Samverkansavtal V8-biblioteken
Samverkansavtal V8-biblioteken
Under förutsättning av godkännande i respektive kommun tecknas nedanstående samverkansavtal. Avtalet är upprättat mellan de kommuner som ingår i samarbetet V8- Bibliotekssamverkan i Västerbottens inland.
1. Parter
Detta avtal reglerar samarbetet mellan kommunbiblioteken i Dorotea, Lycksele, Malå, Norsjö, Sorsele, Storuman, Vilhelmina och Åsele.
2. Avtalets omfattning
Avtalet omfattar beslutsnivåer, kostnadsfördelning, ansvarsfrågor samt drift av gemensamt biblioteksdatasystem och webbplats.
3. Samarbetets organisation
Styrgrupp
En styrgrupp består av de verksamhetsansvariga på kommunbiblioteken i samtliga i samarbetet ingående kommuner.
Arbetsgrupper
För särskilda ändamål kan arbetsgrupper upprättas. Nya arbetsgrupper kan upprättas på initiativ av styrgruppen. Arbetsgruppens uppdrag, ansvar och medlemmar regleras av styrgruppen.
4. Ansvar enligt GDPR
Varje kommun som ingår i samarbetet är personuppgiftsansvarig enligt GDPR för de personuppgifter som de behandlar.
5. Kostnadsfördelning
För kostnader som uppkommer mellan minst två av de i samarbetet ingående kommunbiblioteken gäller följande kostnadsfördelningsprincip:
Femton procent (15 %) av kostnaden fördelas med lika stora delar på i samarbetet ingående kommuner.
Åttiofem procent (85 %) av kostnaden fördelas efter de i samarbetet ingående kommunernas invånarantal (enligt Statistiska Centralbyråns aktuella befolkningsstatistik)
5.1 Undantag från kostnadsfördelningsprincipen
Följande kostnader är undantagna kostnadsfördelningsprincipen och fördelas på de i samarbetet ingående kommunerna i förhållande till det antal produkter respektive kommun disponerar.Kostnader för stycksaker, exempelvis trycksaker, kassar, lånekort osv, eller sådana kostnader som är oberoende av nyttjandegrad.
5.2 Justering av transportkostnader efter låneströmmar
V8-biblioteken har ett gemensamt transportavtal. Kostnaden för transporten av
media lånad mellan V8-biblioteken delas efter fördelningsprincipen 15 % lika och 85 % efter invånarantal. I strävan efter en mer rättvis fördelning justeras kostnaderna påföljande år i mars månad efter antalet faktiska IN-lån som respektive bibliotek gjort från andra V8-kommuner. Modellen innebär att biblioteken betalar eller får tillbaka differensen mellan redan betalda transportkostnader och IN-lånens faktiska kostnad.
6. Fakturering
Lycksele kommun ansvarar för att administrera gemensamma fakturor. Här ingår att uppdatera befolkningsstatistiken den sista februari varje år, siffror hämtas från SCB. För detta arbete erhåller Lycksele kommun årligen 17 500 från övriga kommuner i samarbetet, som delar lika på kostnaden.
7. Drift av gemensamt bibliotekssystem och gemensam webbplats
Vårt datasystem Book-IT, vår webbplats och e-postserver hostas av Axiell förutom Åsele, Fredrika och Malå som har egna e-postservrar.
8. Gemensamma låneregler för samtliga bibliotek inom V8- samarbetet
Styrgruppen fattar beslut om gällande låneregler inom V8-samarbetet samt nivåer på avgifter som följer med dessa.
9. Förändring av avtal
För förändringar i avtalet krävs stöd av sex (6) av de åtta (8) biblioteken i samarbetets ingående kommuner. Omröstning tillämpas, vid lika röstetal förhandlas frågan igen. En röst per kommun. Om någon kommunrepresentant inte närvarar kan röstning ske med styrgruppens ordförande som ombud.
10. Uppsägning av avtal
Önskar någon kommun säga upp avtalet ska detta ske skriftligen. Uppsägningstiden är tolv (12) månader räknat från den månad då uppsägningen sker, om inte samtliga kommuner är överens om att ha en kortare uppsägningstid.
11. Tvist
Om tvist uppkommer ska parterna verka för att lösa tvisten genom förhandling. Alla i samarbetet ingående kommuner skall vid tvist inkomma med ett skriftligt ställningstagande för och emot det/de förslag som angetts. Röstning tillämpas, vid lika röstetal förhandlas den aktuella frågan igen. Om tvisten inte kan lösas av parterna ska tvisten avgöras av allmän domstol.
12. Avtalets giltighetstid
Avtalet gäller från och med den 1 april 2021 och tillsvidare.
Dorotea kommun Sorsele kommun
Lycksele kommun Storuman kommun
Malå kommun Vilhelmina kommun
Norsjö kommun Åsele kommun