LEKRÄTT - Valfrihetssystemet enligt LOV
Inbjudan & administrativa föreskrifter
För leverans av hemtjänst i kommunerna Leksand och Rättvik
DEL I
Förfrågningsunderlag
VÅRD & OMSORG - SOCIALFÖRVALTNINGEN
Leksands kommun Rättviks kommun
LEKRÄTT - Valfrihetssystemet enligt LOV
2011
Sammanfaflning
Följande dokument är en inbjudan och en introduk- tion för hur man ansöker om att bli ackrediterad som leverantör av hemtjänst i kommunerna Lek- sands och Rättviks gemensamma valfrihetssystem.
Dokumentet följer beslut fattat av kommunstyrelsen i:
Leksands kommun
Rättviks kommun
Drn 110322
Innehåll
Inbjudan att lämna ansökan 9
1. ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER 11
1.1 Upphandlande myndighet 11
1.1.1 Kommunerna Leksands och Rättviks gemensamma valfrihetssystem 11
1.1.2 Kundvalsrådet 11
1.1.3 LEKRÄTT – kommunernas gemensamma kundvalsmodell 11
1.2 Bakgrund och utgångspunkt för kundval | 12 | |
1.3 Kort beskrivning av upphandlingen | 12 | |
1.3.1 CPV- kod 12 1.4 Omfattningen av hemtjänst idag | 12 | |
1.5 Upphandlingens omfattning 13 | ||
1.6 Hemtjänst dagtid 13 | ||
1.7 Ickevalsalternativ 14 | ||
1.8 Upphandlingsförfarande 14 | ||
1.9 Avtalstid/kontraktsperiod 14 |
1.10 Föreskrifter för utformningen av ansökan 14
1.10.1 Sista anbudsdag 15
1.10.2 Ansökans giltighetstid 15
1.10.3 Tidsplan och handläggning 16
Inbjudan att lämna ansökan
Kommunstyrelsen i Leksands och i Rättviks kommun har beslutat (januari 2011) att införa LOV – lagen om valfrihetssystem inom hemtjänsten där avtal träffas med respektive utförare efter upphandling.
Kundval innebär att invånare i Leksands och i Rättviks kommun som är 65 år eller äldre, och som har beviljats hemtjänst enligt rådande socialtjänstlagen, har rätt att välja ur en lista på ackrediterade utförare, vem som ska utföra hemtjänst- insatserna.
Syftet med valfrihetssystemet är att öka valfrihet, delaktighet och inflytande bland personer som blir beviljade hemtjänst.
Valet kan göras bland de utförare av hemtjänst som Kundvalsrådet ackrediterar och tecknar kontrakt med. De utförare som Kundvalsrådet skriver kontrakt med kommer att konkurrera med varandra och kommunens egen hemtjänstverksam- het. Kommunerna Leksands och Rättviks hemtjänster deltar inte i upphandlingen utan är direktkvalificerade.
Utföraren garanteras inte någon volym i denna typ av upphandling, eftersom det är kunden som väljer utförare.
Denna upphandling genomförs enligt Lagen om valfrihetssystem LOV (SFS 2008: 962). Upphandlingar enligt LOV innebär bland annat att intresserade leverantörer kan sända in ansökningar så länge upphandlingen annonseras i den nationella databasen på xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xx.
Det innebär också att den ekonomiska ersättningen och kravnivåer är fast kopp- lade till kommunala beslut samt att samtliga sökande som uppfyller uppdragsgi- varens krav blir godkända och ackrediterade som utförare.
Så här ansöker du om att få utföra hemtjänst
Förfrågningsunderlaget består av tre delar och ett ansökningsformulär. Det är en ambition att underlaget tydligt ska beskriva uppdraget och kommunernas krav, samtidigt underlätta för en intresserad sökande att skriva sin ansökan:
• DEL I: Läs först igenom introduktionen till uppdraget och detaljer om hur upphandlingen går till (alltså detta doku- ment).
• DEL II: Granska kravspecifikationen och fyll i med dina svar och skriv under sanningsförsäkran i slutet av dokumentet.
• DEL III: Granska avtalsförslaget och komplettera dessa doku- ment med egna bilagor enligt anvisningarna
• ANSÖKAN: Fyll i ansökningsformuläret
• Därefter är ansökan klar att sändas in.
I DEL II ”Kravspecifikation” och i ansökningsformuläret finns det rutor som går att fylla i digitalt och sparas i en dator. Använd dessa fält när ni skriver er ansökan. Om utrymmet i fältet inte räcker till bifogar ni en bilaga med tydliga hänvisningar till vilken punkt i förfrågningsunderlaget bilagan hör.
Inkomna ansökningar granskas regelbundet av Kundvalsrådet. När de formella besluten har fattats av rådet skrivs kontraktet med godkänd utförare om ack- reditering. Kundvalsrådet kompletterar informationsmaterialet som riktas till kunderna i hemtjänsten med information om de nya utförarna. Kunderna kan nu börja välja bland de nya utförarna.
Kundvalsrådet kommer regelbundet att följa upp hur nöjda kunderna är med sin utförare. Kundvalsrådet kommer också att följa upp att utförarna upprätthål- ler den godkända kvalitetsnivån.
Resultatet av kvalitetsundersökningarna kommer att publiceras på kommuner- nas webbplats som ett stöd för de äldre när de ska välja sin utförare av hemtjänst.
Välkommen med er ansökan till Kundvalsrådet!
Upplysningar om upphandlingen lämnas av: Kundvalsansvarig tjänsteman
Vård och Omsorg 793 80 Leksand
Tfn: 0247 – 80 000
1. ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER
1.1 Upphandlande myndighet
Upphandlingen genomförs av Leksands kommun (organisationsnummer 212000- 2163) och av Rättviks kommun (organisationsnummer 212000-2171) genom Kundvalsrådet.
I förfrågningsunderlaget betecknas Leksands och Rättviks kommun som bestäl- lare och den som lämnar en ansökan om deltagande i valfrihetssystemet sökande eller utförare.
1.1.1 Kommunerna Leksands och Rättviks gemensamma valfrihets- system
Kommunernas gemensamma valfrihetssystem är ett initiativ i syfte att underlätta för utförare av hemtjänst i deras ansökningsförförande. Det är även kommuner- nas syfte att skapa en gemensam arena för utförare att verka i, dvs. att utförare som så önskar kan ansöka om att bli ackrediterade i båda kommunerna samtidigt för leverans av hemtjänst i båda kommunerna. Detta förpliktigar dock aktören att vara redo för uppdrag även där kunderlaget är lågt eller restiden är högre än uppdragens sammanlagda tid.
1.1.2 Kundvalsrådet
Kommunerna har beslutat att bilda ett råd som förvaltar valfrihetssystemet och skapa därmed en instans för förvaltandet av de frågor som kundval och valfrihets- systemet reser bland allmänheten och utförare. Rådet går under namnet Kund- valsrådet och representeras av båda kommunernas politiska ordförande för de sociala utskotten, respektive kommuns ansvarige chef för vård och omsorg, samt en kundvalsansvarig tjänsteman med uppdrag att vara ansiktet utåt för kundvals- frågorna och för valfrihetssystemets kvalitet och funktion (ytterligare information återfinns i skriften ”Kundvalsmodellen – Valfrihetssystemet enligt LOV Leksand och Rättvik – LEKRÄTT 2010, framtaget av kommunerna).
1.1.3 LEKRÄTT – kommunernas gemensamma kundvalsmodell
Kommunerna har arbetat fram en gemensam modell för hur valfrihetssystemet skall upprättas, administreras och förvaltas. Modellen kallas för LEKRÄTT. Syftet med modellen är att skapa en för kommunerna gemensam utgångspunkt och bas i valfrihetssystemet, genom synkronisering av biståndshandläggning, riktlinjer, förfrågningsunderlag och samma organisationsform. Kommunerna har arbetat fram en liknande ärendehantering i syfte att vara så tydliga som möjligt i sina beställningar.
1.2 Bakgrund och utgångspunkt för kundval
Projektet ”Kundval i Hemtjänsten” presenterade, 2009, i sin utredning om förut- sättningar för införande av ett kundvalssystem i kommunerna att tre scenarier var möjliga, av vilka ett alternativ var mest lämpligt att välja. De politiska ledning- arna i varje kommun valde att följa det alternativ som förespråkade bejakandet av ett regionalt perspektiv vid införande av kundval. Detta utmynnade bland annat i en genomförandeplan i syfte att anpassa den egna hemtjänsten till en rättvis kon- kurrensutsättning, samtidigt som man också förberedde den egna organisationen till att bättre svara upp mot ett beställar- och utföraruppdrag
Lagen om valfrihetssystem 2008:962 (LOV).
Kundvalet innebär att invånare i Leksands och Rättviks kommun som är 65 år eller äldre, och som har beviljats hemtjänst av äldreomsorgsnämnden, har rätt att välja vem som ska utföra hemtjänstinsatserna.
Syftet med valfrihetssystemet är att öka valfrihet, delaktighet och inflytande för de personer som beviljas hemtjänst.
Valet kan göras bland de utförare av hemtjänst som Kundvalsrådet har ackredite- rat och tecknat kontrakt med och kommunernas hemtjänst i egen regi.
Hemtjänsten erbjuder biståndsbedömda insatser i hemmet för äldre. Behovsbe- dömningen för hemtjänst görs av biståndshandläggarna som fattar beslut om vilka insatser som ska beviljas till den enskilde. När ett biståndsbeslut har fattats får den utförare som den äldre valt ett uppdrag från kommunens biståndshand- läggare om vilka insatser som beviljats och ska utföras.
1.3 Kort beskrivning av upphandlingen
Upphandlingen omfattar hemtjänst genom kundval, enlig LOV –lagen om valfri- het, för personer i ordinärt boende som är 65 år eller äldre. Uppdraget ska utföras inom kommunerna Leksand och Rättvik.
1.3.1 CPV- kod
Upphandlingen har CPV-kod: 853 000 000-9.( Se följande fotnot, )
1.4 Omfattningen av hemtjänst idag
Antalet beviljade hemtjänsttimmar uppgick 2010 till cirka 71 tusen hemtjänsttim- mar i Leksands kommun och i Rättviks kommun till cirka 70 tusen hemtjänsttim- mar.
1.5 Upphandlingens omfattning
Upphandlingen omfattar utförandet av biståndsbedömda hemtjänstinsatser i form av:
• Serviceinsatser
• Personlig omvårdnad
• Sociala insatser
• Hemtjänst i form av boendestöd
• Ledsagarservice
1.6 Hemtjänst dagtid
Upphandlingen avser hemtjänsten under dagtid. Dagtid är tiden mellan kl 07.00 till och med kl 22.00.
Etableringsområde
Etablering är möjlig inom hela valfrihetssystemet, dvs. båda kommunerna eller inom en av kommunerna.
Utföraren ska i sin ansökan ange om uppdraget avser båda eller en kommun, samt var etableringsområdet kommer vara, alltså var man kommer att ha sitt säte. Detta är viktigt för upprättandet av ickevalsalternativet.
Insatser som inte ingår i upphandlingen
Följande insatser omfattas inte av upphandlingen:
• Hemtjänst nattetid
• Trygghetslarm, installation och service av trygghetslarm hos
kund
profil vid utförandet av hemtjänst
Kunderna har olika behov vid utförandet av hemtjänstinsatser. Det är därför önskvärt att utförarna profilerar sig och tydligt framhåller de olika ”specialite- ter” som kan erbjudas utöver grundtjänsten. Profilområden kan till exempel vara språk, kultur, demensinriktning, inriktning mot personer med psykisk funktions- nedsättning och personer med funktionsnedsättning.
Utföraren bör i sin ansökan tydligt beskriva sådana profilområden och omfatt- ningen av det vid utförandet av hemtjänstinsatser. Profilområden och dess om- fattning kan förändras under avtalstiden. Profilområden kommer att beskrivas av kommunerna i informationsmaterialet och är viktiga mervärden för kunden vid valet av utförare. Profilområden genererar inte ersättning utöver grundersätt- ningen, men skapar sannolikt en ökad efterfrågan.
1.7 Ickevalsalternativ
Ickevalsalternativet enligt LOV 9:2 faller inom ramen för det av LEKRÄTT inrät- tade system. Ickevalsalternativ betyder att för de personer som är biståndsbe- dömda och som inte väljer utförare så ska det ordnas med verkställighet ur en tur- och ordningslista där alla utförare deltar. Alla aktörer som ackrediteras för leverans av tjänster i valfrihetssystemet är skyldiga att delta i ickevalsalternativet. Tur- och ordningslista regleras av två huvudprinciper: kapacitet och närhet. Det vill säga att den aktör som ligger närmast kund och som i sin kapacitet har möjlig- het att ta kund har företräde.
1.8 Upphandlingsförfarande
Upphandlingen genomförs enligt LOV (SFS 2008: 962) Lagen om valfrihetssys- tem. Upphandlingar enligt LOV har ingen given sluttid. Upphandlingen pågår så länge den annonseras på därför avsedd webbplats hos Kammarkollegiet. Le- verantörer har alltså möjlighet att löpande sända in en ansökan baserad på det förfrågningsunderlag som är aktuellt vid den givna tidpunkten.
Genom att upphandlingen utförs enlig LOV kommer alla utförare som uppfyller kraven i detta förfrågningsunderlag att få teckna ett avtal med kommunen, efter ett beslut i Kundvalsrådet.
1.9 Avtalstid/kontraktsperiod
Avtalstiden är tolv kalendermånader från kontraktstecknandet. Kommunen har därefter möjlighet att förlänga avtalet med ett år senast tre månader före avtalsti- dens utgång. Se vidare de kommersiella villkoren.
1.10 Föreskrifter för utformningen av ansökan
Underlaget hämtas i digital form på xxx.xxxxxxx.xx eller xxx.xxxxxxx.xx och är anpassat för att enkelt kunna bearbetas i en dator. Ansökan utformas lämp- ligen så att dokumentet med namnet ”Ansökan” fylls i och kompletteras med ”Kravspecifikationen” (DEL II) vars frågor besvaras löpande i de skrivfält som finns. Dessa blanketter är särskilt utformade för att underlätta både arbetet med att skriva ansökan och att senare bedöma ansökan. De kommersiella villkoren/av- talsförslaget (DEL III) granskas och kommenteras (på Ansökan). Dessa dokument bör kompletteras med sådan företagsspecifik information som den sökanden sär- skilt vill framhålla, renodlad reklam tillåts ej.
Ansökan ska innehålla svar på efterfrågade uppgifter, dessa besvaras direkt i för- frågningsunderlagets dokument och är den viktigaste delen av ansökan. Samtliga krav som ställs i förfrågningsunderlaget, då särskilt i Kravspecifikationen, DEL III, ska uppfyllas. Dessa svar har företräde om leverantören lämnar motstridig in- formation på annan plats i ansökan, till exempel accepterar ett obligatoriskt krav och samtidigt tillför villkor i ansökan som strider mot detta krav. Vi förutsätter att samtliga punkter besvaras punkt för punkt. Om hänvisning till annat dokument
görs är det viktigt att det tydligt framgår under vilken punkt eller rubrik i detta dokument informationen finns. Ansökan kan komma att förkastas om svaren är ofullständiga eller saknas. Kundvalsrådet granskar ansökan åt kommunernas Kommunstyrelse och beslutar om ackreditering av utförare.
Utöver den skriftliga ansökan i original ser kommunen gärna att ansökan även lämnas digitalt i form av cd-skiva eller motsvarande. I det fall uppgifterna i det digitala mediet inte överensstämmer med dem som anges i den skriftliga versio- nen gäller uppgifterna i det skriftliga originalet. För att underlätta hanteringen av ansökan är kommunen tacksam om ansökan har en innehållsförteckning och inte är dubbelsidigt kopierade, spiralbunden, häftad eller dylikt.
Det är viktigt att den sökanden noga följer dessa anvisningar. De möjligheter som finns till förtydligande och komplettering av ansökningar finns angivna i LOV och är begränsade. Ansökan som inte innehåller samtliga begärda uppgifter kan komma att förkastas utan att den sökande ges tillfälle till förtydligande eller kom- plettering. (LOV kap 6 §2).
• Ansökan måste vara skriftligt och avfattat på svenska.
• • Ansökan måste vara undertecknad av behörig företrädare.
• Ansökan måste innehålla svar på alla de frågor som ställs i förfrågningsunderlaget.
• Ansökan utformas enligt anvisningarna i förfrågningsunder- laget.
• Reservationer accepteras inte.
• Ansökan kan inte lämnas genom fax eller e-post, eftersom anbudssekretess inte kan garanteras.
1.10.1 Sista anbudsdag
Sista anbudsdag i traditionell mening förekommer inte vid upphandlingar enligt LOV eftersom upphandlingen pågår så länge upphandlingen annonseras. Ansö- kan får lämnas in löpande i enlighet med vid tidpunkten aktuellt förfrågningsun- derlag.
1.10.2 Ansökans giltighetstid
Sökande ska vara bunden av sin ansökan i 90 dagar från och med inlämningsda- gen.
1.10.3 Tidsplan och handläggning
Den 5 maj 2011
Annonsering på
Kammarkollegiets webbplats
Inlämning av ansökan Fr.o.m. den 5 maj 2011
Granskning av ansökan och komplettering.
Ansökan granskas av kundvalsansvarig tjänsteman löpande från och med den 5 maj 2011.
Kompletteringar görs på förfrågan av kundvalsansvarig tjänsteman.
Godkänd ansökan
Godkänd ansökan går upp till Kundvalsrå- det för ackreditering vid första sammanträ- det av rådet efter att ansökan godkänts för prövning om ackreditering.
Kundvalsrådet om val av
utförare
Rådet granskar ansökningarna löpande fr.o.m. den 5 maj 2011 med uppehåll för sommaruppehåll.
Beslut om ackreditering
När justerat protokoll från Kundvalsrådet finns tillängligt ska det utgå ett beslut om ackreditering till utförare.
Kontraktsskrivning
Snarast efter beslut om ackreditering från Kundvalsrådet
Beräknat startdatum då utförare ska kunna vara i drift
Senast tre månader efter kontraktstecknan- det
Framtaget och designat av Xxxxx Xxxxx Xxxxxx, mars 2011