Allmänt om dokumenthanteringsplanen
Dokumenthanteringsplan för Växjöbostäder AB
Antagen 2018‐05‐16 av Växjöbostäder AB styrelse
Allmänt om dokumenthanteringsplanen
Dokumenthanteringsplanen är ett verktyg för att underlätta hanteringen av myndighetens handlingar. Av Växjö kommuns arkivreglemente fastställt av kommunfullmäktige 2007‐09‐18 framgår att:
‐ Varje myndighet skall upprätta en plan som beskriver myndighetens handlingar och hur dessa hanteras.
‐ Dokumenthanteringsplanen skall antas av myndigheten efter samråd med kommunstyrelsen (kommunarkivet).
‐ Planen skall fortlöpande revideras.
Allmänna handlingar får gallras enligt 10 § första stycket arkivlagen. En antagen dokumenthanteringsplan gäller som gallringsbeslut. Det innebär att handlingar fortlöpande skall gallras (förstöras) i enlighet med de gallringsfrister som beslutats fram till dess att en ny dokumenthanteringsplan fastställts.
Handlingar som skall bevaras skall framställas med material och metoder som garanterar informationens beständighet (Arkivreglementet 9 §).
Samma regler gäller för elektroniska handlingar som för pappershandlingar.
Hur elektroniska handlingar ska hanteras ska framgå av dokument‐hanteringsplanen.
Andra gällande dokument‐ och gallringsplaner
Följande gallringsbeslut gäller för alla kommunala verksamheter i Växjö kommun:
Gemensam gallringsplan för allmänna handlingar i Växjö kommun (fastställd i kommunfullmäktige 2011‐10‐18 § 261)
Förklaringar till dokumenthanteringsplanens indelning
Handlingar
Denna kolumn beskriver de typer av handlingar som finns i verksamheten. Handling definieras i Tryckfrihetsförordningen som ”framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel” (TF 3§). Detta innebär att både pappershandlingar och handlingar som enbart hanteras i datorn ska finnas med i planen.
Format/arkivformat
Här beskrivs det format som handlingar har när de upprättas eller inkommer till myndigheten.
Arkivformat anges om detta inte är detsamma som upprättandeformatet. Exempelvis om digitala handlingar ska skrivas ut på papper för långtidslagring eller om arkivbeständigt papper ska användas vid framställning av handlingen.
Förvaring
Hur handlingarna förvaras innan de levereras till centralarkivet. Pappershandlingar kan förvaras i pärmar, dokumentskåp eller liknande. Digitala handlingar kan förvaras i databaser eller system och här finns då uppgift om vilket system handlingen finns i.
Bevaras eller gallringsfrist
Här anges om en handling ska bevaras eller gallras. Med bevaras menar man att den ska sparas för all framtid. Med gallras avses att handlingar ska förstöras när gallringsfristen löpt ut. Om en handling ska gallras står här efter hur lång tid den kan förstöras.
Leverans till kommunarkivet
Överenskomna tider för när handlingarna ska överlämnas till kommunarkivet. Handlingar som inte behövs för det dagliga arbetet bör fortlöpande levereras till kommunarkivet för att ordnas och förtecknas.
Anmärkning
Här finns övrig information som är av betydelse för framställning, hantering och arkivering av handlingarna.
Frågor om dokumenthantering och arkivvård
När det gäller frågor om arkivhantering, dokumenthanteringsplanen, gallring med mera, ta kontakt med kommunarkivet:
Xxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx
Kommunarkivarie Arkivarie
0470‐000 00 0000‐413 70
Administration av sammanträden | ||||||||
Handlingar | Förvaring | Format/ Arkivformat | Bevaras eller gallringsfrist | Leverans till kommunarkivet | Anmärkning | Ansvarig | ||
Bolagsstämmoprotokoll | Pärm | Arkiv 80 | BEVARAS | 5 år | VD‐assistent | |||
Koncernrådsprotokoll, kopia | Pärm | Papper | Vid inaktualitet | VD‐assistent | ||||
Ledningsmötesprotokoll | Pärm | Arkiv 80 | BEVARAS | 5 år | VD‐assistent | |||
Styrelseprotokoll | Pärm | Arkiv 80 | BEVARAS | 5 år | VD‐assistent | |||
Bilagor till styrelseprotokoll | Pärm | Arkiv 80 | BEVARAS | 5 år | VD‐assistent | |||
Årsredovisning ‐ Original (Inkl. Förvaltningsberättelse/Revisionsberättelse) | Kassaskåpet | Arkiv 80 | BEVARAS | 5 år | Ekonomichef | |||
Hållbarhetsrapport | Kassaskåpet | Arkiv 80 | BEVARAS | 5 år | Separat dokument‐läggs till Årsredovisning | Ekonomichef | ||
Kommittéprotokoll | Pärm | Arkiv 80 | BEVARAS | 5 år | Kommunikationschef | |||
Beredningsutskottets/ Presidieberedningens protokoll och/eller minnesanteckningar | Pärm | Arkiv 80 | BEVARAS | 5 år | VD‐assistent | |||
Protokoll m.m. från förhandlingar med fackliga organisationer | Pärm | Arkiv 80 | BEVARAS | 5 år | Personalchef | |||
Förhandlingsprotokoll, Hyresgästföreningen | Pärm | Arkiv 80 | BEVARAS | 5 år | Ekonomichef | |||
Arbetsplatsträffar, minnesanteckningar eller protokoll | Intranet/Pärm | Digitalt/Arkiv 80 | BEVARAS | 5 år | Respektive avdelningschef | |||
Kallelser och dagordningar | Intranet/Pärm | Digitalt/Papper | 2 år | VD‐assistent | ||||
Protokollsbilagor | Pärm | Arkiv 80 | BEVARAS | 5 år | VD‐assistent | |||
Rapporter Kommunfullmäktiges mål. | Pärm | Digitalt/Papper | BEVARAS | 10 år | Miljö‐ och Kvalitetsansvarig | |||
Rapport Risk‐ och Väsentlighetsanalys | Digitalt/Papper | BEVARAS | 10 år | Inköpschef | ||||
Administration av sammanträden | ||||||||
Styrdokument | Förvaring | Format/ Arkivformat | Bevaras eller gallringsfrist | Leverans till kommunarkivet | Anmärkning | Ansvarig | ||
Bolagsordning | Pärm | Papper | BEVARAS | 5 år | VD‐assistent | |||
Organisationsplaner | Xxxx | Xxxxxx | BEVARAS | 5 år | VD‐assistent | |||
Policy‐ och styrdokument | Pärm | Papper | BEVARAS | 5 år | VD‐assistent | |||
Affärsplan här ingår Verksamhetsplanen | Pärm | Papper | BEVARAS | 5 år | VD‐assistent | |||
Registreringsbevis | Xxxx | Xxxxxx | BEVARAS | 5 år | VD‐assistent | |||
Handläggning av ärenden och skrivelser | ||||||
Handlingar | Förvaring | Format/ Arkivformat | Bevaras eller gallringsfrist | Leverans till kommun‐ arkivet | Anmärkning | Ansvarig |
Broschyrer och information, inkomna | G:/Pärm | Digitalt/Papper | Vid inaktualitet | VD‐assistent | ||
Delegationsbeslut | Xxxx | Xxxxxx | BEVARAS | 5 år | VD‐assistent | |
Diarieförda handlingar | Pärm | Papper | BEVARAS | 5 år | Ekonomichef | |
Diarielistor | Standout/ Pärm | Digitalt/Papper | BEVARAS | 5 år | Diarielista (kronologisk lista över registrerade ärenden) samt arkivlista (lista över ärenden per diarieplansnummer) skrivs ut vid årets slut | Ekonomichef |
Diarieplan/Ärendetyp | Pärm | Digitalt/Papper | BEVARAS | 5 år | Ekonomichef | |
Fullmakter | Pärm | Papper | Vid inaktualitet | Ekonomichef | ||
Handlingar inkomna för kännedom | G:/Pärm | Digitalt/Papper | Vid inaktualitet | T.ex. lokala trafikföreskrifter | VD‐assistent | |
Korrespondens, inom bolaget | G:/Pärm | Digitalt/Papper | BEVARAS, se anmärkning | 5 år | Handlingar av vikt för ärende eller projekt bevaras, digitala handlingar som ska bevaras, skrivs ut på papper. Övrigt gallras vid inaktualitet. | Varje enskild handläggare ansvarar för sin korrespondens. Handlingar som berör ett ärende och/eller projekt läggs till ärendet‐exv. i Diariet/projektet‐exv. i Projektpärm/mapp. |
Korrespondens inom koncern och kommun | G:/Pärm | Digitalt/Papper | BEVARAS, se anmärkning | 5 år | Handlingar av vikt bevaras, digitala handlingar som ska bevaras, skrivs ut på papper. Övrigt gallras vid inaktualitet. | Varje enskild handläggare ansvarar för sin korrespondens. Handlingar som berör ett ärende och/eller projekt läggs till ärendet‐exv. i Diariet/projektet‐exv. i Projektpärm/mapp. |
Korrespondens med hyresgäst (brev, e‐post) | Diariet | Digitalt/Papper | BEVARAS, se anmärkning | 5 år | Handlingar av vikt bevaras, digitala handlingar som ska bevaras, skrivs ut på papper. Övrigt gallras vid inaktualitet. | Varje enskild handläggare ansvarar för sin korrespondens. Handlingar som berör ett ärende och/eller projekt läggs till ärendet‐exv. i Diariet/projektet‐exv. i Projektpärm/mapp. |
Korrespondens, övrig inkommande och utgående | Diariet | Digitalt/Papper | BEVARAS, se anmärkning | 5 år | Handlingar av vikt bevaras, digitala handlingar som ska bevaras, skrivs ut på papper. Övrigt gallras vid inaktualitet. | Varje enskild handläggare ansvarar för sin korrespondens. Handlingar som berör ett ärende och/eller projekt läggs till ärendet‐exv. i Diariet/projektet‐exv. i Projektpärm/mapp. |
Remissyttranden | Diariet | Digitalt/Papper | BEVARAS | 5 år | VD‐assistent | |
Xxxxxxxxxx och framställan, styrelse | G:/Pärm | Digitalt/Papper | BEVARAS, se anmärkning | 5 år | Handlingar av vikt bevaras, digitala handlingar som ska bevaras, skrivs ut på papper. Övrigt gallras vid inaktualitet. | VD‐assistent |
Ekonomi | ||||||||
Handlingar | Förvaring | Format/ Arkivformat | BEVARAS eller gallringsfrist | Leverans till kommunarkivet | Anmärkning | Ansvarig | ||
Aktiebok | Slutakter | Papper | BEVARAS | 10 år | Ekonomichef/Arkivet | |||
Amorteringsuppgörelser ‐ Avbetalningsplaner | Momentum PM/Pärm | Papper | 3 år efter avslutat ärende | Ekonom | ||||
Anläggningsregister | Visma Control | Digitalt | 7 år | Extern Controller | ||||
Ansökan om betalningsföreläggande | Pärm | Papper | 3 år | Ekonom | ||||
Autogiro, anmälningar | Pärm | Papper | Efter avslutat hyresavtal | Ekonom | ||||
Avstämning, lån | Pärm | Papper | 10 år efter upphörande | Ekonom | ||||
Bankgarantier | Pärm | Papper | 2 år efter garantitidens slut | Ekonomichef | ||||
Bankgirolistor | Digitalt | 7 år | Ekonomichef/ Administrativa arkivet | |||||
Beslut, frivillig skatteskyldighet | Pärm | Xxxxxx | 10 år | Extern Controller | ||||
Betalningsförelägganden och inkassoärenden | Pärm | Papper | 3 år | Ekonom | ||||
Betalningsplan‐Byggnation | Projektpärm | Papper | 10 år | Projektchef/Arkivet | ||||
Bokföringsverifikationer | Pärm | Papper | 7 år | Extern Controller | ||||
Bokslut, delårs‐ | Pärm | Papper | 7 år | Räkenskapsmaterial | Extern Controller /Administrativa arkivet | |||
Bokslut, års‐ | Pärm | Papper | BEVARAS | 10 år | Räkenskapsmaterial | Extern Controller/Arkivet | ||
Bokslutsunderlag | Pärm | Papper | 2 år | Räkenskapsmaterial | Extern Controller | |||
Borgensförbindelser/ pantförskrivning | Pärm | Papper | BEVARAS | 10 år | Kommunikationschef | |||
Budget/Prognos | G:/utforskaren | Papper | BEVARAS | 10 år | Antagen årsbudget BEVARAS | Extern Controller/Arkivet | ||
Ekonomi | ||||||||
Handlingar | Förvaring | Format/ Arkivformat | BEVARAS eller gallringsfrist | Leverans till kommunarkivet | Anmärkning | Ansvarig | ||
Budgetunderlag | G:/utforskaren | Digital/Papper | 7 år | Extern Controller /Administrativa arkivet | ||||
Budgetuppföljning | G:/utforskaren | Digital | 2 år | Extern Controller | ||||
Fastighetsdeklarationer | Pärm | Papper | 10 år | Extern Controller /Administrativa arkivet | ||||
Fastighetsförsäkringar | Pärm | Papper | 2 år efter upphörande | Intern Controller | ||||
Fakturor, avskrivna | Pärm | Papper | 7 år | Bara lista | Ekonom | |||
Fullmakter, bank och post | Pärm | Papper | Vid inaktualitet | Ekonom | ||||
Följesedlar | Arkivkartong / Pärm | Papper | Vid inaktualitet om fakturan är specificerad och 7 år om samlingsfaktura | Ekonom | ||||
Försäkringsbrev | Pärm | Papper | 5 år efter försäkrings‐ periodens utgång | Ekonomichef | ||||
Försäkringsärenden | Pärm | Papper | 10 år efter avslutat ärende | T.ex. dokumentation av skada, beställningar och besiktningar | Intern Controller | |||
Grundbokföring | Digitalt/Papper | 10 år | Räkenskapsmaterial | Extern Controller | ||||
Huvudbokföring | Visma Control/PDF | Digitalt | BEVARAS | 10 år | Ekonomichef/ Arkivet | |||
Hyresaviseringar/ Uppdebitering | Momentum PM | Digitalt | 7 år | Ekonomichef/ Momentum PM | ||||
Handlingar | Förvaring | Format/ Arkivformat | BEVARAS eller gallringsfrist | Leverans till kommunarkivet | Anmärkning | Ansvarig | ||
Hyresdebitering/ Debiteringslistor | Momentum PM, Pärm | Digitalt | 7 år | Ekonom | ||||
Ekonomi | ||||||||
Hyreslistor, obetalda eller felaktigt inbetalda hyror | Pärm | Papper | 10 år | Ekonomichef/ Administrativa arkivet | ||||
Hyresreducering, överenskommelse om | Med hyresavtal, pärm | Xxxxxx | 2 år efter avtalets upphörande | Ekonom | ||||
Hyresnedsättningar/ Uppdebitering | Pärm | Papper | 10 år | Ekonom | ||||
Hyressättningssystem / Poängen | Pärm | Papper | BEVARAS | Plusval | Ekonom | |||
Inkassokrav | Momentum PM | Digitalt | 3 år | Ekonom | ||||
Kalkyler exv. Hyreskalkyl | G:/Mapp | Digitalt | 2 år | Ekonomichef | ||||
Koncerninterna poster (KIP) | Pärm | Papper | 10 år | Extern Controller | ||||
Kontoavstämmningar | Pärm | Papper | 10 år | Extern Controller/ Ekonom | ||||
Kontoplan | G:/Pärm | Digitalt/Papper | BEVARAS | 10 år | Ekonomichef | |||
Kontoutdrag | Xxxx | Xxxxxx | 10 år | Ekonom | ||||
Kontrollplan | G:/Pärm | Digitalt/Papper | BEVARAS | 10 år | Intern Controller | |||
Kundfakturajournaler | Momentum PM | Digitalt | 7 år | Räkenskapsmaterial | Ekonom | |||
Kundfakturor | Momentum PM/Pärm | Papper | 7 år | Räkenskapsmaterial | Ekonom | |||
Kundreskontra | Momentum PM/Pärm | Digitalt/Papper | 7 år | Avstämning kundreskontra Husar. Räkenskapsmaterial. | Ekonom | |||
Körjournaler | Xxxx/Pärm | Digitalt/Papper | 7 år | Miljö‐ och Kvalitetsansvarig | ||||
Leveransbetalningar | Visma Control | Digitalt | 7 år | Ekonom | ||||
Leverantörboknings‐ journaler | Visma Control | Digitalt | 7 år | Ekonom | ||||
Handlingar | Förvaring | Format/ Arkivformat | BEVARAS eller gallringsfrist | Leverans till kommunarkivet | Anmärkning | Ansvarig | ||
Leverantörsfakturor | Visma document Enterprice (IM) | Digitalt/Papper | 7 år | Fakturor som skannats sparas i pappersformat i 7 år | Ekonomichef/ Administrativa arkivet | |||
Leverantörsreskontra | Visma Control | Digitalt | 7 år | Ekonom | ||||
Leverantörsutbetalningar | Visma Control/Pärm | Papper | 7 år | Ekonomichef/ Administrativa arkivet | ||||
Ekonomi | ||||||||
Listor över lägenhetsbestånd och övriga uthyrningsobjekt, uthyrningsgrad och hyresnivåer | Momentum PM | Digitalt/Papper | BEVARAS | 10 år | 1 gång per år | Ekonomichef/ Arkivet | ||
Låneavier | Pärm | Papper | 10 år | Ekonom | ||||
Lånesaldo | Pärm | Papper | 3 år | Ekonom | ||||
Låneunderlag/reverser | Pärm | Papper | 10 år | Reverser hos VKAB | Ekonomichef | |||
Momsredovisning | Pärm | Papper | 10 år | Extern Controller | ||||
Marknadsvärderingar | pärm | Papper | BEVARAS | Intern Controller | ||||
Nyckeltal VKAB‐statistik | Pärm | Digitalt/Papper | BEVARAS | 10 år | Ekonomichef/ Arkivet | |||
Revisionshandlingar | Bokslutspärm | Papper | BEVARAS | 10 år | Årsbokslutspärm | Ekonomichef/ Arkivet | ||
Skaderapportering på fastighetsskador | Pärm | Papper | 10 år | Intern Controller | ||||
Skattedeklaration | Bokslutspärm | Papper | BEVARAS | 10 år | Årsbokslutspärm | Ekonomichef/ Extern Controller | ||
Skattekontoutdrag | Xxxx | Xxxxxx | 10 år | Extern Controller | ||||
Skuldebrev | Pärm | Papper | BEVARAS | 10 år | Ekonom | |||
Snitträntor/Årsbokslut | G:/ Pärm | Digitalt/Papper | 2 år | Finansrapport | Ekonom | |||
Särredovisning kommunala lokaler | Bokslutspärm | Papper | BEVARAS | 10 år | Årsbokslutspärm | Intern Controller | ||
Taxeringsbeslut | Pärm | Papper | 10 år | Extern Controller | ||||
Underlag fusion | Pärm | Digitalt/Papper | BEVARAS | 10 år | Ekonomichef/ Arkivet | |||
Årsredovisning, tryckt | Slutarkiv | Papper | BEVARAS | Lämnas Årsvis | Extern Controller | |||
Ekonomi | ||||||||
Köp och försäljning av fastigheter | Förvaring | Format/ Arkivformat | BEVARAS eller gallringsfrist | Leverans till kommunarkivet | Anmärkning | Ansvarig | ||
Avtalshandling vid försäljning av fastighet | G:/Pärm | Digitalt/Papper | BEVARAS | Vid försäljning av fastighet | Ekonomichef/ Arkivet | |||
Avtal, arrende, nyttjanderätt, servitut | Fastighetsakt | Papper | BEVARAS | Vid försäljning av fastighet | Om gällande vid försäljning överlämnas de till ny ägare och kopia BEVARAS | Ekonomichef/ Växjöbostäder och Kommunen | ||
Avtal, tomträtt | Fastighetsakt | Papper | BEVARAS | Vid försäljning av fastighet | Om gällande vid försäljning överlämnas de till ny ägare och kopia BEVARAS | Ekonomichef/ Växjöbostäder och Kommunen | ||
Korrespondens | Pärm/Mapp | Digitalt/Papper | BEVARAS, se anmärkning | Vid försäljning av fastighet | Handlingar av vikt BEVARAS, övriga gallras vid inaktualitet | Varje enskild handläggare ansvarar för sin korrespondens. Handlingar som berör ett ärende och/eller projekt läggs till ärendet‐exv. i Diariet/projektet‐exv. i Projektpärm/mapp. | ||
Köpehandlingar | Fastighetsakt | Papper | BEVARAS | Vid försäljning av fastighet | Ekonomichef/ Växjöbostäder och Kommunen | |||
Lagfartshandlingar | Fastighetsakt | Papper | BEVARAS | Vid försäljning av fastighet | Ekonomichef/ Växjöbostäder och Kommunen | |||
Pantbrev | Fastighetsakt/ Växjö kommun | Papper | BEVARAS | Vid försäljning av fastighet | Papperspantbrev kan omvandlas till datapantbrev. Gamla pantbrev makuleras. | Ekonomichef överlämnas till ny ägare vid försäljning | ||
Underlag ombildning till bostadsrätt | G:/Pärm | Digitalt/Papper | BEVARAS, se anmärkning | Vid försäljning av fastighet | Handlingar av vikt BEVARAS, övriga gallras vid inaktualitet | Ekonomichef/ Intern Controller | ||
Värderingar | Pärm/Mapp | Digitalt/Papper | BEVARAS | Vid försäljning av fastighet | Ekonomichef/ Arkivet | |||
Personal | ||||||
Övergripande dokument | Förvaring | Format/ Arkivformat | Bevaras eller gallringsfrist | Leverans till kommunarkivet | Anmärkning | Ansvarig |
Anhöriglistor | AGDA | Digitalt/Papper | Gallras vid inaktualitet | Personalchef | ||
Delegationsbeslut, fullmakter för | Pärm | Digitalt/Papper | Gallras vid upphörande | Personalchef | ||
Förhandlingsprotokoll, fackliga organisationer | Digitalt/Pärm | Arkiv 80 | BEVARAS | 5 år | Personalchef | |
Handlingsplaner, t.ex. arbetsmiljö, jämställdhet | Digitalt/Pärm | Arkiv 80 | BEVARAS | 5 år | Diarieförs | Personalchef |
Samverkansmöten | Digitalt/Pärm | Arkiv 80 | BEVARAS | 5 år | Personalchef | |
Skyddskommittémöten | Digitalt/Pärm | Arkiv 80 | BEVARAS | 5 år | Personalchef | |
Skyddsrondsprotokoll | Digitalt/Pärm | Arkiv 80 | BEVARAS | 5 år | Personalchef | |
Statistik, årssammanställning över personal | AGDA | Digitalt/Papper | BEVARAS | 5 år | Personalchef | |
Utredningar, t.ex. arbetsmiljö | Personalakt | Papper | BEVARAS | 5 år | Personalchef | |
Rekrytering | Förvaring | Format/ Arkivformat | Bevaras eller gallringsfrist | Leverans till kommunarkivet | Anmärkning | Ansvarig |
Annonser | Visma | Papper | 2 år | Personalchef | ||
Ansökningshandlingar, erhållen tjänst | Personalakt | Papper | BEVARAS | Efter avslutad anställning | Personalchef | |
Ansökningshandlingar, ej erhållen tjänst | Xxxxx | Xxxxxx/Digitalt | 2 år | Personalchef | ||
Intresseanmälningar | Mapp i dator/Pärm | Digitalt/Papper | Gallras vid inaktualitet | Personalchef | ||
Personal | ||||||
Personalhandlingar | Förvaring | Format/ Arkivformat | Bevaras eller gallringsfrist | Leverans till kommunarkivet | Anmärkning | Ansvarig |
Personalakter | Xxxxxxxx | Xxxxxx | BEVARAS | Efter avslutad anställning | Personalchef | |
Anställningsavtal/‐bevis | Personalakt | Papper | BEVARAS | Efter avslutad anställning | Personalchef | |
Anställningsintyg/‐betyg | Personalakt | Papper | BEVARAS | Efter avslutad anställning | Personalchef | |
Arbetsskada (t.ex. anmälan, läkarintyg, utredning) | Personalakt | Papper | BEVARAS | Efter avslutad anställning | Vanligen sekretessreglerad | Personalchef |
Befattningsbeskrivning | Mapp i dator/ Personalakt "Finns inte i personalakt idagsläget" | Digitalt/Papper | BEVARAS | Efter avslutad anställning | Företagets orginal ska lämnas till personalakten, befattningshavarens original förvaras av befattningshavaren | Personalchef |
Handlingar rörande vidareutbildning | Personalakt | Papper | BEVARAS | Efter avslutad anställning | Personalchef | |
Omplaceringsutredningar | Personalakt | Papper | BEVARAS | Efter avslutad anställning | Vanligen sekretessreglerad | Personalchef |
Pensionsavtal | Personalakt | Papper | BEVARAS | Efter avslutad anställning | Personalchef | |
Rehabiliteringsutredningar | Personalakt | Papper | BEVARAS | Efter avslutad anställning | Vanligen sekretessreglerad | Personalchef |
Sjukintyg | Pärm | Papper | 2 år | Personaladministratör | ||
Uppsägningshandlingar | Personalakt | Papper | BEVARAS | Efter avslutad anställning | Personalchef | |
Varningsbrev | Personalakt | Papper | BEVARAS | Efter avslutad anställning | Personalchef | |
Övriga personalärenden | Personalakt | Papper | BEVARAS | Efter avslutad anställning | Personalchef | |
Personal | ||||||
Löneadministration | Förvaring | Format/ Arkivformat | Bevaras eller gallringsfrist | Leverans till kommunarkivet | Anmärkning | Ansvarig |
Arvoden/ersättning till förtroendevalda | AGDA/Pärm | Digitalt/Papper | 10 år | AGDA Personaladministratör | ||
Bokföringsjournal, utbetalda löner | AGDA/Pärm | Digitalt/Papper | 10 år | AGDA Personaladministratör | ||
Flexrättelser | AGDA | Digitalt | 2 år | AGDA Personaladministratör | ||
Ledighetsansökan, kortare än 6 månader | Pärm | Papper | 2 år | Personaladministratör | ||
Ledighetsansökan, barn‐, studie‐ och tjänstledighet över 6 månader | Pärm/ Personalakt | Papper | BEVARAS | Efter avslutad anställning | Personalchef | |
Läkarintyg | Personalakt | Papper | 2 år, se anmärkning | Läkarintyg rörande arbetsskada bevaras i personalakt | Personaladministratör | |
Lönebesked | AGDA | Digitalt | 10 år | AGDA Personaladministratör | ||
Lönelistor | AGDA/Pärm | Digitalt/Papper | BEVARAS | 5 år | AGDA/ Personalchef | |
Semesterlistor | Intranet | Digitalt | 2 år | AGDA Personaladministratör | ||
Tidrapporter | AGDA | Digitalt | 2 år | AGDA Personaladministratör | ||
Information och marknadsföring | ||||||||
Handlingar | Förvaring | Format/ Arkivformat | Bevaras eller gallringsfrist | Leverans till kommunarkivet | Anmärkning | Ansvarig | ||
Annonser, lediga lägenheter | Databas | Digitalt | Vid inaktualitet | Kommunikationschef | ||||
Broschyrer och annan egenproducerad information Original | Pärm | Arkiv 80 Papper | BEVARAS | 5 år | Lämna Orignalen till arkivansvarig som ser till att de läggs i arkivkartong med syrafritt omslag för överlämnande till kommunarkivet. | Kommunikations‐ ansvarig/ Arkivet | ||
Broschyrer och annan egenproducerad information, Trycksaker | Pärm | Papper | BEVARAS | 5 år | Lämna fyra ex av alla trycksaker och broschyrer som vi producerar till arkivansvarig, som ser till att två ex arkiveras hos oss och två ex överlämnas till kommunarkivet | Kommunikations‐ ansvarig/arkivet | ||
Webbserver | Digitalt | BEVARAS i urval | Lämpliga bevarandeformat tas fram i samarbete med kommunarkivet | Kommunikations‐ ansvarig | ||||
Kundinformation, utskick | G:/ | Digitalt/Papper | BEVARAS, se anmärkning | 5 år | Handlingar av vikt bevaras, övrigt gallras vid inaktualitet | Kommunikations‐ ansvarig | ||
Kundenkäter, viss kundundersökning | G:/ | Digitalt/Papper | BEVARAS, se anmärkning | 5 år | Formulär, sammanställning och ev. presentationer bevaras, enkätsvar och liknande gallras vid inaktualitet | Miljö‐ och Kvalitetsansvarig | ||
Marknadsundersökning, viss Kundundersökning | G:/ | Digitalt/Papper | BEVARAS, se anmärkning | 5 år | Formulär, sammanställning och ev. presentationer bevaras, enkätsvar och liknande gallras vid inaktualitet | Kommunikations‐ ansvarig | ||
Byggnation | ||||||
Handlingar från nybyggnadsprojekt liksom ombyggnads‐ och underhållsprojekt som leder till påtaglig exteriör eller interiör förändring hanteras enligt nedan. | ||||||
Upphandling | Förvaring | Format/ Arkivformat | Bevaras eller gallringsfrist | Leverans till kommunarkivet | Anmärkning | Ansvarig |
Anbud, antagna | Projektpärm | Papper | BEVARAS | 10 år efter avslutat projekt | Projektledare/ Arkivet | |
Anbud, ej antagna | Xxxxxxxx | Xxxxxx/Digitalt | 4 år | Projektledare | ||
Anbudssammanställning, entreprenörer | Projektpärm | Papper | BEVARAS | 10 år efter avslutat projekt | Projektledare/ Arkivet | |
Anbudsöppningsprotokoll | Projektpärm | Papper | BEVARAS | 10 år efter avslutat projekt | Projektledare/ Arkivet | |
Annonser | Databas/E‐avrop | Digitalt/papper | BEVARAS | 10 år efter avslutat projekt | Annonser som visar verksamheten och som kan ha betydelse för t.ex. ett projekt bör bevaras. Om de kan läggas in i ett system tillsammans med övrig projektdokumentation kan de sparas digitalt tills vidare. Annars bör de skrivas ut och sparas tillsammans med projektdokumentation på papper. | Projektledare |
Övriga byggnationshandlingar | Förvaring | Format/ Arkivformat | Bevaras eller gallringsfrist | Leverans till kommunarkivet | Anmärkning | Ansvarig |
Arbetsmiljöplan | Projektpärm/ Xxxx | Xxxxxx | 10 år | Projektledare/ Arkivet | ||
Arbetsmiljöverket | Projektpärm | Papper | BEVARAS | 10 år efter avslutat projekt | Projektledare/ Arkivet | |
Avtal, övrigt underhåll | Xxxx | Xxxxxx | 2 år efter avtalets upphörande | Projektledare/ Arkivet | ||
Bankgarantier | Xxxx | Xxxxxx | 2 år efter garantitidens slut | Projektledare/ Arkivet | ||
Besiktningsprotokoll | Projektpärm | Digitalt/papper | BEVARAS | 10 år efter avslutat projekt | Projektledare/ Arkivet | |
Beslut och skrivelser från ägare, styrelse, företagsledning | Pärm/ Hängmapp | Papper | BEVARAS | 10 år efter avslutat projekt | Projektledare/ Arkivet | |
Byggnation | ||||||
Övriga byggnationshandlingar | Förvaring | Format/ Arkivformat | Bevaras eller gallringsfrist | Leverans till kommunarkivet | Anmärkning | Ansvarig |
Bostadsanpassningshandlingar | Pärm/ Hängmapp | Papper | Vid inaktualitet | Sparas så länge lägenheten är bostadsanpassad. | Projektledare | |
Brandskyddsdokument | Projektpärm | Papper | BEVARAS | 10 år efter avslutat projekt | Projektledare/ Arkivet | |
Kontrakt/Beställningsskrivelse, Beställningar projekt | Projektpärm | Papper | BEVARAS | 10 år efter avslutat projekt | Projektledare/ Arkivet | |
Förfrågningshandlingar | G:/Projektpärm | Digitalt/papper | BEVARAS om projektet är genomfört | 10 år efter avslutat projekt | Projektledare/ Arkivet | |
Bygganmälan | Projektpärm | Papper | BEVARAS | 10 år efter avslutat projekt | Projektledare/ Arkivet | |
Bygglovshandlingar | Mapp/Xxxxxxx | Xxxxxx | 2 år efter slutbesiktning | Original förvaras hos Byggnadsnämnden | Projektledare/ Arkivet | |
Byggmötesprotokoll | Projektpärm | Papper | BEVARAS | 10 år efter avslutat projekt | Projektledare/ Arkivet | |
Budget för planerat underhåll | G:/ | Digitalt | 10 år | Projektledare/ Xxxxxxx | ||
Xxxxxx‐ och skötselinstruktioner | G:/Egna pärmar | Digitalt/Papper | Vid inaktualitet | Projektledare/ Arkivet | ||
Egenkontroller från entreprenörer | Projektpärm | Digitalt/Papper | BEVARAS | 10 år efter avslutat projekt | Projektledare/ Arkivet | |
Färg‐, kulörbeskrivning | Projektpärm | Digitalt/Papper | BEVARAS | 10 år efter avslutat projekt | Projektledare/ Arkivet | |
Garantiförbindelser, säkerhet | Projektpärm | Papper | BEVARAS | 10 år efter avslutat projekt | Projektledare/ Arkivet | |
Garantihandlingar | Pärm/Hängmapp | Papper | 2 år efter upphörande | Ekonomichef | ||
Särskilda utredningar såsom Arkeologi, Geoteknik och Miljö | Projektpärm | Papper | BEVARAS | 10 år efter avslutat projekt | Projektledare/ Arkivet | |
Godkännandeblanketter tillval | G:/ & Projektpärm | Digitalt/papper | BEVARAS | 10 år efter avslutat projekt | Projektledare | |
Hyresgästkontakter | Pärm/Xxxxxxxx | Xxxxxx | 10 år | Projektledare/ Arkivet | ||
Byggnation | ||||||
Övriga byggnationshandlingar | Förvaring | Format/ Arkivformat | Bevaras eller gallringsfrist | Leverans till kommunarkivet | Anmärkning | Ansvarig |
Kalkyler, exv. Hyreskalkyl | Projektpärm | Papper | BEVARAS | 10 år efter avslutat projekt | Projektledare/ Arkivet | |
Kontrollplan | Pärm/ Xxxxxxxx | Xxxxxx | BEVARAS | 10 år efter avslutat projekt | Projektledare/ Arkivet | |
Kundinformation | Pärm/ Hängmapp | Papper | BEVARAS, se anmärkning | 10 år efter avslutat projekt | Handlingar av vikt bevaras, övrigt gallras efter 10 år | Projektledare/ Arkivet |
Köpehandlingar | Fastighetsakt | Papper | BEVARAS | Vid försäljning av fastighet | Projektledare/ Arkivet | |
Lantmäteriförrättningar | Pärm/Mapp | Papper | Sakägarkopia, BEVARAS | Vid försäljning av fastighet | Original finns hos lantmäteri‐ myndigheten | Projektledare/ Arkivet |
Leverantörsfakturor | Visma document Enterprice (IM) | Digitalt/Papper | 7 år | Fakturor som skannats sparas i pappersformat i 7 år | Projektledare/ Arkivet | |
Myndigheter, korrespondens med mera med (i samband med ny‐ och ombyggnation) | Projektpärm | Papper | BEVARAS | 10 år efter avslutat projekt | Projektledare/ Arkivet | |
Presentationsmaterial | G:/Papper | Digitalt/Papper | BEVARAS | 10 år efter avslutat projekt | Kommunikations‐ansvarig/ Arkivet | |
Projekteringsmötesprotokoll | Projektpärm | Papper | BEVARAS | 10 år efter avslutat projekt | Projektledare/ Arkivet | |
Projektredovisning, slutbevis | Projektpärm | Papper | BEVARAS | 10 år efter avslutat projekt | Projektledare/ Arkivet | |
Provningsintyg | Drift‐ och skötselpärm | Papper | 10 år | Projektledare/ Arkivet | ||
Övriga byggnationshandlingar | Förvaring | Format/ Arkivformat | Bevaras eller gallringsfrist | Leverans till kommunarkivet | Anmärkning | Ansvarig |
Relationshandlingar | G:/Pärm | Digitalt/papper | BEVARAS | Vid försäljning av fastighet | Vissa handlingar överförs till driftshandlingar när byggnationen färdigställts | Projektledare/ Arkivet |
Ritningar | G:/Arkiv | Digitalt/papper | BEVARAS | Vid försäljning av fastighet | Projektledare/ Arkivet | |
Tidplan | Projektpärm | Papper | 10 år | Projektledare/ Arkivet | ||
Tillgänglighetsdokument | Projektpärm | Papper | BEVARAS | 10 år efter avslutat projekt | Projektledare/ Arkivet | |
Tillgänglighetsinventering | Pärm | Papper | Vid inaktualitet | Projektledare/ Arkivet | ||
Underhållsplaner | Xxxx | Xxxxxx | Vid inaktualitet | Projektledare/ Arkivet | ||
Fastighetsförvaltning | ||||||
Handlingar | Förvaring | Format/ Arkivformat | Bevaras eller gallringsfrist | Leverans till kommunarkivet | Anmärkning | Ansvarig |
Anläggningsdokumentation | Pärm | Papper | Vid inaktualitet | Dokumenation ang. bl.a. Styr‐, El‐, Värme‐, Ventilations‐, kylanläggningar m.m. | Förvaltningschef | |
Arbetsorder | Momentum PM | Digitalt | 2 år efter inaktualitet | Gallring ska ske i IT‐ system enligt dokument hanteringsplanen. | Förvaltningschef | |
Verksamhetsrutiner ‐ Exv. Avfallsrutiner m.m. | Intranet/Pärm | Digitalt/Papper | Ajourhålles. Gallras vid inaktualitet | Alla verksamhets‐ rutiner ska gå under denna. | Xxxxx‐ och Kvalitetsansvarig | |
Besiktningshandlingar, el | Pärm | Papper | BEVARAS | Vid försäljning av fastighet | Elsäkerhets‐ verkets databas | Drift och servicechef/Arkivet |
Besiktningsbevis, sotning | Pärm | Papper | Gallras efter ny besiktning | Drift och servicechef | ||
Besiktningshandlingar, brand | G:/Pärm | Digitalt/Papper | Gallras efter ny besiktning | Drift och servicechef | ||
Besiktningshandlingar, miljö‐ och hälsoskydd | Pärm | Papper | Gallras efter ny besiktning | Förvaltningschef | ||
Besiktningsprotokoll, lekutrustning | Pärm | Papper | Tre senaste sparas, övriga gallras | Kontraktchef | ||
Besiktningsprotokoll lägenhet | Momentum PM | Digitalt | Vid gallring i datasystem sparas 3 generationer hyresgäster | Förvaltningschef | ||
Besiktningsskador, handlingar rörande | Pärm | Papper | 10 år | Ärenden som leder till rättslig prövning bevaras | Förvaltningschef | |
Beställning, servicearbeten | Momentum PM | Digitalt | Efter godkänd debitering | Gallring ska ske i IT‐ system enligt dokumenthanterings‐ planen. | Förvaltningschef | |
Energistatistik, övrig | Xxxx | Xxxxxx | 2 år efter upphörande | Projektchef/ Arkivet | ||
Budget för planerat underhåll, med underlag | Xxxx | Xxxxxx | 10 år | Projektchef | ||
Driftjournaler över fastigheter | Pärm | Papper | BEVARAS | 5 år | Journalbok förvaras i undercentral. | Drift och servicechef/ Arkivet |
Egenkontroller, städ och yttre skötsel | Xxxx | Xxxxxx | 5 år | Kontraktschef/ Arkivet | ||
Energistatistik, årssammanställning | Pärm | Papper | BEVARAS | 5 år | Projektchef/ Arkivet | |
Fastighetsförvaltning | ||||||
Handlingar | Förvaring | Format/ Arkivformat | Bevaras eller gallringsfrist | Leverans till kommunarkivet | Anmärkning | Ansvarig |
Energistatistik, övrig | Pärm | Papper | 2 år efter upphörande | Projektchef/ Arkivet | ||
Farligt avfall, mängder och tillstånd | G:/Pärm | Digitalt/Papper | 3 år | Miljö‐ och Kvalitetsansvarig | ||
Felanmälningar | PM Momentum | Digitalt | Vid inaktualitet | Gallring ska ske i IT‐ system enligt dokumenthanterings‐ planen. | Förvaltningschef | |
Fordonshandlingar, registreringsbevis | Pärm | Papper | När fordonet inte finns kvar | Ekonom | ||
Fotografier, t.ex. skador, förrådsrensning | Pärm/Mapp | Digitalt/Papper | BEVARAS, se anmärkning | Fotografier av vikt för ärende bevaras, övrigt gallras vid inaktualitet | Förvaltningschef/ Arkivet | |
Förebyggnade underhåll, kontroll av Spol‐ och Diskdesinfektorer | Pärm | Papper | Gallras efter 3 år | Förvaltningschef | ||
Hyresgästkontakter | Pärm | Papper | 10 år alt BEVARAS se anm | vikt sparas oberoende av på vilket sätt de kommuniceras. Fax och E‐ post i ärenden av vikt skrivs ut på Arkivbeständigt papper. Konversation i ärenden av vikt via telefon eller sms antecknas och sparas. Här kan det vara lämpligt att diarieföra. | Förvaltningschef | |
Skyddsrum godkännandebevis | Pärm | Papper | BEVARAS | 5 år efter avveckling | Diarieförs | Förvaltningschef/ Arkivet |
Skyddsrum besiktning | Pärm | Papper | Diarieförs | Förvaltningschef | ||
Skyddsrum avveckling | Pärm | Papper | BEVARAS | 5 år | Diarieförs | Förvaltningschef/ Arkivet |
Hissbesiktning | Pärm/digitalt | Papper | Diarieförs | Drift och servicechef | ||
Hissförteckning | Pärm | Papper | Gallras vid inaktualitet | Drift och servicechef | ||
Kontrollrapport för kylanläggningar | Pärm | Papper | BEVARAS | 5 år | Diarieförs | Drift och servicechef/ Arkivet |
Kvalitetskontroller, städ, yttre skötsel m.m. | Pärm | Papper | 5 år | Bör kvarstå, vissa dokument benämns som kvalitetskontroller | Drift och servicechef/ Arkivet | |
Kemikalieförteckning | Pärm | Digitalt/Papper | Ajourhålles. Gallras vid inaktualitet | Miljö‐ och Kvalitetsansvarig | ||
Fastighetsförvaltning | ||||||
Handlingar | Förvaring | Format/ Arkivformat | Bevaras eller gallringsfrist | Leverans till kommunarkivet | Anmärkning | Ansvarig |
Koldioxidinventering | Pärm | Digitalt/Papper | 5 år | Miljö‐ och Kvalitetsansvarig | ||
Köldmedier | Pärm | Digitalt/Papper | 5 år | Miljö‐ och Kvalitetsansvarig | ||
Köldmedier årsrapporter | Pärm | Digitalt/Papper | 5 år | Miljö‐ och Kvalitetsansvarig | ||
Larm‐ och bevakningsrapporter | Pärm | Papper | 2 år | Drift och servicechef/ BSG | ||
Leverantörsfakturor | Visma document Enterprice (IM) | Digitalt/Papper | 7 år | Fakturor som skannats sparas i pappersformat i 7 år | Ekonomichef/ Administrativa Arkivet | |
Listor över lägenhetsbestånd och övriga uthyrningsobjekt, uthyrningsgrad och hyresnivåer | Pärm | Papper | BEVARAS | 5 år | 1 gång per år | Ekonomichef/ Arkivet |
Låsscheman | Pärm | Papper | Gallras 10 år efter inaktualitet | Förvaltningschef | ||
Miljödiplomering, handlingar rörande | Pärm | Digitalt/Papper | Gallras vid inaktualitet | Diplom bevaras, övrigt gallras | Miljö‐ och Kvalitetsansvarig/ Arkivet | |
Nyckelkvittenser, entreprenörer | Aptus‐Arx‐RCO‐ Axor Paam/Pärm | Digitalt/Papper | Papperskvittens gallras när nyckel eller motsvarande återlämnats‐Digital kvittens gallras 2 år efter att nyckel/tagg återlämnats | Gallring ska ske i IT‐ system enligt dokumenthanterings‐ planen. | Förvaltningschef | |
Nyckelsystem | Pärm | Papper | 10 år efter inaktualitet | Förvaltningschef | ||
OVK‐protokoll, besiktning | Digitalt/Pärm | Papper | Gallras när anläggningen byts ut | Drift och servicechef | ||
Polisrapporter | Pärm | Papper | 2 år | Diarieförs | Förvaltningschef | |
Radonmätningar | Pärm | Digitalt/Papper | BEVARAS | Miljö‐ och Kvalitetsansvarig/ Arkivet | ||
Fastighetsförvaltning | ||||||
Handlingar | Förvaring | Format/ Arkivformat | Bevaras eller gallringsfrist | Leverans till kommunarkivet | Anmärkning | Ansvarig |
Relationshandlingar | CD/Pärm | Digitalt/papper | BEVARAS | Vid försäljning av fastighet | Handlingarna ska lämnas till arkivet när projektet är klart och därifrån distribueras ut i organisationen, främst i digital form. | Ekonomichef/ Arkivet |
Saneringsdokumentation, PCB | Pärm | Digitalt/Papper | BEVARAS | 5 år | Diarieförs | Projektchef/ Arkivet |
Skaderapportering på fastighetsskador | Pärm | Papper | 10 år | Interncontroller | ||
Snöskottning och sandning, handlingar rörande | Pärm | Papper | 2 år | Kontraktschef | ||
Störningsärenden | Xxxx | Xxxxxx | 2 år. Noteringar i Husar rensas samtidigt. | Ärenden som leder till rättslig prövning bevaras | Kommunikationschef/ Bostadssociala gruppen | |
Störningsärenden, statistik | Xxxx | Xxxxxx | BEVARAS | 5 år | Kommunikationschef/ Arkivet | |
Systematiskt brandskydd, handlingar rörande | G:/ | Digitalt | BEVARAS | 5 år | Brandskyddsansvarig | |
Systematiskt brandskyddsarbete, flerbostadshus, checklista | G:/ | Digitalt | Gallras efter ny besiktning | Brandskyddsansvarig | ||
Systematiskt brandskyddsarbete, kommunala lokaler, checklista | G:/ | Digitalt | Gallras efter ny besiktning | Brandskyddsansvarig | ||
Systematiskt brandskyddsarbete, rökluckor, checklista | G:/ | Digitalt | Gallras efter ny besiktning | Brandskyddsansvarig | ||
Systematiskt brandskyddsarbete, stigarledning, checklista | G:/ | Digitalt | Gallras efter ny besiktning | Brandskyddsansvarig | ||
Underhållsplaner | Pärm | Papper | Vid inaktualitet | Drift och Servicechef | ||
Fastighetsförvaltning | ||||||
Handlingar | Förvaring | Format/ Arkivformat | Bevaras eller gallringsfrist | Leverans till kommunarkivet | Anmärkning | Ansvarig |
Övrigt avdelningen | Förvaring | Format/ Arkivformat | Bevaras eller gallringsfrist | Leverans till kommunarkivet | Anmärkning | Ansvarig |
"Gula Häftet" arbetssätt & samverkan mellan förvaltningar och bolag i Växjö kommun. Del 1 Avtal med tillhörande bilagor. | Häfte | Trycksak | BEVARAS | Projektchef | ||
"Gula Häftet" arbetssätt & samverkan mellan förvaltningar och bolag i Växjö kommun. Del 2 Kommunala Beslut. | Häfte | Trycksak | BEVARAS | Projektchef | ||
Upphandling | ||||||
Handlingar | Förvaring | Format/ Arkivformat | BEVARAS eller gallringsfrist | Leverans till kommunarkivet | Anmärkning | Ansvarig |
Anbud, antagna | Pärm/Mapp | Papper/digitalt | BEVARAS | 5 år | Diarieförs | Inköpschef/ Arkivet |
Anbud, ej antagna | G:/inköp | Papper/digitalt | 4 år | Inköpschef | ||
Utvärdering | Projektpärm | Papper/digitalt | BEVARAS | 5 år | Diarieförs | Inköpschef/ Arkivet |
Anbudsöppningsprotokoll | Pärm/Mapp | Papper/digitalt | BEVARAS | 5 år | Diarieförs | Inköpschef/ Arkivet |
Tilldelningsbeslut | Pärm/Mapp | Papper/digitalt | BEVARAS | 5 år | Diarieförs | Inköpschef/ Arkivet |
Avtal | Pärm/Mapp | Format/ Arkivformat | Bevaras eller gallringsfrist | Leverans till kommunarkivet | Anmärkning | Ansvarig |
Avtal, t.ex. abonnemang och leasing | Pärm/Mapp | Papper/digitalt | BEVARAS | Diarieförs | Inköpschef/Arkivansvarig | |
Antagna avtal upphandlingar, exv. Skadedjursbekämpning, yttre och Inre skötsel m.m. | Pärm | Papper/digitalt | BEVARAS | Diarieförs | Inköpschef/Arkivansvarig | |
Antagna Avtal, Årsavtal ‐ Ramavtal m.m. | Pärm | Papper/digitalt | BEVARAS | Diarieförs | Inköpschef/Arkivansvarig | |
Ej antagna avtal upphandlingar, exv. Skadedjursbekämpning, yttre och Inre skötsel m.m. | Xxxx | Xxxxxx/digitalt | 4 år | Inköpschef | ||
Ej antagna Avtal, exv. Årsavtal ‐ Ramavtal m.m. | Xxxx | Xxxxxx/digitalt | 4 år | Inköpschef | ||
Uthyrning | ||||||
Bostadsansökningar | Förvaring | Format/ Arkivformat | Bevaras eller gallringsfrist | Leverans till kommunarkivet | Anmärkning | Ansvarig |
Ansökan om förtur, beviljade | Pärm | Papper | 1 år efter avtalstidens slut | Platschef | ||
Ansökan om intern förtur, avslag | Pärm | Papper | 1 år | Platschef | ||
Antagningsbesked | Pärm | Papper | Gallras efter tilldelning | Platschef | ||
Direktbyten | Med hyresavtal | Papper | 2 år efter avtalets upphörande | Platschef | ||
Kontrolldokumentation (boendereferenser, kreditupplysningar m.m.) | G:/ | Digitalt | Gallras efter att kontrollen är slutförd. | Platschef | ||
Handlingar under uthyrning | Förvaring | Format/ Arkivformat | Bevaras eller gallringsfrist | Leverans till kommunarkivet | Anmärkning | Ansvarig |
Andrahandsuthyrning, ansökan om | Xxxx | Xxxxxx | 2 år | Platschef | ||
Andrahandsuthyrning, avslag | Pärm | Papper | Gallras efter att kunden fått meddelande om avslaget. | Platschef | ||
Andrahandsuthyrning, beviljad | Pärm | Papper | 1 år efter uthyrnings‐ period avslutats | Platschef | ||
Besiktningsprotokoll lägenhet | Husar | Digitalt | Vid gallring i datasystem sparas 3 generationer hyresgäster | Förvaltningschef | ||
Betalningsanmärkningar: påminnelser, skrivelser från hyresgäst, ev. beslut, avbetalningsplaner | Pärm | Papper | Vid inaktualitet | Sparas så länge skulden föreligger. Ärenden som leder till rättslig prövning bevaras | Ekonom | |
Felanmälningar och klagomål | Momentum PM/Pärm | Digitalt/Papper | Vid inaktualitet | Platschef | ||
Färgtillval hyresgäster | Projektpärm | Papper | BEVARAS | Projektchef/ Arkivet | ||
Hyresavtal, bostad | Momentum PM/Pärm | E‐avtal/Papper | 2 år efter avtalets upphörande | Bör sparas så länge hyresskuld kvarstår | Platschef | |
Uthyrning | ||||||
Handlingar under uthyrning | Förvaring | Format/ Arkivformat | Bevaras eller gallringsfrist | Leverans till kommunarkivet | Anmärkning | Ansvarig |
Hyresavtal, lokal | G:/Pärm | E‐avtal/Papper | 2 år efter avtalets upphörande | Bör sparas så länge hyresskuld kvarstår. Kommunala Avtal. | Platschef | |
Hyresavtal, lokal (ej kommunala) | Pärm | Papper | 2 år efter avtalets upphörande | Bör sparas så länge hyresskuld kvarstår. | Platschef | |
Hyresavtal, p‐plats och garage | G:/Pärm | E‐avtal/Papper | 2 år efter avtalets upphörande | Bör sparas så länge hyresskuld kvarstår | Platschef | |
Hyresavtal, p‐plats och garage | G:Momentum PM/Pärm | E‐avtal/Papper | 2 år efter avtalets upphörande | Bör sparas så länge hyresskuld kvarstår | Platschef | |
Hyresavtal, tillägg till | Med hyresavtal | Digitalt/Papper | 2 år efter avtalets upphörande | Platschef | ||
Hyresavtal, tillägg till | Med hyresavtal | Digitalt/Papper | 2 år efter avtalets upphörande | Platschef | ||
Korrespondens med hyresgäst (brev, e‐post) | Pärm | Papper | BEVARAS, se anmärkning | Handlingar av vikt bevaras, övrigt gallras vid inaktualitet | Platschef/ Arkivet | |
Nyckelkvittenser | Pärm | Papper | När nyckel eller motsvarande återlämnats | Besiktningsman | ||
Securitasrapporter | Pärm | Papper | 2 år | Ärenden som leder till rättslig prövning bevaras | Förvaltare | |
Tvister med hyresgäster | Pärm | Papper | Vid inaktualitet | Diarieförs. Ärenden som leder till rättslig prövning bevaras | Förvaltningschef | |
Uppsägning av hyresgäst | Med hyresavtal | Papper | 2 år | Diarieförs | Ekonomi eller BSG beroende på vad ärendet beror på | |
Överenskommelser med hyresgäst | Med hyresavtal | Papper | 2 år efter inaktualitet | Diarieförs | Ekonom | |
Övriga handlingar | Förvaring | Format/ Arkivformat | Bevaras eller gallringsfrist | Leverans till kommunarkivet | Anmärkning | Ansvarig |
Avflyttningsstatistik | Pärm | Papper | BEVARAS | 5 år | Årsstatistik bevaras, övrigt gallras | Platschef/ Arkivet |
Listor över lägenhetsbestånd och övriga uthyrningsobjekt, uthyrningsgrad och hyresnivåer | Pärm | Papper | BEVARAS | 5 år | 1 gång per år | Ekonomichef/ Arkivet |
Tapetval | Pärm | Papper | Gallras vid inaktualitet | Platschef | ||
Golvval | Pärm | Papper | Gallras vid inaktualitet | Platschef | ||
Tidigarelagt underhåll | Pärm | Papper | Gallras vid inaktualitet | Platschef | ||
Övrigt | ||||||
Process | Förvaring | Format/ Arkivformat | Bevaras eller gallringsfrist | Leverans till kommunarkivet | Anmärkning | Ansvarig |
IP‐Plan, Fastighetsnät | G:/ | Excel | Ajourhålles | (IP=Internet Protokoll), IP‐adresser för fastighetsnätet | Ansvarig IT‐funktionen | |
IP‐Plan, Fastighetsnät | G:/ | Excel | Ajourhålles | (IP=Internet Protokoll), IP‐adresser för fastighetsnätet | Ansvarig IT‐funktionen | |
Verksamhetsystem, lista systemansvariga | G:/ | Excel | Ajourhålles | Ansvarig IT‐funktionen | ||
Fastighetsnät, Kabelage, (typ av kabel) | G:/ | Excel | Ajourhålles | Ansvarig IT‐funktionen | ||