Anbudsinbjudan avseende
Anbudsinbjudan avseende
”Upphandling av underhållsavtal för datacenterutrustning”
Svarsbilaga
Dnr 0395/16
Innehåll
1.2 Upphandlande myndighet och användare 3
2.3 Upphandlingens omfattning/volym 4
2.4 Avgränsningar för uppdraget 4
2.7 Grund för tilldelning av avtal 5
2.13 Samverkan, uppföljning och kontroll 7
4.2 Metodik/anbudsutvärdering 10
4.3 Förtydliganden och kompletteringar 11
4.4 Underrättelse om tilldelningsbeslut och avtalsspärr 11
1 Allmänt
1.1 Intraservices uppdrag
Intraservice levererar administrativa tjänster, drift och teknisk support till Göteborgs Stads olika verksamheter. Vi är ca 450 anställda.
Läs mer om oss på vår hemsida xxxx://xxx.xxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxx
1.2 Upphandlande myndighet och användare
Upphandlande myndighet och avtalstecknare är Göteborgs Stad intraservice.
2 Inbjudan
2.1 Allmänt
Intraservice inbjuder leverantörer att lämna in anbud avseende intraservice
ramavtalsupphandling ”Upphandling av underhållsavtal för datacenterutrustning”.
2.2 Upphandlingen avser
Göteborgs stad intraservice avser upphandla service och support för stadens - datacenterutrustning. Idag ligger service- och supportåtaganden hos flera olika leverantörer. Syftet med detta är att ta ett helhetsgrepp kring leveransen, och ges möjlighet att kunna avropa differentierade nivåer och proaktiva supporttjänster.
Det innebär att även redan tecknade avtal ska tas över och hanteras i och med avtalstecknandet.
Upphandlingen avslutas genom att Göteborgs stad intraservice och den antagna leverantören tecknar ramavtal.
Avgränsning:
I vissa förekommande fall då innevarande leverantör inte kan erbjuda service och support för en specifik tillverkare/produkt på en relevant nivå förbehåller sig upphandlande myndighet att göra en separat upphandling.
2.1 Område och omfattning
Service och supportavtal för datacenterutrustning ex. server, backup, lagring .
2.2 Upphandlingsform
Upphandlingen genomförs med öppet förfarande i enlighet med lagen om offentlig upphandling LOU (2007:1091), 4 kapitlet.
Med öppet förfarande avses ett förfarande där alla leverantörer får lämna anbud. Förhandlingar med anbudsgivare är inte tillåtna vid öppet förfarande.
Det innebär bl. a att anbud kommer att antas utan föregående förhandling. Det är därför viktigt att anbudsgivare lämnar sitt bästa anbud från början.
Detta innebär i korthet följande stegvisa förfarande:
1. Annonsering av upphandling
2. Mottagande av anbud
3. Intraservice kontrollerar och utvärderar inkomna anbud
4. Intraservice fattar tilldelningsbeslut och upplysningar om tilldelningsbesluten delges samtliga leverantörer som inkommit med anbud.
5. Avtal tecknas tidigast 10 dagar efter utskickat tilldelningsbeslut.
2.3 Upphandlingens omfattning/volym
Upphandlingen omfattar enbart Intraservice Göteborgs Stad.
Den nedan angivna avtalsvolymen innebär en uppskattad volym baserad på omsättning av befintligt ramavtal och innebär endast ett riktvärde. Det verkliga utfallet kan bli såväl högre som lägre och några garanterade volymer lämnas inte. Under avtalstiden kan förändringar komma att ske utifrån politiska beslut, verksamhetsförändringar m.m. som kan påverka behovet och volymerna. Den totala avropsvolymen för bådas områdena under den sammanlagda avtalstiden uppskattas till upp till 6- 8 miljoner.
2.4 Avgränsningar för uppdraget
Upphandlingen omfattar inte allmän konsultverksamhet inom IT, såsom utredningar, projekt mm. Intraservice Göteborgs Stad förbehåller sig rätten att upphandla annat konsultstöd och andra rådgivningstjänster från annan leverantör vid behov.
2.5 Helt/delat anbud
Del av anbud kommer inte att antas.
2.6 Avtalsform
Upphandlingen avslutas genom att Göteborgs stad intraservice och den antagna leverantören tecknar ramavtal.
2.7 Grund för tilldelning av avtal
Som utvärderingskriterium används lägsta pris. Anbudet med lägsta totala utvärderingspris kommer att antas. Utvärderingspriset är total anbudssumma för avtalstiden, 4 år
(Bilaga 5 Priser, datacenterutrustning – Svarsbilaga.)
Om två eller fler anbudsgivare har samma lägsta utvärderingspris medför detta att staden kommer att göra en lottning för att utse ett vinnande anbud. Vid utvärderingen av pris bedöms också att anbudets nivå inte är orimligt låg i enlighet med bestämmelserna i LOU.
Innan anbud förkastas på grund av orimligt lågt pris kommer anbudsgivaren beredas möjlighet att lämna förklaring.
2.8 Avtal/alternativa anbud
Avtalet baseras på innehållet i detta förfrågningsunderlag med tillhörande bilagor och antagna anbud. Alternativa anbud och reservationer accepteras inte.
2.9 Avtalsperiod
Avtalet gäller 2 år från avtalstecknande med möjlighet till 1+1 års förlängning. Intraservice beslutar om förlängning av avtalet.
Avtal samt eventuella underavtal som tecknas i samband med avtalstecknandet ska erbjudas månadsvis förlängning upp till max sex månaders förlängning, om ny upphandling har resulterat i byte av leverantör.
2.10 Tidsplan
Anbud ska vara Intraservice tillhanda senast 2016-XX-0XX
Intraservice har följande ungefärliga tidsplan för denna upphandling: V19-V21 Utvärdering av inkomna anbud
V21-V22 Tilldelningsbeslut fattas och överklagandetid V23 Avtal tecknas
Undertecknande av avtal sker tidigast 10 dagar efter fattat tilldelningsbeslut.
2.11 Frågor om underlaget
Frågor om underlaget som är av principiell och allmän karaktär kan ställas till Intraservice. Frågor och svar sker via Tendsign. Såväl frågor som svar kommer att delges alla som begärt ut anbudshandlingar. För att få eventuella frågor och kompletteringar under anbudstiden måste man vara registrerad i de databaser vi annonserat i. Dessa administreras och besvaras genom vår kontaktperson på nedan angiven e-postadress.
Av Intraservice utfärdade förtydliganden och kompletteringar utgör en del av förfrågningsunderlaget.
Alla frågor och svar som publiceras är avidentifierade. Sista dag för att ställa frågor är 2016-XX-XX.
Svar på frågor beräknas i normalfallet vara publicerade inom fem dagar. Sista dag för kompletterande upplysningar och handlingar är 2016-XX-XX.
Frågor om varför ett visst krav ställts kommer inte att besvaras. Intraservice kontaktväg i denna upphandling är via Tendsign.
2.12 Sekretess
Den upphandlande myndigheten omfattas av offentlighetsprincipen, vilket innebär att allmänheten har rätt att ta del av myndighetens inkomna handlingar. För att en uppgift i en sådan handling ska kunna hemlighållas måste stöd för detta finnas i offentlighets- och sekretesslagen.
Efter det att en upphandling avslutats är inkomna anbud som huvudregel offentliga. Av 31 kapitlet 16 § offentlighets- och sekretesslagen följer dock att sekretess gäller för uppgift i anbud som rör entreprenörens affärs- eller driftförhållanden, om det av särskild anledning kan antas att entreprenören lider skada om uppgiften röjs. Anser anbudsgivaren att vissa uppgifter i anbudet ska sekretessbeläggas måste det preciseras vilka uppgifter det är samt lämnas en motivering till på vilket sätt anbudsgivaren skulle lida skada om uppgifterna lämnades ut. Det ska samtidigt framhållas att det är myndigheten, d.v.s. den upphandlande myndigheten som enligt offentlighets- och sekretesslagen ska besluta om en uppgift ska
sekretessbeläggas. Observera att den motivering som lämnas är den som myndigheten kommer att utgå ifrån vid en eventuell sekretessbesdömning. Utlämnande av uppgifter kan
alltså komma att ske utan att detta kommuniceras med anbudsgivaren, även i de fall de motiveringar som lämnats bedöms som otillräckliga för att utgöra en sekretessgrund i lagens mening.
Myndighetens skriftliga beslut i sekretessärendet kan överklagas.
Om sekretess begärts - Precisera de uppgifter i kommentarsfältet som begäran omfattar samt motivering till på vilket sätt anbudsgivaren skulle lida skada om uppgifterna lämnades ut.
Anbudsgivaren begär sekretess på delar av anbudet (Fasta svarsalternativ) | Ja | Nej |
Om ja, beskriv hur ni som anbudsgivare lider skada. Ange vilka delar av anbudet som ej kan lämnas ut: | ||
2.13 Samverkan, uppföljning och kontroll
Göteborgs Stad, Skatteverket och Kronofogdemyndigheten säkrar genom kontroller att alla som utför uppdrag på detta avtal är seriösa och bl. a sköter sina redovisningar och betalningar av skatter och avgifter.
Detta innebär löpande kontroller av antagna leverantörer och dessas eventuella underleverantörer.
2.14 Anbudssvar
Anbud kan endast lämnas genom upphandlingssystemet, Tendsign.
Xxxxxxxxxxx att den information som begärts verkligen finns med i anbudssvaret. Undvik att lämna information som inte efterfrågats.
Hänvisningar eller referenser till andra källor som hemsidor, trycksaker, andra upphandlingar
etc. kommer inte att beaktas om annat ej särskilt framgår av förfrågningsunderlaget. Alla svarsbilagor ska vara sanningsenligt ifyllda .
2.15 Inlämning av anbud
Se Tendsign.
För sent inkomna anbud behandlas inte.
• Anbudet ska vara giltigt t o m 2016-09-30
• Anbudet ska vara skrivet på svenska. Produkt/tjänstebeskrivningar kan vara på engelska. Alla svarsbilagor ska vara ifyllda på svenska med svar utan hänvisningar till tekniska bilagor eller manualer.
3 Krav och bilagor
Med förfrågningsunderlaget bifogas följande bilagor:
• Bilaga 1 Teknisk kravspecifikation, underhållsavtal för datacenterutrustning svarsbilaga
• Bilaga 2 Upphandling av underhållsavtal för datacenterutrustning, Krav på anbudsgivare svarsbilaga
• Bilaga 3 Referensuppdrag, Upphandling av underhållsavtal för datacenterutrustning - Svarsbilaga,
• Bilaga 4 Underhållsavtal för datacenterutrustning Ramavtal
• Bilaga 5 Priser, datacenterutrustning – Svarsbilaga
• Bilaga 6 förteckning över datacenterutrustning - svarsbilaga
• Bilaga 7 IT& Telekomföretagens Allmänna bestämmelser IT-Infrastrukturtjänster 2014 (bifogas inte)
Dessa bilagor är också i vissa fall svarsbilagor som ska fyllas i och bifogas anbudet. Kontakta Intraservice inom angivna tidsramar i det fall Anbudsgivaren inte kan använda föreskrivet format.
Bilaga 6 är en svarsbilaga där priser per månad per produkt skall fyllas i. Anbudsgivare kan som alternativ välja att lämna en lista som utdrag ur system eller liknande men där samma uppgifter framgår.
Slutsumman per år skrivs sedan in i Svarsbilaga Bilaga 5 Priser, datacenterutrustning – Svarsbilaga.
För ifyllnad av samtliga svarsbilagor gäller följande:
• För att Intraservice ska kunna avgöra om anbud uppfyller ställda krav ska anbudsgivare ge tydliga och fullständiga svar på samtliga krav och frågor.
• Svarsbilagor är utformat som formulär i MS Word eller MS Excel. För att kunna läsa och fylla i dokumenten krävs MS Word och MS Excel 2003 eller senare version.
• Notera att textrutor ”expanderar” automatiskt om flera rader skrivs in. Om utrymmet inte räcker till skall not anges med hänvisning till var svaret kan hittas. Kontrollera att ifylld information kan läsas i utskriven form. Om detta ej fungerar, lägg informationen i separat dokument.
4 Prövning av anbud
4.1 Anbudsprövning
Prövning och utvärdering av anbud utförs enligt följande stegvisa förfarande:
1. Formell kontroll, kontroll att begärd dokumentation lämnats
2. Kvalificering, kontroll att anbudsgivaren uppfyller nedan kvalificeringskrav.
3. Prövning om anbudsgivaren uppfyller ställda ska-krav enligt ” Bilaga 2 Upphandling av underhållsavtal för datacenterutrustning, Krav på anbudsgivare svarsbilaga”. De anbudsgivare som inte uppfyller ställda ska-krav utesluts ur upphandlingen.
4. Prövning om anbudsgivaren uppfyller ställda krav enligt ” Bilaga 3 Referensuppdrag, Upphandling av underhållsavtal för datacenterutrustning, Svarsbilaga. De anbudsgivare som inte uppfyller ställda ska-krav utesluts ur upphandlingen.
5. Prövning om anbuden uppfyller ställda ska-krav enligt ” Bilaga 1 Teknisk kravspecifikation, underhållsavtal för datacenterutrustningutrustning svarsbilaga” De anbud som inte uppfyller alla ska-krav utesluts ur upphandlingen.
6. Utvärdering av priser från ” Bilaga 5 Priser, datacenterutrustning – Svarsbilaga”.
7. Anbudsutvärdering: Utvärderingen av de anbud som godkänts i kvalificering och kravspecificering, sker utifrån lägst pris.
Om väsentliga uppgifter utelämnats kan anbudet komma att förkastas.
I allmänna texter i anbudet med bilagor förkommer ordet ”ska”, i dessa fall är det ej avsett som tvingande krav (ska-krav). ”Ska” används då för att ge generella beskrivningar av miljöer, funktioner, lösningar mm. Endast de (ska-krav) som är upptagna i Svarsbilagorna, 1-4, räknas som kvalificeringskrav.
4.2 Metodik/anbudsutvärdering
Kontroll av riktigheten i angivna anbudssvar samt utvärdering av svar kommer att göras av en grupp företrädare för Intraservice.
Utvärderingspriset är:
Se Bilaga 5 Priser, datacenterutrustning – Svarsbilaga
4.3 Förtydliganden och kompletteringar
Under upphandlingsförfarandet kan Intraservice begära att anbud förtydligas eller kompletteras under förutsättning att det kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning.
Intraservice äger rätt att ta in och kontrollera erforderliga bevis/intyg.
Intraservice får medge att en anbudsgivare rättar en uppenbar felskrivning eller felräkning eller något annat uppenbart fel i anbudet.
Observera att den upphandlande myndigheten inte är skyldig att begära in kompletterande uppgifter eller förtydliganden. Det är därför av yttersta vikt att anbudet innehåller samtliga begärda uppgifter.
4.4 Underrättelse om tilldelningsbeslut och avtalsspärr
Tilldelningsbeslut med anledning av denna upphandling fattas av förvaltningsdirektören för Intraservice.
Underrättelse om tilldelningsbeslut tillsänds samtliga Leverantörer till den e-postadress Leverantören registrerat i TendSign.
Tilldelningsbeslutet utgör inte ett bindande avtal. Ett civilrättsligt bindande avtal mellan Upphandlingsbolaget och vinnande Leverantörer sluts genom att ett ramavtal undertecknas av båda parter och träder i kraft först efter det att tiden för avtalsspärren löpt ut.