Närvarande: Personliga suppleanter:
Närvarande: Personliga suppleanter:
Xxxxxx Xxxx, ordf. (X) (Xxxxxx vid ordinarie ledamots förfall)
Xxxxxx Xxx vice ordf. (-) förhindrad Xxxxxxxx Xxxxx (X) anlände till mötet under § 5 Xxxxxxx Xxxxx (X) Xxxxxxx Xxxx (-)
Xxxxxxxx Xxxxx (-) förhindrad Xxxxxxxxxxx Xxxxx (-) kallad men ej xxxxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxx (X) Xxxx Xxxxxxxx (-)
Schöning Sanna (X) Martti Suomi (-)
Särs Rune (X) Xxxxxx Xxx-Xxxxxx (-)
Xxxxxxxxx Xxxxxxx (X) von Xxxxx Xxxx (-)
Xxxxxxxx Xxxx-Xxxx (X) Backman Maj-Lis (-)
Övriga kallade:
Xxxxxxxxxx, Xxxx, ordf., gemensamma kyrkofullmäktige (X) lämnade mötet under § 9 Xxxx, Xxxxxx, kyrkoherde, Korsholms svenska församling (-) förhindrad
Xxxxxx, Xxxxxxx, tf. kyrkoherde Replot församling (X)
Kass, Xxxxxxx, kyrkoherde Kvevlax församling (-) förhindrad
Xxxxxxxxx, Xxxx, kyrkoherde Solf (X)
Xxxxxxxx, Xxxx-Xxxx, förvaltningschef (X)
Xxxxxxxxx, Xxxxx, fastighetschef (X)
Xxxxxxxxx, Xxxxxx, sekreterare (X)
1. SAMMANTRÄDETS ÖPPNANDE
2. SAMMANTRÄDETS SAMMANKALLANDE OCH BESLUTFÖRHET
3. VAL AV TVÅ PROTOKOLLJUSTERARE SAMT BESTÄMMANDE AV JUSTERINGSTID
4. BESTÄMMANDE AV TIDPUNKTEN OCH PLATSEN FÖR FRAMLÄGGANDET AV PROTOKOLLET TILL PÅSEENDE
5. GODKÄNNANDE AV FÖREDRAGNINGSLISTAN
6. ÖVERGÅNG FRÅN 2 TILL 4 VECKORS ARBETSPERIODER
7. BIDRAGSANSÖKAN FRÅN KRONVIK LÄGERGÅRD
- SVAR PÅ INITIATIV ANGÅENDE GRAVGRÄVNING (fastighetschefen återtog ärendet)
8. ANVÄNDNINGSRÄTT TILL BANKKONTO
9. INSTRUKTIONER ÅT PERSONAL- OCH FASTIGHETSSEKTIONEN
10. EVENTUELLA ANMÄLNINGSÄRENDEN
11. EV. ÖVRIGA ÄRENDEN SOM MEDLEM AV GEMENSAMMA KYRKORÅDET ÖNSKAR UPPTA TILL BEHANDLING
12. ANVISNINGAR OM RÄTTELSEYRKAN OCH BESVÄRSANVISNING
13. SAMMANTRÄDETS AVSLUTANDE
1. SAMMANTRÄDETS ÖPPNANDE
Gemensamma kyrkorådets ordförande Xxxx Xxxxxx öppnade sammanträdet. Sammanträdet inleddes med bibelläsning och bön.
2. SAMMANTRÄDETS SAMMANKALLANDE OCH BESLUTFÖRHET
Sammanträdet har sammankallats per brev (och e-post) med skriftlig kallelse daterad och utsänd till gemensamma kyrkorådet den 28 januari 2020.
För beslutsförhet krävs att ordförande eller viceordförande och minst hälften av gemensamma kyrkorådets medlemmar är närvarande.
Förslag:
Namnupprop förrättas
Konstateras, att sammanträdet är reglementsenligt sammankallat och beslutfört.
Gemensamma kyrkorådets beslut:
Namnupprop förrättades.
Konstaterades, att sammanträdet var lagenligt sammankallat och beslutfört.
3. VAL AV TVÅ PROTOKOLLJUSTERARE SAMT BESTÄMMANDE AV JUSTERINGSTID Förslag:
1. Till protokolljusterare väljs Xxx Xxxxxx och Xxxxx Xxxxxxx.
2. Protokollet justeras på ekonomikontoret 18.2.2020.
Gemensamma kyrkorådets beslut:
1. Till protokolljusterare valdes Xxxx Xxxxxxxx och Xxxxx Xxxxxxx.
2. Protokollet justeras på ekonomikontoret 19.2.2020.
4. BESTÄMMANDE AV TIDPUNKTEN OCH PLATSEN FÖR FRAMLÄGGANDET AV PROTOKOLLET
Protokollet skall vara framlagt till påseende under trettio dagar, på plats som kyrkorådet bestämmer. Förslag:
Protokollet framläggs till påseende i ekonomikontoret, Gamla Vasa, under tiden 19.2.2020 – 23.3.2020 varje arbetsdag kl. 8:00 – 16:00.
Gemensamma kyrkorådets beslut:
Protokollet framläggs till påseende i ekonomikontoret, Gamla Vasa, under tiden 20.2.2020 – 24.3.2020 varje arbetsdag kl. 8:00 – 16:00.
Xxxxx Xxxxxxxx anlände till mötet under § 5.
5. GODKÄNNANDE AV FÖREDRAGNINGSLISTAN Förslag:
Föredragslistan godkänns.
Gemensamma kyrkorådets beslut:
Fastighetschef Xxxxx Xxxxxxxxx återtog ärendet § 8 SVAR PÅ INITIATIV ANGÅENDE GRAVGRÄVNING. Efter denna ändring godkändes föredragningslistan.
6. ÖVERGÅNG FRÅN 2- TILL 4-VECKORS ARBETSPERIODER (BILAGA 1)
Då verksamhetens omfattning varierar från vecka till vecka och med beaktande av t.ex. arbetskraftsbehovet vid de stora kyrkliga helgerna och vid vissa andra arbetstoppar som t.ex. lägerperioder eller tider för planteringsarbeten på begravningsplatserna, har det framkommit i diskussionerna (utvecklingssamtalen) att det skulle innebära vissa fördelar med att kunna planera arbetstiden för en fyraveckorsperiod i stället för den tvåveckorsperiod som vi i samfälligheten nu har i bruk. Detta innebär att antalet arbetsdagar kunde variera under de fyra veckorna om det för arbetets genomförande är ändamålsenligt.
Framför allt skulle det ur arbetsgivarperspektiv kunna innebära vissa fördelar om det t.ex. blir färre eller inga kyrkliga förrättningar en dag som är planerad som arbetsdag för en anställd inom fastighetssektorn.
För anställda med allmän arbetstid bestäms arbetsperiodens fulla ordinarie arbetstid enligt periodens längd:
Arbetsperiodens längd veckor | Full ordinarie arbetstid under arbetsperioden |
1 vecka | 38 timmar 45 minuter |
2 veckor | 77 timmar 30 minuter |
3 veckor | 116 timmar 15 minuter |
4 veckor | 155 timmar |
Då arbetsperioden är längre har de anställda bättre chans att ta ut timmar de införtjänat de dagar som krävt deras närvaro en längre tid än en normal dag.
Detta innebär att samfälligheten inte behöver i så stor grad betala, i pengar, ut särskilda ersättningar i form av övertid utan med god planering kan dessa timmar ges som ledig tid.
Förvaltningschefens förslag:
1. Arbetstiden fastställs i perioder om fyra veckor räknat fr.o.m. vecka 13/2020.
2. Periodens arbetstid är för tillfället 155 timmar (kan ändras med det nya kollektivavtalet).
Gemensamma kyrkorådets beslut:
1. Arbetstiden för anställda i samfälligheten fastställs i perioder om fyra veckor räknat fr.o.m. vecka 13/2020.
2. Periodens arbetstid är enligt nuvarande avtal 155 timmar (kan ändras med det nya kollektivavtalet).
7. BIDRAGSANSÖKAN AV KRONVIK LÄGERGÅRDSFÖRENING
Kronvik lägergårdsförening r.f. lämnade in en anhållan om ett bidrag på 5 000 € till budgeten 2020. Det ekonomiska läget hösten 2019 gav inte utrymme för bidraget och det togs inte med i budgeten. Ärendet aktualiserades i gemensamma kyrkofullmäktige 17.12.2019.
Förvaltningschefens förslag:
På grund av osäkerheten angående skatteinkomsterna och det att församlingarnas budgeter år 2020 är strama, kan gemensamma kyrkorådet under hösten 2020 ta upp ärendet ifall det skulle framgå att ekonomin tillåter det.
Gemensamma kyrkorådets beslut:
På grund av osäkerheten angående skatteinkomsterna och det att församlingarnas budgeter år 2020 är strama tar gemensamma kyrkorådet under hösten 2020 upp ärendet igen.
SVAR PÅ INITIATIV ANGÅREND GRAVGRÄVNING
Fastighetsschefen Xxxxx Xxxxxxxxx återtog ärendet och ärendet behandlades inte.
8. ANVÄNDNINGSRÄTT TILL BANKKONTO
Konto XX00 0000 0000 0000 00 i Kvevlax Sparbank har ingen användningsrätt till. Kontot hör efter ändringen av grundstadgan till Korsholms kyrkliga samfällighet, men banken kan inte göra något åt konto då ingen har användarrätt till kontot.
Nu behöver banken ett beslutsprotokoll på vem som ska ha användningsrätt.
Kontoägare är i bankens papper ännu Kvevlax församling men enligt den bilaga som skickades med grundstadgan så hör kontot till Korsholms kyrkliga samfällighet.
Förvaltningschefens förslag:
Användningsrätten till bankkontot XX00 0000 0000 0000 00 i Kvevlax Sparbank ges åt Xxxxxx Xxxxxxxxx XXXXXX-XXXX och Frej-Xxxx Xxxxxxxx XXXXXX-XXXX
Gemensamma kyrkorådets beslut:
Användningsrätten till bankkontot XX00 0000 0000 0000 00 i Kvevlax Sparbank ges åt Xxxxxx Xxxxxxxxx 080765-XXXX och Frej-Xxxx Xxxxxxxx 110657-XXXX.
Xxxx Xxxxxxxxxx lämnade mötet kl. 18:51 under § 9 före beslutet togs.
9. INSTRUKTION ÅT PERSONAL- OCH FASTIGHETSSEKTIONERNA
Gemensamma kyrkorådet gav ledningsgruppen i uppgift att ge en mer ingående instruktion med uppgifter om vilka uppgifter och befogenheter personal- och fastighetssektionen har.
Som bilaga till detta de uppdaterade instruktionerna. Förvaltningschefens förslag:
1. Den mer ingående instruktionen för personalsektionen godkänns
2. Den med ingående instruktionen för fastighetssektionen godkänns
Gemensamma kyrkorådets beslut:
Efter diskussion beslöt gemensamma kyrkorådet enhälligt att återremittera ärendet.
10. ANMÄLNINGSÄRENDEN
1. Förvaltningschef Xxxx-Xxxx Xxxxxxxx framställde en muntlig presentation om ekonomin för år 2019
2. Förvaltningschefen informerade om att samfällighetens medlemsantal har år 2019 sjunkit med totalt 189 personer.
3. Nästa möte hålls den 31.3.2020.
11. EV. ÖVRIGA ÄRENDEN SOM MEDLEM AV GEMENSAMMA KYRKORÅDET ÖNSKAR UPPTA TILL BEHANDLING (BILAGA 2)
Xxxx-Xxxx Xxxxxxxx inlämnade ett initiativ (bilaga 2) till Gemensamma kyrkorådet där han önskar att alla instruktioner och reglementen gås igenom.
12. ANVISNINGAR OM RÄTTELSEYRKANDE OCH BESVÄRSANVISNING
Förslag:
Anvisning om ändringssökande bifogas protokollet. Gemensamma kyrkorådets beslut:
Rättelseyrkande kan göras på §§ 6, 7 och 8
13. SAMMANTRÄDETS AVSLUTANDE Sammanträdet avslutades kl. 19:18.
Korsholm 6.2.2020
Xxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxx
Ordförande sekreterare
Protokollet justerat 19.2.2020
Xxxx Xxxxxxxx Xxxxx Xxxxxxx
Protokollet har varit framlagt för påseende i ekonomikontoret, Gamla Vasa under tiden 20.2.2020 – 24.3.2020 om vilket har kungjorts med anslag på anslagstavlorna i de enskilda församlingarna, intygar:
Xxxx Xxxxxx, ordförande