Version 1.0, Den 11th januari 2024

ALLMÄNNA VILLKOR FÖR SYSTEMET OCH TJÄNSTEN FÖR ENKEL EFTERLEVNAD           

Version 1.0, Den 11th januari 2024

1. DEFINITIONER

1.1 I dessa Allmänna Villkor gäller följande definitioner; "Tjänsteleverantören" och "Licensgivaren" avser Compliance Partners, "Licenstagaren" avser Kunden, "Parterna" avser Tjänsteleverantören och Kunden, "Systemet" och "Den Licensierade Produkten" avser Effortless Compliance-systemet, "Tjänsten" avser Effortless Compliance-tjänsten, "Abonnemangsperiod" avser den tidsperiod under vilken Xxxxxx har abonnerat på systemet och tjänsten enligt avtalet, "Användare" avser alla anställda, representanter och andra personer med tillgång till systemet.

2. INLEDNING

2.1 Följande bestämmelser i dessa Allmänna Villkor gäller för alla Kunders köp och användning av Systemet och Tjänsten. Tjänsten ingår i paketet med Systemet. Bestämmelserna i licensvillkoren för Effortless Compliance-systemet gäller mutatis mutandis. (Se Licensvillkoren). I händelse av konflikt mellan dessa allmänna villkor och licensvillkoren, kommer dessa allmänna villkor att ha företräde. Kundens Allmänna Villkor skall inte vara tillämpliga på Licensgivaren om det inte har gjorts ett uttryckligt separat skriftligt avtal om detta.

1

G. PRODUKTBESKRIVNING

3.1 Syftet med Tjänsten är att underlätta för Kunden att uppfylla de krav som ställs i Dataskyddsförordningen1 . Tjänsten ska omfatta:

- Skanning av kundernas delade hårddiskar och e-postmeddelanden för att lokalisera datarisker,

- Utarbeta och underhålla relevanta dokument, inklusive, bland annat, integritetsmeddelande, dataskyddsavtal (DPA) och register över behandlingsaktiviteter (RoPA),

- Riskbedömning och vägledning om riskreducering,

- Löpande skanning och radering av datarisker som godkänts av kunden,

- Support online inom normal arbetstid,

- Utnämnd till Compliance Officer (ECO) utan ansträngning,

- Rutiner och hantering av dataintrång i samarbete med kunden,

- Vägledning om efterlevnad av kraven på överföring av uppgifter utanför Europeiska unionen (EU),

Oaktat ovanstående tillhandahåller Tjänsteleverantören inte juridisk rådgivning till Xxxxxx. Tjänsteleverantören är inte Kundens dataskyddsombud (DPO) (som nämns i den allmänna dataskyddsförordningen artikel 37) såvida det inte har gjorts ett uttryckligt separat skriftligt avtal om detta.

3.2 Beskrivningen av systemet finns i licensvillkoren (se licensvillkoren avsnitt 3).

3.3 Tjänsteleverantören ska utföra tjänsterna i de länder som anges i avtalet, och (endast) länder där Compliance Partners är verksamma.

1 Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 av den 27 april 2016 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter (allmän dataskyddsförordning).

3.4 Uttalanden som gjorts vid Tjänsteleverantörens försäljning saknar betydelse för Tjänsteleverantörens skyldigheter om inte annat skriftligen avtalats i Avtalet.

3.5 Genom separat och skriftlig överenskommelse kan Compliance Partners tillhandahålla ytterligare hjälp till kunderna. Ytterligare kostnader kan dock tillkomma. (Se avsnitt 5.2).

3.6 Dessutom är Compliance Partners ett mjukvaruföretag specialiserat på efterlevnadslösningar relaterade till lagstiftning från Europeiska unionen (EU) till företag, inklusive den allmänna dataskyddsförordningen och direktivet om visselblåsare. Compliance Partners är inte en advokatbyrå och agerar inte som en sådan.

3.7 Mer information om produktinformationen för Compliance Partners finns på vår webbplats.

4. BEFRIELSE

4.1 Tjänsteleverantören ska tillhandahålla Tjänsten i enlighet med tidpunkten för tillhandahållandet, platsen för tillhandahållandet och beskrivningen av Tjänsten (avsnitt 3), som anges i Avtalet och dessa Allmänna villkor.

4.2 Tjänsteleverantören ska göra Tjänsten tillgänglig för Kunden när Systemet har installerats, vilket samordnas mellan Parterna.

4.3 Tjänsteleverantören har frihet att planera och organisera utförandet av Tjänsten, inklusive tid och plats för utförandet av Tjänsten.

4.4 Ingåendet av ett Avtal begränsar inte Tjänsteleverantörens frihet att utföra tjänster för andra Kunder.

4.5 Tjänsteleverantören är vidare fri att bestämma vilka personer som ska utföra det praktiska utförandet av Tjänsten.

5. BETALNING

5.1 Tjänsteleverantören ska erlägga betalning för Tjänsten och Systemet i enlighet med den betalningstid, den betalningsplats och det belopp som anges i Avtalet och dessa Allmänna villkor.

- Kunden skall betala det pris och i den valuta som anges i Avtalet.

- Kontraktspriset är ett årligt pris utan moms (mervärdesskatt).

- Priset baseras på det totala antalet tjänstemän hos Kunden och/eller dess anslutna bolag. Kunden ansvarar för att årligen informera Tjänsteleverantören om antalet tjänstemän hos Kunden och/eller dess anslutna bolag.

- Kunden faktureras för 12 (tolv) månader i taget och den första betalningen förfaller till betalning vid undertecknandet av Avtalet.

- Betalning skall ske kontant senast 14 (fjorton) dagar från fakturadatum.

- Betalning skall ske i enlighet med de uppgifter som anges i fakturan.

- Kunden ska bära alla kostnader i samband med transaktionen.

5.2 Genom separat och skriftlig överenskommelse kan Tjänsteleverantören tillhandahålla ytterligare assistans i specifika fall. Priset för sådan ytterligare assistans fastställs genom ett separat och skriftligt avtal med tjänsteleverantören och är också i tillämpliga delar föremål för dessa allmänna villkor.

5.3 Tjänsteleverantören förbehåller sig rätten att justera priset för Tjänsten och Systemet enligt vad som anges i Avtalet, i enlighet med utvecklingen av det europeiska konsumentprisindexet från Eurostat (Consumer Price Index (CPI)): HIKP

- månadsdata (index) Europeiska unionen - 27 länder. Vid prisjustering kommer Avtalspriset att justeras med en procentsats och det nya priset kommer att gälla för den efterföljande faktureringsperioden. Prisjusteringen måste meddelas Kunden senast en månad (30 dagar) före den efterföljande faktureringsperioden. Priset kommer att justeras med en ränta som beräknas på grundval av utvecklingen av konsumentprisindex. Utvecklingen är den procentuella tillväxten mellan en viss månad året före föregående år (basår) och en viss månad föregående år:

5.4 Licenstagaren, eller tredje part som agerar på uppdrag av Licenstagaren, får inte ändra eller förändra den Licensierade Produkten, eller andra delar som rör den Licensierade Produkten, inklusive fysiskt material som tillhandahålls av Licensgivaren till Licenstagaren om inte annat avtalats separat och uttryckligen skriftligen med Licensgivaren.

5.5 Licenstagaren får inte avlägsna Licensgivarens kännetecken (t.ex. logotyper, produktinformation etc.) från den Licensierade Produkten om inte annat skriftligen avtalats separat och uttryckligt med Licensgivaren.

6. PRENUMERATIONENS VARAKTIGHET

6.1 Den första abonnemangsperioden börjar löpa på dagen för undertecknandet av Xxxxxxx. Abonnemangsperioden (åtkomstperioden) för Tjänsten och Systemet bestäms i Avtalet.

7. FÖRNYELSE OCH UPPSÄGNING

7.1 Abonnemangsperioden förnyas automatiskt i slutet av alla abonnemangsperioder om ingen uppsägning görs i rätt tid av någon av Parterna. Förnyelsen består av en efterföljande abonnemangsperiod om 12 (tolv) månader.

7.2 Varken Tjänsteleverantören eller Kunden kan säga upp Avtalet under den första abonnemangsperioden. Den första abonnemangsperioden är den första perioden som Kunden har abonnerat på Tjänsteleverantörens tjänster.

7.3 Avtalet löper tills det sägs upp av någon av parterna.

7.4 Uppsägning kan, efter den första abonnemangsperioden, ske när som helst men måste ske i rätt tid. Uppsägning i rätt tid skall ske senast en månad (30 dagar) före den i Avtalet angivna dagen för abonnemangets upphörande, och om det ursprungliga abonnemanget har förnyats (punkt 7.1), senast en månad (30 dagar) före utgången av den förnyade abonnemangsperioden.

7.5 Uppsägningen gäller för nästkommande abonnemangsperiod. Uppsägningen måste göras skriftligen.

7.6 Kunden ska radera alla poster till den Licensierade Produkten vid Avtalets upphörande. Kunden ansvarar för att anställda och representanter som har tillgång till den Licensierade Produkten raderar sina uppgifter vid Avtalets upphörande.

8. ÖVERTRÄDELSE OCH GOTTGÖRELSE

8.1 Om Xxxxxx inte fullgör sina skyldigheter, inklusive skyldigheten att erlägga betalning i rätt tid, på rätt plats, med rätt belopp och i rätt valuta, skall detta anses utgöra ett väsentligt avtalsbrott. Det skall anses vara ett väsentligt avtalsbrott om det kommer till Tjänsteleverantörens kännedom att det kommer att vara omöjligt för Xxxxxx att fullgöra sina skyldigheter, inklusive, bland annat, i händelse av Xxxxxxx konkurs eller rekonstruktionsförfarande. Vidare skall underlåtenhet att iaktta bestämmelser om Licensgivarens äganderätt anses utgöra ett väsentligt avtalsbrott.

8.2 Om det fastställs att det har skett en väsentlig överträdelse från Kundens sida, skall Tjänsteleverantören använda de åtgärder mot överträdelsen som Tjänsteleverantören finner lämpliga. Kunden har inte i något fall rätt till återbetalning.

· Tjänsteleverantören förbehåller sig rätten att debitera dröjsmålsränta på köpeskillingen om Kunden är sen med betalningen. På köpesumman uppbärs dröjsmålsränta varje månad (30 dagar) tills betalningen har erlagts.

Dröjsmålsräntan och andra villkor för betalning av ränta ska fastställas i enlighet med den danska räntelagen2 .

· Tjänsteleverantören kan kräva att Avtalet hävs, utan föregående meddelande och med omedelbar verkan. Om Avtalet hävs förbehåller sig Tjänsteleverantören rätten att kräva en återbetalning, som ska fastställas under de specifika omständigheterna.

· Om omständigheterna motiverar det förbehåller sig Tjänsteleverantören rätten att, utöver vad som anges ovan, kräva ersättning, som skall fastställas i enlighet med de allmänna reglerna i dansk lag. Om överträdelsen består i en kränkning av Licensgivarens upphovsrätt förbehåller sig Licensgivaren rätten att kräva ersättning och väcka åtal enligt kapitel VII i den danska upphovsrättslagen.

· Tjänsteleverantören är inte på något sätt begränsad till ovan nämnda åtgärder vid överträdelse.

8.3 Om Tjänsteleverantören underlåter att fullgöra sina skyldigheter i enlighet med tidpunkten för tillhandahållandet, platsen för tillhandahållandet och beskrivningen av Tjänsten och Systemet enligt Avtalet, Licensvillkoren och dessa Allmänna villkor, föreligger ett avtalsbrott och Xxxxxx har rätt att vidta åtgärder i enlighet med de allmänna reglerna i dansk lag.

8.4 Om det fastställs att en överträdelse har begåtts från Tjänsteleverantörens sida, ska Kunden skriftligen meddela Tjänsteleverantören inom 7 (sju) dagar efter överträdelsens slutförande om han vill hävda överträdelsen. Om omständigheterna så motiverar skall Tjänsteleverantören utöva sin rätt att avhjälpa bristen, antingen genom reparation eller genom omleverans. Därefter ska ytterligare rättsmedel följa de allmänna reglerna i dansk lag.

9. SEKRETESS

9.1 Tjänsteleverantören och Xxxxxx åtar sig att behandla konfidentiell information som uppkommer under fullgörandet av Xxxxxxx, så att den förblir oåtkomlig för obehöriga personer och med diskretion, samt att minimera risken för att obehöriga personer får kännedom om den.

9.2 Konfidentiell information betraktas i tillämpliga delar som affärshemligheter i enlighet med den danska lagen om affärshemligheter3 .

2 Den danska räntelagen (Renteloven). Lag nr 459 av den 13 maj 2014.

3 Den danska lagen om affärshemligheter (Forretningshemmelighedsloven). Lag. Nr. 309 av den 25-04-2018.

9.3 De som omfattas av tystnadsplikten är Parternas anställda, representanter och andra personer som får tillgång till konfidentiell information. Sekretesskyldigheten gäller även efter det att Xxxxxxx har upphört att gälla.

10. PERSONUPPGIFTER

10.1 När Compliance Partners levererar systemet och tjänsten är Compliance Partners en personuppgiftsansvarig enligt artikel 4.7 i den allmänna dataskyddsförordningen.

10.2 Personuppgiftsansvariga måste tillhandahålla information enligt artiklarna 13 och 14 i den allmänna dataskyddsförordningen. Du kan läsa mer om hur Compliance Partners samlar in personuppgifter i vårt integritetsmeddelande.

11. SKULDER OCH ANSVAR

11.1 Tjänsteleverantören är under inga omständigheter ansvarig för Kundens indirekta förluster och följdskador som uppstår i samband med abonnemanget på och användningen av Tjänsten och den Licensierade Produkten.

11.2 Tjänsteleverantören kan inte hållas ansvarig för sin felaktiga eller vilseledande rådgivning eller för krav på förlust eller skada från Kundens registrerade personer.

11.3 Tjänsteleverantören är inte heller ansvarig för händelser som kan hänföras till Kundens egna omständigheter, inklusive utrustning och personer.

11.4 Tjänsteleverantörens ansvar enligt Avtalet får under inga omständigheter överstiga Avtalspriset för abonnemangsperioden.

12. KRAFT MAJURE

12.1 Tjänsteleverantören skall inte hållas ansvarig för omständigheter utanför hans kontroll, som han inte kunde förväntas ha tagit hänsyn till vid ingåendet av Xxxxxxx.

12.2 Med omständigheter utom kontroll avses, men är inte begränsade till, krig och mobilisering, civila oroligheter, naturkatastrofer, strejker, lockout, bristande tillgång på råmaterial, bränder, skador på produktionsutrustning, störningar i ordinarie kommunikation och trafik, inklusive energiförsörjning samt import- eller exportförbud. Förhållanden som påverkar Tjänsteleverantörens leverantörer betraktas som force majeure enligt Xxxxxxx.

1G. ÄNDRINGSFÖRSLAG

13.1 Tjänsteleverantören får ensidigt ändra de Allmänna Villkoren och Licensvillkoren utan Kundens samtycke, så länge det inte innebär ändringar i Kundens skyldigheter gentemot Tjänsteleverantören. Om ändringar görs skall Kunden ändå underrättas om detta på dagen för ändringen. I Tjänsteleverantörens meddelande till Kunden skall anges vilka ändringar som gjorts. Tjänsteleverantören kommer att betrakta Kundens tystnad som ett tyst godkännande av ändringarna i de Allmänna Villkoren och Licensvillkoren.

14. LAGVAL OCH JURISDIKTION

14.1 Alla tvister som uppstår på grund av eller i samband med Avtalet ska regleras av dansk lag.

14.2. Sådana tvister, inklusive tvister rörande Avtalets existens, giltighet eller upphörande, ska avgöras av dansk domstol.