningspris (kolumn L) x Viktning (kolumn C).

Utvärderingspriset för varje position summeras därefter till summerat utvärderingspris. Den dolda varukorgens utvärderingspris multipliceras därefter med faktorn 8 för att ge den ett lämpligt förhållande mellan värdet av utvärderade varor i bilaga Öppen varukorg och varor i bilaga Övrigt sortiment. Detta benämns Utvärderingspris Övrigt sortiment.

3.5 Utvärdering av öppen varukorg Bilaga Öppen varukorg innehåller varor som i stor utsträckning efterfrågats inom området Kontorsmateriel, är viktiga för de avropsberättigade jämte dyra varor. Varorna är indelade i 10 olika

varugrupper i bilaga Öppen varukorg.

Varor med en grön cirkel innebär att det finns miljökrav i kapitel 4 Tekniska krav kopplat till varan.

Antal offererade varor

De positioner i bilaga Öppen varukorg som är märkta med gul bakgrundsfärg är obligatoriska att offerera. Om en obligatorisk vara inte har offererats, eller inte uppfyller ställda krav för varan, kommer anbudet att förkastas. För dessa positioner har därför inget belastningspris angivits i Bilaga Öppen varukorg och kolumnen M Belastningspris per enhet har rödmarkerats.

Totalt sett (dvs. inklusive de gulmarkerade xxx.xx) måste nedanstående antal xxx.xx offereras och vara godkända inom respektive varugrupp för att anbudet ska utvärderas:

1. Skrivbordsartiklar: 70 st

2. Pennor: 70 st

3. Block: 50 st

4. Arkivering, förvaring och sortering: 75 st

5. Almanackor, planering och konferensmaterial: 60 st

6. Post, emballage och kuvert: 50 st

7. Kontorsmaskiner och tillbehör: 28 st

8. Batterier och elartiklar: 16 st

9. Datortillbehör: 16 st

10. Ergonomiska produkter: 4 st

Styckpris

Det är offererat pris per angiven enhet i kolumn J i bilaga Öppen varukorg som kommer att utvärderas i upphandlingen. Vid angivande av pris är det därför viktigt att vara uppmärksam på vilken enhet som efterfrågas för respektive vara, enheten anges i kolumn D, se nedan under avsnittet Ifyllnad av kolumner Bilaga Öppen varukorg.

Pris per offererad förpackning

Anbudsgivaren ska i kolumn L lämna pris per offererad förpackning. Det är detta pris som sedan kommer att anges i prislistorna till det kommande ramavtalet. Pris per förpackning utvärderas dock inte utan inhämtas för att underlätta arbetet med prislistor innan avtalsstart.

Observera att pris per förpackning bör överensstämma med det offererade styckpriset multiplicerat med antal enheter per offererad förpackning. I de fall det finns skillnader kommer styckpriset vara det pris som gäller vilket kommer att korrigeras i prislistorna inför avtalsstart.

Exempel: Om det för en vara anges att styckpriset är 10 kr och antal enheter per offererad förpackning är 5 st. ska förpackningspriset vara 50 kr (10 kr x 5 st.).

Belastningspris

Belastningspris kommer att ges till en vara om varan ifråga inte offereras. Belastningspriset framgår i kolumn M.

För de anbud som har lägst Totalt utvärderingspris kommer belastningspris även ges till en vara som inte uppfyller ställda krav i bilaga Öppen varukorg samt de krav som anges i kapitel 4 Tekniska krav. Se även under avsnitt Kontroll av kravuppfyllnad på offererade Varor.

Vid bedömningen kommer stor vikt läggas vid huruvida varan uppfyller krav på funktion och användningsområde. I de fall en offererad vara i mindre omfattning skulle avvika från Kammarkollegiets specifikation vad gäller storlek eller förpackningsstorlek kan denna vara således komma att godkännas ändå av Kammarkollegiet, förutsatt att varans användning och funktion tillgodoses.

Belastningspriset kommer endast att användas i samband med anbudsutvärderingen. Belastningspriser kommer således inte att gälla som priser under ramavtalsperioden.

Observera att om en vara erhåller ett belastningspris för att varan inte uppfyller krav i varans benämning kommer varan inte att, vid eventuellt avtalstecknande, få ingå i Öppen varukorg. Den får istället läggas till Övrigt sortiment.

Viktning

Viktningen baseras till största del på tidigare försäljningsvolymer från befintligt ramavtal och på estimerad förbrukning. Den viktning som används vid utvärderingen av bilaga Öppen varukorg är dock endast avsedd i utvärderingssyfte, någon garanti för kommande försäljning ges ej.

Observera

Om en anbudsgivare väljer att inte offerera en vara i bilaga Öppen varukorg har anbudsgivaren inte rätt

att sälja varan ifråga under ramavtalsperioden. Om ingen av anbudsgivarna offererar en vara i bilaga Öppen varukorg kommer varan att utgå både från utvärderingen och ramavtalet.

Det är inte tillåtet att offerera samma vara på mer än en (1) position, med undantag för position 2.57-

2.61 (bläckpatroner). Om olika priser anges för en och samma offererad vara, där det är särskilt angivet att vara får offereras på fler än en position, kommer det lägsta priset för varan att användas i utvärderingen och utgöra avtalspris för varor på samtliga aktuella positioner.

a. Anbudsgivaren ska här bifoga ifylld bilaga Öppen varukorg

Bifogad fil

Generella krav

b. Uppfylls ovanstående krav avseende att offerera minst antal angivna xxx.xx per varugrupp i bilaga Öppen varukorg?

Ja/Nej. Ja krävs

Generella krav

3.6 Utvärdering av Övrigt sortiment Kontorsmateriel genom dold varukorg Anbudsgivaren ska till anbudet bifoga Övrigt sortiment över samtliga varor utöver de varor som ingår i bilaga Öppen varukorg som anbudsgivaren anser ingå i nedanstående specificerade varugrupper.

Bilagan skapas av anbudsgivaren och ska innehålla minst följande information:

- Artikelnummer.

- Varubenämning.

- Beskrivning av vara.

- Offererat pris per vara.

- Xxxxx enheter i offererad vara.

- Enhet.

- Ev. miljömärkning.

Bilagan ska vara i ett format som är läsbart i cellbaserad kalkylprogramvara, såsom Excel, eller likvärdig.

Det är viktigt att bilaga Övrigt sortiment innehåller en så stor del av sortimentet som möjligt eftersom den dolda varukorgen kan bestå av varor från samtliga efterfrågade varugrupper (se avsnitt Upphandlingsföremål). Endast varor som kan anses höra till de 10 varugrupper som ingår i bilaga Öppen varukorg och uppfyller kraven i kapitel Tekniska krav - Kravspecifikation kan ingå i Övrigt sortiment.

Dold varukorg

Priset för Övrigt sortiment kommer att utvärderas baserat på en för anbudsgivarna dold varukorg, innehållande 61 varor. Minst 42 st av de efterfrågade varorna i bilaga Dold varukorg måste vara godkända av Kammarkollegiet för att anbudet ska utvärderas.

Notarius publicus

Den dolda varukorgen kommer att, innan formell anbudsöppning, signeras av notarius publicus för att

kunna garantera att innehållet inte anpassas utifrån inkomna anbud.

Ifyllnad av dold varukorg

Kammarkollegiet kommer efter anbudsöppningen att skicka den dolda varukorgen till anbudsgivarna, benämnd bilaga Dold varukorg. Anbudsgivarna ska besvara bilaga Dold varukorg med varor som tidigare bifogas anbudet i bilaga Övrigt sortiment. Priserna i besvarad bilaga Dold varukorg får inte avvika från priserna som lämnats i bilaga Övrigt Sortiment. Om pris på vara ändå skulle avvika gäller det pris som angivits i bilaga Övrigt sortiment - både i utvärderingen och som avtalspris.

Belastningspris

Om någon position i bilaga Dold varukorg inte har offererats ges ett belastningspris för utvärdering.

För de anbud med lägst Totalt utvärderingspris erhåller även en offererad vara som inte uppfyller ställda krav ett belastningspris för utvärdering. Se även under avsnitt Kontroll av kravuppfyllnad på offererade Varor.

Vid bedömningen kommer stor vikt att läggas vid huruvida varan uppfyller krav på funktion och användningsområde. I de fall en offererad vara i mindre omfattning skulle avvika från Kammarkollegiets specifikation vad gäller storlek, förpackningsstorlek eller annat krav kan denna vara således komma att godkännas av Kammarkollegiet ändå, förutsatt att varans användning och funktion tillgodoses.

Viktning

Viktningen baseras till största del på tidigare försäljningsvolymer från köp utanför ramavtal, men även på befintligt ramavtal och på estimerad förbrukning. Den viktning som används vid utvärderingen av bilaga Varukorg dold är dock endast avsedd i utvärderingssyfte, någon garanti för kommande försäljning ges ej.

Anbudsgivaren ska här bifoga bilaga Övrigt sortiment.

Bifogad fil

Generella krav

3.7 Kontroll av kravuppfyllnad på offererade varor Kammarkollegiet kommer att göra en kontroll av att offererade varor uppfyller de krav som ställs i bilaga Öppen varukorg och i Dold varukorg. Vid kontrollen kommer Kammarkollegiet att kontrollera att de

specificerade kraven i bilagor Öppen varukorg och Dold varukorg samt de krav som anges i kapitel 4 Tekniska krav - kravspecifikation överensstämmer med de offererade varornas specifikationer angivna i anbudsgivarens webbutik, produktblad, produktkatalog eller provexemplar av de offererade varorna.

Kammarkollegiet kan även begära in licensnummer eller annan utredning för att säkerställa att åberopad vara uppfyller kriterier för miljömärkning. Vidare kan produktblad, produktkatalog, säkerhetsdatablad eller annan utredning begäras in för att säkerställa att övriga krav är uppfyllda.

Kammarkollegiet kommer enbart att kontrollera de anbud med lägst Totalt utvärderingspris (jämförelsesumma).

Anbudsgivaren ska nedan ange webbadressen till sin webbutik. Offererade varor bör kunna hittas genom sökning på angivet artikelnummer. I de fall vara inte hittas kan Xxxxxxxxxxxxxxx komma att

begära in ytterligare information från anbudsgivaren.

För vissa varor har Kammarkollegiet angett att prover kommer att begäras in i bilaga Öppen varukorg kolumn F. Kammarkollegiet förbehåller sig även rätten att ta in ytterligare prover både vad gäller bilaga Öppen varukorg och Dold varukorg. De enskilda proverna ska vara tydligt märkta med xxx.xx, anbudsgivarens namn samt Öppen varukorg respektive Dold varukorg.

Här anger anbudsgivaren webbadressen till sin webbutik

Fritext

Generella krav

3.8 Ifyllnad av kolumner bilaga Öppen varukorg

Kolumner som ska fyllas i av anbudsgivaren i bilaga Öppen varukorg

Anbudsgivaren ska för respektive vara som offereras fylla i följande kolumner i bilaga Öppen varukorg (kolumner i vit färg):

- kolumn G: Artikelnummer.

- kolumn H: Varans benämning.

- kolumn I: Länk till offererad vara i webbutik respektive hänvisning till produktblad. Det senare gäller enbart vara som, vid tidpunkten för anbudslämning, ännu inte finns i anbudsgivarens webbutik.

- kolumn J: Varans styckpris (SEK) exklusive moms. Det är detta pris som kommer att utvärderas. Vid angivande av styckpris är det viktigt att vara uppmärksam på vilken enhet som efterfrågas för respektive vara i kolumn D.

- kolumn K: Xxxxx enheter per offererad förpackning.

- kolumn L: Pris per offererad förpackning (SEK). Det är detta pris som sedan kommer att anges i prislistorna till det kommande ramavtalet. Pris per förpackning utvärderas dock inte utan inhämtas för att underlätta arbetet med prislistor innan avtalsstart. Observera att pris per förpackning bör överensstämma med det offererade styckpriset multiplicerat med antal enheter per offererad förpackning. I de fall det finns skillnader kommer styckpriset vara det pris som gäller, vilket kommer att korrigeras i prislistorna inför avtalsstart.

Information om övriga kolumner i bilaga Öppen varukorg

Kolumn A: I denna kolumn anges varans positionsnummer. Kolumn B: I denna kolumn anges kraven för respektive vara.

Kolumn C: I denna kolumn anges varans viktning. Observera att angiven vikt inte innebär någon garanti för försäljningsvolym under kommande ramavtalsperiod.

Kolumn D: I denna kolumn anges vilken enhet som gäller för respektive vara.

Kolumn E: I denna kolumn anges den största tillåtna förpackningsstorleken för efterfrågad vara.

Kolumn F: I denna kolumn anges för vilka varor som anbudsgivaren ska inkomma med ett provexemplar till Kammarkollegiet. I det fall anbudsgivaren ska inkomma med ett provexemplar står det ett ”X” i kolumnen. Se mer om provexemplar i avsnitt Kontroll av kravuppfyllnad på offererade varor.

Kolumn M: I denna kolumn anges varans belastningspris per enhet. Se mer om belastningspriser under rubriken Belastningspris nedan.

Kolumn N: I denna kolumn anges utvärderingspriset. Se mer om utvärderingspris under rubriken Utvärderingspris bilaga Öppen varukorg ovan.

Krav på samtliga färger, eller visst antal angivna färger

På de positioner i bilaga Öppen varukorg där det anges som krav att samtliga färger ska offereras i minst visst antal och i vissa angivna färger gäller att anbudsgivaren ska offerera samtliga färger av avsedd vara till samma pris, som denne har tillgång till i sitt ordinarie sortiment, med minst antalet angivna färger. De färger som angetts i bilaga Öppen varukorg ska offereras. Om olika priser anges för olika färger på en position kommer det lägsta priset för varan att användas i utvärderingen och utgöra avtalspris för samtliga färger på den aktuella positionen. För att minska det administrativa arbetet ska anbudsgivaren i bilaga Öppen varukorg ange ett artikelnummer för en färg. I samband med avtalstecknande ska anbudsgivaren komplettera prisbilagan med resterande färger för de aktuella positionerna.

Exempel 1

Position 1.1 Brevkorg, för A4 plast: - Samtliga färger minst 4 olika, varav svart, transparent och vit.

Förklaring till exempel 1: Kravet innebär att samtliga färger som anbudsgivaren har tillgång till i sitt sortiment ska offereras enligt pris som anbudsgivaren anger i bilaga Öppen varukorg. Sortimentet ska bestå av minst 4 olika färger. Obligatoriska färger som ska offereras är svart, transparent och vit.

Anbudsgivaren får inte offerera några andra färger avseende samma vara i bilaga Övrigt sortiment. Exempel 2

Position 2.89 Överstrykningspenna, vattenbaserat bläck, snedskuren spets.

- Samtliga färger, minst 5 olika.

Förklaring till exempel 2: Kravet innebär att samtliga färger som anbudsgivaren har tillgång till i sitt sortiment ska offereras med samma pris i bilaga Öppen varukorg. Sortimentet ska bestå av minst 5 olika färger. Anbudsgivaren får inte offerera några andra färger avseende samma vara i bilaga Övrigt sortiment.

3.9 Ifyllnad av kolumner bilaga Dold varukorg

Bilaga Dold varukorg kommer att ha liknande format som bilaga Öppen varukorg och ska fyllas i enligt anvisningarna för Öppen varukorg för motsvarande kolumner.

4. Tekniska krav - Kravspecifikation

4.1 Generella krav på föremålet för upphandlingen

Samtliga varor ska vara väl anpassade för avsett ändamål.

4.1.1 Förpackningar

Anbudsgivaren ska sträva efter att samtliga plastförpackningar är märkta med sorteringsanvisningar enligt FTI:s (Förpacknings- och tidsningsinsamlingen) rekommendationer, både i text och med ett pictogram.

Uppfylls ovanstående krav på förpackningar?

Ja/Nej. Ja krävs

Generella krav

4.1.2 Producentansvar

Anbudsgivaren ska följa senast gällande föreskrifter om producentansvar för förpackningar och batterier.

Uppfylls ovanstående krav på producentansvar?

Ja/Nej. Ja krävs

Generella krav

4.2 Specifika krav

4.2.1 Standarder

4.2.1.1 Standarder för pennor, arkivboxar och aktomslag

Xxxxxx ska uppfylla krav på beständiga handlingar enligt ISO 11798 och RA-FS 2006:4 samt efterföljande ändringsföreskrifter där så anges i Bilaga Öppen varukorg och i förekommande fall Bilaga Dold varukorg.

Aktomslag och arkivboxar ska uppfylla krav på förvaringsmedel enligt ISO 16245 och RA-FS 2006:4 samt efterföljande ändringsföreskrifter där så anges i Bilaga Öppen varukorg och i förekommande fall Bilaga Dold varukorg.

Kammarkollegiet kan komma att begära in intyg för svenskt arkiv eller motsvarande intyg för att styrka ovanstående krav.

Uppfylls ovanstående krav på standarder för pennor, arkivboxar och aktomslag?

Ja/Nej. Ja krävs

Generella krav

4.2.2 Miljökrav

Uppfylls ovanstående miljökrav på pappersregister?

Ja/Nej. Ja krävs

Generella krav

4.3 Skåpservice

Definition av skåpservice

Med skåpservice avses en tjänst där ramavtalsleverantören med jämna mellanrum fyller på ett förråd, skåp eller liknande i avropsberättigades lokaler med ett visst definierat sortiment av kontorsmateriel. Tjänsten avser påfyllning av sådant kontorsmateriel som är av karaktären ”normalt kontorsförbrukningsmaterial” och således inte t.ex. större eller mer svårtransporterade sällanköpsvaror.

Krav på tjänsten

Anbudsgivaren ska tillhandahålla tjänsten skåpservice som ska uppfylla nedanstående krav.

Anbudsgivaren ska tillhandahålla skåpservice till samtliga avropsberättigade som har verksamhet på orter angivna i Bilaga Postorter skåpservice (tabell 1).

Anbudsgivaren har möjlighet att ange ytterligare orter i Bilaga Postorter skåpservice där skåpservice kan tillhandahållas till avropsberättigade som har verksamhet på orten (tabell 2). Bilaga Postorter skåpservice bifogas i så fall anbudet.

Avropsberättigade ska ha möjlighet att anpassa förutsättningarna för tjänstens genomförande såsom:

- vilken tidsperiod som avropsberättigade ska använda sig av tjänsten,

- hur ofta påfyllning av varor ska ske,

- antalet skåp/förråd som ska fyllas på per leveransadress,

- vilket sortiment som tjänsten ska omfatta, samt

- vilken plats respektive vara ska ha i skåp/förråd.

Pris

Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx har rätt att debitera avropsberättigad en inställelseavgift på maximalt 500 SEK och en tilläggsavgift på 50 SEK per påbörjad kvart på den aktuella leveransadressen.

Ingen inställelseavgift får utgå för avropsberättigades närliggande leveransadresser. Inställelseavgiften och tilläggsavgifterna kan uppgå till maximalt 2 500 SEK per leveranstillfälle.

Uppfylls ovanstående krav för tjänsten skåpservice?

Ja/Nej. Ja krävs

Generella krav

4.4 Avisering

Avropsberättigad ska kunna få avisering av vara i samband med leverans, t.ex. genom sms och telefon.

Eventuell kostnad för avisering får, efter överenskommelse med avropsberättigad, debiteras enligt distributörens taxa.

Uppfylls ovanstående krav på tjänsten avisering?

Ja/Nej. Ja krävs

Generella krav

4.5 Inbärning

Kostnader för inbärning till anvisad plats utöver plats för godsmottagning, officiell entré eller motsvarande får, efter överenskommelse med Avropsberättigad, debiteras enligt distributörens taxa.

Uppfylls ovanstående krav på tjänsten inbärning?

Ja/Nej. Ja krävs

Generella krav

5. Uteslutning och kvalificering av anbudsgivare

5.1 Inledning

I kapitlet preciseras uteslutningsgrunderna och de kvalificeringskrav som ställs på anbudsgivaren, samt vilken dokumentation (kompletterande dokument, se nedan) som Kammarkollegiet kommer att begära in.

Syftet med kraven är att pröva om grund för uteslutning föreligger samt kontrollera att de anbudsgivare som erhåller ramavtal har nödvändig ekonomisk och finansiell ställning, teknisk och yrkesmässig kapacitet, för att fullgöra de åtaganden som följer av ramavtalet (”Leverantörsprövning”).

ESPD-systemet

ESPD-systemet är en ordning för leverantörsprövning som tagits fram på EU-nivå, som innebär att anbudsgivaren i anbudet endast intygar att den inte ska uteslutas enligt 13 kap. 1- 3 §§ LOU, samt uppfyller kvalificeringskraven i upphandlingen (t.ex. krav på ekonomisk kapacitet).

Notera att krav som inte hänför sig till leverantörsprövningen (t.ex. uppgifter till grund för utvärdering i kap. 3 i Upphandlingsdokumentet, samt krav i tekniska specifikationer), i förekommande fall ska visas redan i anbudet.

Efter sista anbudsdag har den upphandlande myndigheten möjlighet att begära in bevis/intyg avseende leverantörsprövningen från anbudsgivare, dessa benämns ”kompletterande dokument”, och sammanställs i kapitlets sista avsnitt Sammanställning över kompletterande dokument. Myndigheten ska alltid begära in kompletterande dokument innan den fattar tilldelningsbeslut beträffande den/de leverantörer som ska tilldelas ramavtal.

Anbudsgivaren rekommenderas att ha kompletterande dokument till handa, eftersom uppgifterna ska kunna tillhandahållas utan dröjsmål.

ESPD i TendSign

ESPD-systemet bygger på ett standardformulär/-tjänst skapad av EU-kommissionen. TendSign har integrerat tjänsten i sitt upphandlingsverktyg. Det innebär att ESPD (egenförsäkran) lämnas genom att anbudsgivare besvarar frågorna i detta kapitel online, liksom övriga krav.

Om anbudsgivaren (eller företrädare för denna) inte är föremål för uteslutning, ska NEJ anges på samtliga a-frågor.

Om anbudsgivaren svarar ”Ja” för en viss uteslutningsgrund, så aktiveras följdfrågor (vilken typ av överträdelse som har begåtts, om bristerna korrigerats etc.).[1]

Observera! Om anbudsgivaren PDF:ar upphandlingsdokumenten, syns alla följdfrågor, även om dessa inte behöver besvaras.

Nedanstående innebär bara rättigheter för anbudsgivaren, denne kan således inte fylla i ”fel”:

När anbudsgivaren inte är skyldig att ge in kompletterande dokument

För var och en av uteslutningsgrunderna (samt vissa kvalificeringskrav) ska anbudsgivaren besvara om informationen finns direkt tillgänglig elektroniskt och kostnadsfritt för Kammarkollegiet, varpå Kammarkollegiet självt måste hämta informationen (varje b-fråga). Är ni osäkra på om den efterfrågade informationen finns tillgänglig i en databas, så besvara frågan med "Nej".[2]

Den andra situationen där Xxxxxxxxxxxxxxx inte får begära in intygen, är när Kammarkollegiet redan besitter aktuella och uppdaterade sådana (t.ex. genom att anbudsgivaren lämnat in dem i en tidigare upphandling hos Kammarkollegiet).

Återanvända ESPD från tidigare upphandling

Funktionaliteten innebär att anbudsgivare kan överföra en ESPD som skapats i kommissionens tjänst, till TendSign (och därigenom återanvända ESPD från tidigare upphandling). De frågor som är ESPD-märkta, blir då automatiskt besvarade i TendSign. Eventuella ytterligare frågor (som inte är ESPD-märkta), anges som obesvarade. (Exempel på det senare är uppgifter om åberopade företag, och krav på ekonomisk och finansiell ställning.)

[1]För uteslutningsgrunderna står ”Nej krävs” som Anbudsgivare kan dock ändå svara ”Ja”, varvid följdfrågorna aktiveras.

[2]För varje sådan b)-fråga står ”Nej önskas” som svar, men ett "Ja" är precis lika godtagbart. Om anbudsgivare svarar ”Ja”, aktiveras följdfrågor.

5.2 Åberopande av andra företags kapacitet

Anbudsgivaren har möjlighet att åberopa andra företags kapacitet för att uppfylla krav som avser ekonomisk- och finansiell ställning eller teknisk och yrkesmässiga kapacitet (avser även bolag inom samma koncern, eller återförsäljare, om dessa är självständiga juridiska personer). Dessa benämns i upphandlingen Åberopat/Åberopade företag.

Fritext

European Single Procu…

Ovan företag som inte har dessa åligganden i Sverige, ska styrka att de inte har restförda skulder avseende betalning av skatter och avgifter i det egna landet med ett intyg utfärdat av offentligt ansvarig organisation. Denna handling ska inges som kompletterande dokument översatt till svenska, engelska, danska eller norska, och vara högst sex (6) månader gammal, om inte annat föreskrivs i företagets medlemsland.

Fritext

European Single Procu…

Ditt svar?

Ja/Nej. Nej krävs

European Single Procu…

Beskriv åtgärderna

Fritext

European Single Procu…

Har du vidtagit åtgärder för att visa din tillförlitlighet enligt 13 kap. 5 § LOU (”självsanering”)?

Ja/Nej. Nej önskas

European Single Procu… 0 p.

Beskriv åtgärderna

Fritext

European Single Procu…

5.4.3.11 Allvarliga fel i yrkesutövningen

Har anbudsgivaren eller Åberopade företag/konsortiedeltagare (eller någon företrädare för desamma) gjort sig skyldiga till något allvarligt fel i yrkesutövningen som gör att företagets redbarhet kan ifrågasättas?

Ditt svar?

Ja/Nej. Nej krävs

European Single Procu…

Beskriv åtgärderna

Har du vidtagit åtgärder för att visa din tillförlitlighet enligt 13 kap. 5 § LOU (”självsanering”)?

Ja/Nej. Nej önskas

European Single Procu… 0 p.

Beskriv åtgärderna

Fritext

European Single Procu…

5.4.3.15 Oriktiga uppgifter, undanhållande av information, avsaknad

av nödvändiga dokument och tillägnande av konfidentiell information i detta förfarande

Har anbudsgivaren (eller Åberopat företag/konsortiedeltagare) befunnit sig i någon av följande situationer, i detta upphandlingsförfarande:

a) Denne har i allvarlig omfattning lämnat oriktiga uppgifter om den information som kan begäras för kontroll av skäl för uteslutning,

b) undanhållit sådan information,

c) inte lämnat de kompletterande dokument som Kammarkollegiet begär in, eller

d) otillbörligt försökt att påverka Kammarkollegiets beslutsprocess eller tillägnat sig sekretessbelagda uppgifter som kan ge denne otillbörliga fördelar i upphandlingen eller av oaktsamhet lämnat vilseledande uppgifter som kan ha en väsentlig inverkan på de beslut som fattas under upphandlingen i fråga om uteslutning och tilldelning av leverantörer.

Ditt svar?

Ja/Nej. Nej krävs

European Single Procu…

5.5 Utredning

Kammarkollegiet ska, innan den beslutar att utesluta en Anbudsgivare eller Åberopat företag/konsortiedeltagare, ge denne tillfälle att yttra sig över de omständigheter som enligt Kammarkollegiet utgör skäl för uteslutning.

5.6 Kvalificeringskrav

5.6.1 Kvalificering av leverantör

Anbudsgivarenska vara kvalificerad i följande avseenden:

1. Anbudsgivaren ska ha behörighet att utöva yrkesverksamhet,

2. inneha ekonomisk och finansiell ställning samt

3. ha teknisk och yrkesmässig kapacitet.

5.6.1.1 Inskrivning i handelsregister

Anbudsgivaren samt åberopat företag/konsortiedeltagare ska vara inskrivna i handelsregister som förs i den medlemsstat där företaget är etablerad enligt vad som anges i bilaga XI till direktiv 2014/24/EU (för svenska företag avses aktiebolags-, handels- eller föreningsregistret).

Kammarkollegiet kommer kontrollera krav på registrering genom att elektroniskt inhämta Skatteverkets blankett SKV 4820 eller dyl.

Ovan företag vars uppgifter inte kan inhämtas av Kammarkollegiet, ska som kompletterande dokument (d.v.s. på begäran) skicka in handling som styrker att företaget är registrerat i motsvarande register.

5.6.3 Alternativa sätt att styrka god ekonomisk och finansiell ställning För det fall lägre riskklassning enligt Creditsafe innehas eller då ingen riskklassning kan erhållas kan anbudsgivare ändå styrka kravet på god ekonomisk ställning genom att som kompletterande dokument

inge alternativ utredning enligt nedan (ett eller flera), som kan godkännas av Kammarkollegiet. Kammarkollegiet förbehåller sig rätten att analysera en företagsrapport från Creditsafe, jämte sådan alternativ utredning.

1. Annat kreditvärderingsföretags intyg, som visar att kravet uppfylls på motsvarande sätt (översatt till svenska, engelska, danska eller norska om originalhandlingen är upprättad på ett annat språk),

2. Uppfyllelsegaranti av moderbolag eller annan garantigivare. Av garantin ska det klart och tydligt framgå att garantigivaren träder i anbudsgivarens ställe såsom för eget åtagande i händelse av att anbudsgivaren inte längre kan fullgöra sina förpliktelser i ramavtalet. Garanti ska vara undertecknat av moderbolagets eller garantigivarens styrelse/särskilda firmatecknare med uppdrag eller beslutanderätt avseende att lämna säkerhet. Garantin ska gälla så länge kontrakt

är i kraft. Krav på kreditomdöme enligt avsnitt; Ekonomisk och finansiell ställning ska i dessa fall på motsvarande sätt redovisas och uppfyllas av moderbolaget/garanten, vilket Kammarkollegiet kontrollerar,

3. Organisationsformer som inte innehar rating: Årsredovisning eller resultat- och balansräkning för de 2 senaste åren, eller

4. Xxxxx utredning som visar på en god ekonomisk och finansiell ställning.

a. Uppfyller anbudsgivaren kravet på god ekonomisk ställning?

Ja/Nej. Ja krävs

Generella krav

b. Ange (preliminärt) alternativt sätt att styrka god ekonomisk ställning (1-4).

Generella krav

Om anbudsgivaren uppnår miniminivån enligt Creditsafe, ange "Ej aktuellt".

Fritext

5.6.4 Teknisk och yrkesmässig kapacitet

Anbudsgivaren ska förfoga över nödvändiga personalresurser och tekniska resurser samt ha sådan erfarenhet som behövs för att ramavtal och kontrakt ska kunna fullgöras

enligt upphandlingsdokumenten.

5.6.5 Kvalitets- och miljöledningsstandarder

5.6.5.1 Intyg från oberoende organ om kvalitetssäkringsstandarder

Anbudsgivaren ska ha ett strukturerat och dokumenterat kvalitetsledningssystem i enlighet med gällande utgåva av ISO 9001, eller likvärdigt enligt p. 2. nedan. Kvalitetsledningssystemet ska omfatta samtliga delar av anbudsgivarens verksamhet som medverkar i fullgörandet av Ramavtalet.

Kvalitetsarbetet ska vara aktivt under hela ramavtalsperioden samt så länge avropade kontrakt löper.

Det certifierande organet ska vara medlem eller ansluten till någon av de internationella organisationerna för ackrediteringsorgan, exempelvis:

EA (European co-operation for Accreditation),

IAF (International Accreditation Forum), eller

ILAC (International Laboratory Accreditation Cooperation).

För att styrka ovanstående krav ska anbudsgivaren som kompletterande dokument bifoga antingen

1. gällande certifikat för ISO 9001 (inklusive eventuella bilagor), eller

EA (European co-operation for Accreditation),

IAF (International Accreditation Forum), eller

ILAC (International Laboratory Accreditation Cooperation).

För att styrka ovanstående krav ska anbudsgivaren som kompletterande dokument bifoga gällande antingen

1. certifikat för ISO 14001 (inklusive eventuella bilagor), alternativt en gällande EMAS-registrering, eller

Kvalitetsledningssystem Miljöledningssystem

Där så är aktuellt kommer även nedan angivna dokument begäras in:

Konsortium - Civilrättsligt bindande avtal om bildande av aktiebolag.

Utdrag ur brottsregister eller en likvärdigt som visar på frånvaron av uteslutningsgrunder, för företag etablerade i länder med möjlighet till detta.

Anbudsgivare som inte innehar lägst riskklass 40 enligt Credisafe AB: Annan utredning till styrkande av krav på ekonomisk ställning (avsnitt Alternativa sätt att styrka ekonomisk och finansiell ställning).

Företag som inte har dessa åligganden i Sverige: Dokumentation som styrker kravuppfyllande avseende betalning av skatter och socialförsäkringsavgifter i det egna landet (avsnitt Betalning av skatter och avsnitt Betalning av socialförsäkringsavgifter ).

Om företags verksamhet är etablerad utanför Sverige: Dokumentation som styrker inskrivning i handelsregister (avsnitt Inskrivning i handelsregister).

6. Mall för Ramavtalets Huvuddokument

6.1 Ramavtal

6.1.1 Inledning och Ramavtalets parter Ramavtal med avtalsnummer [XXXX], har träffats för statens och Avropsberättigades räkning, mellan Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet, organisationsnummer 202100-0829 nedan

Kammarkollegiet, och [Ramavtalsleverantören], organisationsnummer [xxxxxx-yyyy] nedan Ramavtalsleverantören.

6.1.2 Avropsberättigade Ramavtalet kommer att kunna användas för Avrop av statliga myndigheter under regeringen samt myndigheter under riksdagen och andra offentligt styrda organ. Dessa benämns Avropsberättigade.

Genom Ramavtalet ges Avropsberättigade rätt att utan att själva genomföra upphandling göra Avrop från Ramavtalet.

Myndigheter under regeringen är berättigade att genomföra Avrop med stöd av förordning (1998:796) om statlig inköpssamordning. Se SCB:s Allmänna myndighetsregister för detaljerad information om statliga förvaltningsmyndigheter, statliga affärsverk, AP-fonder, Sveriges domstolar och Domstolsverket samt svenska utlandsmyndigheter.

Myndigheter under riksdagen och andra offentligt styrda organ enligt 1 kap. 18 § lagen (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) deltar med stöd av att de har lämnat bekräftelse till Kammarkollegiet på att de önskar vara Avropsberättigade på Ramavtalet.

Av bilaga Avropsberättigade framgår vilka myndigheter och organisationer som under ramavtalsperioden är Avropsberättigade samt vilka organisationer som kan genomföra Avrop utöver de som är Avropsberättigade med stöd av förordningen enligt ovan.

Med Avropsberättigad avses vidare, där så framgår av sammanhanget, Avropsberättigad som redan ingått Kontrakt via Ramavtalet.

6.1.3 Kontaktpersoner för Ramavtalet

Av xxx.xxxxxx.xx framgår vem eller vilka som är kontaktpersoner för Ramavtalet.

Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx kontaktperson har, om inte annat skriftligen meddelats Kammarkollegiets kontaktperson, behörighet att på Ramavtalsleverantörens vägnar och med för denne bindande verkan företräda Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx i frågor avseende Ramavtalet.

Byte av kontaktperson ska skriftligen och utan dröjsmål meddelas den andra Parten.

6.2 Avtalshandlingar

6.2.1 Ramavtalets handlingar och deras inbördes ordning Ramavtalet består av nedan listade handlingar med däri hänvisade bilagor. Handlingarna kompletterar varandra om inte omständigheterna föranleder annat. Om handlingarna innehåller uppgifter som strider

mot varandra ska handlingarna gälla i nedan angivna ordning om inte omständigheterna föranleder annat.

1. Skriftliga ändringar och tillägg

2. Grunder för uteslutning och kvalificeringskrav

3. Ramavtalets Huvuddokument med bilagor

4. Tekniska krav - Kravspecifikation

Inga andra handlingar än ovan nämnda ingår i Ramavtalet. Ramavtalsleverantörens egna standardvillkor eller liknande samt förbehåll accepteras inte som avtalsinnehåll.

6.2.2 Tolkningsmetod Vid tolkning av Ramavtalets innehåll, ska oklarheter i första hand tolkas i enlighet med bestämmelserna i LOU.

Parts underlåtenhet att tillämpa något villkor i Ramavtalet strikt enligt ordalydelsen ska inte anses innefatta något avstående från någon rättighet enligt Xxxxxxxxxx och underlåtenheten ska inte heller medföra att Parten förlorar rätten att senare påkalla en strikt tillämpning enligt ordalydelsen av det aktuella villkoret eller annat villkor i Ramavtalet.

6.3 Definitioner

6.3.1 Begrepp med förklaringar För tolkningen och tillämpningen av Ramavtalet ska följande termer och begrepp ha nedan angiven betydelse, såvida inte annat uttryckligen anges eller uppenbarligen följer av omständigheterna.

Begrepp Förklaring

Avrop Med Avrop avses anskaffning av Varor/Tjänster som Avropsberättigad gör genom tilldelning av Kontrakt under Ramavtalet.

Avropsförfrågan Med Avropsförfrågan avses den förfrågan som Avropsberättigad skickar till Ramavtalsleverantören vid Avrop.

Avropssvar Med Avropssvar avses den bekräftelse som Ramavtalsleverantören lämnar på en Avropsförfrågan. Med Avropssvar avses även svar till Kammarkollegiet och/eller Avropsberättigad att Ramavtalsleverantören inte kan erbjuda efterfrågad Vara och/eller Tjänst.

Huvuddokument Med Huvuddokument avses detta dokument som innehåller villkor för fullgörande av Ramavtalet, vilket reglerar avtalsförhållandet mellan Kammarkollegiet och Ramavtalsleverantören.

Kontrakt Med Kontrakt avses det skriftliga avtal (inklusive avtal som exempelvis ingås elektroniskt via e-post, e-handelssystem eller bokningssystem) rörande anskaffning av Varor/Tjänster under Ramavtalet som upprättas

mellan Avropsberättigad och Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx efter Xxxxx.

Part Med Part avses i Ramavtalets Huvuddokument Kammarkollegiet och Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.

Ramavtal Med Ramavtal avses de dokumentet inklusive bilagor, vilka är uppräknade i avsnitt Ramavtalets handlingar.

Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx Med Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx avses den anbudsgivare som efter genomförd upphandling tecknat Xxxxxxxx med Kammarkollegiet.

Skriftligen Med skriftligen avses även meddelande i elektronisk form.

Vara Med Vara avses de varor som omfattas av det upphandlade Ramavtalet.

Tjänst Med Tjänst avses de tjänster som omfattas av det upphandlade Ramavtalet.

Exempel på sådana Tjänster är skåpservice, avisering och inbärning till annan anvisad plats än godsmottagning, officiell entré eller motsvarande.

Underleverantör Med Underleverantör avses en juridisk eller fysisk person som

Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx anlitar för att fullgöra hela eller delar av det åtagande som följer av Ramavtalet och Kontrakt.

Åberopat företag Med Åberopat företag avses företag vars kapacitet Ramavtalsleverantören har åberopat för att uppfylla krav på ekonomisk och finansiell ställning eller teknisk och yrkesmässig kapacitet.

6.4 Omfattning De Varor som omfattas av Ramavtalet anges i bilaga Öppen varukorg och bilaga Övrigt sortiment. Efter avtalstecknande ersätts dessa bilagor av en gemensam Prisbilaga.

Varorna är fördelade inom nedanstående varugrupper:

1. Skrivbordsartiklar

2. Pennor

3. Block

4. Arkivering, förvaring och sortering

5. Almanackor, planering och konferensmaterial (för skriv- och anslagstavlor inbegrips i upphandlingen enbart de som understiger ca 120 cm bredd respektive längd)

6. Post, emballage och kuvert

7. Kontorsmaskiner och tillbehör

8. Batterier och elartiklar

9. Datortillbehör (varugruppen innefattar enbart DVD, CD, fodral till dessa, usb 16-64 GB, musmattor, kabelkorg och rengöringsprodukter för datortillbehör)

10. Ergonomiska produkter (varugruppen innefattar enbart arbetsplatsmattor och enklare manushållare samt hållare/ställ till arbetsplatsmattor)

Följande Tjänster omfattas av Ramavtalet:

1. Skåpservice*

2. Inbärning

3. Avisering

*Av Bilaga Postorter skåpservice framgår de orter där skåpservice ska utföras.

6.4.1 Uppfyllande av krav och avtalad kvalitet Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska vid Avrop erbjuda de Varor och Tjänster samt uppfylla övriga åtaganden som omfattas av Ramavtalet i enlighet med vad som anges i Ramavtalet och respektive Kontrakt. Leverans

av Varor och Tjänster ska ske i enlighet med Allmänna villkor.

Ramavtalsleverantören och de Varor och Tjänster som omfattas av Ramavtalet ska under det att Ramavtalet respektive Kontrakt är i kraft uppfylla de i Ramavtalet ställda kraven samt uppfylla de tilldelningskriterier Ramavtalsleverantören uppfyllde vid anbudsutvärderingen.

Kravet att Varor och Tjänster ska uppfylla avtalade krav under hela Ramavtalets löptid ska för tillämpningen av detta Ramavtal innebära att Varor/Tjänster ska uppfylla avtalade krav senast från Ramavtalets ikraftträdande.

Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska utföra samtliga sina åtaganden enligt Xxxxxxxxxx med omsorg och på ett fackmannamässigt sätt.

6.4.2 Leveranskapacitet Ramavtalsleverantören ska ha resurser, kapacitet och förmåga att leverera Varor och Tjänster till Avropsberättigade i enlighet med sitt åtagande enligt Ramavtalet under hela tiden Ramavtalet och

Kontrakt är i kraft.

6.5 Varor

6.5.1 Krav på avgränsad Webbshop Ramavtalsleverantörens webbshop ska uppfylla nedanstående krav senast inom en (1) månad från när ramavtalet träder i kraft:

Avropsberättigad ska vid inloggning komma direkt till en avgränsad webbshop som enbart innehåller avtalat sortiment och avtalade priser.

Priserna som anges i webbshop ska vara nettopriser. Med nettopriser avses priser i Bilaga Öppen varukorg samt bilaga Övrigt sortiment (efter avtalstecknande gäller istället Prisbilaga).

Upplysning om avtalad småorderavgift ska framgå tydligt i kund/ramavtalsspecifik webbshop, t.ex. i bild för ”kassan”.

Avropsberättigad ska ha möjlighet att själv ta ut statistik över gjorda beställningar, orderhistorik, leveransstatus och fakturor.

Avropsberättigad ska kunna logga in i webbshop med sina kontouppgifter och få fram uppgifter om avtalspriser, orderhistorik, leveransstatus och fakturor.

Vid sökning av Varor ska det vara möjligt att välja att sortera Varor enligt pris.

Webbshop ska ha en funktion som gör det möjligt att filtrera sortimentet så att endast varor från en viss varugrupp visas.

I webbshop ska varje Varas namn, beskrivning, pris och bild visas.

Webbshop ska ha en sökfunktion som möjliggör sökning på artikelnummer, artikelnamn, varugrupp, samt Varor som uppfyller kriterier för miljömärkning/miljömärkta varor.

I webbshop ska det vara en tydlig hänvisning till vilka tillbehör som passar till vilka Varor, t.ex. vilka

häftklamrar som passar till vilka häftapparater, eller vilka refill som passar till vilka kalendrar. För Varor med miljömärkning ska märkningen tydligt framgå via "miljömärkningsikon", produktblad eller liknande.

6.5.2 Uppdatering av Xxxxx Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska tillhandahålla samtliga avtalade Varor under hela Ramavtalets giltighetstid. Ramavtalsleverantören kan byta ut Varor under Ramavtalets löptid så att inaktuella Varor ersätts av nya

Varor. Varor som ingick i anbudet och inte längre kan tillhandahållas av Ramavtalsleverantören, kan utgå under förutsättning att Varan ersätts av likvärdig Vara och kan avropas av Avropsberättigade till högst samma pris som den utgångna Varan. Med likvärdig avses att Varan minst uppfyller de krav som ställts i upphandlingen och är likvärdig avseende mått, prestanda, kvalitet och funktion.

Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska tillhandahålla en likvärdig Vara senast inom tio (10) Arbetsdagar vid restnotering. Kammarkollegiet har rätt att begära att avtalad Vara ska bytas ut om Xxxxx är långvarigt restnoterad, eller om frekventa restnoteringar förekommer. Ramavtalsleverantören ska byta ut en restnoterad Vara till en ny likvärdig Vara inom två (2) månader efter sådan begäran.

Ramavtalsleverantören ska i förväg, senast inom en (1) månad före önskad förändring, informera Kammarkollegiet om att byte av Vara önskas ske. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx får inte byta ut Varor utan Kammarkollegiets godkännande. Byte av en Vara kan tidigast ske efter sex (6) månader räknat från Ramavtalets signering och högst en (1) gång per kvartal om inte särskilda skäl föreligger. Om Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx anser att särskilda skäl föreligger ska en skriftlig ansökan om förändring tillställas Kammarkollegiet för godkännande.

Ramavtalets Prisbilaga Varor och webbshop ska löpande uppdateras av Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx så att inaktuella Varor ersätts av nya Varor. Ramavtalsleverantören ska delge Kammarkollegiet Prisbilaga Varor för vidare publicering på Kammarkollegiets webbplats.

Rätten att byta ut Vara enligt ovan gäller inte redan ingångna Kontrakt såvida inte annat följer av Kontraktet.

Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ansvarar för att Xxxxx som omfattas av byte uppfyller samtliga ställda krav i upphandlingen och inte väsentligen förändrar Ramavtalet. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska på begäran från Kammarkollegiet styrka att erbjudna Varor uppfyller ställda krav i upphandlingen samt kan omfattas av Ramavtalet.

Kammarkollegiet har tolkningsföreträde om en ändring av Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx utbud kan omfattas av Ramavtalet.

6.5.3 Redovisning av Varor och Tjänster Ramavtalsleverantören ska under Ramavtalets löptid kvartalsvis redovisa aktuella Varor och Tjänster i en gemensam uppdaterad prisbilaga, som ska insändas i elektronisk form till Kammarkollegiet. Bilagan

ska minst innehålla nedan uppgifter som redovisas i separata kolumner:

Varugrupp Artikelnummer

Varubenämning/Beskrivning av vara

Offererat pris per säljenhet (minsta möjliga beställningsbara enhet)

Xxxxx enheter i offererad Vara Enhet

Ev. miljömärkning

Vara ingår i Öppen varukorg, Dold varukorg eller Övrigt sortiment Kommentarsfält för t.ex. information om utbytt Vara

Bilagan ska vara i ett format som är läsbart i cellbaserad kalkylprogramvara, såsom Excel, eller likvärdig.

6.5.4 Vite vid avtalsbrott

Fullgör inte Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx sina åtaganden eller bryter mot villkoren enligt detta avsnitt Varor, har Kammarkollegiet rätt att kräva vite.

Vitet uppgår till 5 000 SEK om Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx inte rättar bristen inom fem (5) arbetsdagar från skriftlig uppmaning från Kammarkollegiet. Därefter utgår vite om 5 000 SEK för varje kalendervecka som bristen kvarstår. Detta gäller inte om Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx kan visa att avtalad Vara inte är möjlig att ersätta.

Vite uppgår till 5 000 SEK om Kammarkollegiet under tre (3) månader behöver göra minst tio (10) skriftliga uppmaningar enligt andra stycket att Ramavtalsleverantören ska rätta bristen, oavsett om varje enskild brist rättats inom fem (5) arbetsdagar eller inte.

Om bristen kvarstår efter tre (3) kalendermånader, eller vid upprepad försummelse att tillhandahålla redovisning av senast gällande Xxxxx och/eller Tjänster, ska detta anses utgöra ett väsentligt avtalsbrott som berättigar Kammarkollegiet att säga upp Ramavtalet till förtida upphörande enligt avsnitt Kammarkollegiets uppsägningsrätt.

Vite regleras på anmodan av Kammarkollegiet och förfaller till betalning 30 kalenderdagar från fakturadatum.

6.6 Priser

6.6.1 Priser i Ramavtalet

Ramavtalsleverantörens priser för Varor och Tjänster anges i bilaga Priser respektive Avropssvar. Pris för avisering och inbärning debiteras enligt distributörens taxa.

Pris avser pris exklusive mervärdesskatt och andra skatter i den mån inte annat särskilt anges.

Priserna omfattar ersättning för samtliga kostnader och utgifter för fullgörandet av i Ramavtalet angivna åtaganden, så att Varor kan tas i bruk.

6.6.2 Prisjustering Det första prisjusteringstillfället inträffar 12 månader efter att Ramavtalet har trätt i kraft och därefter i 12 månaders intervaller i enlighet med nedanstående kombination av Statistiska centralbyråns index:

70 % IMPI, B-E Total.

15 % AKI, arbetare, H-transport och magasineringsföretag (preliminära siffror). 15 % AKI, tjänstemän, H-transport och magasineringsföretag (preliminära siffror).

Basmånad är den månad då Ramavtalet trätt i kraft. Därefter blir månaden då senaste prisjusteringen började gälla basmånad. Avläsningsmånad ska vara den senaste publicerade vid justeringstillfället.

Prisjustering ska gälla minst 12 månader eller till dess att Ramavtalet upphör.

Prisjustering kan påkallas av båda parter. Indexreglering ska aviseras av Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx senast 30 dagar före begärt ikraftträdande, och för att vara gällande godkännas av Xxxxxxxxxxxxxxx.

Vid eventuell förlängning av Ramavtalet sker prisjustering enligt ovanstående modell.

Vid prisjustering ska Ramavtalsleverantören genomföra förändringen i prislistan som därefter delges Kammarkollegiet för vidare publicering på Kammarkollegiets webbplats.

För avrop som genomförs före genomförd prisjustering ska avropsdagens pris gälla även om fakturering sker därefter.

Priset för tjänsten skåpservice är fast under hela Ramavtalsperioden och justeras således inte.

6.6.3 Ramavtalets ikraftträdande, löptid, förlängning och förtida

upphörande

6.6.3.1 Ramavtalets ingående Ramavtalet blir bindande mellan Parterna när det signerats av Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx och Kammarkollegiet.

6.6.3.2 Ramavtalets löptid Ramavtalet träder i kraft, vilket innebär att Avrop kan göras under Ramavtalet den dag det signerats av båda Parter och löper därefter under en period om 24 månader. Xxxxxxxxxx upphör därefter att gälla

utan uppsägning.

6.6.3.3 Förlängning av Ramavtal Eventuell förlängning av Ramavtal sker på initiativ av Kammarkollegiet. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx har inte rätt att motsätta sig förlängning.

Oaktat vad som står i Ramavtalets sidhuvud, kan en eller flera förlängningar av Ramavtalets giltighetstid uppgå till maximalt 24 månader.

Förlängning regleras skriftligen.

6.6.3.4 Ramavtalets förtida upphörande

Ramavtalet upphör med omedelbar verkan om lagakraftvunnen dom förklarar Ramavtalet ogiltigt. Inga

skadeståndsanspråk med anledning av sådant upphörande kan riktas mot Kammarkollegiet, såvida inte annat följer av tvingande rätt.

Parts rätt till uppsägning av Ramavtalet i övriga fall anges i avsnitt Avtalsbrott och påföljder.

6.7 Avrop

Avrop sker enligt den nedan angivna avropsordningen och avropsrutinen.

6.7.1 Informationsplikt till Avropsberättigade Ramavtalsleverantören åtar sig att informera Avropsberättigade om Ramavtalet och att verka för att Avrop sker i enlighet med Ramavtalet.

6.7.2 Avropssvar

Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska alltid lämna Avropssvar på en Avropsförfrågan.

6.7.3 Funktionsbrevlåda för Avropsförfrågan Ramavtalsleverantören ska tillhandahålla en fast och icke personbunden e-postadress till en funktionsbrevlåda, till vilken Avropsberättigade ska kunna skicka Avropsförfrågan för de fall Avrop inte

genomförs via webbshop, e-handelssystem eller per telefon.

Ramavtalsleverantören ansvarar för att angiven e-postadress är korrekt. Byte av e-postadress ska meddelas Kammarkollegiet utan dröjsmål.

6.7.4 Tilldelning utan förnyad konkurrensutsättning - rangordning I denna upphandling sker avrop med genom rangordning, där samtliga villkor är fastställda i ramavtalet enligt 7 kap 6 § LOU. Det innebär att Avropsberättigad i första hand kontaktar den främst rangordnade

Ramavtalsleverantören inom respektive anbudsområde. Avropsberättigad får avvika från rangordningen om något av följande särskilda skäl föreligger:

1. om Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx inte har besvarat Avropet alternativt inte återkommit med Avropssvar inom reglerad tid,

2. om Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx inte klarar (för tillfället) att leverera eller har godtagbara skäl att avböja avrop,

3. om Avropet avser en ersättningsvara som Avropsberättigad inte accepterat,

4. om Avropet avser en ersättningsanskaffning som beror på att Avropsberättigad tidigare hävt eller sagt upp ett Kontrakt och detta beror på Ramavtalsleverantören,

5. om Avropsberättigad har påkallat sin rätt till vite och/eller skadestånd, eller

6. om Ramavtalsleverantören under sex (6) månader orsakat minst tio (10) brister och avvikelser som är vitesgrundande, vilket ska kunna verifieras av Avropsberättigad genom dokumentation. Avropsberättigad har då möjlighet att vända sig till nästa Ramavtalsleverantör i rangordningen.

Underleverantör kan inte besvara Avropsförfrågan eller teckna Kontrakt med Avropsberättigad.

6.8 Parternas förhållningssätt

6.8.1 Lojalitet Respektive Part ska på ett lojalt sätt utöva sina rättigheter respektive uppfylla sina skyldigheter enligt Xxxxxxxxxx.

6.8.2 Informationsplikt Parterna är skyldiga att vara väl förtrogna med Ramavtalets villkor, samt i övrigt hålla sig informerade om Ramavtalets praktiska tillämpning och utveckling. Parterna ska kontinuerligt informera varandra om

händelser eller andra sakförhållanden som kan komma att påverka Xxxxxxxxxx.

6.8.3 Rutiner för samarbete I samband med Ramavtalets ikraftträdande genomförs ett uppstartsmöte. Därefter ska Parterna genomföra möten kontinuerligt, dock minst en (1) gång per år för uppföljning av Ramavtalet, om inte

Kammarkollegiet meddelar annat. Kammarkollegiet kallar till dessa möten. Vardera Parten står sina egna kostnader i samband med aktuella möten.

Ramavtalsleverantören ska använda distansöverbryggande teknik om Kammarkollegiet så begär i syfte att minska miljöpåverkan.

6.8.4 Språk All kommunikation och dokumentation avseende Xxxxxxxxxx ska vara på svenska om inte annat överenskommits mellan Parterna.

6.9 Ramavtalsleverantörens åtagande

6.9.1 Försäkringar Det åligger Ramavtalsleverantören att på egen bekostnad teckna och vidmakthålla sedvanliga försäkringar för sin verksamhet och de Varor/Tjänster som erbjuds. Försäkringarna ska ha betryggande

ansvarsbelopp med hänsyn till Ramavtalets omfattning och Ramavtalsleverantörens åtaganden.

Giltig försäkring ska finnas vid Ramavtalets ikraftträdande och gälla under hela tiden Ramavtalet respektive Kontrakt är i kraft.

Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska på begäran från Kammarkollegiet kunna visa upp giltigt försäkringsbevis.

6.9.2 Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska vid tillhandahållande av Varor/Tjänster kontinuerligt arbeta med att förbättra och ta hänsyn till miljöaspekter för att förebygga och undvika negativ miljöpåverkan. Det handlar om

åtgärder för att minska konsumtion och slöseri av negativt miljöpåverkande resurser som elektricitet, resor, papper etc. Detta gäller även för Ramavtalsleverantörens Underleverantörer.

6.9.3 Sociala och etiska krav

Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska vid tillhandahållande av Varor och Tjänster kontinuerligt arbeta med att förbättra och ta hänsyn till sociala och etiska aspekter. Detta gäller även för Ramavtalsleverantörens Underleverantörer.

Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx svarar för att lagstadgade skyldigheter vad gäller anställnings- och arbetsmiljövillkor tillämpas för berörd personal, samt motverkande av arbetsrättsliga och skattemässiga oegentligheter.

Ramavtalsleverantören ska därmed bl.a. försäkra sig om att ingen så kallad svart arbetskraft anlitas för utförande av uppdraget samt förbinder sig att ha rutiner för att följa upp detta genom regelbundna kontroller.

6.9.3.1 Grundläggande rättigheter för arbetstagare Ramavtalsleverantören ska aktivt verka för att Varor och Tjänster som levereras genom Ramavtalet ska vara tillverkade under förhållanden som är förenliga med:

- FN:s allmänna förklaring om de mänskliga rättigheterna (1948)

- ILO:s kärnkonventioner om tvångsarbete, barnarbete, diskriminering, föreningsfrihet samt organisationsrätt (nr 29, 87, 98, 100, 105, 111, 138 och 182)

- FN:s barnkonvention (artikel 32)

- Det arbetarskydd och den arbetsmiljölagstiftning som gäller i tillverkningslandet

- Den arbetsrätt, inklusive lagstiftning om minimilön, och det socialförsäkringsskydd som gäller i tillverkningslandet

- Den miljöskyddslagstiftning som gäller i tillverkningslandet

- FN:s deklaration mot korruption

I de fall det är skillnad mellan nationella och internationella bestämmelser, avses den högsta skyddsnivån.

Hur kraven uppfylls

Åtgärderna ska vidtas i enlighet med FN:s vägledande principer för företag och mänskliga rättigheter eller motsvarande, se Upphandlingsmyndighetens tillämpningsanvisning xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxx/xxxxx-xxxxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxx- villkor-enligt-ilos-karnkonventioner-och-hallbara-leveranskedjor/

För att visa att ovan är uppfyllt ska Ramavtalsleverantören, på Kammarkollegiets begäran, kunna redovisa följande dokumentation:

- Egna riktlinjer för etisk handel, ofta kallad uppförandekod eller liknande, avseende tillverkningen av Varor och Tjänster som levereras enligt detta Ramavtal. Riktlinjerna ska vara godkända av ledningen hos Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx. Riktlinjerna ska åtminstone motsvara kraven enligt nedan.

- Rutin för att ovan konventioner och regelverk är implementerade och följs av de leverantörer som direkt

medverkar till tillverkningen, oavsett antal mellanled. De leverantörer som får anses berörda, såvitt avser Varor, är de som tillverkar färdigställda Varor, de som framställer delar och komponenter till färdigställda Varor samt de som ansvarar för montering av ingående delar och komponenter till färdigställda Varor.

Utöver detta ska det framgå hur Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx verkar för att konventioner och ramverk efterlevs av samtliga leverantörer i leverantörskedjan.

- Redogörelse för leverantörskedjan av Varor och Tjänster som levereras genom detta Ramavtal. Redogörelsen ska minst omfatta samtliga leverantörer som direkt medverkar till tillverkningen.

- Beskrivning av hur ansvaret för sociala och etiska krav är fördelat i leverantörskedjan. Beskrivningen ska minst omfatta samtliga leverantörer som direkt medverkar till tillverkningen.

- Rutiner för identifiering och hantering av faktiska såväl som potentiella risker för avvikelser från kraven enligt detta Ramavtal i leverantörskedjan, inklusive hur identifierade risker hanteras samt tidsplan för planerade åtgärder. Rutinen ska minst omfatta samtliga leverantörer som direkt medverkar till tillverkningen.

- Rutiner för uppföljning som syftar till att kontrollera rådande förhållanden och följsamheten till kraven enligt detta Xxxxxxxx.

- Rutiner för att omedelbart vidta åtgärder för att förhindra och begränsa brister i efterlevnaden av Villkoren, samt för att vidta rättelse vid identifierade brister.

Uppföljning

Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska, på Kammarkollegiets begäran, redovisa ytterligare dokumentation om så krävs för kontroll av att ovan är uppfyllt.

Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx redovisning ska ske på det sätt och inom den tid som Kammarkollegiet begär. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx är även skyldig att möjliggöra för Kammarkollegiet att själv eller genom ombud delta vid inspektioner på plats hos Ramavtalsleverantören och i skälig omfattning hos de leverantörer som direkt medverkar till tillverkningen av Varor och Tjänster.

Om brist i åtaganden uppdagas, ska Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx snarast eller inom skälig tid vidta rättelse. Rättelse ska ske genom att en handlingsplan för åtgärdande av bristerna upprättas samt att handlingsplanen genomförs. Rättelsen ska även innehålla en redogörelse för hur leverantörerna som direkt medverkar till tillverkningen av Varor och Tjänster hanterar de identifierade bristerna. Ytterst ska bristen åtgärdas genom att berörd leverantör byts ut. Om rättelse inte sker inom utsatt tid utgör detta ett väsentligt avtalsbrott enligt avsnitt Avtalsbrott och påföljder.

6.9.3.2 Antidiskriminering

Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska vid utförande av Kontrakt i Sverige följa diskrimineringslagen (2008:567).

Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska ha ett fortlöpande arbete med aktiva åtgärder och på annat sätt verka för lika rättigheter och möjligheter oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning eller ålder.

Arbetet med aktiva åtgärder ska följa 3 kap. 4 – 12 §§ diskrimineringslagen samt dokumenteras i enlighet med 3 kap. 13 – 14 §§ diskrimineringslagen.

6.9.4 Lag, författning och föreskrifter Ramavtalsleverantören ansvarar för att Ramavtalet fullgörs i överensstämmelse med tillämpliga lagar och föreskrifter.

6.10 Information om Ramavtalet

6.10.1 Publicering

Ramavtalet samt stödjande dokument publiceras på Kammarkollegiets webbplats.

6.10.2 Information om Ramavtalet Information om Ramavtalet ska ske i samråd med Kammarkollegiet. Material som avser Ramavtalet och som distribueras till Avropsberättigad ska om Kammarkollegiet så begär godkännas av

Kammarkollegiet i förväg.

Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska i sin information om Ramavtalet alltid iaktta särskild noggrannhet och tydlighet vad gäller frågor om Ramavtalets omfattning, Avropsberättigade och avropsrutin.

Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx, samt av denne anlitad Underleverantör, ska aldrig hänvisa till Kammarkollegiet i reklam eller marknadsföring utan Kammarkollegiets skriftliga godkännande i förväg.

Kammarkollegiets logotyp och Statens inköpscentrals sigill får endast användas i enlighet med instruktioner från Kammarkollegiet respektive Statens inköpscentral.

6.10.2.1 Vite vid avtalsbrott Fullgör inte Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx sina åtaganden eller bryter mot villkoren enligt detta avsnitt Information om Ramavtalet, har Kammarkollegiet rätt att kräva vite.

Om bristen kvarstår efter tre (3) kalenderveckor, eller vid upprepad försummelse att fullgöra åtaganden enligt detta avsnitt Information om Ramavtalet, ska detta anses utgöra ett väsentligt avtalsbrott som berättigar Kammarkollegiet att säga upp Ramavtalet till förtida upphörande enligt avsnitt Kammarkollegiets uppsägningsrätt.

Vite regleras på anmodan av Kammarkollegiet och förfaller till betalning 30 kalenderdagar från fakturadatum.

6.11 Factoring Om Ramavtalsleverantören avser att använda factoringbolag vid fakturering enligt Kontrakt tecknade under Ramavtalet ska detta meddelas Kammarkollegiet.

Factoringbolaget ska framgå av Bilaga Factoringbolag.

Byte av factoringbolag kan endast ske efter skriftlig överenskommelse med Kammarkollegiet.

För det fall factoring tillämpas ansvarar Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx för att Avropsberättigade har rätt att göra gällande invändningar mot faktura på samma sätt som om factoring inte tillämpades.

6.12 Sekretess Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx är skyldig att iaktta den sekretess som är bruklig inom branschen samt tillämpliga delar av offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Parterna förbinder sig att inte röja eller

på något sätt utnyttja enligt lag sekretessbelagd uppgift som Part tar del av genom tillkomsten eller genomförandet av Ramavtalet.

Till förtydligande av ovanstående stycke, gäller att Kammarkollegiet i egenskap av offentligrättsligt organ är skyldig att följa tillämpliga lagregler om handlingars offentlighet och sekretess.

Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx har rätt att begära att information som tillhandahålls av Ramavtalsleverantören i samband med Ramavtalet ska anses utgöra Ramavtalsleverantörens konfidentiella information.

Kammarkollegiet kommer att ta hänsyn till sådan begäran vid eventuell begäran från tredje part till Kammarkollegiet om att få del av informationen. Ramavtalsleverantören är dock medveten om att vid sådan eventuell begäran kommer en sedvanlig sekretessbedömning att ske i enlighet med offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), och att Kammarkollegiet inte kan garantera sekretess.

Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx åtar sig att ansvara för att samtliga medarbetare som Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx sysselsätter under Xxxxxxxxxx har gjorts uppmärksamma på gällande relevanta bestämmelser om sekretess enligt Xxxxxxxxxx samt vad som i övrigt följer av lag eller föreskrift avseende sekretess.

6.13 Åberopade företag

6.13.1 Tillägg, byte eller borttagande av Åberopade företag Tillägg, byte eller borttagande av Åberopade företag kan endast ske efter skriftligt godkännande av Kammarkollegiet.

Ansökan om att lägga till, byta eller ta bort Åberopat företag ska skriftligen tillställas Kammarkollegiet i god tid före det planerade datumet för ändringen.

Till ansökan om att lägga till eller byta ett Åberopat företag ska bifogas giltigt skriftligt åtagande från Åberopat företag att Ramavtalsleverantören kommer att förfoga över de nödvändiga resurserna. Av ansökan ska framgå vilka resurser det Åberopade företaget tillställer Ramavtalsleverantören samt för vilka krav resurserna åberopas.

6.13.2 Kontroll av Åberopade företag Ramavtalsleverantören ska vid varje tillfälle upprätthålla en aktuell förteckning över vilka Åberopade företag som anlitas samt på vilket sätt Åberopade företag bidrar till Ramavtalets fullgörande.

Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska på Kammarkollegiets begäran bistå med förteckningen samt om nödvändigt på annat sätt styrka att Åberopade företag uppfyller de krav och villkor som anges i Ramavtalet.

6.13.3 Påföljder vid avtalsbrott Om Åberopat företag på ett väsentligt sätt bryter mot de krav och villkor som anges i Ramavtalet eller inte medverkar till sådan uppföljning som anges i avsnitt Uppföljning, har Kammarkollegiet, utöver vad

som framgår av avsnitt Avtalsbrott och påföljder, rätt att med omedelbar verkan besluta att Åberopat företag inte längre får anlitas för fullgörande av Ramavtalet och Kontrakt.

6.14 Underleverantörer

6.14.1 Ramavtalsleverantörens ansvar för Underleverantör

Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ansvarar för Underleverantör såsom för egen del.

Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx har inte rätt att till Underleverantör delegera rätten att ta emot Avropsförfrågan, lämna Avropssvar, teckna Kontrakt eller fakturera Avropsberättigad.

6.14.2 Underleverantörens åtaganden

Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska ha ett skriftligt åtagande från Underleverantören som:

visar på att denne inte omfattas av uteslutningsgrund,

visar på att denne, i relevanta delar och vid Kontraktets fullgörande, efterlever Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ledningssystem avseende miljö och kvalitet,

visar på att denne, i relevanta delar och vid Kontraktets fullgörande, efterlever Ramavtalets och Kontraktets krav på informationssäkerhet, och

visar på att denne, i relevanta delar och vid Kontraktets fullgörande, efterlever Xxxxxxxxxxx villkor avseende miljömässiga, sociala och arbetsrättsliga hänsyn.

6.14.3 Kontroll av Underleverantörer Ramavtalsleverantören ska upprätthålla en aktuell förteckning över vilka Underleverantörer som anlitas i Kontrakt samt på vilket sätt Underleverantören bidrar till Kontraktets fullgörande. Ramavtalsleverantören

ska på Kammarkollegiets begäran bistå med förteckningen samt om nödvändigt på annat sätt styrka att Underleverantören uppfyller de krav och villkor som anges i Ramavtalet.

6.14.4 Påföljder vid avtalsbrott Om Underleverantör på ett väsentligt sätt bryter mot de krav och villkor som anges i Ramavtalet har Kammarkollegiet, utöver vad som framgår av avsnitt Avtalsbrott och påföljder, rätt att med omedelbar

verkan besluta att Underleverantör inte längre får anlitas för fullgörande av Kontrakt.

6.15 Försäljningsredovisning och administrationsavgift

6.15.1 Redovisning av försäljning Ramavtalsleverantören ska till Kammarkollegiet lämna redovisning av försålda Varor och Tjänster som ingår i Ramavtalet. Även försäljning genom Kontrakt som löper efter att Xxxxxxxxxx har upphört ska

redovisas till dess att samtliga Kontrakt har upphört.

Redovisningen ska endast avse försäljning till Avropsberättigade och omfatta föregående periods fakturerade belopp exklusive mervärdesskatt och andra skatter.

Formerna för redovisning ska ske i enlighet med instruktioner från Kammarkollegiet som finns tillgängliga på Kammarkollegiets webbplats. Instruktionerna kan förändras under Ramavtalets löptid. Det åligger Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx att hålla sig uppdaterad om aktuella instruktioner för redovisning.

6.15.2 Redovisningsperioder Redovisning ska lämnas senast den 15:e i andra månaden efter det kvartal som redovisningen avser, enligt följande:

Redovisningsperioder

Kvartal 1: 1 januari – 31 mars (15 maj)

Kvartal 2: 1 april – 30 juni (15 augusti)

Kvartal 3: 1 juli – 30 september (15 november)

Kvartal 4: 1 oktober – 31 december (15 februari)

6.15.3 Administrationsavgift Ramavtalsleverantören ska till Kammarkollegiet erlägga en administrationsavgift om 0,7 procent av all fakturerad försäljning, d.v.s. fakturavärdet av försålda Varor och Tjänster exklusive mervärdesskatt och

andra skatter under det att Ramavtalet och Kontrakt är i kraft.

Avgiftens storlek kan förändras, men kommer inte att överstiga 1,0 procent. Avgiften fastställs av Kammarkollegiet för 1 år i taget . Förändring meddelas Ramavtalsleverantören senast 90 kalenderdagar innan ny administrationsavgift börjar gälla.

6.15.4 Fakturering av administrationsavgift Efter mottagen redovisning fakturerar Kammarkollegiet administrationsavgiften inklusive mervärdesskatt och andra skatter. Fakturan ska betalas inom 30 kalenderdagar från fakturadatum.

Vid försenad betalning av administrationsavgiften skickas en påminnelse varvid Kammarkollegiet också debiterar dröjsmålsränta enligt räntelagen (1975:635) från och med första förseningsdagen fram till dess betalning inkommit till Kammarkollegiet. För Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx som trots påminnelse har obetald faktura 50 kalenderdagar efter förfallodatum skickas kravet till inkasso.

6.15.5 Vite vid avtalsbrott Fullgör inte Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx sina åtaganden eller bryter mot villkoren enligt detta avsnitt Försäljningsredovisning och administrationsavgift, har Kammarkollegiet rätt att kräva vite.

Vitet uppgår till 5 000 SEK för varje utebliven redovisning av försäljning. Vitet utgår om Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx inte redovisar försäljningen, alternativt inte åtgärdar bristen inom tio (10) arbetsdagar från skriftlig uppmaning från Kammarkollegiet. Därefter utgår vite om 5 000 SEK för varje kalendermånad som bristen kvarstår.

Om bristen kvarstår efter tre (3) kalendermånader, eller vid upprepad försummelse att tillhandahålla

redovisning av försäljning, ska detta anses utgöra ett väsentligt avtalsbrott som berättigar Kammarkollegiet att säga upp Ramavtalet till förtida upphörande enligt avsnitt Kammarkollegiets uppsägningsrätt.

Vite regleras på anmodan av Kammarkollegiet och förfaller till betalning 30 kalenderdagar från fakturadatum.

6.16 Redovisning av statistik

6.16.1 Statistik Ramavtalsleverantören ska, på begäran av Kammarkollegiet, tillhandahålla statistik avseende användandet av Ramavtalet.

Statistiken ska innehålla nedanstående.

På artikelnivå för samtliga Varor som har sålts inom ramen för Ramavtalet ska följande framgå:

Artikelnummer. Varubenämning/varubeskrivning. Leverantörens varugrupp.

Antal sålda varor. Försäljningsbelopp totalt. Antal enheter per förpackning.

Om det är Vara från Öppen varukorg respektive från Övrigt sortiment. Totalt försäljningsbelopp per Avropsberättigad.

Totalt försäljningsbelopp per Vara.

För tjänsten Skåpservice ska det redovisas:

Vilka Avropsberättigade som nyttjat tjänsten Skåpservice. Ort för leverans av varor.

Antal skåp/förråd per leveransadress.

Totalt försäljningsbelopp för tjänsten Skåpservice.

Totalt försäljningsbelopp per Avropsberättigad för tjänsten Skåpservice.

För tjänsterna Avisering respektive Inbärning ska följande framgå:

Total kostnad för Avisering per år. Total kostnad för Inbärning per år.

Totalt försäljningsbelopp per Tjänst och per Avropsberättigad (SEK).

Statistiken ska redovisas:

en (1) gång per år för Varor.

på särskild anmodan från Kammarkollegiet för Tjänster.

Försäljningsstatistiken ska levereras inom:

tio (10) Arbetsdagar för statistik på artikelnivå för Varor, respektive

inom skälig tid efter Kammarkollegiets särskilda efterfrågan för statistik rörande Tjänster, det vill säga Skåpservice, Avisering och Inbärning.

Försäljningsstatistiken ska levereras i digital form som är läsbar i allmänt tillgänglig cellbaserad kalkylprogramvara, såsom Excel eller likvärdig.

På begäran av Kammarkollegiet ska Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx, till självkostnadspris, även tillhandahålla ytterligare statistik avseende Ramavtalet.

6.16.2 Vite vid avtalsbrott Fullgör inte Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx sina åtaganden eller bryter mot villkoren enligt detta avsnitt Redovisning av statistik, har Kammarkollegiet rätt att kräva vite.

Vitet uppgår till 5 000 SEK för varje utebliven redovisning av statistik. Vitet utgår om Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx inte redovisar statistik, alternativt inte åtgärdar bristen inom tio (10) arbetsdagar från skriftlig uppmaning från Kammarkollegiet. Därefter utgår vite om 5 000 SEK för varje kalendervecka som bristen kvarstår.

Om bristen kvarstår efter tre (3) kalenderveckor, eller vid upprepad försummelse att tillhandahålla statistik, ska detta anses utgöra ett väsentligt avtalsbrott som berättigar Kammarkollegiet att säga upp Ramavtalet till förtida upphörande enligt avsnitt Kammarkollegiets uppsägningsrätt.

Vite regleras på anmodan av Kammarkollegiet och förfaller till betalning 30 kalenderdagar från fakturadatum.

6.17 Uppföljning

6.17.1 Uppföljningsrätt Kammarkollegiet har rätt att kontrollera att Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx inte omfattas av uteslutningsgrunder, uppfyller kvalificeringskraven i upphandlingen, samt fullföljer sina åtaganden i enlighet med Ramavtalet.

Rätt till uppföljning föreligger under hela Ramavtalets löptid samt så länge Kontrakt är i kraft. Vid uppföljning har Kammarkollegiet rätt att anlita extern part för genomförandet.

Till förtydligande av ovanstående har Kammarkollegiet rätt att ta del av licensnummer för miljömärkning eller annan likvärdig utredning/dokumentation, enskilda anställningsavtal, lönespecifikationer, tidsrapportering m.m. för berörda arbetstagare, för att säkerställa att arbetsrättsliga villkor uppfylls. (För att kontrollen ska överensstämma med personuppgiftslagstiftning, kan kontroll komma att ske på plats hos leverantören, utan att Kammarkollegiet samlar in ovanstående uppgifter.) Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska även möjliggöra för berörd personal att delta i intervjuer med revisor eller dyl. för det fall det krävs för att genomföra uppföljning.

6.17.2 Kostnader för uppföljning Vid uppföljning svarar respektive Part för sina egna kostnader under förutsättning att uppföljningen inte visar att Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx gjort sig skyldig till väsentligt avtalsbrott. I det fallet

Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx gjort sig skyldig till väsentligt avtalsbrott, står Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx för Kammarkollegiets kostnader för uppföljningen om en extern kontrollorganisation anlitats för genomförandet.

6.17.3 Tillhandahållande av dokument Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska på begäran tillhandahålla, för egen del samt för Åberopade företag och Underleverantörer, all dokumentation och annan information som Kammarkollegiet skäligen behöver för

att genomföra uppföljning i den utsträckning som krävs och som inte står i strid med lag eller börsregler som är tillämpliga för Ramavtalsleverantören eller nämnda leverantörer.

6.17.4 Vite vid avtalsbrott Fullgör inte Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx sina åtaganden eller bryter mot villkoren enligt detta avsnitt Uppföljning, har Kammarkollegiet rätt att kräva vite.

Vitet uppgår till 5 000 SEK om Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx inte tillhandahåller dokument inom fem (5) arbetsdagar från skriftlig uppmaning från Kammarkollegiet. Därefter utgår vite om 5 000 SEK för varje kalendervecka som bristen kvarstår.

Om bristen kvarstår efter tre (3) kalenderveckor, eller vid upprepad försummelse att tillhandahålla dokument, ska detta anses utgöra ett väsentligt avtalsbrott som berättigar Kammarkollegiet att säga upp Ramavtalet till förtida upphörande enligt avsnitt Kammarkollegiets uppsägningsrätt.

Vite regleras på anmodan av Kammarkollegiet och förfaller till betalning 30 kalenderdagar från fakturadatum.

6.18 Avtalsbrott och påföljder

6.18.1 Avtalsbrott och rättelse Avtalsbrott föreligger om Part brister i att uppfylla de krav, tilldelningskriterier och villkor som följer av Ramavtalet.

I den mån inte annat särskilt anges, ska Part inom skälig tid lämna meddelande till motparten om att avtalsbrott föreligger. I den mån inte annat särskilt anges, ska vid avtalsbrott avtalsbrytande Part skyndsamt, dock senast 30 kalenderdagar efter anmodan, rätta bristen.

Rättas inte bristen inom denna tid, eller den tid som särskilt anges, utgör bristen ett väsentligt avtalsbrott, som berättigar den icke-avtalsbrytande parten till de påföljder, vilka framgår av detta avsnitt Avtalsbrott och påföljder.

I den mån inte annat särskilt anges ska vid tillämpningen av Ramavtalet väsentligt avtalsbrott av Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx även anses innefatta:

a. om Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx eller annan för vilken Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx svarar, vid upprepade tillfällen och/eller på ett systematiskt sätt brutit mot Kontrakt tecknade genom Ramavtalet, eller

b. om Ramavtalsleverantören systematiskt avböjer Avrop.

6.18.2 Vite vid Ramavtalsleverantörens väsentliga avtalsbrott

I den mån inte annat särskilt anges, utgår vite enligt nedan om Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx, eller annan för vilken Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx svarar, begår ett väsentligt avtalsbrott.

Vite utgår med 0,25 % av Ramavtalsleverantörens omsättning på Ramavtalet de fyra (4) senaste kvartalen för varje påbörjad sjudagarsperiod som det väsentliga avtalsbrottet kvarstår. Om fyra (4) kvartal inte förlöpt ska beräkningen baseras på en beräknad omsättning för fyra (4) kvartal baserat på de kvartal som har förflutit sedan Ramavtalet började löpa.

Vite ska maximalt utgå med 100 000 SEK för varje väsentligt avtalsbrott.

6.18.3 Kammarkollegiets uppsägningsrätt Kammarkollegiet har rätt att med omedelbar verkan, och utan något ansvar att utge ersättning, säga upp hela eller delar av Ramavtalet, om Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx begått ett väsentligt avtalsbrott och

maximalt vite uppnåtts.

Vidare föreligger sådan uppsägningsrätt om:

1. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx eller en företrädare för denne, enligt xxxxxxxxxxxxxxx dom, är dömd för brott enligt 13 kap. 1 § LOU, eller

2. det framkommer att någon omständighet enligt 13 kap. 2 § LOU föreligger för Ramavtalsleverantören eller en företrädare för denne,

3. det framkommer att Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx lämnat oriktiga uppgifter i anbudet eller på annat sätt i samband med upphandlingen som föregått tecknandet av Ramavtalet och dessa uppgifter har varit av inte oväsentlig betydelse vid bedömningen av tilldelning av Ramavtalet,

4. Xxxxxxxxxx varit föremål för en ändring som inte är tillåten enligt 17 kap. 9-14 §§ LOU, eller

5. Europeiska unionens domstol finner att Sverige allvarligt åsidosatt sina skyldigheter enligt fördraget avseende Europeiska unionen enligt 17 kap. 17 § 3 p. LOU.

Kammarkollegiet avgör till vilken tidpunkt Ramavtalet sägs upp.

6.18.4 Ramavtalsleverantörens uppsägningsrätt Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx har rätt att med omedelbar verkan säga upp Ramavtalet om Kammarkollegiet begår ett väsentligt avtalsbrott. Väsentligt avtalsbrott av Kammarkollegiet ska anses innefatta att

Kammarkollegiet vid upprepade tillfällen i icke oväsentlig utsträckning brister i sina åtaganden enligt Xxxxxxxxxx, oavsett om bristen åtgärdats eller inte. Med upprepade tillfällen avses att Kammarkollegiet vid fler än tre tillfällen under en period av 12 månader i icke oväsentlig utsträckning brustit i sina åtaganden enligt Xxxxxxxxxx.

6.18.5 Skadeståndsansvar Såvida inte annat uttryckligen anges i Huvuddokumentet, har Part rätt till skadestånd till följd av avtalsbrott utöver andra påföljder som framgår av Huvuddokumentet för visst avtalsbrott. Påföljden ska

avräknas från detta skadestånd. Parts skadeståndsansvar är begränsad till ersättning för direkt skada, och omfattar således inte av utebliven vinst, utebliven besparing eller annan indirekt skada.

Ramavtalsleverantörens totala skadeståndsansvar är vid var tid begränsat till ett maximalt belopp uppgående till Ramavtalsleverantörs totala försäljning genom Ramavtalet sedan dess ingående enligt

kapitel Försäljningsredovisning och administrationsavgift. Vid erläggande av skadestånd ska eventuellt erlagt vite dras av från skadeståndet.

Ansvarsbegränsningarna ska inte gälla i fall av uppsåt eller grov vårdslöshet, eller vid Ramavtalsleverantörens ansvar för brott mot sekretesskyldighet enligt avsnitt Sekretess.

6.18.6 Force majeure Om Kammarkollegiet eller Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx förhindras att fullgöra sina skyldigheter enligt Ramavtalet av omständighet utanför Kammarkollegiets eller Ramavtalsleverantörens kontroll som denne

inte skäligen kunde förväntas ha räknat med vid Ramavtalets tecknande och vars följder denne inte heller skäligen kunde ha undvikit eller övervunnit, eller av att Kammarkollegiet eller Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx i något led förhindras fullgöra sina skyldigheter enligt Ramavtalet på grund av omständigheter som här angetts (s.k. force majeure), ska detta utgöra befrielsegrund som medför framflyttning av tidpunkten för fullgörandet av Kammarkollegiets eller Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx skyldigheter enligt Xxxxxxxxxx samt från vite och andra påföljder så länge hindret föreligger.

För att Part ska ha rätt att göra gällande befrielsegrund ska Part omedelbart, då denne får kännedom om sådan omständighet som kan utgöra befrielsegrund, skriftligen underrätta motparten om detta.

Befrielsegrund gäller under så lång tid som är skäligt med hänsyn till hindrets konsekvenser för Parts möjligheter att prestera enligt Xxxxxxxxxx. Om Ramavtalets fullgörande till väsentlig del förhindras under längre tid än 90 dagar på grund av sådan angiven omständighet, har dock motparten, utan ersättningsskyldighet, rätt att skriftligen säga upp Ramavtalet.

6.18.7 Ramavtalets upphörande Vid Ramavtalets upphörande, oavsett orsak, ska Ramavtalsleverantören utan dröjsmål tillhandahålla redovisning och statistik enligt avsnitt Försäljningsredovisning och administrationsavgift och avsnitt

Redovisning av statistik, samt andra uppgifter som Kammarkollegiet skäligen begär, så länge Kontrakt är i kraft. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx är alltid skyldig att tillhandahålla slutredovisning avseende information som framgår av avsnitt Försäljningsredovisning och administrationsavgift och avsnitt Redovisning av statistik samt erlägga full administrationsavgift.

Ramavtalets upphörande påverkar inte villkor i Ramavtalet som till sin natur ska ha fortsatt giltighet för Kontrakt som fortfarande löper.

6.18.8 Kontrakts giltighet Xxxxxxxxxxx upphörande till följd av omständigheter som framgår av avsnitt Ramavtalets förtida upphörande eller avsnitt Avtalsbrott och påföljder, ska inte innebära att Kontrakt ingångna under

Ramavtalet automatiskt upphör att gälla. Av Kontrakt kan dock följa rätt att säga upp Kontrakt till följd av uppsägning av Ramavtalet.

Vidare gäller att Kontrakt inte kan tilldelas efter det att Xxxxxxxxxx har upphört att gälla. Detta hindrar dock inte att tillhandahållande av Vara och Tjänst kan ske vid en senare tidpunkt.

6.19 Ändringar och tillägg Ändringar i eller tillägg till Xxxxxxxxxx ska för att vara gällande vara signerade av xxxxxxxx företrädare för Xxxxxxxx.

6.20 Överlåtelse av Ramavtalet

6.20.1 Kammarkollegiets rätt till överlåtelse Kammarkollegiet har rätt att överlåta Ramavtalet och samtliga rättigheter och skyldigheter enligt Ramavtalet, till ny organisation eller organisationsform för det fall Kammarkollegiet byter till sådan ny

organisation eller organisationsform.

Kammarkollegiets begäran om överlåtelse där så erfordras enligt ovan ska ställas till Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx i god tid före det planerade datumet för överlåtelsen.

Därutöver har Kammarkollegiet inte rätt att utan Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx skriftliga godkännande i förväg överlåta Ramavtalet eller rättigheter och skyldigheter enligt Ramavtalet till annan.

6.20.2 Ramavtalsleverantörens rätt till överlåtelse Vid byte av leverantör i enlighet med 17 kap 13 § LOU, ska Ramavtalsleverantören inhämta ett skriftligt godkännande från Kammarkollegiet innan bytet sker. Med byte av leverantör avses samtliga ändringar

av juridisk eller fysisk person genom exempelvis överlåtelse, fusion, företagsomstruktureringar, uppköp, sammanslagningar, förvärv eller insolvens.

Såvida inte annat framgår av Ramavtalet, har Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx inte heller rätt att utan Kammarkollegiets skriftliga godkännande i förväg, helt eller delvis, pantsätta rättigheter (inklusive fordringar) eller skyldigheter enligt Ramavtalet till annan juridisk eller fysisk person.

Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ansökan om ändringar enligt ovan ska ställas till Kammarkollegiet i god tid före det planerade datumet för ändringen. Vid Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ansökan om ändring kan Kammarkollegiet komma att begära in handlingar för att bedöma om ändringen kan godtas eller inte.

Kammarkollegiet har aldrig skyldighet att godkänna en ändring.

6.21 Tvistelösning och tillämplig lag

6.21.1 Tvistelösning Tvister angående tolkning och tillämpning av Ramavtalet och därmed sammanhängande rättsförhållanden ska avgöras av svensk allmän domstol.

6.21.2 Tillämplig lag

Rättigheter och skyldigheter enligt Xxxxxxxxxx bestäms av svensk lag med undantag av dess lagvalsregler.

6.22 Meddelanden Meddelande från Part rörande Ramavtalet ska tillhandahållas den andre Partens kontaktperson skriftligen.

6.23 Elektronisk signatur

Ramavtalet har signerats av Kammarkollegiet och Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx genom elektronisk signatur (Se Notifieringskvitto).

(Avslutande fält för manuell underskrift används därmed inte i detta Ramavtal).

7. Mall för Allmänna Villkor

7.1 Inledning

7.1.1 Allmänt Dessa Allmänna villkor utgör en del av Ramavtalet avseende Upphandling Kontorsmateriel, med diarienummer 23.3-8005-18.

7.1.2 Tillämplighet Dessa Allmänna villkor är tillämpliga på avtalsförhållandet mellan Ramavtalsleverantören och Avropsberättigad som har ingått Kontrakt efter Avrop. Dessa Allmänna villkor utgör bilaga till Kontraktet

och är tillämpliga för varje Avrop som sker inom ramen för Ramavtalet oberoende av om detta anges i Avropsförfrågan eller inte.

7.1.3 Kontaktpersoner för Kontraktet

Avropsberättigad och Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska i Kontraktet ange varsin kontaktperson.

Kontaktpersonerna har, om inte annat skriftligen meddelats den andra Partens kontaktperson, behörighet för respektive Parts vägnar och med för denne bindande verkan företräda respektive Part i frågor avseende Kontraktet.

Byte av kontaktperson ska skriftligen och utan dröjsmål meddelas den andra Parten.

Kommunikation mellan Avropsberättigad och Ramavtalsleverantören ska, om inte annat överenskommes, ske på svenska språket.

7.2 Kontraktshandlingar

7.2.1 Kontraktets handlingar och deras inbördes ordning Kontraktet består av nedan listade handlingar. Handlingarna kompletterar varandra om inte omständigheterna föranleder annat. Om handlingarna innehåller uppgifter som strider mot varandra ska

handlingarna gälla i nedan angivna ordning om inte omständigheterna föranleder annat

1. SUA

2. Personuppgiftsbiträdesavtal

3. Skriftliga ändringar och kompletteringar till Kontraktet med bilagor

4. Kontraktet med bilagor

5. Skriftliga ändringar och kompletteringar till Avropsförfrågan med bilagor

6. Avropsförfrågan med bilagor

7. Tillåtna kompletteringar av Avropssvar med bilagor

8. Avropssvar med bilagor

Innehåller Ramavtalsleverantörens Avropssvar uppgifter som inte efterfrågas blir dessa endast giltiga om en skriftlig överenskommelse tecknas som uttryckligen anger detta. En hänvisning till Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx egna allmänna villkor eller motsvarande är inte giltig.

7.2.2 Tolkningsmetod Vid tolkning av Kontraktets innehåll, ska oklarheter i första hand tolkas i enlighet med bestämmelserna i LOU.

Parts underlåtenhet att tillämpa något villkor i Kontraktet strikt enligt ordalydelsen ska inte anses innefatta något avstående från någon rättighet enligt Kontraktet och underlåtenheten ska inte heller medföra att Parten förlorar rätten att senare påkalla en strikt tillämpning enligt ordalydelsen av det aktuella villkoret eller annat villkor i Kontraktet.

7.3 Definitioner

7.3.1 Begrepp med förklaringar För tolkningen och tillämpningen av Kontraktet ska följande termer och begrepp ha nedan angiven betydelse, såvida inte annat uttryckligen anges eller uppenbarligen följer av omständigheterna.

Begrepp Förklaring

Allmänna villkor Med Allmänna villkor avses detta dokument som innehåller villkor för

fullgörande av Kontraktet, vilket reglerar avtalsförhållandet mellan Avropsberättigad och Ramavtalsleverantören.

Arbetsdag Med Arbetsdag avses helgfri måndag till fredag kl. 08 – 16.30, i Sverige.

Avrop Med Avrop avses anskaffning av Vara som Avropsberättigad gör genom tilldelning av Kontrakt under Ramavtalet.

Avropsförfrågan Med Avropsförfrågan avses den förfrågan som Avropsberättigad skickar till Ramavtalsleverantören vid Avrop.

Avropsberättigad Med Avropsberättigad avses sådan organisation som har ingått Kontrakt via Ramavtalet.

Avropssvar Med Avropssvar avses den bekräftelse som Ramavtalsleverantören

lämnar på en Avropsförfrågan. Med Avropssvar avses även svar till Kammarkollegiet och/eller Avropsberättigad att Ramavtalsleverantören inte kan erbjuda efterfrågad Vara.

Avtalad Leveransdag Med Avtalad Leveransdag avses den dag eller den tidsperiod då Leverans ska ske enligt Kontraktet.

Faktisk Leveransdag Med Faktisk Leveransdag avses den dag då avtalsenlig Leverans faktiskt sker, och i förekommande fall, Leveransen godkänts efter leveranskontroll enligt avsnitt Särskild leveranskontroll.

Fel Med Fel avses Varans avvikelse från kraven i Kontraktet och Ramavtalet, inklusive men inte begränsat till de tekniska och funktionella kraven på Varan samt krav på Tjänsten. Fel innefattar även avvikelse från vad Avropsberättigad med fog kunnat förutsätta, avseende de ändamål för vilket varor av samma slag i allmänhet används.

Försening Med Försening avses att Varan inte levereras inom avtalade tidsramar, såsom Avtalad Leveransdag eller Faktisk Leveransdag eller, om någon tid inte har avtalats, inom den tid som är skälig med hänsyn särskilt till vad som är normalt för leverans av varor av samma slag och kvantitet.

Kontrakt Med Kontrakt avses det skriftliga avtal (inklusive avtal som exempelvis ingås elektroniskt via e-post eller e-handelssystem) rörande anskaffning av Vara under Ramavtalet som upprättas mellan Avropsberättigad och Ramavtalsleverantören efter Avrop.

Kontraktstid Med Kontraktstid avses den tid under vilket Kontraktet är giltigt. Såvida inte annat framgår av omständigheterna inkluderar Kontraktstiden eventuella i Kontraktet angivna förlängningsoptioner.

Leverans Med Leverans avses att (i) Varan ställs till Avropsberättigads förfogande på angiven plats, (ii) i förekommande fall, relaterade Tjänster utförs avtalsenligt såvida inte Avropsberättigad och Ramavtalsleverantören överenskommit särskilt i Kontrakt att sådana Tjänster ska utföras efter det att Varan ställs till Avropsberättigads förfogande på angiven plats.

Part Med Part avses i Kontraktet Avropsberättigad och Ramavtalsleverantör, vilka sinsemellan har ett avtalsförhållande genom att ha ingått Kontrakt via Ramavtalet.

Ramavtal Med Ramavtal avses de dokument inklusive bilagor, vilka är uppräknade i avsnitt; Ramavtalets handlingar, i Ramavtalets Huvuddokument.

Ramavtalsleverantör Med Ramavtalsleverantör avses den anbudsgivare som efter genomförd

upphandling tecknat Ramavtal med Kammarkollegiet.

Skriftligen Med skriftligen avses även meddelande i elektronisk form.

Tjänst Med Tjänst avses sådana tjänster som har samband med tillhandahållandet av Vara som omfattas av det upphandlade Ramavtalet. Exempel på sådana Tjänster är skåpservice, avisering och inbärning till annan anvisad plats än godsmottagning, officiell entré eller motsvarande.

Underleverantör Med Underleverantör avses en juridisk eller fysisk person som

Ramavtalsleverantören anlitar för att fullgöra hela eller delar av det åtagande som följer av Ramavtalet och Kontrakt.

Vara Med Vara avses de varor som omfattas av det upphandlade Ramavtalet.

Vara omfattar, i förekommande fall, även tillhörande Tjänster.

7.4 Samverkan Avropsberättigad ska samverka med Ramavtalsleverantören i den utsträckning som skäligen krävs för att Ramavtalsleverantören ska kunna fullgöra Kontraktet, lämna nödvändiga instruktioner samt

informera Ramavtalsleverantören om sådana omständigheter som påverkar Ramavtalsleverantörens fullgörande av Kontraktet.

7.4.1 Samråd och uppföljning Ramavtalsleverantören och Avropsberättigad ska, utan kostnad för Avropsberättigad, träffas för samråd och uppföljning av Kontraktet en gång per år om Avropsberättigad påkallar det.

7.4.2 God avtalsrelation Ramavtalsleverantör ska verka för att en god avtalsrelation upprätthålls genom att hålla sig informerad om Avropsberättigads verksamhetsbehov samt kontinuerligt informera Avropsberättigad om händelser

som påverkar eller kan komma att påverka utförande av Kontrakt.

7.4.3 Intressekonflikt m.m. Ramavtalsleverantören ska inte från annan än Avropsberättigad mottaga eller inhämta direktiv för tillhandahållandet av Varan. Ramavtalsleverantören garanterar att denne under Kontraktstiden inte

kommer att vara beroende av eller ha ekonomiska eller andra intressen som kan påverka Ramavtalsleverantörens objektivitet i förhållande till Avropsberättigads verksamhet.

Ramavtalsleverantören ska, om denne misstänker att tillhandahållandet av Varan kan komma att stå i konflikt med annat intresse, genast informera Avropsberättigad om detta och avvakta Avropsberättigads instruktioner.

Ramavtalsleverantören ska vid fullgörande av Kontraktet agera på ett ansvarsfullt sätt för att tillvarata Avropsberättigads intressen och vid händelse som riskerar orsaka Avropsberättigad skada, vidta nödvändiga åtgärder för att minimera sådan skada.

7.5 Ramavtalsleverantörens ansvar för Varan

Ramavtalsleverantören ansvarar för att Varan, och i förekommande fall, inklusive Tjänsten:

a) uppfyller i Kontraktet och Ramavtalet ställda krav och, vad avser Varan och Tjänsten, att de levereras och utförs inom överenskomna tidsramar, på överenskommen plats, enligt överenskommet leveranssätt och i enlighet med Avropsberättigads skäliga instruktioner;

b) är lämpliga för de ändamål för vilka varor av denna typ normalt används, liksom för de särskilda ändamål som Avropsberättigad angivit i Kontraktet;

c) tillhandahålls med omsorg och på ett fackmannamässigt sätt, i enlighet med god sedvänja samt i enlighet med etiska riktlinjer och övriga yrkesetiska regler som gäller för branschen;

d) fullgörs i överensstämmelse med tillämpliga lagar och regler; samt

e) motsvarar vad Avropsberättigad rimligen har rätt att förvänta sig av en professionell aktör i branschen, med hänsyn tagen till Varans art och med hänsyn till den information om Varan och dess beskaffenhet eller ändamålsenlighet som Ramavtalsleverantören, eller någon som agerat för dennes räkning eller med dennes vetskap, lämnat i samband med ingående av Ramavtalet eller Kontraktet.

7.6 Reklam och marknadsföring Ramavtalsleverantören har inte rätt att använda Avropsberättigads namn eller det faktum att Ramavtalsleverantören är leverantör till Avropsberättigad i reklamsammanhang eller i

marknadsföringssammanhang utan att i förväg ha inhämtat skriftligt medgivande från Avropsberättigad.

7.7 Sekretess

7.7.1 Tillämpliga författningar Ramavtalsleverantören är införstådd med att Avropsberättigad i egenskap av offentligrättsligt organ är skyldig att följa tillämpliga författningar om handlingars offentlighet och sekretess.

I det fall Avropsberättigad inte är skyldig att följa tillämpliga författningar om handlingars offentlighet och sekretess, åtar sig Avropsberättigad sekretess avseende Ramavtalsleverantörens konfidentiella information motsvarande vad som anges för Ramavtalsleverantörens åtaganden i avsnitten; Konfidentiell information, Tidsperiod för konfidentiell information samt Ramavtalsleverantörens ansvar för medarbetare.

7.7.2 Konfidentiell information Ramavtalsleverantören åtar sig att inte utan Avropsberättigads skriftliga medgivande ge tredje man tillgång till konfidentiell information, som Ramavtalsleverantören erhållit från Avropsberättigad eller

annars i samband med fullgörandet av Kontraktet. Med konfidentiell information avses information av

teknisk, kommersiell eller annan art som till sin natur skäligen bör anses utgöra konfidentiell information eller som av Avropsberättigad särskilt angetts vara detta, samt information som är sekretessbelagd enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) eller annan tillämplig lag. Konfidentiell information som erhållits från Avropsberättigad får endast användas av Ramavtalsleverantören i syfte att fullgöra Kontraktet.

7.7.3 Tidsperiod för konfidentiell information Om Avropsberättigad och Ramavtalsleverantören inte avtalat om annat gäller sekretess för Avropsberättigads konfidentiella information under Kontraktstiden samt under tre (3) år efter Kontraktets

upphörande. När det gäller uppgifter som är sekretessbelagda enligt lag gäller sekretessen under den tid som anges i lagen.

7.7.4 Ramavtalsleverantörens ansvar för medarbetare Ramavtalsleverantören ansvarar för att samtliga medarbetare som Ramavtalsleverantören sysselsätter under Kontraktet följer gällande relevanta bestämmelser om sekretess enligt Kontraktet samt vad som i

övrigt följer av lag eller föreskrift avseende sekretess.

7.8 Underleverantör

7.8.1 Anlitande av underleverantör Ramavtalsleverantören har rätt att anlita Underleverantör i enlighet med vad som anges i Ramavtalet. Underleverantören ska uppfylla motsvarande krav som uppställs i Kontraktet på Ramavtalsleverantören

avseende de delar av tillhandahållandet av Varan som Underleverantören ska utföra. Underleverantören ska även uppfylla samtliga krav som föreskrivs i Ramavtalet avseende Underleverantörer.

7.8.2 Ramavtalsleverantörens ansvar för Underleverantör I den utsträckning Underleverantör anlitas för utförande av åtagande under Kontraktet ansvarar Ramavtalsleverantören för Underleverantörens utförande såsom för egen del. Detta inkluderar för

tydlighetens skull även att Ramavtalsleverantören ansvarar för att Underleverantörens medarbetare iakttar sekretess enligt avsnitt; Ramavtalsleverantörens ansvar för medarbetare.

7.8.3 Byte eller tillägg av Underleverantör Ansökan om att byta eller lägga till Underleverantör för utförande av Tjänster ska ställas till Avropsberättigad i god tid före planerat bytes- eller tilläggsdatum. Eventuellt byte eller tillägg av

Underleverantör under Kontraktstiden kan endast ske efter godkännande från Avropsberättigad. Ändringar och tillägg regleras enligt avsnitt; Ändring av Kontraktet.

7.9 Pris - rangordnat förfarande

7.9.1 Avtalade priser avser Avtalade priser avser pris exklusive mervärdesskatt och andra skatter, och är angivna i svenska kronor om inte annat anges. Vidare inkluderas samtliga kostnader för Varans tillhandahållande, se avsnitt

Risken för Leveransen.

Såvida inte annat anges i Kontraktet, är priser fasta under hela Kontraktstiden.

Ramavtalsleverantören ska informera Avropsberättigad om Ramavtalsleverantören anser att Varan och/eller Tjänsten inte omfattas av Ramavtalets priser.

7.9.2 Prisjustering Prisjustering påkallas och hanteras av Kammarkollegiet och är giltig när Kammarkollegiet och Ramavtalsleverantören har signerat överenskommelsen.

Prisändring tillämpas tidigast vid påföljande kalendermånadsskifte efter av Kammarkollegiet genomförd prisjustering. Nya priser ska gälla minst 12 månader i taget. Giltiga pågående Kontrakt ska inte justeras.

7.9.3 Priser övriga tider Ramavtalsleverantören har rätt till ersättning för Varor och Tjänster som levereras utanför Arbetsdag, motsvarande vad som överenskommits i Kontraktet.

7.10 Betalnings- och faktureringsvillkor Avropsberättigad ska erlägga betalning till Ramavtalsleverantören i enlighet med och under de förutsättningar som framgår nedan.

7.10.1 Faktureringsberättigad All fakturering ska göras från Ramavtalsleverantören, om inte annat har överenskommits. Fakturan ska sändas till den fakturaadress som framgår av Kontraktet.

Avropsberättigad har rätt att erhålla samlingsfakturor vid överenskommelse.

7.10.2 Fakturans innehåll

En faktura ska som minst innehålla följande uppgifter:

Fakturadatum och fakturanummer

Ramavtalsleverantörens och Avropsberättigads namn och adress Avropsberättigads referens

Ramavtalsleverantörens momsregistreringsnummer Specifikation över levererade Varor

Pris i SEK exklusive mervärdesskatt och andra skatter per Vara enligt ovanstående Pris i SEK exklusive mervärdesskatt för ev. småorderavgift

Pris i SEK exklusive mervärdesskatt för ev. tillkommande tjänst (t.ex. skåpservice, avisering och/eller inbärning)

Totalsumma i SEK exklusive mervärdesskatt och andra skatter

Pris för småorderavgift och ev. tillkommande tjänster ska specificeras separat som en egen post eller egen artikelrad.

Faktureringsavgifter eller pallavgifter är ej tillåtna.

Eventuella felaktiga fakturor som Avropsberättigad anmäler ska rättas omgående.

7.10.3 Betalningserläggande Betalning inklusive mervärdesskatt och andra skatter ska erläggas mot specificerad och godkänd faktura senast 30 dagar efter fakturadatum.

För det fall Avropsberättigad helt eller till någon del inte anser sig vara betalningsskyldig enligt fakturan, har Avropsberättigad rätt att innehålla det omstridda beloppet. Avropsberättigad har vidare rätt att innehålla betalning till den del Avropsberättigad har motkrav avseende prisavdrag, vite, skadestånd eller annan ersättning från Ramavtalsleverantören enligt Kontraktet.

För det fall Parterna är oense om viss del eller vissa delar av det fakturerade beloppet ska Avropsberättigad erlägga betalning med det ostridiga beloppet.

7.10.4 Dröjsmålsränta Betalar Avropsberättigad inte fakturan i tid, har Ramavtalsleverantören rätt att erhålla dröjsmålsränta enligt räntelagen (1975:635) på fakturerat ostridigt belopp. Ränta regleras på anmodan av

Ramavtalsleverantören på nästkommande faktura. Avropsberättigad har på motsvarande sätt rätt till dröjsmålsränta i det fall Ramavtalsleverantören ålagts att betala viten eller skadestånd och betalning inte sker på utsatt dag.

7.10.5 Ramavtalsleverantörens ansvar trots betalning

Avropsberättigads betalning av faktura befriar inte Ramavtalsleverantören från ansvar för Fel eller annat kontraktsbrott.

7.10.6 Fakturering Ramavtalsleverantören har rätt att fakturera för tillhandahållande av Vara efter Faktisk Leveransdag, om inte annat anges i Kontraktet. Vid fakturering är det alltid avropsdagens priser som gäller.

7.10.7 Preskriptionstid För Ramavtalsleverantörens fordringar genom Kontrakt gäller en preskriptionstid om sex (6) månader räknat från den tidpunkt Ramavtalsleverantören haft rätt att fakturera enligt ovan.

Efter preskriptionsavbrott gäller en ny preskriptionstid om sex (6) månader.

7.10.8 Vite vid avtalsbrott Fullgör inte Ramavtalsleverantören sina åtaganden eller bryter mot villkoren enligt avsnitt Fakturans innehåll och avsnitt Fakturering har Avropsberättigad rätt att kräva vite.

Vitet uppgår till 5 000 SEK om Ramavtalsleverantören inte rättar bristen inom fem (5) arbetsdagar från skriftlig uppmaning från Avropsberättigad. Därefter utgår vite om 5 000 SEK för varje kalendervecka som

bristen kvarstår.

Vite regleras på anmodan av Avropsberättigad och förfaller till betalning inom 30 kalenderdagar från fakturadatum.

7.11 E-handel

7.11.1 Generellt Statliga myndigheter ska, enligt Regeringens förordning om myndigheternas elektroniska informationsutbyte (2003:770), kunna hantera sina beställningar av Varor och Tjänster elektroniskt från

år 2014. Myndigheten för digital förvaltning (DIGG) har i uppdrag att ta fram föreskrifter om standarder och andra krav. För mer information se DIGG. Enligt DIGG:s förslag ska elektroniska meddelanden, t.ex. elektroniska beställningar och elektroniska fakturor, följa rekommendation från SFTI (Single Face To Industry). SFTI omfattar specifikationer för elektroniska meddelanden och affärsprocesser med olika grad av integration mellan parterna. För mer information se SFTI.

Leverantörer ska enligt lag (2018:1277) om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling fakturera elektroniskt. Lagen gäller för fakturor som utfärdas till följd av upphandlingar som påbörjats 1 april 2019 eller senare.

Ramavtalsleverantören står själv för de eventuella kostnader som det innebär att sätta upp och använda de standarder som refereras till i upphandlingsdokumentationen.

7.11.2 Anslutning av e-handelssystem För alla Avropsberättigade som önskar ansluta sina e-handelssystem ska Ramavtalsleverantören ha slutfört arbetet med anslutning inom fyra (4) veckor efter det att Avropsberättigad skickat anmälan om

anslutning. Kravet på fyra (4) veckor gäller ej under Ramavtalets första tre (3) månader.

7.11.3 Krav på elektronisk katalog Ramavtalsleverantören ska senast vid Ramavtalets ikraftträdande kunna skapa och sända elektronisk produktkatalog (sortiments- och prislista) enligt minst två (2) av följande alternativ. För beskrivning av

standarder se SFTI.

Svekatalog SFTI/ESAP 6 prislista

SFTI Svekatalog i cellstrukturerat format. Inom SFTI pågår ett arbete med att ta fram en mall för Svekatalog i Excel/XML-format. När denna mall är publicerad ska denna gälla.

7.11.4 Avrop mot produktkatalog Avropsberättigade som väljer affärsprocess ”avrop mot produktkatalog” ska kunna ställa följande krav på produktkatalog som skickas till Avropsberättigads inköpssystem:

Elektronisk katalog som skickas till Avropsberättigads e-handelssystem ska enbart innehålla avtalat sortiment och avtalade priser.

Priserna i katalogen ska vara nettopriser. Med nettopriser avses priser i Bilaga Öppen varukorg

och Bilaga Övrigt sortiment.

Produktkatalog ska uppdateras när uppdatering av Varor genomförts enligt Avsnitt Uppdatering av varor, när prisjustering genomförts eller enligt särskild överenskommelse med Avropsberättigad.

7.11.5 Krav på uppkoppling mot webbshop (s.k. punch-out) Ramavtalsleverantören ska senast vid Ramavtalets ikraftträdande kunna sända varukorgsmeddelande från sin webbshop till Avropsberättigads e-handelssystem (s.k. punch-out) enligt minst en (1) av

följande standarder. För beskrivning av standarder se SFTI.

PEPPOL punch-out eller annat etablerat varukorgsmeddelande i XML-format.

7.11.6 Krav på elektronisk order Ramavtalsleverantören ska senast vid Ramavtalets ikraftträdande kunna ta emot en elektronisk order enligt minst två (2) av följande alternativ. För beskrivning av standarder se SFTI.

Sveorder SFTI/ESAP 6 Avrop

Genom att ta emot order i fri form via e-post eller via av Avropsberättigad anvisad leverantörsportal (med leverantörsportal menas en webbaserad portal som är ansluten till Avropsberättigads e- handelssystem och till vilken leverantörer kan logga in för att ta emot order.)

7.11.7 Krav på elektroniskt ordererkännande eller ordersvar Ramavtalsleverantören ska senast vid Ramavtalets ikraftträdande kunna sända ordererkännande eller ordersvar enligt minst två (2) av följande alternativ. För beskrivning av standarder se SFTI.

Sveorder (orderresponse) SFTI/ESAP 6 Avropserkännande

SFTI/ESAP 6 Avropsbekräftelse

I fri form genom att sända via e-post

7.11.8 Krav på elektronisk faktura Ramavtalsleverantören ska senast vid Ramavtalets ikraftträdande kunna sända elektronisk faktura enligt minst två (2) av följande alternativ. För beskrivning av standarder se SFTI.

PEPPOL BIS Billing Svefaktura

SFTI fulltextfaktura

7.11.9 Krav på elektronisk kommunikation Ramavtalsleverantören ska senast vid Ramavtalets ikraftträdande kunna kommunicera elektroniskt med Avropsberättigade enligt minst ett (1) av följande alternativ. För beskrivning av standarder se SFTI.

Via PEPPOL-nätverket

Via partsuppsättning mot operatör

Via registrering i av Avropsberättigad anvisad leverantörsportal

7.11.10 Tilläggstjänster e-handel Avropsberättigad som önskar göra kundspecifika urval från avtalat sortiment som visas som ett mindre antal rekommenderade Varor i Avropsberättigads elektroniska katalog eller i webbshop ska kunna

beställa det till självkostnadspris.

Avropsberättigad som önskar få tillgång till övrigt sortiment utanför det avtalade via elektronisk katalog och webbshop ska kunna göra egna överenskommelser om det med Ramavtalsleverantören vid sidan av Ramavtalet.

7.11.11 Vite vid avtalsbrott Fullgör inte Ramavtalsleverantören sina åtaganden eller bryter mot villkoren enligt detta avsnitt E- handel har Avropsberättigad rätt att kräva vite.

Vite regleras på anmodan av Avropsberättigad och förfaller till betalning inom 30 kalenderdagar från fakturadatum.

7.12 Säkerhet

7.12.1 Säkerhetsskyddsavtal I det fall Avrop enligt Avropsberättigad omfattas av säkerhetsskydd enligt säkerhetsskyddslagen (2018:585), ska tillämpliga bestämmelser i nämnda lag beaktas. Om Avropsberättigad så begär ska

Ramavtalsleverantören och berörd Underleverantör ingå säkerhetsskyddsavtal med Avropsberättigad på den nivå som Avropsberättigad begär (nivå 2 eller 3) och i förekommande fall på de villkor som Avropsberättigad anger. I sådana fall är Kontraktets giltighet villkorat av att ett gällande säkerhetsskyddsavtal föreligger mellan Avropsberättigad och Ramavtalsleverantören.

Ramavtalsleverantören har inte rätt till ersättning i det fall Avropsberättigad säger upp Kontraktet till följd av att gällande säkerhetsskyddsavtal saknas.

Om det förekommer motstridiga uppgifter mellan säkerhetsskyddsavtalet och Kontraktet i övrigt ska säkerhetsskyddsavtalet gälla framför Kontraktet och dess bilagor. Säkerhetsskyddsavtalet ska inte omfatta affärsmässiga villkor såsom avgifter, viten, betalning, etc.

7.13 Behandling av personuppgifter

7.13.1 Personuppgifter för Avropsberättigads räkning Behandling av Personuppgifter ska följa Europeiska unionens dataskyddsförordning (EU) 2016/679 med tillhörande genomförandeförfattningar.

Ramavtalsleverantören ska vidta de erforderliga tekniska och organisatoriska åtgärder som krävs för att skydda de personuppgifter som behandlas.

7.14 Ansvar vid intrång i immaterialrätt Ramavtalsleverantören ska på egen bekostnad försvara Avropsberättigad om krav riktas eller talan förs av tredje part mot Avropsberättigad om intrång i patent, upphovsrätt, mönsterskydd, varumärke eller

annan immateriell rättighet på grund av Avropsberättigads användning av Varan. Ramavtalsleverantören ska vidare ersätta Avropsberättigad för alla kostnader, ersättningar och skada, inklusive ombudskostnader, som Avropsberättigad åsamkas till följd av sådant krav eller talan, utan tillämpning av ansvarsbegränsningen i avsnitt; Rätt till skadestånd och ansvarsbegränsningar.

Ramavtalsleverantörens ansvar enligt avsnitt; Rätt till skadestånd och ansvarsbegränsningar, gäller endast under förutsättning att:

a) Avropsberättigad utan dröjsmål underrättar Ramavtalsleverantören om framförda krav eller väckt talan,

b) Avropsberättigad inte medger eller ingår överenskommelse om betalning eller förlikning i anledning av påstått intrång, samt

c) Avropsberättigad låter Ramavtalsleverantören ensam bestämma om bemötande av kravet eller talans utförande samt förhandla om uppgörelse eller förlikning och lämnar Ramavtalsleverantören, på Ramavtalsleverantörens bekostnad, allt skäligt biträde i sådant bemötande av kravet eller talans utförande eller förlikningsförhandlingar.

7.15 Uppföljning

7.15.1 Kontroll att Ramavtalsleverantören följer uppställda krav Avropsberättigad har rätt att genomföra uppföljning i syfte att kontrollera att Ramavtalsleverantören följer de krav som framgår av Kontraktet. Ytterligare rätt till uppföljning kan framgå av tecknat

säkerhetsskyddsavtal. Vid uppföljning ska Avropsberättigad ha rätt att ta hjälp av en oberoende utomstående kontrollorganisation. Avisering om uppföljning ska normalt göras senast två veckor före uppföljningens genomförande.

7.15.2 Uppföljning av Underleverantör Avropsberättigads rätt till uppföljning enligt detta kapitel ska även omfatta Underleverantör som utför tjänsten skåpservice. I det fall Underleverantör inte medverkar till sådan uppföljning, har

Avropsberättigad rätt att begära att Ramavtalsleverantören ska byta ut Underleverantör varvid avsnitten Byte eller tillägg av Underleverantör ska tillämpas.

7.15.3 Kostnader för uppföljning Avropsberättigad och Ramavtalsleverantören (och Underleverantör) svarar för sina egna kostnader vid uppföljning. Ramavtalsleverantörens (och Underleverantörens) skyldighet att svara för sina egna

kostnader för uppföljning ska dock normalt vara begränsad till maximalt en (1) sådan uppföljning per kontraktsår.

7.16 Avrop

7.16.1 Avrop

Avropsberättigad ska kunna genomföra Avrop genom e-handelssystem, webbshop, telefon och e-post. Ramavtalsleverantörens e-postadress för Avrop ska vara icke personbunden.

Avropsberättigads avrop är inte begränsat till något minimibelopp, se dock avsnitt Småorderavgift vad gäller möjlighet för Ramavtalsleverantör att ta ut småorderavgift.

7.16.2 Kundtjänst Ramavtalsleverantören ska tillhandahålla kostnadsfri Kundtjänst till Avropsberättigade för att kunna ge support och rådgivning avseende Varor och Tjänster. Kundtjänsten ska även ta emot och hantera

reklamationer, anmälningar om felaktiga fakturor samt beställning av användarkonto till webbshop.

Kundtjänst ska även kunna ta emot avropsberättigades anmälningar om anslutning till e-handel samt frågor, fel och incidenter som upptäckts i befintlig e-handel.

Kundtjänsten ska vara bemannad alla Arbetsdagar och kunna kontaktas via telefon och e-post.

Ramavtalsleverantören ska ha svensktalande personal i kundtjänsten som obehindrat kan kommunicera med Avropsberättigad på svenska i både tal och skrift.

Personal i Kundtjänsten ska ha kännedom om innehållet i tecknat Ramavtal samt ha kunskap om Varor och Tjänster som omfattas av Ramavtalet samt dess priser och användningsområden.

Ramavtalsleverantören ska hantera ärenden till Kundtjänst via ett ärendehanteringssystem. Kvittens för mottaget ärende ska sändas inom en (1) timme. Ärenden som inkommer till Kundtjänst ska besvaras inom tre (3) Arbetsdagar.

Vid beställning av användarkonto ska Ramavtalsleverantören kunna begära in följande uppgifter från användaren för att verifiera att Avropsberättigad är behörig att avropa på Ramavtalet:

Myndighetens namn

Myndighetens organisationsnummer Användarens namn

Användarens e-postadress Leveransadresss

7.16.3 Småorderavgift För Avrop med ett totalt ordervärde understigande 350 SEK (exklusive mervärdesskatt) får en småorderavgift tas ut om 100 SEK.

Beräkning av småorderavgift ska göras på den ursprungliga orderns värde. Om ordern på grund av restnoteringar delas upp i flera leveranser ska fortfarande ingen småorderavgift tas ut.

Avropsberättigad ska, oavsett ordervärde, inte debiteras någon smårorderavgift om Varor levereras i samband med användande av Tjänsten skåpservice.

7.16.4 Orderbekräftelse Ramavtalsleverantören ska lämna en skriftlig orderbekräftelse till Avropsberättigad avseende avropade Varor inom 24 h efter Avrop gjorts.

Orderbekräftelsen ska minst innehålla uppgift om vilka Varor som avropats, antal Varor, pris, eventuell småorderavgift och leveransdag.

Orderbekräftelsen får inte innehålla uppgifter som strider mot villkor i Ramavtalet eller Allmänna villkor.

7.16.5 Vite vid avtalsbrott Fullgör inte Ramavtalsleverantören sina åtaganden eller bryter mot villkoren enligt detta avsnitt Avrop har Avropsberättigad rätt till vite.

Vite uppgår till 5 000 SEK om Ramavtalsleverantören inte rättar bristen inom fem (5) arbetsdagar efter skriftlig uppmaning från Avropsberättigad. Därefter utgår vite om 5 000 SEK för varje kalendervecka som bristen kvarstår.

Vite regleras på anmodan av Avropsberättigad och förfaller till betalning inom 30 kalenderdagar från fakturadatum.

7.17 Leverans

7.17.1 Leveranstid Varor i Öppen varukorg och lagerlagda Varor i Övrigt sortiment ska vara Avropsberättigad tillhanda inom tre (3) Arbetsdagar från det att Ramavtalsleverantören erhållit Avrop, om inte annat överenskommits

med Avropsberättigad. Icke-lagerlagda Varor i Övrigt sortiment ska levereras inom sju (7) Arbetsdagar eller enligt särskild överenskommelse med Avropsberättigad. Avropsberättigad ska ha rätt att få leverans på fasta leveransdagar efter överenskommelse med Ramavtalsleverantören.

Avropsberättigad ska, efter överenskommelse med Ramavtalsleverantören, kunna få expressleverans mot en eventuellt tillkommande kostnad som ska vara skälig i förhållande till verklig kostnad jämte påslag.

7.17.2 Leveransplats Leverans ska ske till av Parterna överenskommen leveransadress och aviserad plats (leveransplats). Med aviserad plats avses Avropsberättigads godsmottagning, officiell entré eller motsvarande.

Om Avropsberättigad avropat Tjänsten inbärning gäller att leverans ska ske till av Parterna överenskommen leveransadress och annan aviserad plats än ovan.

7.17.3 Leveransadress I det hänseende leveransadress inte är förutbestämd ankommer det på Ramavtalsleverantören att i god tid före Leverans kontakta Avropsberättigad och överenskomma om leveransadress.

7.17.4 Ersättningsvara efter Avrop Om avropad Vara inte kan levereras får denna ersättas och levereras först efter överenskommelse med Avropsberättigad. Ersättande vara ska uppfylla de ställda kraven och vara likvärdig avseende mått,

prestanda, kvalitet, funktion och/eller annat värde. Pris för ersättande vara ska vara lägre eller detsamma som priset för den vara som ursprungligen avropats. Avropsberättigad har rätt att tacka nej till erbjudande om ersättningsvara och vända sig till nästkommande Ramavtalsleverantör i rangordningen.

7.17.5 Risken för Leveransen Leverans ska ske fritt levererat innebärande att Ramavtalsleverantören står för samtliga risker och kostnader förenade med transporten (inklusive skatt, tull, avgifter samt lastning och lossning) till av

Parterna överenskommen plats. Ramavtalsleverantören ska teckna erforderlig försäkring, fram till och med att Varorna ställts på av Parterna överenskommen leveransadress och aviserad plats.

7.17.6 Förpackning och emballage Ramavtalsleverantören ska tillse att Varan är förpackad och levererad i ändamålsenlig förpackning som bibehåller Varans avsedda kvalitet och egenskaper. Om inte annat anges i Kontraktet, ska förpackning

och emballage ingå i priset, liksom återtagande av pallar, förpackningar, emballage och eventuella rullvagnar. Det senare sker enligt särskild överenskommelse mellan Avropsberättigad och Ramavtalsleverantör.

Packning av Varan ska göras på sådant sätt att Varan lätt kan tas om hand vid lossning samt att känslig Vara inte skadas. Eventuella skador på emballage ska noteras av Avropsberättigad.

7.17.7 Kvittens och leveranskontroll Vid Leverans ska, där så är möjligt, mottagare hos Avropsberättigad kvittera att levererad kvantitet av Varan överensstämmer med Kontraktet. Parterna är införstådda med att Avropsberättigad inte därutöver

är skyldig att undersöka Varans egenskaper och kvalitet inom ramen för Leveransen, om inte särskild leveranskontroll avtalats. Om Leverans inte omfattar avtalad kvantitet av Varan, eller det annars är uppenbart att avtalsenlig Leverans inte föreligger, och avvikelsen inte är av oväsentlig betydelse för Avropsberättigad, ska Leveransen anses vara försenad. Den omständigheten att undersökning eller leveranskontroll utförts befriar inte Ramavtalsleverantören från ansvar för Fel.

7.18 Ansvar för Försening

7.18.1 Försening

Försening föreligger om Faktisk Leveransdag inträffar efter Avtalad Leveransdag.

Restnoterade Varor som inte levereras av Ramavtalsleverantören räknas också som en försening.

7.18.2 Befarad leveransförsening

Om Ramavtalsleverantören befarar att Försening föreligger ska Ramavtalsleverantören skriftligen

informera Avropsberättigad om detta. Ramavtalsleverantören ska ange orsaken till Förseningen samt såvitt möjligt ange den nya tidpunkten då Leverans beräknas kunna ske.

7.18.3 Vite vid försening Försening som beror på Ramavtalsleverantören eller något förhållande på Ramavtalsleverantörens sida berättigar Avropsberättigad till vite. Vite utgår för varje påbörjad sjudagarsperiod som förseningen varar

med ett belopp som uppgår till 1 000 SEK.

Den sammanlagda ersättningsskyldigheten i form av vite ska dock aldrig överstiga 5 000 SEK. I det fall maximalt vite uppnåtts, eller Förseningen annars är av väsentlig betydelse för Avropsberättigad, har Avropsberättigad rätt att skriftligen säga upp Kontraktet helt eller delvis till omedelbart upphörande.

Anspråk på vite skall framställas skriftligen till Ramavtalsleverantören senast tio (10) Arbetsdagar efter att Avropsberättigad fått kännedom om Förseningen. Anspråk på vite är förfallet om det inte framställs skriftligen i rätt tid.

Avropsberättigad har även möjlighet att frångå rangordningen vid upprepad försummelse av Ramavtalsleverantören att fullgöra sina åtaganden, se avsnitt Tilldelning utan förnyad konkurrensutsättning.

7.18.4 Försening som beror på Avropsberättigad Ramavtalsleverantören ska inte ansvara för Försening i den utsträckning Förseningen beror på förhållande som Ramavtalsleverantören kan visa att Avropsberättigad ska anses svara för.

Ramavtalsleverantören har i sådant fall rätt till nödvändig förlängning av leveranstiden samt ersättning för skäliga, styrkta och direkta merkostnader. Om Avropsberättigad finner sannolikt eller befarar att Försening kommer att inträffa, ska Avropsberättigad, utan fördröjning, skriftligen underrätta Ramavtalsleverantören detta.

7.19 Ansvar för Fel

Ramavtalsleverantör ansvarar för att Varan, och i förekommande fall för Tjänsten, i enlighet med vad som framgår av avsnitt; Ramavtalsleverantörens ansvar för Varan.

7.19.1 Reklamation Om Avropsberättigad vill göra gällande ett Fel ska reklamation göras skriftligen till Ramavtalsleverantören inom skälig tid, dock senast inom 30 Arbetsdagar, från det att Felet upptäckts

eller borde ha upptäckts.

7.19.2 Fel inom ett år Ett Fel som visar sig inom ett (1) år efter Leverans ska anses ha funnits vid Leverans om inte Ramavtalsleverantören kan visa annat eller detta är oförenligt med Varans eller Felets art. För Fel som

visar sig senare ska det åligga Avropsberättigad att visa att Felet funnits vid Leverans. På motsvarande sätt gäller att Fel som visar sig inom ett (1) år på Vara eller del av Vara som bytts ut eller reparerats, ska anses ha funnits när reparationen eller utbytet avslutades.

Om Varan till följd av Fel är obrukbar i mer än en (1) månad, förlängs ovan angivna tider med den tid

som Varan varit obrukbar.

Oavsett vad som ovan angetts, förlorar Avropsberättigad rätten att åberopa Fel om Avropsberättigad inte reklamerar felet inom två (2) år från slutförd Leverans.

7.19.3 Felavhjälpande Efter det att Ramavtalsleverantören mottagit reklamation från Avropsberättigad ska Ramavtalsleverantören avhjälpa Felet eller företa omleverans med den skyndsamhet som

omständigheterna påkallar. Ska Felet avhjälpas och detta inte kan ske hos Avropsberättigad, eller om omleverans kan ske, står Ramavtalsleverantören risken för Varan från den tidpunkt Varan skickas från Avropsberättigad fram till den tidpunkt som framgår av avsnitt; Risken för Leveransen.

7.19.4 Frist för avhjälpande av Fel Om Ramavtalsleverantören inte vidtar skyndsamt avhjälpande av Felet enligt ovan, eller skäligen inte kan antas utföra skyndsamt avhjälpande av Felet, får Avropsberättigad skriftligen ge

Ramavtalsleverantören en skälig slutlig frist för avhjälpande.

Har Ramavtalsleverantören inte skyndsamt avhjälpt Felet eller inte avhjälpt Felet inom en skälig slutlig frist enligt ovan, har Avropsberättigad rätt att själv eller genom anlitande av tredje part avhjälpa Felet på Ramavtalsleverantörens bekostnad.

Vid avhjälpande av Fel på Ramavtalsleverantörens bekostnad har Avropsberättigad rätt att fakturera Ramavtalsleverantören för alla skäliga kostnader förenliga med avhjälpandet.

Om avhjälpande av Felet utifrån omständigheterna inte kan ske eller inte kan förväntas ge ett tillfredsställande resultat har Avropsberättigad som alternativ rätt att begära prisavdrag. Med tillfredsställande resultat avses att Avropsberättigad försätts i samma situation som om Felet inte förelegat.

7.19.5 Prisavdrag vid Fel Avropsberättigad har rätt att kräva prisavdrag i de fall avhjälpande eller omleverans inte är möjlig och förutsättningarna för uppsägning av Kontraktet saknas. Prisavdraget ska utgöra en skälig ersättning för

förlorad eller minskad nytta av Varan.

I det fall Ramavtalsleverantören avhjälpt Felet och därmed fullgjort sin prestation enligt Kontraktet men fullgörelsen inte skett inom skälig tid, har Avropsberättigad inte rätt till prisavdrag. Avropsberättigad har istället rätt till vite på grund av Försening enligt avsnitt; Vite vid Försening.

7.19.6 Väsentligt Fel Är Felet väsentligt får Avropsberättigad istället säga upp den del av Kontraktet som Felet hänför sig till, till omedelbart upphörande genom ett skriftligt meddelande till Ramavtalsleverantören. Avropsberättigad

får också säga upp delleveransen/det enskilda avropet om Felet, efter att Ramavtalsleverantören vidtagit rättelse enligt ovan, alltjämt är väsentligt.

7.19.7 Granskning och godkännande av förslag

Avropsberättigads granskning och godkännande av Ramavtalsleverantörens förslag, åtgärder eller handlingar befriar inte Ramavtalsleverantören från ansvar för Fel.

7.19.8 Fel som anses bero på Avropsberättigad Ramavtalsleverantören ansvarar inte för Fel i det fall Ramavtalsleverantören kan visa att Felet beror på förhållanden som Avropsberättigad ska anses svara för.

7.20 Rätt till skadestånd och ansvarsbegränsningar

7.20.1 Ansvar för skada Såvida inte annat uttryckligen anges i dessa Allmänna villkor, har Part rätt till ersättning för skada till följd av avtalsbrott eller vårdslöshet, utöver andra påföljder som framgår av dessa Allmänna villkor för

visst avtalsbrott. Påföljden ska avräknas från detta skadestånd.

7.20.2 Ansvarsbegränsning Parts skadeståndsansvar är begränsat till direkt skada, och omfattar således inte utebliven vinst, utebliven besparing eller annan indirekt skada. Därutöver, om inte annat är angivet i Kontraktet, är Parts

totala skadeståndsansvar under hela Kontraktstiden per kontraktsår begränsat till det Skadeståndsgrundande beloppet.

Det skadeståndsgrundande beloppet utgörs av 3 % av medelvärdet per kontraktsår (faktisk eller uppskattad) under hela Kontraktstiden, av det vid Kontraktets tecknande beräknade totala värdet av Kontraktet.

Ansvarsbegränsningarna ska inte gälla i fall av uppsåt eller grov vårdslöshet, eller vid brott mot sekretesskyldigheten enligt kapitel Sekretess.

7.20.3 När ansvarsbegränsningen inte gäller De angivna ansvarsbegränsningarna gäller inte för Ramavtalsleverantörens ersättningsskyldighet till följd av krav från tredje part avseende intrång i tredje parts immateriella rättigheter, brott mot tecknat

säkerhetsskyddsavtal, brott mot villkor för behandling av personuppgifter, krav till följd av person- eller sakskada eller för skada som vållats uppsåtligen eller genom grov vårdslöshet.

7.21 Befrielsegrund

7.21.1 Force majeure Om Avropsberättigad eller Ramavtalsleverantören förhindras att fullgöra sina skyldigheter enligt Kontraktet av omständighet utanför Avropsberättigads eller Ramavtalsleverantörens kontroll som denne

inte skäligen kunde förväntas ha räknat med vid Kontraktets tecknande och vars följder denne inte heller skäligen kunde ha undvikit eller övervunnit (s.k. force majeure), eller av att Avropsberättigad eller Ramavtalsleverantören i något led förhindras fullgöra sina skyldigheter enligt Kontraktet på grund av omständigheter som här angetts, ska detta utgöra befrielsegrund som medför framflyttning av tidpunkten för fullgörandet av Avropsberättigads eller Ramavtalsleverantörens skyldigheter enligt

Kontraktet samt från vite och andra påföljder så länge hindret föreligger.

Den som påkallar befrielsegrund har bevisbördan för att force majeure föreligger.

Befrielsegrund gäller under så lång tid som är skäligt med hänsyn till hindrets konsekvenser för Parts möjligheter att prestera enligt Kontraktet. Om Kontraktets fullgörande till väsentlig del förhindras under längre tid än 90 dagar på grund av sådan angiven omständighet har dock motparten, utan ersättningsskyldighet, rätt att skriftligen säga upp Kontraktet.

7.22 Statistik

7.22.1 Statistik till avropsberättigad Ramavtalsleverantören ska kunna tillhandahålla statistik till Avropsberättigad avseende Avrop gjorda under en viss tidsperiod. Statistiken ska kunna tillhandahållas per kundkonto. Statistik ska

tillhandahållas till Avropsberättigad kostnadsfritt.

Ramavtalsleverantören ska på Avropsberättigads begäran kostnadsfritt tillhandahålla följande försäljningsstatistik en (1) gång per år på artikelnivå för samtliga Varor:

1. Artikelnummer

2. Artikelbenämning

3. Antal köpta varor under tolv (12) månader

4. Försäljningsbelopp

5. Pris enligt avtal

Försäljningsstatistiken ska levereras inom tio (10) arbetsdagar och i cellbaserat format, t.ex. Excel.

Avropsberättigad ska ha möjlighet att till överenskommen självkostnad kunna begära ut försäljningsstatistik enligt ovan vid fler än ett tillfälle per år. I den mån andra statistikuppgifter avseende försäljning finns tillgängliga ska Avropsberättigad även kunna begära ut statistik på dessa till självkostnadspris.

7.22.2 Vite vid avtalsbrott Avropsberättigad har rätt till vite med 5 000 kr för varje vecka som begärd försäljningsstatistik ej levererats från och med elva (11) arbetsdagar efter Avropsberättigads begäran om försäljningsstatistik.

7.23 Ändring av Kontraktet

7.23.1 Skriftlig överenskommelse Ändring av Kontraktet får endast ske efter skriftlig överenskommelse mellan Avropsberättigad och Ramavtalsleverantören och inom de ramar som Ramavtalet och LOU uppställer. I det fall

Avropsberättigad begär ändring ska Ramavtalsleverantören utan dröjsmål meddela Avropsberättigad vilken eventuell och skälig påverkan Avropsberättigads ändringsbegäran får på avtalat pris, tidplan och andra relevanta omständigheter, varefter Avropsberättigad ska meddela Ramavtalsleverantören huruvida

justering av villkoren i Kontraktet i relevant avseende accepteras. Överenskommen ändring ska dokumenteras skriftligen, vara undertecknad av Avropsberättigad och Ramavtalsleverantören samt biläggas Kontraktet.

7.23.2 Rätt till ersättning för merarbete Ramavtalsleverantören har endast rätt till ersättning för merarbete i samband med Avropsberättigads ändringsbegäran om detta särskilt avtalats och skriftligen godkänts av Avropsberättigad.

7.24 Överlåtelse av Kontraktet

7.24.1 Avropsberättigads rätt till överlåtelse Avropsberättigad får överlåta Kontraktet helt eller delvis till annan myndighet eller organisation (oavsett form) som helt eller delvis träder in eller övertar Avropsberättigads verksamhetsområde eller offentliga

uppdrag. Önskemål eller meddelande om överlåtelse enligt detta avsnitt ska framföras i god tid. Medgivande, där så krävs, ska inte oskäligen förvägras.

7.24.2 Ramavtalsleverantörens rätt till överlåtelse Vid byte av leverantör i enlighet med 17 kap. 13 § LOU, ska Ramavtalsleverantören inhämta ett skriftligt godkännande från Avropsberättigad innan bytet sker. Med byte av leverantör avses samtliga ändringar

av juridisk eller fysisk person genom exempelvis överlåtelse, fusion, företagsomstruktureringar, uppköp, sammanslagningar, förvärv eller insolvens.

Såvida inte annat framgår av Kontraktet, har Ramavtalsleverantören inte heller rätt att utan Avropsberättigads skriftliga godkännande i förväg, helt eller delvis, pantsätta rättigheter (inklusive fordringar) eller skyldigheter enligt Kontraktet till annan juridisk eller fysisk person.

Ramavtalsleverantörens ansökan om ändringar enligt ovan ska ställas till Avropsberättigad i god tid före det planerade datumet för ändringen. Vid Ramavtalsleverantörens ansökan om ändring kan Avropsberättigad komma att begära in handlingar för att bedöma om ändringen kan godtas eller inte.

Avropsberättigad har aldrig skyldighet att godkänna en ändring.

7.25 Tvistelösning och tillämplig lag

7.25.1 Tvistelösning Tvister angående tolkning eller tillämpning av Kontraktet och därmed sammanhängande rättsförhållanden ska avgöras av svensk allmän domstol på den ort där Avropsberättigad har sitt säte.

7.25.2 Tillämplig lag Rättigheter och skyldigheter enligt Kontraktet bestäms av svensk lag med undantag av dess lagvalsregler.

7.25.3 Meddelanden

Meddelande från Part rörande dessa Allmänna villkor ska tillhandahållas den andre Partens kontaktperson skriftligen.

Document Metadata

Table of Contents

Upphandlingsdokument

Document Metadata