Contract

DOKUMENTHANTERINGS- OCH GALLRINGSPLAN
för
TEKNIK- OCH SERVICENÄMNDEN
Teknik- och gatukontor
Fastighets- och servicekontor
Fastställd	2012-

I N N E H Å L L S F Ö R T E C K N I N G
Arkivbeskrivning …………………………………	3
GEMENSAMT FÖR KONTOREN		STÄDENHETEN
Allmän administration ……………………………	6	Städservice ………………………………………	22
Ekonomi / Räkenskapsmaterial …………………	7
Personal ………………………………………….	8	LOKALER OCH BOSTÄDER
Arbetsmiljö ………………………………………	9	Lokalförsörjning …………………………………	23
		Upphandling och entreprenad
TEKNIK- OCH GATUKONTOR		Projektering ……………………………………	24
		Upphandling ……………………………………	25
CENTRAL ADMINISTRATION ……………….	11	Byggprojekt ……………………………………	26
		Relationshandlingar ……………………………	27
TRAFIK OCH PROJEKTENHET ………………	13	Uthyrning …………………………………………	27
		Drift, skötsel och tillsyn …………………………	29
UNDERHÅLLSENHET …………………………	14	Underhåll …………………………………………	30
		Fastighetsinformation ……………………………	30
FASTIGHETS- OCH SERVICEKONTOR
		PRODUKTION
STÖD		Bostadsanpassning ………………………………	31
Administration ……………………………………	15	Kontorsservice ……………………………………	31
Friskvård …………………………………………	16	Vaktmästeri ………………………………………	31
MARK OCH SKOG
Xxxx- och fastighetsärenden ……………………	17
Skogsärenden …………………………………….	19	Bilagor
Bilaga 1 Gallring av allm handl av ringa eller tillf betydelse
MÅLTIDSSERVICE		Bilaga 2 Gallring av allm handl i sociala medier
Administration ……………………………………	21	Bilaga 3 Gallring av sociala m tillägg
Måltidsproduktion ………………………………	21

Arkivbeskrivning

Arkivbeskrivningen avser mandatperioden 2011 - 2014.

Verksamhet och organisation

Teknik- och servicenämnden inrättades 2007-01-01 med uppgifter som omfattar:

- Fullgörande av de uppgifter som avses i 1 § lagen (1978:234) om nämnder för vissa trafikfrågor.

- Huvudmannaskap för den kommunala parkeringsövervakningen (lag 1987:24 om kommunal parke-

ringsövervakning m.m. samt förordning 1987:26 om parkeringsvakter i kommuner).

- Handhavande av ärenden angående gatukostnader m.m. enligt plan- och bygglagen.

- Underhålla och förvalta kommunens fasta och lösa egendom i de fall detta inte har uppdragits åt

annan nämnd.

- Kommunens samlade kostverksamhet.

- Utarrendering, uthyrning eller annan upplåtelse av fastigheter som tillhör kommunen.

- Köp och försäljning av fastighet eller fastighetsdel där köpeskillingen - eller vid byte - värdet

överstiger 30 basbelopp-

- Upplåtelse av tomträtt i fastighet som tillhör kommunen på av kommunfullmäktige fastställda

villkor.

- I förköpsärenden besluta att avstå från att utöva förköpsrätt.

- Ärenden enligt lagen om förvärv av hyresfastighet m.m. som inte avser utövande av förköpsrätt vid

aktieöverlåtelse.

- Bevakning av kommunens intressen i ärenden angående fastighetsbildning, fastighetsbestämning,

planläggning och byggnadsväsen, gemensamhetsanläggningar och enskilda vägar samt i andra

ärenden, som är jämförliga med dessa.

- Anläggning, drift och underhåll av gator och vägar samt industrijärnvägar.

- Ärenden angående enskilda vägar.

- Uppdragsverksamhet för vatten- och avloppsanläggningar.

- Kollektivtrafik.

På delegering av kommunfullmäktige beslutar teknik- och servicenämnden om nämndens förvaltnings organisation samt avgifter inom nämndens verksamhetsområde inom de riktlinjer som fullmäktige fastställt.

Nämndens organisation är indelat i nedanstående verksamhetsgrenar:

Teknik- och gatukontoret

Central administration

Trafik- och projektenhet

Underhållsenhet: Gatuunderhåll VA-förråd

Transportenhet: Maskiner och fordon Verkstad

Ledningsgrupp Styrning ledning

Fastighets- och servicekontoret

Stöd

Ekonomi Informatio

Friskvård

Adm. IT-system

n Administration Arbetsmiljöarbete

V-Utvecklingsstöd P-Utvecklingsstöd

Mark & Skog

ater Skogsförvaltning

Måltidsservic

e

n

Måltidsproduktion

Lokaler och bostäder

Underhåll

ning

Produktion

Städenheten

Övrig förvaltning

Upphandling & Entreprenad Uthyrning

Drift och skötsel

Byggledning Byggservice

Byggenhet

Bostadsanpassning

Vaktmästeri

Fastighetsservice

Kontorsservic e

service

Vaktmästeri Kopiering

Sökingångar till de allmänna handlingarna

I nämndens dokumenthanterings- och gallringsplan, se bifogat dokument, redovisas samtliga allmänna handlingar. Redovisningen består av hur dessa lagras samt sorteras och om de ska bevaras för framtiden eller efter hur lång tid de ska gallras.

Inom Teknik- och gatukontoret används följande program/system för hantering av

• Nämndsärenden (Platina)

• Förrådsmaterial, transport, leasing, kostnadsfördelning och arbetsorder (KomMa)

• Parkeringsanmärkningar och kontrollavgifter (FELP2000)

• Lokala trafikföreskrifter (LTF2003)

• Olycksfallsstatistik (OLYCK)

• Dispenshantering (Dispanser)

• Parkeringstillstånd för rörelsehindrade (PR-kort)

• Utkallning vinterväghållning (Rapid Reach ENS)

• Sandning av gator (SolenX)

• Parkeringstillstånd för rörelsehindrade (PR-kort)

• Parkeringstillstånd för rörelsehindrade (PR-kort)

• Intern felanmälangator (DeDu)

Inom Fastighets- och servicekontoret används följande program/system för hantering av

• Nämndsärenden (Platina)

• Förrådsmaterial (KomMa)

• Kostnadsberäkning (Wikells sektionsdata)

• Skogsinnehav och åtgärdsplanering (Pc-Skog)

• Kostproduktion, portionsbeställningar samt prisberäkningar( Maschie Milk)

• Näringsberäkningar (Dietist)

• Upphandling och statistik måltidsservice (Basera)

• Städmaskinsinformation (Insave)

• Fastighetsytor samt städkalkyler (Summarum)

• Lås- och nyckelinformation (ASSA Performanc)

• Passerkort (Rita)

• Kameraövervakning (Milestone)

• Övervakning av fastighetssystem (Styr och Regler)

• Energiberäkning (Isover Energi)

• Intern felanmälan samt verksamhetsbeställning (DeDu)

Sekretessbestämmelser

Sekretessen tillämpas utifrån offentlighets- och sekretesslagens bestämmelser främst angående personalärenden.

Gallringsregler

Vid gallringsutredningar beaktas riksarkivets allmänna råd för bevarande och gallring av handlingar. Gallring utförs enligt dokumenthanterings- och gallringsplanens fastställda tidsfrister.

Teknik- och servicenämndens arkiv

Kommunstyrelsen är arkivmyndighet. Inom nämndens verksamheter finns närarkiv där aktuella handlingar förvaras. Arkivförteckningar som systematiskt redovisar nämndens arkivhandlingar upprättas och uppdateras inom centralarkivets funktion efter leveranser för slutförvaring till

Upplysningar om de allmänna handlingarna

Arkivansvarig för:

Teknik- och gatukontoret Xxxx-Xxxxx Xxxxxxxxx

Fastighets- och servicekontoret Xxxxx Xxxxxxxxx

Kommun

PITEÅ

Verksamhet

Myndighet

TEKNIK- OCH SERVICENÄMNDEN

Fastställd

DOKUMENTHANTERINGS- & GALLRINGSPLAN

Giltighetsdatum Arkivansvarig

FASTIGHETS- OCH SERVICEKONTORET

Typ av handling

(ange original eller kopia samt ev ADB-system ) Medium1)

GEMENSAMT FÖR KONTOREN

2012-

Sortering Förvaringsplats

Överföring till:

Närarkiv Centralarkiv

Xxxx-Xxxxx Xxxxxxxxx / Xxxxx Xxxxxxxxx

Anmärkning

Gallringsfrist (sortering, förvaring, ansvarig mm)

Allmän Administration

Protokoll, minnesanteckningar;

- Arbetsplatsträffar

P/DL

Kronol ordn Arbetsrum

Efter 5 år med undantag av MBL-beslut som protokollförs och Bevaras

Allmänna handlingar av ringa eller tillfällig

betydelse

Allmänna handlingar i sociala medier

P/DL

DL

Gallring enligt bilaga 1.

Gallra enligt bilaga 2 och 3.

Trycksaker (egenproducerade) P

Omgående

1 gång/år

Bevaras

Kvalitetsarbete

Huvuddokumentation

• Rapporter/sammanställningar

P/DL

Vid inaktuelite Bevaras

Riktlinjer och anvisningar för kvalitetsarbete, se styrande dokument W:

Följande ska ingå:

P/DL

om de inte ingå Om dessa inte ingår i rapporten, måste de

- Metodbeskrivning

- Frågeformuleringar (Intervjufrågor och tom enkät)

- Beräkningsgrunder

- Eventuella åtgärdsplaner

i nämndens handlingar

bevaras för sig.

Bakgrundsmaterial

• Inspelningar

• Dokumentation av intervjuer

• Grunddata i pappersform eller i datafil

P/DL

Efter redovisning av rapport/ sammanställning i nämnd/styrelse gallras bakgrundsmaterial omgående eller när behov ej längre kvarstår.

Kommun

PITEÅ

Myndighet

TEKNIK- OCH SERVICENÄMNDEN

DOKUMENTHANTERINGS- & GALLRINGSPLAN

Verksamhet FASTIGHETS- OCH SERVICEKONTORET		Fastställd 2012-		Giltighetsdatum		Arkivansvarig Xxxx-Xxxxx Xxxxxxxxx / Xxxxx Xxxxxxxxx
Typ av handling				Överföring till:		Anmärkning
(ange original eller kopia samt ev ADB-system )	Medium1)	Sortering	Förvaringsplats	Närarkiv	Centralarkiv	Gallringsfrist (sortering, förvaring, ansvarig mm)
Enkäter och Intervjuer Enkätsvar och intervjuunderlag Kvalitetsutmärkelser • Verktyg (upplägg och arbetsformer)	P/DL				Vid inaktualite	Efter redovisning av rapport/ sammanställning i nämnd/styrelse gallras bakgrundsmaterial omgående eller när behov ej längre kvarstår. Bevaras

• Information och introduktioner till deltagarna

• Anmälan/ansökan med underlag, /rapport

• Beslut

• Relevant korrespondens

• Övrig korrespondens

Gallras vid inaktualitet Vid inaktualite Bevaras

Vid inaktualite Bevaras Vid inaktualite Bevaras

Gallras vid inaktualitet

Ekonomi / Räkenskapsmaterial

Verksamhetsplanering, underlag

P/DL

Årsvis

Arbetsrum

Efter 2 år

Följesedlar

P Arbetsrum

Efter avstämning mot faktura. Är motsvarande faktura inte specificerad är gallringsfristen 10 år.

Underlag till interna och externa kundfakturor P Fakturaunderlag (leverantör) original P

Bokföringsorder, original P Interimsposter för månadsbokslut, original P

Årsvis Xxxx.xx Årsvis

-"

Arbetsrum Närarkiv Arbetsrum

-"

Efter 10 år

10 år

Efter 10 år

Efter 10 år

Rekvisitioner (block), kopior

P Kronol ordn -"

Efter 2 år

Originalet medföljer faktura.

Handkassa (insättningskvitton) Körjournaler

P -"

P -"

-"

Per leasingbil

Efter 10 år

1 år efter avtalstidens utgång

Utbetalningsunderlag/lista

P Årsvis

Arbetsrum

Efter 1 år

Efter 10 år

Bensinkvitton

P Kronol ordn -" -"

Efter 10 år

Kommun	Myndighet				DOKUMENTHANTERINGS- & GALLRINGSPLAN
PITEÅ	TEKNIK- OCH SERVICENÄMNDEN
Verksamhet			Fastställd		Giltighetsdatum		Arkivansvarig
FASTIGHETS- OCH SERVICEKONTORET			2012-				Xxxx-Xxxxx Xxxxxxxxx / Xxxxx Xxxxxxxxx
Typ av handling		Medium1)	Sortering	Förvaringsplats	Överföring till:		Gallringsfrist	Anmärkning
(ange original eller kopia samt ev ADB-system )					Närarkiv	Centralarkiv		(sortering, förvaring, ansvarig mm)
Intäktsredovisning (parkerings- och kontrollavg		P	Nr ordn	-"	-"		Efter 10 år
Flyttning av fordon		P/DL	Årsvis	-"	-"		Efter 10 år
Kontoutdrag bg-pg		P	-"	-"	-"		Efter 10 år
Parkeringsanmärkningar och kontrollavgifter		DL					Efter 3 år
Personal
För det personaladministrativa systemet PERSONEC är personalchefen systemägare. Kommunstyrelsen ansvarar därför för gallring/bevarande
av de uppgifter som är av värde för utredningar och forskning samt information som är av rättslig betydelse enl Arkivlagen.
Anställningsbeslut		P	A-Ö	Arbetsrum			Efter 2 år	Kopia till personalavdelningen.
Tjänstgöringsrapporter		P	A-Ö	Arbetsrum			Efter 2 år
Ledighetsansökan (fackliga ärenden) kopia		P	A-Ö	Arbetsrum			Efter 2 år	Original till personalavdelningen.
Ledighetsansökan (övriga), original		P	A-Ö	Arbetsrum			Efter 2 år
Läkarintyg, kopia		P	A-Ö	Arbetsrum			Efter 2 år
Arbetsgivarintyg, kopia		P	A-Ö	Arbetsrum			Efter 2 år
Bilersättning, km i tjänsten		P	A-Ö	Arbetsrum			Efter 2 år	Under förutsättning att varje en-
skild resväg reg. i Personec. Saknas dessa upp-
gifter är gallringsfristen 10 år.
Personligt utlägg		P	A-Ö	Arbetsrum			Vid inakt	Original till ekonomikontoret

Kommun

PITEÅ

Verksamhet

Myndighet

TEKNIK- OCH SERVICENÄMNDEN

Fastställd

DOKUMENTHANTERINGS- & GALLRINGSPLAN

Giltighetsdatum Arkivansvarig

FASTIGHETS- OCH SERVICEKONTORET

2012-

Xxxx-Xxxxx Xxxxxxxxx / Xxxxx Xxxxxxxxx

Typ av handling				Överföring till:			Anmärkning
(ange original eller kopia samt ev ADB-system )	Medium1)	Sortering	Förvaringsplats	Närarkiv	Centralarkiv	Gallringsfrist	(sortering, förvaring, ansvarig mm)
Tystnadspliktsförsäkran	P	Personnr/	Arbetsledare		Efter sortering	Bevaras

5 årsintervaller i 5 årsintervaller

Utdrag ur belastningsregistret

P Personnr

Arbetsledare

Efter 2 år

Originalet åter till den anställde

För rehabiliteringssystemet ADATO är personalchefen systemägare. Kommunstyrelsen ansvarar därför för gallring/bevaran Infördes våren 2009. av de uppgifter som är av värde för utredningar och forskning samt information som är av rättslig betydelse enl Arkivlagen Rehabiliteringsutredning (handlingsplan, DL/P Person nr/ Arbetsledare När ärendet Efter Bevaras enl

planerade rehab.åtgärder, uppföljning/ Namn upphört sortering KS § 93, 2001 utvärdering) orig.

Arbetsmiljö

Arbetsskadeanmälan

P Personnr

Handläggare

Original till personalhandläggare för vidarebefor- dran till Försäkringskassan, samt en kopia till personalavdelningens arbetsmiljökonsulent och pensionshandläggare. Gallras där 2 år efter uppnådd pensionsålder.

Rapport om okväde, våld och hot om våld

P Personnr

Arbetsmiljö- handläggare

Vid inakt. Original till personalavdelningens arbets- miljökonsulent, gallras där efter 10 år.

Tillbud (som inträffar på arbetsplats)

kan beröra personal och besökare

P Kronol

Arbetsmiljö-

handläggare

Vid inakt. Original till personalavdelningens arbets-

miljökonsulent, gallras där efter 10 år.

Kopia av års- och kvartalssammanställningar, som upprättas av personalavdelningens arbetsmiljökonsulent, rörande arbetsskadeanmälan, rapport om okväde, våld och hot om våld samt tillbud delges förvaltningschef som redovisar i samverkansgruppen.

Kommun

PITEÅ

Myndighet

TEKNIK- OCH SERVICENÄMNDEN

DOKUMENTHANTERINGS- & GALLRINGSPLAN

Verksamhet FASTIGHETS- OCH SERVICEKONTORET		Fastställd 2012-		Giltighetsdatum		Arkivansvarig Xxxx-Xxxxx Xxxxxxxxx / Xxxxx Xxxxxxxxx
Typ av handling				Överföring till:		Anmärkning
(ange original eller kopia samt ev ADB-system )	Medium1)	Sortering	Förvaringsplats	Närarkiv	Centralarkiv	Gallringsfrist (sortering, förvaring, ansvarig mm)
Uppföljning av arbetsmiljö	P	Kronol				Efter 5 år
Sammanställning	P					Efter 5 år
Åtgärdsplan	AP					Bevaras som redovisning till Samverkansgruppen
Protokoll fört vid uppföljning av arbetsmiljö	P	Kronol	Arbetsmiljö-			Bevaras Upprättas av personalavdelningens

inom Fastighets- och servicekontorets verksamheter

handläggare

arbetsmiljökonsulent som sedan överlämnar protokollet till förvalt- ningschef.

Brister i verksamheten från statliga verk

- Underrättelser

- Yttranden

- Besked och yttranden från statligt verk

- Inspektionsmeddelanden

P Kronol

Handläggare/ Registrator

Bevaras i diarieförda handlingar

OBS! Till registrator för diarieföring.

SAM Systematiskt arbetsmiljöarbete

- Checklista vid kontrollrond över fastigheter

- Delegering av arbetsmiljöuppgifter med åt- följande arbetsmiljöansvar

Brandskyddskontroll

P/DL P

P

Årsvis

Kronol

Arbetsmiljö- handläggare

Handläggare

Efter 5 år

När ny delegat utses

Efter 3 år

Kommun

PITEÅ

Verksamhet

Myndighet

TEKNIK- OCH SERVICENÄMNDEN

Fastställd

DOKUMENTHANTERINGS- & GALLRINGSPLAN

Giltighetsdatum Arkivansvarig

FASTIGHETS- OCH SERVICEKONTORET

2012-

Xxxx-Xxxxx Xxxxxxxxx / Xxxxx Xxxxxxxxx

Typ av handling				Överföring till:			Anmärkning
(ange original eller kopia samt ev ADB-system )	Medium1)	Sortering	Förvaringsplats	Närarkiv	Centralarkiv	Gallringsfrist	(sortering, förvaring, ansvarig mm)
TEKNIK- OCH GATUKONTOR
CENTRAL ADMINISTRATION Diarieförda handlingar	P/DL	Dnr-ordn	Närarkiv		Efter 3 år	Bevaras
Ej diarieförda handlingar	P/DL		Handläggare			Dagligen
Beslutsprotokoll	AP	§§-ordn	Närarkiv		Efter 3 år	Bevaras
Bilagor till protokoll	P	Dnr-ordn	-"		Efter 3 år	Bevaras
Delgivningsärenden	-"	Dnr-ordn	Närarkiv		Efter 3 år	Bevaras
Diarielistor	AP	Dnr-ordn	Närarkiv		Efter 1 år	Bevaras
Diariekort	-"	Dnr-planbet	-"		Efter 1 år	Bevaras	Avslutade ärenden
Delegationsbeslut - Lokala trafikföreskrifter	P/DL	Löpnr-ordn	Handläggare		Efter 3 år	Bevaras	Beslutas av TS-nämnd
- Tillf lokala trafikföreskrifter - Upphävande av lokala trafikföreskrifter	P/DL ?	Löpnr-ordn ?	-" ?	?	Efter 3 år	2 år Xxxxxxx	Xxxxxx TS-nämnd
- Dispens från LTF	P/DL	Löpnr-ordn	Handläggare	Efter 1 år		2 år	Delges TS-nämnd
- Transporttillstånd	P/DL	Löpnr-ordn	-"	Efter 1 år		2 år	Delges TS-nämnd
- Parkeringstillstånd för rörelsehindrad	P/DL	Dnr-ordn	-"	Efter 1 år		1 år efter	Delges TS-nämnd

- Kommunalt bidrag till underhåll och istånd- sättning av enskilda vägar utan och med statsbidrag

- Ansökan om vägbelysning

P/DL

P

Alfabetisk

Ortsvis

Handläggare Efter 1 år

Handläggare Efter 3 år

Efter 3 år

Efter 10 år

upphörd giltighetstid Bevaras

Bevaras

(Innehåller Planbelysning över område, Offert, Beställning samt Innehållsförteckning)

Kommun	Myndighet				DOKUMENTHANTERINGS- & GALLRINGSPLAN
PITEÅ	TEKNIK- OCH SERVICENÄMNDEN
Verksamhet			Fastställd		Giltighetsdatum		Arkivansvarig
FASTIGHETS- OCH SERVICEKONTORET			2012-				Xxxx-Xxxxx Xxxxxxxxx / Xxxxx Xxxxxxxxx
Typ av handling		Medium1)	Sortering	Förvaringsplats	Överföring till:		Gallringsfrist	Anmärkning
(ange original eller kopia samt ev ADB-system )					Närarkiv	Centralarkiv		(sortering, förvaring, ansvarig mm)
Uthyrning av p-platser, avtal		P	Objektsvis	Närarkiv	Efter 1 år	Vid inaktualite	När nytt avtal
			plats-nr				tecknas
Yttranden upplåtelse offentlig plats		P/DL	Löp.nr-ordn	Handläggare			Efter 1 år	Delges TS-nämnd
Tillfälliga parkeringstillstånd (fri parkering		P/DL	Löp.nr-ordn	Handläggare			Efter 1 år	Delges TS-nämnd
3 timmar)
Trafikolyckor statistik		P/DL	Löp.nr-ordn	Handläggare			Efter 5 år	Delges TS-nämnd
Trafikmätningar		P	Bokstavs-	Handläggare			Bevaras
			ordn
Cirkulär från kommunförbundet		P	Kronol ordn	Arb rum			Efter 1 år	Delges T S-nämnd
Bank garantier		P	Bokstavs-	Närarkiv			Åter till entr efter garantitidens
			ordn				utgång
Försäkringsbevis		P	Bokstavs-	Närarkiv			Sedan objektet färdigställts
			ordn

Kommun	Myndighet				DOKUMENTHANTERINGS- & GALLRINGSPLAN
PITEÅ	TEKNIK- OCH SERVICENÄMNDEN
Verksamhet			Fastställd		Giltighetsdatum		Arkivansvarig
FASTIGHETS- OCH SERVICEKONTORET			2012-				Xxxx-Xxxxx Xxxxxxxxx / Xxxxx Xxxxxxxxx
Typ av handling		Medium1)	Sortering	Förvaringsplats	Överföring till:		Gallringsfrist	Anmärkning
(ange original eller kopia samt ev ADB-system )					Närarkiv	Centralarkiv		(sortering, förvaring, ansvarig mm)
TRAFIK- OCH PROJEKTENHET
Register till förfrågningsunderlag t o m 2000		P	Kronol ordn	Arb rum		Vid inaktualite	Bevaras
Förfrågningsunderlag		P	Nr-ordn	-"		-"	Bevaras
Relationshandlingar (dokumentation		P	Objektsvis	Arb rum		Vid inaktualite	Bevaras
rörande projekt, t.ex entr.avtal, beställning,
teknisk beskrivning)
Relationsritningar		DL				Vid inaktualite	Bevaras
TV-inspektion		DVD	Objektsvis	Arb rum			Efter åtgärd
Besiktningsprotokoll		DL/P	Objektsvis	Arb rum	Vid inakt		10 år efter garanti-
							tidens utgång
Kalkyler		DL/P	Objektsvis	Arb rum	Vid inakt		10 år efter garanti-
							tidens utgång
Korrespondens rörande instruktioner		DL/P	Objektsvis	Arb rum	Vid inakt		10 år efter garanti-
för drift och underhåll							tidens utgång
Protokoll från projektmöten, bygg-		DL/P	Objektsvis	Arb rum	Vid inakt		10 år efter garanti-
möten etc							tidens utgång
Xxxxxxx, kopior		DL/P	Objektsvis	Arb rum	Vid inakt		10 år efter garanti-
							tidens utgång

Kommun	Myndighet				DOKUMENTHANTERINGS- & GALLRINGSPLAN
PITEÅ	TEKNIK- OCH SERVICENÄMNDEN
Verksamhet			Fastställd		Giltighetsdatum		Arkivansvarig
FASTIGHETS- OCH SERVICEKONTORET			2012-				Xxxx-Xxxxx Xxxxxxxxx / Xxxxx Xxxxxxxxx
Typ av handling		Medium1)	Sortering	Förvaringsplats	Överföring till:		Gallringsfrist	Anmärkning
(ange original eller kopia samt ev ADB-system )					Närarkiv	Centralarkiv		(sortering, förvaring, ansvarig mm)
Ekonomiuppföljning (löpande räknings-		P	Objektsvis	Arb rum	Vid inakt	Vid inaktualite	Efter garanti-
entreprenad)							tidens utgång
Dagböcker för jourverksamhet		P	Årsvis	Arb rum			10 år
Dagböcker för transporter		P	Årsvis	Arb rum			2 år
UNDERHÅLLSENHET Gatu och VA-förråd
Protokoll från övertagandebesiktning		P	Kronol ordn	Arb rum			Efter 10 år	Gällande vintervägunderhåll
Ansökan om bidrag till enskilda vägar		P/DL					Efter 10 år
Upplåtelse av allmän platsmark		P/DL					Efter 1 år
Avtal/Kontrakt Pågående		P	Kronol ordn	Arb rum			Överförs till avslutade
- Parkering							vid upphörande
- Arrende
- Mark
Avtal/Kontrakt Avslutade		P	Kronol ordn	Arb rum			Bevaras
- Parkering
- Arrende
- Mark

Kommun	Myndighet				DOKUMENTHANTERINGS- & GALLRINGSPLAN
PITEÅ	TEKNIK- OCH SERVICENÄMNDEN
Verksamhet			Fastställd		Giltighetsdatum		Arkivansvarig
FASTIGHETS- OCH SERVICEKONTORET			2012-				Xxxx-Xxxxx Xxxxxxxxx / Xxxxx Xxxxxxxxx
Typ av handling		Medium1)	Sortering	Förvaringsplats	Överföring till:		Gallringsfrist	Anmärkning
(ange original eller kopia samt ev ADB-system )					Närarkiv	Centralarkiv		(sortering, förvaring, ansvarig mm)
FASTIGHETS- OCH SERVICEKONTOR					Efter 1 år
STÖD
Administration
Anbudsdiarium/register		P/DL	Dnr.ordn	Arbetsrum		Efter 5 år	Bevaras
Anbud, antagna (original)		P	Dnr.ordn	Närarkiv		Efter 5 år	Bevaras
- utredning över projekt		P/DL
- anbudsbegäran/förfrågningsunderlag		P
- annons		P/DL
- anbudsdiarium		P/DL
- anbudssammanställning		P
- anbudsutvärdering		P/DL
- utvärderingskriterier		P
- beslutsprotokoll		P/DL
- beslut om förkastande av anbud		P
- kravspec		P
- tilldelningsbesked		P
- tjänsteskrivelse/promemoria		P/DL
- delegationsbeslut		P
- minnesanteckningar		P
Anbud, ej antagna		P	Dnr.ordn	Arbetsrum			Efter 2 år
Protokoll, minnesanteckningar;
- MBL		P	Kronol ordn	Arbetsrum		Efter 5 år	Bevaras
- Samverkansgrupp		P/DL	Kronol ordn	Arbetsrum		Efter 5 år	Bevaras
- Ledningsgrupp		P/DL	Kronol ordn	Arbetsrum		Efter 5 år	Bevaras

Kommun	Myndighet				DOKUMENTHANTERINGS- & GALLRINGSPLAN
PITEÅ	TEKNIK- OCH SERVICENÄMNDEN
Verksamhet			Fastställd		Giltighetsdatum		Arkivansvarig
FASTIGHETS- OCH SERVICEKONTORET			2012-				Xxxx-Xxxxx Xxxxxxxxx / Xxxxx Xxxxxxxxx
Typ av handling		Medium1)	Sortering	Förvaringsplats	Överföring till:		Gallringsfrist	Anmärkning
(ange original eller kopia samt ev ADB-system )					Närarkiv	Centralarkiv		(sortering, förvaring, ansvarig mm)
Nyhetsbrev		P/DL	Kronol ordn	Arbetsrum		1 gång/år	Bevaras
Friskvård
Friskvårdsplan		P/DL	Kronol ordn	Arbetsrum		Efter 5 år	Bevaras
Friskvårdsmöten (minnesanteckningar)		P/DL	Kronol ordn	Arbetsrum		Efter 5 år	Bevaras
Aktiviteter
- Inbjudningar		P/DL	Kronol ordn	Arbetsrum		Efter 5 år	Bevaras
- Utlottningar		P/DL	Kronol ordn	Arbetsrum			Efter 1 år
Motivationskort		P	Efternamn	Arbetsrum			Efter 1 år
Hälsoprofilbedömningar		P/DL	Årsvis/verk-	Närarkiv			Efter 3 år	Statistik i Personalbokslut
Övriga handlingar Se gemensamt för kontoret.			samhet					som delges nämnden

Kommun

PITEÅ

Verksamhet

Myndighet

TEKNIK- OCH SERVICENÄMNDEN

Fastställd

DOKUMENTHANTERINGS- & GALLRINGSPLAN

Giltighetsdatum Arkivansvarig

FASTIGHETS- OCH SERVICEKONTORET

Typ av handling

(ange original eller kopia samt ev ADB-system ) Medium1)

MARK OCH SKOG

2012-

Sortering Förvaringsplats

Överföring till:

Närarkiv Centralarkiv

Xxxx-Xxxxx Xxxxxxxxx / Xxxxx Xxxxxxxxx

Anmärkning

Gallringsfrist (sortering, förvaring, ansvarig mm)

Delegationsbeslut orig.

Delegationslista, orig

P Delegations nr.ordn.

P Delegations

Handläggare 1 år

Handläggare

Efter 5 år

Bevaras

Kopia finns i ärenden där de berörs.

Skickas för delgivning till nämnden.

nr.ordn./handläggare

Sökregister kort, orig

P/DL

Alfabetisk

Närarkiv

Vid inaktualite Bevaras

Successiv överföring till accessdatabas.

samt fastighetsb. ordn.

Fastighetsakt, orig.

Kan innehålla:

- Tomträttsavtal

- Köpehandlingar

- Expropriationsärenden

P Hängmapp

Närarkiv

Vid inaktualite Bevaras

Avtal - Brev - Kontrakt

- Anläggningsförrättning för gemensamhetsanläggning

- Överenskommelse ang fastighetsreglering

- Köpekvitto

- Lagfartsbevis

- Karta, ritning

- Gravationsbevis

- Inskrivningsbevis

- Pantbrev, ej utnyttjade

- Likvidavräkning

- Mäklaravtal

- Parkeringsavtal

- Lantmäteriförrättningsakt, kopia

Kommun	Myndighet				DOKUMENTHANTERINGS- & GALLRINGSPLAN
PITEÅ	TEKNIK- OCH SERVICENÄMNDEN
Verksamhet			Fastställd		Giltighetsdatum		Arkivansvarig
FASTIGHETS- OCH SERVICEKONTORET			2012-				Xxxx-Xxxxx Xxxxxxxxx / Xxxxx Xxxxxxxxx
Typ av handling		Medium1)	Sortering	Förvaringsplats	Överföring till:		Gallringsfrist	Anmärkning
(ange original eller kopia samt ev ADB-system )					Närarkiv	Centralarkiv		(sortering, förvaring, ansvarig mm)
Arrendeavtal		P	Fastighets-	Närarkiv			Vid inakt
- jordbruks, orig			beteckning
- anläggnings, orig
- lägenhets, orig
- fiske, orig
- jakt, orig
- bostad, orig
Nyttjanderättsavtal, orig		P	Områdesvis	Närarkiv			Upphörda avtal överförs till Avslutade avtal
Exploateringsavtal, orig		P	A-Ö ortsvis	Närarkiv		Vid inaktualite	Bevaras
Parkeringsavtal, orig		P	Kvartersvis				10 år efter upphörande
Servitutsavtal - inskrivna (till inskrivnings-		P	Fastighetsb.	Närarkiv		Vid inaktualite	Bevaras
myndigheten)
Servitutsavtal -ej inskrivna		P	Fastighetsb.	Närarkiv		Vid inaktualite	Bevaras
Avslutade avtal (Nyttjanderätts-,		P	Fastighetsb.	Närarkiv			10 år efter att de avslutats
servitutsavtal m.fl.)
Fastighetsdeklaration		P	Fastighetsb.	Handl			5 år efter ny taxering
Fastighetstaxering		P	Fastighetsb.	Handl			5 år efter ny taxering
Ledningsrätt, kopia		P	Områdesvis	Närarkiv		Efter 5 år	Bevaras	Original hos Lantmäteriet

Kommun	Myndighet				DOKUMENTHANTERINGS- & GALLRINGSPLAN
PITEÅ	TEKNIK- OCH SERVICENÄMNDEN
Verksamhet			Fastställd		Giltighetsdatum		Arkivansvarig
FASTIGHETS- OCH SERVICEKONTORET			2012-				Xxxx-Xxxxx Xxxxxxxxx / Xxxxx Xxxxxxxxx
Typ av handling		Medium1)	Sortering	Förvaringsplats	Överföring till:		Gallringsfrist	Anmärkning
(ange original eller kopia samt ev ADB-system )					Närarkiv	Centralarkiv		(sortering, förvaring, ansvarig mm)
Handl tillhörande fastighet som har sålts,		P	Arkivkart	Närarkiv	Efter 1 år	Efter 5 år	Till köparen
orig.
- Köpebrev, kontrakt
- Likvidavräkning
- Mäklaravtal
- Kartor, ritningar kopia
Koncessioner, tillstånd, orig		P		Närarkiv			V inakt
Egnahemstomtkö		P	Efternamn	Handläggare			Vid erhållande/upphörande intresse av tomt
- Anmälan							överförs de till Upphörda …
- Bekräftelse
Fritidstomtkö		P	Efternamn	Handläggare			Vid erhållande/upphörande intresse av tomt
- Anmälan							överförs de till Upphörda …
- Bekräftelse
Upphörda ur egnahems- och fritidstomtkön			Efternamn	Handläggare			Efter 5 år
Skogsärenden Anbud antagna, orig		P	Dnr ordn	Handläggare			Bevaras
- Anbudsbegäran/förfrågningsunderlag
- Anbudsutvärdering
- Beslutsprotokoll
- Meddelande om förkastande av anbud
- Tilldelningsbesked
- Delegationsbeslut, kopia
- Minnesanteckningar

Kommun	Myndighet				DOKUMENTHANTERINGS- & GALLRINGSPLAN
PITEÅ	TEKNIK- OCH SERVICENÄMNDEN
Verksamhet			Fastställd		Giltighetsdatum		Arkivansvarig
FASTIGHETS- OCH SERVICEKONTORET			2012-				Xxxx-Xxxxx Xxxxxxxxx / Xxxxx Xxxxxxxxx
Typ av handling		Medium1)	Sortering	Förvaringsplats	Överföring till:		Gallringsfrist	Anmärkning
(ange original eller kopia samt ev ADB-system )					Närarkiv	Centralarkiv		(sortering, förvaring, ansvarig mm)
Anbud, ej antagna		P	Dnr ordn	Handläggare			Efter 2 år
Skogsvärderingar (vid inköp av skog)		P	Kronol ordn	Handläggare		Vid inaktualite	Bevaras
Skogsprojekt (slutavverkning, gallring		P	Kronol ordn	Handläggare		Vid inaktualite	Bevaras
och övriga åtgärder), kopior
- Kontrakt
- Delegationsbeslut
- Mätbesked
- Avräkning
- Fakturakopior
- Kartor

Kommun

PITEÅ

Verksamhet

Myndighet

TEKNIK- OCH SERVICENÄMNDEN

Fastställd

DOKUMENTHANTERINGS- & GALLRINGSPLAN

Giltighetsdatum Arkivansvarig

FASTIGHETS- OCH SERVICEKONTORET

2012-

Xxxx-Xxxxx Xxxxxxxxx / Xxxxx Xxxxxxxxx

Typ av handling				Överföring till:			Anmärkning
(ange original eller kopia samt ev ADB-system )	Medium1)	Sortering	Förvaringsplats	Närarkiv	Centralarkiv	Gallringsfrist	(sortering, förvaring, ansvarig mm)
MÅLTIDSSERVICE
Administration
Matråd centralt protokoll, original	AP	Kronol ordn	Kostchef		Efter 3 år	Bevaras	Tjänstemän/Medborgare
Matråd lokalt protokoll, original	AP	Kronol ordn	Kostchef		Efter 3 år	Bevaras	Tjänstemän/Medborgare
Matsedlar	AP	Kronol ordn			Efter 1 år	Bevaras
Kvalitetsutvecklingsrapporter, kök	P	Kronol ordn				Efter 2 år	Socialförvaltningen sammanställer
							och redovisar.
Egenkontroller provsvar	P/DL	Kronol ordn				Efter 5 år
Xxxxx och hälsoskyddsnämndens beslut om	P/DL		Kostchef			Efter 2 år
godkännda livsmedelslokaler
Intyg om att elev är berättigad till specialkost	P	Personnr	Områdesansv			Vid inakt	Finns i köken. Original hos
							skolsköterska.
Måltidsproduktion Bokningslista timvikarier (bok)	P					Efter 2 år
Utbetalningsunderlag (PRAO-elevers matersätt Dagrapport kassautslag Kassarullar Kontantlistor, kassarapporter, insättningskvitto	ning) P P P	Kronol ordn				Efter 10 år Efter 1 år Efter 10 år Efter 10 år	Original till ekonomikontoret

Kommun

PITEÅ

Verksamhet

Myndighet

TEKNIK- OCH SERVICENÄMNDEN

Fastställd

DOKUMENTHANTERINGS- & GALLRINGSPLAN

Giltighetsdatum Arkivansvarig

FASTIGHETS- OCH SERVICEKONTORET

Typ av handling

(ange original eller kopia samt ev ADB-system ) Medium1)

STÄDENHET

2012-

Sortering Förvaringsplats

Överföring till:

Närarkiv Centralarkiv

Xxxx-Xxxxx Xxxxxxxxx / Xxxxx Xxxxxxxxx

Anmärkning

Gallringsfrist (sortering, förvaring, ansvarig mm)

Maskininventering

DL Insave

Arbetsrum

När maskin

Statistikuppgifter ingår i årsredo-

(innehåller maskintyp, storlek, inköpsår, kostnad m.m)

utgår

visningen.

Städplaner (instruktioner)

P Arbetsrum

Vid inakt

Städkalkyler (baseras på städplaner) P

Arbetsrum

Förändras kontinuerligt

Kommun	Myndighet				DOKUMENTHANTERINGS- & GALLRINGSPLAN
PITEÅ	TEKNIK- OCH SERVICENÄMNDEN
Verksamhet			Fastställd		Giltighetsdatum		Arkivansvarig
FASTIGHETS- OCH SERVICEKONTORET			2012-				Xxxx-Xxxxx Xxxxxxxxx / Xxxxx Xxxxxxxxx
Typ av handling		Medium1)	Sortering	Förvaringsplats	Överföring till:		Gallringsfrist	Anmärkning
(ange original eller kopia samt ev ADB-system )					Närarkiv	Centralarkiv		(sortering, förvaring, ansvarig mm)
LOKALER OCH BOSTÄDER
Revisionsintyg el, original		P	Projektpärm	Arbetsrum			När nytt intyg erhålls
Bankgarantier		P		Kassaskåp			Retur vid inaktualiet
Kontrakt/Avtal energi Pågående		P	Områdesvis	Arbetsrum			Vid upphörande överförs
							de till avslutade
Kontrakt/Avtal energi Avslutade		P	Områdesvis	Arbetsrum		Vid inaktualite	Bevaras
Lokalförsörjning
Förstudie / Utredning		DL					Inväntar fortsatt utredning
Handlingar tillhörande fastighet som rivits		P/DL	Arkivkart/				Efter 10 år	Finns bevarat i Teknik- och service
- PM			Objektnamn					nämndens samt Miljö- och bygg
- rivningslov								nämndens handlingar.
- rivningsanmälan
- ritningar
- delegationsbeslut, kopia
Förteckning över rivna byggnader		P/DL	Xxxx.xxx	Adm ??		Vid inakt	Bevaras

Kommun	Myndighet				DOKUMENTHANTERINGS- & GALLRINGSPLAN
PITEÅ	TEKNIK- OCH SERVICENÄMNDEN
Verksamhet			Fastställd		Giltighetsdatum		Arkivansvarig
FASTIGHETS- OCH SERVICEKONTORET			2012-				Xxxx-Xxxxx Xxxxxxxxx / Xxxxx Xxxxxxxxx
Typ av handling		Medium1)	Sortering	Förvaringsplats	Överföring till:		Gallringsfrist	Anmärkning
(ange original eller kopia samt ev ADB-system )					Närarkiv	Centralarkiv		(sortering, förvaring, ansvarig mm)
Upphandling och entreprenad
Projektering
A-ritningar
- Planer	Till miljö- och bygg
- Fasader	för byggnadslovs-
- Situationsplan	ansökan
- Konstruktioner
Teknikritningar							Samtliga handlingar upprättas av konsulter
- Mark		P/DL					och går vidare till Upphandling och entreprenad
- Vatten Sanitet							med undantag av plan-, fasad- och situations-
- Ventilation							plansritningar som Bevaras
- El
- Kyla
- Styr
- Brand
Rumsbeskrivning
Byggnadslov		P					Till Byggprojekt

Kommun

PITEÅ

Verksamhet

Myndighet

TEKNIK- OCH SERVICENÄMNDEN

Fastställd

DOKUMENTHANTERINGS- & GALLRINGSPLAN

Giltighetsdatum Arkivansvarig

FASTIGHETS- OCH SERVICEKONTORET

Typ av handling

(ange original eller kopia samt ev ADB-system ) Medium1)

Upphandling

Förfrågningsunderlag DL

A-ritningar DL

- Planer

- Fasader

- Situationsplan

- Konstruktioner

Teknikritningar DL

- Mark

- Vatten Sanitet

2012-

Sortering Förvaringsplats

Överföring till:

Närarkiv Centralarkiv

Xxxx-Xxxxx Xxxxxxxxx / Xxxxx Xxxxxxxxx

Anmärkning

Gallringsfrist (sortering, förvaring, ansvarig mm)

- Ventilation

- El

- Kyla

- Styr

- Brand Rumsbeskrivning

P/DL

Objekts ordn

Slutlig version för anbudsförfarande

Årligen

Bevaras i form av utskrift på svenskt arkivpapper när det är möjligt

PM (promemoria) samt tillhörande DL ritningar (Dokumentation samt ritningar

som under upphandlingsprocessen reviderats)

Kommun

PITEÅ

Verksamhet

Myndighet

TEKNIK- OCH SERVICENÄMNDEN

Fastställd

DOKUMENTHANTERINGS- & GALLRINGSPLAN

Giltighetsdatum Arkivansvarig

FASTIGHETS- OCH SERVICEKONTORET

Typ av handling

(ange original eller kopia samt ev ADB-system ) Medium1)

Byggprojekt

2012-

Sortering Förvaringsplats

Överföring till:

Närarkiv Centralarkiv

Xxxx-Xxxxx Xxxxxxxxx / Xxxxx Xxxxxxxxx

Anmärkning

Gallringsfrist (sortering, förvaring, ansvarig mm)

Geotekniska undersökningar

Byggmötesprotokoll Bygglov

Garantiförbindelser, entreprenader Projektprotokoll

Konsultavtal

Konsulternas projekthandlingar Rumsbeskrivningar, kopia Beställningsskrivelse (entreprenadavtal) Produktionskostnadskalkyler Arbetsritningar

P

P

P P P P

p P/DL P/DL P/DL

Objektsvis Objektsvis

Projektpärm Objektpärm Projektpärm Objektpärm

Projektpärm Projektpärm Objektpärm Projektpärm

Projektpärm Projektpärm Projektpärm

A-Ö Karthållare

Efter projektets Bevaras genomförande

Efter projektets Bevaras genomförande

Efter projektets slut 5 år efter upphörande

10 år efter garantitidens utgång* 10 år efter garantitidens utgång* 10 år efter garantitidens utgång* 10 år efter garantitidens utgång* 10 år efter garantitidens utgång 10 år efter garantitidens utgång Efter 10 år

Besiktningsprotokoll

- slutbesiktningar

- garantibesiktningar

- OVK-besiktningar

- revisionsbesiktningar

- brandsyner

- brandskyddsbesiktningar

- hissar

Projektpärm

10 år efter garantitidens utgång* med undantag av nedanstående

Vid inakt Vid inakt

* Byggnader som p g a sitt kulturhistoriska värde inte får förändras eller rivas (byggnadsminne etc) Bevaras

Kommun

PITEÅ

Verksamhet

Myndighet

TEKNIK- OCH SERVICENÄMNDEN

Fastställd

DOKUMENTHANTERINGS- & GALLRINGSPLAN

Giltighetsdatum Arkivansvarig

FASTIGHETS- OCH SERVICEKONTORET

2012-

Xxxx-Xxxxx Xxxxxxxxx / Xxxxx Xxxxxxxxx

Typ av handling				Överföring till:			Anmärkning
(ange original eller kopia samt ev ADB-system )	Medium1)	Sortering	Förvaringsplats	Närarkiv	Centralarkiv	Gallringsfrist	(sortering, förvaring, ansvarig mm)
Relationshandlingar A-ritningar
- Planer
- Fasader
- Situationsplan
- Konstruktioner
Teknikritningar - Mark - Vatten Sanitet - Ventilation - El - Kyla - Styr - Brand Uthyrning Avtal	DL					Slutgiltiga re när projektet elektroniskt	lationsritningar är klart Bevaras

- Avtal Pitebo - köp av adm. tjänst P

Handläggare Vid inakt

2 år efter upphörande

- Avtal Hyresgästförening - hyresförhandlingsordning

- Hyreskontrakt, orig; lägenheter P

- Hyresavtal, orig ; lokaler (externa) P

- Hyresavtal orig. externa hyresvärdar P

- Hyresavtal, orig ; lokaler (interna) P

- Hyresavtal, orig; motorvärmare (externa) P

- Hyresavtal, orig: motorvärmare (interna) P

- Uppsägningar; externa avtal o kontrakt P

- Uppsägningar; interna lokalavtal P

A-Ö

A-Ö

A-Ö

Objektnr A-Ö

A-Ö

A-Ö

Objektnr

Handläggare Ja Handläggare Ja Handläggare Ja Handläggare Ja Handläggare Ja Handläggare Ja Handläggare Nej Handläggare Ja Handläggare Nej

2 år efter upphörande

2 år efter upphörande, om inte hyresskuld kvarstår 2 år efter upphörande

2 år efter upphörande 2 år efter upphörande 2 år efter upphörande 2 år efter upphörande

2 år efter att hyresgästen flyttade 2 år efter att hyresgästen flyttade

Kommun	Myndighet				DOKUMENTHANTERINGS- & GALLRINGSPLAN
PITEÅ	TEKNIK- OCH SERVICENÄMNDEN
Verksamhet			Fastställd		Giltighetsdatum		Arkivansvarig
FASTIGHETS- OCH SERVICEKONTORET			2012-				Xxxx-Xxxxx Xxxxxxxxx / Xxxxx Xxxxxxxxx
Typ av handling		Medium1)	Sortering	Förvaringsplats	Överföring till:		Gallringsfrist	Anmärkning
(ange original eller kopia samt ev ADB-system )					Närarkiv	Centralarkiv		(sortering, förvaring, ansvarig mm)
Bostadskö		P/DL		Handläggare		Vid inaktualite	Bevaras	Upphörde 2010-01-01
Försäkringsbrev, orig -Egendom o Ansvar		P	Typ/Kronol	Handläggare	Omgående	Efter 5 år	Bevaras	Förteckning över fastigheter ingår
Försäkringsbrev, orig -Fordon		P	Typ/Kronol	Handläggare	Omgående		När nytt tecknas eller efter upphörande
Försäkringsskadeanmäln. -Egendom o		P	Typ/Kronol	Handläggare	Omgående	Efter 5 år	Bevaras
Ansvar
Försäkringsskadeanmälningar -Fordon		P	Typ/Kronol	Handläggare			Vid inakt
Hyresgäst- och lägenhetsförteckning		P/DL	Objektnr	Handläggare			V inakt/Förändras kontinuerligt
Hyresgästförteckning/lokalerförteckning		DL	Objektnr	Mappstr			V inakt/Förändras kontinuerligt
Hyresförhandlingsprotokoll inklusive		P		Handläggare		Efter 5 år	Bevaras
lägenhetsförteckning
Låsscheman / register		P	Objektnr	Kassaskåp			Revideras kontinuerligt
Nyckelbeställningar		P		Kassaskåp			Efter 3 år
Nyckelförteckning, register - manuellt i pärm		P	Objektnr	Kassaskåp			Bevaras
Nyckelförteckning, register		P	Objektnr	Närarkiv			Efter införande i systemet
Nyckelförteckning, register (ASSA)		DL	Objektnr	Databas			Revideras kontinuerligt
Nyckelkvittenser, anställda		P	A-Ö	Närarkiv			Efter nyckelåterlämning
Nyckelkvittenser, företag		P	A-Ö	Närarkiv			1 år efter nyckelåterlämning
Passerkortssystem (RITA) Stadshuset		DL	Nr. ordning	Databas			Revideras kontinuerligt
Passerkort/kvittenser - Stadshuset		P, DL	Nr. ordning	Arkivskåp			Vid inakt
Polisrapporter, original		P	Kronol ordn	Handläggare			Efter 2 år
Fordonslista		P		Handläggare			Revideras kontinuerligt

Kommun

PITEÅ

Myndighet

TEKNIK- OCH SERVICENÄMNDEN

DOKUMENTHANTERINGS- & GALLRINGSPLAN

Verksamhet FASTIGHETS- OCH SERVICEKONTORET		Fastställd 2012-		Giltighetsdatum		Arkivansvarig Xxxx-Xxxxx Xxxxxxxxx / Xxxxx Xxxxxxxxx
Typ av handling				Överföring till:		Anmärkning
(ange original eller kopia samt ev ADB-system )	Medium1)	Sortering	Förvaringsplats	Närarkiv	Centralarkiv	Gallringsfrist (sortering, förvaring, ansvarig mm)

Drift, skötsel och tillsyn Serviceavtal, orig Skötselavtal

P Handläggare

P Handläggare

Xxxxxxx 2 år efter upphörande Gallras 2 år efter upphörande

Besiktningsprotokoll

- brandskyddsbesiktningar

- brandsyner

- OVK-besiktningar, Tryckkärl, El

- revisionsbesiktningar

- revisionsbesiktningar hissar, el , tryckkärl Driftsinstruktioner för VVS mm.

P/DL

P/DL

Objektnr

Objektnr

Mappstruktur

Mappstruktur

Vid inakt

Vid inakt

Energi-och driftstatistik / Mediestatistik Energideklarationer

Energifakturor, förbrukning

Förteckning larmer (trygghet-, brand-, inbrott-, IT)

Xxxxxxxxxxxxxx flyttningar och ordinarie? Registreringshandlingar (tele, larmer, inbrott) Korrespondens gällande drift och underhåll

DL P/DL P P/DL

P/DL P/DL

Objektnr

Objektnr Objektnr

Mappstruktur Närarkiv Närarkiv Handlägg

Efter 10 år

Efter 10 år

Xxxxxxx Xxxxxxx

3 år om scannade annars 10 år Vid inakt

Vid inakt

Revideraas kontinuerligt

10 år efter garantitidens utgång*

* Byggnader som p g a sitt kulturhistoriska värde inte får förändras eller rivas (byggnadsminne etc) Bevaras

Kameraövervakning (vissa skolor, offentliga DL byggnader och mötesplatser)

Efter 1 vecka

Kommun	Myndighet				DOKUMENTHANTERINGS- & GALLRINGSPLAN
PITEÅ	TEKNIK- OCH SERVICENÄMNDEN
Verksamhet			Fastställd		Giltighetsdatum		Arkivansvarig
FASTIGHETS- OCH SERVICEKONTORET			2012-				Xxxx-Xxxxx Xxxxxxxxx / Xxxxx Xxxxxxxxx
Typ av handling		Medium1)	Sortering	Förvaringsplats	Överföring till:		Gallringsfrist	Anmärkning
(ange original eller kopia samt ev ADB-system )					Närarkiv	Centralarkiv		(sortering, förvaring, ansvarig mm)
Underhåll						Vid inakt		Efter 2-3 år
Skadehanteringsrutiner		DL	Mappstr	Mappstr			Vid inakt
Skadeuppföljning		DL	Mappstr	Mappstr			Vid inakt
Underhållsplaner		DL	Mappstr	Mappstr			Vid inakt
Fastighetsinformation
Foton av byggnader och arbeten		P/DL	Projektpärm	Handläggare			Bevaras, överfört från nätet till CD
Fastighetstaxering		P	Fastighetsbe	Handläggare			5 år efter ny taxering
Fastighetsdeklarationer		P	Fastighetsbe	Handläggare			5 år efter ny taxering
Objektslista, förteckn över fastigheter		DL	Objektnr	Mappstr			Rev kontinuerligt

Kommun	Myndighet				DOKUMENTHANTERINGS- & GALLRINGSPLAN
PITEÅ	TEKNIK- OCH SERVICENÄMNDEN
Verksamhet			Fastställd		Giltighetsdatum		Arkivansvarig
FASTIGHETS- OCH SERVICEKONTORET			2012-				Xxxx-Xxxxx Xxxxxxxxx / Xxxxx Xxxxxxxxx
Typ av handling		Medium1)	Sortering	Förvaringsplats	Överföring till:		Gallringsfrist	Anmärkning
(ange original eller kopia samt ev ADB-system )					Närarkiv	Centralarkiv		(sortering, förvaring, ansvarig mm)
PRODUKTION			Projektpärm
Arbetsritningar		P		Handläggare			10 år efter garantibesiktning
Avtal, interna		DL		Handläggare			2 år efter avtalets upphörande
Avtal, extern		P		Handläggare			2 år efter avtalets upphörande om ej skuld kvarstår
Bostadsanpassning		Ärende		Handläggare			Efter 3 år
- Kalkyler
- Produktinformation
Kopieringen
Se gemensamt för kontoret, ekonomi.