Contract
Syfte |
Gäller för Trollhättans Stad |
Referensdokument Bestämmelser för finansförvaltningen |
Ansvar och genomförande Ekonomikontoret |
Uppföljning Årligen enligt Xxxxx för uppföljning av styrdokument |
1. Syfte
2. Förutsättningar
3. Mål
4. Ansvarsfördelning
5. Finansiering
6. Leasing
7. Riskhantering
8. Placering
9. Etiska riktlinjer
10. Borgen
11. Likviditetsplanering
12. Försäkringsinstrument – derivat
13. Koncernsamverkan
14. Ändring/Uppdatering av denna policy
15. Internkontroll
16. Rapportering
17. Kommunstyrelsens kompletterande anvisningar
18. Övergångsregler
1. Syfte
Syftet med policyn är att ange regler och riktlinjer för den finansiella verksam- heten i Trollhättans Stad så att verksamheten kan bedrivas enligt kommunallagens intentioner med en rimlig avvägning mellan avkastning och risk.
2. Förutsättningar
Strategin för den finansiella verksamheten syftar till att i ett sammanhang lägga fast mål och riktlinjer för Trollhättans Stad inom följande finansiella områden:
⮚ ansvar, behörighet
⮚ koncernsamordning av finansverksamheten
⮚ likviditetsplanering
⮚ placering
⮚ utlåning
⮚ upplåning och leasing
⮚ försäkringsinstrument
⮚ borgen och garantier
⮚ styrning och rapportering
Strategin inkluderar de föreskrifter för stadens medelsförvaltning som kom- munfullmäktige skall fastställa enligt 8 kap 3 § Kommunallagen.
I enlighet med kommunfullmäktiges delegation skall kommunstyrelsen fastställa en särskild delegationsordning som utvisar vilka personer som inom det finansi- ella området har rätt att ingå och teckna avtal mm för stadens räkning (se ”Bestämmelser för den finansiella verksamheten” avsnitt 6).
I kommunfullmäktiges årliga budgetbeslut fastläggs resultat-, finansierings- och balansbudgets, olika kompletterande riktlinjer, beloppsgränser anslagsprecise- ringar mm. Den finansiella verksamheten skall anpassas efter de beslut som fattats i kommunfullmäktige. Kommunstyrelsen fastställer de närmare riktlin- jerna för den finansiella verksamheten i ”Bestämmelser för Trollhättans Stads finansiella verksamhet”.
I 2 § Kommunallagen sägs om medelsförvaltningen att "kommunerna ska för- valta sina medel på ett sådant sätt att krav på god avkastning och betryggande säkerhet kan tillgodoses".
Med god avkastning avses inte bara avkastning på placerade medel utan också kostnaden för finansiering och upplåning.
Upphandling av finansiella tjänster skall ske på affärsmässiga grunder. Vid upphandling skall förfrågan gå ut till flera aktörer. Trollhättans Stad ska ha kom- petens att agera på ett professionellt sätt i finansverksamheten.
3. Mål
Nedanstående mål skall gälla för den finansiella verksamheten:
⮚ förvalta likvida medel så att bästa möjliga avkastning uppnås inom beslutade strategier och regler,
⮚ förvalta kreditportföljen inom tillåtna mandat till lägsta möjliga upplåningskostnad,
⮚ administrera Stadens betalflöden så effektivt och till så låga kostnader som möjligt,
⮚ god kontroll och uppföljning över de finansiella riskerna skall säkerställas
För att utveckla verksamheten finns även interna målsättningar för olika finansi- ella delområden. Med hänsyn tagen till samtliga mål samt med beaktande av fastställda regelverk skall bästa möjliga finansnetto eftersträvas.
4. Ansvarsfördelning
Följande ansvars- och befogenhetsfördelning ska gälla för den finansiella verk- samheten.
Kommunfullmäktige Beslutar om övergripande riktlinjer och policy för kom-
munkoncernen. Beslutar om ramar för upp- och utlå- ning, borgen samt övriga finansiella mål.
Kommunstyrelsen Ansvarar för kommunkoncernens medelsförvaltning.
Verkställer kommunfullmäktiges beslut. Inom ramen för fullmäktiges delegation, enligt separat dokument, be- slutar styrelsen om upplåning, placering av kommu- nens medel, utlåning och externa förvaltningsuppdrag, borgen samt förvaltning av andra organisationers medel.
Ekonomikontoret Ansvarar under kommunstyrelsen för genomförandet
av den finansiella verksamheten på de sätt och inom de ramar som kommunstyrelsen beslutar.
Ekonomikontoret skall
• ha det övergripande ansvaret för kommunkoncernens finansiella verksamhet såsom upplåning, utlåning, penningplacering, likvidhantering, borgens- och ansvarsförbindelser
• genom kontinuerlig och aktiv medelshantering minska kapitalbindningen och åstadkomma lägre finansieringskostnader och därmed bidra till ett för- bättrat finansnetto i koncernen
• samordna kommunkoncernens kontakter med de finansiella marknaderna
• ansvara för att finanspolicyn är uppdaterad
• ansvara för att finanspolicyn följs
• bevaka och kontrollera de koncerninterna och -externa riskerna
• lämna erforderlig service i finansiella frågor till kom- munkoncernens enheter
• operativt utföra de lånebeslut som finns
• lämna kommunstyrelsen rapporter om den finansiella utvecklingen och ställningen, om fattade finansiella beslut grundade på delegation samt i övrigt hos styrelsen initiera frågor inom det finansiella området.
5. Finansiering
Långfristig upplåning kan ske inom ramen för av kommunfullmäktige fastställd balansbudget.
Finansieringen har till syfte att trygga likviditetsförsörjningen på kort och lång sikt. Kreditportföljen skall förvaltas till så låga kostnader som möjligt med hän- syn tagen till beslutade regelverk.
Krediter för att kunna upprätthålla en god betalningsberedskap skall också kunna upptas.
Upplåning för avsiktliga räntearbitrageaffärer, d v s låna upp medel för place- ring, vars enda syfte är att skapa vinster är inte tillåtet.
Beslut och genomförande av finansieringsaffärer i enlighet med gällande regel- verk delegeras till namngivna personer i ”Bestämmelser för den finansiella verksamheten” avsnitt 6.
6. Leasing
Finansiell leasing ska jämställas med upplåning. Finansiell leasing får endast användas om totalkostnaden understiger kostnaden för lånefinansiering. När finansiell leasing övervägs ska finansavdelningen medverka i upphandlingsför- farandet. Xxxxxxxxxxxx leasing omfattas inte av denna policy.
Definitioner i ”Bestämmelser för den finansiella verksamheten” avsnitt 5.
7. Riskhantering
All finansiell verksamhet är förenad med risker av olika slag. Trollhättans Stad skall ha klara regler för hur risker skall hanteras. Staden skall hålla en låg risk- profil. I policyn behandlas valutarisk, ränterisk, kreditrisk, likviditetsrisk, finansie- ringsrisk och hanteringsrisk. Definition av risker i ”Bestämmelser för den finan- siella verksamheten” avsnitt 2.
8. Placering
Tillåtna alternativ för placering av överskottslikviditet är:
⮚ Utlåning till av Trollhättans Stads helägda bolag
⮚ Räntebärande instrument med god likviditet
⮚ Inlåning i bank inkl. tidsbunden inlåning/deposit
⮚ Strukturerade produkter
⮚ Investeringsfonder med räntebärande eller absolutavkastande karaktär
Definitioner i ”Bestämmelser för den finansiella verksamheten” avsnitt 5. Godkända låntagare/emittenter och ramar i ”Bestämmelser för den finansiella verksamheten” avsnitt 2.
Beslut om utlåning, annan än den som regleras ovan, fattas av kommunfull- mäktige. Vid utlåning ska räntan baseras på marknadsmässiga villkor om inte särskilda skäl motiverar annan räntesättning.
9. Etiska riktlinjer
Placering av Trollhättans kommuns kapital skall endast ske i företag som efterlever internationella konventioner och överenskommelser i FN, ILO och OECD eller författningar inom de länder där de är verksamma avseende mänskliga rättigheter, arbetsvillkor, miljö och korruption. Kommunen skall vid urvalskriterierna vid placeringar samt genom sitt agerande som ägare visa miljö- och klimathänsyn då långsiktig tillväxt kan anses vara nära förknippad med god miljö och ekologisk uthållighet. Kommunen skall visa miljöhänsyn främst genom användandet av positiva urvalskriterier. Detta innebär att prioritera investeringar i bolag som bedöms aktivt arbeta med att minska sin negativa påverkan på miljön. Detta innebär att placering endast tillåts i företag som:
- Inte har produktion eller försäljning av vapen och krigsmaterial, tobaksvaror eller pornografi,
- Inte tillåter barnarbete i arbetsstyrkan (enligt artikel 32 i FN:s barnkonvention),
- Inte diskriminerar individer på grund av t ex kön, hudfärg, religion, sexuell läggning, politisk eller etnisk tillhörighet (enligt artikel 2 i FN:s deklaration om mänskliga rättigheter),
- Inte diskriminerar anställda som vill ansluta sig till erkänd fackförening (enligt artikel 23 i FN:s deklaration om mänskliga rättigheter och artiklarna 2-4 i FN:s konvention om organisationsfrihet),
- Inte kopplas samman med kriminalitet, korruption eller andra oetiska handlingar,
- Arbetar aktivt för att reducera sin negativa miljö- och klimatpåverkan och miljöbelastning.
De etiska aspekterna iakttas genom att placeringar normalt görs i välkända och välrenommerade företag. Om placering av misstag skett i oetisk verksamhet skall engagemanget avvecklas.”
10. Borgen
Beslut om att lämna borgen fattas av kommunfullmäktige. Kommunfullmäktiges har fastställt särskild borgenspolicy.
11. Likviditetsplanering
12. Försäkringsinstrument - Derivat
För att kunna bedriva en aktiv och effektiv finansiell verksamhet med en riskfilo- sofi att begränsa risktagandet i den reella underliggande upplåningen måste det finnas möjligheter att använda på marknaden befintliga derivatinstrument. Till- låtna derivatinstrument i ”Bestämmelser för den finansiella verksamheten” av- snitt 2 får användas under förutsättning att:
⮚ erforderlig kompetens finns för att förstå och använda derivatinstrumentet,
⮚ syftet är att förändra risken i befintliga eller planerade positioner,
⮚ att kostnaden för att förändra riskerna beaktats,
⮚ de totala positionerna alltid kan hållas inom beslutade mandat,
13. Koncernsamverkan
Inom vissa områden i den finansiella verksamheten bedriver Trollhättans Stad samarbete med sina dotterbolag. Bolagens och stadens likviditet är samord- nade genom ett gemensamt koncernkonto vilket är effektivt ur ett cash mana- gement-perspektiv. Staden ska tillsammans med bolagen fortlöpande under- söka möjligheter till utökat samarbete som syftar till att uppnå god avkastning och betryggande säkerhet.
14. Ändring av denna strategi
Kommunstyrelsen är enligt kommunallagen och sitt reglemente ansvarig nämnd för handläggning av stadens ekonomiska förvaltning. Till kommunstyrelsen de- legeras rätten att besluta om ändringar i ”Bestämmelser för Trollhättans Stads finansiella verksamhet”. Vid beslut om ändringar ska vad som sägs nedan till- lämpas.
– För begränsning av kreditrisk ska godkända emittenter/låntagare samt i före- kommande fall beloppsgränser och löptider anges.
– För begränsning av ränterisk ska tidsintervaller för tillåten genomsnittlig rän- tebindningstid samt förfallostruktur vad gäller räntebindningsbelopp anges.
– För begränsning av likviditetsrisk och finansieringsrisk ska mått för likviditets- reserv samt förfallostruktur för låneportföljen anges.
15. Intern Kontroll
Beslut av placeringar fattas efter rådgivning från extern kapitalförvaltare av stadens ekonomichef och finanschef. Dokumentation och bokföring av alla affärer utförs av stadens finansekonom. Avstämning av samtliga placeringar mot stadens bankkonto samt placeringsbeslut utförs varje månad av finansekonomen, vid misstämning ska detta rapporteras till ekonomichefen. Varje kalendermånad skall en finansrapport upprättas och redovisas på kommunstyrelsen där placeringsportföljen är specificerad. Kvartalsvis redovisas en utförligare portföljrapport som är framtagen av stadens portföljrådgivare/förvaltare. Avvikelse mot strategi och/eller bestämmelser anmäls till KS i samband med den finansiella månadsrapporteringen.
16. Rapportering
17. Kommunstyrelsens kompletterande anvisningar
Kommunstyrelsen fastställer detaljerade anvisningar för den löpande verksam- heten i “Bestämmelser för den finansiella verksamheten”.
18. Övergångsregler
Om Stadens låne- eller placeringsportfölj behöver förändras till följd av denna policy, gäller att förändringen skall genomföras så snart det kan ske, dock senast sex månader efter beslutsdagen.