Kommunal avtalssamverkan för

Detta dokument utgör en kommunal avtalssamverkan enligt 9 kap. 37 § kommunallagen (2017:725) mellan kommunerna och regionen i Västernorrlands län. Samverkansavtalet med tillhörande rutiner reglerar parternas samverkan kring försörjning av hjälpmedel i Västernorrland. Samverkansavtalet omfattar individuellt förskrivna hjälpmedel och utrustning.

Målet med samverkansavtalet är en jämlik och kostnadseffektiv hjälpmedelsförsörjning för invånarna i Västernorrland.

Detta samverkansavtal ersätter tidigare avtal med diarienummer 17RS10909.

3. Bakgrund ‌

I enlighet med hälso- och sjukvårdslagen (2017:30) ska regioner och kommuner tillhandahålla de hälso- och sjukvårdstjänster som krävs för att tillgodose vanligt förekommande vårdbehov inom ramen för hälso- och sjukvårdsuppdraget. Uppdraget innefattar hjälpmedel utifrån individuella behov och förutsättningar.

Patientlagen (2014:821) tydliggör också möjligheten, för individer med funktionsnedsättning, att välja det hjälpmedel som hen föredrar om det med hänsyn till behov och till kostnaderna för hjälpmedlet framstår som befogat.

4. Värdegrund och gemensam avsiktsförklaring ‌

Samverkansavtalet ska stödja en ömsesidig samverkan och ansvarstagande kring försörjningen av personliga hjälpmedel för invånarna. Av stor betydelse för den här samverkan är den länsövergripande utvecklingen mot en god och nära vård. Den ska vara vägledande när beslut tas kring hjälpmedelsbehov och hjälpmedelsförsörjning. Identifierade framgångsfaktorer för rörelsen mot en god och nära vård är bland andra; aktiv delaktighet, motivation och vilja till förändring i verksamhet, gemensam kultur - mod och öppenhet som utvecklar och utmana strukturer och system (se Program för god och nära vård i Västernorrland).

Parternas ambition är att gemensamt utveckla en långsiktig och förtroendefull samverkan i en anda av öppenhet och dialog, som bidrar till en gynnsam utveckling till nytta för länets invånare. Parterna har ansvar för att inom sina respektive verksamheter göra avtalet känt och följa upp hur det används.

Samverkansparterna och Hjälpmedel Västernorrland verkar gemensamt för att vårdprocessen för invånarna fungerar på ett gränsöverskridande sätt och för att den lagstadgade skyldigheten att erbjuda hjälpmedel, fullföljs.

Samverkansparterna tar ett gemensamt ansvar för händelser och kostnader som kan uppkomma som en följd av detta avtal. En gemensam avsiktsförklaring har utarbetats och beslutats av regionen och kommunerna tillsammans (BG SocialReKo, 2022).

Samverkansavtalet ska ligga till grund för en gemensam utveckling av hjälpmedelsområdet utifrån tillkommande behov. Nya utvecklingsområden ska dokumenteras och resurs- och kostnadsberäknas. Detta gäller ej sortimentsfrågor som finns inom Hjälpmedelskommitténs uppdrag.

5. Avtalstid, uppsägningstid och avtalets upphörande ‌

Samverkansavtalet gäller för perioden 2024-01-01–2026-12-31, med möjlighet till förlängning. Uppsägning av avtalet ska ske skriftligen av endera parten senast 1 år innan avtalstiden löper ut. Om ingen part skriftligen säger upp avtalet förlängs det med två år i taget.

Samverkansparterna har rätt att uppta förhandlingar om väsentliga förändringar i förutsättningarna för avtalet, som inträffar under avtalstiden. Sådana förändringar beslutas av parterna på samma sätt som detta avtal tecknas.

För det fall där samverkan enligt detta avtal upphör ska samverkansparterna och Hjälpmedelsverksamheten samråda kring hantering av hjälpmedelsadministration, teknisk dokumentation, lokaler, utrustning och personal, för att övergången till annan utförare ska kunna ske utan avbrott eller brister i verksamheten. Kostnader för lagerhållna produkter fördelas i förekommande fall mellan parterna.

Hjälpmedelsverksamheten är skyldig att till samverkansparterna lämna ut sådana uppgifter som är av betydelse, inför och i samband med samarbetsavtalets upphörande.

6. Samverkansorganisationen ‌

I Västernorrland finns olika forum för samverkan, beredning och beslut gällande frågor kring hjälpmedel. Dessa dialoger sker på olika nivåer, mellan representanter från kommunerna och regionen, med utgångspunkt i gällande avtal, riktlinjer och rutiner.

Kommunernas och regionens inflytande och medverkan inom ramen för detta samarbetsavtal säkerställs genom ett aktivt deltagande och medverkan i samverkansorganisationens olika forum.

6.1 Hälsam - politisk samverkansnivå ‌

Hälsam är ett länsövergripande politiskt organ som samverkar i gemensamma frågor som rör huvudmännens hälso- och sjukvård, skola och socialtjänst.

6.2 Länsledningen ‌

Länsledningen är en länsövergripande tjänstepersonsberedning som fattar strategiska beslut utifrån övergripande gemensamma överenskommelser. Länsledningen för Xxxxxx ansvarar för att bevaka gällande avtalstider och i god tid initiera arbete så att beredskap finns inför nytt avtal, oavsett avtalsform.

Förslag på förändringar som inte står i enlighet med gällande avtal presenteras för Länsledningen, för beredning, inför beslut i Hälsam om rekommendationer till huvudmännen.

6.3 Samverkansråd ‌

Uppdraget är att utveckla samarbete och samverkan kring de frågor som ingår i detta avtal.

Rådets representanter från kommunen är enhetschef, medarbetare utsedda av enhetschef eller verksamhetschef. Representanter från Hjälpmedel Västernorrland är enhetschefer eller medarbetare utsedd av enhetschef eller verksamhetschef. Deltagarna skall ha mandat att fatta beslut rörande i förväg anmälda samverkansfrågor.

Samverkansrådet träffas minst fyra gånger per verksamhetsår. Hjälpmedel Västernorrland är sammankallande. Minnesanteckningar förs och arkiveras av Hjälpmedel Västernorrland, samtliga dokument delges alla deltagare i kundrådet.

7. Uppdraget ‌

Inom ramen för det här samverkansavtalet åtar sig Region Västernorrland (Hjälpmedel Västernorrland) att genom uthyrning eller försäljning tillhandahålla individuellt förskrivna hjälpmedel och utrustning till samtliga parter samt det tjänsteutbud som följer av punkt 7.2. De individuellt förskrivna hjälpmedlen och

utrustningen har upphandlats i enlighet med LOU utifrån Hjälpmedelskommitténs kriterier för att tillgodose invånarnas behov. Produktutbudet återfinns i Hjälpmedel Västernorrlands beställningssystem.

7.1 Produktutbud ‌

7.1.1 Individuellt förskrivna hjälpmedel

Med individuellt förskrivet hjälpmedel avses ett hjälpmedel som syftar till att bibehålla eller öka aktivitet, delaktighet eller självständighet genom att kompensera för en funktionsnedsättning.

7.1.2 Utrustning

Med utrustning avses hjälpmedel avsedda för anställdas behov i syfte att stärka arbetsmiljön. Dessa hjälpmedel är avsedda för en eller flera personer.

7.2 Tjänsteutbud ‌

Hjälpmedel Västernorrlands tjänsteutbud innefattar:

7.2.1 Kundservice

Hjälpmedel Västernorrland ska vara tillgänglig per telefon och/eller funktionsbrevlåda, dagtid helgfria vardagar, se xxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx.

7.2.2 Konsultation/rådgivning

Vid behov av råd och stöd i val av hjälpmedel för enskild brukare beställs konsultation, vilken ska påbörjas inom 10 arbetsdagar och bör avslutas inom 90 kalenderdagar.

7.2.3 Produktvisningar, utbildningar och studiebesök

Produktvisningar och produktutbildningar ges i samband med nya avtalsperioder men kan vid behov tillhandahållas under en avtalsperiod. Beroende av sortiment/produktområde kan utbildningarna vara fysiska alternativt digitala.

7.3.4 Specialanpassningar

Hjälpmedel Västernorrland är registrerad hos Läkemedelsverket som tillverkare av specialanpassade produkter och utför specialanpassningar på uppdrag av förskrivaren. Ärendet ska påbörjas inom 10 arbetsdagar och bör avslutas inom 90 kalenderdagar.

7.3.5 Teknisk service

Teknisk service utförs på hyreshjälpmedel inom och utom sortiment. Den inkluderar reparationer, anpassning/montering och installation samt besiktning av förhyrda lyftar och skall avslutas inom åtta arbetsdagar.

8. Upphandling ‌

I upphandlingsarbetet ansvarar Hjälpmedel Västernorrland för produktkunskap, planering och sortimentsarbete.

Kommunerna i Västernorrlands län ska erbjudas möjlighet att medverka med förskrivarkompetens vid varje upphandling som gäller hjälpmedel som nyttjas i kommunernas verksamheter. Inför en ny upphandling skickar Hjälpmedel Västernorrland ut inbjudan till kommunernas och utsedda representant/- er.

8.1 Möjlighet att avropa ‌

Samtliga parter som samverkar enligt detta avtal har möjlighet att avropa från Hjälpmedel Västernorrland.

Avrop gällande individuellt förskriva hjälpmedel görs av funktion med förskrivarkompetens. Avrop gällande utrustning görs av de funktioner som respektive samverkanspart utser.

9. Tillgänglighet ‌

9.1 Lagerhållning ‌

Hjälpmedel Västernorrland lagerhåller produkter som ingår i beslutat sortiment och som har tillräckligt hög efterfrågan/lageromsättning för att vara ekonomiskt motiverat att lagerhålla.

Lagerhållning följs löpande och är underlag för vilka artiklar som lagerhålls framgår i leverantörens beställningssystem.

9.2 Buffertförråd ‌

Syftet med buffertförråd är att kunna erbjuda en ökad tillgänglighet av frekvent använda hjälpmedel. Buffertförråd är Hjälpmedel Västernorrlands utlokaliserade lager, lageromsättningen kan göra att innehållet i buffertförrådet förändras över tid.

9.3 Buffertansvarig ‌

Varje buffertförråd ska ha en utsedd, namngiven buffertansvarig och vid byte av buffertansvarig ska det meddelas till Hjälpmedel Västernorrland.

Buffertansvarig ska minst 1 gång/kvartal följa upp buffertförrådets lagersaldon. Tidpunkten för inventeringen ska överenskommas med Hjälpmedel Västernorrland.

10. Beredskapsplanering ‌

Kommuner och regioner ska vidta de förberedelser som behövs för verksamheten under höjd beredskap (beredskapsförberedelser/beredskapsplanering).1

Krisberedskapen och det civila försvaret i Sverige bygger på följande principer:

• Ansvarsprincipen – att den som har ansvar för en verksamhet i normala situationer också har motsvarande ansvar vid störningar i samhället. Aktörer har ett ansvar att agera även i osäkra lägen. Den utökade ansvarsprincipen innebär att aktörerna ska stödja och samverka med varandra.

• Närhetsprincipen – att samhällsstörningar ska hanteras där de inträffar och av de som är närmast berörda och ansvariga.

• Likhetsprincipen – att aktörer inte ska göra större förändringar i organisationen än vad situationen kräver. Verksamheten under samhällsstörningar ska fungera som vid normala förhållanden, så långt det är möjligt.

Beredskapsförberedelser/beredskapsplanering ingår inte i denna avtalssamverkan.

1 Se 3 kap. 1 § lag (2006:544) om kommuners och regioners åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap (LEH)

11. Transporter ‌

11.1 Leveranser ‌

Hjälpmedel Västernorrlands leveranser utgår dagligen, helgfria vardagar, till överenskomna och uppmärkta platser, se Vårdgivarwebben xxx.xx.

11.2 Returer och returplatser ‌

För ett mer hållbart logistikflöde kring retur/återlämning och en minskad förlust av hjälpmedel, har ansvarsförhållanden och förutsättningar för returplatser förtydligats, se bilaga 1.

12. Xxxxx/hållbarhet ‌

”En hållbar utveckling är en utveckling som tillfredsställer dagens behov utan att äventyra kommande generationers möjligheter att tillfredsställa sina behov” (Brundtlandrapporten, FN 1987). Hållbar utveckling inbegriper såväl ekonomiska som sociala, sociala och ekologiska aspekter enligt Agenda 2030 (Xxxxxxxxxx.xx).

12.1 Rekonditionering ‌

Med utgångspunkt i hållbarhet och hushållning av resurser arbetar Hjälpmedel Västernorrland med rekonditionering av hjälpmedel, vilket innebär att de ansvarar för teknisk funktion och ett återställande till nyskick, Hjälpmedelsverksamheten ansvarar för att bedöma när rekonditionering inte är aktuellt.

13. Ekonomi ‌

13.1 Produktpriser ‌

Produktpriser återfinns i Hjälpmedel Västernorrlands beställningssystem.

13.1.1 Funktionshyra

Hyran innefattar produktkostnad och tillhörande servicetjänster enligt specifikation, se bilaga 2.

13.2 Försäljningspris ‌

Det är produktens inköpspris, påslag i enlighet med prismodellen samt moms.

13.3 Extra tjänster ‌

Tjänster utöver det som ingår i funktionshyran debiteras utifrån faktisk kostnad, se Vårdgivarwebben xxx.xx.

13.4 Prisförändringar ‌

Hjälpmedelsprodukternas pris justeras årligen enligt SKR:s prisindex LPIK, januari är regleringsmånad. Prognosen för LPIK meddelas senast den 31 augusti året innan prisjusteringen träder i kraft.

Särskilda prisförändringar sker även i samband med att nya leverantörsavtal tecknas och utifrån eventuella avtalsenliga och förhandlade prisjusteringar från leverantör. Vid nya leverantörsavtal aviseras enskilda produkters prisförändringar i samband med avtalsstart.

13.5 Faktureringsvillkor ‌

Fakturering för hyresprodukter sker utifrån varje påbörjad 30-dagarsperiod. Samlingsfaktura skickas en gång per månad.

13.6 Kreditering ‌

Kreditering sker för felaktig fakturering, retroaktivt och för innevarande kalenderår.

13.7 Betalningsvillkor ‌

Betalning ska ske inom 30 dagar, därefter utgår dröjsmålsränta enligt räntelagen.

14. Avvikelser ‌

Fel och brister i de processer som omfattas av detta avtal rapporteras som avvikelser enligt regionens rutin för avvikelsehantering, se Xxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx

14.1 Tillbud/negativ händelse ‌

Negativa händelser och tillbud rapporteras i enlighet med HSLF-FS 2021:52.

15. Ansvar försvunna, skadade och förstörda hjälpmedel ‌

Allmänt gäller att den som tagit hand om annans egendom har en viss skyldighet att se till att egendomen inte försvinner, skadas eller förstörs. Denna skyldighet brukar betecknas som en vårdplikt och utgör en skadeståndsrättslig princip.

Normalt slitage är förväntat, men om ett hjälpmedel försvinner, skadas eller förstörs på grund av oaktsamhet eller vårdslös så ansvarar den som hade föremålet i sin besittning.

Den samverkanspart som avropat hjälpmedlet ansvarar för att ersätta Hjälpmedel Västernorrland för den skada som uppstått till följd av oaktsamhet eller vårdslöshet. Den samverkansparten får sedan utöva sin regressrätt gentemot den som orsakat skadan om samverkansparten så önskar. Samma sak gäller om ett hjälpmedel inte återlämnas på det sätt som föreskrivs i bilaga 1, Ansvarsfördelning och förutsättningar för retur av hjälpmedel.

Varje samverkanspart som avropat ett hjälpmedel ansvarar för att informera de individer och arbetsplatser som tar emot hjälpmedel om vilket ansvar de har för hjälpmedlet, samt att informera om att det i vissa fall kan vara bra att teckna en försäkring.

16. Uppföljning ‌

Uppföljning ska göras årligen avseende följsamhet till avtalet och eventuella problem.

Hjälpmedel Västernorrland är en ISO 9001-certifierad verksamhet och följer kontinuerligt kvalitets- och processmått.

17. Force majeure ‌

Part är befriad från sina åtaganden om denne visar att det inträffat ett hinder utanför dennes kontroll, som denne inte skäligen kunde förväntas ha räknat med vid köpet/hyrestillfället och vars följder denne inte heller skäligen kunde ha undvikit eller övervunnit.

Beror dröjsmålet på någon som part anlitat för att helt eller delvis fullgöra sina skyldigheter enligt detta avtal, är parten fri från skadeståndsansvar endast om också den som parten anlitat skulle vara fri enligt detta stycke. Detsamma gäller om dröjsmålet beror på en leverantör som beställare har anlitat eller någon annan i tidigare säljled.

För att part ska ha rätt att göra gällande befrielsegrund enligt ovan ska denne utan dröjsmål underrätta motparten om uppkomsten därav, liksom om dess upphörande. Part ska informera motparten om när fullgörelse beräknas kunna ske. Vid force majeure hos beställaren ska beställaren ersätta leverantören för de merkostnader som leverantören får vidkännas för att säkra och skydda varan.

18. Tvist ‌

Om tvist uppstår om tolkning och tillämpning av detta avtal ska tvisten i första hand lösas av parterna inom ramen för samverkansorganisationen. Om parterna inte kommer överens äger vardera part rätt att hänskjuta tvisten till allmän domstol.

19. Referenser ‌

BG SocialReKo. (2022). Avsiktsförklaring för hjälpmedelsförsörjning i Västernorrlands län. In.

Xxxxxxxxxx.xx. Agenda 2030 för hållbar utveckling. Retrieved from xxxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxx-xxxxxxx/xxxxxxx-xxxxx-xxx-xxxxxx-0000/00-xxxxxxx-xxx-xxx- hallbar-utveckling/

SFS. (2006:544) Lag om kommuners och regioners åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap (LEH). xxxxx://xxx.xxxxxxxxx.xx/xx/xxxxxxxx-xxx-xxxxx/xxxxxxxx/xxxxxx- forfattningssamling/lag-2006544-om-kommuners-och-regioners-atgarder_sfs-2006-544/

SFS. (2014:821). Patientlag. Retrieved from xxxxx://xxx.xxxxxxxxx.xx/xx/xxxxxxxx- lagar/dokument/svensk-forfattningssamling/patientlag-2014821_sfs-2014-821

SFS. (2017:30). Hälso- och sjukvårdslag. Retrieved from xxxxx://xxx.xxxxxxxxx.xx/xx/xxxxxxxx- lagar/dokument/svensk-forfattningssamling/halso--och-sjukvardslag_sfs-2017-30

Länkar

Ordnat införande av hjälpmedel i Region västernorrland

xxxxx://xxx.xxx.xx/xx/xxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxx--xxxxxx- forsvar/forsorjningsberedskap/forsorjningsberedskap-i-kommuner-och-regioner/aktuellt/

Bilagor

Bilaga 1. Ansvarsfördelning retur av hjälpmedel Bilaga 2. Prismodell

Bilaga 3. Definitioner

Samverkansavtalet har gemensamt upprättats av parterna och parterna har tagit var sitt likalydande exemplar.