ForSeas Supplier Code of Conduct (Maj 2021)

ForSeas Supplier Code of Conduct (Maj 2021)

Inledning

Denna Supplier Code of Conduct (CoC) anger de minimikrav som ForSea (och dess koncernbolag) ställer på sina Leverantörer vid leveranser till ForSea, utöver de lagar och bestämmelser som reglerar Leverantörens verksamhet. Denna CoC gäller för alla våra avtal mellan Leverantören och ForSea.

1. Definitioner

En ”Leverantör” är varje fysisk eller juridisk person som förser ForSea med varor eller tjänster. Förutom Leverantörer som har en direkt avtalsmässig relation med ForSea inkluderar denna definition också underleverantörer till Leverantören, för vilken Leverantören ansvarar på samma sätt som för sig själv.

”Representanter för ForSea” är företagets anställda och ställföreträdare.

2. Allmänt om ledningssystem

Leverantören ska ha lämpliga ledningssystem för att säkerställa efterlevnad av denna CoC och andra relevanta och tillämpliga lagar och bestämmelser. Ledningssystemet ska stå i proportion till storleken och komplexiteten av Leverantörens verksamhet och riskmiljö. Detta innebär, som ett minimum, att Leverantören ska:

• bedriva en ansvarsfull affärsverksamhet, vilket bl.a. innebär att systematiskt bedöma, förebygga och hantera risker relaterade till mänskliga rättigheter och arbetsrätt, hälsa och säkerhet i arbetet och miljöpåverkan, se punkterna 3-6 nedan,

(”Uppförandekodfrågor”);

• ha mätbara prestandamål avseende Uppförandekodfrågor och vidta åtgärder för att nå dessa mål, i syfte att löpande förbättra sin verksamhet;

• tillse att samtliga lagar, bestämmelser och avtalsvillkor som reglerar Leverantörens uppdrag tillämpas och att anställda tar del av dessa och utbildas;

• ha ett system för att möjliggöra rapportering av klagomål avseende Uppförandekodfrågor (t.ex. ett system för visselblåsning), samt

• på ändamålsenligt sätt säkerställa och övervaka att Leverantörens egna underleverantörer följer innehållet i denna CoC.

3. Mänskliga rättigheter och arbetsrätt Leverantören är skyldig att respektera mänskliga rättigheter och arbetsrätt, vilket bl.a. innebär att Leverantören ska:

• behandla alla människor på ett rättvist och respektfullt sätt;

• stödja och utveckla mångfald;

• inte trakassera eller hota någon;

• inte särbehandla någon på grund av t.ex. kön, religion, ålder, handikapp, sexuell läggning, nationalitet, politisk åsikt, social bakgrund eller etniskt ursprung;

• respektera alla medarbetares rätt att organisera sig;

• inte acceptera barnarbete (med vilket menas arbete utfört av personer under minimiåldern enligt ILO:s konvention nr 138 om barnarbete), illegalt arbete eller tvångsarbete;

• säkerställa att anställning av unga människor över den tillåtna minimiåldern men yngre än 18 år, inte äventyrar deras utbildning, hälsa eller säkerhet;

• betala sina anställda minst den minimilön och övertidsersättning som anges i nationell lag eller tillämpligt kollektivavtal, samt

• tillämpa arbetstider i enlighet med tillämplig lag och kollektivavtal.

4. Hälsa och säkerhet i arbetet (Occupational health and safety, “OHS”) ForSea har en nollvision kring olyckor och arbetsskador och kompromissar inte kring hälsa och säkerhet på arbetsplatsen. ForSea ställer samma höga krav på sina

leverantörer, vilket bl.a. innebär att Leverantören ska:

• uppfylla alla lagstadgade OHS-krav;

• arbeta förebyggande för att minska risken för olyckor och arbetsskador samt ha beredskap för nödsituationer;

• ha en egen skriftlig OHS-policy som även anger vem som är ansvarig för OHS inom Leverantörens organisation;

• säkerställa att regler och förfaranden specificeras och kommuniceras till alla anställda samt att anställda får lämplig och kontinuerlig utbildning;

• xxxx och övervaka sitt arbete med OHS- frågor samt de risker som finns med hjälp av bl.a. arbetsplatsinspektioner och revisioner, samt

• rapportera och undersöka alla olyckor, arbetsskador eller övriga tillbud avseende hälsa och säkerhet.

5. Miljöpåverkan

Leverantören ska:

• uppfylla alla lagstadgade miljökrav, miljöbestämmelser och miljötillstånd;

• arbeta förebyggande med att förhindra olyckor och ha beredskap för sådana situationer;

• öppet ange vem som är ansvarig för miljöfrågor inom organisationen;

• säkerställa att de anställda har tillräcklig kunskap och erfarenhet avseende miljöfrågor samt tillräckliga resurser för att effektivt kunna ta sitt ansvar;

• säkerställa att skriftliga instruktioner för alla processer med potentiell miljöpåverkan (t.ex. förvaring och hantering av farliga ämnen) finns tillgängliga och att relevant information kommuniceras med alla berörda anställda;

• systematiskt hantera miljööverträdelser och klagomål och kommunicera dem till anställda och externa intressenter, inklusive ForSea om företaget berörs i något avseende.

6. Ansvarsfull affärsverksamhet Leverantören är skyldig att bedriva sin affärsverksamhet på ett ansvarsfullt och affärsetiskt sätt, vilket innebär bl.a. att Leverantören ska:

• uppfylla tillämpliga konkurrenslagar och

-bestämmelser;

• förhindra situationer som innebär intressekonflikt mellan Leverantören och ForSea;

• agera i enlighet med alla tillämpliga antikorruptionslagar, genom att bl.a. underlåta att ta emot eller erbjuda mutor eller någonting av värde i syfte att erhålla eller bibehålla affärer eller någon otillbörlig förmån eller fördel;

• behandla all persondata enligt gällande lagstiftning;

• hålla en för verksamheten hög nivå på IT- och informationssäkerhet enligt från tid till annan rådande ”best practice” på marknaden;

• agera i enlighet med alla regler och bestämmelser med anknytning till säkerhets- och kvalitetskrav på produkter och tjänster, och

• transparent och korrekt bokföra och redovisa sina affärsaktiviteter, sin företagsstruktur, finansiella situation och resultat i enlighet med tillämpliga lagar och bestämmelser.

När Leverantören gör affärer med ForSea innebär detta bl.a. att:

• Representanter för ForSea alltid ska betala sina egna rese- och boendekostnader vid besök hos Leverantören, på konferenser

m.m. och att

• Representanter för XxxXxx inte får erbjudas gåva eller ersättning som kan anses vara oskäligt eller olämpligt i förhållande till en affärstransaktioner eller möjlig sådan.

7. Avvikelser och granskningar

7.1 Avvikelser och visselblåsning Leverantören ska omedelbart rapportera avvikelser från denna CoC till ForSea på följande adress: Head of Legal, ForSea XX, Xxxxxxxxx 0, 00000 Xxxxxxxxxxx.

Allvarliga avvikelser, eller misstanke därom, kan av Leverantören eller dess anställda anonymt rapporteras via ForSeas via ForSeas hemsida. Detta gäller oavsett om vad eller vem avvikelsen beror på.

7.2 ForSeas rättighet till granskningar På begäran av ForSea ska Leverantören redovisa information och data avseende

förhållanden som omfattas av denna CoC, under förutsättning att det inte står i strid med lagstadgade skyldigheter om sekretess.

Leverantören ska även tillåta ForSea, eller en tredje part utsedd av ForSea som skäligen kan accepteras av Leverantören, att i Leverantörens närvaro, genomföra en granskning av Leverantörens affärsverksamhet som är relevant för denna CoC, vilket ska omfatta (men inte vara begränsad till) Leverantörens anläggningar och relevanta utdrag ur bokföring, dokumentering och register. På Leverantörens begäran ska berörda parter inför en sådan granskning underteckna ett sekretessavtal avseende sådana övriga och för granskningen irrelevanta omständigheter som kan framkomma.

8. Tillämpning

Om ForSea anser att Leverantören inte uppfyller de krav och förväntningar som framgår av denna CoC, har ForSea rätt att ställa krav på att Leverantören omgående ska vidta förbättrande åtgärder enligt XxxXxxx anvisningar. ForSea har även rätt att häva order. Vid väsentliga överträdelser av denna CoC (vilken ska utgöra sådant väsentligt avtalsbrott i eventuella regler om hävning m.m. i avtal mellan ForSea och Leverantören), har ForSea rätt att säga upp avtal med Leverantören. Varken hävande av order eller uppsägning av avtal medför någon skyldighet för ForSea att erlägga ersättning eller ersätta Leverantören för annan eventuell skada, av vilket slag det än må vara.

ForSea AB Xxxxxxxxx 0, XX-000 00 Xxxxxxxxxxx – Xxx.xx. 556990-7198, VAT No SE556990719801 – xxxxxx.xx 2/2