Avropsvägledning
Avropsvägledning
Bevaknings- och larmtjänster 2019
Innehåll
Förnyad konkurrensutsättning 8
Krav eller tilldelningskriterier 8
Processteg vid förnyad konkurrensutsättning 10
Säkerhetsskyddsavtal och informationssäkerhet vid avrop 12
Ramavtalet Bevakning och larmtjänster 2019 fastställer villkoren för framtida avrop. Med avrop avses beställning av tjänster från ramavtalet. Att avropa betyder alltså att man beställer.
Detta avropsstöd är framtaget i syfte att underlätta avrop från ramavtalet Bevakning- och larmtjänster 2019. Om du har några frågor om avropsstödet, kontakta kundsupport via ski- xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xx eller telefon 00 000 000 00.
Detta avropsstöd är inte tvingande utan ska ses som ett förslag. Ni som har rätt att avropa från ramavtalet, är fria att utforma era avrop hur ni vill så länge dessa inte strider mot ramavtalets villkor eller mot lagen om offentlig upphandling (LOU). Avropsprocessen blir dock mer effektivt ju mer ni håller er till de stöddokument som finns.
Vem som har rätt att avropa från ramavtalet framgår av dokumentet Bilaga 1 - Avropsberättigade parter.
Fördelarna med SKI:s ramavtal är:
o Stor flexibilitet vad gäller de heltäckande tjänsterna inom varje tjänsteområde.
o Brett utbud av erkända leverantörer på marknaden.
o Långtgående kravställning vad gäller tjänsterna och arbetsrättsliga villkor.
o Möjlighet att använda rapporteringssystem och kundportal som ger en god överblick och möjliggör enkel uppföljning av uppdragen.
o Stöd med kartläggning för att kunna arbeta strategiskt med förebyggande insatser.
o Enkelt att kostnadsberäkna eftersom priserna i ramavtalet utgör takpriser i avropet.
Upphandlingen har delats upp i flera anbudsområden. Ett anbudsområde utgörs av följande:
• ett geografiskt område, och
• ett tjänsteområde.
Tjänsteområdet är inte uppdelad i några geografiska områden. Leverantörerna som framgår av Bilaga 2 – Antagna leverantörer per anbudsområde samt kontaktuppgifter, ska därför leverera tjänster inom hela Sverige.
Tjänsteområdet är indelad i 290 geografiska områden/kommuner. Leverantörer som är antagna inom respektive kommun framgår av Bilaga 2 - Antagna leverantörer per anbudsområde samt kontaktuppgifter.
Tjänsteområdet är indelad i sex geografiska områden/regioner. Leverantörer som är antagna inom respektive region framgår av Bilaga 2 - Antagna leverantörer per anbudsområde samt kontaktuppgifter.
Ramavtalet omfattar följande tjänsteområden:
• Larmcentral
• Bevakningstjänster
• Specialiserad bevakning
I tjänsteområdet larmcentral ingår:
Larmcentralstjänster
Larmcentralsfunktion, där larmcentralen bedriver yrkesmässig bevakning via teknisk tillsyn, mottagning och/eller förmedling av larm från UMs objekt, agerar enligt åtgärdsinstruktioner samt med hjälp av listor för återkallningskoder kontrollerar inringande personers behörighet att återkalla larm.
Störningsjour
Avser ärenden som inkommer via telefon från beställarens verksamhet, vilket vanligtvis är boende i beställarens fastigheter eller klienter. Larmcentralen ska agera enligt åtgärd/instruktion som är överenskommen med beställaren, vanligtvis genom att kontakta resurser som personal, väktare och trygghetsvärd m.m. En tjänst där hyresgäster/boende kan ringa på kvällar och helger om de blir störda av ex. hög musik, bullrande grannar och stökiga fester. Samtal tas emot och registreras, därefter agerar larmcentralen efter en överenskommen instruktion med åtgärder.
Uppkoppling av larmanläggning
Avser att ta emot de vanligt förekommande larmsystemen och agera enligt åtgärd/instruktion som är överenskommen med beställare. Sensorer/signaler kan variera och förekommande är inbrotts-, överfalls-, bråk-, brandvarnings-, fel- och sabotagelarm m.m.
Kontaktperson
Avser fysisk person som finns registrerad hos larmcentralen/kundcenter att beroende på överenskommen behörighet, kunna återkalla larm, göra tillfälliga instruktioner, ändra andra kontaktpersoners behörighet etc.
Driftlarm
Avser en specifik larmanläggning som enbart används för att skicka driftlarm. Sensorer och signaler kan variera men förekommande är driftstopp från pumpar, kylanläggningar och fläktar m.m.
Larmcentralen ska agera enligt instruktion från beställaren att påkalla namngivna resurser, beroende på typ av larm. Beställaren är ansvarig för att instruktionen är korrekt under hela avtalsperioden och leverantören ansvarar därmed inte för beställarens anläggning om instruktionen är felaktig.
Personlarm
Avser en komplett tjänst där även all hård- och mjukvara ingår, exklusive åtgärd från tredje part exempelvis bevakningsbolag, trygghetsvärd etc. Vid larm ska larmcentralen se var personen/knappen befinner sig och ha möjlighet att kommunicera via talfunktion. För personlarm gäller full garanti under kontraktsperioden. Beställaren har rätt till ny hårdvara om hårdvaran levereras trasig eller går sönder under kontraktsperioden. Ny hårdvara gäller vid fel på varan, men inte vid förlust, sabotage eller liknande.
Kameraverifiering
Avser att titta på rörlig bild från kameror och åtgärd sker utifrån överenskommen instruktion från beställaren. Larmsignalen genereras inte av kamerasystemet, utan från ett separat inbrottslarmsystem. Att vidarebefordra bildsekvenser förekommer och sker enligt överenskommelse med beställaren.
Hantera hisslarm
Avser att ta emot ärenden från beställarens hissar i de fall som person har fastnat i hissen. Larmcentralen ska agera enligt åtgärd/instruktion som är överenskommen med beställaren, vanligtvis genom att kontakta resurser som jourtekniker eller personal.
I tjänsteområdet bevakning ingår:
- Olika typer av stationär bevakning av väktare eller ordningsvakt
- Olika typer av ronderande bevakning av väktare eller ordningsvakt
- Olika typer av receptions- och växelarbete av väktare eller ordningsvakt
- Arbetsledare
- Hissning och halning av flaggor
- Olika typer av larmutryckning
- Väktare med hund
- Ordningsvakt med hund
Väktare
Vad som avses med väktare framgår av 1 kap. 3 § i FAP 573-1. En väktare är en person som är behörig att utföra bevakning i ett auktoriserat bevakningsföretag för annans räkning. En väktare har samma befogenheter som allmänheten d.v.s. rätt till envarsingripande. Personen har rätt att gripa en person på bar gärning eller flyende fot, som begår brott varpå fängelse kan följa (envars rätt).
Väktaren har även rätt att gripa efterlysta personer.
Ordningsvakt
Ordningsvakten arbetar enligt bland annat lag (1980:589) om ordningsvakter, ordningsvaktsförordningen (1980:58) och ordningslagen (1993:1617). Ordningsvaktens uppgift är bl.a. upprätta allmän ordning genom förebyggande konflikthantering och där så behövs avvisa, avlägsna eller omhänderta störande personer enligt 13 § polislag (1984:387), omhänderta berusade personer som är en fara för sig själva eller sin omgivning enligt lag (1976:511) om omhändertagande av berusade personer.
En ordningsvakt är en person som har begränsade polisiära befogenheter med lydnads- och rapporteringsplikt till polis. Som ordningsvakt har man ett förordnande utfärdat av Polismyndigheten där det framgår att man ska medverka till att upprätthålla allmän ordning.
Ronderande bevakning
Med ronderande bevakning avses att objektet besöks av väktare vid vissa tillfällen på dygnet för att säkerställa att objektet är i korrekt skick och att endast behörig personal vistas i och vid objektet. Vid ronderande bevakning rör sig väktaren mellan ett flertal olika platser under arbetstiden, rör sig igenom områden och rycker ut vid larm. Rondering kan ske på ett objekt eller flera objekt beroende på hur behovet ser ut.
Detta innebär exempelvis:
• Söka hindra att inbrott, brand och vattenläckage inte sker.
• Kontrollera att fastigheter är stängda, låsta och tillkopplade.
• Kontrollera att anläggningar är säkra.
• Kontrollera tillträdesskydd som dörrar och fönster.
• Kontrollera att dörrar och fönster är låsta och stängda.
• Kontrollera att brandfaror är undanröjda.
• Kontrollera gas- och vattenkranar, maskiner, elektronisk utrustning (t.ex. kaffebryggare), arkivskåp, kassaskåp.
• Kontrollera att obehöriga personer inte vistas i och vid objektet.
• Kontrollera behörighet på personer i och vid objektet t.ex. genom ID-kontroll.
• Andra arbetsuppgifter som exempelvis civil insatsperson (åka på brandlarm och hjärtstopp m.m.).
• Systematiskt brandskyddsarbete och egenkontroller vid rondering.
Stationär bevakning
Med stationär bevakning avses att väktaren är placerad på/vid ett objekt. Viss rondering på objektet kan förekomma. Väktaren ska säkerställa att objektet är i korrekt skick och att endast behörig personal vistas i och vid objektet. Väktaren ska genom sin närvaro verka lugnande, och ska vara utbildad för att kunna skydda sig själv och andra. Väktaren ska förebygga, förhindra samt försvåra bränder, brott och andra olyckor.
Detta innebär exempelvis:
• Kontrollera in- och utpassering vid entréer och bevaka objektet.
• Övervaka objektet med hjälp av kameraövervakning.
• Rondering på objektet.
• Visst servicearbete t.ex. välkomna och anmäla besökare.
• Receptions- och växelarbete. Med receptions- och växelarbete avses arbete i reception eller växel.
• Andra arbetsuppgifter än rena väktartjänster exempelvis hantering av passersystem, genomförande av tjänster kring brand m.m.
• Hantera personolycksfall (ge första hjälpen, utföra HLR m.m.)
• Systematiskt brandskyddsarbete och egenkontroller vid rondering.
Larmutryckning
När ett larm utlöses hos beställare ska leverantörens väktare genomföra en larmutryckning. Väktaren kontrollerar på plats vad som orsakat larmet och genomsöker lokalerna. Har larmet orsakats på grund av inbrott/brand och/eller skadegörelse ska eventuella skador såsom vattenläckor, låsskador, glasskador, inbrottsskador samt skador på vägg, tak eller dörrar åtgärdas, i enlighet med den instruktion och åtgärdsplan som överenskommits mellan leverantören och beställare.
Icke-obligatoriska tjänster
Tjänsteområdet bevakning består även av icke-obligatoriska tjänster som är väktare/ordningsvakt med hund. Det innebär att tjänsterna inte är obligatoriska för leverantörerna att leverera, men som beställaren kan avropa från de leverantörer som erbjuder den typen av tjänst. Vilka leverantörer som erbjuder väktare/ordningsvakt med hund framgår av Bilaga 3 - Ramavtalspriser.
Väktaren eller ordningsvakten med hund ska vara godkänd av Länsstyrelsen för anställningen i auktoriserat bevakningsföretag, samt utbildad och prövad enligt Polismyndighetens FAP 573. Nuvarande lagstiftning innebär att hunden får användas för bombsök, men inte för narkotikasök.
I tjänsteområde specialiserad bevakning ingår:
Skyddsvakt
Vad som avses med skyddsvakt framgår av FAP 694-1. Skyddsvaktens befogenheter regleras även i skyddslagen (2010:305).
Skyddsvaktens uppgift är att bevaka skyddsobjekt för att förhindra terrorism, spionage och sabotage. För att bli skyddsvakt fordras godkännande. En skyddsvakt har en godkänd skyddsvaktsutbildning och förordnande från länsstyrelsen.
Personskyddsväktare
Vad som avses med personskyddsväktare framgår av FAP 573-1. En personskyddsväktare har till uppgift att skydda en hotad person mot angrepp.
Icke-obligatoriska tjänster
Tjänsteområdet specialiserad bevakning består även av icke-obligatoriska tjänster som är skyddsvakt med hund. Det innebär att tjänsterna inte är obligatoriska för leverantörerna att leverera, men som beställaren kan avropa från de leverantörer som erbjuder den typen av tjänst. Vilka leverantörer som erbjuder skyddsvakt med hund framgår av Bilaga 3 - Ramavtalspriser.
Skyddsvakten med hund ska vara godkända av Länsstyrelsen för anställningen i auktoriserat bevakningsföretag, samt utbildade och prövade enligt Polismyndighetens föreskrifter och allmänna råd om bevakningsföretag och bevakningspersonal, FAP 573-1. Nuvarande lagstiftning innebär att hundtjänster får användas för bombsök, men inte för narkotikasök.
En förnyad konkurrensutsättning innebär en inbjudan att på nytt lämna anbud i enlighet med de villkor som anges i ramavtalet. Dessa villkor får om nödvändigt preciseras och vid
behov kompletteras med andra villkor som har angetts i upphandlingsdokumenten till ramavtalet.
Avrop från ramavtalet sker genom förnyad konkurrensutsättning (FKU) . Detta gäller samtliga anbudsområden.
Vid en förnyad konkurrensutsättning skickas en skriftlig avropsförfrågan till samtliga ramavtalsleverantörer som har ramavtal inom aktuellt anbudsområde för att på nytt lämna avropssvar i enlighet med villkoren som anges i ramavtalet. Den ramavtalsleverantör som uppfyller ställda krav i avropsförfrågan och som lämnat det ekonomiskt mest fördelaktiga anbud baserat på bästa förhållande mellan pris och kvalitet antas som leverantör.
Priserna som leverantörerna har lämnat i upphandlingen av ramavtalet utgör takpriser vid avrop genom förnyad konkurrensutsättning. Det innebär att priserna som offereras i avrop genom förnyad konkurrensutsättning får understiga, men inte överstiga takpriserna. I Bilaga 3 - Ramavtalspriser framgår leverantörernas takpriser.
Takpriser vid förnyad konkurrensutsättning gäller inte vid säkerhetsskyddad upphandling, utan då gäller fri prissättning.
Fastställda villkor i ramavtalet kan inte omförhandlas i den förnyade konkurrensutsättningen och inte heller kan krav som ställts i ramavtalet ändras eller bytas ut. Om det är nödvändigt får dock villkoren preciseras och vid behov kompletteras. Det är då fråga om att komplettera eller förfina villkoren i ramavtalet för att fånga upp särskilda omständigheter som behöver uppfyllas för att kunna utföra ett enskilt kontrakt. Med kontrakt avses det avtals som sluts med vinnande ramavtalsleverantör och beställaren i ett avrop.
Observera att leverantör som vid avropet inte kan erbjuda efterfrågade tjänster är alltid skyldig att motivera skälen för detta.
Krav eller tilldelningskriterier
Vid den förnyade konkurrensutsättningen kan beställaren tillämpa något eller några av parametrarna som framgår nedan. Dessa parametrar kan tillämpas som obligatoriska krav eller
tilldelningskriterier. Med tilldelningskriterier avses de kriterier som används för att utvärdera avropssvar och tilldela kontrakt. Kallas även mervärden eller "bör-krav".
Larmcentral
• Direktkommunikation.
För mer information om vad som avses med direktkommunikation, se förfrågningsunderlagets avsnitt 5.3.1 Mervärde 1: Direktkommunikation.
• Kundportal.
För mer information om vad som avses med kundportal, se förfrågningsunderlagets avsnitt
5.3.2 Mervärde 2: Kundportal.
• Leverantörens möjlighet att digitalt överföra larm från egen larmcentral till annan leverantörs larmcentral.
• Krav på kompatibilitet och möjlighet att ta emot larmsignal från beställarens befintliga larmsändare och system.
• Krav på informationssäkerhet.
Fundera kring vem (beställare eller leverantör) om ska spara bilder, samtal m.m.
• Krav på säkerhetsskyddsavtal.
• PUB-avtal, sekretessförbindelser eller liknande.
Fundera på om ni behöver ställa ytterligare krav på PUB-avtal, PUA-avtal eller andra sekretessförbindelser.
• Pris.
Priserna i upphandlingen är takpriser och ni kan alltså få längre priser i leverantörernas avropssvar.
Bevakning
• Direktkommunikation.
För mer information om vad som avses med direktkommunikation, se förfrågningsunderlagets avsnitt 5.4.1 Mervärde 1: Direktkommunikation.
• Kundportal.
För mer information om vad som avses med kundportal, se förfrågningsunderlagets avsnitt
5.4.2 Mervärde 2: Kundportal.
• Inställelsetid vid larmutryckning.
Du behöver ange hur lång inställelsetiden ska vara. Detta bör finnas med och specificeras i alla era avropsförfrågningar.
• Leveranstid, dvs hur lång tid det tar för leverantören att starta uppdraget.
• Arbetsledares delaktighet i uppdraget, fastställda avstämningar med beställaren, tydliga och skriftliga instruktioner till berörda väktare etc.
• Utbildning av personal.
• Personalskydd och hjälpmedel, t.ex. brandsläckare, brandfilar, förstahjälen-låda, krocksäkerhetsklass på fordon m.m.
• Olika typer av skyddsutrustning.
• Åtgärder vid brand.
• Krav avseende utrustning.
• Leverantörens aktiva arbete med personal som utför tjänsten, t.ex. hur leverantören arbetar med krishantering, utbildning, fortbildning och hantering av olämpliga beteenden.
• Leverantörens förmåga/resurser vid särskild händelse och eller kris.
• Krav på att leverantörens personal ska genomgå utbildning som tillhandahålls av beställaren.
• Dialog med beställaren eller platsbesök inför avrop.
• Krav på informationssäkerhet.
Fundera kring vem (beställare eller leverantör) om ska spara bilder, samtal m.m.
• Krav på säkerhetsskyddsavtal.
• PUB-avtal, sekretessförbindelser eller liknande.
Fundera på om ni behöver ställa ytterligare krav på PUB-avtal, PUA-avtal eller andra sekretessförbindelser.
• Pris.
Priserna i upphandlingen är takpriser och ni kan alltså få längre priser i leverantörernas avropssvar.
Specialiserad bevakning
• Inställelsetid vid larmutryckning.
Du behöver ange hur lång inställelsetiden ska vara. Detta bör finnas med och specificeras i alla era avropsförfrågningar.
• Leveranstid, dvs hur lång tid det tar för leverantören att starta uppdraget.
• Arbetsledares delaktighet i uppdraget, fastställda avstämningar med UM, tydliga och skriftliga instruktioner till berörda väktare etc.
• Utbildning av personal.
• Personalskydd och hjälpmedel, t.ex. brandsläckare, brandfilar, förstahjälen-låda, krocksäkerhetsklass på fordon m.m.
• Olika typer av skyddsutrustning.
• Åtgärder vid brand.
• Krav avseende utrustning.
• Leverantörens aktiva arbete med personal som utför tjänsten, t.ex. hur leverantören arbetar med krishantering, utbildning, fortbildning och hantering av olämpliga beteenden.
• Leverantörens förmåga/resurser vid särskild händelse och eller kris.
• Krav på att leverantörens personal ska genomgå utbildning som tillhandahålls av beställaren.
• Dialog med UM eller platsbesök inför avrop.
• Krav på informationssäkerhet.
Fundera kring vem (beställare eller leverantör) som ska spara bilder, samtal m.m.
• Krav på säkerhetsskyddsavtal.
• PUB-avtal, sekretessförbindelser eller liknande.
Fundera på om ni behöver ställa ytterligare krav på PUB-avtal, PUA-avtal eller andra sekretessförbindelser. Se även avsnitt 3.4 i detta dokument.
• Pris.
Priserna i upphandlingen är takpriser och ni kan alltså få längre priser i leverantörernas avropssvar.
Processteg vid förnyad konkurrensutsättning
Undersöka
behovet
Skapa
avropsförfrågan
Skicka ut
avropsförfrågan
Öppna och
utvärdera avropssvar
Tilldela beslut
Teckna kontrakt
Implementera
Steg 1 – Undersöka behovet
Innan ni tar fram en avropsförfrågan bör ni undersöka ert behov och fundera kring vilka faktorer som är viktiga för er som beställare. Några frågor som kan ställas vid er undersökning:
- Vilka aspekter behöver finnas för att vi ska få en bra leverans? Vilka krav behöver leverantören uppfylla för att vårt behov ska tillgodoses?
- Finns det några mervärden som vi vill se att leverantören levererar?
I er undersökning kan ni också föra dialog med leverantörerna för att skapa bättre förståelse för tjänsterna som de erbjuder. Ställ frågor för att räta ut eventuella frågetecken. Fråga gärna vad leverantörerna anser är rimliga inställelsetider för tex tjänsteområdet bevakning inom er kommun.
Om ni väljer att föra dialog med leverantörerna bör ni kontakta samtliga leverantörer som är antagna inom ett anbudsområde för att garantera likabehandling och att inte en specifik leverantör får en fördel framför någon annan.
Steg 2 – Skapa avropsförfrågan
Konkretisera ert avrop genom att skapa en avropsförfrågan. Använd gärna SKI:s stöddokument, se Mall Avropsförfrågan och Mall Prisbilaga.
En avropsförfrågan bör minst ha nedan innehåll:
• Vilka tjänster som efterfrågas.
• Tidsfrist för att inkomma med avropssvar. I avropsförfrågan ska en skälig tidsfrist för att lämna avropssvar anges. Denna tidsfrist fastställs med hänsyn till avropsförfrågans komplexitet och den tid som behövs för att lämna avropssvar. Lämplig anbudstid kan vara 10 dagar för en mindre förfrågan och 20 dagar för en mer komplex.
• Eventuella obligatoriska krav som leverantören måste uppfylla för att ert behov ska tillgodoses.
• Vilka mervärden som tillämpas.
• Hur ni kommer att välja ut vinnande leverantör dvs utvärderingsmetod.
• Kontraktsvillkor. Använd gärna SKI:s stöddokument Mall Kontrakt. Lämplig tid för ett kontrakt kan vara 2-3 år beroende på situationen och framtida planer, policys etc. När frågor senast kan ställas och hur frågorna kommer att hanteras under annonseringsperioden.
• Hur avropssvar ska lämnas. Gärna genom ett upphandlingsverktyg t.ex. Tendsign, E-avrop, Kommers, Mercell m.m för att säkerställa transparens och likabehandling.
• Att tilldelningsbeslut kommer meddelas samtliga ramavtalsleverantörer som har lämnat avropssvar.
Steg 3 – Skicka ut avropsförfrågan
Avropsförfrågan med eventuella bilagor ska skickas ut till samtliga ramavtalsleverantörer som har ramavtal inom beställarens aktuella anbudsområde. Till stöd för detta finns en sändlista med leverantörernas kontaktuppgifter.
Steg 4 – Öppna och utvärdera avropssvar
Öppna inkomna avropssvar efter sista dag för att lämna avropssvar. Avropssvar inkomna efter angiven tidsfrist beaktas inte.
Pröva först om inkomna avropssvar uppfyller era obligatoriska krav. Om ni har tillämpat några mervärden, bedöm dem och titta sedan på pris. Den leverantör med det ekonomiskt mest fördelaktiga avropssvaret är vinnande leverantör. Använd gärna SKI:s stöddokument, se Mall Prövning och utvärdering.
Steg 5 – Tilldela beslut
När ni har färdigställt er utvärderings av avropssvar och vet vilken leverantör som ska tilldelas ett kontrakt ska ni ta fram en individuell rapport med beslut om tilldelning. Den individuella rapporten och beslutet ska åtminstone innehålla följande;
• Vilka leverantörer som har lämnat avropssvar,
• Information om vald leverantör,
• Skäl till beslutet dvs hur valet av vinnande leverantör har gjorts, samt
• Information om den eventuella avtalsspärrens längd. Med avtalsspärr avses den tidsfrist efter underrättelse om tilldelningsbeslut då avtal inte får ingås, minst 10 eller 15 dagar beroende på kommunikationssätt. Avtalsspärren syftar till att ge leverantörer möjlighet att ansöka om överprövning vid förvaltningsrätten.
Vid en förnyad konkurrensutsättning gäller en frivillig avtalsspärr, vilket innebär att en upphandlande myndighet inte behöver tillämpa bestämmelserna om avtalsspärr. SKI rekommenderar att frivillig avtalsspärr iakttas. Det innebär att ni bör vänta ca 10 dagar efter att ni publicerat ert tilldelningsbeslut innan ni ingår avtal. Vill du läsa mer om frivillig avtalsspärr kan du läsa vidare på Upphandlingsmyndighetens hemsida: här
Steg 6 – Teckna kontrakt
Efter att den eventuella avtalsspärren löpt ut kan kontrakt tecknas. Det kontrakt som ska tecknas är detsamma som det som annonserades ut tillsammans med avropsförfrågan.
Steg 7 – Implementera
Implementera kontraktet i nära dialog och samråd med leverantören så att risker för missförstånd kan överbryggas. Börja till exempel med att ha ett startmöte med leverantören där ni går igenom viktigaste punkterna i kontraktet och berättar om era förväntningar etc.
Informera även intern om kontraktet vid behov.
Säkerhetsskyddsavtal och informationssäkerhet vid avrop
Säkerhetsskyddsavtal
I vissa fall kan beställaren vara skyldiga att teckna ett säkerhetsskyddsavtal med leverantören, t.ex. om:
• om det i avropet förekommer säkerhetsskyddsklassificerade uppgifter i säkerhetsskyddsklassen konfidentiell eller högre, eller
• om leverantören genom avropet får tillgång till i övrigt säkerhetskänslig verksamhet av motsvarande betydelse för Sveriges säkerhet.
Beställaren kan därför vid behov ställa krav på att leverantören ska teckna ett säkerhetsskyddsavtal i nivå 1, 2 eller 3 i ett avrop. Beställaren ska då i sin avropsförfrågan ange nivån på säkerhetsskyddsavtalet. Leverantören får i sitt avropssvar ta hänsyn till kravet på säkerhetsskyddsavtal och lämna ett pris utifrån de förutsättningarna som gäller för det specifika avropet.
Säkerhetsskyddsavtalet anger hur leverantören ska uppfylla kraven på säkerhetsskydd. Berörda personer hos leverantörer samt leverantörens eventuella underleverantörer, ska genomgå en säkerhetsprövning. Beroende på vilken säkerhetsnivå avropet har, kan en eventuell registerkontroll
utgöra en del av prövningen. Säkerhetsprövningen sker i enlighet med säkerhetsskyddslagen (2018:585) och säkerhetsskyddsförordningen (2018: 658) eller vid var tid gällande bestämmelser.
Om ni avropar ställer krav på att leverantören ska teckna ett säkerhetsskyddsavtal, tänk på att det tar cirka två månader för leverantören att få sin personal m.m. godkänd i en säkerhetsprövning. Ni rekommenderas därför att i avropsförfrågan ange att leverantörens personal ska vara godkänd i en säkerhetsprövning till kontraktsstart inte vid sista anbudsdag.
Säkerhetsskyddsavtal kan tecknas i samband med kontraktet för avropet. Ibland behövs ett säkerhetsskyddsavtal redan innan avropet genomförs och innan leverantörerna ens får tillgång till avropshandlingarna (för att få tillgång till t.ex. ritningar).
För mer information angående säkerhetsskydd se gärna SÄPO:s vägledning i Bilaga 4.
Informationssäkerhet
UM kan komma att ställa specifika krav på informationssäkerhet baserat på informationsklassning med utgångspunkt från den information som ska hanteras inom det som avropas. Kraven kan vara baserade på SKR:s verktyg för informationsklassning ”KLASSA”. För exempel på krav, se KLASSA:s verktyg för informationsklassning.
UM kan t.ex. kräva att sekretessförbindelse, personuppgiftsbiträdesavtal eller liknande tecknas när som helst under kontraktstiden.
Fakturering till beställaren ska ske elektroniskt. Leverantören ska kunna sända elektronisk faktura enligt något eller flera av följande alternativ:
a) PEPPOL BIS Billing 3.o;
b) Svefaktura;
c) SFTI fulltextfaktura; eller
d) via leverantörsportal. (Med leverantörsportal avses den upphandlande myndighetens webbaserade portal, i vilken leverantörer kan logga in för att registrera fakturor, och som är ansluten till ett e-handelssystem.)
Leverantören ska från och med kontraktstecknandet kunna kommunicera elektroniskt med den upphandlande myndigheten på något eller flera av följande sätt:
• via PEPPOL-nätverket,
• via partsuppsättning mot upphandlande myndighets operatör, eller
• via leverantörsportal som anvisas av den upphandlande myndigheten.
Fakturan ska utöver de lagstadgade kraven innehålla följande:
• nödvändiga referenser ska anges;
− avtalsnummer/kontraktsreferens/ramavtalsnummer;
− objekts-ID/referens till fakturerat objekt (vid periodisk faktura);
− avrops-/beställnings-/inköpsordernummer;
− kostnadsställe eller beställarens referens;
• debetfakturans fakturanummer ska framgår i kreditfaktura;
• den upphandlande myndighetens faktureringsadress;
• bolag/förvaltnings GLN;
• fakturerat belopp i SEK specificerat i eventuella delposter, inklusive brutto- och nettobelopp samt mervärdesskatt;
• vad tjänsten avser, leveransdatum; samt
• betalningsvillkor och förfallodatum samt övriga i kontraktet angivna uppgifter.
En faktura ska betalas senast 30 dagar efter det att leverantören har skickat den till er förutsatt att leveransen har fullgjorts. En faktura förfaller dock inte till betalning förrän den uppfyller kraven i punktlistan ovan.
Leverantören ska skicka fakturan till er senast 12 månader efter leveransdatum.
Faktura från leverantören ska omfatta även de delar av uppdraget som utförts av eventuella underleverantörer.
Fakturor får inte överlåtas eller pantsättas utan att ni har godkänt det skriftligt. Leverantören ska kreditera upplupna viten vid nästkommande fakturatillfälle.
Larmcentral
Kom ihåg att fundera kring hur samtal, bilder m.m. sparas. Flera leverantörer sparar inte materialet hos sig utan det lagras hos beställarens egna server.
Ni bör också fundera på om ni behöver ställa ytterligare krav på PUB-avtal, PUA-avtal eller sekretessförbindelser. Detta kan t.ex. aktualiseras om ni lägger in personuppgifter i leverantörens kundportal eller genomför avrop för verksamheter så som hamnar eller vattentorn.
För att få så bra priser som möjligt bör ni själva skriva rondinstruktionen och ange hur många minuter uppdraget kommer att ta.
Viktigt
Ni ska kravställa i avropsförfrågan utifrån vilken typ av larmsändare, fabrikat på inbrottslarm ni har. Det är då viktigt att ta ställa krav på kompatibilitet och möjlighet att ta emot larmsignal från beställarens befintliga larmsändare och system. Leverantörerna kan då genomföra en kontroll av mottagarutrustningen för att avgöra om leverantören kan ta emot signalerna eller inte. Ni måste ange i ert avrop vilka leverantörer för Bevakning eller Specialiserad bevakning som ni har och ange att larmcentralsleverantören ska kunna koppla upp sig mot dessa under kontraktstiden.
Bevakning och Specialiserad bevakning
Ni måste ange i er avropsförfrågan hur lång inställelsetiden ska vara. När det gäller inställelsetiden är det viktigt att ni beaktar var objekten som avropet avser finns och vilka tider som är rimliga utifrån just ert geografiska område.
Ofta ställer beställare för korta inställelsetider. Om ni är osäkra på vad som är en rimligt inställelsetid för ert geografiska område, kan ni ha en dialog med leverantörerna under er behovsundersökning (steg 1 i den förnyade konkurrensutsättningen).
Ni bör också fundera på om ni behöver ställa ytterligare krav på PUB-avtal, PUA-avtal eller sekretessförbindelser. Detta kan t.ex. aktualiseras om ni lägger in personuppgifter i leverantörens kundportal eller genomför avrop för verksamheter så som hamnar eller vattentorn.
Observera att om ni begär in bevis för hundförare är namnen som kommer in känsliga personuppgifter som ska hanteras enligt GDPR.
När det gäller specialiserad bevakning bör ni inte avropa skyddsvakter till ett objekt som inte skyddsobjekt, då detta riskerar att bli onödigt dyrt för er.
Viktigt
Ni ska kravställa i avropsförfrågan utifrån vilken typ av mottagarutrustning leverantören har för att ta emot larm digitalt från en annan larmcentral. Leverantörerna kan då genomföra en kontroll av sitt system för att avgöra om leverantören kan ta emot signalerna eller inte. Ni måste ange i er avropsförfrågan vilken larmcentralsleverantör ni har, samt att leverantören ska kunna koppla upp sig till denna under kontraktstiden.
Till denna avropsvägledning tillhör följande bilagor:
o Bilaga 1 - Avropsberättigade parter
o Bilaga 2 – Antagna leverantörer per anbudsområde samt kontaktuppgifter
o Bilaga 3 - Ramavtalspriser
o Bilaga 4 – Säpos vägledning om säkerhetsskyddad upphandling SKI:s stöddokument är följande:
o Mall Avropsförfrågan
o Mall Prisbilaga
o Mall Kontrakt
o Mall Prövning och utvärdering