Överenskommelse 2013 KSL/12/0092

Samverkansöverenskommelse mellan kommuner i Stockholms län inom geodata och GIS

KSL:s Geodataråd är Stockholms läns kommunala forum för samverkan inom områdena geodata och GIS. Målsättningen är att skapa förutsättningar för kommunerna att, genom effektivisering och verksamhetsutveckling, möta behovet av kvalitativa grundläggande geografiska data och GIS–tjänster i Stockholms län.

Att säkerställa en hög kvalitet på dessa områden lägger grunden till hur väl kommunerna kan utföra sina uppdrag inom, exempelvis samhällsplanering, katastrofberedskap och e-förvaltning. KSL:s Geodataråd arbetar även aktivt med att förenkla kommunernas arbete med att tillgängliggöra öppna data och samverkar med olika aktörer inom området, exempelvis IT-forum, Lantmäteriet, Länsstyrelsen, TMR och GISS (Geografisk informations- samverkan inom Stockholms län).

Denna samverkansöverenskommelse grundar sig på och avser ersätta det avtal som slöts mellan kommunerna och KSL 2011 rörande KSLs Geodataråds verksamhet. Ett flertal projekt har genomförts under avtalsperioden och som särskilt lyckade kan framhållas den länstäckande ramavtalsupphandlingen för flygfotografering som genererat väsentligt lägre kostnader för kommunerna mot tidigare, då varje kommun gjorde en egen upphandling. Andra lyckade projekt är övergången till nya höjdsystemet RH 2000, samt arbetet med att digitalisera gång- och cykelvägnätet inom länet.

Mer information om genomförda och planerade projekt finns att ladda ner på xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xx

§1. Överenskommelsens parter

Kommunförbundet Stockholms Län, nedan benämnt KSL, och undertecknande kommuner har träffat följande överenskommelse.

§2. Överenskommelsens mål och syfte

Målsättningen med denna överenskommelse är att skapa förutsättningar för

KSLs Geodataråd att även fortsättningsvis vara Stockholms läns gemensamma forum för grundläggande geografiska data och verksamhetsutvecklande GIS- projekt. Överenskommelsen ska underlätta kommunernas samverkan kring exempelvis införande av nya referenssystem, samordnade upphandlingar, kompetenshöjande insatser och andra frågor av gemensam karaktär.

KSLs Geodataråds verksamhet ska medföra effektivare resursutnyttjande, ökat erfarenhetsutbyte och ökade möjligheter att gå på djupet i olika frågor och därmed medverka till en långsiktigt hållbar utveckling av det kommunala arbetet inom områdena geodata och GIS i Stockholms län. Insatserna ska vara konkreta, avgränsade och operativt inriktade. Detta utesluter inte insatser på en övergripande strategisk nivå samt på kommunikation och policyfrågor.

SYFTE MED REGIONAL SAMVERKAN INOM GEODATA OCH GIS

En regional samverkan mellan länets kommuner inom geodata- och GIS området syftar i första hand till att effektivisera och utveckla kommunernas kart- och mätverksamheter samt möta behovet av kvalitativa geodata och GIS - tjänster i den expansiva Stockholmsregionen. Vidare är syftet att KSLs geodataråd ska kunna administrera andra kommungemensamma överenskommelser inom geodataområdet, exempelvis Färdtjänstavtalet med Stockholms läns landsting.

Utöver detta grundläggande syfte ska samverkansöverenskommelsen också ge parterna förutsättningar

• att kompetensutveckla medarbetare

• att vara attraktiva arbetsgivare

• att vara kostnadseffektiva enheter

• att samordna upphandlingar

• att samutnyttja kompetenser

• att åskådliggöra det höga värdet av gemensamma geodata

• att samverka i frågor rörande öppna data

• att samordna leveranser

• att genomföra gemensamma utbildningsinsatser

• att bidra till utveckling och utformning av avtalen med Lantmäteriet

• att samordna byten av referenssystem

SAMVERKANSÖVERENSKOMMELSENS SYFTE

Denna överenskommelse reglerar parternas ansvar inom:

• Organisation och styrning

• Verksamhetsinriktning

• Personella resurser och administration

• Finansiering

§3. Organisation och styrning

KSLs Geodataråds högsta beslutande organ utgörs av kommunernas chefer för geodataverksamheten och dessa sammanträder under en vår- och en höst- konferens. Den beslutande delen av konferensen kallas rådsmöte då utvalda kommunala representanter deltar. Vid rådsmötet beslutas om KSLs Geo- dataråds styrning, inriktning och ekonomifrågor m.m. Vid behov utses också referensgrupper som har till uppgift att arbeta fram behovsunderlag i samband med genomförande av projekt och andra aktiviteter. Referensgruppernas sammansättning kan vara chefstjänstemän, politiker och annan personal som har direkt anknytning till verksamhetsområdet.

För det löpande arbetet ansvarar en styrgrupp som har det övergripande ansvaret för KSLs Geodataråds åtaganden. Styrgruppen utser inom sig en ordförande, som tillika är ordförande i KSLs Geodataråd. Styrgruppen tar under hösten fram ett verksamhetsprogram utifrån medlemmarnas behov, som fastställs i samband med KSLs Geodataråds höstkonferens. Föregående års verksamhet redovisas i en verksamhetsberättelse senast i mars.

Styrgruppen bör bestå av två representanter från söder- respektive norrort och en från Stockholms stad samt en tjänsteman från KSL och en adjungerad tjänsteman från Lantmäteriet. Styrgruppen sammanträder minst fyra gånger per år. Styrgruppen utser en projektsamordnare som ansvarar för genomförandet av de av styrgruppen beslutade aktiviteter samt upprättande av verksamhetsprogram och verksamhetsberättelse.

En valberedning tillsätts som nominerar nya representanter efter behov. Val av representanter sker vid KSLs Geodataråds rådsmöte. En styrgruppsrepresentant bör inte sitta längre än fyra år åt gången med ett uppehåll om minst två år.

Styrgruppen initierar löpande efter behov som uttryckts av KSLs Geodataråd olika typer av projekt och utser projektledare samt fastställer projektplan och budget för varje enskilt projekt. Projektledaren rapporterar löpande till projektsamordnaren som i sin tur rapporterar resultat och i förekommande fall väsentliga avvikelser till styrgruppen. Se vidare § 5.

Styrgruppen har mandat att svara på remisser och genom skrivelser belysa problem, möjligheter och utmaningar inom geodata- och GIS området. Ett remissvar eller skrivelse ska vara undertecknad av ordförande och beslutat av styrgruppen. Endast KSLs Geodataråds logotyp ska användas i sammanhanget.

§4. Verksamhetsinriktning

Verksamhetsinriktning beslutas årligen i enlighet med riktlinjerna i § 3. Se Verksamhetsplan 2014, bilaga 1 (inte aktuell 2020, därför borttagen).

§5. Personella resurser och administration

Parterna ansvarar gemensamt för att projekten inom KSLs Geodataråd bemannas. För varje projekt görs en projektbeskrivning med en uppskattning av bemanningsbehov samt en projekt- och kommunikationsplan.

KSL ansvarar för utformning av denna samverkansöverenskommelse samt att den skickas ut till kommunerna. KSL ansvarar även för KSLs Geodataråds ekonomiska administration. Projektsamordnaren ska ansvara för den löpande administrationen och projektgenomförande samt budget i enlighet med den av KSLs Geodataråd och styrgruppen fastlagda ambitionsnivån.

Projektsamordnaren rapporterar till styrgruppen vid dess ordinarie möten och till styrgruppens ordförande däremellan. Projektsamordnaren ansvarar också för administration av styrgruppsmöten, vilket innebär att tillsammans med ordförande föreslå mötesagenda, boka lokal samt protokollföra möten.

För varje projekt bildas en arbetsgrupp som i första hand kan bestå av representanter från kommuner. Till varje arbetsgrupp utses en projektledare som förväntas ta ansvar för vissa övergripande uppgifter. All tid som deltagare avsätter för projektet är att betrakta som arbetstid och närvaro vid startmöten och arbetsmöten är obligatorisk.

Deltagande i projektens arbetsgrupper innebär både att kommunen kan dela med sig av den egna kunskapen inom ämnesområdet och få ta del av andras erfarenheter. Deltagarna får också en personlig kompetensutveckling och erfarenhetsutbyte genom arbetet i gruppen.

ARBETSBESKRIVNING FÖR PROJEKTDELTAGARE OCH PROJEKTLEDARE

Projektdeltagarens uppgift är

• att bidra med sin kompetens i arbetsgruppens arbete

• att bidra till att arbetsgruppen uppfyller de mål som angetts i projektplanen

• att rapportera avvikelser till projektledaren samt föreslå korrigeringar

• att meddela projektledaren återbud i så god tid som möjligt inför arbetsmöten

• att i händelse av längre tids ledighet, sjukdom etc. tillsammans med sin chef utse en ersättare till arbetsgruppen

Projektledarens uppgift är

• att driva projektet i enlighet med den av styrgruppen fastställda projektplanen

• att dokumentera arbetsträffar och resultat

• att rapportera avvikelser till projektsamordnaren och föreslå korrigeringar

• att sammankalla till och leda arbetsmöten

• att tillsammans med projektsamordnaren ta fram en slutrapport

§6. Finansiering av verksamheten

Verksamheten finansieras genom en fast avgift om 6 tkr och en rörlig avgift om 30 öre per invånare och med ett tak på 75 tkr. KSL bidrar med 75 tkr.

Den rörliga avgiften ska baseras på folkmängden den 30 juni året före budgetåret och indexregleras efter KPI vart tredje år. Avgiften ska täcka KSLs Geodataråds kostnader för projektsamordnare, administration och mindre konsultinsatser.

AVGIFTSNYCKEL

Grundavgift: 6 000

Kr per invånare: 0,3

Tak per kommun kr: 75 000 kr

Kommun Avgift Invånarantal (SCB Befolkningsstatistik per den 1 november 2013).

Botkyrka	32 207	87 357
Danderyd	15 656	32 185
Ekerö	13 893	26 309
Haninge	30 241	80 804
Huddinge	36 683	102 276
Järfälla	26 711	69 035
Lidingö	19 531	45 104
Nacka	34 307	94 358
Norrtälje	23 039	56 796
Nykvarn	8 854	9 512
Nynäshamn	14 023	26 743
Salem	10 796	15 987
Sigtuna	18 965	43 218
Sollentuna	26 426	68 086
Solna	27 844	72 813

Stockholm	75 000	896 439
Sundbyberg	18 701	42 338
Södertälje	33 233	90 775
Tyresö	19 229	44 095
Täby	25 880	66 268
Upplands Bro		13 679	25 595
Upplands Väsby		18 416	41 386
Vallentuna 15 459		31 531
Vaxholm 9 353		11 178
Värmdö 17 918		39 727
Österåker 18 125		40 417
Summa 604 168		2 160 332
KSL 75 000 TOTALT 679 168		-

§7. Finansiering av enskilda större projekt

För särskilt kostnadskrävande eller särskilt arbetskrävande projekt kan styrgruppen besluta om att ersättning ska utgå för projektdeltagarnas arbetstid.

Finansiering av sådan ersättning kan ske antingen inom ramen för KSLs Geodataråds ordinarie budget alternativt genom särskilt upprop bland kommunerna.

Övriga förutsättningar för särskilt arbetskrävande projekt är att

• ersättning utgår med en timersättning som beslutas i verksamhetsplan

• ersättning utgår inte för projektdeltagarens första 50 timmar

• tidsredovisning krävs

• projektledaren ansvarar för att tilldelad budget inte överskrids

KSLs Geodataråd kan besluta om att parter ska bidra med extra medel för exempelvis konsultinsatser i samband med särskilt kostnadskrävande projekt.

För att KSLs Geodataråd ska kunna besluta om extra finansiering i samband med enskilda större projekt ska alla tillfrågade parter vara positiva till att bidra med extra medel utöver grundavgiften.

§8. Färdtjänstavtalet

KSL har i förhandlingar med Stockholms läns landsting (SLL) tagit fram en rekommendation för kommunerna om att teckna avtal med SLL för färdtjänsten. I avtalet anges att kommunerna ska underlätta för SLL att få tillgång till befintliga adressuppgifter. Samtliga kommuner har träffat avtal med SLL.

Stockholms stad ansvarar för uppdatering av belägenhetsadresser för färdtjänsten i Stockholms län till en indexerad kostnad om 30 tkr, som regleras inom ramen för KSLs Geodataråds budget, se bilaga 2.

§9. Avvikelser gentemot budget

Om de faktiska intäkterna eller kostnaderna under löpande kalenderår visar sig avvika från antagen budget, ska styrgruppen besluta om justeringar i verksamheten i relation till faktiskt resultat.

§10. Under- respektive överskott

Årligt under- eller överskott ska balanseras påföljande år. Om KSLs Geodataråd upphör eller part avbryter sin medverkan, ska eventuellt under- och överskott regleras under aktuellt budgetår. Styrgruppen bör senast den 1 oktober vidta åtgärder som förhindrar att underskott uppkommer.

§11. Samverkansöverenskommelsens natur

Denna samverkansöverenskommelse ska betraktas som ett civilrättsligt avtal som har upprättats mellan KSL och individuellt med varje kommun i Stockholms län.

§12. Varaktighet, fakturering och uppsägning

Denna samverkansöverenskommelse gäller tillsvidare fr.o.m. den 1 januari 2014. KSL kommer att fakturera kommunerna enligt § 6. Fakturering sker tidigast den första mars och senast den sista april.

Part har möjlighet att säga upp överenskommelsen till varje årsskifte, förutsatt att uppsägningen sker skriftligen minst 6 månader i förväg.

Bilaga 2.

Parter: Stockholms stadsbyggnadskontor och Kommunförbundet Stockholms län, 2010-09-03, Dnr, stadsbyggnadskontoret, 2009-11991

Avtal om överföring av belägenhets- adresser för färdtjänsten

Mellan Stockholms stad genom Stadsbyggnadsnämnden och dess förvaltning Stockholms stadsbyggnadskontor, SBK, (org. nr. 212000-0142) och Kommunförbundet Stockholms län, KSL, (xxx.xx. 222000-0448) har följande avtal träffats om uppdatering av belägenhetsadresser för färdtjänsten i Stockholms län.

KSL har i förhandlingar med Stockholms läns landsting (SLL) tagit fram en rekommendation 2009-10-08 för kommunerna om att teckna avtal med SLL för färdtjänsten. Samtliga kommuner har träffat ett avtal med SLL. I § 6 anges att kommunerna ska underlätta för SLL att få tillgång till befintliga adressuppgifter.

1 § SBK: s åtagande och ansvar

SBK ska leverera belägenhetsadresser i Stockholms län varje kvartal till SLL, vid de tidpunkter som SLL kommer överens om med SBK.

SBK levererar belägenhetsadresser på följande sätt:

− SSL initierar en beställning, antingen i enlighet med ett gammalt underlag eller med nya tillägg eller ändringar. SBK justerar uttagsskriptet och tar ut en semikolon separerad textfil innehållande det beställda data och skickar till SSL.

− SBK ansvarar för att SSL informeras om förändringar i nya versioner/releaser som medför eller kan medföra nödvändig anpassning på SSL:s sida. Inga förändringar i kommunikationslösningarna görs med mindre än att överenskommelse om genomförande och tidplan finns.

2 § KSL:s åtagande och ansvar

KSL ska info1mera SBK om aktuella kontaktuppgifter för SBK:s kontakter med KSL och SLL.

3 § Avgifter m.m.

KSL ska ersätta SBK för utförda leveranser av belägenhetsadresser med en avgift på 30 000kr/år. Fakturering sker i oktober va1je/år.

Avgifter skall erläggas inom trettio (30) dagar från fakturans utställande.

4 § Inflationsanpassning

I 3 § angivna avgifter och ersättningar justeras för ändringar i pris- och löner genom det grundbelopp i taxan för stadsbyggnadsnämndens verksamhet som nämnden beslutar om.

Nuvarande grundbeloppet är 52 kr fr.o.m. 1 februari 2009.

5 § Avtalstid mm

Avtalstiden är t.o.m. 2010-12-31 och förlängs sedan automatiskt med ett år i taget till dess uppsägning sker av endera parten. Eventuell uppsägning skall ske skriftligen senast tre (3) månader före avtalstidens utgång.

Om grunderna för detta avtal upphör genom politiskt beslut kan avtalet upphöra i förtid.

6 § Ändringar av avtalet

Ändring av detta avtal skall, för att vara gällande, vara skriftlig och undertecknad av behörigt ombud för respektive part.

7 § Kontaktpersoner

Kontaktpersoner för leveranser enligt avtalet är: