Direktupphandling gällande inköp av varor till souvenirbutik 2020-02-01
Direktupphandling gällande inköp av xxxxx till souvenirbutik 2020-02-01
Havets Hus i Lysekil AB inbjuder er att lämna anbud på rubricerad direktupphandling i enlighet med detta dokument och bilagor.
Förfrågningsunderlaget består av följande delar som ingår i detta dokument:
• Administrativa föreskrifter
• Kravspecifikation
• Kommersiella villkor
Enligt uppdrag
Xxxxx Xxxxxxx VD
Havets Hus i Lysekils AB
Bilagor att bifoga vid anbudslämning:
1. Anbudsformulär signerat
2. Prislista
3. Avvikelser
Innehåll
1. Administrativa föreskrifter 3
1.2 Kontaktperson för upphandlingen 3
1.6 Kompletterande uppgifter av förfrågningsunderlaget 3
1.9 Prövning av anbudsgivare och formalia 4
3. Kommersiella villkor - avtal 7
3.2 Handlingars inbördes förhållande 7
3.12 Fel eller brist i tillhandahållen vara/tjänst 9
1. Administrativa föreskrifter
Havets Hus i Lysekil XX Xxxxxxxxxxx 0
453 30 Lysekil
Org. Nr. 556670-7039
1.2 Kontaktperson för upphandlingen
Xxxxx Xxxxxxx, Havets Hus i Lysekil AB xxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxx.xx
0000-00 00 00
Anbudet skall vara Havets Hus i Lysekil tillhanda senast 2020-03-11
Anbud skall vara bindande t o m 2021-02-01.
Upphandlingen genomförs som en direktupphandling och omfattas därav inte av reglerna i lagen om offentlig upphandling (LOU).
Detta underlag har skickats direkt till ett antal leverantörer samt annonserats på Havets Hus hemsida.
Ersättning i samband med anbudsräkning lämnas inte.
1.6 Kompletterande uppgifter av förfrågningsunderlaget
Skriftliga frågor med anledning av detta förfrågningsunderlag ställs till köparens kontaktperson. I normalfallet kommer endast frågor inkomna före 2020-02-28 att besvaras.
1.7 Anbudslämnande Anbud skickas till Havets Hus i Lysekil XX Xxxxxxxxxxx 0
453 30 Lysekil
Xxx.xx. 556670-7039
Märk kuvertet ”Anbud artiklar till butik”
Anbudsöppning kommer tidigast att ske den 2020-03-12
Efter anbudsöppning sker granskning och prövning av de anbud som kommit in i rätt tid.
1.9 Prövning av anbudsgivare och formalia
Uppfyller anbudsgivaren de krav som ställs på anbudsgivaren och tjänsten enligt kravspecifikationen går anbudet vidare till anbudsutvärdering.
Avtal kommer om möjligt skrivas med minst tre leverantörer per kategori. Vilka leverantörer som väljs för väljs för avtal avgörs genom bedömning av sortimentets bredd, andel miljövänliga produkter samt offererade rabattsatser.
Bindande avtal mellan parterna uppstår först sedan köparen och anbudsgivare undertecknat särskilt upprättat avtal.
Anbudsgivaren ska vara registrerad för F-skatt och redovisa skatter och avgifter till skattekonto. Uppföljning av detta kommer att ske under avtalsperioden. Leverantören skall även bifoga sitt kommersiella avtal med anbudet.
Havets Hus i Lysekil AB efterfrågar produkter i sex olika kategorier. Leverantören behöver inte ha samtliga varukategorier, avrop görs enligt särskild fördelningsnyckel vilket innebär att prövning görs inför beställning vilka produkter som är relevanta att beställa.
Havets Hus i Lysekil AB eftersträvar att i första hand köpa in produkter som antingen är ekologiska, lokalproducerade, har någon form av certifiering så som miljömärkning, rättvisemärkning, fairtrademärkning eller liknande, eller produkter som är utan kemikalier och flamskyddsmedel.
Eftersom Havets Hus i Lysekil ABs verksamhet är starkt marint förankrad är det i första hand marina produkter som passar Havets Hus i Lysekil AB profil som kommer vara intressanta att beställa. Havets Hus i Lysekil AB garanterar inte att offererade produkter kommer att beställas utan avrop sker punkt 3.4 kommersiella villkor.
Leverantören ska leverera Excelfiler eller Excel kompatibla filer med artikelnamn, artikelnummer, streckkod och inköpspris till Havets Hus för att beställningar ska kunna göras.
Kategorier:
1. Leksaker med mera
Exempel på produkter:
- Mjukdjur
- Magneter
- Spel
- Pussel
- Icke-allergiframkallande smycken
- Byggsatser
- Mobilfodral
- Håraccessoarer
- Block
- Pennskrin
- Pyssel
- Ekologiska kläder
- Badartiklar
2. Kiosk & livs
Exempel på produkter:
- Olja/vinäger
- Marmelad
- Honung
- Skorpor
- Knäckebröd
- Dryck
- Presentförpackningar
- Kryddor
- Godis, även laktos & glutenfritt
3. Konfektion
I denna kategori efterfrågas konfektion med tryck.
Exempel på produkter:
- Ekologiska kläder, för vuxna & barn
- Väskor
- Accessoarer så som mössor, sjalar, kepsar, nyckelringar
- Papperspåsar & inslagspapper
4. Vykort och Affischer
I denna kategori efterfrågas tryckning av både större volymer av vykort men även mindre volymer av exempelvis lokala konstnärer.
5. Hantverk
Exempel på produkter:
- Lokala hantverk
- Fiskeredskap
- Icke-allergiframkallande smycken
6. Övriga produkter
Exempel på produkter:
- Servetter
- Muggar
- Brickor
- Inredningsartiklar
- Handdukar
- Bordstabletter
- Nyckelringar
3. Kommersiella villkor - avtal
Dessa kommersiella villkor kommer även att gälla som kontrakt.
Detta kontrakt har upprättats mellan AB Bolaget nedan kallat leverantören och Havets Hus i Lysekil AB nedan kallad köparen.
Om inget annat anges i detta avtal gäller villkor enligt Avtal 90
Leverantören Namn:
Org. Nr:
Adress:
Kontaktperson:
Telefon:
E-postadress:
Köparen
Namn: Havets Hus i Lysekil AB Org. Nr: 556670-7039
Adress: Xxxxxxxxxxx 0, 000 00 Xxxxxxx
Kontaktperson avtal och beställning: Xxxxx Xxxxxxx Telefon: 0000-00 00 00
E-postadress: xxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxx.xx
3.2 Handlingars inbördes förhållande
Avtalshandlingarna kompletterar varandra. Om avtalshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat, sinsemellan i följande ordning:
1. Skriftliga ändringar och tillägg till avtal vilka skriftligen undertecknats av båda parter
2. Avtal
3. Förfrågningsunderlag daterat 2020-02-01
4. Anbud
5. Avtal 90
Detta ramavtal omfattar presentartiklar och souvenirer. Om möjligt kommer avtal tecknas med minst 3 (tre) leverantörer per kategori.
Köparen väljer den ramavtalsleverantör som bäst kan tillgodose köparens behov vid avropstillfället med hjälp av nedanstående parametrar. Angivna parametrar är ej rangordnade.
a) Produktens funktionalitet
b) Produktens estetiska utformning
c) Leveranstid
d) Produktens pris
Avtalet sträcker sig under perioden 2020-03-12-2021-02-28. Därefter har köparen möjlighet att förlänga avtalet med maximalt 12 månader. Förlängning av avtalet är endast möjligt om avrop inom ramavtalet inte överstigit beloppet för direktupphandling.
Offererade rabattsatser är fasta under hela avtalsperioden.
Ersättning utöver vad som ovan angivits utgår endast om så skriftligen överenskommits. Samtliga priser skall anges som pris i SEK och exklusive moms.
Betalning sker 30 dagar efter avsänd e-faktura. Detta förutsätter att godkänd leverans skett. Dröjsmålsränta på för sent betalda fakturor får endast utgå enligt räntelagen. Köparen betalar inga expeditionsavgifter, faktureringsavgifter eller andra avgifter som pålagts av leverantören eller tredje part.
Samtliga leveranser sker fritt till av köparen angiven adress vid beställningar över ett totalt värde på 500 SEK exklusive moms (inklusive kostnadsfritt återtagande av samtligt emballage/pall). Observera att inga kostnader för pallar ska utgå.
Leverans ska ske till av leveransmottagaren anvisad, väl skyddad plats (inomhus om köparen så önskar) och ska anses överlämnad först efter skriftligt godkännande. Specificerad följesedel ska medfölja leverans. Följesedeln skall innehålla streckkoder till varje levererad produkt.
Om Leverantören ej kan leverera hela beställningen ska köparen informeras och antingen acceptera delleverans, eller annullera resterad beställning.
Vid leverans av produkter under ett totalt värde på 500 SEK exklusive moms äger leverantören rätt att ta ut en fraktavgift på maximalt 100 SEK. Detta gäller ej i de fall leverantören restfört produkter som levereras separat vid senare tillfälle.
Leverantören ska expediera/leverera order/restorder oberoende av ordervärde.
Utställes på och sändes i ett (1) exemplar till köparen.
Köparen kräver elektroniska fakturor då denne omfattas av lagen om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling (2018:1277). Fakturor via PDF eller via mail räknas inte som e- fakturor och godkänns därför inte.
Elektroniska fakturor till Havets Hus, org. nr 556670–7039.
GLN kod: 7365566707033, Operatör: Crediflow AB. Fakturaunderlag och övrig kommunikation till: xxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx
Referens på alla fakturor ska vara Xxxxx Xxxxxxx, RE4. Köparens referenskod skall alltid finnas på fakturan.
Eventuella bilagor till fakturan skickas till den beställande enheten. Fakturan skall innehålla information enligt EU-direktiv och nationell lagstiftning/rekommendation.
Av fakturan ska framgå art och omfattning av det som köpet avser. Köparen har rätt att genom kontroll förvissa sig om att arbetet som anges i faktura motsvaras av utfört arbete.
Slutfaktura skall vara köparen tillhanda senast tre månader efter uppdraget slutförts.
3.12 Fel eller brist i tillhandahållen vara/tjänst
Entreprenören är skyldig att med den skyndsamhet omständigheterna kräver på egen bekostnad avhjälpa fel eller brister i tillhandahållna tjänster, som består i att avtalad specifikation ej uppfylles. Entreprenörens ansvar omfattar inte fel eller brist som beror på den upphandlande enheten.
Det åligger leverantören att teckna och vidmakthålla erforderliga försäkringar under kontraktstiden. På anmodan skall leverantören tillställa köparen bevis om försäkringsskydd.
Leverantören är skyldig att följa samtliga lagar och förordningar i varje enskilt arbete som utförs för Havets Hus i Lysekil AB.
Ändringar och tillägg till avtal får endast göras genom en skriftlig handling som är undertecknad av behöriga företrädare för upphandlande myndighet och entreprenör.
Förpliktelser och rättigheter i enlighet med detta avtal får inte överlåtas på annan, vare sig i dess helhet eller delar därav. Skulle leverantören överlåta sin rörelse skall avtalet omedelbart upphöra att gälla såvida inte beställaren skriftligt medger att avtalet överförs till den nya ägaren.
Beställaren har rätt att häva avtalet om anbudsgivaren:
• är i konkurs eller likvidation, under tvångsförvaltning eller föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud
• är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande
• genom lagakraftvunnen dom är dömd för brott avseende yrkesutövningen
• har gjort sig skyldiga till allvarliga fel i yrkesutövningen och den upphandlande myndigheten kan visa detta
• inte har fullgjort sina åliggande avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet eller i det landet där upphandlingen sker, eller
• i något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar som begärts med stöd av denna bestämmelse
• i väsentligt hänseende inte utför sina åtaganden enligt avtalet och rättelse inte sker utan dröjsmål efter skriftlig erinran
• överlåter sin verksamhet till annan och kommunen inte har lämnat skriftligt medgivande till överlåtandet
• efter beslut från skattemyndighet förlorar F-skattebevis under avtalsperioden
Tvist, som inte kan lösas av parterna gemensamt, skall avgöras av allmän svensk domstol i köparens hemvist, varvid svensk rätt tillämpas. Vid tvist skall dock parterna först förhandla i syfte att gemensamt lösa densamma.
Havets Hus i Lysekil AB Leverantör:
…………………………………………. Ort och datum:
Lysekil 2020………………………… …………………………………………
Underskrift:
............................................... ..............................................
VD Xxxxx Xxxxxxx Namnförtydligande:
............................................... ..............................................