GROSSIST UH-2021-138

Förfrågningsunderlag

GROSSIST UH-2021-138

Boxholm, Vadstena, Ydre och Ödeshögs kommun har för avsikt att genom upphandling skriva avtal med en huvudleverantör av kommunernas behov av livsmedel, huvudgrossist. Separat avtal finns upphandlade avseende frukt, grönsaker, mejeri samt färskt kött och chark.

Administrativa föreskrifter

Upphandlingsform

Upphandlingen genomförs som öppet förfarande enligt XXX SFS 2016:1145.

Upphandlande myndigheter

Boxholms, Vadstena, Ydre och Ödeshögs kommun.

Food for life

Avtalet är en del av kommunernas politiskt beslutade koncept ”Food for Life”. Konceptet inkluderar pedagogik där leverantören ska vara en stödjande samarbetspartner och aktivt bidra med utbildningar och studiebesök för kommunernas personal och elever.

Som samarbetspart ska leverantören stödja kunskapsöverföring om hur vår mat odlas och produceras. Leverantören ska också kunna vara medskapare i aktiviteter och upplevelser för boende i vård- och omsorgsboende, med koppling till odling, livsmedel, djur och natur.

Avtalen med leverantörer är därför en del av ett koncept där livsmedel, upplevelser och pedagogik möts. Leverantören ska kunna ta emot studiebesök och/eller komma till förskolor/skolor/omsorgsboende hos beställaren och berätta om sin verksamhet.

Reservationer

Anbud ska utformas helt enligt detta förfrågningsunderlag. Reservationer accepteras ej.

Formalia

För sent inkommet anbud är ogiltigt och tas följaktligen ej med vid bedömningen. Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling.

Anbud och därtill hörande handlingar ska vara skrivna på svenska språket. All eventuell övrig kommunikation i ärendet, skriftlig och muntlig, ska ske på svenska språket.

Beställaren utarbetar och översänder avtalsunderlag till antagen leverantör. Bindande avtal förutsätter att skriftligt upphandlingskontrakt tecknats.

Priset ska anges i SEK exkl mervärdesskatt.

Beslutet att inte dela upp kontraktet i separata delar motiveras med hänsyn till upphandlingens beskaffenhet.

Onormalt lågt anbud

Om ett anbud förefaller vara onormalt lågt, kommer en förklaring till det låga priset eller kostnaden att begäras in. Om förklaringen inte anses vara tillfredsställande ska myndigheten förkasta anbudet, enligt 16 kap. 7 § LOU.

Sekretess

För hos beställaren förvarade handlingar gäller enligt tryckfrihetsförordningen offentlighetsprincipen och enligt offentlighets- och sekretesslagen bl.a. ett skydd för vissa uppgifter om enskilds affärs- eller driftsförhållanden m.m. och för vissa uppgifter i ärenden om beställarens förvärv, överlåtelse, upplåtelse eller användning av egendom, tjänst eller annan nyttighet.

Vid en eventuell begäran om utlämnande av handlingar i denna upphandling är upphandlande myndighet skyldig att pröva en sådan framställning med beaktande av de redovisade bestämmelserna.

Anbudsgivare som önskar sekretessbelägga viss uppgift i sitt anbud efter det att upphandlingssekretessen upphört d.v.s. efter det att tilldelningsbeslut har fattats, måste ange detta samt ange vilken skada anbudsgivaren lider om den uppgiften blir känd.

Upplysningar

Om du hämtat eller kommit över detta underlag på annat sätt än via e-Avrop bör du försäkra dig om att du alltid har senaste versionen av underlaget genom att registrera dig och hämta underlaget på följande adress: xxxx://xxx.x-xxxxx.xxx/. Alla frågor och svar samt eventuella kompletteringar i denna upphandling distribueras då till dig via e- post.

Frågor om upphandlingen ska ställas på Internet via den länk som återfinns på den sida du hämtade förfrågningsunderlaget.

Frågor ska ställas senast 2022-02-11. Alla frågor och svar bifogas upphandlingens förfrågningsunderlag allteftersom inkomna frågor besvarats, dock senast 6 dagar före sista anbudsdag.

Tvistlösning

Tvist angående tolkning eller tillämpning av tecknat avtal ska, om parterna ej kan nå en överenskommelse på frivillig väg, avgöras av svensk allmän domstol på beställarens hemort med tillämpning av svensk rätt.

Vid tolkningstvist gäller följande ordning:

1. Eventuella skriftliga tillägg till avtal/beställning

2. Avtal/beställning

3. Förfrågningsunderlag

4. Anbud jämte eventuella tillägg

Överlåtelse av avtal

Tecknat avtal får ej överlåtas på annan fysisk eller juridisk person utan beställarens skriftliga medgivande.

Ändringar och tillägg

Ändringar i och tillägg i tecknat avtal kan endast göras genom en överenskommelse i en skriftlig handling undertecknad av behöriga företrädare för parterna.

Anbudstid

Sista anbudsdag är 2022-02-21.

Observera att anbudet ska ha inkommit senast ovanstående datum. Anbudet ska vara bindande t o m 2022-08-20.

Lämnande av anbud

Anbud ska lämnas elektroniskt via e-Avrop. Denna tjänst är kostnadsfri.

Tilldelningsbeslut/besked

Tilldelningsbeslut kommer att skickas ut per e-post så fort upphandlingen är klar. Tilldelningsbeskedet går automatiskt till den person som lämnat anbudet.

Ikraftträdande

Avtalet förutsätter för sin giltighet att det undertecknats av båda parter och att domstol i nte beslutar att upphandlingen inte får avslutas.

Kvalificering av anbud och anbudsutvärdering

Anbud som uppfyller samtliga krav är kvalificerat för fortsatt utvärdering.

Kriterier för antagande av anbud

Det anbud som är ekonomiskt mest fördelaktigt med hänsyn till pris och kvalitet kommer att antas.

Utvärderingspris

Lämnat pris enligt bifogad prisfil adderas med det pris som uppräkningstal för fiktiv inköpsvolym ger.

Mervärdesavdrag summeras och dras bort ifrån ovan lämnade priser.

kommersiella villkor

Omfattning

Upphandlingen omfattar Livsmedel - Huvudgrossist. Sortiment och villkor för avtalet fram går av förfrågningsunderlaget med bilagor. Upphandlingen avser den stora majoriteten beställningar och avrop av livsmedel som genomförs av respektive upphandlande myndighets kök-,café-, gruppboende osv i varierande storlek avseende det antal portioner som serveras och tillagas.

Volymerna som är angivna i sortimentsfilerna är baserad på historisk inköpsstatistik för 12 månader. Den redovisade statistiken utgör inga garantier om framtida volymer.

Vissa avrop kommer även ske från antagen leverantörs sortiment av frukt och grönsaker. De avropen kommer ske från kommunernas mindre enheter.

Antalet enheter kan komma att variera under avtalstiden, både utökning av antalet enheter och minskning av antalet enheter kan förekomma. Upphandlingen omfattar inte någon utfästelse om att avropa en viss volym under avtalsperioden utan leverantören ska leverera kommunens faktiska behov.

Under avtalsperioden så kan det bli så att vissa verksamheter läggs ut på entreprenad vilket kan påverka antalet leveransenheten och inköpsvolymen.

Avtalets takvolym beräknas till 55 000 000 miljoner SEK sett till hela avtalstiden inklusive förlängningsoptioner. Takvolymen innebär inget löfte om framtida avropade

volymer. Om takvolymen uppnås så kommer avtalet att sägas upp i enlighet med gällande rättspraxis.

Köparen har rätt att vid sidan av avtalet under begränsad tid prova likvärdiga produkter från annan leverantör.

Likaså har köparen rätt till kompletteringsköp när så krävs, kommunerna har tecknade avtal med butiker för att hantera kompletteringsköp.

Avtalstid/Leveranstid

Avtalet gäller i fyra (4) år från avtalets startdatum. Avtalets beräknade startdatum är 2022-06-01. Om avtalets beräknade startdatum förskjuts så förskjuts även avtalets slutdatum på motsvarande sätt.

Beställaren har ensidig möjlighet att säga upp hela eller delar av avtalet, oavsett anledning, med en uppsägningstid om minst nio (9) månader. Avtal kan tidigast upphöra efter 24 månader räknat från avtalets startdatum. Den totala avtalstiden är maximalt fyra (4) år.

Under uppsägningstiden utgår ersättning för utfört arbete/leverans enligt avtalade priser. Leverantören har inte rätt till ersättning för förlust som denne lider på grund av upphörandet.

Beställaren förbehåller sig rätten att säga upp avtalet till omedelbart upphörande när takvolymen uppnåtts även om avtalstiden inte löpt ut. I tillräckligt god tid, i syfte att minimera eventuell skada för Leverantören, innan sådan uppsägning åligger det Beställaren att meddela Leverantören att takvolymen är på väg att uppnås. Leverantören äger inte rätt till någon ersättning för eventuell skada som Leverantören lider eller riskerar att lida till följd av sådan uppsägning.

Pris

Enligt lämnat anbud.

Mervärdeskatt

Tillkommer enligt gällande lagstiftning.

Fakturering

Fakturan ska vara märkt med "Er referens". Referensen ska alltid avkrävas den som beställer varan/tjänsten. Fakturor som har fel adress eller saknar referens returneras för komplettering. Fakturering ska ske i efterskott, eller enligt överenskommelse med beställare.

Beställaren kommer ej att acceptera dröjsmålsräntor som orsakas av att obligatoriska uppgifter saknas på fakturan. Om fakturan hänvisar till en följesedel eller specifikation ska dessa bifogas fakturan.

Det ska tydligt framgå av fakturan vilka tjänster eller produkter som avses samt specificerad mängd för respektive tjänst eller produkt.

Fakturor med ofullständiga uppgifter och/eller felaktiga faktureringsadresser kommer att återsändas till leverantören. Förfallodag beräknas då från den dag fakturan återkommer i rättat skick. Expeditions- eller fakturaavgifter accepteras ej.

E-faktura

Leverantören ska översända fakturor till kommunen i elektroniskt format enligt lagkrav på e-faktura (SFS 2018:1277). Beställaren kan ta emot elektronisk faktura i format PEPPOL BIS Billing 3 och Svefaktura 1.0. Observera att PDF inte är ett godkänt format. Lagen gäller inte i de fall då e-fakturor innebär en risk för att röja uppgifter som omfattas av sekretess eller i övrigt skada säkerhetskänslig verksamhet.

Fakturan skall vara märkt med ”Er referens”, fakturor som saknar referens returneras för komplettering. Referensen ska alltid avkrävas den som beställer varan/tjänsten.

Det ska tydligt framgå av fakturan vilka tjänster eller produkter som avses samt specificerad mängd för respektive tjänst eller produkt. Om fakturan hänvisar till en följesedel eller specifikation skall dessa bifogas fakturan elektroniskt. Expeditions- eller fakturaavgifter accepteras inte.

Fakturering ska ske i efterskott, eller enligt överenskommelse med beställare.

Beställaren kommer ej att acceptera dröjsmålsräntor som orsakas av att obligatoriska uppgifter saknas på fakturan. Förfallodag beräknas då från den dag fakturan återkommer i rättat skick. Om fakturan hänvisar till en följesedel eller specifikation ska dessa bifogas fakturan.

Betalningsvillkor

30 dagar. Som fakturadatum räknas det datum fakturan inkommer till beställaren.

Dröjsmålsränta

Dröjsmålsränta får debiteras enligt gällande räntelagstiftning.

Statistik

Leverantören ska kostnadsfritt tillställa beställaren statistik över fakturerade leveranser som utförts under det gångna avtalsåret. Av statistiken ska framgå: artikelnummer, benämning och antal artiklar per artikelnummer redovisat per kommun. Av statistiken ska även framgå totalsumma per år och kommun.

Statistik ska redovisas elektroniskt och i en datafil kompatibel med Microsoft Excel. Format enligt bilagan ”Hantera livs filformat 2021 till leverantör och grossist”.

Avtalsbrott

Skulle någon av parterna uppenbart brista i sina åtaganden enligt tecknat avtal, kan avtalet, med omedelbar verkan, sägas upp av motparten. Beställaren har rätt att häva avtalet om leverantören, trots upprepade klagomål, ej rättar till orsaken till klagomålet. Beställaren äger också rätt att, utan ersättningsskyldighet, häva avtalet om leverantören ej uppfyller sina givna åtaganden vad avser leveranser och kvaliteter.

Ansvar/Försäkring

Leverantören ansvarar för samtliga skador som denne, eller annan för vilken denne ansvarar, orsakar genom fel eller försummelse. Om kommunen gentemot tredje man görs ansvarig för inträffad skada, ska leverantören hålla kommunen skadeslös.

Vid personskada begränsas leverantörens ansvar för skada till 10 Mkr per skadetillfälle. Vid sakskada begränsas leverantörens ansvar för skada till 10 Mkr per skadetillfälle.

Ovan angivna begränsningar gäller ej om leverantören har orsakat skadan genom grov vårdslöshet eller uppsåt.

Leverantören förbinder sig att teckna och under hela avtalstiden vidmakthålla erforderlig ansvarsförsäkring som täcker leverantörens ansvar enligt detta avtal.

Om leverantören brister i någon av ovanstående förutsättningar, har kommunen rätt att antingen teckna sådan försäkring på leverantörens bekostnad eller att häva avtalet.

Ansvarsförsäkring

Ansvarsförsäkring ska ha försäkringsbelopp för personskada om lägst 10 miljoner kronor, sakskada lägst 10 miljoner kronor. Vid nyckelförlust ska försäkringsbeloppet vara lägst 0,5 miljoner kronor.

Ansvarsförsäkringen ska utökas att inkludera:

- Utökat skydd vid skada på omhändertagen egendom inklusive nyckelförlust.

- Utökat skydd för entreprenör avseende bl.a. entreprenörens samordningsansvar enligt arbetsmiljölagen samt miljöskadeansvar enligt 32 kap. miljöbalken

Force majeure

Om part på grund av myndighetsåtgärd, krigshändelse, strejk, bojkott, blockad naturkatastrof eller annan händelse som part ej kan råda över är förhindrad att fullgöra sina åtaganden enligt detta avtal ska part i sådan omfattning vara befriad från desamma. Ersättning för utebliven prestation reduceras i förhållande till i vilken grad part ej kan fullgöra sina åtaganden. Arbetskonflikt som har sin grund i parts brott mot kollektivavtal får ej åberopas som befrielsegrund.

Parterna ska omgående informera varandra om det föreligger omständighet som kan föranleda tillämpning av denna bestämmelse.

Kampanj på ej offererade produkter

Leverantören ska under avtalstiden ej bedriva kampanjer eller dylikt som är riktade mot våra beställare på produkter som ej är del av det upphandlade sortimentet.

Sortiment

Upphandlat sortiment redovisas i det slutliga avtalet utifrån prisbilagan.

Krav på leverantören

Ekonomi

Anbudsgivaren ska ha ekonomiska och finansiella förutsättningar att genomföra efterfrågat uppdrag under hela avtalstiden. Inköpssamverkan kommer att kontrollera anbudsgivarens ekonomiska och finansiella förutsättningar via UC. Anbudsgivaren ska i riskintyg från UC ha lägst Riskklass 3. Anbudsgivaren kan före inlämnandet av anbud själv kontrollera riskklassen hos UC. Om anbudsgivaren har en lägre riskklass än 3 kan kravet ändå anses uppfyllt om anbudsgivaren i anbudet lämnar en sådan förklaring att det kan anses klarlagt att anbudsgivaren innehar motsvarande ekonomiska stabilitet. I det fall leverantören ej är riskklassificerad hos UC kan beställaren komma att begära underlag från leverantören för att styrka leverantörens ekonomiska stabilitet.

I de fall en anbudsgivares ekonomiska ställning garanteras av moderbolag eller annan garant skall intyg om detta bifogas anbudet och vara undertecknad av moderbolagets eller garantens firmatecknare. Efterfrågad riskklass ska i dessa fall uppfyllas av moderbolag/garant.

En leverantör får uteslutas från att delta i en upphandling, om leverantören

- är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud,

- är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, genom lagakraftvunnen dom är dömd för brott avseende yrkesutövningen,

- har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och den upphandlande myndigheten kan visa detta, inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet eller i det land där upphandlingen sker, eller

- i något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar som begärts med stöd av ovanstående.

Inköpssamverkan kommer, i samarbete med Skatteverket, i samband med kvalificering av anbudsgivare och fortlöpande under avtalstiden kontrollera att leverantören fullgör sina plikter enligt ovan. Leverantören ansvarar för att underleverantörer fullgör sina skyldigheter i ovan nämnda avseenden. Leverantören Om leverantören eller underleverantören brister i fullgörandet av denna punkt har upphandlande myndighet rätt att förkasta anbudet eller häva avtalet.

Förmåga och kapacitet

Anbudsgivaren ska ha förmåga och kapacitet för att utföra efterfrågat uppdrag samt ha erfarenhet från liknande uppdrag.

Kvalitetssäkring

Anbudsgivaren ska ha rutiner för kvalitetssäkring av denna typ av uppdrag samt kunna redogöra för detta vid anmodan.

Miljöarbete

Anbudsgivaren ska ha rutiner för miljöarbete samt kunna redogöra för detta vid anmodan.

Kundtjänst

Kundtjänst ska vara tillgänglig vardag mellan 07:00 och 15:00 per telefon och e-post. Personalen i kundtjänsten skall tala och skriva god svenska samt ha en för uppgiften lämplig kompetens.

Underleverantör

Anbudsgivare ska uppge om och vilka underleverantörer kommer att anlitas för uppdraget med underleverantörens namn, organisationsnummer och vilka delar av uppdraget som kommer att utföras av underleverantören. Anbudsgivaren intygar att samtliga krav på leverantören även uppfylls av underleverantören. Leverantören får inte anlita annan för att fullgöra del av uppdraget utan skriftligt medgivande från beställaren.

Annat företags kapacitet

Anbudsgivaren har rätt att vid behov åberopa andra företags kapacitet. Vid åberopande av annans kapacitet ska anbudsgivaren till anbudet bifoga ett skriftligt åtagande där det tydligt framgår att anbudsgivaren förfogar över det åberopade företagets kapacitet under hela avtalsperioden inklusive eventuell option. Anbudsgivaren intygar att samtliga krav på leverantören även uppfylls av det åberopade företaget.

Producentansvar för förpackningar

Alla företag som tillverkar, säljer eller importerar förpackningar eller förpackade varor ansvarar för att förpackningarna samlas in och återvinns, i enlighet med

förordning (2006:1273) om producentansvar för förpackningar. Leverantör ska uppfylla krav på producentansvar för förpackningar genom att anbudsgivaren eller att anbudsgivarens underleverantörer är ansluten/anslutna till REPA-registret

och/eller Svensk Glasåtervinning eller genom ett eget motsvarande system.

Matsvinnsvaror

Leverantören ska ha ett effektivt och systematiskt arbetssätt för minskat mat- och råvarusvinn i den egna organisationen samt i hög grad kunna erbjuda matsvinnsvaror till Kund. Leverantören arbetar kontinuerligt och aktivt med att erbjuda Kund matsvinnsvaror. Matsvinnsvaror kan t.ex. även bestå i varor med kort datum, överproduktion, varor med låg omsättningsgrad, varor med skadade förpackningar eller andra varor som annars skulle kasserats. Matsvinnsvaror omfattar även restpartier och spontana dagserbjudanden till ett rabatterat pris i avsikt att minska matsvinn.

Leverantören ska kunna erbjuda matsvinnsvaror via exempelvis webbutik, annan digital lösning eller via direktkontakt med Beställare/Kund. Dessa produkter ska levereras i samband med ordinarie leverans.

Generella krav avseende offererade produkter

Livsmedelslagstiftning, föreskrifter m.m.

Samtliga av anbudgivaren offererade produkter ska vid varje tidpunkt uppfylla de kvalitetskrav och förpackningskrav som följer respektive produkt och vid

varje tid gällande EG förordning, livsmedelslagstiftning, livsmedelsförordningar, Livsmedelsverket samt Jordbruksverkets föreskrifter samt av olika livsmedelsbranscher vedertagna regler om livsmedel. I upphandlingen nämnda krav och kriterier gäller även för produkter från länder utanför EU.

Om tillägg till eller ändring av de i detta underlag angiven lagstiftning, förordning eller riktlinje finns ska senaste version gälla.

Generella sociala och etiska krav

Varor som levereras enligt detta avtal ska vara framställda under förhållanden som är förenliga med:

ILO:s åtta kärnkonventioner nr 29, 87, 98, 100, 105, 111, 138 och 182, FN:s barnkonvention, artikel 32,

det arbetarskydd och den arbetsmiljölagstiftning som gäller i tillverkningslandet samt, den arbetsrätt, inklusive regler om minimilön och det socialförsäkringsskydd som gäller i tillverkningslandet.

Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx är skyldig att på begäran från beställaren redovisa att de sociala och etiska kraven uppfylls.

Generella krav avseende ekologiska produkter

Alla ekologiska produkter som efterfrågas ska uppfylla kriterierna enligt förordning (EG) 834/2007 om ekologisk produktion och märkning av ekologiska produkter.

Certifikat eller

motsvarande som visar att varan är godkänd av KRAV eller kontrollerat av ett kontrollorg an inom EU eller av ett

kontrollorgan som godkänts som likvärdigt EU:s kontroll enl. förordning EG 882/2004 och 889/2008 om ekologisk produktion ska skyndsamt skickas till köparen på begäran.

Om det vid upprepade tillfällen under avtalstiden framkommer att produkter inte uppfyller de ställda kraven så kan det komma att

ses som ett väsentligt åsidosättande av leverantörens skyldigheter.

Generella krav avseende mejeriprodukter

All mjölk som mejeriprodukterna som omfattas av upphandlingen är producerad av ska h a genomgått värmebehandling

(pastörisering), konsumtionsmjölk skall vara lågpastöriserad. Laktosfri mjölk/mjölkdryck kan alternativt vara högpastöriserad eller UHT-behandlad. Produkterna ska vara D- vitaminberikade enligt Livsmedelsverkets rekommendationer.

Ost ska vara tillverkad av pastöriserad mjölk och lysosymfri. Om ost är tillverkad av anna n mjölk än komjölk skall detta anges i

anbudet och på förpackningen under avtalstiden. Fetthalt i % av 100 g ost skall anges på förpackningen.

Generella krav avseende fisk och skaldjursprodukter

All glacering av fisk och skaldjur ska bestå av rent vatten.

Generella krav avseende produkter av kycklingråvara

I produkter av kycklingråvara, när inget annat anges i

sortimentsfilen, skall tillsatt vattenhalt inte överstiga 13 % av vikt före tillsats. Tillförd

mängd marinad/saltlake ska deklareras för samtliga produkter, dvs. rena produkter, sammansatta produkter och köttberedning.

Krav på ansvarsfullt producerad palmolja

För offererade produkter som innehåller palmolja ska uppfylla nedanstående krav Certifierad palmolja, UHM KravId 10886, EG 834-207

Fetter från palmolja som används i produkter ska vara producerad på ett sätt som uppfyller följande: Rättvisa arbetsvillkor

Skydd för lokalbefolkningens land, rättigheter och inflytande

Bevarande av primärskog och naturvärden (High Conservation Values - HVC) Skydd för djurlivet på plantagerna.

Detta sker genom en särhållen leverantörskedja (principen Segregated eller Identity preserved).

Serveringsautomater

Leverantör skall kostnadsfritt tillhandahålla och underhålla automater för ketchup, senap, dressing och sylt.

Krav avseende pris, prisjustering, sortimentsförändring m.m Pris vid fakturering

Orderdagens pris ska gälla vid fakturering.

Prisjustering

Vid verifierade kostnadsförändringar för produkter i form av prisjustering i kronor och ören av producent/leverantör kan prisjustering ske under avtalsperioden.

Prisjusteringar kan göras första måndagen i februari, maj, september och november.

I samband med avtalsstart får offererat pris justeras om prisjusteringsdag/ar infallit mellan basprisdag och avtalsstart. Begäran om prisjustering, genom aviseringsfil och underlag för begärda prisjusteringar, ska vara upphandlande myndighet tillhanda senast 30 dagar innan de träder i kraft för att kunna äga giltighet. Aviseringsfilen ska vara i redigerbart excel-format med uppgift om positionsnummer, artikelnummer, benämning, gällande pris, begärt (nytt) pris samt den begärda ändringen i SEK. Av aviseringsfil och underlag ska det vara enkelt för avtalsansvarig att kontrollera underlaget mot den aktuella positionen i aviseringsfilen.

Begäran om prisjustering, genom aviseringsfil och underlag för begärda prisjusteringar, ska vara upphandlande myndighet tillhanda senast 10 dagar innan de träder i kraft för att kunna äga giltighet. Aviseringsfilen ska vara i redigerbart excel-format med uppgift om positionsnummer, artikelnummer, benämning, gällande pris, begärt (nytt) pris samt den begärda ändringen i SEK. Av aviseringsfil och underlag ska det vara enkelt för avtalsansvarig att kontrollera underlaget mot den aktuella positionen i aviseringsfilen. Prisjustering ska under avtalsperioden ske på grund av verifierade kostnadsförändringar för produkterna, i form av fabrikantens/producentens prisjustering i kronor och ören, som ej är orsakade av leverantören.

Generella prishöjningar på grund av ökade kostnader som till exempel ökade arbetsgivaravgifter, ökade bränslepriser/transportkostnader eller ökade lönekostnader godkänns inte. Retroaktiva prisjusteringar godkänns inte.

Om begäran om prisjustering kommer in för sent så gäller det tidigare överenskomna priset fram till nästa datum för prisjustering.

Om begärd prisjustering, som meddelats i tid och som inte är uppenbart ogrundad i enlighet med de regler för prisjustering som detta avtal innehåller, inte godkänns så kan den part vars begäran avslagits frånträda upphandlingskontraktet avseende den aktuella produkten med verkan 3 månader efter det att prisjusteringen

framställdes. Fram till denna tidpunkt skall det tidigare överenskomna priset gälla.

Sortimentsförändring - utgående vara

Vid sortimentsförändring är leverantören skyldig att informera avtalsansvarig om förändringen. Information om sortimentsförändring ska meddelas avtalsansvarig på samtliga upphandlade produkter. Om en produkt utgår ur sortiment ska leverantören föreslå en ersättningsprodukt med minst samma kvalitet till högst samma pris som den ursprungligt upphandlade produkten.

Samtliga förändringar i produktutbudet ska göras skriftligt och ny nettoprislista ska godk ännas av avtalsansvarig.

Upphandlande myndighet förbehåller sig rätten att under avtalsperioden testa produkter från antagen leverantör och olika producenter för att eventuellt byta eller tillföra produkt till avtalssortimentet.

Antigen har producent/leveratören upphört att tillverka produkten eller så har produkten efter överenskommelse med upphandlade myndighet tagits bort.

Information om sortimentsförändring utgående produkter ska lämnas till köparens avtalsansvarige innan varan tagits bort från det upphandlade sortimentet i leverantörens webbshop.

Byte av artikelnummer

Byte av artikelnummer på avtalad produkt ses som att produkten ersätts permanent och behandlas i enlighet med, Sortimentsförändring utgående produkter.

Avtalad ersättningsvara (längre restningar)

På grund av långtidsrestning, bristsituation, säsong eller liknande kan grossisten/leverantören under en längre tid inte leverera en vara. Efter överenskommelse med upphandlade myndighet ersätts varan med en annan, likvärdig. Avtalad ersättningsvara aviseras i sortimentsförändring

Avtalsansvarige avgör om tiden för ersättningsprodukt är att bedöma som begränsad.

Leveranskrav - Tillfällig ersättningsvaror

Grossisten/Leverantören har tillfällig brist i lagret och ersätter med annan vara, efter överenskommelse med beställaren. Om avtalad vara inte kan levereras ska ersättningsvara levereras till högst samma pris och med samma eller högre kvalitet som avtalad vara. Ersättningsvaror ska i förväg godkännas av beställaren. För att en ersättningsvara ska kunna godkännas av beställaren ska den uppfylla kraven på förpackningsstorlek, djurskyddskrav m.m. som gäller för den vara som den ska ersätta.

Leveransen av ersättningsvaran ska ske till vid den tidpunkt som den avtalade varan skulle levererats eller enligt överenskommelse med beställaren.

Om leverantören/ ramavtalsleverantören inte kan leverera godkänd ersättningsvara i tid har avropande enhet rätt att få ersättning för tillkommande merkostnader för nedlagt arbete och merkostnad för att inköpa produkt hos annan leverantör.

Beställningsrutiner

Leverantören skall tillhandahålla en webbshop, för de beställare som inte har tillgång till EDIhandel enligt SFTI-standard. Webbshopen skall ha inloggning för beställaren.

Avtalspriser, d v s produktpris inklusive avtalad rabatt, skall vara tydligt markerade i webbshopen. I undantagsfall kan avrop ske på annat sätt.

Vid enstaka tillfälle kan beställning ske via telefon eller e-post.

Part kan under avtalsperioden ändra sitt beställningssätt och övergå till e-handel.

Vid samtliga former av beställningar ska beställaren få en orderbekräftelse i elektroniska eller skriftlig form. Orderbekräftelsen ska

innehålla uppgifter om beställda artiklar, priser och faktisk leveranstid. Vid förseningar har leverantören en skyldighet att informera beställaren.

Reklamationer

Om fel, kvalitetsavvikelser eller avvikelser från gällande miljökrav föreligger skall beställaren omgående reklamera felet. Beställaren äger rätt att häva köpet eller kräva fullgod leverans eller få motsvarande avdrag på köpeskillingen. Betalning av faktura innebär inte att beställaren avstått från rätten att påtala fel eller brister i leveransen. Utbyte av felaktiga produkter eller avhjälpande skall äga rum så snart det är möjligt efter reklamation eller vid tidpunkt som parterna kommer överens om. Eventuella merkostnader i samband med retur eller ersättning bekostas av leverantören.

Webbeställning - webbshop

Leverantören ska ha en välfungerande webbshop som är tillgänglig för beställare. I webbshopen skall avtalsartiklar finnas enkelt tillgängliga och tydligt utmärkta vid inloggning. Användare ska i första hand styras till avtalssortimentet när

inloggning har skett. Nettoprissatta artiklar skall finnas med i webbshopen, vid varje tillfälle vara korrekt prissatta, varje artikel skall alltid vara tydligt utmärkt att det är en nettoprissatt avtalsprodukt. Det ska under hela inloggningen vara enkelt att få fram nett oprissatta sortiment för beställaren. I webbshopen ska det i möjligaste mån finnas bilder på artiklarna som omfattas. För de artiklar det finns information på Dabas ska det finnas länkar finnas i webbshopen.

I webbshopen ska det finnas en funktion där respektive beställare kan skapa sin egen inköpslista.

Utbildning webbshop

Vid avtalsstart skall leverantören kostnadsfritt, i lokaler som kommunen anvisar, bistå med utbildning av beställare i webbeställning-webbshop. Syftet med utbildningen är att säkerställa att alla beställare enkelt kan hantera webshopen,

att de enkelt kan få fram vilka produkter/artiklar som omfattas av nettoprislista och att de kan hantera att bygga upp egna beställningslistor eller motsvarande funktioner.

Leverans och avlämningsinstruktioner

Leverans sker enligt DDP, Incoterms 2020.

Leveranstid är 1 arbetsdag. Beställning dag 1 senast 17:00 och leverans dag 2. Beställningsvaror skall kunna levereras inom 10 arbetsdagar. Faktisk leveranstid ska anges i orderbekräftelse.

Leverans skall ske successivt efter avrop. Leverans skall kunna ske alla vardagar i veckan.

Leverans skall ske till tillagningskök vardagar mellan kl. 7.00 - 14.00 och mottagningskök mellan ca kl. 8.30 - 13.30 eller enl. överenskommelse med beställaren. Överenskommelse skall träffas mellan beställare och leverantör om lämpliga dagar och tider för leveranserna utifrån angivna leveransfrekvenser. Fasta tider och samordning

skall eftersträvas liksom en funktionell leveransstruktur för respektive enhet (vid exempelvis leveransfrekvensen 2 dagar i veckan skall dessa inte infalla direkt efter varandra).

Leverans ska ske med rullvagn/rullcontainer eller liknande som är lämpligt utformad och avsedd för denna typ av leverans. Låneemballage inklusive rullvagn återtas direkt eller vid nästkommande leverans. Lasten skall vara säkrad för rasrisk. Varor packas och levereras på ett för mottagaren arbetsmiljövänligt sätt samt på sådant sätt att känsliga varor inte skadas. Rullbur ska ej packas högre än 150 cm i höjd (exkl hjul) och ej över rullburens kant. Mellanlägg ska användas för att minimera skador.

Leverans på pall/träpall/europall ska ej förekomma.

Leverans av order/beställning med ett värde överstigande 650SEK sker fraktfritt. Vid samleverans till samma leveransställe med flera kundnummer skall minimivärdet räknas ihop.

Fakturerings-, expeditions- transportavgift e dyl. får inte förekomma, dock får leveransavgift om 100 SEK uttas vid order/beställning understigande 650 SEK. Eventuell leveransavgift skall meddelas beställaren vid beställningen. I de fall leverantören inte kan leverera viss artikel i lagd order/beställning och detta medför en lägre leveranssumma äger inte leverantören rätt att ta ut leveransavgift. Ej heller äger leverantör rätt att ta ut leveransavgift i de fall leveranser är en tilläggsleverans till en tidigare gjord leverans och denna tilläggsleverans beror på leverantören, tex restning av beställd vara, felaktig leverans etc.

Följesedel ska medfölja varje leverans av varor. På följesedeln ska framgå antal levererade varor av respektive slag/varubenämning, inköpsordernummer då det förekommer, samt namn på kommunens beställare.

Vite vid för högt lastad rullvagn

Vid leverans med för högt lastad rullvagn ska leverantören omedelbart ombesörja förflyttning av det gods som överstiger den tillåtna lasthöjden till av beställaren

anvisad plats. För det fall att leverans sker med för högt lastadrullvagn och leverantören i nte ombesörjer förflyttning av varorna utgår ett vite om 5000 SEK per rullvagn

som är för högt lastad.

Om leverans sker med rullvagn som är för högt lastad och leverantören upprepade gånger inte ombesörjer förflyttning av varorna som överstiger den

tillåtna lasthöjden så är det att anse som ett väsentligt åsidosättande av leverantörens skyldigheter enligt avtalet. Utöver krav på vite och skadestånd kan avtalet även komma att sägas upp.

Leveransförsening

Om leveransförsening inte kan undvikas skall leverantören omgående meddela beställaren, som bedömer om senareläggning av leveransen kan accepteras eller om köpet skall hävas.

Om leverans inte sker inom avtalad tid äger beställaren rätt att köpa beställda produkter från någon annan leverantör, om beställaren drabbas av merkostnad skall leverantören stå för denna kostnad.

Alternativt har leverantören rätt att leverera av beställaren godkänd likvärdig produkt utan merkostnad för beställaren.

Leverantören ska dokumentera och meddela beställaren eventuella leveransförseningar. Vid upprepade förseningar skall leverantören redovisa för beställaren hur detta problem hanteras och leveransen kvalitetssäkras under resterande avtalsperiod för att undvika nya förseningar.

Vite vid försenad leverans

För leverans som är mer än 60 minuter försenad i förhållande till överenskommen leveranstidpunkt utgår vite om 500 kr.

Hållbarhetstider Hållbarhetstider vid leverans. Hållbarhetstid från tillverkningsdag

Upp till 12 dagar 13-30 dagar

31-90 dagar

91-300 dagar

Över 300 dagar

Krav på minst antal dagar kvar vid leverans

5 dagar

7 dagar

14 dagar

30 dagar

90 dagar

I överenskommelse mellan leverantör och kök kan avvikelser från detta göras för att minska svinn i livsmedelskedjan.

Emballage

Ytteremballage skall vara helt, rent och torrt samt utan framträdande lukt. Förpackning som kommer i kontakt med livsmedel skall vara godkänd för livsmedel. Förpackningar ska vara enkla att återvinna. Livsmedelsverkets föreskrifter om märkning och presentation av livsmedel skall följas (LIVSFS 2004:27). Kostnader för övrigt engångsemballage skall ingå i priset. Returemballage såsom t.ex. rullvagn tillhör anbuds givaren/Säljaren och skall ingå i priset.

Märkning av förpackningar/Innehålls- och näringsdeklaration

De livsmedel som levereras skall följa Livsmedelsverkets föreskrifter (LIVSFS 2004:27) om märkning och presentation av livsmedel. Märkningskravet gäller samtliga förpackningar.

Anbudsgivarens skall garantera att de produkter som enligt innehållsdeklarationen är fria från allergener inte är kontaminerade.

Innehållsdeklaration/produktinformation på samtliga artiklar vilka offereras/omfattas av avtaletsnettoprislista skall under hela avtalstiden finnas tillgänglig och uppdaterad, detta kan antingen presenteras på leverantörens hemsida, i trycksak eller databas (t.ex. DABAS). Detta gäller även ersättningsprodukter i sortimentsspecifikationen under avtalstiden. Innehållsdeklaration/produktinformation skall alltid överensstämma med

den levererade varan. Detta innebär att en anbudsvara inte får förändras till sitt innehåll (råvara, tillsatser etc) utan att upphandlande myndighet i god tid informerats. All produktinformation skall vara skriven på svenska.

Leveranskrav - Panter och returglashantering

Returburkar/flaskor skall även kunna returneras i samband med leverans, säckar till dessa skall tillhandahållas kostnadsfritt.

Krav avseende transporter Personbilar / Lätta lastbilar

Minst 70% av transportarbetet som omfattas av uppdraget ska utföras av fordon som lägst uppfyller utsläppskraven motsvarande Euro VI.

UHM kravid: 10699:2

Vid nyanskaffning av fordon under avtalstiden ska varje fordon som används för uppdraget minst uppfylla kraven för Euro VI.

Dubbfria däck ska användas om inte transportarbete regelmässigt utförs i områden med låg snöröjnings- och halkbekämpningsstandard.

Tunga fordon

Tunga fordon ska alltid vara utrustade med backsignal.

Tunga fordon som används i uppdraget ska i minst 70% av transportarbetet utföras av fordon som lägst uppfyller kraven för Euro VI.

UHM kravid: 10699:2

Vid nyanskaffning av fordon som kommer att användas i transportuppdraget ska dessa fordon lägst uppfylla kraven för Euro VI.

Krav på kylda transporter

Transportuppdrag som omfattar transport av kylda eller djupfrysta varor som livsmedel ska genomföras i enlighet med branschriktlinjer för temperaturdisciplin. Dock måste inte samtliga fordon som används i transportuppdraget vara certifierade i enlighet med ATP- standard.

Krav avseende uppföljning av livsmedelsinköp och matsedelsplanering Uppföljning av livsmedelsinköp

Se anvisning i bilaga ”Hantera livs filformat 2021 leverantör och grossist månad”.

Prislistor

Efter överenskommelse om nya priser skall leverantör skicka ny avtalsprislista till kostchefer och avropare från avtalet. Leverantör ska skicka avtalsprislista till Inköpssamverkan Motala.

Prislistan skall minst innehålla följande kolumner med information för varje produkt: Leverantörens artikelnummer Benämning Producent/varumärke/motsvarande Producentens artikelnr. Försäljningsenhet (kg/l/st/KRT/Hink osv.) Förpackningsstorlek Pris per förpackning Pris per kg/liter Ekologiskt/Etiskt märkt Beställningsvara/Lagervara Ursprungsland för färskt kött/chark eller oberett fryst kött/chark

Sortimentsoptimering, lagervaror och beställningsvaror

Under avtalstiden kan leverantören inte utan kommunernas godkännande ändra position er (nettoprissatt sortiment och

därefter kommande ersättningsprodukter) som var angivna som lagervaror på parternas överenskomna prislista vid avtalets start till beställningsvaror.

Parterna är överens om att de ska ha en fortlöpande dialog kring vilka positioner

som ska vara lagervaror med leveranstid dag efter beställning och vilka som ska vara beställningsvaror med leveranstid inom 10 arbetsdagar.

Uppföljning under avtalsperioden

Leverantören skall vid två tillfällen per år bjuda in till ett uppföljningsmöte.

Kostdataprogram

Kommunerna använder kostdataprogram för matsedelsplanering, näringsberäkning m.m. Leverantör skall vid avtalsstart leverera filer i pricat-format för inläsning i kommunernas kostdataprogram. Leverantören skall vid prisjusteringstillfällen, februari, maj, september och november leverera nya pricat-filer.

Anbudsutvärdering Utvärderingsmetod

Anbud ska lämnas på hela uppdraget. En enda leverantör kommer att antas. Anbud ska kunna antagas helt.

Det anbud kommer att antas som uppfyller samtliga obligatoriska krav och har lämnat lägst sammanlagda utvärderingspris.

Inköpssamverkan använder systemet Hantera Livs som stöd för genomförande av uppha ndlingen. Bifogat anbudsinbjudan finns svarsfiler/sortimentsfiler där efterfrågade produkter beskrivs.

Filen innehåller ett antal kolumner med information och ett antal kolumner som skall fyllas i av anbudsgivaren. Anbudsgivare får inte svara med samma artikel på flera positioner förutom om en samma produkt efterfrågas i både helkartong och som delad. För positioner där samma artikel är offererad kommer alla positioner utom en att anses vara felaktigt offererad och utvärderas med belastningspris.

Kontroll av obligatoriska krav på produkter och utvärdering av produkter sker utifrån de uppgifter som anbudsgivare lämnat i sina svarsfiler/sortimentsfiler och eventuellt kompletterande uppgifter. Filerna skall följa den mall som upphandlande myndighet tillhandahåller, se vidare i bilaga Hantera Livs anbudsutvärdering 2021.

Utvärderingsvärde per position beräknas genom att först multiplicera varje positions jämförelsepris med positionens angivna volym. I de fall positionen ses som ej offererad används uppgett belastningsvärde som utvärderingsvärde för positionen. Intyg som omtalats i förfrågningsunderlagets olika delar begärs vid behov

in för att kontrollera att Leverantören motsvarar ställda krav.

Produktinformation i anbud

Anbudet ska för varje i sortimentslistan offererad produkt innehålla sådan information, i till exempel i Artikelnamn (kolumn N) i sortimentslistan, att det tydligt framgår vad det är för produkt som offererats. Fullständigproduktinformation för att säkerställa att varan uppfyller ställda krav kan finnas antingen på Dabas eller på leverantörens hemsida.

I det fall att fullständig produktinformation inte finns i Dabas eller leverantörens hemsida ska en innehållsförteckning/produktinformationsblad kunna lämnas elektroniskt till upphandlande myndighet. Fullständig produktinformationen behöver enbart lämnas på begäran och behöver alltså inte anges i svars-/sortimentsfilen.

Med fullständig produktinformation menas de egenskaper som upphandlande

myndighet har ställt krav på enligt sortimentslistan. Exempelvis om det ställs krav på att en köttbulle ska vara av blandfärs, minst 63% kött, max 15% fett,

allergenfri, så ska denna information framgå genom en innehållförteckning/produktinformationsblad eller likvärdigt som är tillgängligt på något av de olika sätt som anges. Kan inte fullständig produktinformation ges efter

att upphandlande myndighet begärt det så kommer produkten inte att komma med till utvärderingen.

Anbud där fullständig produktinformation för en eller flera offererade artiklar inte kan läm nas blir alltså inte förkastat i dess helhet. Anbudet drabbas istället av belastningspris

för denna eller dessa artiklar.

Anbudspriser och basprisdag

Anbudspriser för de produkter som efterfrågas i bifogat Excel-blad anges exklusive mervärdesskatt och skall omfatta samtliga kostnader förknippade med uppdraget. Valutan skall vara SEK. Ingen ytterligare ersättning betalas till leverantören än anbudspriserna samt ev fraktavgift vid beställning för under 650 SEK.

Om en artikel säljs både som helkartong samt som delad(styck/kilo/liter), ska jämförpris et för den delade förpackningen inte vara högre än jämförpriset för helkartongen.

Basprisdag är den 2021-12-30.

Övrigt sortiment

Upphandlingen omfattar även Leverantörens övriga produkter inom det aktuella varuomr ådet. På dessa produkter ska ett generellt uppräkningstal offereras. Uppräkningstalet anges i anbudsformuläret. Uppräkningstalet är den faktor som anger mellanskillnaden mellan grossistens inköpspris och beställarens pris. (Inköpspris grossist 100 SEK x uppräkningstal 1,2 ger beställarens pris = 120 SEK)

Uppräkningstalet ska vara fast under hela avtalsperioden.

Beställaren har under hela avtalstiden rätt att göra egna prisöverenskommelser med producenter som grossisten normalt använder.

Grossisten nettoprisätter sedan dessa produkter till beställaren genom att använda det uppräkningstal som finns inskrivet i avtalet.

Beställaren har under hela avtalstiden rätt att få del av inkomna fakturor från leverantör till grossist för att kunna kontrollera att beställarens pris är uppräknat med korrekt faktor.

Document Metadata

Table of Contents

GROSSIST UH-2021-138

Document Metadata