Beslut
§ 225 Samverkansavtal för E-arkivcentrum Dalarna / dnr 2018/2061
Beslut
Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige
1. Samverkansavtal avseende E-arkivcentrum Dalarna antas.
2. Kommunstyrelsens ordförande uppdras att underteckna samverkansavtal avseende E- arkivcentrum Dalarna.
Kommunfullmäktige fattar det slutliga beslutet.
Ärendet
Kommuncheferna/ kommundirektörerna för Dalarnas kommuner beslutade 2017-03-14 att bedriva projektet ”Digitalt långtidsbevarande (e-arkiv)”, med målet att kommuner i Dalarnas län ska erbjuda medborgare, näringsliv, forskning och förvaltning enkel tillgång till offentlig digital information. Genom kommunsamverkan kan de gemensamma resurserna användas mest kostnadseffektivt och kommunerna får ett funktionellt verktyg för att uppnå öppenhet, demokrati, rättssäkerhet, ökad effektivitet och utveckling.
I delrapporten för projektet Länsgemensamt e-arkiv Dalarna 2017-12-11 rekommenderades en avtalssamverkan kring anskaffning och förvaltning av e-arkiv. Dalarnas kommuner har givit avsiktsförklaringar om att samverka i anskaffandet och förvaltning av e-arkivet samt att ge Säters kommun uppdraget att inneha värdskap för tjänsten E-arkivcentrum Dalarna. Ett leverantörsavtal har tecknats mellan alla kommuner och leverantören av e-arkivsystemet Ida Infront. I föreslaget samverkansavtal beskrivs vad som gäller avseende tjänstens innehåll, organisation och beslutsbefogenheter, ersättning och tvist.
Ett första förslag till samverkansavtal togs fram av Säters kommun. Styrgruppen remitterade samverkansavtalet till kommundirektörerna, reviderade utifrån inkomna synpunkter och fastställde därefter ett nytt förslag. Samverkansavtalet beslutades av Säters kommunfullmäktige 2018-10-15 och har skickats ut till kommunerna för godkännande.
Kommunstyrelsens beslut är enligt förslag från arbetsutskottet.
Beslutsunderlag
- Beslut kommunstyrelsens arbetsutskott 2018-11-13 § 239
- Tjänsteskrivelse nämndservice 2018-11-05
- Samverkansavtal om e-arkiv
- Missiv e-arkiv 2018-10-17, Säters kommun
Skickas till
Kommunfullmäktige
Justerandes sign Utdragsbestyrkande
§ 239 Samverkansavtal för E-arkivcentrum Dalarna / dnr 2018/2061
Beslut
Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen
1. Samverkansavtal avseende E-arkivcentrum Dalarna antas.
2. Kommunstyrelsens ordförande uppdras att underteckna samverkansavtal avseende E- arkivcentrum Dalarna.
Kommunfullmäktige fattar det slutliga beslutet.
Ärendet
Kommuncheferna/ kommundirektörerna för Dalarnas kommuner beslutade 2017-03-14 att bedriva projektet ”Digitalt långtidsbevarande (e-arkiv)”, med målet att kommuner i Dalarnas län ska erbjuda medborgare, näringsliv, forskning och förvaltning enkel tillgång till offentlig digital information. Genom kommunsamverkan kan de gemensamma resurserna användas mest kostnadseffektivt och kommunerna får ett funktionellt verktyg för att uppnå öppenhet, demokrati, rättssäkerhet, ökad effektivitet och utveckling.
I delrapporten för projektet Länsgemensamt e-arkiv Dalarna 2017-12-11 rekommenderades en avtalssamverkan kring anskaffning och förvaltning av e-arkiv. Dalarnas kommuner har givit avsiktsförklaringar om att samverka i anskaffandet och förvaltning av e-arkivet samt att ge Säters kommun uppdraget att inneha värdskap för tjänsten E-arkivcentrum Dalarna. Ett leverantörsavtal har tecknats mellan alla kommuner och leverantören av e-arkivsystemet Ida Infront. I föreslaget samverkansavtal beskrivs vad som gäller avseende tjänstens innehåll, organisation och beslutsbefogenheter, ersättning och tvist.
Ett första förslag till samverkansavtal togs fram av Säters kommun. Styrgruppen remitterade samverkansavtalet till kommundirektörerna, reviderade utifrån inkomna synpunkter och fastställde därefter ett nytt förslag. Samverkansavtalet beslutades av Säters kommunfullmäktige 2018-10-15 och har skickats ut till kommunerna för godkännande.
Arbetsutskottets beslut är enligt förslag från nämndservice.
Beslutsunderlag
- Tjänsteskrivelse nämndservice 2018-11-05
- Samverkansavtal om e-arkiv
- Missiv e-arkiv 2018-10-17, Säters kommun
Skickas till
Kommunstyrelsen
Justerandes sign Utdragsbestyrkande
0243-736 61
Kommunstyrelsens arbetsutskott Kommunfullmäktige
Nämnd | Datum |
Tjänsteskrivelse - samverkansavtal e-arkiv
Förslag till beslut
1. Samverkansavtal avseende E-arkivcentrum Dalarna antas.
2. Kommunstyrelsens ordförande uppdras att underteckna samverkansavtal avseende E-arkiv- centrum Dalarna
Sammanfattning av ärendet
Kommuncheferna/ kommundirektörerna för Dalarnas kommuner beslutade 2017-03-14 att bed- riva projektet ”Digitalt långtidsbevarande (e-arkiv)”, med målet att kommuner i Dalarnas län ska erbjuda medborgare, näringsliv, forskning och förvaltning enkel tillgång till offentlig digital in- formation. Genom kommunsamverkan kan de gemensamma resurserna användas mest kost- nadseffektivt och kommunerna får ett funktionellt verktyg för att uppnå öppenhet, demokrati, rättssäkerhet, ökad effektivitet och utveckling.
I delrapporten för projektet Länsgemensamt e-arkiv Dalarna 2017-12-11 rekommenderades en avtalssamverkan kring anskaffning och förvaltning av e-arkiv. Dalarnas kommuner har givit av- siktsförklaringar om att samverka i anskaffandet och förvaltning av e-arkivet samt att ge Säters kommun uppdraget att inneha värdskap för tjänsten E-arkivcentrum Dalarna. Ett leverantörsav- tal har tecknats mellan alla kommuner och leverantören av e-arkivsystemet Ida Infront.
I föreslaget samverkansavtal beskrivs vad som gäller avseende tjänstens innehåll, organisation och beslutsbefogenheter, ersättning och tvist.
Ett första förslag till samverkansavtal togs fram av Säters kommun. Styrgruppen remitterade samverkansavtalet till kommundirektörerna, reviderade utifrån inkomna synpunkter och fast- ställde därefter ett nytt förslag. Samverkansavtalet beslutades av Säters kommunfullmäktige 2018-10-15 och har skickats ut till kommunerna för godkännande.
Beslutsunderlag
• Samverkansavtal om e-arkiv
• Missiv e-arkiv 2018-10-17, Säters kommun
Postadress | Telefon | E-post |
SE-781 81 Borlänge | 0243-740 00 (vxl) | |
Besöksadress | Fax | |
Röda vägen 00 | 0000-000 00 |
• Beslut 2018-10-15 § 11, kommunfullmäktige Säters kommun
Ekonomiska konsekvenser
Borlänge kommuns andel av kostnaderna för e-arkiv är år 2019 en miljon kronor. Kostnaderna fördelas ut på sektorerna med 250 000 kronor var. Förslag till ramjusteringar från arbetsmark- nads- och socialnämnden med 125 000 kronor, barn- och bildningsnämnden med 125 000 kro- nor, omsorgsnämnden med 250 000 kronor, byggnadsnämnden med 80 000 kronor, kultur-
nämnden med 20 000 kronor, miljönämnden med 60 000 kronor och fritidsnämnden med
20 000 kronor till kommunstyrelsen. Resterande 320 000 kronor fördelas om inom kommunsty- relsen.
Barnperspektivet
Ja | Nej | |
Beslutet innebär konsekvenser för barn och ungdomar. Om nej, besvaras inte fler frågor. Om ja, beskriv hur. Kan vara angivet i ärendebeskrivningen. |
Xxxxx Xxxxxxx Xxxx Xxxxxx
Verksamhetschef Sektorchef
Bilagor
Beslutet skickas till
Chef nämndservice Säters kommun
Postadress | Telefon | E-post |
SE-781 81 Borlänge | 0243-740 00 (vxl) | |
Besöksadress | Fax | |
Röda vägen 00 | 0000-000 00 |
Från: Borlänge kommuns servicecenter[xxxxxx@xxxxxxxx.xx] Skickat: 19.10.2018 08:07:53
Till: xxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xx[xxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xx] Ämne: VB: Samverkansavtal om e-arkiv [2018SC134160]
Hej!
Här kommer ett ärende som vi tagit emot i Servicecenter och som vi behöver din hjälp med att hantera. Vi uppskattar om ni hanterar ärendet skyndsamt och skickar svaret direkt till kund.
Med vänlig hälsning Xxxxx
Xxxxxxxx kommun
Tel: 0243‐74000
Från: Xxxxxx Xxxxxxx <xxxxxx.xxxxxxx@xxxxx.xx>
Skickat: den 18 oktober 2018 17:10
Till: xxxxxx@xxxxxxxx.xx <xxxxxx@xxxxxxxx.xx>; xxxx@xxxxxxx.xx <xxxx@xxxxxxx.xx>; xxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xx <xxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xx>; xxxx.xxxxxx@xxxx.xx
<xxxx.xxxxxx@xxxx.xx>; xxxxxx@xxxxxxx.xx <xxxxxx@xxxxxxx.xx>; xxxxxxxxxxx@xxxxxx.xx
<xxxxxxxxxxx@xxxxxx.xx>; xxxx.xxxxxx@xxxx.xx <xxxx.xxxxxx@xxxx.xx>; xxxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xx
<xxxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xx>; xxxxxx@xxxxxxx.xx <xxxxxx@xxxxxxx.xx>; xxxxxxxxxxxxx@xxxxx.xx
<xxxxxxxxxxxxx@xxxxx.xx>; xxxxxxx.xxxxxx@xxxxxxx.xx <xxxxxxx.xxxxxx@xxxxxxx.xx>; xxxxxx@xxxxxxxx.xx <xxxxxx@xxxxxxxx.xx>; kommun@malung‐xxxxx.xx <kommun@malung‐ xxxxx.xx>; xxxxxx@xxxxxxxx.xx <xxxxxx@xxxxxxxx.xx>
Ämne: Samverkansavtal om e‐arkiv
Hej!
Med vänlig hälsning,
Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxx/Utredare SÄTERS KOMMUN
Telefon: +46 (0)225‐55019 E‐mail: xxxxxx.xxxxxxx@xxxxx.xx
Säters kommun 783 27 Säter Besök: Rådhuset xxx.xxxxx.xx
Samverkansavtal för E-arkivcentrum Dalarna
Det länsgemensamma projektet Digitalt långtidsbevarande (e-arkiv), fick i uppdrag av Dalarnas kommunchefer att utreda frågan om hur kommunerna i Dalarna kan samarbeta kring frågan om att långtidsbevara digital information (e-arkiv). Projektet rekommenderade i sin delrapport att kommunerna i Dalarna samverkar genom avtal om en gemensam central organisation som är stödjande i leveransprojekt samt förvaltar ett arkivsystem. Alla kommuner lämnade under våren 2018 avsiktsförklaringar om att fortsätta arbetet med att upphandla ett system och etablera en organisation.
Säters kommun utsågs till värdkommun för den centrala organisationen kring e-arkiv i Dalarna och övertog projektansvaret i maj 2018. I projekt E-arkivcentrum Dalarna har nu ett leverantörsavtal tecknats mellan alla kommuner och leverantören av e- arkivsystemet Ida Infront. För att kunna ta del av fördelarna kring en samverkan så behöver nu alla dalakommuner teckna ett samverkansavtal med Säters kommun.
Bifogat samverkansavtal har efter en remissrunda till kommundirektörerna i Dalarna, fastställts av projektets styrgrupp, innan det beslutades av Säters kommunfullmäktige 2018-10-15.
Beslutssvar
Protokollsutdrag ska ha inkommit till kommunstyrelsens förvaltning i Säters kommun innan den 31 december 2018, eller så snart som möjligt. Protokollsutdrag bör lämnas per e-post till e-postadressen xxxxxx@xxxxx.xx. Ange ärenderubrik Samverkansavtal e- arkiv i ämnesraden på e-postmeddelandet.
Bilagor:
1. Förslag till tjänsteskrivelse
2. Samverkansavtal
3. Protokollsutdrag från Säters kommunfullmäktiges sammanträde 2018-10-15
4. Delrapport från projektet Länsgemensamt e-arkiv Dalarna 2017-12-11
Postadress: Kommunkansliet, Rådhuset, 783 27 Säter │ Besöksadress: Rådhuset, Säter
Tfn: 0225 – 55 000 │ Fax: 0225 - 517 92 │ E - post: xxxxxx@xxxxx.xx │ Hemsida: xxx.xxxxx.xx
Xxxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx
IT-chef Arkivarie/utredare
0225-55107 0225-55019
xxxxxxxxx.xxxxxx@xxxxx.xx xxxxxx.xxxxxxx@xxxxx.xx
Postadress: Kommunkansliet, Rådhuset, 783 27 Säter │ Besöksadress: Rådhuset, Säter
Tfn: 0225 – 55 000 │ Fax: 0225 - 517 92 │ E - post: xxxxxx@xxxxx.xx │ Hemsida: xxx.xxxxx.xx
Samverkansavtal avseende E-arkivcentrum Dalarna
§ 1 Avtalsparter
Mellan Säters kommun, org nr 21 20 00-2247, nedan kallad värdkommun, och kommunerna i tabellen nedan, har följande avtal träffats.
Avtalsparter | Organisations-nummer |
Borlänge kommun | 212000 - 2239 |
Falu kommun | 212000 - 2221 |
Gagnefs kommun | 212000 - 2155 |
Ludvika kommun | 212000 - 2270 |
Hedemora kommun | 212000 - 2254 |
Avesta kommun | 212000 - 2262 |
Leksands kommun | 212000 - 2163 |
Malung-Sälens kommun | 212000 - 2148 |
Mora kommun | 212000 - 2213 |
Orsa kommun | 212000 - 2189 |
Rättviks kommun | 212000 - 2171 |
Smedjebackens kommun | 212000 - 2205 |
Vansbro kommun | 212000 - 2130 |
Älvdalens kommun | 212000 – 2197 |
§ 2 Bakgrund
Kommuncheferna/ kommundirektörerna för alla ovan nämnda samverkanskommuner beslutade 2017-03-14 att bedriva projektet ”Digitalt långtidsbevarande (e-arkiv)”, med målet att kommuner i Dalarnas län ska erbjuda medborgare, näringsliv, forskning och förvaltning enkel tillgång till offentlig digital information. Genom kommunsamverkan kan de gemensamma resurserna användas mest kostnadseffektivt och kommunerna får ett funktionellt verktyg för att uppnå öppenhet, demokrati, rättssäkerhet, ökad effektivitet och utveckling.
Projektet har i sin delrapport Länsgemensamt e-arkiv Dalarna 2017-12-11 rekommenderat samverkan kring anskaffning och förvaltning av e-arkiv. Dalarnas kommuner har givit avsiktsförklaringar om att samverka i anskaffandet och förvaltning av e-arkivet samt att ge värdkommun i uppdrag att inneha värdskap för tjänsten e-arkiv.
Kommuner som ej ingår i Upphandlingscenter, har lämnat fullmakt till UHC för att genomföra upphandling och teckna avtal med leverantör för system för digitalt långtidsbevarande (e-arkiv).
Nedan beskrivs vad som gäller avseende tjänstens innehåll, värdkommunens ansvar, kommunens ansvar, ersättning och tvist.
§ 3 Tjänstens innehåll
Tjänsten E-arkivcentrum Dalarna innehåller
- Kontakt gentemot systemleverantör
- Daglig drift av systemet
- Förvaltning av systemet
- Användarstöd/utbildning
- Resurs för att upprätta och följa upp gemensamma strategier och riktlinjer för långsiktigt bevarande (styrdokument på operativ nivå)
- Stödja kommunala projekt vid skapandet av inleveranspaket
- Resurser för att ta emot inleveranspaket
- Bemanning inom fastställd budget Tjänsten bemannas under ordinarie kontorstid.
§ 4 Organisation och beslutsbefogenheter
E-arkivcentrum Dalarna är ingen arkivmyndighet, utan myndighetsansvaret finns kvar i respektive kommun. Det är levererande myndighet som äger den information som levererats till systemet för bevarande.
För E-arkivcentrum Dalarna gäller följande organisation:
Kommunstyrelsen i respektive kommun har det politiska ansvaret för tjänsten. För denna avtalssamverkan gäller också tillämpliga delar av kommunallagen.
Majoritetsbeslut gäller i grupperna 1-3 nedan de fall parterna är oeniga. Ordförande har utslagsröst.
1. I avvaktan på att länets kommuner bildar Dalarnas Kommunförbund, med kommunstyrelsernas ordförande, ansvarar kommundirektörerna för att:
- utse en styrgrupp
- besluta den årliga förvaltningsplanen senast juni året innan verksamhetsår.
- rapportera till kommunstyrelserna
- fastställa årets resultat samt reglering av över- eller underskott senast mars
- budget för nästkommande budgetår fastställs senast juni månad.
Ansvar och befogenheter enligt punkterna ovan övergår till Dalarnas Kommunförbund när den har bildats.
2. Kommundirektörerna i Dalarnas utser:
- styrgrupp
Styrgruppen ska vara partsgemensam och operativ. Värdkommunen innehar ordförandeskapet i styrgruppen.
Styrgruppen ansvarar för att:
- styra och följa upp samverkansavtalet
- följa upp och föreslå årliga förvaltningsplaner
- rapportera till Dalarnas kommunförbund
3. Samrådsgruppen, som består av de lokala e-arkivorganisationerna, ansvarar för att:
- fastställa strategier och riktlinjer för långsiktigt bevarande (styrdokument på operativ nivå)
- fastställa/prioritera inleveransprojekt
4. Enhetschef vid E-arkivcentrum Dalarna ansvarar för att:
- verkställa förvaltningsplanerna
- inrätta samrådsgrupp, med representanter från alla parter, för planering och genomförande av det operativa arbetet
§ 5 Värdkommunens ansvar
Värdkommunen ansvarar för att ha en organisation som ger kommunerna tillräcklig vägledning, stöd och rådgivning i arbetet med e-arkivering, både i skapandet av leveranspaket och för att bevara informationens läsbarhet och autenticitet på lång sikt. Värdkommunen ansvarar för att upprätta förslag till gemensamma strategier och riktlinjer för långsiktigt bevarande (styrdokument på operativ nivå). Värdkommunen ska tillhandahålla användarstöd för systemet till samverkanskommunerna.
Värdkommunen ska hitta samordningsmöjligheter för ett mer effektivt sätt att arbeta med e- arkivering.
Värdkommunen har ansvaret för systemets funktioner. Värdkommunen är kontakt gentemot leverantör av mjukvara och tjänst. Värdkommunen är huvudman för driftlösning, men anlitar Borlänge kommun för utförandet enligt separat avtal.
Värdkommunen ansvarar för att förvaltning och organisation organiseras och dokumenteras på ett sådant sätt så att det ger en god insyn i hur arbetet bedrivs.
Värdkommunen är anställningsmyndighet för personal som arbetar vid E-arkivcentrum Dalarna.
§ 6 Samverkanskommunernas ansvar
Kommunerna är arkivmyndighet för sina arkivhandlingar enligt gällande lagstiftning. Kommunen ansvarar för arkivhantering vilket bland annat avser arkivredovisning, utlämnande av allmänna handlingar och gallringsutredningar.
Kommunen ansvarar fullt ut för skapandet och kostnader för inleveranspaketen. Kommunen förbinder sig att tillämpa de standarder, strategier och riktlinjer för långsiktigt bevarande (styrdokument på operativ nivå) som man i samråd gemensamt fastställer.
Kommunen förbinder sig att ingå i, och aktivt bidra till arbetet i, den organisation som beskrivs i 4§
Organisation och beslutsbefogenheter.
§ 7 Finansiering
E-arkivcentrum Dalarna finansieras av kommunerna. Kostnaderna (totala faktiska kostnaderna) för den gemensamma organisationen ska fördelas mellan kommunerna. Självkostnadsprincipen gäller. Budget och fördelning uppdateras årligen.
Värdkommunen lämnar ett budgetförslag till avtalskommunerna senast april månad året innan budgetår. Budgetförslaget grundar sig på gjorda leverantörsavtal samt värdkommunens planeringsgrunder för budget gällande löner, hyror och övriga kostnader.
Värdkommunen fakturerar kommunerna halvårsvis i förskott enligt detta avtal. Avtalsparterna ska meddela värdkommunen sina faktureringsuppgifter.
Införande* | Förvaltningsår* | ||
Avesta | 8,11% | 000 000 | 000 339 |
Borlänge | 18,15% | 308 485 | 907 309 |
Falun | 20,37% | 346 362 | 1 018 710 |
Gagnef | 3,59% | 61 069 | 179 614 |
Hedemora | 5,44% | 92 400 | 271 766 |
Leksand | 5,45% | 92 698 | 272 641 |
Ludvika | 9,45% | 160 633 | 472 449 |
Malung-Sälen | 3,53% | 59 992 | 176 447 |
Mora | 7,14% | 121 322 | 356 830 |
Orsa | 2,41% | 41 006 | 120 606 |
Rättvik | 3,80% | 64 591 | 189 974 |
Smedjebacken | 3,80% | 64 549 | 189 851 |
Säter | 3,91% | 66 519 | 195 643 |
Vansbro | 2,39% | 40 000 | 000 000 |
Älvdalen | 2,47% | 41 928 | 123 318 |
100,00% | 1 700 000 | 5 000 000 |
*Kostnaderna är exklusive moms och kr.
§ 8 Underlag för kostnadsfördelning
Värdkommunen upplåter erforderliga lokaler och utrustning för personal vid E-arkivcentrum Dalarna, samt svarar för att erforderliga investeringar avseende lös egendom görs inom gällande budget.
I underlag för budget ska de kostnader som ska fördelas mellan kommunerna tas utifrån följande kostnader:
• Löne- och personalomkostnader
• Drift Borlänge
• Lokaler
• System
• Overhead-kostnader (kontorsmaterial, litteratur, resor mm)
§ 9 Ekonomisk redovisning och överskott
Värdkommunen ska årligen till samverkanskommunerna före den 15 februari redovisa föregående års räkenskaper. Beslut om reglering av överskott/underskott i årsresultatet enligt 4§ Organisation och beslutsbefogenheter, fördelas enligt 7§ Finansiering.
Om överskott/underskott uppstår och samverkanskommunerna anser att överskott/underskott är orimligt stora gäller vad som stadgas avseende 10§ utvärdering/omförhandling.
§ 10 Utvärdering/omförhandling
Avtalet (inkluderar verksamhet och ekonomi) ska årligen utvärderas senast mars. Att särskilt beakta vid utvärderingen är att verksamheten ska bedrivas med hög kvalitet och rättssäkerhet; de gemensamma strategier och riktlinjer för långsiktigt bevarande som tas fram ska, när det är tillämpligt, ta hänsyn till standarder, Riksarkivets föreskrifter samt lagstiftning som rör informations-
/dokumenthantering.
Verksamheten ska bedrivas så kostnadseffektivt som möjligt. Det är samverkanskommunernas gemensamma ansvar att säkerställa att årlig utvärdering sker.
Omförhandling av avtalet kan påkallas av samverkanskommun efter skriftlig underrättelse till den gemensamma organisationen. Beslut om omförhandling eller ändringar i fråga som rör avtalet kan endast tas av samtliga samverkanskommuner gemensamt efter samråd dem emellan.
Om samverkanskommunerna efter omförhandling inte kan enas om ändringar/tillägg gäller avtalet på oförändrade villkor intill dess att avtalet upphör för samverkanskommun enligt vad som stadgas i bestämmelsen om Upplösning av samverkan.
Förhandlingar befriar inte parterna från att fullfölja avtalet.
Alla ändringar eller tillägg till avtalet ska ske skriftligen för att vara gällande.
§ 11 Tvist och tillämplig lag
Tvist vid tolkning och tillämpning av detta avtal ska i första hand avgöras av den partsgemensamma styrgruppen. I andra hand i dialog med samtliga kommundirektörer i Dalarna och i slutgiltigt skede skall tvist avgöras av svensk domstol med tillämpning av svensk rätt.
§ 12 Sekretess och behandling av personuppgifter
Värdkommunen är införstådd med offentlighets- och sekretesslagens bestämmelser (2009:400) och är skyldig att informera berörd personal och leverantörer.
Personuppgiftsbiträdes- och sekretessavtal tecknas separat med berörda parter. De myndigheter som levererar information till systemet för långtidsbevarande är personuppgiftsansvariga och tecknar avtal med Kommunstyrelsen i Säters kommun, som är personuppgiftsbiträde.
Kommunstyrelsen i Säters kommun är personuppgiftsbiträde, och tecknar avtal med Borlänge kommun, som är underbiträde. Underbiträdets eventuella biträden ska redovisas för, och godkännas av, Säters kommun.
§ 13 Giltighetstid och uppsägning
Detta avtal gäller fr.o.m. den tidpunkt då avtalet är underskrivet av alla samverkande parter.
Avtalet gäller t.o.m. 2023-12-31. Skriftlig uppsägning av avtalet ska ske tolv (12) månader innan avtalsperioden löper ut. Därefter förlängs avtalet med två (2) år i taget, med samma uppsägningstid.
§ 14 Upplösning av samverkan
Önskar någon part lämna samverkansavtalet kan det ske endast i samband med avtalets upphörande, förlängning eller omformulering. Någon fordran på kvarvarande värden kan aldrig uppstå i de fall någon part lämnar samverkansavtalet och samverkansavtalet fortsätter verka mellan två eller flera parter.
Uppsägning skall ske skriftligt till värdkommun.
Samverkansavtalet skall avvecklas om endast en part är villig att betala de kostnader som uppstår till följd av e-arkivtjänsten. Vid sådan avveckling ska resterande värden fördelas, enligt modell för kostnadsfördelning, mellan de parter som under senaste avtalsperiod/förlängning bidragit till finansieringen (betald faktura avseende debiterad avgift).
Vid en upplösning av samverkan ska E-arkivcentrum Dalarna vara behjälplig med att överlämna den arkiverade informationen till respektive informationsägare.
§ 15 Avtalets giltighet
Detta avtal gäller under förutsättning att alla femton kommuner väljer att ingå samverksavtal.
Detta avtal har upprättats i femton exemplar varav parterna tagit vart sitt.
Datum 2018- Borlänge kommun
Datum 2018- Avesta kommun
Datum 2018- Smedjebackens kommun
Kommunstyrelsens ordf.
Datum 2018- Falu kommun
Kommunstyrelsens ordf.
Datum 2018-
Malung-Sälens kommun
Kommunstyrelsens ordf.
Datum 2018- Vansbro kommun
Kommunstyrelsens ordf.
Datum 2018- Gagnef kommun
Kommunstyrelsens ordf.
Datum 2018- Mora kommun
Kommunstyrelsens ordf.
Datum 2018- Älvdalens kommun
Kommunstyrelsens ordf.
Datum 2018- Ludvika kommun
Kommunstyrelsens ordf.
Datum 2018- Orsa kommun
Kommunstyrelsens ordf.
Datum 2018- Leksands kommun
Kommunstyrelsens ordf.
Datum 2018- Hedemora kommun
Kommunstyrelsens ordf.
Datum 2018- Rättviks kommun
Kommunstyrelsens ordf.
Datum 2018- Säters kommun
Kommunstyrelsens ordf.
Kommunstyrelsens ordf.
Kommunstyrelsens ordf.
Delrapport Länsgemensamt e-arkiv Dalarna
Innehållsförteckning
3 Vision och mål för ett länsgemensamt e-arkiv 3
4 Konsekvenser av att inte införa e-arkiv 3
6.1 Rekommenderad samverkansform 6
7 Krav på it-lösningen, system för bevarande 9
8 Arbetet inom den enskilda kommunen 9
Bilaga 1
Bilaga 2
Delrapport, Länsgemensamt e-arkiv Dalarna 2 (11)
1 Sammanfattning
Projekt-, styr- och kommunchefs-grupp förordar att samverka kring ett länsgemensamt e-arkiv genom interkommunalt avtal.
För att anskaffningsprocessen av e-arkiv ska ske utan tidsavbrott behövs ett beslut snarast avseende fortsatt arbete samt vilken kommun som skall ha värdskap för e-arkivet. Återstående leveranser från projektet, bl.a. krav på e-arkiv, har planerad färdigtidpunkt 2018-04-30. Värdkommunen bör vara med i slutgranskning av upphandlingsunderlaget och förbereda avrop under första kvartalet 2018.
2 Bakgrund
Kommuncheferna/ kommundirektörerna beslutade 2017-03-14 att bedriva projektet ”Digitalt långtidsbevarande ( e-arkiv)” med kommundirektörerna/kommuncheferna som projektägare och Borlänge kommun som värdkommun.
Enligt uppdragsdirektivet skall projektet vara ettårigt och leda till ett underlag med förslag till lösning/ar för långsiktigt digitalt bevarande med tekniska, organisatoriska, juridiska och ekonomiska förutsättningar. Ambitionen är att hitta någon form av samverkanslösning för kommunerna. Vidare ska det i projektet utarbetas en kravspecifikation och ett upphandlingsunderlag inför en eventuell upphandling av ett system för digitalt långtidsbevarande.
Projektet har genomförts med representanter från de 14 deltagande kommunerna. Specialistkompetens har konsulterats i juridiska-, It- och upphandlingsfrågor. Styrning och uppföljning har skett genom regelbundna styrgruppsmöten och återrapportering till kommunchefsgruppen.
3 Vision och mål för ett länsgemensamt e-arkiv
Kommuner i Dalarnas län ska erbjuda medborgare, näringsliv, forskning och förvaltning enkel tillgång till offentlig digital information.
Detta förverkligas genom ett länsgemensamt e-arkiv, som är en funktion för att ta emot, långtidsbevara och tillhandahålla digital information. E-arkivet skall uppfylla krav på riktighet, tillgänglighet och konfidentialitet enligt gällande lagstiftning. Informationens egenskaper som ska bevaras är autenticitet, tillförlitlighet, integritet och användbarhet.
Genom kommunsamverkan kan våra gemensamma resurser användas mest kostnadseffektivt och kommuner får ett funktionellt verktyg för att uppnå öppenhet, demokrati, rättssäkerhet, ökad effektivitet och utveckling.
4 Konsekvenser av att inte införa e-arkiv
Digitalisering av kommunal verksamhet försvåras
I dagens samhälle lagras allt mer information i kommunernas IT-system. För att ta tillvara digitaliseringens möjligheter fullt ut är det nödvändigt att införa en hållbar digital informationshantering. Idag sker arbetet till stora delar med digital ärendehantering, men när informationen ska bevaras så sker arkivering fortfarande i pappersform. För att få ett helt digitalt flöde
Delrapport, Länsgemensamt e-arkiv 3 (11)
krävs tillgång till ett e-arkiv. E-arkivet ska ses som en viktig och nödvändig del i utvecklingen av e- förvaltningen och e-samhället.
Lagbrott
Information är en av de viktigaste strategiska tillgångarna för en organisation. Därför är det viktigt att medvetandegöra vilka konsekvenserna blir av att inte införa ett system för digitalt långtidsbevarande. Den övergripande risken med att inte införa ett digitalt slutarkiv är att inte klara av de juridiska krav som läggs på kommunerna enligt arkivlagen och offentlighetslagstiftningen, t.ex. att ej beslutat gallring sker när äldre it-system läggs ned eller ersätts.
Informationsförlust
De senaste decenniernas utveckling inom digital informationshantering har medfört att mycket information som ska bevaras ligger i förvaltningarnas verksamhetssystem. När dessa system slutar användas behöver informationen arkiveras. Att skriva ut ett verksamhetssystem från digitalt format till papper är arbetstidskrävande och dyrt, och dessutom så tappar man också möjligheten att återsöka och sammanställa informationen. Riksarkivet rekommenderar att informationen ska bevaras på det medium som den skapats så långt det går. Detta eftersom ett byte av lagringsmedium är att jämställa med gallring i och med att information kan gå förlorad. Om det inte finns något e-arkiv och man inte skriver ut det som ska bevaras på papper blir det ingen arkivering av information som borde bevaras. Detta leder till informationsförlust som i sin tur kan ge allvarliga konsekvenser, inte bara för kulturarvet utan även för privatpersoner. Till exempel om det saknas informationen om hur en anställd har arbetat så kan det leda till att personen i fråga inte får den pension den har rätt till. SKL har konstaterat att en hållbar digital informationshantering måste komma högre upp på prioriteringslistan för att inte offentlig information ska gå förlorad.2
Många verksamhetssystem, som till exempel bygglovshantering och skolhälsojournaler, är byggda för att behandla informationen flexibelt och användarvänligt, men inte att lagra den effektivt. Det finns en risk att systemen blir långsammare om de aldrig töms eller rensas på information. Förvaring i arkivmoduler i verksamhetssystemen är inte arkivering i egentlig mening utan att jämföra med förvaring i ett närarkiv. Kommunerna kommer att få ökade kostnader för licenser och driftskostnader för system som blivit föråldrade. På sikt försvinner verksamhetens kompentens om systemen och dessutom upphör leverantörernas support vilket riskerar informationsförluster. Om bevarandeinformationen istället överförs till ett e-arkiv kan systemen stängas ner och informationen säkras genom e-arkivet.
Svårt att ställa krav på nya verksamhetssystem
Kravställning vid anskaffning av IT-tjänster och verksamhetssystem försvåras då man inte kan beskriva hur den elektroniska informationen ska hanteras vid gallring, avställning, leverans till och bevarande i e- arkivet. Att inte heller gallra information som ska gallras betyder ökade kostnader för lagringsutrymme, och kan i vissa fall bryta mot lagen.
5 Nyttor med e-arkiv
Säkrad informationsförsörjning
Ett av huvudsyftena med e-arkiv, precis som med ett pappersarkiv, är att säkra informationsförsörjningen över tid. Det gäller både gentemot allmänheten och mot de kommunala verksamheterna. En snabb och säker informationshantering bidrar till att stärka förtroendet mellan kommun och allmänhet, andra myndigheter och näringsliv. För de enskilda kommunala verksamheterna kommer hanteringen och åtkomsten av handlingar att förenklas, vilket är en nödvändighet för en säker handläggning och för att kunna fatta välgrundade beslut.
Delrapport, Länsgemensamt e-arkiv 4 (11)
Lagefterlevnad
E-arkivet kommer att medföra en ökad tillgång till information, både internt och externt, vilket i sin tur stärker kommuninvånarnas demokratiska rättigheter. När man undersöker nyttorna och de positiva effekterna med e-arkiv så är det inte rimligt att ställa det mot att fortsätta med dagens pappersrutiner, eftersom e-arkiv är en nödvändighet för kommunerna ska kunna uppfylla de lagar som finns på området, bland annat offentlighetsprincipen och arkivlagen.
Effektivare förvaltning
Dessutom får man en minskad arbetstid för pappershantering samt effektivare och enklare bevarande. Genom digitala handlingar minskar också tillväxten i pappersarkivet vilket ger en indirekt besparing i att man inte behöver öka lokalytorna för arkivering.
Arbetstid kommer fortfarande att behöva läggas på arkivering – mindre analogt och mer digitalt. Införandet av e-arkiv kommer dock att förutsätta en intensivare uppstartsperiod. Arbetsinsatsen kommer förmodligen att trappas av något i takt med att allt fler verksamhetssystem upphandlas med en funktion för leverans till e-arkiv, vilket få system/IT-tjänster idag har.
Enklare
återsökning av information
Snabbare tillgång till information
Förenklad arkivläggning/vård
Minskad utbyggnad av arkivlokaler
Möjlighet att stänga ner
IT-system
Ökad inre effektivitet
Man kommer att se stora nyttor i form av en effektivare förvaltning, samtidigt som den långsiktiga digitala informationsförsörjningen säkerställs. Det finns ett flertal nyttokalkyler för e-arkiv utförda (se referensförteckning). Projektet har valt att göra mindre modifieringar och redovisa den nyttostruktur som beskrivs i Jönköpings län1 (med inspiration av PENG-modellen ®, nedan)
Förbättrade e-
tjänster
Säkrare
informations - försörjning på lång sikt
Minskad risk för informations - förlust.
Underlätta forskning
Säkrare informations - försörjning
Stärkt demokrati
En obruten digital kedja
Ökad medborgarservice
Lagring i digitalt långtidsformat. (ej på papper)
Ökad medborgarnytta
Effektivare kommun
Minskade kostnader
Ger nytta
Ökad medborgarnytta och underlätta forskning
Strukturen ovan är en sammanfattning och beskriver sambanden mellan identifierade nyttoområden. När strukturen läses från höger till vänster ger varje steg nytta till kommunen.
Delrapport, Länsgemensamt e-arkiv 5 (11)
6 Samverkan
6.1 Rekommenderad samverkansform
Huvudalternativen för samverkansformerna är kommunalförbund, gemensam nämnd, interkommunalt avtal eller bolagsbildning. En detaljerad beskrivning av alternativen finns i referensdokumentet FAIS Samverkansformer_bilagor 7.
Det är idag inte möjligt för den enskilda kommunen att ha två olika organisationer som arkivmyndighet, vilket medför att arkivhantering för pappersdokument och den digitala informationen måste utföras i en och samma juridiska organisation. Om man väljer att bilda en länsgemensam arkivmyndighet i form av kommunalförbund eller gemensam nämnd, måste den också ta över ansvaret för kommunernas traditionella pappersarkiv. Detta kräver en mer omfattande omstrukturering av personal och ansvarsområden. Det är därför inget som projektet rekommenderar i nuläget. Men vi anser att man bör ha en öppenhet i framtiden för en länsgemensam arkivmyndighet som ett nästa steg i utvecklingen.
Projektgruppen rekommenderar att den fortsatta samverkan sker i formen av interkommunalt avtal där funktionen för arkivmyndigheten ligger kvar i resp. kommun.
6.2.1 Målbild
E-arkiv Dalarna består av ett system för bevarande, en central organisation och lokala organisationer i varje kommun.
Delrapport, Länsgemensamt e-arkiv 6 (11)
6.2.2 Central organisation
Den centrala organisationen fungerar som en depå för den digitala informationen. Det betyder att ansvaret för innehållet i arkivet behålls i respektive kommun.
Den centrala organisationens huvudsakliga uppgifter är att ta fram de gemensamma riktlinjerna för digitalt bevarande, ansvara för drift och förvaltning av IT-lösningen. Utöver detta, ska den centrala organisationen vara behjälplig vid leverans till systemet för bevarande och kunna erbjuda specialistkompetens i e-arkivfrågor. Den centrala organisationen bör även kunna utbilda de lokala organisationerna i relevanta frågor.
Det krävs olika kompetenser i den centrala organisationen för att utföra önskade uppgifter. Applikationstekniker som ansvarar för drift, uppgraderingar och validering/laddning av levererat material. Leveranssamordnarna/projektledare för att samordna kommunernas leveranser. I den centrala organisationen behövs även en e-arkivspecialist för att utarbeta riktlinjer, föreslå gemensamma arkivvårdsinsatser och kunna stödja kommunerna i arbetet kring arkiveringen av digital information, till exempel med gallringsutredningar, informationsträffar.
Ansvaret för den centrala organisationens funktioner kan innehas av en eller flera värdkommuner.
6.2.3 Lokal organisation
Arkivmyndigheten i varje kommun är ansvarig för sin information i e-arkivet.
Det krävs också flera olika roller i arkivsamverkans lokala organisation. E-arkivarie som ansvarar för att vårda kommunens information i arkivet och stöder verksamhetens leveransprojekt i frågor om metadata, gallring m.m. It-tekniker som har kunskap om förutsättningarna för arkivering av informationen från de lokala systemen och stöder skapandet av leveranspaketen. Även i den lokala organisationen krävs en samordnande roll gentemot den centrala organisationen och kommunens verksamheter.
Ekonomiska förutsättningar, organisation, beskrivningar av tjänster och servicenivåer anges i samverkansavtal mellan parterna. En värdkommun ansvarar för avtalet med leverantör av systemet för bevarande.
En operativ styrgrupp utses av kommunchef/direktörsgruppen. Styrgruppen följer upp och föreslår årliga förvaltningsplaner som beslutas av kommunchef/direktörsgrupp. Förvaltningsledarna ansvarar för verkställandet av förvaltningsplanerna.
Förvaltningsledarna inrättar samrådsgrupper, med representanter från alla parter, för planering och genomförande av det operativa arbetet.
Verksamhetsnära förvaltning | IT-nära förvaltning | |
Systemägare Budgetnivå | Kommunchef/direktörsgrupp Operativ Styrgrupp | |
Verkställande nivå | Central Systemförvaltningsledare | Central IT- Systemförvaltningsledare |
Operativ nivå | Leveranssamordnare | Applikationstekniker |
Delrapport, Länsgemensamt e-arkiv 7 (11)
Central e-arkivarie Lokala e-arkivarier och samordnare | Basdriftstekniker Lokala leveranstekniker Helpdesk |
När man inför e-arkiv så minskar kostnader för licenser och underhåll av föråldrade system som drifts för att säkerställa åtkomst till information. På sikt kommer e-arkivet leda till minskade kostnader för konverteringar i samband med systembyten. Ett e-arkiv medför att man inte behöver bygga ut arkivlokalerna i samma takt som tidigare. Dessutom kommer e-arkivet skapa nyttor för kommunens verksamheter bland annat i mindre handpåläggning när det gäller registrering och arkivering samt frigöra personalresurser som kan lägga mer energi på sin kärnverksamhet.
Hittills gjorda studier av andra kommuner har visat på stor spännvidd för anskaffnings- och förvaltningskostnader (se bilaga 2). Nedanstående siffror är ett försök att visa på en kostnadsbild. En osäkerhetsfaktor är kostnaden för IT-lösningen. SKL har en pågående ramavtalsupphandling som beräknas vara tillgänglig i februari 2018.
Anskaffningskostnader och fasta förvaltningskostnader delas av deltagande kommuner. Ju fler deltagande kommuner, desto lägre kostnader per kommun.
Exempel
• Anskaffa/upphandla och etablera (Införandeprojekt)
o Investering: 500 – 3 000 kkr
• Förvalta och ansluta/leverera:
o Fasta kostnader (e-arkivspecialist, licens etc.) : 2 000 – 5 000 kkr/år
o Leverans (drivs som projekt) 50 – 500 kkr/system. Man får göra antagande att en kommun levererar 1-3 system/år under de kommande 10 åren.
Varje kommun ansvarar för resurstillsättning i den lokala organisationen. Kommunen ansvarar också för de kostnader som kan uppkomma i samband med leverans av ett verksamhetssystem till e-arkivet.
Exempel på en sådan kostnad är anlitande av konsulter från systemleverantören i de fall det utvecklas lösningar för att exportera eller transformera bevarandeinformationen. Denna typ av kostnad kan minimeras om riktlinjer för bevarande tidigare följts vid anskaffning av systemet och i det löpande verksamhetsarbetet.
Införandeprojektet och förvaltningskostnader i den centrala organisationen samfinansieras av deltagande kommuner. Om kostnadsuppskattningarna fördelas mellan de deltagande kommunerna enligt befolkningsstatistik ges följande tabell(de högre värdena för kostnadsuppskattningarna har använts):
Delrapport, Länsgemensamt e-arkiv 8 (11)
7 Krav på IT-lösningen, system för bevarande
Grundläggande krav är att lösningen ska hantera information från flera arkivmyndigheter. Vidare ska det vara möjligt att lagra information i mellan- och slut-arkiv. Med mellanarkiv avses här att verksamheten är informationsägare, medan lagringsstruktur och funktioner är samma som i slutarkivet.
Lösningen ska anskaffas som en produkt där IT-driften ska ske av en kommun som ingår i samverkan.
Systemet ska kunna hantera information som har olika säkerhetsklasser. Däremot ska inte hemlig information, skyddas för rikets säkerhet, lagras i systemet.
Övriga krav redovisas i projektets slutrapport. Beräknad färdigtidpunkt 2018-04-30.
8 Arbetet inom den enskilda kommunen
Redovisas inte i denna delrapport. Beräknad färdigtidpunkt 2018-04-30
9 Fortsatt arbete
Vid tidpunkten för denna delrapport fortsätter projektarbetet med kravställning på e-arkiv och kommunernas enskilda arbete för att förbereda leveranser.
Vid tidpunkten för denna delrapport behövs beslut om vilken kommun som skall vara värdkommun för den gemensamma e-arkivtjänsten samt en avsiktsförklaring från kommunerna avseende deltagande i upphandling- och införande-fasen.
10 Referenser
1 Förstudie e-arkiv i Jönköpings län, 2014-01-31
Delrapport, Länsgemensamt e-arkiv 9 (11)
2 SKL Rapport, Framgång med e-arkiv
3 Förstudie e-arkiv, Eskilstuna, Strängnäs och Enköping kommuner
4 E-arkiv 2018, Hässleholm kommun
5 Förstudie för ett centralt e-arkiv, Mölndal stad
6 E-arkiv Förstudie; Kumla Kommun, Askersunds Kommun, Laxå Kommun, Lekebergs Kommun, Hallsbergs Kommun och Karlskoga Kommun
7 FAIS Samverkansformer_bilagor
Bilagor:
Bilaga 1: Värdskap för e-arkiv (separat fil)
Bilaga 2: Sammanställning av kostnadsuppskattningar från andra e-arkivförstudier. (se nedan)
Bilaga 3: Bedömning av antal system och volymer. (se nedan)
Bilaga 2.
Andra e-arkivförstudier har fått fram olika siffror när det gäller kostnaden för förvaltning av e-arkiv. Projekten har haft olika beräkningsgrunder och därmed inte helt jämförbara mellan varandra.
Följande tabell ger en bild av förvaltningskostnad per år efter genomfört upphandling o implementeringsprojekt:
Drift och förvaltning | Projekt för leveranser till e- arkivet | ||||
Underhåll Support | IT- drift | Admin. resurser | Specialistkompetens kring e-arkiv | ||
Helsingborg | 400 kkr. | 260 kkr./system | |||
Nacka | 2 400 kkr. | 1600 kkr. | |||
Mölndal | 280 kkr. | ||||
Sydarkivera* | 4400 kkr | 7 300 kkr. | ingår | ||
Gävle m.fl. | 1000 kkr | 2700 kkr | 1 500 kkr. | 700 kkr. | |
Hässleholm | 115 – 2000 kkr | 1 640 kkr. | 50 – 400 kkr./system | ||
Malmö | 50 – 200 kkr | 50 – 300 kkr./system | |||
FREDA ** | 2000 – 3000 kkr | 1000 kkr | |||
* Kommunalförbund i Blekinge – Kronoberg
** Samverkan mellan 12 kommuner i Jönköpings län
Alternativa kostnader Att det kostar pengar att införa e-arkiv är ett känt faktum. Men vad kostar det att låta bli ? Om det inte finns lösningar för elektroniskt bevarande kommer det att finnas ett fortsatt behov av arkivering på papper. Det innebär fortsatt ökade kostnader för manuell hantering och arkivering.
Bilaga 3: Bedömning av antal system och volymer.
Delrapport, Länsgemensamt e-arkiv 10 (11)
Bedömningen är att det antal system som arkiveras under avtalsperioden kan beräknas till 10 - 30 per år. Datavolymerna för dessa system är extremt varierande. De bedöms dock att vara i storleksordningen GB snarare än TB.
Slutsatsen är då att det handlar om arkivering av tiotals system med en lagringsvolym som ökar i storleksordningen hundratals GB per år.
Ändringslogg
Version | Dokumentdatum | Ändring | Namn |
0.1 | Utkast kap 2,3,4,5 | Xxxxxxx Xxxxxxx | |
0.2 | Utkast kap 6 och bilaga 1,2 | Xxxxxxx Xxxxxxx | |
0,3 | 2017-10-25 | Delrapport | Xxxxxxx Xxxxxxx |
0,4 | 2017-11-15 | Tillägg avseende grundläggande krav i kap. 7 | Xxxxxxx Xxxxxxx |
0,5 | 2017-12-11 | Små justeringar inför inriktningsbeslut av upphandling | Xxxxxxx Xxxxxxx |
Delrapport, Länsgemensamt e-arkiv 11 (11)