för Vansbro kommun
Inköps- och upphandlingsriktlinjer
för Vansbro kommun
Beslutad av kommunstyrelsen 2014-04-01 (KS 2014/174)
Inköps- och upphandlingsriktlinjer
för Vansbro kommun
Dessa riktlinjer följer den av kommunfullmäktige beslutade inköps- och upphandlingspolicyn
(beslutad av kommunfullmäktige 2012-11-26, dnr KS 2011/776).
Riktlinjerna gäller för all inköps- och upphandlingsverksamhet av varor, tjänster och entre- prenader i Vansbro kommun. Upphandling definieras som köp, leasing, hyra eller hyrköp av varor, tjänster eller entreprenader.
Syfte
Dessa inköps- och upphandlingsriktlinjer syftar till
• Ett inköpsbeteende där resurserna används på ett effektivt sätt.
• Ett effektivt arbetssätt, som ger lägre kostnad och högre kvalitet. Det innebär en enhetlig- het i beställningar, planerade och samordnade inköp och en ökad kompetens, samt en stan- dardisering av inköpsprocessen, vilket ger lägre kostnad.
• Öka avtalstroheten
• Öka inköpskompetensen
• Minimera felaktiga inköp
• Minimera risken för skadestånd/upphandlingsskadeavgift
• Minskad administration
• Förenkla uppföljning och utvärdering
Definitioner av nyckelbegrepp
Avrop är en beställning av en vara eller en tjänst från ett ramavtal.
Direktupphandling
Direktupphandling innebär inköp utan särskild form. Förutsättning för direktupphandling är att det saknas ramavtal och att inköpet beloppsmässigt ligger under den av regeringen beslu- tade gränsen för direktupphandling. Beloppsgränsen gäller på årsbasis per upphandlande myndighet (Vansbro kommun).
Inköp
Inköp är anskaffning av varor och tjänster. Inköp kan ske på tre sätt: avrop, direktupphandling och upphandling.
Ramavtal
Ramavtalen ligger till grund för de avrop som beställaren (förvaltningen) skall göra. Ramavta- len gäller maximalt i fyra år.
Ramavtalen garanterar att de varor som köps in bland annat uppfyller Vansbro kommuns ställda kvalitets- och miljökrav och att leverantören är skattekontrollerad.
Fakturerings- och expeditionsavgifter ingår normalt i priset och garanti att upphandlingen skett på ett formellt och riktigt sätt.
Upphandling
Upphandlingar är juridiskt komplicerade och kräver specialistkompetens, upphandling får inte genomföras utan överenskommelse med kommunens upphandlingsfunktion.
Upphandling sker på olika sätt beroende på om volymen är över eller under tröskelvärden.
XXX - Xxxxx om offentlig upphandling
Lagen om offentlig upphandling omfattar alla externa inköp
Lagen om offentlig upphandling omfattar inte fast egendom och nyttjanderätt av fast egen- dom, anställningsförhållanden, inköp till brukare där brukaren står för kostnaden, hyra av fas- tighet.
Skadestånd – Upphandlingsskadeavgift
Verksamheten kan bli tvungen att betala skadestånd och/eller upphandlingsskadeavgift om ramavtal inte används eller används felaktigt, vid otillåten direktupphandling, vid överträdelse av reglerna för förnyad konkurrensutsättning, vid överträdelse av avtalsspärr.
Tröskelvärde
Avgör om upphandlingens form. Tröskelvärdet fastställs av staten för två år i taget.
Avtalsspärr
Den tid inom vilken avtal inte får slutas under upphandlingsperioden. Avtalsspärren måste anges i tilldelningsbeslutet. Tiden ska vara minst 10 dagar om man meddelar tilldelningsbe- slutet via e-post eller fax och minst 15 dagar i andra fall.
Inköp
Följande steg gäller då behov av inköp uppkommer:
• Om varan finns via avtal ska avtal alltid användas (avtal alternativt ramavtal)
• Om varan inte finns via avtal gäller direktupphandling alternativt upphandling
• Innan inköp görs ska leverantörskontroll göras för att säkerställa att leverantören är regi- strerad för skatter och moms och inte har obetalda skatter och avgifter
• Betalningsvillkor 30 dagar netto och inga expeditionsavgifter får förekomma
Begagnade varor
LOU och kommunens inköpsregelverk omfattar även begagnade varor.
Försäljning av varor
Vid försäljning av kommunens egendom sker försäljningen enligt följande turordning:
1. Internt inom kommunen
2. Försäljning via anbudsförfarande
Ingen kommunal egendom får säljas eller skänkas till anställda, privatpersoner eller företag utan anbudsförfarande.
Vid försäljning av kommunens egendom ska alltid kontakt tas med ekonomichefen.
Ansvar
Kommunstyrelsen ansvarar för inköps- och upphandlingsriktlinjer.
Ekonomichefen ansvarar för inköps- och upphandlingsrutiner och att dessa hålls aktuella.
Verksamhetschef ansvarar för att inköps- och upphandlingsregelverket är känt i verksamhet- en.
Ansvarig för inköp inom verksamheterna ansvarar för att regelverket följs vid inköp och upp- handling.
Övrigt
Inköps- och upphandlingsriktlinjer och LOU omfattar inte försäljning, uthyrning eller hyra av lokal. Ej heller anskaffning av eller nyttjanderätt till fastighet, byggnad eller annan egendom som utgör fast egendom.