ANBUDSFÖRFRÅGAN

ANBUDSFÖRFRÅGAN

1. DIARIEUPPGIFTER

Upphandlingsenhet: Jomala kommun (FO-nummer: 0205023-9), PB 2, AX-22 151 Jomala (nedan ”Beställaren”).

Anbudsförfrågans namn: Mathållning, städning och trädgårdsskötsel vid Rönngården.

Anbudsförfrågans diarienummer: 148/2019

Publicering av upphandlingsannons: Upphandlingen har 8.4.2019 annonserats i en tidning utkommande i landskapet. Upphandlingen och tillhörande anbudshandlingar har även annonserats på Jomala kommuns webbplats (xxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxxxxx- upphandlingar).

2. FÖREMÅL FÖR UPPHANDLINGEN

2.1. En allmän beskrivning av upphandlingen

Entreprenören ska handha städningen, löpande trädgårdsskötseln och mathållningen i sin helhet vid Rönngårdens servicehus i Jomala kommun på Åland. Beställaren ansvarar fortsättningsvis för fastighetsunderhållet och gräsklippningen vid Rönngårdens service- hus.

Vad gäller antalet matportioner inom denna stödtjänst uppgick de 2018 till 3 223 styck- en, 2017 till 3 994 stycken och 2016 till 2 879 stycken. Antalet hushåll som erhållit mål- tidsservice har under 2016 – 2018 varit konstant 34. Ersättningen för matportioner som utgick 2018 till dåvarande entreprenör var19 982,60 euro.

Rönngårdens servicehus har en totalyta om 1 690 m2, varav 729 m2 är allmänna utrym- men. Vid Rönngårdens servicehus finns 16 lägenheter som hyrs ut av Beställaren till äldre och handikappade som har Jomala som hemkommun. Utöver detta tillkommer en källare om 330 m2. Adressen till Rönngårdens servicehus är Xxxxxxxxxxxxxxx 0, XX- 00 000 Jomala och närmare placering framgår av bifogade karta (Bilaga 1).

2.2. Uppdragstid och option

Uppdragstiden utgör en period om tolv (12) kalendermånader, med planerad begynnel- sedag 1.6.2019.

Beställaren har en option att förlänga uppdragstiden med ytterligare tolv (12) kalender- månader (oförändrade villkor). Beställaren ska senast tre (3) kalendermånader före upp- handlingsavtalet slutar gälla skriftligen meddela entreprenören ifall denne ämnar ut- nyttja optionen.

2.3. Mathållning och matportioner

2.3.1. Mathållning vid Rönngårdens servicehus

Entreprenören ansvarar för mathållningen vid Rönngårdens servicehus. Mathållningen ska även erbjudas åt andra än de boende i servicehuset. Öppethållningstiderna för mat- hållningen ska vara regelbundna, och åtminstone för lunch och kaffe från kl. 11.00 till kl. 15.00 alla dagar. Öppethållningstider för mathållningen ska framgå i servicehuset och på en eventuell webbsida. Vid behov kan öppethållningstiderna ändras i samband med eventuella ändringar i verksamheten. En eventuell ändring görs genom överens- kommelse med Beställarens kontaktperson.

Entreprenören ska även utöver lunchmat åtminstone erbjuda kaffebröd, kaffe, te och åtminstone en saftprodukt till försäljning i Rönngårdens servicehus. Mot beställning ska entreprenören även åtminstone erbjuda försäljning av kaffebröd, kaffe och te till evene- mang som äger rum i servicehuset och främst i matsalen efter entreprenörens öppethåll- ningstider. Entreprenören och entreprenörens personal behöver inte närvara vid dessa evenemang så länge allt är förberett och de som håller i evenemanget har full tillgång till behövliga inventarier och utrustning. Evenemang kopplade till Beställaren eller de boende i servicehuset ska prioriteras framom andra evenemang. Vid behov kan mathåll- ningen och försäljningen till allmänheten stängas tillfälligt ifall detta behövs för att verkställa ett evenemang kopplat till Beställaren eller de boende i servicehuset.

Entreprenören bekostar och ansvarar för alla inköp av varor som behövs för mathåll- ningen och försäljningen.

Beställaren uppbär ingen hyra för de utrymmen som behövs för mathållningen och för- säljningen och andra parter än entreprenören ska ha tillgång till alla utrymmen i ser- vicehuset förutom köket där maten tillreds. Alla inkomster från mathållningen och för- säljningen tillfaller entreprenören. Matportioner som genom beviljad måltidsservice levereras till hemvårdens klienter faktureras Beställaren.

Entreprenören ska se till att Jomala kommuns infoblad finns framsatta på anvisade plat- ser. Entreprenören erhåller kostnadsfritt infoblad från Beställaren.

Entreprenören ska iaktta en god mathållning och kundservice. Eventuella klagomål vad gäller mathållningen och kundservicen ska diskuteras och åtgärdas tillsammans med Beställaren.

2.3.2. Matportioner inom hemvården/hemservicen

Entreprenören ansvarar för upprättandet av en matlista/meny för minst två veckor i gången och den ska skickas till Beställarens kontaktperson samt sättas upp på anvisat ställe i Rönngårdens servicehus senast måndagen veckan före. Beställaren och beställa- rens personal ansvarar för mottagandet av matbeställningar från klienter som erhåller beviljad måltidsservice. Beställningen av klientmat genom kommunens måltidsservice lämnas till entreprenören och entreprenörens personal senast på fredagen veckan innan. Entreprenören och entreprenörens personal ansvarar för tillredningen av matportioner

enligt beställningen. Beställaren och beställarens personal ansvarar för transporten av matportioner inom hemvården/hemservicen i Jomala kommun. Beställaren beviljar vilka hushåll och personer som ska erhålla stödtjänsten måltidsservice. Klienter som har beviljad måltidsservice har rätt att beställa flera portioner mat om så önskas.

Entreprenören ska införskaffa och tillreda en stadig, hälsosam, färggrann och mångsidig daglig måltid. Entreprenören ska främst servera husmanskost och fokusera på lokalpro- ducerade råvaror. Entreprenören ska åtminstone en gång per vecka servera fisk och en gång per vecka kyckling. Matportionerna är främst till äldre och ska innehålla rikligt med vitaminer, mineraler, protein samt måttligt med salt och mjuka fetter om möjligt. En persons kost bör innehålla minst 1 500 kcal/dygn, vilket ska vara utgångspunkten vid tillredningen av matportionerna. Vid mathållningen och tillredningen av maten ska entreprenören beakta eventuella allergier, kulturella och religiösa aspekter hos de som erhåller matportioner. Eventuella utfärdade bestämmelser och rekommendationer vad gäller kost från Livsmedelsverket (Evira) eller Ålands miljö- och hälsoskyddsmyndighet (ÅMHM) ska följas.

Entreprenören bekostar alla inköp av råvaror som behövs för mathållningen och för att tillreda matportioner. Priset för en matportion inom hemvården/hemservicen fastställs av Beställaren med beaktande av att entreprenören ska kunna göra en liten marginal på rörelsen. För närvarande kostar en portion 6,20 euro exklusive moms. Hemvår- den/hemservicen matportioner faktureras Beställaren (se 6.2. punkten nedan).

Entreprenören ska föra en matdagbok.

Entreprenören ska tillsammans med Beställaren diskutera och åtgärda eventuella in- komna klagomål vad gäller mathållningen och matportionerna inom hemvården.

2.4. Städning av Rönngårdens servicehus och skötsel av trädgården

Entreprenören ska under uppdragstiden sköta all städning vid Rönngårdens servicehus förutom de lägenheter och lokaler som är uthyrda till andra parter. Bifogat denna an- budsförfrågan finns en ritning över de utrymmen som ska städas och hur ofta olika ut- rymmen ska städas (Bilaga 2). Entreprenören ska bekosta och tillhandahålla nödvändig städutrustning och material.

Entreprenören ska under maj månad utföra en grundlig städning av de utrymmen som ingår i entreprenaden. Den grundliga städningen behöver högst utföras en (1) gång per kalenderår. I den grundliga städningen ingår utöver städinstruktionens föreskrifter åt- minstone putsning av alla inventarier, fönstertvätt, städning av väggar och golv samt att bona golven i de utrymmen som ingår i uppdraget. Entreprenören ska årligen senast

15.4. överenskomma med Beställaren när den grundliga städningen utförs samt vilka städåtgärder som utförs.

Entreprenören ska även ansvara för löpande skötsel av trädgården vid Rönngårdens ser- vicehus (såsom bevattning, borttagning av löv och rensning av ogräs). Det är dock Be- ställaren som beslutar om och bekostar eventuella inköp till trädgården både vad gäller

växtlighet och inventarier samt större underhållsåtgärder. Beställaren ansvarar även för gräsklippningen vid Rönngårdens servicehus.

Eventuella klagomål vad gäller städningen och skötsel av trädgården ska diskuteras och åtgärdas tillsammans med Beställaren.

2.5. Köksutrymmen, övriga utrymmen, inventarier och utrustning

Beställaren tillhandahåller och ansvarar för att utrymmena, inventarierna och utrust- ningen vid Rönngårdens servicehus uppfyller de krav som gäller för att erhålla tillstånd för tillredning och servering av mat. Beställaren ansvarar för försäkringar gällande fas- tigheten, inventarier och utrustning medan entreprenören ansvarar för övrigt material.

Bifogat denna anbudsförfrågan finns en inventarielista över tillgänglig utrustning (Bi- laga 3). Utrustningen omfattar sedvanliga fasta installationer såsom spis, frys, kyl och mikrovågsugn samt lös utrustning såsom möbler, porslin och bestick. Beställaren bekos- tar och ansvarar för reparationer av befintlig utrustning som beror på normalt slitage och som inte förorsakats av entreprenören eller entreprenörens personal. Beställaren ska underrättas av entreprenören ifall det finns ett behov av att reparera befintlig utrustning. Det är Beställaren som beslutar om utrustningen ska repareras.

Beställaren bekostar och ansvarar för byte av inventarier och utrustning. Beställaren ska underrättas av entreprenören ifall det finns ett behov av att byta ut befintliga inventarier och utrustning. Det är Beställaren som beslutar om inventarier och utrustning ska bytas ut.

Entreprenören ansvarar för all sin egen utrustning och egendom som denne under upp- dragstiden använder vid Rönngårdens servicehus.

2.6. Avfall från verksamheten

Entreprenören ska sortera och placera avfall från entreprenaden på av Beställaren anvi- sade platser.

2.7. Kostnader för el m.m.

Beställaren ansvarar för kostnaderna vad gäller el, vatten, avloppsvatten och avfalls- hämtning från anvisade platser.

2.8. Redovisning

Entreprenören och entreprenörens personal ska under uppdragstiden i elektronisk form och i WORD-format månatligen redovisa för städningen av Rönngårdens servicehus och separat för trädgårdsskötseln. Av redovisningen ska framgå om städningen utförts enligt plan, vem som utfört städåtgärderna eller trädgårdsskötseln, eventuella avvikelser från plan samt hur länge dessa åtgärder tagit.

Beställaren har när som helst under uppdragstiden rätt att kontrollera redovisningen samt att redovisningen uppdaterats. Entreprenören ska årligen senast den 20:e januari i efterhand skicka en årssammanställning till Beställaren.

2.9. Alternativa anbud och delanbud

Alternativa anbud och delanbud beaktas inte. Orsaken varför inte alternativa anbud eller delanbud godkänns är att Beställaren vill ha en samlad tjänst och jämförbara anbud. Eventuella förbehåll mot villkor i denna anbudsförfrågan eller i avtalet är inte heller tillåtet och anbud innehållande förbehåll eller andra villkor kommer inte att beaktas. Ingen förhandling sker efter inlämnat anbud.

3. FORM AV UPPHANDLING

Det beräknade värdet för upphandlingen överstiger inte det av Europeiska kommission- en fastställda tröskelvärdet om 221 000 euro. I enlighet med 1 § 1 mom. landskapslag (ÅFS 80/2017) om tillämpning på Åland av rikslagar om offentlig upphandling tilläm- pas därför inte lagen om offentlig upphandling och koncession (FFS 1397/2016) på upphandlingsförfarandet. Upphandlingen genomförs i form av ett öppet förfarande.

4. KRAV PÅ ENTREPRENÖREN

4.1. Tillämplig lagstiftning

Vid utförande av entreprenaden ska entreprenören följa direkt tillämpliga rättsakter från Europeiska Unionen, lagar och förordningar i Finland och på Åland samt tillämpliga bestämmelser utfärdade av finska och åländska myndigheter.

4.2. Tillstånd

Ifall entreprenören erhåller upphandlingen ska denne under uppdragstiden inneha alla behövliga tillstånd samt ansvara för alla behövliga anmälningar som krävs för att utföra entreprenaden.

Ifall entreprenören erhåller upphandlingen ska denne under uppdragstiden åtminstone inneha ett tillstånd att utöva näring på Åland, se 4 § i landskapslag (ÅFS 1996:47) om rätt att utöva näring. Senast då upphandlingsavtalet ingås ska ett näringstillstånd inläm- nas till Beställaren.

4.3. Yrkesmässiga kvalifikationer

För att påvisa att entreprenören har möjlighet och yrkesmässiga kvalifikationer att full- göra uppdraget ska två för uppdraget relevanta referenser samt beskrivning av uppdra- gen bifogas anbudet (innehållande åtminstone namn, FO-nummer, telefonnummer, e- postadress samt beskrivning av typ och omfattning av uppdrag hos referenten).

4.4. Ekonomisk ställning

För att ha en möjlighet att erhålla upphandlingen får inte entreprenören ha några betal- ningsanmärkningar eller betalningssvårigheter. Entreprenören ska även ha en ekono- misk möjlighet att fullgöra uppdraget, vilket åtminstone inbegriper en omsättning om 19 000 euro per räkenskapsår. För att påvisa detta ska följande handlingar bifogas anbudet:

1. entreprenörens senaste reviderade årsredovisning eller motsvarande; och

2. en kreditupplysning som är högst tre (3) månader gammal från ett företag med anmäld kreditupplysningsverksamhet i Finland eller motsvarande från ett annat land om entreprenörens registrerade hemort inte är i Finland.

4.5. Ansvar och försäkring

Entreprenören ansvarar för alla eventuella sak- och personskador som kan uppkomma vid utförande av entreprenaden. Entreprenören ska därför under hela uppdragstiden in- neha en tillräcklig ansvarsförsäkring som täcker både sak- och personskador som kan uppkomma. Senast då upphandlingsavtalet ingås ska en ansvarsförsäkring inlämnas till Beställaren.

4.6. Behövliga intyg och uppgifter

Beställaren vill även uppmärksamma entreprenören om att före ett eventuellt upphand- lingsavtal ingås kan speciellt följande högst tre (3) månader gamla utredningar inkrävas:

1. utredning som visar att anbudsgivaren är införd i förskottsuppbördsregistret och arbetsgivarregistret samt i registret över mervärdesskattskyldiga eller motsvarande från annat land;

2. handelsregisterutdrag eller motsvarande från annat land;

3. intyg över tecknande av pensionsförsäkringar samt över betalning av pens- ionsförsäkringsavgifter eller motsvarande från annat land;

4. utredning om vilket kollektivavtal som ska tillämpas på arbetet eller om de centrala anställningsvillkoren för personalen; och

5. en redogörelse för hur företagshälsovården är ordnad.

Om så önskas och för att underlätta administrationen kan utredningarna även inlämnas redan i samband med anbudet. Entreprenören ansvarar för att eventuella underleverantö- rer vid behov inlämnar ovan begärda uppgifter och för att underleverantörerna uppfyller ovan ställda krav.

4.7. Språkligt krav

I och med att landskapet Åland är enspråkigt svenskt ska entreprenören utföra alla de tjänster som omfattas av denna anbudsförfrågan på svenska.

5. ENTREPRENÖRENS PERSONAL

Entreprenören handhar som arbetsgivare den personal som används utförandet av entre- prenaden. Entreprenören ska vid utförande av entreprenaden följa tillämpliga arbets- rättsliga bestämmelser.

Entreprenörens personal som arbetar med tillredning av mat och mathållning ska ha hygienpass och sådan yrkeskunskap som krävs för att tillreda mat.

Entreprenörens personal ska vara enhetligt klädd och försedd med entreprenörens logo- typ, så att alla klart uppfattar att Beställaren inte ansvarar för personalen.

6. PRIS OCH ERLÄGGANDE AV BETALNING

6.1. Pris

Entreprenören ska uppge sitt anbud på bifogade anbudsformulär (Bilaga 5). Priserna anges exklusive mervärdesskatt.

6.2. Erläggande av betalning

Ersättningen till entreprenören för städning och trädgårdsskötsel utgår som en fast må- nadsersättning. Vad gäller faktureringen av matportioner för stödtjänsten måltidsservice ska entreprenören och entreprenörens personal upprätta ett faktureringsunderlag till Be- ställaren för klientfakturering och sedan själv separat fakturera Beställaren för att er- hålla sin ersättning för matportionerna. Betalning till entreprenören sker i efterhand mot faktura senast den 20:e varje kalendermånad. Fakturan ska skickas till Beställaren senast femton (15) dagar före förfallodagen. Fakturan ska skickas per e-post till fak- xxxx@xxxxxx.xx i PDF-format. Av fakturan ska mervärdesskattebeloppet framgå. Jomala kommun tillämpar även e-fakturering som kan användas i stället och vid behov ges separata uppgifter om detta.

7. AVTAL

Bifogat denna anbudsförfrågan finns ett avtal om mathållning, städning och trädgårds- skötsel vid Rönngården (Bilaga 5). Villkoren i avtalet är icke förhandlingsbara och en del av anbudsförfrågan.

8. BEHANDLING OCH UTVÄRDERING AV ANBUD

8.1. Behandling av anbud

På inkomna anbud noteras datum. Alla anbud öppnas samtidigt efter det att anbudsfris- ten löpt ut. Öppningstillfället protokollförs. Därefter görs en kontroll av de anbud som inlämnats. De anbud som lämnats in för sent eller inte uppfyller kraven i denna anbuds- förfrågan beaktas inte.

Det är kommunstyrelsen i Jomala kommun som fattar det slutliga beslutet i upphand- lingsförfarandet, varefter anbudsgivarna skriftligen informeras om vem som erhållit upphandlingen. Till det skriftliga meddelandet bifogas en besvärshänvisning. Annons i efterhand publiceras.

Alla inlämnade anbud behandlas i enlighet med bestämmelserna i landskapslag (ÅFS 1977:72) om allmänna handlingars offentlighet. Detta medför att inkomna anbud inte är offentliga förrän Jomala kommun fattat ett slutligt upphandlingsbeslut eller då upphand- lingsavtalet ingåtts.

8.2. Utvärdering av anbud och kontraktsskrivning

Anbudet med det lägsta totala priset antas (jämförelsen av anbud görs utgående från totalkostnaden före både avtalstiden och optionstiden). Orsaken till varför lägsta pris används som grund är att övriga kriterier beaktas genom andra krav. Tidigast tjugoen

(21) dagar efter det att Jomala kommun fattat upphandlingsbeslutet skrivs avtal med den entreprenör som erhållit upphandlingen.

Jomala kommun har beslutat att upphandlingen av mathållning, städning och trädgårds- skötsel vid Rönngården för tidsperioden tolv (12) månader högst får kosta totalt 19 000 euro exkl. mervärdesskatt. Ifall Jomala kommun väljer att utnyttja optionen gällande en förlängning av upphandlingsavtalet om tolv (12) månader får upphandlingen högst kosta totalt 38 000 euro exkl. mervärdesskatt. Ifall inget anbud understiger dessa summor kommer upphandlingen att avbrytas.

9. INLÄMNANDE AV ANBUD

Sista inlämningsdag och klockslag: 29.4.2019 kl. 15.00. Anbud som lämnats in för sent beaktas inte.

Inlämnande av anbud: Anbudet ska inlämnas i slutet kuvert till Jomala kommun, PB 2, AX-22 151 Jomala, Åland. Kuvertet ska märkas med texten ”Anbud mathållning, städning och trädgårdsskötsel vid Rönngårdens servicehus”. Endast anbud som lämnats in per post eller till informationen i kommunkansliet vid Xxxxxxxxxx 000, AX-22 150 Jomala, Åland beaktas.

Anbudets språk: Ska vara svenska (inklusive alla bilagor).

Anbudets giltighetstid: Ska vara åtminstone tills 29.8.2019.

10. INFORMATION OM BEHÖVLIGA TILLSTÅND M. M. Arbetslagstiftning i Finland: Arbets- och näringsministeriet (tfn x000 000 00000).

Tillstånd för att utöva näring i landskapet Åland: Ålands landskapsregering (tfn

x000 00 000 00; e-post: xxxxxxxx@xxxx.xx).

Hygienpass: Ålands miljö- och hälsoskyddsmyndighet (ÅMHM) (tfn x000 00 000 000; e-post: xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx).

11. NÄRMARE UPPLYSNINGAR

Närmare upplysningar om anbudshandlingarna ges av: Xxxxx Xxxxxxxx, Äldreomsorgsledare

Telefon: x000 00 000 000

E-post: xxxxx.xxxxxxxx@xxxxxx.xx

Alla förfrågningar som rör anbudsförfrågan ska skickas per e-post till xxxx@xxxxxx.xx med rubriken ”Fråga mathållning, städning och trädgårdsskötsel vid Rönngårdens ser- vicehus”. För att möjliggöra en icke-diskriminerande behandling av anbudsgivare kom- mer Jomala kommun att publicera alla frågor och svar gällande upphandlingen på xxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxxxxx-xxxxxxxxxxxxx. Sista dag för att ställa frågor är 19.4.2019.

BILAGOR

– Xxxxx Xxxxxxxxxxx servicehus (Bilaga 1)

– Ritning över de utrymmen i Rönngårdens servicehus som ska städas och städin- struktioner (Bilaga 2)

– Inventarieförteckning över tillgänglig utrustning (Bilaga 3)

– Anbudsformulär (Bilaga 4)

– Avtal för mathållning, städning och trädgårdsskötsel vid Rönngården (Bilaga 5)