Stadgar för Mälardalsrådet

1 (9)

Stadgar för Mälardalsrådet

Fastställda vid Mälardalsrådets Rådsmöte 2021-09-03

Mälardalsrådet är en frivillig samarbetsorganisation för kommuner och regioner i form av en ideell förening för gemensamma strategiska frågor på regionnivå.

Inledande bestämmelser 1 §

Firma

Föreningens namn är Mälardalsrådet, nedan kallad föreningen, organisationsnummer 802017–0604. På engelska är namnet Council for the Stockholm-Mälar Region.

2 §

Säte

Styrelsen skall ha sitt säte i Stockholm.

3 §

Ändamål

Mälardalsrådets uppgift är att vara forum för samverkan i strategiska frågor avseende en sammanhållen funktionell arbetsmarknads-, utbildnings-, bostads- och transportregion och en stark kunskapsregion samt skapa förutsättningar för dess medlemmaratt agera samfällt.

För storregionala arbeten rörande transportinfrastrukturen ska Mälardalsrådet vara den ledande och sammanhållande kraften.

Medlemskap 4 §

Berättigade till medlemskap i Mälardalsrådet är kommuner och regioner i Stockholm-Mälarregionen,

d.v.s. Stockholms, Södermanlands, Uppsala, Västmanlands och Örebro län.

Om kommun eller region önskar bli medlem i föreningen skall ansökan beredas och beslutas av styrelsen.

Utträde ur föreningen får endast äga rum vid utgången av kalenderår. Anmälan därom skall göras till styrelsen senast den 31 december året dessförinnan.

Frågan om uteslutning av medlem som icke fullgör sina förpliktelser enligt dessa stadgar, bereds och beslutas av styrelsen. Utesluten medlem har möjlighet att begära överprövning av styrelsens beslut vid rådsmötet.

Mälardalsrådet kan ha kommuner och regioner i angränsande län som associerade medlemmar. Villkor för associerat medlemskap fastställs av styrelsen.

Kommun och region som, utan att vara medlem i Mälardalsrådet, vill samarbeta i någon eller några frågor kan ingå en särskild roll som partner till Mälardalsrådet. Villkor för rollen som partner fastställs av styrelsen.

Rådsmöten 5 § Rådsmöten

Medlemmarnas rätt att besluta utövas vid rådsmöten.

Styrelsen skall bereda medlemmarna möjlighet att yttra sig innan beslut fattas i frågor som är av principiell betydelse eller av större vikt.

6 §

Xxxxxxxxxxx utövar sin rätt vid rådsmöten genom ledamöter valda av medlemmarnas fullmäktige. Medlem kan utse personliga ersättare för ledamöterna.

Region Stockholm utser tolv ledamöter. Regionala valberedningen Stockholms län nominerar tre av dessa ledamöter. Eskilstuna kommun, Uppsala kommun, Västerås stad och Örebro kommun utser vardera tre ledamöter.

Övriga kommuner utser vardera två ledamöter.

Region Sörmland, Region Uppsala, Region Västmanland och Region Örebro län utser vardera tre ledamöter.

Härutöver skall ett antal som motsvarar 35 procent av de fasta mandaten tillkomma som utjämningsmandat. Beräkningar görs utifrån procentsatsen av partiernas totala antal kommunfullmäktigemandat i förhållande till aktuellt antal rådsmandat.

Antalet utjämningsmandat avrundas till närmast lägre heltal. Dessa utses efter nominering av partiorganisationerna.

Utjämningsmandaten skall fördelas på så sätt att den partimässiga fördelningen av samtliga ledamöter så långt möjligt motsvarar valresultatet vid senaste kommunalvalet i medlemskommunerna sammantaget.

Fördelningen av utjämningsmandat mellan partierna fastställs av valberedningen.

Efter nominering från partiorganisationerna utses ledamot på utjämningsmandat formellt av regionen i det län som denna kommer ifrån.

En ledamots uppdrag gäller intill det ordinarie rådsmöte som hålls året efter val till kommuner och regioner. Vid fyllnadsval gäller den nyvalde ledamotens uppdrag intill ordinarie rådsmöte året efter val till kommuner och regioner.

7 §

Ordinarie rådsmöte skall hållas årligen i maj eller juni. Om extraordinära skäl föreligger får styrelsen dock besluta att ordinarie rådsmöte skall hållas vid annan tidpunkt. Sådant beslut av styrelsen skall beslutas med kvalificerad majoritet. På ordinarie rådsmöte skall följande ämnen behandlas:

1. Val av ordförande och sekreterare vid rådsmötet

2. Godkännande av dagordningen

3. Val av protokolljusterare tillika rösträknare

4. Fråga om rådsmötet blivit behörigen sammankallat

5. Fastställande av röstlängd

6. Anmälningsärenden

7. Rapporter

8. Årsredovisning

Fastställande av

a) verksamhetsberättelse

b) bokslut med resultat- och balansräkning

Föredragning av

c) revisionsberättelse

d) de förtroendevalda revisorernas granskningsrapport

Beslut om

a) ansvarsfrihet för styrelsen

9. Behandling av motioner och styrelsens förslag

a) beslut om inriktningsmål

b) beslut om årsavgift, budgetram och finansiella mål

c) övriga ärenden

10. Valärenden

Året efter val till kommuner och regioner:

a) fastställande av antalet styrelseledamöter och ersättare

b) val av ordförande, 1:e vice ordförande och fyra vice ordförande i styrelsen på fyra år intill tidpunkten för val av ny styrelse

c) val av ledamöter och ersättare i styrelsen på fyra år intill tidpunkten för val av ny styrelse

d) val av auktoriserade och tre förtroendevalda revisorer och revisorsersättare på fyra år

Året före val till Mälardalsrådets styrelse:

e) val av valberedning på fyra år

11. Annat ärende som rådsmötet ska behandla.

8 §

Extra rådsmöte

Extra rådsmöte skall hållas om styrelsen finner det påkallat eller då minst en tredjedel av medlemmarna eller ledamöterna begär det.

9 §

Initiativ-/motionsrätt

Medlem har fri initiativ- och motionsrätt. Medlem kan lämna in motion till styrelsen senast två månader före rådsmötet. Rådsledamot har fri motionsrätt för det ärende som berör inriktningsmål, samt för de ärenden som styrelsen beslutat det ska vara fri motionsrätt för. Rådsledamoten kan lämna in motion till styrelsen senast två månader före rådsmötet.

10 §

Sammankallande

Styrelsen kallar till rådsmöte och extra rådsmöte.

11 §

Tid och sätt för kallelse

Styrelsen skall senast tre månader före rådsmötet och två veckor före extra rådsmöte med e-post kalla medlemmarna till rådsmöte eller extra rådsmöte med angivande om tid och plats.

Föredragningslista och övriga handlingar till rådsmötet ska tillställas rådsledamöterna senast två veckor före rådsmötet.

Styrelsen 12 § Styrelsen

Mälardalsrådet skall ha en styrelse med minst 13 och högst 19 ledamöter, jämte minst 13 och högst 19 ersättare.

Minst fyra ledamöter och fyra ersättare skall nomineras från kommuner och regionen i Stockholms län.

Minst två ledamöter och två ersättare skall nomineras från vart och ett av övriga län.

Styrelsen får göra kompletterande val av styrelseledamot eller ersättare. Valberedningen bereder fyllnadsval av styrelseledamot eller ersättare.

13 §

Presidium

Rådsmötet utser till presidium en ordförande, en 1:e vice ordförande och fyra vice ordförande. Ordförande skall nomineras av Region Stockholm. 1:e vice ordförande skall innehas av kommunal representant från Stockholms län, som nomineras av Regionala valberedningen Stockholms län.

Xxxx vice ordförande skall representeras av kommunal eller regional representant från vartdera övriga län.

Styrelsen får göra kompletterande val av ordförande och vice ordförande i presidiet. Valberedningen bereder fyllnadsval av ordförande och vice ordförande.

Om styrelsens beslut i en fråga inte kan avvaktas utan väsentlig olägenhet för föreningens verksamhet, får presidiet utan styrelsens bemyndigande vidta sådana åtgärder som med hänsyn till omfattningen och arten av föreningens verksamhet är av osedvanlig beskaffenhet och stor betydelse. I sådant fall skall styrelsen omgående underrättas om åtgärderna.

14 §

Generalsekreterare

Styrelsen skall utse en generalsekreterare som chef för föreningens kansli med uppgift att sköta den löpande förvaltningen enligt styrelsens riktlinjer och anvisningar. Vidare skall generalsekreteraren vidta de åtgärder som är nödvändiga för att föreningens bokföring fullgöres i överensstämmelse med lag och för att medelsförvaltningen skall skötas på ett betryggande sätt.

15 §

Utskott, arbetsgrupper mm

Styrelsen äger utse ledamöter och ersättare till erforderliga utskott, arbets-, projekt- och styrgrupper eller andra lämpliga organ för olika frågeområden och initiativ. Styrelsen får även göra kompletterande val av ordförande och vice ordförande i utskotten.

16 §

Sammanträden

Styrelsen sammanträder på de tider den beslutar samt när ordföranden eller minst en tredjedel av ledamöterna begär det.

17 §

Ersättarnas tjänstgöring

Om en ledamot är förhindrad att inställa sig till ett sammanträde eller att vidare delta i ett sammanträde, skall en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. För ersättare till Mälardalsrådets styrelse skall en turordningslista upprättas.

18 §

Ersättarnas närvarorätt

Ersättarna skall kallas till styrelsens sammanträden och har närvaro- och yttranderätt, men ej rösträtt.

19 §

Firmateckning

Styrelsen får bemyndiga en styrelseledamot, generalsekreteraren eller någon annan att företräda föreningen och teckna dess firma.

20 §

Jäv för styrelseledamot

En styrelseledamot får inte besluta i eller handlägga en fråga om

1. avtal mellan styrelseledamoten och föreningen,

2. avtal mellan föreningen och en tredje man, om styrelseledamoten i fråga har ett väsentligt intresse som kan strida mot föreningen, eller

3. avtal mellan föreningen och en juridisk person som styrelseledamoten ensam eller tillsammans med någon annan får företräda.

Beslut och omröstning 21 §

Beslutsförhet

Rådsmötet och styrelsen är beslutsföra, om fler än hälften av ledamöterna är närvarande.

22 §

Beslut

Besluten fattas genom enkel majoritet om inte annat är föreskrivet. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst.

I ärenden som avser val eller anställning av generalsekreterare fattas beslutet vid lika röstetal genom lottning.

23 §

Omröstning

Om omröstning begärs under rådsmöte eller styrelsemöte, skall den ske öppet utom i ärenden som avser val eller anställning av generalsekreterare.

24 §

Proportionella val

Lagen om proportionellt valsätt (SFS 1992:339) skall tillämpas på rådsmötets val av ledamöter och ersättare till styrelsen om det begärs av minst så många väljande, som motsvarar den kvot som man får om antalet närvarande ledamöter delas med det antal personer som valet avser, ökat med 1.

Revisorer 25 §

Auktoriserade revisorer

För granskning av föreningens årsredovisning jämte räkenskaper samt styrelsens och generalsekreterarens förvaltning utses en revisor och revisorsersättare av rådsmötet. Revisorn och ersättaren skall vara auktoriserade revisorer. Till revisor får även ett registrerat revisionsbolag utses.

Uppdraget som revisor gäller till och med det rådsmöte som hålls under det fjärde räkenskapsåret efter revisorsvalet.

26 §

Förtroendevalda revisorer

För granskning av verksamheten skall rådsmötet utse tre förtroendevalda revisorer med lika många ersättare enligt bestämmelserna i kommunallagen.

Uppdraget som förtroendevald revisor gäller till och med det rådsmöte som hålls under det fjärde räkenskapsåret efter revisorsvalet.

Ekonomisk förvaltning 27 §

Avgifter

Medlem skall årligen erlägga avgift till föreningen. Avgiften skall bestå av dels en grundavgift, dels en tilläggsavgift. Avgiften för kommande år bestäms årligen på det ordinarie rådsmötet.

Grundavgiften bestäms i förhållande till det antal ledamöter en medlem skall utse till rådet, med undantag av dem som utses på utjämningsmandat. Medlemskommun med färre än 20 000 invånare betalar dock halv grundavgift.

Tilläggsavgiften bestäms i förhållande till medlemmarnas invånarantal den 31 december året före det avgiften avser.

Medlemmarna skall underrättas om avgiftens storlek före utgången av augusti månad året före det som avgiften avser.

28 §

Räkenskapsår

Föreningens räkenskapsår skall vara kalenderår.

29 §

Arvode och ersättningar till förtroendevalda

Arvoden och ersättningar till föreningens ledamöter och ersättare skall utbetalas av den medlem som utsett denne.

30 §

Valberedning

Mälardalsrådet skall ha en valberedning med 10 ledamöter och 10 personliga ersättare. Valberedningen skall lämna förslag till personval gällande föreningens styrelse och revisorer, med tillhörande ersättare. Som bilaga till Mälardalsrådets stadgar skall finnas en valberedningsinstruktion för valberedningen.

Övrigt 31 §

Stadgeändring

Ändring i stadgarna beslutas av rådsmötet med 2/3 majoritet.

32 §

Upplösning

Föreningen skall upplösas om en majoritet av medlemmarna så begär eller rådsmötet så beslutar med 2/3 majoritet.

Vid likvidation skall behållna tillgångar eller skulder fördelas mellan medlemmarna i förhållande till vad man tillskjutit i bidrag till föreningens verksamhet.

Bilaga: Valberedningsinstruktion

Valberedningsinstruktion för Mälardalsrådet

Fastställd vid Mälardalsrådets Rådsmöte 2021-09-03

1. Tillsättande av valberedning

Mälardalsrådet skall ha en valberedning som representerar föreningens medlemmar. Valberedningen utses av ordinarie rådsmöte året före val till Mälardalsrådets styrelse. Enligt stadgarna skall valberedningen bestå av tio ledamöter och tio personliga ersättare. Valberedningen väljer inom sig en av ledamöterna till sammankallande.

Mandattiden för valberedningens ledamöter är fyra år.

Mälardalsrådets generalsekreterare fungerar som sekreterare i valberedningen.

2. Valberedningens arbetsuppgifter

Valberedningen är rådsmötets organ för beredning av rådsmötets beslut i tillsättningsfrågor med syfte att skapa ett bra underlag för rådsmötets behandling av dessa ärenden.

Valberedningen skall i god tid före ordinarie rådsmöte förbereda valen och i möjligaste mån söka inhämta medlemmarnas åsikt om vilka personer som anses lämpliga för respektive uppdrag.

Valberedningen skall senast en månad före ordinarie rådsmöte till Mälardalsrådets generalsekreterare inlämna förslag till kandidater för styrelse och revisorer.

Det ankommer på Mälardalsrådets generalsekreterare att samtidigt med handlingarna till ordinarie rådsmöte delge medlemmarna valberedningens förslag.

2.1 Styrelse

Valberedningen skall lämna förslag till antal ledamöter och ersättare i styrelsen, förslag till val av ordförande, 1:e vice ordförande och fyra vice ordförande samt förslag till val av ledamöter och ersättare i styrelsen.

Valberedningen bör tillse att kandidatförslag leder till balans mellan erfarenhet och förnyelse och att styrelsen inom sig besitter kompetens och intresse av storregionala utvecklingsfrågor med utgångs- punkt i Mälardalsrådets stadgars ändamålsparagraf 3 §.

Ordförande skall nomineras av Region Stockholm.

1:e vice ordförande skall innehas av kommunal representant från Stockholms län, som nomineras av Regionala valberedningen Stockholms län1. Den nominerade skall tillhöra kommun som är medlem i Mälardalsrådet och ha annan partitillhörighet än majoriteten i Region Stockholm.

Xxxx vice ordförande skall representeras av kommunal eller regional representant från vartdera övriga län.

1 Regionala valberedningen Stockholms län utgörs av en informell samverkan mellan partiorganisationerna i Stockholms län och hålls ihop administrativt genom samverkan mellan de ledande partiombudsmännen för Moderaterna respektive Socialdemokraterna.

Valberedningen skall eftersträva en god geografisk spridning samt att styrelsens sammansättning speglar Mälardalsrådets medlemmar med avseende på regioner och kommuner. Nominerade kandidater skall ha mandat och förutsättningar att bidra till att stärka och utveckla det storregionala samarbetet i Mälardalsrådet.

2.2 Revisorer

Valberedningen skall lämna förslag till val av auktoriserade och tre förtroendevalda revisorer samt revisorsersättare. Till revisor får även ett registrerat revisionsbolag utses.

2.3 Ordförande och sekreterare för rådsmötet samt protokolljusterare

Valberedningen skall lämna förslag till val av ordförande och sekreterare för ordinarie rådsmöte, samt förslag till val av protokolljusterare till rösträknare.

3. Sammanträden

Valberedningen skall sammanträda så ofta som erfordras för att valberedningen skall kunna fullgöra sina uppgifter. Vid valberedningens sammanträden skall protokoll föras.

Valberedningen är beslutsför då minst hälften av ledamöterna är närvarande. Beslut inom val- beredningen fattas med enkel majoritet. Vid lika röstetal genomförs ytterligare en omröstning. Vid lika röstetal även då, ska lotten avgöra.

Om ledamot i valberedningen begär att valberedningen skall sammankallas ska begäran följas.

4. Förberedelse av val av valberedning

Valberedningen skall förbereda valet av kommande valberedning genom att begära in information samt informera rådsmötet om vilka nomineringar som inkommit samt vilka av valberedningens ledamöter som har avböjt omval.

5. Övrigt

Om en ledamot av valberedningen blir aktuell för förslag till styrelsen skall vederbörande omedelbart avgå ur valberedningen. Valberedningen kompletteras då ej med någon annan ledamot under mandattiden.

6. Ändring av valberedningsinstruktionen

Valberedningen skall löpande utvärdera sitt arbete och till rådsmötet lämna förslag på sådana ändringar som valberedningen bedömt vara lämpliga.

Valberedningsinstruktionen fastställs och revideras vid behov av rådsmötet vart fjärde år, året efter val till kommuner och regioner.