ANBUDSFÖRFRÅGAN
ANBUDSFÖRFRÅGAN
Korsholms kommun begär anbud enligt följande:
Upphandlingsenhet Korsholms kommun Samhällsbyggnad
Xxxxxxxxxxxx 0, 00000 Xxxxxxxx
Kontaktperson: Kommunalteknisk chef Xxxxxx Xxxxxxx, tfn (00) 000 0000
Föremål för anbudstävlan
Korsholms Byabuss
Anbudsförfrågan har 19.12.2023 publicerats på HILMA samt Korsholms kommuns webbsida på adressen xxx.xxxxxxxx.xx.
Allmänna uppgifter om Korsholms kommun finns på adressen xxx.xxxxxxxx.xx.
Utgångspunkter
Korsholms kommun är en tvåspråkig kommun i Vasa stadsregion med cirka 19 700 invånare. Befolkningsutvecklingen är positiv med en årlig tillväxt.
Upphandlingsförfarande
Öppet förfarande.
Föremål för upphandlingen
Anbudsbegäran gäller trafikhelheten Korsholms Byabuss, som omfattar i Bilaga 1 redovisade områden under vardagar hela året (må-fre; med undantag av helgdagar, jul- och midsommarafton), bestående av elevtransporter (ca 19 elever/dag förmiddag, ca 2 elever/dag eftermiddag), dagcentertransporter (ca 10 åldringar/dag), samt en allmänt tillgänglig servicetrafik. Dagsprogrammet uppdateras ifall skolornas eller dagcentrens tider förändras (t.ex. på sommaren 2024 för att motsvara skolåret 2024–2025).
Utöver det i Bilaga 1 redovisade dagsprogrammet gäller anbudsbegäran även en anropsstyrd matarlinje med separat matartaxi de torsdagar som Byabussen trafikerar.
Trafiken bör enligt planen inledas 1.2.2024.
Anbud begärs för tiden 1.2.2024–31.12.2025. Den aktuella tidsperioden omfattar totalt 479 trafikeringsdagar.
Servicetrafiken sker enligt dagsprogrammet måndag-fredag ca kl. 7.45-16.45. Trafikeringstiden är 8 timmar/dag. Den genomsnittliga körsträckan är uppskattningsvis 250 - 350 km/dag. Den dagliga trafikeringstiden kan vid behov förlängas med högst en timme per dag, vilket ska beaktas i anbudet. Ifall den dagliga körsträckan kontinuerligt överskrider den uppskattade, kan trafikanten initiera om förhandling om ersättning. Den anropsstyrda matarlinjen på torsdagar körs så att passagerare från byarna Björköby, Söderudden, Köklot och Iskmo kan använda Byabussen. Matarlinjen planeras så att den sammanfaller med det ordinarie dagsprogrammet. Det planerade dagsprogrammet presenteras i bilaga 1. Inlämnade anbud gäller en trafik i enlighet med dagsprogrammet i bilaga 1 för hela perioden omfattande totalt 479 trafikeringsdagar.
Servicetrafiken förverkligas i form av en allmänt tillgänglig kollektivtrafik som är avsedd särskilt för rörelsehindrade, t.ex. handikappade och åldringar. Servicetrafikens förare hjälper vid behov till med påstigning och avstigning.
Servicetrafikens fordon består i allmänhet av minibussar med lågt golv eller specialutrustade stora taxibilar. Passagerarna använder vanligen hjälpmedel såsom rullstol eller rollator. Fordonen bör garantera en smidig och säker transport av dessa kunder. Fordonen ska vara inva-utrustade, men fordon med lågt golv är med tanke på vägförhållandena inte ändamålsenliga. Fordonen får vara högst 5 år gamla och det bör finnas minst 16
passagerarplatser. Fordonen som används för matartrafiken får vara högst 5 år gamla och det bör finnas minst 8 passagerarplatser. Dessa randvillkor bestämmer typen av fordon.
Den allmänt tillgängliga servicetrafiken är helt och hållet anropsstyrd. För mottagningen av anrop och den anropsbaserade ruttplaneringen svarar trafikanten. Mottagandet av anrop kan ske t.ex. med mobiltelefon. Beställning bör göras senast dagen före transporten. Matarlinjen körs endast till och från de områden där det gjorts beställningar. Trafikanten ansvarar för att samarbetet mellan Byabussen och matarlinjen fungerar smärtfritt.
För den allmänna informationen om trafiken svarar beställaren. Trafikanten svarar för övrig kundinformation och marknadsföring av trafikhelheten. Separat ersättning för denna information betalas inte. Ersättning betalas inte heller för den obligatoriska uppföljningen av körkilometrar, passagerarantal och biljettintäkter (per dag och linje samt passagerartyp) som förutsätts av trafikanten, och som ska tillställas beställaren månatligen i överenskommen form.
Elevtransporternas resekostnader – motsvarande kostnaden för skolelevers Oy Matkahuolto Ab’s 44-resors biljett - debiteras av kommunen månatligen i efterskott. För dagcentergrupperna debiteras 5,00 €/person för tur/returresa (2,50 €/resa/person). Passagerarna skall inte betala extra avgift för matarlinjen. Priserna kan justeras under avtalsperioden i fall priserna för taxi- och bussresor förändras. Biljettintäkterna tillkommer köparen. Anbuden bör avse bruttosummor utan avdrag för biljettintäkter. Som betalningsmedel gäller kontanta pengar och kortbetalning. Trafikanten svarar för att kortläsare finns i fordonet. Avtal om andra förfaringssätt för betalning av resan görs separat.
Urvalsgrunder och bedömningskriterier
Beställaren kan före avgörandet vid behov begära ytterligare utredningar om en eller flera anbudsgivare. Beställaren kan även intervjua förarkandidaterna.
Anbud som är försenade eller på annat sätt inte motsvarar anbudsförfrågans villkor beaktas inte. Även de anbudsgivare som juridiskt, ekonomiskt, tekniskt eller funktionellt inte anses kunna klara av anbudsförfrågans förpliktelser faller bort. Även anbudsgivare som inte kan garantera service på svenska och finska faller bort. Dessa anbudsgivare får ett meddelande om beslutet samt en motivering.
Det slutliga valet görs bland de anbud som uppfyller villkoren i anbudsbegäran. Det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet med det bästa förhållandet mellan pris och kvalitet kommer att antas. Jämförelsen av anbud görs på basen av uppgifterna i anbudsgivarens anbud. Bedömningen baseras på anbudspriset, egenskaper hos personalen som föreslagits för uppgiften samt egenskaperna hos den utrustning som enligt anbudet ska användas i trafiken.
Anbudspris
Vid bedömningen av anbudspriset ger det förmånligaste anbudet 60 poäng och poängen för de övriga anbuden beräknas enligt schemat anbud/fördelaktigaste anbudet x 60 poäng.
Fordonsegenskaper
Avgörande vid bedömningen av fordonens egenskaper är kapaciteten, möjligheten till en mångsidig användning, utrymmesplaneringen och faktorer som underlättar villkoren för rörelsehindrade personer. Viktiga faktorer är även eventuella reservfordon och kvaliteten på dessa fordon samt tillgängligheten. Användning av ”Korsholms byabuss” som kännetecken på synligt ställe betraktas som fördel. Fordonens egenskaper kan ge högst 20 poäng.
Personalens egenskaper
Vid bedömningen av personalens egenskaper beaktas personalens utbildning, språkkunskap, erfarenhet av trafik som motsvarar den aktuella trafiken, erfarenhet av kundbetjäning samt erfarenhet av åldrings- och handikapparbete samt förmåga att arbeta med olika kundgrupper. Egenskaperna får inte knytas till särskild person,
utan anbudsgivaren förbinder sig att upprätthålla i anbudet nämnda egenskaper oberoende av förare. Beställaren kan intervjua förarkandidaterna vid behov. Förarens egenskaper kan ge maximalt 20 poäng.
Beställaren kan förkasta alla anbud ifall anbudens prisnivå är för hög eller om förhållandena ändrats och det inte längre är ändamålsenligt att förverkliga den planerade trafiken på det sätt som förutsätts i anbudsbegäran.
Beställaren kan göra en direkt upphandling ifall inga anbud inkommer eller inleda förhandlingar med alla anbudsgivare ifall ovan angivna grunder till avslag uppfylls.
Anbudsgivare
Anbudstävlan är öppen för alla innehavare av person- eller taxitrafiktillstånd, i enlighet med lagen om transportservice.
Anbudets innehåll
Anbudet får inte sammankopplas till avgörandet av någon annan aktuell anbudstävlan.
Ett gemensamt anbud av två eller flera företag eller företagare kan godkännas om resurserna hos en anbudsgivare inte räcker till för skötseln av trafiken.
Anbudsgivaren skall garantera service på svenska och finska. Anbudsgivaren kan vid behov även anlita underleverantör.
Anbudet ska innehålla följande uppgifter och utredningar:
Kontakt- och företags/företagaruppgifter
• anbudsgivarens namn och kontaktuppgifter
• namnet på den som är trafikansvarig
• utredning om eller kopia på giltigt person- eller taxitrafiktillstånd
• motivering till sammanslutning av anbudsgivare
• utredning om anlitande av underleverantör samt ovannämnda uppgifter om underleverantören
Fordon och utrustning
• utredning om fordon som används (märke och årsmodell, antal passagerarplatser, handikapp- och alternativutrustning, golvhöjd, bänkplacering, möjligheter att placera rullstolar och andra hjälpredskap (t.ex. rollator) samt andra uppgifter som anbudsgivaren anser viktiga
• utredning om planerat system för mottagning av anrop (t.ex. mobiltelefon) samt över daglig verksamhetstid
• utredning om reservutrustning
Personalens egenskaper
• uppgifter om personal samt referenser (utbildning, språkkunskap, erfarenhet av sådana transporter som uppgiften kräver, erfarenhet av kundbetjäning, erfarenhet av åldrings- och handikapparbete, serviceinriktning och lämplighet för tjänsten)
• personalens lämplighet för det aktuella uppdraget kan bedömas genom en intervju av förarkandidaterna
Anbudets pris
• anbudspris exklusive mervärdesskatt för hela trafikeringsperioden (479 trafikeringsdagar) samt enhetspriser exkl. mervärdesskatt baserade på anbudspriset (€/dag, €/h)
Följande utredningar skall bifogas anbudet:
• skattemyndigheternas intyg över fullgörandet av skatteförpliktelser
• försäkringsbolagets intyg över inbetalda pensionsförsäkringsavgifter
• intyg att trafikanten uppfyller de krav som ställs på arbetstagarnas arbetsförhållanden och lönesättning
Anbudets giltighetstid: Anbudet ska vara i kraft till 30.4.2024.
Ändringar
Den slutliga modellen till rutter och tidtabell planeras i detalj tillsammans med den utvalda anbudsgivaren. Beställaren förbehåller sig därtill rätten att även i övrigt göra ändringar före och efter avtalsslutet. Separata underhandlingar förs med den utvalda anbudsgivaren angående de effekter som ändringarna medför på trafikeringsersättningarna. Utgångspunkten för diskussionerna är enhetspriserna enligt anbudet.
Inlämnande av anbud
Skriftliga anbud inlämnas per post till adressen:
Korsholms kommun Samhällsbyggnad Xxxxxxxxxxxx 0
65610 Korsholm
Anbud kan också sändas per e-post till adressen: xxxxxxxx@xxxxxxxx.xx Anbuden ska vara märkta ”Servicetrafikanbud”.
Anbuden ska vara Korsholms kommun tillhanda senast 17.1.2024 kl. 16:00.
Försenade anbud beaktas inte. Anbud som inte uppfyller anbudsförfrågan kommer inte att beaktas.
Anbuden bör uppgöras i sådan form att de inte innehåller affärshemligheter. Personuppgifter och affärshemligheter ska uppges i separat bilaga med märket ” Icke offentlig”.
Förfrågningar
Eventuella förfrågningar om precisering till anbudsförfrågan görs per e-post till adressen xxxxxxxx@xxxxxxxx.xx. Förfrågningar besvaras inte per telefon. Frågorna ska ställas före 8.1.2024 kl. 8:00 och svaren publiceras 10.1.2024 på Korsholms kommuns hemsida under fliken ”Kommun/Offentlig upphandling”.
Beslutsförfarandet
Samhällsbyggnadsutskottet i Korsholm besluter i ärendet.
Beställaren bestämmer tidpunkten för igångkörningen av servicetrafiken och avgör anbudstävlan om möjligt före
1.2.2024. Beslutet meddelas till alla anbudsgivare.
Vid offentlig upphandling är priserna och anbudshandlingarna offentliga för parterna efter det att beslutet har fattats och för allmänheten efter det att avtalet har ingåtts.
Öppningstillfället för inkomna anbud är inte offentligt.
Korsholms kommun förbehåller sig rätten att godkänna eller förkasta givna anbud. Kommunen erlägger inte ersättning för eventuella kostnader för uppgörande av anbud.
Avtal
Avtal uppkommer först då beslutet har vunnit laga kraft och avtalet har undertecknats av bägge parterna.
Den valda anbudsgivaren ska före avtal ingås lämna utredning till beställaren i enlighet med lagen om beställares utredningsskyldighet och ansvar (1233/2006)
1. En utredning om att företaget är antecknat i förskottsuppbördsregistret och arbetsgivarregistret (enligt lagen om förskottsuppbörd 1118/1996) samt i registret över mervärdesskatteskyldiga (enligt mervärdesskattelagen 1501/1993)
2. Ett handelsregisterutdrag eller motsvarande uppgifter som erhållits från handelsregistret på något annat sätt
3. utredning om att företaget inte har sådan skatteskuld som avses i 20 b § 1 mom. 2 punkten i lagen om offentlighet och sekretess i fråga om beskattningsuppgifter (1346/1999) eller en av myndighet lämnad utredning om beloppet av skatteskuld,
4. intyg över tecknande av pensionsförsäkringar för arbetstagare samt över betalning av pensionsförsäkringsavgifter eller utredning om att en betalningsöverenskommelse har ingåtts angående pensionsförsäkringsavgifter som förfallit till betalning,
5. en redogörelse för vilket kollektivavtal som ska tillämpas på arbetet eller för de centrala anställningsvillkoren,
6. en redogörelse för hur företagshälsovården är ordnad.
Anbudsgivare ska en ansvarsförsäkring, som är i kraft. Intyg över ansvarsförsäkringen ska lämnas in till beställaren, innan avtal undertecknas.
Utdragen och intygen får inte vara äldre än tre månader.
Om den valda leverantören använder underleverantörer ska anbudsgivaren tillställa upphandlingsenheten motsvarande handlingar gällande underleverantörerna till den del upphandlingsenheten bedömer detta nödvändigt med hänsyn till upphandlingens art och omfattning samt de ekonomiska och övriga risker i samband med genomförandet, eller när det är obligatoriskt med stöd av lagen om beställarens utredningsskyldighet och ansvar vid anlitande av utomstående arbetskraft (1233/2006).
Vid upphandlingen följs de allmänna villkoren för offentlig upphandling av tjänster (JYSE 2014 TJÄNSTER, version april 2022).
Vid ingående av avtal tillämpas följande giltighetsföljd:
1) upphandlingsavtal
3) anbudet med eventuella bilagor
4) de allmänna villkoren för offentlig upphandling (JYSE 2014 TJÄNSTER, version april 2022).
Bilagor
Bilaga 1 Servicetrafikens preliminära tidtabell